Semua Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri; (2)dlm.PPS.
10/4/2 CUB Semua Jurutera Projek,
23 November 1991 Semua Ketua Cawangan/Unit JPS Kuala Lumpur.
Tuan,
PENYEDIAAN ANGGARAN JABATAN MENGENAI SESUATU TENDER
Seperti yang tuan sedia maklum Surat Pekeliling JPT. CUB. Bil.
1/l989 bertarikh 9 Oktober 1989 telah menetapkan peraturan mengenai penyediaan anggaran Jabatan bagi sesuatu tender. Memandangkan sejak kebelakangan ini terdapat keadaan di mana peraturan tersebut telah tidak dipatuhi, bersama-sama ini diedarkan semula Surat Pekeliling tersebut untuk perhatian dan rujukan tuan.
2. Dengan pengedaran semula Surat Pekeliling tersebut tuan hendaklah mempastikan peraturan sepertimana yang telah ditetapkan itu dipatuhi.
Sekian dimaklumkan.
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Tema Hari Peladang, Penternak dan Nelayan Kebangsaan 1991 REVOLUSI MAKANAN DAN PERTANIAN MENJELANG TAHUN 2020
Saya yang menurut perintah,
(IR. D. N. WELCH) b.p : Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan tan Saliran, Malaysia.
JPT189.wp
Semua Pengarah Pengairan dan (16)dlm.PPT.
Saliran Negeri; 10/4/2 CUB
Semua Jurutera Projek; 9 Oktober 1989
Semua Ketua Cawangan/Unit JPS. Kuala Lumpur.
Tuan,
SURAT PEKELILING JPT. CUB. BIL. 1/1989
PENYEDIAAN ANGGARAN JABATAN MENGENAI SESUATU TENDER ---
Anggaran Jabatan mengenai harga sesuatu tender adalah maklumat yang penting di dalam memproses tender. Kerapkali terdapat keadaan di mana Anggaran Jabatan yang terperinci tidak disediakan sebelum sesuatu tender ditutup tetapi hanya disediakan semasa memproses tender iaitu selepas tarikh tutup tender. Bahkan terdapat juga keadaan di mana Anggaran Jabatan mengenai harga sesuatu tender dipinda semasa memproses tender.
2. Untuk menyelaraskan dan memperbaiki sistem pentadbiran kontrak khususnya berhubung dengan pengawalan ke atas Anggaran Jabatan mengenai sesuatu tender peraturan-peraturan berikut hendaklah diikuti:
(i) Anggaran Jabatan yang terperinci mengenai sesuatu tender hendaklah disediakan bagi setiap tender yang dipanggil. Anggaran ini hendaklah disiapkan sebelum tarikh tutup sesuatu tender itu.
(ii) Anggaran ini hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Cawangan/Unit yang berkenaan. Oleh kerana anggaran ini adalah `sulit' ia tidak sepatutnya diketahui oleh kakitangan yang tidak terlibat di dalam penyediaannya atau oleh orang-orang awam.
(iii) Anggaran ini hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dengan tajuk
`ANGGARAN JABATAN' bagi projek berkenaan dimasukkan ke dalam peti tender bersama dengan tender-tender yang dimasukkan oleh pentender-pentender.
...2/-
2
(iv) Anggaran yang dimasukkan ke dalam peti tender itu hendaklah dibuka, disaksikan dan dijadualkan bersama dengan tender-tender yang diterima oleh Jawatankuasa Membuka Tender dan seterusnya dikembalikan kepada pegawai yang memproses tender sama seperti tender-tender yang diterima daripada pentender.
(v) Senarai Jadual Tender yang dipamirkan kepada umum hendaklah tidak mengandungi anggaran Jabatan. Bagi tender Antarabangsa Anggaran Jabatan ini juga hendaklah tidak dibaca kepada umum.
(vi) Anggaran Jabatan tersebut tidak seharusnya dipinda untuk menyesuaikannya dengan harga-harga tender yang diterima. Sekiranya pindaan diperlukan, sebab- sebabnya hendaklah dinyatakan di laporan penilaian tender.
3. Dengan itu mulai dari tarikh surat ini semua pegawai yang terlibat dengan penyediaan anggaran Jabatan hendaklah memastikan peraturan di atas dipatuhi.
Sekian.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(IR. D.N. WELCH) b.p.: Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan tan Saliran, Malaysia.
s.k. - Ketua Pengarah
- Penolong Ketua Pengarah (Utara) - Penolong Ketua Pengarah (Projek) - Penolong Ketua Pengarah (Selatan) - Penolong Ketua Pengarah (Teknikal)
