WAAROM 'N ELEK TR O N IESE BEREKENAAR V IR 'N BANK? *
Inleiding.
E lke o ndern em ing w at sy so ut w erd is en sy me- dedingingsverm oë wil h an d h a af of v e rb e te r m oet hom self op hoogte stel van die ontw ikkelings w at d a a r op sy te rre in plaasvind.
By ’n b an k neem die a d m in istrasie 'n b eso n d e r be- lan grik e plek in. Die bo ekhouding is by ’n ban k m oontlik b elan g rik er as by ’n in d u striële of handelsondernem ing.
’n B ank is ’n arb eid sin ten siew e bedryf, d it wil sê die g ro o tste gedeelte van die w e rk w o rd d e u r m ense gedoen en slegs ’n b etre k lik e klein gedeelte kan d e u r m asjiene oorgeneem w ord. As u die w ins-en-verliesrekening van ’n b an k sou ontleed, sou u to t die gevolgtrekking kom dat ongeveer 60%—70% van al die onk o ste die b etalin g van lone, salarisse, pensioenbydrae, ensovoorts verteenw oor- dig, alles koste w a t reg streek s in v erb an d staan m et die personeel.
B ow endien toon die p erso n eelk o ste ’n stygende nei- ging. Die salarispeil is vandag h o ër as w at d it 10— 15 ja a r teru g w as, om m a a r nie te p ra a t van 25 of 30 ja a r gelede nie, en d it w o rd as goeie beleid besk ou om die salarispeil so hoog m oontlik te h an d h aaf. M aar d it is alleen m o o n t
lik om hoë salarisse te b etaal as ons d a a rin slaag om personeellede, w at kw aliteit b etre f, hoog en w at kw anti- te it b etref, laag te hou, d e u r ’n geson der organisasie, stro om belynin g van die w erk, goeie opleiding en w a ar ook al m oontlik: m eganisasie en outom a tiserin g van die arbeid. V ir ’n b an k is d it van lew ensbelang om op hoogte te bly van die o ntw ikkeling op die gebied van kantoor- m asjiene, om op h ierdie m an ier die hoogste ekonom iese peil te p ro b e e r bereik.
* T o esp raak gclew er by die A utom atiesc - se m in a a r te Potchef- stro o m .
E lektro n iese berekenaar.
Ons h et g edurende die afgelope ja re baie gehoor en gelees van ,.au to m atio n ”, o uto m atiserin g van die w erk.
W at betek en h ierd ie ou tom atisering van die w erk? O uto
m atiserin g is m eer as net m eganisering. O nder megani- sering kan v ersta an w ord: die oornam e d eu r 'n m asjien van tak e w at voorheen d eu r 'n m ens gedoen is. By mega- nisasie w ord die handelinge o nderverdeel in die eenvou- digste bew egings, w at dan d eu r ’n m asjien verrig kan w ord.
Op k an to re is telm asjiene en bo ekh ou m asjien e voor- beelde van m eganisering. Dit is m o on tlik d at ’n m asjien
— d e u r ’n bepaalde m eganism e — bed rae optel of aftrek.
Die m asjien kan uitgebou w ord, so d at d it bed rae in ver- skillende kolom m e kan optel, van m ek aar aftrek , of sald o ’s bepaal.
M aar ou to m atiserin g is in beginsel verskillend van m eganisering, o m d at d it volgens 'n a n d e r p rin siep w erk.
By m eganisering m aak die o p e ra te u r by elke handeling die vereiste beslissing, byvoorbeeld hy slaan die bed rag a a n w at opgetel m oet w ord, hy voer die k a a rt in die m asjien w aarop 'n bedrag geboek m oet w ord, hy d ru k ’n knoppie as die eindsaldo verlang w ord, ens.
By o u to m atiserin g eg ter w ord vantevore 'n p ro g ram opgestel van elke stap w at gedoen m oet w ord. By die uitvo erin g van die handeling w ord die p ro g ram die uit- voerder, hy neem alle beslissings, die m enslike elem ent is d erhalw e uitgeskakel.
By outo m atiserin g w ord ’n m asjien beh eer d e u r ’n s en tra le re k e n a a r w at wel die „giant b ra in ”, die „hersen- re u s ” genoem w ord. M oontlik is d it b e te r om te p ra a t van die „reu seslaaf”. Aan hierdie „reu s” w o rd d e u r 'n vooraf opgestelde p ro g ram g eïn stru ee r w at hy m oet doen in bepaalde om standighede.
As nou byvoorbeeld 10,000 tjek s ingeskryf m oet w ord op 10,000 verskillende rekenings, w ord aan die m asjien via ’n k o denom m er m eegedeel w a tte r p ro g ram d it m oet u itvoer, naam lik die pro g ram vir die in skryf van tjeks.
Die p ro g ram bevat al die handelinge to t in die kleinste
b eso n d erh ed e en die m asjien w eet p resies w a t om te doen. Dit lees die vorige saldo, boek die tje k op die regte rekening, b epaal die nuw e saldo, stel vas of die saldo van die rekening voldoende is om die tje k te dek, ens., ens. E k gee die voorbeeld m a a r baie eenvoudig, om u
’n in d ru k te gee van w at o u to m atiserin g beteken. Die m enslike elem ent w o rd op h ierd ie m an ier uitgeskakel by die w erk lik e inskryw ing van die tjeks.
Ons sal v ersta an d at o u to m atise rin g van g root voor- deel k an w ees as d a a r 'n gro o t a a n ta l gelyksoortige han- delinge gedoen m oet w ord. Dit b etek en d a t die w erk teen 'n hoë snelheid verrig w o rd en m et 'n groot m ate van noukeurigheid. By ’n b an k is d a a r ’n law ine van p ap ier w at daagliks verw erk m oet w ord, om die ad m in istrasie van die rekenings op d atu m te hou, om ren teb erek en in g s te m aak, om die b e s tu u rd e rs van die nodige gegewens te voorsien w at hulle in s ta a t stel om die nodige beslissings te neem , om a fsk rifte en oorsigte te m aak, ens., ens.
Toe d a a r d an ook, vern aam lik u it A m erika, berig te gekom h et d a t so ’n m asjien o n tw erp is en g eb ru ik w ord w a t geleer kan w ord om al die ad m in istratiew e handelin- ge te doen w a t elke dag d uisend e en tien d u isen d e k ere h erh aal w ord, h et d it ons soos m usiek in die o re geklink.
Die geskiedenis van die elek tro n iese b e re k e n a a r is nog baie jonk. In die gew one sakew êreld is d it nog m a a r enkele ja re in gebruik. O ngeveer 1955/56 is in A m erika begin m et die in skak eling van elek troniese re k en aa rs in banke, en u ite ra a rd is die ee rste ja re g eken m erk d eu r
„tand em oeilik hede", v erk eerd e toepassings, en dies m eer.
Die m asjien m aatsk ap p y leer n ou nog elke dag en die g eb ru ik e rs leer ook nog. M aar die ra p p o rte en beskry- w ings van die ervarings en m o ontlik hed e van die m asjien w as b eso n d e r gunstig. In al ons eenvoud h et ons to t die ko nklusie gekom , d at die beginsel w a aro p die elek troniese b e re k e n a a r gebaseer is, gesond is; d a t d it d u s nie so n d er m eer verbygegaan m ag w o rd nie; d a t d it m ag betek en 'n en o rm e v erb eterin g en vereenvoudiging op a d m in istra tie we gebied, m et al die gunstige gevolge daarvan .
K an ’n elektroniese berekenaar geb ruik w ord vir bank- adm inistrasie?
Die p ra k ty k in an d e r lande h et aang etoon d a t die b an k a d m in istrasie in d erd a ad in ’n gro o t m ate d e u r ’n elektron iese b e rek en a ar gedoen kan w ord. D aar w as dus geen red e om aan te neem d at d it in Suid-Afrika nie ge
doen sou kon w o rd nie. Ons eie onderso ek h et hierdie opvattin g bevestig. Ons het to t die gevolgtrekking gekom d a t 'n elek tro niese b erekenaar, as gevolg van die b eson der hoë snelheid w aarm ee dit w erk en sy sp aark ap a siteit, nie n et in sta a t sou wees om die huidige hoeveelheid w erk te h a n te e r nie, m a a r ook te voorsien in toekom stige uit- breiding van w erksaam hede, son d er om ’n aansienlike verhoging van koste aan personeel en m asjiene te ver- oorsaak.
V erder h et ons to t die gevolgtrekking gekom d a t ’n elektron iese b e rek en a ar ons w aarskynlik in sta a t sou stel om b e te r dienste aan ons kliënte te lew er, byvoorbeeld d e u rd a t ons b a n k sta te op enige gew enste ty d stip k an af- stu u r. B inne die m u re van die b an k is d a a r die voordeel d a t die B e stu u rd ers enige inform asie w at hulle m ag verlang op ’n v ro eër tydstip kan ontvang. Op die oom blik w ord die tran sa k sie s van ’n bepaalde dag grotendeels gedurende die volgende m ore gepos en w o rd die re su lta a t eers om 10 u u r of 11 u u r b eskik baar.
N a die installerin g van ’n elektron iese b e re k e n a a r sou d it m oo ntlik wees om d it om 8 u u r in die m ore gereed te hê. ’n V erdere voordeel is ook d at periodieke e k s tra w erksaam h ede soos renteberekenings, boekfooie-bereke- ning, en dies m eer, w at norm aalw eg dikw els o o rty d ver- oorsaak, so n d er besondere m oeite gedoen kan w ord. Ook op die vlo erru im te w at d eu r personeel en m asjien e in beslag geneem w ord sal besuinig w ord.
V ir diegene w at belang stel in b an k a d m in istrasie w ord k o rtlik s verduidelik hoe die huidige sisteem w erk, en hoe d it geouto m atiseer kan w ord. Die boekhouding van die lopende rekenings kan in 2 afdelings verdeel w ord. Die eerste noem ons die „w aste of die „proef- bo ek ”. D aarby w ord al die tra n sa k sie s p e r so o rt opgestel:
alle k o n tan ttran sa k sie s, alle v errek en in g stran sak sies, alle tran sa k sie s m et die hoof kan toor, a n d e r k an to re ens., om daagliks te sien of alles b alan seer en om die vereffenings m et an d e r b an k e te kan m aak. Dit kom dus ooreen m et
’n daaglikse jo ern aal. D aarna w ord alle d ep o sito ’s, tjek s, oorboekings gepos op die rekenings van kliënte. As ’n elek tro n iese b e re k e n a a r gebruik sou w ord is d it m oontlik om die „pro efb o ek m asjien e”, w at dus die daaglikse jo e r
naal m aak, as ’n new ep roduk ’n p on sb an d te laat produ- seer w aaro p die n o m m ers van die rekenings en die bed rae verm eld w ord. Die p o n sb an d dien d an as voerm edium vir die elek tro niese b e re k e n a a r en as die p roefboek b alan seer is die g ro o tste gedeelte van die taak afgehandel. Dit is vir ons sisteem d us nie nodig om van al die tran sa k sie s p o n sk a a rte te m aak nie.
S o dra die pon sb an d , w at as ’n n ew epro du k in die n orm ale gang van sake g ep ro d u seer is, in die elek tron iese b e re k e n a a r gevoer w ord, sorg h ierdie m asjien vir die nodige boekings op die lopende rekenings, die grootboek, die reken in gs van k o rresp o n d en te ens. Ons h et b erek en d a t die elek tro n iese b e re k e n a a r die w erk van m eer as 30 boekhou-m asjiene in enkele u re kan doen. D ieselfde geld van ons w isselstelsel. H ier sou m ens ook gro o t b esp arin gs kan m aak.
M a a r . . .
Is d it ’n lonende ondernem ing?
In ’n digbevolkte, hoogsontw ikkelde land soos by- voorbeeld A m erika is die aa n tal b a n k tra n sa k sie s geweldig groot. ’n M asjien w at in ’n k o rt tydsb estek 'n gro o t aan tal tran sa k sie s verw erk , kan n et lonend w ees as die o n d e r
nem ing w at d it wil g eb ru ik elke dag ’n groot a a n ta l boek- h o u p o ste m oet h a n te e r. Die vraag w as daaro m : h et ons die om set, of an d e rs gesê: Is ons gro o t genoeg?
Ons h et vir o nsself ’n grens g etrek en gesê:
Die a d m in istra sie van die lopende rekenings en wis- sels in die Jo h an n e sb u rg se gebied m oet voldoende wees om die aankoop van so ’n elek tro n iese b e re k e n a a r te reg- verdig. As die om set nie voldoende is nie, d an vergeet ons
daarvan. As die om set wel voldoende is, dan sal ons daar- oor gaan dink. Dan kan ons later nog verdere besparings m aak deur ander adm inistratiew e onderdele ook op die m asjien te bring, soos die adm inistrasie van die hoof- kantoor, effekte, transaksies in vreemde valuta, spaarre- kenings, deposito’s, salarisse, statistieke ens., deur die ge- bied uit te brei om takke buite Johannesburg in te sluit, deur sentralisasie van die adm inistrasie van takke in an
der dele van die Republiek, en so meer. Dan behoort die m asjien seker lonend te wees. Ons het dus ’n ondersoek ingestel na die aantal inskrywings w at op lopende reke- nings gemaak word in die Johannesburgse gebied m et alles w at daaraan verbonde is soos renteberekenings, af- skrifte en dies meer. Verder het ons die wisselafdeling sorgvuldig geanaliseer. Daarna het ons ’n kosteberekening opgestel, onderverdeel in allerlei hoofde soos:
Salarisse
Kantoorbehoeftes M asjienkoste
K antoorruim te e.d.m.
Aan die ander kant het ons ’n kosteberekening ge
m aak van so ’n elektroniese berekenaar m et dieselfde soort onderverdeling:
Masjienkoste Salariskoste
Koste van program mering Kantoorbehoeftes
K antoorruim te e.d.m.
U sal verstaan dat die m asjienm aatskappye, aan wie ons ons statistiese gegewens oor die bestaande toestand gegee het, ons dapper gehelp het by ons berekenings.
W aarskynlik was die hulp nie altyd net uit altruïstiese oorwegings nie.
Na lang en sorgvuldige berekenings het ons tot die gevolgtrekking gekom: Dit is ’n lonende onderneming!
Dit is 'n lonende onderneming al sou ons net lopende rekenings en wissels van die Johannesburgse gebied op die elektroniese berekenaar verwerk. Dus: dit m oet nog m eer lonend wees as ons ander transaksies ook op die
m asjien bring, as ons die stygende tend ens van salarisse in gedagte hou, as ons rekening hou m et die feit d a t die elek tro n iese b e re k e n a a r nog ’n groot s p a a rk a p a site it het.
Vrae om te beantw oord.
Toe ons op h ierd ie stad iu m gekom het, w as ons eg ter nog nie sover om te sê: Nou koop ons so ’n elek
tro n iese b e re k e n a a r nie.
Ons het onsself ’n a a n ta l vrae gestel. Die ee rste vraag was: Is d it v erstan d ig om nou te koop? M oet ons nie liew er wag to td a t ’n kleiner en goedkoper m asjien aan- gebied w o rd nie?
N ou kan geen m ens so ’n vraag v erstan d ig b e a n t
w o o rd nie of jy m oet in s ta a t wees om in die toekom s te lees. E n ons is h elaas nie sulke p ro fete nie. M aar ons h e t v ir onsself gesê: Dit is ’n nuw e terrein . Dit m ag m o ontlik wees d at d a a r o o r 2 ja a r of o o r 5 ja a r kleiner of g o edk op er m asjien e b esk ik b aa r sal wees. M aar w aar- skynlik m oet o o r 2 ja a r of 5 ja a r, as dieselfde vraag w eer gestel sou w ord, dieselfde a n tw o o rd ook dan gegee w ord.
As ons dan w eer wag m et die b eslu it is ons 4 to t 10 ja a r agter, terw yl as ons nou koop, ons dan al vir 4 to t 10 j a a r b esp arin g s gehad het en ’n gro o t ervarin g op die gebied opgedoen het, en die re k e n a a r teen die tyd horn- self w aarsk y n lik al a m p e r a fb etaal het.
’n A nder vraag w at ons gestel h et is: M oet ons nie liew er ’n re k e n a a r h u u r as om d it te koop nie? N ou is d it ’n kw essie van rek en k u n d e. Jy k ap italiseer die jaar- likse h u u r teen ’n b epaalde p ersen tasie, sê 5%, vir ’n b e
p aald e a a n ta l ja re , sê 7 ja a r of 10 ja a r, en vergelyk dan die u itk o m s m et die koopprys. Ons h et d it gedoen. Wei, ek k an u geen syfers gee nie, m a a r wel kan ek u sê, d at van ban k e som s gesê w ord d a t hu lle d u u r is m et hulle ren te, m a a r ons h et to t die gevolgtrekking gekom as re s u lta a t van ons b ereken in gs d a t ons baie g oedkoper is as a n d e r instellings. Om te h u u r w as u it die kwessie, ons k an d it self m eer voordelig finansier.
’n A nder v raag w at ons onsself afgevra h et w as: K an ons nie tyd h u u r by ’n sogenaam de „Service b u re a u ” nie?
Ons het dit ondersoek en tot die gevolgtrekking gekom dat dit vergelykenderwys vir ons baie duur sou uitkom.
Bowendien sou ons dan die bykomende besparings ver- loor, w ant jy huur per uur en elke nuwe taak of uit- breiding van die gebied beteken dat m eer tyd benodig word en m eer huur betaal moet word. Bowendien het ons nie gehou van die gedagte dat ons die m asjien nie in eie beheer sou hê nie.
’n Baie belangrike vraag wat ons onsself gestel het is: Hoe sal die gebruik van 'n elektroniese berekenaar ons verhouding tot ons kliënte affekteer? Nou interesseer dit die deursneekliënt m aar baie min op w atter m asjien sy rekening geboek word, solank dit korrek en netjies geskied.
Vanselfsprekend het ons voorop gestel: die elektro
niese berekenaar mag onder geen omstandighede die verhouding tussen die bank en sy kliënte benadeel nie.
Ons was bevrees, dat as ons vir ’n kliënt sou sê: Tot nou toe was u vir ons Jan van der Merwe, m aar van m ore af is u vir ons nom m er 7835796, dat m eneer Van der Merwe sou sê: Tot nou toe was julle my bankiers, m aar van more af is julle dit nie m eer nie.
Maar dit is m aar ’n kwessie van hoe jy dit voorstel.
Die m asjien is nie die bank nie. Inteendeel, dit is slegs ’n hulpmiddel tot beter diens. Ons het tot die konklusie ge
kom, dat die gebruik van ’n elektroniese berekenaar diensbaar kan wees vir ’n beter verhouding tussen bank en kliënt. As die adm inistrasie m inder hoofbrekens en werk vereis, is m eer tyd beskikbaar vir belangriker werk.
Dan is m eer tyd beskikbaar om aandag te gee aan die belange van kliënte.
In hierdie houding wil ons ons kliënte benader en vra ons hulle vir hulle medewerking, byvoorbeeld deur op die tjeks, depositostrokies en ander dokum ente hulle naam en nom mer te vermeld. Maar die kliënt bly vir ons
’n lewende persoon, die diens bly ’n persoonlike diens en die verhouding bly een van mens tot mens.
Ons het in Johannesburg begin m et die „verpersoon- 617
lik ing ” van tjek s. Dit wil sê v o ordat ons ’n tjek b o ek aan
’n kliën t u itreik , d ru k ons daaro p sy naam en sy nom m er.
Dit is verblydende om te kan sê, d at die reak sie van die kliënte baie bem oedigend w as. H ulle stel d it op prys om so ’n tjek b o ek te hê. Som m ige vind selfs d at d it statu s gee om 'n „v erp erso o n lik te” tjek b o ek by jo u te dra.
As ’n v oorw aarde is ook gestel, d a t die dien ste aan kliënte as gevolg van die geb ru ik van ’n elek tro n iese be
re k e n a a r in geen enkele opsig m in d er m ag wees as d ien s
te w at op die oom blik gelew er w ord nie. Dit b etek en by- voorbeeld d a t op elke k an to o r al die gegewens aanw esig m oet wees soos d it to t nou toe die geval was. Die kliënt kan m a a r gerus die saldo van sy reken ing vra, of sy bank- staat, of enige vraag stel w at hy o n d e r die teensw oordige o m stan dighede ook k an stel.
Ons h e t nog o o r die hele v ra ag stu k nagedink en uit- eindelik gesê: Ons waag die sprong!
Ons koop 'n elek tro n iese b erek en aar.
Ons is o ortuig: d it sal b ean tw o ord, en ons is oor- tuig: d it sal lonend w ees.
Die v o orbereiding is m oeisaam .
Die uitvoerin g sal m oeilike p roblem e stel. M aar ons sal hulle oorkom . Ons glo d a t ons in s ta a t sal wees om b e te r d ien ste aan die pu b liek te lew er, terw yl ons koste o o r ’n lang term y n gesien nie sal styg d e u r die aankoop van 'n elek tro n iese b e re k e n a a r nie. Ons hoop die teen- oorgestelde sal die geval wees.
Die kom s van ’n elek tro n iese b e re k e n a a r is ’n histo- riese o ntw ikkeling w at nie teengehou k an w o rd nie. Dit m oet kom . Ook in Suid-Afrika, en d it help nie om die uitdag ing w a t d it inhou te wil ontw yk nie.
In die loop van die dag is d a a r ’n reg streek se tele- fo onverbinding tu ssen die ad m in istratiew e k a n to o r w a ar die b e re k e n a a r gehuisves is en die a n d e r kan to re. Die b e re k e n a a r sal hê, w a t die tegnici noem : ,.R andom Access”
Dit wil sê: op enige oom blik k an hy enige vraag b e a n t
w o o rd b etre ffe n d e ’n rekening of ’n w issel w aarv an die b eso n d e rh ed e in sy „geheue” b ew aar w ord.
W at hoop ons om te bereik m et die aankoop van ’n elektroniese berekenaar?
Ons hoop dat dit aan ons sal verskaf:
1. ’n Geleentheid om aan die steeds hoëre eise van 'n uitbreidende Suid-Afrikaanse ekonomie te kan voldoen.
2. 'n Geleentheid om nouer bande met die huidige kliënte te kry — en om nuwe kliënte aan te trek
— deur sneller en beter diens te lewer.
3. 'n Geleentheid om koste te bespaar in 'n tyd waar- in kostebesparing van die grootste betekenis is.
Maar al is ons die ene entoesiasm e oor w at ons sal bereik m et ’n elektroniese berekenaar, is ons prakties genoeg om te besef dat dit die menslike brein nog nie kan vervang nie. Dit sal ons egter in staat stel om ons almal se verstand beter te gebruik ten voordele nie alleen van die instelling wat ons dien nie, m aar veral van sy steeds toenemende vriendekring.
J. E. Triegaardt.
(Assistent-Hoofbestuurder van die Nederlandse Bank van Suid-Afrika).
Johannesburg.
