Ibu Pejabat JPS Malaysia
Surat Pekeliling JPS Bil. 3/1998
TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL DALAM URUSAN PENJUALAN, PENERIMAAN DAN PEMBUKAAN TENDER
---
1.0 TUJUAN
1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk mengadakan satu garispanduan yang seragam berhubung beberapa aspek di dalam urusan penjualan, penerimaan dan pembukaan tender bagi seluruh JPS.
2.0 LATARBELAKANG
2.1 Adalah diperhatikan terdapat amalan-amalan/tatacara penjualan, penerimaan dan pembukaan tender yang dibuat di Negeri-negeri tidak mengikut peraturan yang sewajarnya yang mana sering menimbulkan masalah/kesulitan khususnya di dalam peringkat penilaian tender.
3.0 TINDAKAN
3.1 Lampiran I menunjukkan beberapa hasil pemerhatian yang dibuat dan tindakan- tindakan yang patut diambil untuk mengelakkan masalah/kesulitan berlaku.
3.2 Sila pastikan perkara-perkara yang dinyatakan diambil perhatian dan dipatuhi, terutamanya format Jadual Tender yang terkini di Lampiran B1 dan Garispanduan Tugas/Semakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender di Lampiran C.
4.0 PENGUATKUASAAN
Surat Pekeliling ini berkuatkuasa dengan serta merta. Surat Pekeliling/ Surat Edaran terdahulu berkaitan dengan urusan Penjualan, Penerimaan dan Pembukaan Tender seperti berikut hendaklah juga dirujuk dan masih terpakai di mana berkenaan:
i) JPT/CUB/1/1989 - Penyediaan Anggaraan Jabatan Mengenai Sesuatu Tender.
ii) Surat edaran - Penjualan Dokumen Tender/
(4)dlm.PPS. Sebutharga oleh Unit Pengurusan 10/4/2 CUB Pembukaan Tender, Cawangan Ukur (23/11/1991) Bahan, Ibu Pejabat.
iii) JPS.UB. 1/93 - Garispanduan Mengenai Pengurusan (26/5/1993) Tender.
Sekian.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
"CINTAILAH SUNGAI KITA"
(IR. HJ. KEIZRUL B. ABDULLAH) Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia.
Bil. Fail: ( )dlm.PPS. 10/4/2 CUB Jld. 3
November 1998
LAMPIRAN I
Pemerhatian dan Tindakan-tindakan Yang Perlu Di Ambil
---
Bil. Pemerhatian Tindakan Yang Perlu Di Ambil
1. Tempoh sah pendaftaran kontraktor dengan PKK/CIDB/Kementerian Kewangan telah tamat sebelum tarikh tutup tender.
a) Semasa penjualan
i) Pastikan tempoh pendaftaran kontraktor dengan Agensi-agensi berkenaan masih sah sehingga tarikh tutup tender.
ii) Sekiranya tidak, penjualan masih boleh dibuat sekiranya kontraktor bersetuju menandatangani surat bersyarat yang mana menyatakan sekiranya kontraktor gagal mendapatkan lanjutan pendaftaran sebelum tarikh tutup tender, tendernya tidak akan diterima dan bayaran dokumen tender tidak akan dikembalikan.
Contoh surat bersyarat tersebut yang dikeluarkan kepada kontraktor bersama dokumen tender adalah seperti di Lampiran
`A'.
b) Semasa penerimaan
i) Pastikan kontraktor telah mendapat lanjutan pendaftaran dan mengemukakan sijil Asal untuk semakan Unit Tender.
ii) Jika tidak, dokumen tendernya tidak boleh diterima.
Bil. Pemerhatian Tindakan Yang Perlu Di Ambil
2. Peraturan yang tidak selaras bagi kes dimana lawatan tapak diwajibkan.
a) Urusan Lawatan
i) Pastikan pentender dibenarkan mengikuti lawatan tapak hanya pada waktu dan tarikh yang ditetapkan seperti dinyatakan di dalam iklan sahaja. Sekiranya terdapat sesuatu sebab yang munasabah/memerlukan lawatan tapak kedua diadakan contohnya banyak
permintaan/bilangan pentender yang tidak mencukupi, maklumkan melalui iklan tarikh dan waktu lawatan tapak kedua akan diadakan.
ii) Kemukakan senarai pentender yang mengikuti lawatan tapak ke Unit Tender dengan segera untuk membolehkan penjualan dibuat.
b) Urusan Penjualan
i) Pastikan penjualan dimulakan hanya selepas lawatan tapak.
ii) Pastikan dokumen tender hanya dijual kepada pentender yang mengikuti lawatan tapak iaitu selepas menerima senarai pengesahan dari pegawai projek.
Bil. Pemerhatian Tindakan Yang Perlu Di Ambil
3. Penjualan tidak mematuhi syarat-syarat pendaftaran PKK iaitu `kawasan operasi' kontraktor.
a) Sila ambil maklum syarat-syarat pendaftaran PKK berhubung dengan `kawasan operasi' adalah seperti berikut:
i) Tender
Kelas A, B, BX, C dan F
Kelas D, E dan EX yang bertaraf bumiputera
Di seluruh negara
Kelas D, E dan EX (bukan Bumiputera) Di negeri berdaftar sahaja
ii) Kerja Undi, Sebutharga dan
`Requisition;
Kelas F
Dalam Daerah atau Wilayah Persekutuan mengikut alamat yang didaftarkan di PKK sahaja.
b) Sehubungan dengan itu pastikan:
i) Penjualan tender bagi kelas D, E dan EX hanya dibuat kepada kontraktor yang berdaftar di negeri berkenaan sahaja kecuali kontraktor yang bertaraf Bumiputera.
ii) Penjualan Sebutharga dan pemberian kerja kecil dan memperbaiki hanya dibuat kepada kontraktor kelas F yang mempunyai alamat berdaftar di daerah/wilayah persekutuan di mana projek dilaksanakan.
Bil. Pemerhatian Tindakan Yang Perlu Di Ambil
c) Sekiranya bilangan kontraktor tidak mencukupi, dapatkan kelulusan PKK untuk perluasan daerah atau kelulusan Kementerian Kewangan untuk membuka tawaran ke kelas yang lebih tinggi.
4. Penggunaan Jadual Tender yang tidak tepat dan laporan Jawatankuasa Pembuka Tender yang tidak menyeluruh.
a) Pastikan format Jadual Tender yang terkini digunakan. Rujuk contoh di Lampiran
`B1'. Walau bagaimanapun format ini boleh diubahsuai mengikut keperluan tanpa menjejaskan butiran-butiran asal, seperti contoh di Lampiran `B2'.
b) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah membuat semakan yang menyeluruh ke atas tender-tender yang dikemukakan dan mencatatkan pemerhatian-pemerhatian Jawatankuasa di Jadual Tender. Garispanduan tugas/semakan yang harus dibuat oleh Jawatankuasa Pembuka Tender adalah seperti di Lampiran `C'.
5. Tender lewat diterima Tender yang lewat itu melebihi waktu tutup yang ditetapkan sama sekali tidak boleh lagi diterima walau apapun alasan kontraktor.
6. Maklumat/dokumen tambahan dari pentender setelah tender ditutup
Maklumat/dokumen tambahan dari pentender sama sekali tidak boleh diterima setelah tender ditutup. Sekiranya maklumat /penjelasan lanjut dari pentender diperlukan, kelulusan Lembaga Tender/Jawatankuasa Sebutharga hendaklah diperolehi terlebih dahulu.
LAMPIRAN `A'
...
...
...
...
Tuan,
No. Tender : ...
Tajuk :...………
……….
……….
Tarikh Tutup : ...…….
Perkara yang tersebut di atas adalah dirujuk.
2. Adalah dimaklumkan bahawa syarikat tuan didapati tidak layak untuk menyertai tender tersebut atas sebab berikut:
*(i) Sijil Pendaftaran *dan Sijil Pengiktirafan Taraf Bumiputera syarikat tuan akan/telah luput pada ...
*(ii) Pengiktirafan Taraf Bumiputera tuan belum diperolehi.
3. Walau bagaimanapun, memandangkan tuan/wakil tuan telah mengemukakan bukti bahawa permohonan telah dikemukakan kepada *Pusat Khidmat Kontraktor/Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia/Kementerian Kewangan Malaysia, pejabat ini bersetuju untuk mengeluarkan dokumen tender kepada syarikat tuan dengan syarat-syarat berikut:
*Potong jika tidak berkenaan
...2/-
- 2 -
(i) Sekiranya tuan masih tidak menerima Sijil Pembaharuan *Pendaftaran/
Pengiktirafan Taraf Bumiputera dari Pusat Khidmat Kontraktor/Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia/Kementerian Kewangan Malaysia pada tarikh tender ini ditutup maka dengan sendirinya syarikat tuan adalah tidak layak/tidak dibenarkan menyertai tender ini.
(ii) Sekiranya syarikat tuan telah menerima Sijil tersebut sebelum tender ditutup, satu salinan hendaklah disertakan bersama dokumen tender tuan dan Sijil Asal hendaklah dikemukakan ke Unit Tender untuk pemeriksaan.
(iii) Sekiranya syarikat tuan gagal memasuki tender atas sebab ini, bayaran bagi dokumen tender tidak akan dikembalikan.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
"CINTAILAH SUNGAI KITA"
Saya yang menurut perintah,
(...) b.p.: Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia.
* Potong jika tidak berkenaan.
---
Saya/Kami bersetuju dengan syarat-syarat di atas.
...
(Tandatangan Kontraktor/
Wakil yang diberikuasa)
Nama : ...
No. Kad Pengenalan : ...
Tarikh : ...
Lampiran B2 SULIT KERAJAAN ………
JADUAL TENDER
Nombor Tender : Tajuk :
Tarikh Tender Ditutup Jenis Tender: Kelas/Kepala/Sub-Kepala Haribulan: yang ditetapkan:
Jam: Anggaran Jabatan:
Harga RM Bil Nama Kontraktor Kelas Taraf
*(B/BB)
Tempoh Siap
*B – Bumiputera, BB – Bukan Bumiputera
Nota: Harga-harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen tender yang diterima dan sebelum diperiksa
Sebanyak ………. tender telah diterima dan dibuka pada ……….. jam ………..
seperti terjadual di atas.
………. ………..
( ) ( )
Lampiran `C'
GARISPANDUAN TUGAS/SEMAKAN OLEH JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER
1. Buka peti tawaran pada waktu yang ditetapkan.
2. Semak keseluruhan dokumen yang dikemukakan (submission) dan pastikan ianya mengikut peraturan yang sepatutnya, contohnya setiap pentender mengemukakan tender di dalam sampul yang berasingan.
- Catatkan sebarang pemerhatian di Jadual Tender.
3. Beri nombor bersiri kepada setiap tawaran yang diterima (seboleh-bolehnya disusun mengikut harga tawaran). Catatkan di kulit muka hadapan dokumen, nombor siri pentender serta turunkan tandatangan dan tarikh pembukaan.
- Setiap dokumen terasing yang dikemukakan oleh seseorang pentender hendaklah seboleh-bolehnya dicantumkan atau distapel menjadi satu atau paling kurang yang mungkin. Catatkan nombor siri pentender bagi setiap dokumen yang terasing dan turunkan tandatangan.
- Pastikan juga pentender tidak membuka penjilidan asal dokumen tender.
Sebarang dokumen/maklumat tambahan hendaklah dikemukakan berasingan dari dokumen tender asal.
- Catatkan sebarang pemerhatian di Jadual Tender.
4. Semak Borang Tender
- Catatkan nombor siri pentender di muka pertama dan turunkan tandatangan.
- Pastikan syarikat yang mengemukakan tender adalah sama dengan syarikat yang membeli dokumen tender.
- Pastikan pentender melengkapkan keseluruhan Borang Tender.
- Pastikan harga tawaran di Borang Tender sama dengan di `Grand Summary'.
- Pastikan harga tawaran yang di catatkan di dalam angka sama dengan yang dicatatkan di dalam perkataan.
- Sekiranya pentender tidak menandatangani Borang Tender, jangan catatkan harganya di ruangan harga kerana tendernya tidak akan dipertimbangkan. Walau bagimanapun, catatan boleh dibuat di akhir Jadual.
- Sekiranya terdapat perbezaan harga tawaran di dalam bentuk angka dan perkataan, pada umumnya harga tender yang diambil adalah yang di dalam perkataan, kecuali jika terdapat kesilapan yang ketara pada harga di dalam perkataan, yang mana harga dalam angka bolehlah diambil (setelah dibandingkan dengan harga di `Grand Summary').
- Catatkan sebarang pemerhatian di Jadual Tender.
5. Semak samada terdapat surat-surat pengesahan bank di dalam sampul surat yang berlaksi disertakan bersama. Jika ada, buka sampul-sampul surat berkenaan dan catatkan nombor siri pentender serta turunkan tandatangan. Stapelkan pada dokumen tender berkenaan.
- Catatkan di Jadual tender yang pentender ada mengemukakan surat pengesahan bank di dalam sampul surat berlakri dan telah di buka oleh Jawatankuasa. Nyatakan juga bilangan surat bank yang diterima.
6. Turunkan tandatangan ringkas di:
- semua muka surat di Borang Tender - `Grand Summary' di Senarai Kuantiti dan
- setiap kesilapan atau pertindihan tulisan di Borang Tender dan Senarai Kuantiti.
7. Buka Anggaran Jabatan dan turunkan tandatangan serta catatkan tarikh.
8. Sediakan Jadual Tender. Sekiranya berlaku kesilapan, turunkan tandatangan ringkas di tempat-tempat yang silap.
9. Semua semakan dan tindakan di atas hendaklah saling disemak oleh Ahli Jawatankuasa untuk mempastikan tiada kesilapan berlaku.
Peraturan Tambahan Untuk Tender Bekalan dan `Design and Build'
- Pastikan dokumen tawaran harga dan tawaran teknikal dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan.
- Pastikan nama pentender tidak tercatat di dalam dokumen penentuan teknikal.
Sekiranya terdapat nama/tanda syarikat dalam dokumen teknikal, pastikan identiti tersebut dipadamkan.
- Catatkan nombor siri pentender di dokumen tawaran harga dan tawaran teknikal.
- Catatkan semua pemerhatian di atas di Jadual Tender.
