IBU PEJABAT JPS MALAYSIA
Surat Pekeliling JPS. UB. 2/1995
PENYEDIAAN LAPORAN PENILAIAN TENDER.
_________________________________________
1.0 TUJUAN
1.1 Surat Pekeliling ini adalah tambahan kepada Surat Pekeliling JPS. UB.
2/93 dan bertujuan untuk mengadakan satu garispanduan mengenai proses penyediaan Laporan Penilaian Tender serta tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk mempercepatkan penilaian dan mengurangkan tempoh penyediaan laporan tender.
2.0 LATARBELAKANG
2.1 Berdasarkan kajian yang dibuat ke atas tender-tender yang dikemukakan kepada Urusetia Tender di Ibu Pejabat Jabatan Pengairan dan Saliran, adalah didapati tempoh penyediaan Laporan Penilaian Tender bagi satu- satu projek mengambil masa yang agak lama sebelum dapat dibentangkan di Mesyuarat Lembaga Tender. Pihak Lembaga Tender telah menegur tentang kelewatan ini dan telah mengarahkan Jabatan supaya mengkaji perkara ini serta mencari jalan untuk mengatasinya.
2.2 Kelewatan ini bukan sahaja mengakibatkan projek tidak dapat dilaksanakan mengikut perancangan tetapi juga akan menjejaskan imej Jabatan kita yang senantiasa berusaha untuk memberikan satu perkhidmatan yang sempurna dan berkualiti.
3.0 TINDAKAN
3.1 Tempoh Maksimum Untuk Menyediakan Laporan Penilaian Tender Tempoh maksimum yang telah ditetapkan untuk penyediaan Laporan Tender, iaitu dari tarikh tutup tender sehingga Laporan Penilaian dihantar kepada Lembaga Tender bagi setiap kategori tender adalah seperti berikut:-
Pejabat Yang Mengendalikan Tender
Tempoh Maksimum
Melibatkan Kerja Mekanikal
Tidak Melibatkan Kerja Mekanikal
(i) Ibu Pejabat 53 hari 46 hari
(ii) Jurutera Projek/JPS Negeri 55 hari 48 hari
Penilaian Oleh Juruperunding 53 hari
Carta aliran proses dan tempoh maksimum yang ditetapkan adalah
3.2 Untuk mempercepatkan proses penilaian tender serta mempastikan tidak berlaku sebarang kelewatan, tindakan-tindakan berikut hendaklah diambil:-
(i) Permohonan Profail Kontraktor Dari PKK.
Sebaik-baik sahaja Jadual Tender diterima, pegawai yang terlibat hendaklah mengambil tindakan untuk mendapatkan `maklumat profail kontraktor' dari pihak PKK bagi pentender-pentender yang akan dibuat penilaian. Penggunaan mesin faks untuk menghantar surat adalah digalakkan dan jika boleh, maklumat tersebut diambil sendiri daripada Pejabat PKK berkenaan. Sementara itu penilaian dari sudut teknikal dan harga bolehlah diteruskan tanpa menunggu
`maklumat profail kontraktor' dari PKK. Dengan ini banyak masa dapat dijimatkan.
(ii) Penghantaran Laporan Berserta Disket.
Adalah didapati masih terdapat pegawai yang tidak menyertakan disket Laporan Penilaiannya bersama-sama apabila mengemukakan Laporan Penilaian Tendernya kepada Urusetia Tender. Oleh itu semua yang terlibat adalah diingatkan untuk mengemukakan disket bersama-sama apabila mengemukakan laporan penilaian tender kepada Urusetia Tender. Ini akan membolehkan Urusetia membuat pindaan sendiri bagi pindaan- pindaan yang kecil dan mengelakkan Laporan tersebut terpaksa berulang-alik walaupun bagi pindaan-pindaan yang kecil.
(iii) Format Laporan Tender Yang Standard.
Laporan Penilaian Tender hendaklah disediakan mengikut format yang telah ditetapkan dalam Surat Pekeliling JPS. UB. 3/94 bagi tender-tender yang bernilai melebihi RM 1.0 juta atau mengikut Surat Pekeliling JPS. UB. 2/93 bagi tender-tender yang lain.
Laporan tender hendaklah disediakan dengan cermat dan teliti supaya kesilapan dan pembetulan dapat dikurangkan.
(iv) Laporan Penilaian Teknikal Oleh Bahagian Mekanikal
Sementara menanti keputusan penilaian oleh Bahagian Mekanikal, iaitu bagi tender-tender yang melibatkan kerja-kerja mekanikal, penilaian dari aspek-aspek lain hendaklah dibuat serentak oleh bahagian/pejabat berkenaan. Dengan ini sebaik-baik sahaja Laporan Penilaian Teknikal Mekanikal diterima rumusan akan dapat dibuat.
(v) Penghantaran Kertas Laporan Ke Urusetia Lembaga Tender Dan Mesyuarat Lembaga Tender
Adalah dimaklumkan bahawa semua Kertas Perakuan Tender dikehendaki sampai kepada Urusetia Lembaga Tender Kementerian Pertanian sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum tarikh Mesyuarat Lembaga Tender. Oleh itu, untuk mempastikan sesuatu tender dapat dibawa ke Mesyuarat Lembaga Tender pada bulan berkenaan, semua Laporan Penilaian Tender hendaklah dihantar ke Ibu Pejabat pada masa yang sewajarnya dengan mengambilkira tempoh yang diperlukan untuk semakan, perbincangan dan pembetulan.
3.3 Penyeragaman Tempoh Sahlaku Tender
Bagi semua tender yang dibuka kepada kontraktor-kontraktor tempatan, tempoh sahlaku tender hendaklah ditetapkan selama sembilan puluh (90) hari. Bagi tender yang melibatkan kontraktor antarabangsa, tempoh sahlaku tender hendaklah ditetapkan selama satu ratus dua puluh (120) hari. Perlanjutan tempoh sahlaku tender seboleh-bolehnya hendaklah dielakkan.
3.4 Laporan Penilaian Tender Yang Perlu Dihantar Ke Ibu Pejabat
Semua laporan tender yang bernilai kurang daripada RM 1.0 juta dan disediakan oleh JPS Negeri/Jurutera Projek untuk dibawa ke Lembaga Tender Persekutuan Peringkat Negeri, tidak perlu dikemukakan kepada Ibu Pejabat untuk semakan/kelulusan. Bagi tender yang bernilai RM 1.0
4.0 PENGUATKUASAAN
4.1 Peraturan ini berkuatkuasa dengan serta merta.
4.2 Dengan terkeluarnya Surat Pekeliling ini, surat bil.(44) PPT. 416 Jld. 10 bertarikh 7.4.86 adalah dibatalkan.
Sekian.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
"CINTAILAH SUNGAI KITA"
(IR. NEO TONG LEE) Timbalan Ketua Pengarah I, b.p. Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia.
Julai 1995
CIRCULR3.WP/DISK SPJPS 3
