Disediakan Disemak Diluluskan
Urus Setia SPKP ...
Normah Dolah
Ketua Penolong Pendaftar Kanan / Ketua Jaminan Kualiti
...
Prof. Dr. Che Hassan Che Haron Pengarah CRIM
Tarikh : 05/04/2013 Tarikh : 08/04/2013 Tarikh : 08/04/2013
No. Isu No. Semakan Tarikh Kuatkuasa
01 00 15/4/2013
GARIS PANDUAN
PRMOHONAN DANA PEMBANGUNAN INSTRUMENTASI PENYELIDIKAN (PIP)
UKM-SPKP-CRIM-PK01-GP07
DOKUMEN INI ADALAH DOKUMEN TERKAWAL.
PENYALINAN TANPA KEBENARAN BERTULIS PENGURUSAN UKM ADALAH TIDAK DIBENARKAN
KANDUNGAN
PERKARA Muka surat
1.0 LATAR BELAKANG 3
2.0 TAKRIFAN INSTRUMEN PENYELIDIKAN GUNASAMA 3
3.0 MATLAMAT DANA 4
4.0 SYARAT PERMOHONAN 4
5.0 PROSEDUR PERMOHONAN 5
6.0 PENILAIAN 6
7.0 PEMAKLUMAN KEPUTUSAN PERMOHONAN 6
8.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 7
9.0 CARTA ALIR
Page 3 of 10
1.0. Latar Belakang
Dana Pembangunan Instrumentasi Penyelidikan (PIP) telah diperkenalkan pada tahun 2007. Tiada garis panduan yang jelas ketika pengagihan peruntukan 2007 ini dibuat kepada fakulti/institut/pusat kerana tiada persediaan yang mantap dari universiti di samping kekangan masa. Pada tahun 2008, pihak pengurusan atasan universiti telah bersetuju tidak memperuntukan dana PIP di dalam agihan Dana Universiti Penyelidikan kerana sejumlah peruntukan yang besar telah dimasukan ke dalam dana pembangunan RMK-9. Oleh yang demikian, tiada pembelian peralatan penyelidikan gunasama dilakukan pada tahun 2008 walaupun pihak CRIM telah memproses sebilangan permohonan.
Walau bagaimanapun untuk tahun 2009, ahli MPU dalam mesyuarat MPU Bil 1/2009 pada 6 Januari 2009 telah meluluskan kertas Dasar Agihan Dana Universiti Penyelidikan 2009 di mana salah satu agihan yang terkandung dalam kertas Dasar Agihan Dana UP 2009 adalah peruntukan instrumentasi penyelidikan (gunasama) atau lebih dikenali sebagai Dana Pembangunan Instrumentasi Penyelidikan atau ringkasnya PIP.
2.0 Takrifan Instrumen Penyelidikan Gunasama
Menurut Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka, ‘instrumen’ membawa maksud ‘alat, peralatan, alatan atau cara’.
Seperti yang telah dipersetujui dalam mesyuarat Jawatankuasa Instrumentasi Bil.
8(1/2009), maka istilah ‘instrumen’ ini telah ditakrif semula untuk menjadikannya lebih luwes dengan mengambil kira maksud instrumen dari konteks aliran sains sosial dan tidak hanya memberi tumpuan kepada aliran sains dan teknologi semata-mata. Justeru, takrifan Instrumen Penyelidikan Gunasama ditakrifkan sebagai instrumen yang boleh digunakan oleh penyelidik-penyelidik atau kumpulan penyelidikan dari berbilang fakulti/institut/pusat atau berbilang nic yang
Page 4 of 10
merangkumi pelbagai latar bidang penyelidikan seperti sains sosial, kejuruteraan, sains dan teknologi. Sehubungan itu, Instrumen gunasama seharusnya boleh dimanfaatkan oleh penyelidik-penyelidik dari sekurang-kurangnya 2 fakulti/institut/pusat atau 2 nic penyelidikan yang berlainan.
3.0 Matlamat Dana
Matlamat utama Dana PIP adalah untuk mengembang dan mengukuhkan aktiviti penyelidikan melalui kemudahan instrumentasi penyelidikan yang disediakan.
Output daripada dana yang diperuntukan ini seharusnya menyumbang kepada pencapaian KPI universiti penyelidikan. Selain itu, peruntukan ini juga bertujuan untuk memantapkan sistem ‘Makmal Perkhidmatan Penyelidikan’ (MPP) bagi menyediakan perkhidmatan berpusat kepada penyelidik-penyelidik baik di dalam mahupun di luar UKM.
4.0 Syarat Permohonan
4.1 Dana ini terbuka kepada pemohon yang memenuhi syarat-syarat seperti berikut:
4.1.1 Peralatan yang dipohon mestilah peralatan yang boleh digunasama oleh penyelidik dari 2 (DUA) atau lebih fakulti/institut/pusat (F?I?P) atau dari sekurang-kurangnya 2 (DUA) atau lebih nic penyelidikan.
4.1.2 Setiap tuntutan/maklumat yang dinyatakan dalam permohonan mesti diperkukuhkan dengan dokumen sokongan sebagai bukti (cth:
rekod buku log peralatan gunasama, LOI untuk gunasama dsbnya).
4.1.3 Permohonan peruntukan DANA PIP adalah untuk tujuan pembelian instrumen penyelidikan semata-mata.
4.1.4 Pemohon dikehendaki membuat perincian terhadap peralatan yang ingin dipohon sekiranya peralatan tersebut adalah berbentuk ‘system package’.
Page 5 of 10
4.1.5 F/I/P dikehendaki membuat ranking keutamaan kepada kesemua permohonan yang diterima sebelum permohonan tersebut dikemukakan ke CRIM.
4.2 Keutamaan permohonan akan diberikan kepada:
4.2.1 Permohonan dari makmal yang telah menyerlah dan dikenalpasti sebagai makmal gunasama yang dimanfaatkan oleh ramai pihak dari seluruh warga penyelidik universiti dan luar.
4.2.2 Permohonan yang dianggotai oleh kumpulan penyelidikan multi disiplin/kumpulan/kelompok/nic/PTJ serta yang mempunyai rekod prestasi yang baik berasaskan sumbangan KPI ke arah mencapai taraf universiti penyelidikan.
4.2.3 Permohonan dari F/I/P yang belum pernah menerima sebarang kemudahan instrumentasi turut dipertimbangkan.
5.0 Prosedur Permohonan
5.1 Pemohon dikehendaki mengisi Borang Permohonan Peralatan Penyelidikan Gunasama UKM Menggunakan Dana PIP (UKM-SPKP-CRIM-PK01-BO07) yang boleh dimuat turun melalui laman sesawang CRIM di alamat:
http://research.ukm.my
5.2 Permohonan mestilah mendapat perakuan daripada fakulti/institut/pusat dan disah oleh dekan/pengarah masing-masing.
5.3 Permohonan perlu dihantar melalui fakulti/institut/pusat. Permohonan yang dihantar secara individu tidak akan dilayan.
5.4 Permohonan perlu dikemukakan kepada CRIM dalam tempoh yang ditetapkan dan mematuhi jadual kerja yang ditetapkan oleh pihak CRIM.
Page 6 of 10
6.0 Penilaian Permohonan
6.1 Semua permohonan perlu dihantar kepada fakulti/institut/pusat untuk mendapatkan pengesahan/perakuan. Permohonan yang dihantar secara individu dan tanpa melalui fakulti/institut/pusat secara automatik tidak akan dinilai.
6.2 Permohonan yang dikemukakan oleh F/I/P kepada CRIM akan diproses, dinilai dan diberi rating oleh JK Instrumentasi, UKM menggunakan rubrik yang ditetapkan (Lampiran A dan Lampiran B). Penilaian permohonan turut mengambil kira maklumat borang permohonan yang diisi dengan lengkap seperti justifikasi pembelian dan pembuktian syarat guna sama serta dokumen sokongan yang disertakan.
6.3 Jawatankuasa Instrumentasi yang dilantik akan memperakukan peralatan penyelidikan yang layak dibeli menggunakan Dana PIP.
6.4 Perakuan daripada JK Penilaian akan dimajukan ke Jawatankuasa Kewangan Dana Universiti Penyelidikan (JKKewDP) untuk tujuan kelulusan.
6.5 Semua keputusan adalah muktamad.
7.0 Pemakluman Keputusan Permohonan
7.1 Keputusan permohonan Dana PIP akan dimaklumkan kepada pemohon selepas Mesyuarat JKKewDP.
7.2 Sekiranya lulus, surat kelulusan akan dikeluarkan beserta dokumen- dokumen berikut untuk dilengkapkan dan dikembalikan semula kepada CRIM:
7.2.1 Surat Pengakuan Penerimaan Dana Pembangunan Instrumen Penyelidikan (PIP) (UKM-SPKP CRIM-PK01-L02)
7.2.2 Borang Permohonan Barang Import (Lampiran A)
7.2.3 Borang Tawaran Spesifikasi Teknikal (UKM-SPKP-BEN-PK02-BO06)
Page 7 of 10
8.0 Peranan Dan Tanggungjawab
8.1 Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Instrumentasi CRIM
8.1.1 Memaklumkan pelawaan permohonan dana kepada F/I/P.
8.1.2 Menerima dan memproses permohonan yang dihantar dan di bawa ke sesi penilaian.
8.1.3 Memaklumkan keputusan penilaian kepada F/I/P.
8.1.4 Membuat proses perolehan untuk instrumen yang diluluskan.
8.1.5 Membuat pemantauan terhadap laporan penggunaan instrumen secara berkala.
8.2 Penerima Dana (Fakulti/Institut/Pusat)
8.2.1 Memastikan bahawa prosedur berkaitan dengan pembelian instrumen dibuat mengikut tarikh yang telah ditetapkan.
8.2.2 Memastikan pembelian instrumen yang dibuat tidak melebihi jumlah peruntukan yang diluluskan
8.2.3 Bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pengurusan dan pentadbiran bagi instrumen yang diluluskan.
8.2.4 Membuat/menyediakan perancangan bajet tahunan untuk kos pengoperasian dan penyelenggaraan. CRIM tidak akan menanggung kos tersebut.
8.2.5 Memastikan instrumen yang diluluskan beroperasi dan diselia dengan baik kerana instrumen tersebut merupakan aset universiti.
8.2.6 Memastikan bahawa instrumen yang dibeli dimanfaatkan sebagai instrumen yang boleh digunasama oleh seluruh penyelidik UKM.
8.2.7 Memastikan instrumen yang dibeli dapat memberikan output yang mampu memberi sumbangan kepada KPI universiti
8.2.8 Mengemukakan kepada CRIM laporan penggunaan peralatan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Peralatan yang terlibat adalah seperti di bawah:
Page 8 of 10
a. Peralatan yang diluluskan berharga lebih dari RM 200 ribu.
b. Peralatan yang berdaftar dengan Unit Aset Jabatan Bendahari.
8.2.9 Laporan tersebut perlu melaporkan status peralatan, rekod penggunaan serta hasil penggunaan peralatan tersebut (cth:
bilangan kertas kerja yang dihasilkan yang melibatkan penggunaan peralatan yang dibiaya, jumlah penjanaan kewangan yang diperolehi dari penggunaan peralatan dsbnya. Format yang lebih terperinci akan ditetapkan oleh pihak CRIM).
8.2.10 Memaklumkan kepada penyelaras alat berkenaan peranan dan tanggungjawab penerima dana seperti yang dinyatakan di atas.
8.3 Pegawai Aset Fakulti/Institut/Pusat
8.3.1 Mendaftarkan aset/inventori menggunakan borang yang telah ditetapkan.
i. Borang KEW.PA 2 dan KEW.PA 4 untuk aset ii. Borang KEW.PA 3 dan KEW.PA 5 untuk inventori
8.3.2 Menghantar satu salinan borang yang telah dilengkap diisi kepada CRIM untuk tujuan rekod.
Page 9 of 10
9.0 CARTA ALIR
Ya
Ya Tidak
Tidak
Mula
Hebahan pemakluman pembukaan dana dan edarkan maklumat berkaitan
Terima dan semak permohonan
Lengkap?
Penyelidik lengkapkan permohonan Hantar semula ke CRIM
Terima pemakluman agihan peruntukan dana
Asing dan rekod permohonan mengikut PTJ
Daftar instrument di dalam fail excel
Tamat Maklum Keputusan Penilaian kepada PTJ dan BKP
Menyediakan kod instrumen Maklum kepada
penyelidik
Fail dan rekod
Adakan Bengkel Penilaian Permohonan
Adakan Mesyuarat JKKewDP
Lulus?
Page 10 of 10
-TAMAT-
PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN DAN INSTRUMENTASI (CRIM) UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
43600 UKM BANGI SELANGOR
NO. TEL: 03-89213184/5102/5631/4679/4064/4455 NO. FAKS: 03-89254125
LAMAN SESAWANG: http://research.ukm.my
