Dokumen Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sekumpulan dokumen yang diperlukan untuk pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu di UII. Dokumen Manual SPM UII berada pada level 3 yaitu dokumen operasional sistem yang menjadi dasar operasional teknis dalam pelaksanaan, pengendalian dan peningkatan sistem penjaminan mutu di UII. Manual SPM UII adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme implementasi semua proses bisnis ( . ) dan proses sistem di lingkungan UII.
Manual SPM UII berfungsi untuk memastikan semua proses dan sistem di UII dilaksanakan dan dipantau. Perbincangan dan pengesahan dokumen manual SPM melalui mekanisme Mesyuarat Semakan Pengurusan Universiti SPM (RTM-SPM U). Selepas pengesahan dokumen buku panduan SPM, ia disediakan oleh Ketua Sistem Pengurusan Kualiti (KBPSM), disemak oleh Ketua Badan Penjaminan Kualiti (KBPM) dan disahkan oleh Rektor.
Rektor sebagai penanggung jawab persiapan, dikoordinir oleh Wakil Rektor, disusun oleh Badan Penjaminan Mutu dibantu oleh Badan Perencanaan, Badan Pengembangan Akademik dan seluruh unit terkait, serta dosen, masing-masing sesuai dengan tugas, kewenangannya dan bidang keahlian. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (Permendikbud) Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Peraturan Pengurus Badan Wakaf Universitas Islam Indonesia Nomor 04.a Tahun 2016 tentang Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu UII.
Peraturan Dewan Pembina Yayasan Wakaf Universitas Islam Indonesia Nomor 04.a Tahun 2016 tentang Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Universitas Islam Indonesia.
MANUAL EVALUASI
Manual ini digunakan sebagai pedoman untuk mengontrol, memverifikasi dan mengukur pelaksanaan dan implementasi sistem penjaminan mutu di semua unit di lingkungan Universitas Islam Indonesia. Ruang lingkup manual audit mutu internal ini meliputi persiapan dan pelaksanaan AM I serta rapat kajian mutu atas hasil AM I. Calon auditor yang diusulkan untuk melaksanakan AM I adalah mereka yang telah mengikuti dan memperoleh Mutu Sertifikat pelatihan Audit Sistem Asurans.
Ka. BPM bersama KBAM berkoordinasi dengan Pemeriksa Kira-kira, menjelaskan langkah-langkah dan strategi dalam pelaksanaan AM I, selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan AM I. Pembukaan AM I dilakukan oleh Rektor dan penerangan teknikal pelaksanaan dilakukan oleh Ka.BPM dan KBAM I. Ketua Audit Negara telah mengetuai perasmian lawatan AM I ke unit yang dipertanggungjawabkan mengikut perancangan pelaksanaan AM I.
Auditor yang tidak dapat melaksanakan AM I sesuai jadwal harus melakukan konfirmasi kepada BPM paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan AM I untuk mencari penggantinya. Auditee yang tidak dapat melaksanakan AM I pada waktu yang telah disepakati harus melakukan konfirmasi dengan auditor yang bersangkutan untuk menyetujui waktu audit yang baru. O Jika perlu peningkatan penerapan sistem penjaminan mutu yang telah diterapkan oleh auditee (hasil tidak berpengaruh).
Jika penerapan sistem penjaminan mutu oleh auditee tidak memenuhi (menyimpang) kriteria audit dan jika persentase pencapaian tujuan tertentu tidak memenuhi standar (temuan dengan dampak kecil), ketidaksesuaian yang teridentifikasi dapat diperbaiki. langsung. Jika penerapan sistem penjaminan mutu oleh asesee tidak memenuhi (menyimpang) kriteria audit dan jika persentase pencapaian tujuan tertentu tidak mencapai standar (temuan cukup berpengaruh), ketidaksesuaian yang teridentifikasi dapat diperbaiki. langsung. Lead auditor, berkoordinasi dengan auditor pelaksanaan AM I, harus memastikan bahwa semua masalah telah tercantum dalam.
Semua formulir AM I dibuat rangkap dua, rangkap pertama disampaikan ke Revisi dan salinan asli serta softcopy diserahkan ke KBAM I untuk diproses lebih lanjut, paling lambat 1 (satu) hari setelah pelaksanaan AM I. Ka.BPM dan KBAM I berkoordinasi dengan KBSSI untuk melakukan pengolahan data hasil AM I dengan menggunakan metode statistik. Catatan Untuk melengkapi buku pedoman ini diperlukan dokumen tertulis berupa: Prosedur/SOP Kerja Audit Internal Mutu, Formulir Pelaksanaan AM I/Standard Template.
MANUAL PENGENDALI AN
Memastikan penerapan pengendalian standar melalui kegiatan pemantauan, pengukuran dan penilaian diri terkait dengan sistem penjaminan mutu dilakukan dengan baik untuk menunjukkan kesesuaian kinerja dan peningkatan mutu, serta untuk terus meningkatkan efektivitas sistem penjaminan mutu di unit-unit di lingkungan Universitas keislaman Indonesia. Ketika penerapan isi standar membutuhkan pemantauan atau pengawasan, pengendalian atau inspeksi dan evaluasi secara teratur dan terus menerus. Memantau, mengukur dan menilai sendiri standar mutu, rencana mutu, sasaran mutu, proses dan prosedur mutu di unit-unit di lingkungan Universitas Islam Indonesia.
Penanggung jawab pemeriksaan pelaksanaan proses pengukuran dan hasil pencapaian pelaksanaan sistem penjaminan mutu (sasaran mutu, rencana mutu dan Kinerja QMS) selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum masa pemeriksaan. Pelaku Penyusunan Mengolah data kontrol menjadi informasi yang mudah dipahami sebagai bahan analisis lebih lanjut, paling lambat 1 (satu) hari setelah pengolahan data. Pengawas penyiapan data melaporkan hasil pengolahan kepada pemeriksa yang bertanggung jawab melakukan pengawasan paling lambat 1 (satu) hari setelah pengolahan selesai.
Orang yang bertugas memeriksa informasi dan dengan standar atau kriteria penerimaan yang telah ditentukan, paling lambat 1 (satu) hari setelah menerima pemberitahuan pemrosesan. Penanggung jawab pemeriksaan berkoordinasi dengan seluruh unsur di unitnya untuk menginformasikan dan menindaklanjuti pelaksanaan tindakan perbaikan. Semua pemegang salinan yang diaudit bermaksud untuk melakukan penilaian sendiri paling lambat 2 (dua) minggu sebelum akhir semester.
Semua pemegang salinan terkontrol melakukan penilaian mandiri sesuai dengan komponen dan metode yang ditetapkan. Catatan Untuk melengkapi buku pedoman ini diperlukan dokumen tertulis berupa: Prosedur kerja/SOP monitoring dan evaluasi, Instruksi kerja suatu kegiatan sesuai dengan isi masing-masing standar, formulir-formulir pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Peraturan Rektor Universitas Islam Indonesia nomor 14/PR/REK/BPM/X/2016 tentang Pengukuran Mutu dan Tata Cara Pengukuran Mutu di Lingkungan Universitas Islam Indonesia.
MANUAL PENI NGKATAN
Ketika implementasi isi dari setiap standar selesai dan dievaluasi, serta menganalisis akar penyebab ketidaktercapaian, sehingga dapat ditentukan strategi perbaikan standar. Pengembangan atau penyempurnaan standar merupakan upaya untuk mengevaluasi dan meningkatkan kualitas isi standar, secara berkala dan berkesinambungan. Siklus standar adalah durasi atau masa berlaku suatu standar sesuai dengan aspek-aspek yang diatur didalamnya.
Jika tindakan perbaikan dan pencegahan tidak dapat dilakukan oleh pimpinan tingkat unit, maka pimpinan unit.
