ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
E. Analisis Keputusan (Decision Analysis)
4.8 Use Case Model Diagram Sistem Usulan .1Class and Event Analysis
4.8.6 Actor Specification
Tabel 4.16 Actor Specification Administrator Administrator
Goal : Seorang yang memiliki account dengan hak akses yang mendapatkan sebuah keistimewaaan untuk mengelola sebuah sistem. Administrator memiliki kekuasaan untuk melakukan perubahan apapun didalam sebuah sistem.
Characteristics: sebuah sistem memiliki banyak pengguna dengan masing-masing memiliki account user tersendiri tetapi memiliki perbedaan dalam hal hak akses dan keistimewaan lainnya.
Examples : Seorang administrator ingin meng-update sebuah data dari seorang karyawan, yang dilakukan oleh seorang administrator adalah dengan mencari data karyawan yang dimaksud kemudian dengan actions yang ada, seorang
administrator berhak melakukan semua perubahannya.
Tabel 4.17 Actor Spesification Employee Employee
Goal : Seorang yang bekerja di perusahaan yang terdaftar sebagai karyawan tetap, kontrak maupun karyawan part timer ataupun outsourcing. Dalam penggunaan sistem ini seorang karyawan memiliki hak akses untuk merubah semua data yang berhubungan dengan data karyawan tersebut.
Characteristics: Sebuah sistem memiliki banyak pengguna dengan masing-masing memiliki account user tersendiri tetapi memiliki perbedaan dalam hal hak akses dan keistimewaan lainnya.
Examples: Seorang employee ingin melakukan input data mengenai riset atau penelitian yang dilakukan, seorang employee memiliki hak penuh atas akses untuk meng-input data hasil riset yang terdapat dalam sistem.
Tabel 4.18 Actor Specification General Manager/Board of Direction General Manager / Board of Direction
Goal : Seseorang yang bertugas sebagai pengendali kegiatan di sebuah perusahaan dan sebagai pihak manajemen yang mengatur kinerja dari sebuah perusahaan dari segi finansial dan strategis perusahaan. Dalam penggunaan sistem ini seorang General Manager ataupun seorang BOD memiliki hak akses khusus berupa username dan password tersendiri yang berguna sebagai akses untuk mengendalikan sistem.
Characteristic : dalam penggunaan sistem, actor memiliki hak akses yang berbeda dibanding dengan hak akses untuk admin dan employee, dengan memiliki keistimewaan berupa pengendali dalam sebuah sistem.
Examples : seorang General Manager atau BOD ingin mengetahui tingkat keaktifan karyawan dalam menggunakan sistem ini, maka akan bisa diakses melalui report-report yang telah disediakan dan map mengenai pengetahuan yang dimiliki seorang karyawan, sehingga akan menghasilkan sebuah pandangan mengenai diri karyawan seutuhnya.
4.8.7 Use Case Diagram
Gambar 4.27 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
Pada Gambar 4.27 menunjukan Actor yang terlibat di dalam use case
diagram perancangan sistem adalah Karyawan, BOD/GM dan Administrator.
Pada use case diagram tersebut, terdapat dua belas use case, diantaranya terdapat dua use case pada package update file master yaitu update data karyawan dan
update user account. Pada package manajemen knowledge terdapat use case
diagram. Pada package cetak laporan terdapat tiga use case yaitu cetak dokumen
riset, cetak dokumen work knowledge, cetak laporan kasus. Selanjutnya akan dibahas lebih detil mengenai use case diagram sistem usulan tersebut dan dibagi berdasarkan actor yang terlibat di sistem usulan.
Gambar 4.28 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Actor Karyawan
Pada Gambar 4.28, karyawan sebagai actor melakukan dua aktivitas (use
case) pada update file master yaitu update data karyawan dan update user account.
Pada use case update data karyawan, menampilkan form yang berisi data-data . Atribut-atribut yang berada di dalam form update data karyawan yaitu nik
karyawan, nama karyawan, alamat, telepon, email dsb. Pada form tersebut, karyawan dapat mengakses data-data karyawan, mengedit dan menghapus data karyawan, untuk menambah data hanya bisa dilakukan oleh admin. Pada use case
update user account, menampilkan form yang berisi data-user account.
Atribut-atribut yang berada di dalam form update user account yaitu Password lama dan
password baru. Pada form tersebut, karyawan dapat mengakses data-user account,
dan mengedit user account.
Aktivitas lain actor karyawan terjadi pada use case diagram manajemen
knowledge. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, karyawan melakukan
aktivitas (use case) manajemen knowledge yang terdiri dari entry file knowledge yaitu entry kasus, entry knowledge dokumen, entry berita, entry forum dan entry
message. Pada entry kasus, form ditujukan untuk membuat/mencetak laporan
kasus. Form tersebut berisi data-data kasus yang terjadi dalam pekerjaan sehari-hari. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry kasus yaitu id kasus, status kasus, judul kasus, karyawan yang terlibat, fokus kasus dan sebagainya. Pada
form tersebut, karyawan dapat mengakses data kasus, memasukan kasus baru
yang terjadi, melakukan sharing untuk menemukan solusi dan mencetak laporan kasus.
Pada entry knowledge dokumen, form ditujukan untuk membuat/mencetak
knowledge dokumen. Form tersebut berisi knowledge yang ada di perusahaan
berupa knowledge hasil riset, knowledge yang berasal dari dokumen-dokumen, dan dokumen mengenai knowledge sehari-hari atau work knowledge. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry knowledge dokumen yaitu no.knowledge dokumen, tanggal knowledge dokumen, judul dokumen, hasil riset dan sebagainya.
Pada form tersebut karyawan dapat mengakses data-data knowledge dokumen, membatalkan knowledge dokumen dan mencetak knowledge dokumen dengan memanggil dan mencari data tersebut terlebih dahulu untuk menampilkan data dokumen yang diinginkan. Knowledge dokumen yang sudah dicetak akan digunakan user untuk keperluannya sendiri.
Pada entry berita, form ditujukan untuk membuat/mencetak berita. Form tersebut berisi berita yang telah di entry. Atribut-atribut yang berada di dalam
form entry berita yaitu nomor berita, tanggal berita dan judul berita, Pada form
tersebut karyawan dapat mengakses data-data berita, membuat berita, dan menyimpan berita.
Pada entry forum, form ditujukan untuk membuat sebuah topik di forum diskusi. Form tersebut berisi topik-topik knowledge yang berisi mengenai hal-hal yang perlu disikusikan dengan user lain sehingga menghasilkan sebuah informasi berupa knowledge dan dimanfaatkan oleh user. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry forum yaitu id topik, isi topik, nama pembuat topik dan tanggal topik. Pada form tersebut karyawan dapat mengakses dan membuat topik share di forum diskusi, membatalkan topik yang telah dibuat oleh user tersebut, dan mendiskusikannya kepada user lain dengan me-reply isi topik. Topik di forum diskusi yang sudah mendapatkan sebuah knowledge bisa di closed oleh admin.
Pada entry message, form ini ditujukan untuk membuat sebuah message atau pesan yang dikirimkan oleh user yang memiliki account user kepada user lainnya yang terlibat di sistem ini. Atribut-atribut yang berada di form ini antara lain Id pesan, pengirim pesan, penerima pesan dan isi pesan serta tangga pesan. Pada form tersebut karyawan bisa mengirim dan menerima pesan, menghapus
pesan dan membalas pesan tersebut. Balasan pesan akan di tujukan kepada user lain yang mengirim.
Aktivitas lain actor karyawan terjadi pada use case diagram cetak laporan. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, karyawan melakukan tiga aktivitas (use case) pada cetak laporan yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen
knowledge dan cetak laporan kasus. Semua form pada masing-masing use case
ditujukan untuk membuat/mencetak laporan-laporan dari seluruh kegiatan pendokumentasian knowledge tertentu. Form-form tersebut berisi judul dokumen apa saja yang diinginkan untuk membuat laporan dari masing-masing form. Karyawan dapat mencetak laporan cetak dokumen riset, cetak dokumen knowledge dan cetak laporan kasus (pada masing-masing form) dengan menentukan judul dokumen yang diinginkan terlebih dahulu kemudian diakhiri dengan menekan tombol print dan laporan akan tercetak. Laporan-laporan yang telah dicetak dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
Gambar 4.29 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Actor GM/BOD
Gambar 4.29 menjelaskan, BOD/GM sebagai actor melakukan dua aktivitas (use case) pada update file master yaitu update data karyawan dan
update user account. Pada use case update data karyawan, menampilkan form
yang berisi data-data . Atribut-atribut yang berada di dalam form update data karyawan yaitu nik karyawan, nama karyawan, alamat, telepon, email dsb. Pada
form tersebut, BOD/GM dapat mengakses data-data karyawan, mengedit data
sesuai id karyawan tersebut dan menghapus data karyawan, untuk menambah data hanya bisa dilakukan oleh admin. Pada use case update user account,
menampilkan form yang berisi data-user account. Atribut-atribut yang berada di dalam form update user account yaitu Password lama dan password baru. Pada
form tersebut, BOD/GM dapat mengakses data-user account, dan mengedit user account.
Aktivitas lain actor BOD/GM terjadi pada use case diagram manajemen
knowledge. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, sama halnya denga actor karyawan, BOD/GM melakukan aktivitas (use case) manajemen knowledge
yaitu entry kasus, entry knowledge dokumen, entry berita, entry forum dan entry
message. Pada entry kasus, form ditujukan untuk membuat/mencetak laporan
kasus. Form tersebut berisi data-data kasus yang terjadi dalam pekerjaan sehari-hari. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry kasus yaitu id kasus, status kasus, judul kasus, karyawan yang terlibat, fokus kasus dan sebagainya. Pada
form tersebut, karyawan dapat mengakses data kasus, memasukan kasus baru
yang terjadi, melakukan sharing untuk menemukan solusi dan mencetak laporan kasus.
Pada entry knowledge dokumen, form ditujukan untuk membuat/mencetak
knowledge dokumen. Form tersebut berisi knowledge yang ada di perusahaan
berupa knowledge hasil riset, knowledge yang berasal dari dokumen-dokumen, dan dokumen mengenai knowledge sehari-hari atau work knowledge. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry knowledge dokumen yaitu no. knowledge dokumen, tanggal knowledge dokumen, judul dokumen, hasil riset dan sebagainya. Pada form tersebut karyawan dapat mengakses data-data knowledge dokumen, membatalkan knowledge dokumen dan mencetak knowledge dokumen dengan memanggil dan mencari data tersebut terlebih dahulu untuk menampilkan data
dokumen yang diinginkan. Knowledge dokumen yang sudah dicetak akan digunakan user untuk keperluannya sendiri.
Pada entry berita, form ditujukan untuk membuat/mencetak berita. Form tersebut berisi berita yang telah di entry. Atribut-atribut yang berada di dalam
form entry berita yaitu nomor berita, tanggal berita dan judul berita, Pada form
tersebut BOD/GM dapat mengakses data-data berita, membuat berita, dan menyimpan berita.
Pada entry forum, form ditujukan untuk membuat sebuah topik di forum diskusi. Form tersebut berisi topik-topik knowledge yang berisi mengenai hal-hal yang perlu disikusikan dengan user lain sehingga menghasilkan sebuah informasi berupa knowledge dan dimanfaatkan oleh user. Atribut-atribut yang berada di dalam form entry forum yaitu id topik, isi topik, nama pembuat topik dan tanggal topik. Pada form tersebut BOD/GM dapat mengakses dan membuat topik share di forum diskusi, membatalkan topik yang telah dibuat oleh user tersebut, dan mendiskusikannya kepada user lain dengan me-reply isi topik. Topik di forum diskusi yang sudah mendapatkan sebuah knowledge bisa di closed oleh admin.
Pada entry message, form ini ditujukan untuk membuat sebuah message atau pesan yang dikirimkan oleh user yang memiliki account user kepada user lainnya yang terlibat di sistem ini. Atribut-atribut yang berada di form ini antara lain Id pesan, pengirim pesan, penerima pesan dan isi pesan serta tangga pesan. Pada form tersebut BOD/GM bisa mengirim dan menerima pesan, menghapus pesan dan membalas pesan tersebut. Balasan pesan akan di tujukan kepada user lain yang mengirim.
Aktivitas lain actor BOD/GM terjadi pada use case diagram cetak laporan. Sebagai actor yang mempunyai hak akses akses, BOD/GM melakukan empat aktivitas (use case) pada cetak laporan yaitu cetak dokumen riset, cetak dokumen
knowledge, cetak laporan kasus dan cetak laporan knowledge map. Semua form
pada masing-masing use case ditujukan untuk membuat/mencetak laporan-laporan dari seluruh kegiatan pendokumentasian knowledge tertentu. Form-form tersebut berisi judul dokumen apa saja yang diinginkan untuk membuat laporan dari masing-masing form. BOD/GM dapat mencetak laporan cetak dokumen riset, cetak dokumen knowledge, cetak laporan kasus dan cetak laporan knowledge map (pada masing-masing form) dengan menentukan judul dokumen yang diinginkan terlebih dahulu kemudian diakhiri dengan menekan tombol print dan laporan akan tercetak. Laporan-laporan yang telah dicetak dimanfaatkan oleh seluruh karyawan kecuali laporan knowledge map digunakan sebagai pertimbangan atas kinerja karyawan.
Gambar 4.30 Use Case Diagram Sistem Manajemen Pengetahuan
PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) Actor GM/BOD
Keterangan dari Gambar 4.30 diatas, Administrator sebagai actor dapat melakukan semua aktifitas yang terjadi di dalam sistem, mulai dari mebuat, meng-edit, menghapus dan mencetak semua fungsi yang terdapat di sistem. Admin juga berperan sebagai pelaku maintenance sistem untuk merawat sistem tersebut.