ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
E. Analisis Keputusan (Decision Analysis)
4.7 Penjelasan Fitur Sistem Usulan
Untuk memenuhi kebutuhan knowledge worker terhadap aplikasi yang dirancang, maka akan dibuat perincian terhadap beberapa fitur yang terdapat di aplikasi ini. Berikut fitur yang akan dirancang pada aplikasi dapat dijabarkan sebagai berikut :
a. Employee
Fitur ini merupakan fitur utama yang dimiliki oleh Sistem Manajemen Pengetahuan PT. Mitra Mega Semesta, fitur ini memuat hal-hal yang berhubungan dengan data riwayat hidup karyawan yang bekerja di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit).
b. Search
Fitur ini merupakan fitur umum yang harus dimiliki oleh Knowledge
Management System atau Sistem Manajemen Pengetahuan. Dalam fitur ini, user
dapat melakukan beberapa pencarian sebagai berikut:
1. Pencarian knowledge yang berhubungan dengan kasus berdasarkan kategori tertentu dan dengan beberapa fasilitas kemudahan dalam pencarian.
2. Pencarian terhadap dokumen-dokumen yang dapat dijadikan sebagai
knowledge berdasarkan kategori tertentu, seperti laporan, knowledge dari
hasil rapat, dokumen lainnya termasuk hasil riset dan prosedur yang berlaku. 3. Pencarian job description terhadap staff atau karyawan yang ada
berdasarkan struktur organisasi.
c. Forum
Fitur ini melibatkan interaksi antara seluruh elemen struktur organisasi di perusahaan, mulai dari para direksi, manager sampai karyawan lainnya. Dengan fitur forum diskusi ini, user dapat saling berbagi knowledge, berdiskusi, serta tidak menutup kemungkinan untuk memberikan tanggapan terhadap topik-topik yang sedang dibahas. Untuk mendukung proses sharing and distribution
knowledge, maka fitur ini menyajikan beberapa fitur pendukung seperti :
1. Adanya kemampuan bagi admin untuk membuat kategori diskusi dalam lingkup yang lebih luas. Dengan demikian, topik diskusi tidak saling bercampur sehingga tidak membingungkan user dalam memfokuskan diskusi.
2. Memungkinkan user untuk membuat topik baru untuk memulai diskusi. 3. Memungkinkan user untuk melakukan upload atau attach file.
4. Memberlakukan keamanan terhadap topik yang sedang didiskusikan, antara lain dengan cara melakukan otoritas terhadap hak dalam penghapusan dan perubahan posting.
d. Document
Melalui fitur ini, user akan lebih mudah membuat dokumentasi secara digital terhadap knowledge yang dimiliki, dalam fitur ini, user dapat menggunakan fasilitas yang telah disediakan dalam aplikasi ini, antara lain:
1. User dapat menyimpan dokumen mengenai Satuan Operasional Prosedur
kerja karyawan, program kerja, notulen rapat, knowledge hasil search, dan sebagainya dengan memanfaatkan fungsi attach file.
2. Pembagian kategori yang dapat mempermudah dalam menyimpan dan melakukan proses pencarian terhadap dokumen yang tersimpan sehingga dapat dipergunakan kembali.
e. Case ( Problem Solving )
Fitur ini mendukung fungsi dalam pengelolaan knowledge yag ada di perusahaan yang berhubungan dengan kebijakan-kebijakan yang diambil dalam penyelesaian masalah yang dihadapi oleh karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) secara keseluruhan. Masalah yang ada biasanya berhubungan dengan kasus-kasus operasional perusahaan yang sering dihadapi oleh karyawan. Melalui fitur ini, departemen sumber daya manusia dibantu untuk melakukan beberapa hal, seperti:
1. Penyimpanan knowledge yang berhubungan dengan kasus-kasus yang terjadi dalam operasioanal perusahaan.
2. Knowledge yang mencakup penyelesaian kasus, meliputi kronologi kasus
yang terjadi sampai terselesaikan dan solusi yang diambil.
f. Dokumen hasil riset
Fitur ini memberikan kemudahan kepada user untuk membuat sebuah laporan.. Laporan ini dapat berupa laporan yang menyangkut program kerja, hasil riset dan laporan lainya yang berhubungan dengan operasional karyawan.
Dalam membuat hasil riset dan laporan program kerja serta laporan lainnya,
user tidak perlu membuat laporan di aplikasi lainnya yang kemudian disimpan
berupa file, baru di-upload ke dalam aplikasi ini. User dapat membuat langsung dalam fitur ini yang disediakan dengan menggunakan template yang telah disediakan dan langsung tersimpan dalam database. Sehingga memudahkan user untuk melakukan proses update, edit atau menghapus file tersebut.
g. Work Knowledge Document
Dalam fitur ini menyajikan sebuah kemudahan terhadap semua user untuk mengakses dan memberitahukan sebuah penyajian knowledge yang terjadi dalam lingkungan perusahaan setiap harinya, dan memungkinkan user untuk ikut berperan aktif dalam menggunakan aplikasi sistem ini untuk menyajikan semua knowledge yang ditemukan dalam melakukan semua aktifitas diperusahaan.
Dalam sistem yang berjalan di perusahaan sekarang ini, karyawan pada umumnya menyajikan knowledge yang terjadi hanya melalui sebuah buku data atau bank knowledge yang setiap waktu diisi oleh karyawan dan memungkinkan terjadinya kehilangan knowledge terhadap apa yang ditulisnya. Dengan adanya sistem ini karyawan dengan mudah memasukan informasi berupa knowledge ke dalam sistem dengan memberikan informasi mengenai siapa yang memberikan
knowledge tersebut.
h. Messaging
Fitur ini memberikan kemudahan bagi user untuk dapat berkomunikasi melalui pesan singkat. Dalam fitur ini terdapat beberapa fasilitas seperti :
1. User dapat mengirim pesan kepada orang yang dituju secara langsung.
2. Pesan akan masuk ke Inbox masing-masing profil karyawan tersebut, sehingga dapat mengoptimalkan fungsi dari aplikasi ini.
i. Knowledge Map
Fitur knowledge map disajikan untuk memonitor semua knowledge yang ada di perusahaan, siapa saja yang memiliki knowledge tersebut dan tingkatan knowledge yang dimilikinya. Untuk itu, fitur ini digunakan oleh semua unsur manajemen perusahaan untuk memutuskan semua hal tentang pekerjaan dan keputusan untuk menugaskan seseorang karyawan berdasarkan knowledge yang dimiliki karyawan tersebut.
Selain itu, terdapat fitur tambahan untuk melengkapi aplikasi Knowledge
Management System ini, antara lain :
a. News
Fitur ini difasilitasi kemampuan untuk memberikan informasi dan berita-berita terbaru melalui aplikasi ini. Berita terbaru akan tampil dihalaman utama.
User juga diberikan kemampuan untuk melihat semua berita yang ada.
b. User Setting
User Setting ini merupakan fitur pengendali hak akses user yang ada. Dalam
fitur ini terdapat beberapa fasilitas seperti:
1. Dapat menambah daftar user baru beserta penentuan hak user.
2. Admin dapat meng-update hak akses dari tiap perubahan hak akses pada user yang telah diberikan.
Fitur ini memberikan kemudahan bagi user untuk dapat berkomunikasi melalui chating antar karyawan di perusahaan baik kantor pusat atuapun kantor cabang.
d. Science Info
Fitur ini difasilitasi kemampuan untuk memberikan informasi tentang kegiatan yang akan dilakukan perusahaan baik yang berlaku untuk karyawan itu sendiri ataupun untuk pihak klien atau pelanggan melalui aplikasi ini.
4.8 Use Case Model Diagram Sistem Usulan