:ةمدخلا تامولعم -أ A- Service Information:
تايييعمج دييقعب ردييصملا تاييمازتلا و ةيياقلعلا تاذ ةيييماظنلا صوييصنلا ةاييعارم عييم عاديييإ زييكرم ةكرييش فيييلكت ةيييناكمإ ردييصملل ةييمدخلا هذييه حيتييت ،ةماعلا نيمهاسملا ةيلاملا قارولا ("عاديإ")
.ينورتكللا تيوصتلا ةمدخ ميدقتب Subject to the relevant laws and regulations and the Issuer’s
obligation to hold a General Meeting for its shareholders, this service enables the Issuers to delegated Security Depository Center (“Edaa”) to provide electronic voting service.
:ردصملا مسا
Click here to enter text
Issuer Name
.
:رادإصلا ماقر
Click here to enter text
Issuance Code:
.
:ةبولطملا ةمدخلا
☐ ميظنت ةماع ةيعمج General Meeting Management
☐
☐ ينورتكللا تيوصتلا
e-Voting
☐ Service Request Type:
:ةيعمجلا عون
☐ ةيداع ةماع ةيعمج Ordinary General Meeting
☐
☐ ةماع ةيعمج ةيداع ريغ
Extraordinary General Meeting
☐ GM Type:
:ةيعمجلا داقعنا خيرات GM Date:
:ةيعمجلا داقعنا تاقو GM Time:
:ينورتكللا تيوصتلا ةرتف ةيادب Start of e-Voting Period:
تيوصتلا ةيادب تاقو :ينورتكللا
Start time of e-Voting:
:ةيعمجلا داقعنا رقم
Click here to enter text
GM Location:
.
ةييمئااق ىلع تيوصتلل ىلعلا دحلا :نيحشرملا
Click here to enter text
The Maximum Limit of
.
voting on Candidates List:ىلعأ دييح ددييحت يتييلا ةرقفلا ماقر ) نم 1 ماييييظنلا يف تيوييييصتلل (
:ساسلا
Click here to enter text
.
The clause in the Bylawswhich specifies maximum of (1) voting:
ةيييعمجلا داييقعنل ينوناقلا باصنلا :ساسلا ماظنلا بسح
Click here to enter text
The quorum for GM
.
accordance with Bylaws:باييصنلا ددييحت يتييلا ةرييقفلا ماقر :ساسلا ماظنلا يف ينوناقلا
Click here to enter text
.
The Clause in the Bylawswhich specifies the quorum:
:ةمدخلا ميدقت طورش -ب B- Service Provisions:
1 ىلع ةقفاوم ينورتكللا تيوصتلا وأ ةيعمجلا ميظنت ةمدخ بلطب مدقتلا ّدَعُي .
") ماكحلاو طورشلا هذه ماكأحلاو طورشلا
طورشلا هذه ّدَعُتو ،("
تامدخ ماكحأو طورشل ةلمكم ماكحلاو عاديإ
ردصملا اهيلع قفاو يتلا
") بلطلا مدقم ردصملا
.("
1. The Application request for General Meeting Management or Electronic Voting Services shall be deemed as an acknowledgement of these Terms and Conditions (“Terms and Conditions”), and these terms and conditions shall be considered complementary to the terms and conditions related to Edaa Services accepted by the applicant Issuer (“Issuer”).
2 . ةرقفلا عم ضراعتي ل امب 2
تامدخ ماكحأو طورش نم عاديإ
ضرغلو
تركذ ًءاوس) هاندأ ةدراولا تارابعلاو تاملكلاب دصقُي تاءارجلا قيبطت صنلا قايس ضقي مل ام اهءازإ ةحضوملا يناعملا (ةيعامج وأ هيدرف ةغيصب :كلذ ريغب 2. Without contradiction with clause (2) of Edaa Services’ Terms
and Conditions, and for the purpose of these procedures, the below terms and phrases (individually or collectively) shall have the meaning herein specified unless the context requires otherwise:
ةيعمجلا ةيداعلا ريغ و ةيداعلا ةماعلا نيمهاسملا تايعمج :
بلطلا .ينورتكللا تيوصتلا وأ ةيعمجلا ميظنت ةمدخ بلط :
رشابملا تيوصتلا يف ةيعمجلا دونب ىلع ةلاإصأ تيوصتلاب مهاسملا ماياق :
.اهداقعنا ناكم ةلاكولاب تيوصتلا
ً اقفو هنع ةباين تيوصتلاب ًارخآ ًاصخش مهاسملا ليكوت : ةرداصلا ةيميظنتلا تاءارجلاو طباوضلا نم عساتلا بابلا ماكحل
.ةجردملا ةمهاسملا تاكرشب ةإصاخلا تاكرشلا ماظنل ًاذيفنت ينورتكللا تيوصتلا نم (ب) ةرقفلا ماكحل ًاقفو ًايلآ مهاسملا تيوصت :
ً اذيفنت ةرداصلا ةيميظنتلا تاءارجلاو طباوضلا نم ةنماثلا ةداملا .ةجردملا ةمهاسملا تاكرشب ةإصاخلا تاكرشلا ماظنل
يداع تيوصت ضفرلا وأ ةقفاوملا نم مهاسملا نكمُي تيوصت بولسأ :
.تيوصتلا نع عانتملا وأ باختنا تيوصت سلجملا ءاضعأ باختنا ضرغل مدختسي تيوصت بولسأ :
ثيحب هيدل ةيلضفلا بسح نيحشرملا بيترت نم مهاسملا نكمي ماقرلا نوكي 1 .لضفملا وه
يمكارت تيوصت ةرادلا سلجم ءاضعأ رايتخل يمازلإ تيوصت بولسأ :
ثيحب ؛اهكلمي يتلا مهسلا ددعب ةيتيوصت ةرداق مهاسم لك حنمي مهراتخي نم نيب اهميسقت وأ دحاو حشرمل اهب تيوصتلا هل قحي .تاوإصلا هذهل راركت نود نيحشرملا نم General Meeting: Ordinary and Extraordinary
shareholders General Assemblies Meetings.
Application : Application request for General Meeting Management or Electronic Voting Services.
Direct Voting : When shareholder votes on the General Assembly agenda item by himself/herself at the location of the General Assembly.
Proxy Voting: When shareholder delegates another shareholder to note on his/her behalf in accordance with the provision of section nine of the Regulatory Rules and Procedures issued pursuant to the Companies Law related to Listed Joint Stock.
Electronic Voting: When shareholder votes electronically in accordance with the provision of clause (B) of Article eight of the Regulatory Rules and Procedures issued pursuant to the Companies Law related to Listed Joint Stock.
Regular Voting: Voting method which enables the shareholder to either agree, object or abstain from voting.
Election Voting: Voting method for the purpose of electing board of directors which enables the shareholder to prioritize the candidates where number (1) shall be the preferred candidate.
Cumulative Voting: Mandatory voting method for selecting the board of direction, which enables the shareholder to vote based on the shares the shareholder owns, where the shareholder may vote to one candidate using all shares or dividing the shares on the candidates without repetition.
3 .
،اهنايب يتلا قئاثولاو تادنتسملا عيمج عاديإ ىلإ مدقي نأ ردصملا ىلع بجي ] وه تابلطلا ملتسل دعوم رخآ نأب املع 3
اذه ملتسا دعب لمع مايأ [
:زكرملا نم جذومنلا 1 . ) ماقر جذومنلا قفو ةيعمجلا دونبب ةمئااق 1
(ب- 3. The Issuer shall submit all the following document no later
than [3] business days after receiving this application from Edaa.
a. List of the General Assembly agenda items using Form
) ماقر جذومن 4
(أ- Form No. (4-A
( ةماعلا ةيعمجلا ميظنت ةمدخ بلط
Request for General Meeting
Management ينورتكللا تيوصتلاو &
e-Voting Services
Choose an item.
Choose an item.
2 . ةغيصب دمتعملا ردصملل ةيراجتلا ةملعلا نم ةينورتكلا ةخسن BNG
3 . مهل ةيتاذلا ةريسلاو ةرادلا سلجم ةيوضعل نيحشرملا ءامسأب ةمئااق
فلم ىلع PDF
4 . ) ىندلا دحلا) نيحشرملا ةمئااق ىلع تيوصتلل ىلعلا دحلا ديدحت 1
(
اذإ (نيحشرملا ةمئااق نم طقف دحاو حشرمل تيوصتلاب حامسلا ينعتو .كلذب حمسي ساسلا ردصملا ماظن ناك
5 . ماقر ةنمضتم ةمذلا ءاربإ دنبل ةرادلا سلجم ءاضعأ ءامسأ ةمئااق
) ماقر جذومن ةيوهلا 1
(ج-
6 . .هيلع ليدعت رخآ قفو ردصملل ساسلا ماظنلا نم ةخسن
7 . .ساسلا ردصملا ماظن بسح ةيعمجلا داقعنل ينوناقلا باصنلا ديدحت
8 . .عاديإ هددحت رخآ دنتسم يأ no. (1-B).
b. Electronic copy of the Issuer’s approved trademark in (BNG) format.
c. List of all candidates to the board of directors membership and their CVs in (PDF) format.
d. Specify the maximum limit of voting on the candidates list (the minimum limit is (1) which mean enabling voting to only one candidate from the candidates list) and in accordance with the Issuer’s bylaws.
e. List of all candidates to the board of directors membership and their ID numbers for the item related to discharging their debts. Form no. (1-C).
f. The latest version of the Issuer’s Bylaws.
g. specified the quorum for the General Assembly in accordance with the Issuer’s bylaws.
h. Any other document requested by Edaa.
4 . ةحيحإص هيل ةلمكملا قئاثولاو تانايبلا عيمج نكت مل ام ًلمتكم بلطلا نوكي ل عاديلو ،رخل تاقو نم ريغتت داق يتلا عاديل ةينفلاو ةيئارجلا تاميلعتلل ًاقفوو ريغ تانايب وأ ،بطش ىلع يوتحي بلط يأ لوباق مدع -اهريدقتل ًاقفو- .ةحضاو ريغ وأ ،ةءورقم 4. Application may not be deemed complete unless all
complementary information and documents are correct as per the procedural and technical instructions of Edaa, which may be subject to revision from time to time, and Edaa may, upon its discretion, refuse to accept any Application containing any strike-offs, non-legible, or unclear information.
5 عياقاوت وأ تامولعم وأ تانايب وأ تادنتسم يأ ظفح نع ًةلوؤسم عاديإ ّدَعُت ل . ظافتحلا يف عاديإ قحب للخلا نود كلذو ،بلطلاب قلعتت اهريغ وأ مااقرأ وأ .ةدرفنملا اهتدارل ًاقفو اهب 5. Edaa shall not be responsible for keeping any documents,
data, information, signatures, numbers, or other items relevant to the Application, all without prejudice to the right of Edaa to keep those as per the sole discretion thereof.
6 .
،عاديإ ىلإ هلباق نم اهيلع ًااقدصم بلطلا نم ةيلإصأ ةخسن ردصملا مدقي يأ مأ ًاينورتكلإ مأ ًايودي تناكأ ءاوس بلطلا لابقتسا ةليسو ديدحت عاديلو يف ةدراولا تاميلعتلا ذيفنت لامكتسل كلذو عاديإ ىدل ةلوبقم ىرخأ ةقيرط .بلطلا 6. Issuer shall provide the original copy of the Application,
rectified thereby, to Edaa, and Edaa shall specify the method of receiving such Application, whether in hand, electronically or in any other means acceptable to Edaa in order to complete the execution of the instructions provided in the Application.
7 . ديدحتلابو ةاقلعلا تاذ ميماعتلاو حئاوللاو ةمظنلا ىلع هعلطاب ردصملا رقي
ةئيه نع ةرداصلا كلت ءاوس نيمهاسملا تايعمج ميظنتب ةقلعتملا ماكحلا عيمج هءافيتساو اهب همازتلاب رقيو رامثتسلاو ةراجتلا ةرازو وأ ةيلاملا قوسلا .اهتابلطتم 7. Issuers certify that all relevant laws, regulations and circulars
have been reviewed by the Issuer, specially the provisions related to General Assembly, whether issued by the Capital Market Authority or the Ministry of Commerce and Investment, and agrees comply with them and satisfy all relevant requirements.
8 . تامدخلا نم ةدافتسلاو يتلوادت يف ليجستلا ىلع هيمهاسم ردصملا ثحي
.ةحاتملا ةينورتكللا 8. Issuer shall encourage its shareholder to subscribe in
Tadawulaty and benefit from the electronic services it offers.
9 . عياقاوتلاو مااقرلاو تانايبلاو تامولعملا ةحإص مدع ةيلوؤسم عاديإ لمحتت ل ردصملا لمحتيو ،اهلامتكا مدع وأ اهتملس وأ اهتاقد وأ بلطلا اذه يف ةدراولا كلذك .هنع جتنت ةينونااق راثآ وأ تاعبت يأو كلذ نع ةيلوؤسملا لماك هدحو تافورصملاو رارضلاو رئاسخلا عيمج نع عاديإ ضيوعتب ردصملا مزتلي عاديإ ذيفنتل ةجيتن ةئشانلاو اياضقلاو تاءاعدلاو تايلوؤسملاو فيلاكتلاو ةيلوؤسم ردصملا يلخيو ،اهتعيبط تناك ًايأ بلطلا يف ةدراولا تاميلعتلل تاكرشلا وأ اهعبتي يتلا تاكرشلاو هيفظومو هيريدمو هترادإ سلجمو عاديإ وأ ىواعد وأ تاضيوعت وأ رئاسخ وأ تابلاطم وأ رارضأ يأ نع هل ةعباتلا ةجيتن رشابم ريغ وأ رشابم لكشب أشنت ،ةهج وأ صخش يأ هاجت ةيلوؤسم .بلطلا ذيفنت 9. Edaa shall assume no responsibility for inaccuracy of
information, data, numbers, and signatures provided in this Application, nor for the truthfulness, integrity or completion thereof; the Issuer shall solely be responsible for this in full as well as for any resulting legal consequences. The Issuer shall also undertake to indemnify Edaa against all losses, damages, expenses, costs, liabilities, claims, and legal actions resulting from the execution by Edaa of the instructions provided in the Application notwithstanding the nature thereof. The Issuer discharges Edaa, its board of directors, directors, officers, mother companies, and subsidiaries thereof form any liability, claims, losses, compensations, actions, or liability towards any person or entity, resulting directly or indirectly from the execution of the Application.
10 . طورشلا هذه ضارغلو ،عاديل ةيمسرلا لمعلا مايأ للخ بلطلا ملست نوكي
لمعلا تاقو نم نيتعاس رخآ للخ عاديإ هملستي يذلا راعشلا ّدَعُي ماكحلاو مايأ نم قحللا مويلا يف ملست هنأ ىلع لمعلا مايأ ريغ يف وأ يمسرلا .ةيمسرلا لمعلا 10. The Application should be received during official Business
Days of Edaa, and for the purposes of these Terms and Conditions, notice received by Edaa during the last two hours of official working hours or other than during Business Days shall be considered to have been received in the subsequent official Business Day.
11 ىلع عياقوتلا ًاماظن هيلإ ضّوفم بلطلا ىلع عاقوملا فظوملا نأب ردصملا رقي . راطخإب ردصملا دهعتي امك ،.هيف ةدراولا تانايبلا ةحإص ىلع ةاقداصملاو بلطلا .نيضوفملا صاخشلا ةمئااق ىلع أرطي ثيدحت يأب عاديإ 11. The Issuer undertakes that the employee signing the
Application is duly authorized to sign on such application and rectify the information provided therein; the Issuer shall also notify Edaa of any update on the delegated persons list.
12 . يتلا بابسلا نم يل بلطلا ضفر– اهيلع ةيلوؤسم ىندأ نود – عاديل قحي
ذيفنت قيلعت – اهيلع ةيلوؤسم ىندأ نود – عاديل قحي امك .ةبسانم اهارت لطعلا تلاح كلذ يف امب ةبسانم اهارت يتلا بابسلا نم يأ وأ ًاتاقؤم بلطلا
،ةيللا هتمظنأ وأ عاديإ ةزهجأ نم يأ ةنايإص وأ ليدعت وأ ريوطت ءانثأ وأ ينفلا ناك اذإ ،بلطلا ذيفنت يف لطعت وأ ريخأت يأ ةيلوؤسم عاديإ لمحتت ل هيلعو .عاديإ ةدارإ نع ًاجراخ لطعتلا وأ ريخأتلا اذه 12. Edaa may, without any liability thereon, withhold the
execution of the Application temporarily or decline it for any reason it deems appropriate, including technical faults or during upgrading, modifying, or maintaining any hardware or automatic systems of Edaa; therefore, Edaa shall bear no responsibility for delay or inability to execute such application in case the delay or inability is beyond the well of Edaa.
13 . ةيعمجلا دونب ىلع ليدعت ءارجل ردصملا بلط دنع ةيلوؤسم عاديإ لمحتت ل
،ينورتكللا تيوصتلا ةرتف ءانثأ دونبلا كلت ىلع تيوصتلا عون وأ ةماعلا ةينونااق راثآ وأ تاعبت يأو كلذ نع ةيلوؤسملا لماك هدحو ردصملا لمحتيو .هنع جتنت 13. Edaa shall assume no responsibility when amending any of
the General Assembly’s agenda items, or the voting method on these items based on the Issuer’s request, and the Issuer shall solely be responsible for this in full as well as for any resulting legal consequences.
14 . ةيئاضقلا ةهجلل ماكحلاو طورشلا قيبطت ءارج نم أشني عازن يأ عضخي
.ةكلمملاب ةصتخملا 14. Any dispute arising out of the application of these Terms and
Conditions shall be referred to the competent judicial authority in the Kingdom.
15 ةيدوعسلا ةيبرعلا ةكلمملا نيناواقو ةمظنل ًاقبط ماكحلاو طورشلا هذه رّسفت .
.اهل عضختو ةيراسلا 15. These Terms and Conditions shall be construed and applied in
accordance with the laws and regulations of the Kingdom of Saudi Arabia.
:ةمدخلا ميدقت تاءارجإ -ج C- Service Procedures
1 . تامدييخلا ميدييقتب عاديييإ موييقت ،"ةييماع ةيييعمج ميظنت" ةييمدخ بلط لاييح يف
:ةيلاتلا 1.1 - .نيمهاسملا ليجستو لابقتسا
1.2 - .تيوصتلا تااقاطب ةعابط
1.3 - .ةيعمجلا دقعل ينوناقلا باصنلا ضرع
1.4 - .اهزرفو تاوإصلا عمج
1.5 -
،تاوييإصلا زرييف نم ءاييهتنلا دعب ريراقتلا نم ةعومجمب ردصملا ديوزت :يلي امك 1. If Issuer request General Meeting Management service, Edaa
provides the Issuer with the following:
1-1 Shareholders registration.
1-2 Print voting cards.
1-3 Confirm qualify of quorum.
1-4 Votes counting.
1-5 Provide the Issuer with set of reports after votes counting, as follows:
) ماقر جذومن 4
(أ- Form No. (4-A
( ةماعلا ةيعمجلا ميظنت ةمدخ بلط
Request for General Meeting
Management ينورتكللا تيوصتلاو &
e-Voting Services
.روضحلا ريرقت
(تيوصتلا عاونأ ًانمضتم) روضحلا ريرقت
.ةملتسملا ريغ تااقاطبلا ريرقت
.تيوصتلا ةجيتن يلامجإ ريرقت
.تاوإصلا زرف ةعباتم ريرقت
.روضحلا بسن ريرقت
.عامتجلا دونب رضحم ريرقت
.تاوإصلا زرف جئاتن ريرقت
Attendance.
Attendance (include votes type)
Voting cards not received.
Voting result overall.
Follow-up vote counting.
Attendance percentage.
Minutes of Meeting items.
Vote counting result.
2 . عاديييإ دوزيي ،طييقف ينورتييكللا تيوييصتلا ةييمدخ ميدقت ردصملا بلط لاح يف دويينب ىلع ينورتييكللا تيوصتلا ةرتف ءاهتنا دعب ريراقتلا نم ةعومجمب ردصملا :يلي امك ،ةيعمجلا
2.1 - .مهتبسنو نيتوصملا نيمهاسملا ريرقت
2.2 - .ةيعمجلا دونب رضحم ريرقت
2.3 - .تيوصتلا ةجيتنو تاوإصلا زرف ةعباتمو تاوإصلا يلامجإ ريرقت 2. If Issuer request e-Voting service only, Edaa provides the
Issuer with set of reports after the end of the electronic voting period., as follows:
2-1. A report of the voters shareholders and their percentages.
2-2. A report of the minutes of meeting of the General Assembly’s clauses.
2-3. A report of the total votes and the follow-up of the vote counting and the voting results.
3 . ةيييلاملا قارولا ةيييكلم لجييسل ًاييقفو ردييصملا يمهاييسمل تيوييصتلا قح نوكي
.ةيعمجلا داقعنا موي قوسلا قلغإ بسح ردصملل 3. The right to vote of the Issuer’s shareholders will be
according to the Issuer’s Securities Ownership Register as at the closure of the trading session on the General Assembly day.
4 . رييشن خيرات دعب ردصملا هددحي دعوم يأ يف ينورتكللا تيوصتلا باب حتف متي نع ينورتييكللا تيوييصتلا ةييحاتإ ةرتييف ديييزت لأ ىلع عامتجلاب ةإصاخلا ةوعدلا يف ينورتييكللا تيوييصتلا باييب لاييفاقإ متيو .مايأ ةثلث نع لقت لو مايأ ةسمخ .ًارصع ةعبارلا ةعاسلا دنع ةيعمجلا داقعنا موي 4. The electronic voting period shall start at the time the
Issuer’s determines, after issuing the General Assembly’s meeting invitation, provided that the electronic voting period shall not exceed five days and shall not be less than three days. The electronic voting period shall end at the General Assembly’s day at 04:00 pm.
5 . تيوييصت يأ ليدييعت ،ينورتكللا تيوصتلا ةرتف ةياهن ىتحو ،ردصملا يمهاسمل
.ًاقباس هليجست مت ينورتكلإ 5. The Issuer’s shareholders may amend the electronic voting
that has been previously entered until the end of the electronic voting period.
6 . ضغب ةييلاكولاب ردييصملا مهاييسم هييمداق تيوييصت يأ ينورتكللا تيوصتلا يغلي
.ةلاكولاب تيوصتلا ملتسا تياقوت نع رظنلا 6. The electronic voting cancels any proxy vote submitted by
the Issuer’s shareholder, regardless of the fact that the proxy voting came after the electronic voting or vice versa.
7 . ليدييعت ةيييعمجلا هروييضح ديينع رييشابملا تيوصتلا للخ نمو ردصملا مهاسمل
.ةلاكولاب وأ ينورتكللا تيوصتلا للخ نم هميدقتب مااق يذلا تيوصتلا 7. The Issuer’s shareholder may, through direct voting, amend
the vote submitted through electronic or proxy voting.
8 . تاداهييش عاديييإ دييعب لإ ردييصملا يمهاييسمل ينورتكللا تيوصتلا ةمدخ حاتت ل
.ةيوستلاو عاديلا ماظن يف مهيدل يتلا مهسلا 8. The services of electronic voting will not be available to the
Issuer’s shareholders until after depositing their share certificates in the Depository and Settlement System.
9 . ماظن للخ نم ،هل حيتي يرس ماقرو مدختسم مساب ردصملا ديوزت عاديل زوجي هييب ةييإصاخلا ةيييلاملا قارولا ةيييكلم لجس نم هخسن ليزنتب موقي نأ ،يتلوادت لمتييشي ًاييينورتكلإ ًاييفلمو ةيييعمجلا داييقعنا موي لوادت ةسلج رخآ قلغإ يف امك دويينب ىلع ةييلاكولاب تيوييصتلاو ينورتييكللا تيوييصتلا تاييمولعم لييماك ىلع .ةيعمجلا
10 . اييهدونب ىلع تيوييصتلاو ةييماعلا ةيييعمجلل هنع بوني نم وأ مهاسملا روضح نإ هييب مايياق يذييلا مهاييسملا تيوييصت ءاييغلإ يعدتييسي تيوييصتلا ةيياقاطب للخ نم يتلوادت ماظن للخ نم ًاينورتكلإ 9. Edaa may provide a username and a password to Issuer,
allowing the Issuer, through the Tadawulaty system, to download a copy of the Securities Ownership Register as at the closure of last trading session on the General Assembly day, and to download an electronic file containing full information about the electronic voting and the proxy voting on the General Assembly’s clauses.
10. The Attendance of the shareholder or it’s agent to the General Assembly and voting on its items through the voting card requires the cancellation of the investor e-voting through Tadawulaty.
