SOSIALISASI DAN PELATIHAN DB ARSIP DI MAN 2 PEKANBARU Yuvi Darmayunata1, Lucky Lhaura Van FC 2, Keumala Anggraini 3
1,2,3Universitas Lancang Kuning, Pekanbaru, Indonesia
email ([email protected]1,[email protected]2, [email protected]3 )
Abstrak: MAN 2 Pekanbaru merupakan salah satu sekolah negeri di Kota Pekanbaru Provinsi Riau yang mempunyai tugas untuk melayani masyarakat dalam bidang pendidikan, dalam mengemban tugas tersebut setiap hari MAN 2 Pekanbaru sering mengelola dokumen arsip. Maka untuk mempermudah pengadministrasian arsip dalam rangka menyediakan informasi yang cepat, dibuat sebuah perancangan sistem informasi pengelolaan dokumen arsip yang diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja dalam rangka memberikan pelayanan prima terhadap masyarakat. Dengan pelatihan aplikasi akan memberikan banyak kemudahan bagi tata usaha dan guru, dan dapat mempercepat proses pengarsipan. Disamping itu juga membuat pengarsipan tersistem sehingga tidak ada lagi kehilangan atau kesalahan dalam penyimpanan. Manajemen pengarsipan ini menggunakan framework codeigniter yang berbasis web. Hasil yang didapatkan dari membangun sistem ini adalah adanya sistem informasi yang menangani dokumen arsip, mempermudah untuk proses pengarsipan yang terintegrasi antar bagian dan adanya backup arsip apabila arsip asli hilang atau rusak. Hal tersebut diharapkan dapat membantu kegiatan di MAN 2 Pekanbaru.
Kata Kunci: codeigniter, arsip, sekolah
Abstract: MAN 2 Pekanbaru is one of the public schools in Pekanbaru City, Riau Province which has a duty to serve the community in the field of education, in carrying out this task every day MAN 2 Pekanbaru often manages archival documents. So to make it easier to administer archives in order to provide fast information, an archive document management information system design was created which is expected to help improve performance in order to provide excellent service to the community. With application training, it will provide many conveniences for administrators and teachers, and can speed up the filing process. Besides that, it also makes systemized archiving so that there are no more losses or errors in storage. This archive management uses a web-based codeigniter framework. The results obtained from building this system are an information system that handles archival documents, makes it easier for the archiving process to be integrated between sections and there is an archive backup if the original archive is lost or damaged. It is hoped that this will help activities at MAN 2 Pekanbaru.
Keywords : codeigniter, archive, school 1. Pendahuluan
Perkembangan kemajuan teknologi dan komunikasi semakin melaju kencang dan sangat patut kita apresiasi dengan mensuport keluaran produk IT yang saban hari semakin canggih dan semakin hebat didalam penggunaan nya, berdasar itulah munculnya revolusi industry tepat guna yang dulunya hanya berkembang di inggris yang dinamakan revolusi industry 1.0 yang mana dahulunya itu diinggris tersebut merobah industri manusia sebagai pekerja berangsur – angsur digantikan oleh mesin.
Dan dizaman milenial sekarang ini sudah masuk kita di era revolusi industri 4.0 yang mana semua sistem terintergritas antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya sehingga penggunaan tenaga manusia tidak dibutuhkan lagi 100 persen.
Di dunia pendidikan juga sudah beralih paradigma pendidik mengenai penerapan revolusi pendidikan yang mutahir dan milenial sehingga pendidikan juga harus merobah tampilannya dengan mengikuti kemajuan zaman dan teknologi terapan yang tepat
guna, adapun dorongan dari dinas pendidikan dan kemenristek dikti yang menaungi lembaga pendidikan tinggi se indonesia mendorong sekolah menengah dan yang setingkatnya sudah harus memiliki sistem pengarsipan yang sudah berbasis webbase, mobile dan Online antara lain dinamakan Db Arsip. Kemunculan sistem arsip ini dapat merobah pengarsipan dokumen yang konvensional menjadi yang Interaktif dan Inovatif.
Arsip merupakan dokumen penting yang disimpan dengan tujuan apabila dibutuhkan Kembali akan mudah untuk menemukannya. Arsip mempunyai peranan yang penting pada Kantor Lurah desa Dayah Tuha, sehingga sangat diharapakan proses pengelolaan arsip dengan baik, cepat, dan mudah. Apabila arsip yang dimiliki tidak dikelola dengan baik maka akan berdampak pada sulitnya menemukan informasi dan hal tersebut dapat menghambat tahapan pekerjaan selanjutnya (Liza Rozana & Rahmat Musfikar, 2020).
Pengelolaan arsip dalam satuan sekolah memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan arsip terutama dalam lingkup sekolah, sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan arsip baik itu arsip pribadi guru maupun arsip sekolah dapat dilakukan dengan lebih, baik, cepat, dan mudah dengan adanya suatu aplikasi pengarsipan yang dapat mengurangi pemanfaatan waktu dan tempat yang cukup lama dalam pengarsipan dokumen yang ada. Hal tersebut dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian arsip, memudahkan pengontrolan arsip, serta memudahkan kita dalam penggunaannya jika sewaktu waktu dibutuhkan.
Pada era globlasasi saat ini teknologi komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu aktivitas kerja disuatu instansi. Ketertiban dan kelancaran merupakan beberapa faktor penting dalam kepengurusan administrasi. Dalam kepengurusan ketatausahaan organisasi seperti instansi pemerintah ataupun universitas, dituntut terjaganya kelancaran administrasi guna menunjang keefektifan kinerja dan terpenuhi akan manfaat yang diinginkan. Pengarsipan dokumen dilakukan secara konvensional dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis. Dengan penyimpanan konvensional secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk menganalisa dan merancang sebuah Sistem Informasi Db Arsip dimana program ini merupakan sebuah program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian dokumen arsip, dengan memasukkan tanggal dan jenis arsip, kita sudah bisa melihat data arsip yang kita inginkan.
Pemilihan sistem informasi dbarsip dalam media pelayanan publik berbasis web ini sangat dapat membantu setiap pengguna di MAN 2 Pekanbaru, bahwa sistem informasi arsip merupakan bagian dari Informasi dan Teknologi (IT) yang mengandung unsur komplit dan kongrit antara lain yaitu unsur :”grafis, teks, dan informasi dengan tampilan beranda / destop yang menggunakan template dengan tema user friendly (sangat gampang untuk diakses/ digunakan). Penggabungan ini merupakan suatu kesatuan yang secara bersama-sama menampilkan informasi, pesan, atau isi pelayanan arsip yang bertujuan untuk menyajikan informasi dalam bentuk yang menyenangkan, menarik, mudah dimengerti, dan jelas. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan media sistem informasi berbasis web ini masyarakat dan sekolah dapat merasakan pelayanan ekstra dan mendapatkan informasi status arsip mereka.
Gambar 1. Situasi Lokasi Mitra (MAN 2 Pekanbaru)
Terkait hal diatas maka saya sebagai penulis mengangkat topik di atas untuk pengabdian pada skim APBF sebagai jalan keluar ataupun solusi yang dihadapi oleh para pimpinan dan Kepala Sekolah di MAN 2 Pekanbaru tersebut melalui kegiatan pendampingan serta sosialisai dan pelatihan khusus penggunaan sistem informasi Db Arsip yang mampu memberikan kontribusi kepada badan pelayanan guru dan karyawan tersebut khususnya dalam menghasilkan pelayanan yang prima dan terstuktur serta terdata didalam sistem komputerisasi.
2. Metode
Pelatihan dilaksanakan selama tiga hari dimana peserta akan mendapatkan modul ajar untuk pelatihan. Metode seminar dan tatap muka diberikan pada saat pemberian materi dengan menggunakan slide presentasi dan handout materi. Metode kegiatan 100% praktek dilakukan dengan memberikan pelatihan secara langsung, dengan syarat komputer sudah terhubung ke jaringan internet. Dengan pelatihan secara langsung dan menginput data arsip peserta akan lebih cepat dalam memahami penggunaan sistem tersebut. Metode ini akan memberi evaluasi secarang langsung terhadap sistem yang berjalan. Saat kegiatan berlangsung admin TU harus membawa arsip-arsip yang akan diinput.
3. Hasil dan Pembahasan
Bahwa pentingnya pengelolaan arsip dengan berbasis tekonologi yang modern, ditambah dengan banyaknya arsip yang datang dituntut pengelolaannya harus semaksimal mungkin. Agar pemerintah dapat menerapkan pondasi pelayanan kepada masyarakat lebih baik. Sistem db arsip yang sudah di akui dan sudah diimplementasikan kepada pemerintahan membuat sistem pencatatan arsip menjadi lebih mudah dan ringan.
Terjadi beberapa kendala ketika pencarian dokumen memerlukan waktu cukup lama, selain itu semakin bertambahnya dokumen yang dikeluarkan setiap hari membuat kebutuhan penyimpanan dokumen hardcopy semakin besar dan menyebabkan kebutuhan area penyimpanan cabinet semakin luas. Jika tidak di perbaiki maka ini menjadi sesuatu hal yang sangat tidak efisien bagi perusahaan baik dari segi kecepatan pencarian dokumen, dari segi keamanan dokumen, dan juga dari segi biaya penyimpanan dokumen.
(Deni Kusmana, S.Kom, Anastasia Siwi Fatma Utami, Erene Gernalia Sihombing:2018).
Setelah dilakukan pemaparan tentang db arsip, kemudian tim pengabdian langsung mengajarkan praktek penggunaan aplikasi db arsip yang sudah disiapkan oleh tim pengabdian. Berikut gambar situasi saat proses pelatihan berlangsung :
Gambar 2. Situasi Pelatihan
Berikut gambar aplikasi e-officeyang disiapkan oleh tim pengabdian masyarakat kami:
Gambar 3. Tampilan Login db Arsip
Pada pengabdian ini tim IbM melakukan pengukuran tingkat pemahaman para peserta dengan menggunakan kuesioner, hasil dari kuesioner tersebut menunjukan bahwa dari 8 peserta yang mengisi kuesioner evaluasi pelaksanaan kegiatan, didapatkan data bahwa berdasarkan pertanyaan terkait pemahaman peserta maka diperoleh jawaban dari peserta yaitu 87 % peserta menjawab “Sudah Paham” dan 13 % peserta menjawab
“Belum Paham”.Hasil selengkapnya ini dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 4. Hasil Kuesioner Evaluasi Pemahaman Peserta
Tabel 1. Pertanyaan Pemahaman Penggunaan Db Arsip
4. Kesimpulan
Berdasarkan pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat ini dapat diambil kesimpulan bahwa dengan adanya Aplikasi db Arsip:
Dapat membantu tata usaha dan pimpinan dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar serta kemudahan dalam penomoran surat.
Berdasarkan hasil kuesioner, pemahaman TU terhadap penggunaan aplikasi db Arsip sudah baik yaitu 87% menyatakan paham tentang pengelolaan aplikasi db Arsip.
Berdasarkan pengamatan tim pengabdian, TU dan Pimpinan sangat antusias mengikuti pelatihan yang diberikan. Kemudian kami mengucapkan terima kasih kepada Kepala Madrasah. selaku Kepala Madrasah MAN 2 Pekanbaru yang telah bersedia menerima tim pengabdian kami dengan baik, kemudian juga kepada tata usaha MAN 2 Pekanbaru yang telah mengikuti pelatihan dengan baik. Dan juga kepada pihak fakultas ilmu komputer universitas lancang kuning yang telah mendanai kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah kami lakukan.
Ucapan Terima Kasih
Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu pengabdian ini, diharapkan Kerjasama ini akan berlanjut ke depannya.
Daftar Pustaka
Dewi Rosmala, M. I. (2011). KOMPARASI FRAMEWORK MVC(CODEIGNITER, DAN CAKEPHP) PADA APLIKASI BERBASIS WEB (Studikasus: Sistem Informasi Perwalian Di Jurusan Informatika Institut Teknologi Nasional). JURNAL INFORMATIKA, 30.
Harsono, A. R. (2014). SISTEM INFORMASI PERSURATAN DINAS SOSIAL PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SEMARANG BERBASIS WEB.
Koespradono, S. Y. (2013). SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PERTUMBUHAN EKONOMI DAN KETIMPANGAN DI KABUPATEN KLATEN (TAHUN 2003-2012) MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER. Jurnal SCRIPT, Jurnal SCRIPT Vol. 1 No. 1 Desember 2013 ISSN:2338-6304.
Kusmana, D., Fatma Utami, A. S., & Sihombing, E. G. (2018). SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN BERBASIS WEB PADA PT. BRIDGESTONE TIRE INDONESIA.
Seminar Nasional Teknologi Informasi Universitas Ibn Khaldun Bogor, 177.
Lestari, S., & Susana, A. D. (2016). SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN GURU DAN PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MIXTURE MODELLING BERBASIS WEB. Jurnal Antivirus.
Prasetyo, A. (2014). RANCANGAN PEMBELAJARAN PEMROGRAMAN JAVA DENGAN PENDEKATAN OBJECT-FIRST UNTUK MEMPERMUDAH MEMAHAMI KONSEP OBJECT ORIENT
ED PROGRAMING (OOP). Jurnal Pilar Nusa Mandiri, Vol.X, No.2 September 2014.
Rozana, L., & Musfikar, R. (2020). ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA KANTOR LURAH DESA DAYAH TUHA. Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi, 14-20.
Wibowo, K. (2015). ANALISA KONSEP OBJECT ORIENTED PROGRAMMING PADA BAHASA PEMROGRAMAN PHP . JURNAL KHATULISTIWA INFORMATIKA, VOL. 3, NO. 2 DESEMBER 2015.
