CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC
3.1. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI
Về chứng từ kế toán, kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 133/2016/ TT – BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và hiệu quả. Công tác lưu giữ chứng từ được các cán bộ phòng kế toán thực hiện cẩn thận và hợp lý.
Về hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 133/2016/ TT – BTC được công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết cũng rất hợp lý và khoa học.
Về hệ thống sổ sách kế toán hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán. Hơn nữa công ty còn áp dụng phần mềm kế toán không những tiết kiệm thời gian, nhân lực, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán mà còn giúp cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời. Ngoài ra công ty còn sử dụng mạng Internet giúp ích rất nhiều cho kế toán cập nhật các thông tư quy định mới của Bộ tài chính và tìm hiểu về tỷ giá giao dịch liên ngân hàng một cách nhanh chóng trong việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ.
Về báo cáo kế toán: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng mẫu biểu quy định và đảm bảo tính chính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính của cơ quan chủ quản và các cơ quan quản lý tài chính. Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định đội ngũ kế toán công ty còn lập báo cáo quản trị cung cấp thông tin chi tiết hơn cho người lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ quản trị doanh nghiệp.
3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua
Hạch toán thanh toán với người bán, người mua được phòng tài chính công ty quan tâm và tổ chức hợp lý. Các kế toán được giao nhiệm vụ rõ ràng, phân cách trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt, trong đội ngũ kế toán của công ty có kế toán công nợ riêng, kế toán thanh toán riêng, kế toán kinh doanh vật liệu nổ và kế toán kinh doanh xuất nhập khẩu riêng đảm bảo việc hạch toán với người bán và người mua trong công ty được thực hiện kịp thời, chặt chẽ. Việc phân rõ nhiệm vụ cho từng kế toán viên giúp cho công việc không bị chồng chéo, không bỏ sót nghiệp vụ đồng thời khi xảy ra sai phạm sẽ quy trách nhiệm và xử lý dễ
dàng hơn.
Tài khoản kế toán sử dụng trong thanh toán với người bán, người mua được sử dụng phù hợp và đầy đủ theo đúng quy định, đảm bảo theo dõi được tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán. Các tài khoản 331, TK131 được chi tiết theo phòng kinh doanh và đối tượng khách hàng sẽ giúp cho việc theo dõi công nợ sát sao hơn việc chỉ chi tiết theo khách hàng mà không thực hiện phân nhóm khách hàng.
Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, chuyển tiền điện, thanh toán bằng L/C ... ), tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn hàng mà công ty sẽ áp dụng các phương thức thanh toán khách nhau. Thời hạn tín dụng cũng rất phong phú có thể là 15, 30, 50 hoặc 80 ngày tùy theo mức độ thân thiết của khách hàng và quy mô của đơn hàng.
Điều này sẽ giúp cho công ty có thể giữ được quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp đồng thời giúp cho công tác quản lý tài chính cũng linh hoạt hơn.
Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua được kế toán thực hiện trên các sổ chi tiết công nợ theo khách hàng và bảng đối chiếu công nợ theo phòng kinh doanh thiết kế trên phần mềm kế toán có kết cấu hợp lý, đảm bảo quản lý hiệu quả tình hình thanh toán với người bán, người mua. Kế toán dựa vào thông tin trên sổ chi tiết để lập Biên bản đối chiếu công nợ giúp theo dõi tình hình thanh toán và nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ cho công ty, thực hiện thu hồi nợ một cách có hiệu quả.
Các khoản phải thu và phải trả không chỉ được thể hiện trờn cỏc báo cáo tài chính mà cả báo cáo quản trị chi tiết theo đối tượng nợ, thời hạn nợ, số lượng nợ và khả năng thu hồi nợ. Các báo cáo này được kế toán lập theo yêu cầu của lãnh đạo công ty phục vụ cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.
3.1.2. Hạn chế
Về cơ bản thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty sản xuất thương mại nội thất trường học và văn phòng Anh Đức là đúng theo chế độ kế toán hiện
hành tuy nhiên cũng không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục.
Thứ nhất, phần mềm kế toán hiện nay mà công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật thông tin kế toán chưa được chú ý. Các kế toán viên trong công ty có thể vào tất cả các phần hành kế toán không chỉ phần hành mà mình phụ trách mà cả các phần hành kế toán khác. Khi đó nếu có người nào cố ý làm sai lệch số liệu kế toán hoặc cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng thì việc quy cách trách nhiệm là rất khó khăn đồng thời việc này sẽ ảnh hưởng rất xấu đến tình hình tài chính của công ty.
Thứ hai, thu hồi nợ phải thu và trả nợ người bán là hai chỉ tiêu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nguồn thu từ khách hàng chính là nguồn để trả nợ người bán và trang trải các hoạt động trong công ty đồng thời có thu được tiền bán hàng thì công ty mới có vốn để bắt đầu một chu trình sản xuất kinh doanh mới. Công ty sản xuất thương mại nội thất trường học và văn phòng Anh Đức có doanh thu rất lớn trong đó có đến gần 70% là thanh toán sau nhưng chiết khấu thanh toán lại không được sử dụng. Chiết khấu thanh toán chính là một lợi ích mà khách hàng không thể bỏ qua khi xác định thời điểm trả nợ. Do vậy đây chính là một trong những công cụ đắc lực trong việc xúc tiến thu hồi nợ.
Thứ ba, khi phát sinh một nghiệp vụ thanh toán với người mua hoặc người bán nước ngoài thì kế toán sẽ phải lên đồng thời cả sổ chi tiết công nợ theo dõi công nợ bằng cả nguyên tệ và ngoại tệ. Hai sổ này có mẫu giống nhau như vậy việc lập một lúc hai sổ sẽ mất thời gian và công sức hơn so với việc gộp hai sổ này vào một sổ theo dõi đồng thời cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ. Hơn nữa sổ chi tiết công nợ bằng nguyên tệ chủ yếu được sử dụng để kế toán lên báo cáo tài chính còn việc theo dõi thanh toán lại phải dựa trên sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ do thực chất thì nghiệp vụ phát sinh là ngoại tệ chứ không phải VNĐ.
Kế toán nên sử dụng một sổ chi tiết như vậy sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn.
Thứ tư, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong công ty ngày càng nhiều như vậy việc áp dụng tỷ giá thực tế trong quy đổi ngoại tệ do vậy mất
nhiều thời gian và công sức vì kế toán phải liên tục tìm hiểu tỷ giá giao dịch mỗi khi nghiệp vụ phát sinh do đó việc hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái cũng phức tạp hơn.
Thứ năm, hiện nay công ty vẫn áp dụng thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản dưới 50 triệu. Việc duy trì các khoản thanh toán bằng tiền mặt với người mua và người bán sẽ làm cho lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty lớn, dễ xảy ra gian lận, mất mát, giảm hiệu quả sử dụng vốn.
3.2.MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI