FAKULTI SAINS SOSIAL DAN KEMANUSIAAN

(1)

(2)

 Pusat Jaminan Kualiti ( PJK ) ditubuhkan secara rasmi pada 10 Februari 2011 setelah diluluskan oleh Lembaga Pengarah UKM Bil. 1/2011.

 Sebelum penubuhannya semua aktiviti kualiti UKM dikendalikan oleh Bahagian Jaminan Kualiti iaitu di bawah pentadbiran Pusat Perancangan Korporat dan Kualiti (PPKK).

 Penubuhan PJK adalah selaras dengan cadangan Panel Penilai Audit Institusi MQA ke atas UKM pada 22-26 Mac 2010 di mana UKM telah berjaya diberikan status

Swaakreditasi (self-accreditation) berkuatkuasa 29 April 2010.

◊ Hasil Audit, Panel MQA telah mencadangkan supaya UKM menilai semula Sistem Jaminan Kualiti (QA Systems) sedia ada dan mengambil langkah supaya proses kualiti lebih telus dan berintegriti di semua peringkat.

◊ MQA juga mengesyorkan supaya UKM menubuhkan Pusat Jaminan Kualiti (Quality Assurance Division) untuk memastikan Sistem Jaminan Kualiti UKM lebih terancang dan berkesan.

(3)

 2 major components:

 Ends are goals

◊ This is reflected in vision statement, mission statements, long-term objectives/goals and targets (sasaran)

 Means are basically the ways of achieving the ends

◊ This is reflected in terms of strategies

(4)

(5)

 Bagi melaksanakan proses jaminan kualiti yang sistematik dan berkesan, setiap proses teras disokong oleh:

1. pangkalan data operasi proses berkenaan dan sistem maklum balas yang mengumpul maklum balas pelanggan dan pihak berkepentingan

2. proses penilaian dan penandaarasan bagi mengukur hasil yang diperoleh dan memastikan objektif dan sasaran dipenuhi,

3. penambahbaikan berterusan dalam memantapkan proses,

menghapus dan mencegah segala kelemahan dan ketidakpatuhan yang ditemui.

(6)

(7)

• Unit Pengurusan Kualiti FSSK telah ditubuhkan pada Julai 2007.

• Unit Pengurusan Kualiti telah ditukar namanya

kepada Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Pengurus

Kualiti telah ditukar kepada Ketua Jaminan Kualiti

pada 2011.

(8)

• Objektif Unit Jaminan Kualiti FSSK adalah :

 Mengurus dan memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PPPS mematuhi piawaian ISO di semua peringkat di Universiti dan Fakulti.

Memantau dan menilai kursus prasiswazah untuk kitar setiap semester/ sesi pengajian.

Memantau prestasi dan akreditasi untuk kitar penuh (3-5 tahun tertakluk kepada kelulusan senat ).

Memantau dan menilai program siswazah penyelidikan untuk setiap semester / sesi pengajian

 Memastikan aktiviti Unit Jaminan Kualiti yang dirancang dalam Takwim Aktiviti Tahunan dilaksanakan.

 Menilai maklumbalas pihak berkepentingan dan mencadangkan penambahbaikan.

 Menanamkan penghayatan budaya kualiti setiap warga Fakulti

(9)

KUALITI SEBAGAI BUDAYA KERJA

(10)

TRANSFORMASI KE ARAH BUDAYA KERJA BERKUALITI

(11)

MEMBUDAYAKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PINTAR

(12)

(13)

 Unit Jaminan Kualiti telah menyediakan satu kerangka dan peta jalan sebagai panduan dan penanda aras

untuk Fakulti.

 Kerangka dan Peta Jalan UJK mempunyai 3 fasa dan akan berjalan selama 3 tahun dari tahun 2012 hingga 2015.

a) Fasa permulaan (Jun 2012 – Jun 2013 ) b) Fasa Pengisian (Julai 2013 – Julai 2014 ) c) Fasa Optimum (Ogos 2014 – 2015 )

(14)

 Setiap fasa memakan masa selama setahun

berasaskan 6 tunggak perlaksanaan Unit Jaminan Kualiti

 Setiap tunggak ini mempunyai fokus aktiviti yang akan

dilaksanakan fasa demi fasa.

(15)

PANGKALAN DATA PINTAR ,

PEMBUAT KEPUTUSAN &

PENGURUSAN 1. STRUKTUR

PENGURUSA N DATA FAKULTI

2.STRUKTUR JAMINAN

KUALITI

3. AUDIT 5. KURSUS

6. PENYELIDIKAN

& PERSIDANGAN

(16)

• Berikut adalah fokus aktiviti yang akan dan telah dilaksanakan mengikut fasa :

1. Struktur Pengurusan Data Fakulti memberi tumpuan kepada Sistem Pengurusan Dokumen (SPDFSSK) 2. Struktur Jaminan Kualiti memberi tumpuan kepada

memperkukuhkan Unit Jaminan Kualiti dan

membudayakan kualiti sebagai satu budaya kerja di dalam Fakulti.

3. Audit memberi tumpuan kepada Audit Kendiri, Audit COPPA, Audit SIRIM

4. Bengkel memberi tumpuan kepada Siri- siri Bengkel yang melibatkan kualiti dan Pensijilan 5S

(17)

• Sumber Kewangan

• Sumber Manusia terlatih dan mahir

• Infrastruktur dan Prasarana yang Kondusif

• Latihan dan Kursus

INPUT

• Mesyuarat

• Bengkel

• Kursus

• Latihan

• Forum

• Pemerkasaan

PROSES

• SPDFSSK

• 5S- Fasa Pertama

• Audit Dalaman pada

• Audit Kendiri pada

• Bengkel COPPA pada 17&18 Oktober 2012

• Anugerah & Pengiktirafan

• Penerbitan UJK

• Canvas stategy

• Laporan Pra-Bengkel

• Laporan Pensrukturan semula FSSK

• Buletin UJK

• Laman Web UJK

• Kajian Pengesanan Graduan Fakulti 2012

• Facebook & Twitter Fakulti

OUTPUT

(18)

SASARAN PERNYATAAN STRATEGI

PENCAPAIAN RANCANGAN TEMPOH PELAKSANAAN BERKALA (2013-2018 )

SEMASA SASARAN 2013-2018 SUKU 1 (JAN-MAC)

SUKU 2 (APR-JUN)

SUKU 3 (JUL-SEPT)

SUKU 4 (OKT-DIS) J F M A M J J A S O N D

1.Perancangan Jadual Pelaksanaan Audit Dalam Secara Berkala :- i) MS ISO

9001:2008 SPK PPPS

a) Persediaan menghadapi Audit Dalaman :

-Melaksanakan

Penilaian Kendiri sebagai persediaan menghadapi Audit Dalaman

- Menghadapi Audit

Dalaman UKM

setahun sekali sebagai pra-

- Telah melaksanakan Penilaian Kendiri 2012 pada 26-27 Jun 2012

-Telah melaksanakan Penilaian Kendiri Siri 1 pada 29 – 30 April 2013

- Hasil Lawatan Audit Dalaman pada 5 Disember 2012, FSSK telah mendapat 7 OFI

- Akan melaksanakan penilaian kendiri dua kali setahun (antara Mac – Julai dan September – Januari) sebagai persediaan menghadapi Audit Dalaman pada November.

√

(19)

i) MS ISO 9001:2008 SPK PPPS

b) Persediaan Menghadapi Audit SIRIM

- Melaksanakan Penilaian Kendiri sebagai

persediaan

menghadapi Audit Dalaman

- Lawatan Audit SIRIM ke FSSK adalah pada Mac 2012. Tiada OFI mahupun NCR direkodkan. Salah satu fakulti yang mendapat ‘best practises ‘

- Audit SIRIM UKM akan diadakan pada 20-23 Mei

√

(20)

ii) MQA - Program

pengajian perlu disemak semula sekurang-

kurangnya sekali dalam 5 tahun . Kali terakhir disemak adalah

pada tahun 2008.

- Melaksanakan

- Laporan COPPA dan SAR telah dihantar ke PJK pada Januari 2013 sebagai persiapan untuk Akreditasi.

- Bengkel

semakan COPPA telah diadakan

Menunggu tarikh dari PJK untuk mengadakan audit MQA

(21)

iii) Universiti Penyelidikan (MyRA) dan iv) Pusat Kecemerlangan (CoE)

- Menyediakan data - data yang diperlukan dalam Audit RU (MYRA ) mengikut spesifikasi dan format yang telah ditetapkan.

- UJK telah mengumpulkan maklumat bagi Section B(4) iaitu Award dan Recognition serta Section G(2&4) bagi Pofessional Bodies ( National and

International )

- Mengemukakan maklumat dan bukti dalam SPD MyRA /CoE mengikut glosari

√

(22)

 Pusat Jaminan Kualiti telah menyediakan jadual kursus – kursus apresiasi ISO peringkat PTJ.

 Unit Jaminan Kualiti akan menamakan kakitangan akademik dan kakitangan sokongan untuk

menyertai kursus – kursus yang dianjurkan oleh

PJK dan Unit Latihan ini.

(23)

 Unit Jaminan Kualiti telah mula menggunakan

Sistem Pengurusan Dokumen ( SPDFSSK ) secara rasmi pada Disember 2012

 Bengkel SPDFSSK yang pertama telah diadakan pada Jun 2012, disusuli dengan Bengkel yang

kedua pada September 2012 setelah beberapa siri

mesyuarat diadakan dengan semua Unit/ Bahagian.

(24)

 UJK telah membantu menstrukturkan SPDFSSK Pejabat Dekan FSSK iaitu :

• Bahagian Pengurusan & Pentadbiran

• Unit Penyelidikan, Penerbitan & Persidangan

• Unit Jaminan Kualiti

• Unit Prasiswazah

• Urusetia Pengurusan Siswazah

• Unit HEJIM

(25)

 Oleh kerana maklumat dan proses yang tidak lengkap, SPDFSSK bagi 3 Unit / Bahagian telah berjaya

dibangunkan.

 SPDFSSK Unit Jaminan Kualiti boleh dicapai melaui spdukm.ukm.my/fssk.

(26)

 Sistem ini digunakan bagi membantu fakulti menjana analisis menggunakan data yang disediakan

 PTJ membangunkan dashboard untuk melihat prestasi semasa PTJ mengikut keperluan

 Seterusnya PTJ boleh membuat penilaian dan pemantauan serta keputusan untuk perancangan, pelan strategik dan KPI fakulti

(27)

 Sistem BSC berada dibawah tanggungjawab Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai Urusetia sistem.

 Ia boleh dicapai di www.ukm.my/kadskorukm

(28)

 Sistem ini dibina susulan daripada laporan Audit Institusi MQA yang telah menyarankan supaya UKM menyediakan satu mekanisme untuk memastikan penglibatan pihak

berkepentingan ( stakeholders ) di kalangan komuniti Industri dan majikan seta alumni dalam kitaran

penambahbaikan kualiti dalaman UKM

(29)

 Objektif Sistem e-Quest

☺ mendapatkan maklum balas untuk Indeks prestasi PTJ bagi meningkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan.

☺ Mewujudkan saluran maklum balas khusus untuk pihak bekepentingan memberikan sebarang maklum balas atau cadangan bagi tujuan penambahbaikan temasuk pembangunan dan semakan kurikulum

(30)

 Objektif Sistem e-Quest

☺ Membolehkan perkongsian maklumat yang cepa, telus dan efisien di kalangan pusat tanggungjawab untuk pembaikan proses;

☺ Meningkatkan kualiti graduan yang tamat belajar sesuai dengan kehendak pasaran kerja

 Contoh : membina soalan kajian pasaran graduan, soalan kajian maklum balas majikan ( bagi Latihan Industri ),

(31)

 Sistem e-Quest juga berada dibawah tanggungjawab Unit Jaminan Kualiti dan Ketua Jaminan Kualiti sebagai

Urusetia sistem

(32)

32

 Buat masa ini Ketua Jaminan Kualiti menjadi Urusetia bagi sistem –sistem seperti berikut :

a) Sistem Pengurusan Dokumen FSSK (SPDFSSK) b) Sistem Maklum Balas dan Aduan UKM ( e-Fact ) c) Kad Skor UKM

d) Sistem Maklum Balas Pihak Berkepentingan (e-Quest )

(33)

 Pemantauan Kualiti- CQI

 Anugerah

 Penerbitan

◊ Bulletin

◊ Facebook

◊ Artikel

◊ Buku

◊ Persidangan dan Penerbitan

(34)

Misi (memandu tindakan i.e. strategi):

Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti Pintar

Visi: Transformasi ke arah Budaya Kerja Berkualiti

(pemerihalan ideal hasil yang diingini)

•Audit: ISO/COPPA/MQA

•Struktur Organisasi

•Penyelidikan

•Latihan Staf Akademik dan Staf

•5S

•SPD FSSK

•Perolehan, Penyimpanan dan Pengurusan Data

•CQI : Penambahbaikan Berterusan Matlamat/Objektif jangka

panjang/sasaran

(Matlamat-: hasil yang boleh diukur dalam satu tempoh masa tertentu)

(35)