ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
C. Analisis Masalah (Problem Analysis)
Sistem Manajemen Pengetahuan pada Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (Doctorabbit) masih bersifat manual dan hanya tersimpan dalam database seadanya yang terdiri dari folder dan kertas-kertas pemyimpanan pengetahuan tersebut. Sistem tersebut tentu saja memiliki banyak kekurangan, antara lain karyawan yang telah memiliki pengetahuan yang lebih
dengan cara mengajarkannya langsung kepada karyawan yang membutuhkan tersebut tidak menggunakan media penyampaian apapun, dengan sistem demikian memungkinkan pengetahuan yang diterima memiliki kendala yang besar karena tidak semua karyawan mengetahui pengetahuan tersebut, dengan demikian sangat memungkinkan pengetahuan yang dimiliki perusahaan akan terus menurun bahkan hilang.
Pada sistem berjalan untuk melakukan proses sharing knowledge pihak-pihak yang membutuhkan pengetahuan tersebut harus bertatap muka atau bertemu langsung. Sehingga diperlukan waktu yang lebih untuk melakukan proses yang lebih karena tidak ada media penyampaian yang efektif untuk melakukan proses tersebut.
Analisis terhadap sistem berjalan dapat lebih jelas digambarkan menggunakan Rich Picture Berikut adalah analisis terhadap sistem berjalan dengan menggunakan Rich Picture:
a. Perekrutan karyawan baru
Suatu saat jika dibutuhkan, perusahaan membutuhkan karyawan baru yang dibutuhkan pada setiap departemen yang ada untuk menunjang kekurangan personil di masing-masing departemen atau pada saat event berlangsung yang membutuhkan crew yang cukup banyak atau mengisi kekosongan posisi yang strategis di masing-masing departemen. Untuk itu, perusahaan mengeluarkan kebijakan untuk merekrut karyawan baru yang berkompeten untuk mengisi posisi tersebut, karyawan yang direkrut biasanya di ambil dari pihak outsourcing atau pihak yang dengan sengaja mengajukan lamaran pekerjaan langsung ke perusahaan.
Untuk memperoleh karyawan baru biasanya perusahaan akan mengumumkan lowongan pekerjaan melalui media surat kabar dan melalui pamflet yang disebar di kampus-kampus terdekat atau melalui media lainnya. Departemen Sumber Daya Manusia akan melakukan proses awal yaitu seleksi dari kelengkapan CV yang dikirim para calon karyawan yang melamar ke perusahaan, setelah didapatkan calon-calon karyawan yang berkompeten, barulah pihak departemen sumber daya manusia akan merekomendasikan kepada General
Manager melalui General Affair Div. Head, calon karyawan yang telah terseleksi
proses awal untuk melanjutkan ke proses selanjutnya. General Manager berhak melakukan revisi terhadap para calon karyawan yang telah diseleksi dalam proses awal seleksi oleh pihak departemen SDM. Setelah proses tersebut selesai dan terpilih para calon karyawan yang telah berhak melanjutkan proses berikutnya.
General Affair Div. Head akan mengirimkan memo kepada bagian departemen
SDM daftar calon karyawan yang akan melakukan proses berikutnya.
Setelah didapatkan memo tersebut, departemen SDM akan menghubungi para calon karyawan yang akan melakukan interview I. Setelah itu Departemen SDM akan membuat jadwal untuk proses seleksi berikutnya yaitu interview I, jadwal tersebut berisi tanggal pelaksanaan, siapa yang akan meng-interview dan
draft daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada calon karyawan pada tahap
pra-interview I. Setelah jadwal tersebut disusun, pihak departemen SDM akan mengajukan persetujuan ke pihak General Affair Div. Head.
Sebelum para calon karyawan memasuki ruangan interview, terlebih dahulu para calon karyawan akan mengisi form yang berisi pertanyaan-pertanyaan mengenai identitas masing-masing calon karyawan dan pertanyaan-pertanyaan
lainnya yang akan mendukung pada saat proses interview berlangsung. Form pertanyaan tersebut akan memuat keahlian apa yang dimiliki, knowledge apa yang dimiliki oleh para calon karyawan.
Setelah proses interview I selesai, maka akan tersaring beberapa calon karyawan yang akan melanjutkan ke tahapan interview II yang dilakukan oleh bagian departemen yang membutuhkan, atau kompetensi yang dimiliki oleh para calon karyawan. Setelah itu baru akan didapatkan karyawan yang diinginkan. Hasil dari proses perekrutan tersebut akan di ajukan oleh Departemen SDM ke
General Manager melalui General Affair Div. Head kepada pihak Direksi PT.
Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) untuk disetujui.
Secara visual, proses perekrutan karyawan baru PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.4 dibawah ini:
Gambar 4.4 Rich picture proses perekrutan karyawan baru yang berjalan
b. Pelatihan dan training
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) merupakan fasilisator dalam pelaksanaan suatu pelatihan dan
training untuk seluruh karyawan baik karyawan lama dan karyawan baru,
pelatihan yang dilakukan meliputi pelatihan manajemen perusahaan, manajemen
science dan ketrampilan lainnya yang menunjang proses kinerja perusahaan.
Pelatihan dan training sering kali dilaksanakan di perusahaan ataupun diluar perusahaan. Apabila dilakukan didalam perusahaan biasanya diisi oleh mentor dari pihak direksi ataupun para Division Head dari masing-masing departemen, pelatihan yang disampaikan biasanya mengenai manajemen perusahaan, manajemen science dan pelatihan mengenai program-program dan hasil penelitian yang dilakukan perusahaan. Training yang dilakukan di luar perusahaan biasanya berupa seminar-seminar dan pelatihan yang menunjang dalam kinerja karyawan diperusahaan. Departemen Sumber Daya Manusia akan membuat jadwal mengenai pelatihan tersebut, materi yang akan disampaikan, mentor yang akan mengisi dan hal-hal lainnya yang akan bekerja sama dengan departemen lainnya dipusat maupun cabang.
Secara visual, proses pelatihan dan training karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.5 dibawah ini:
Gambar 4.5 Rich Picture Proses pelatihan dan training karyawan yang berjalan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
c. Riset atau penelitian
Dalam proses riset atau penelitian, PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) memiliki Departemen Research and Development dibawah Science
Communication Division Head yang menjalankan peran penuh dalam proses
penelitian tersebut, Departemen SDM berperan sebagai perantara untuk penyebaran hasil riset yang ditemukan oleh team research and development kepada seluruh karyawan baik di pusat maupun di kantor cabang. Departemen
Research and Development dapat melakukan penelitian melalui berbagai cara dan
berhubungan dengan topik penelitian melalui berita-berita, informasi yang diperoleh dari berbagai sumber, maupun melalui internet.
Selama peneitian berlangsung, Departemen Research and Development dapat memberikan usulan dan laporan hasil penelitian kepada Science
Communication Division Head dan kemudian diteruskan ke Departemen SDM.
Departemen SDM akan mereview terhadap usulan dan hasil penelitian yang diterima, dan akan memberikan keputusan kepada Science Communication
Division Head dan selanjutnya akan diteruskan kepada Departemen Research and Development, apakah topik penelitian yang diusulkan dapat diteruskan atau
mencari topik lain, sehingga ketika hasil penelitian itu diterima, Departemen SDM akan bersiap melakukan penyebaran hasil riset tersebut kepada seluruh karyawan dengan mengadakan pelatihan-pelatihan mengenai hasil riset tersebut.
Secara visual, alur proses penelitian dan riset yang dilakukan karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.6 dibawah ini:
Gambar 4.6 Rich Picture Proses penelitian dan riset karyawan yang berjalan
d. Monitoring program kerja karyawan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) tentunya memiliki program kerja sebagai perencanaan segala aktivitas yang ada di PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit). Departemen Sumber Daya Manusia akan membuat program kerja sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang ingin dicapai secara keseluruhan oleh PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit). Setiap program kerja akan disertai dengan strategi-strategi yang akan diterapkan guna meningkatkan kinerja karyawan atau SDM di perusahaan. Program kerja yang dibuat akan dipresentasikan ke BOD (Board Of Director) dan General Manager bersama dengan seluruh departemen-departemen yang ada lainnya dan setelah itu disetujui oleh BOD (Board Of Director) pula.
Setelah itu Departemen Sumber Daya Manusia akan membuat persiapan terhadap pelaksanaan program kerja. Lalu seiring dengan waktu, Departemen Sumber Daya Manusia akan berusahan melaksanakan aktivitas sesuai dengan program kerja yang telah dibuat. Selama pelaksanaan, Departemen Sumber Daya Manusia juga melakukan monitoring atau evaluasi terhadap setiap program kerja yang telah direncanakan. Setiap bulan, Departemen Sumber Daya Manusia akan membuat laporan kerja yang akan diserahkan kepada General Manager dan selanjutnya ke para direksi.
Secara visual, proses monitoring program kerja Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.7 dibawah ini, dimulai dari alur pembuatan program kerja sampai dengan evaluasi dan pembuatan laporan.
Gambar 4.7 Rich Picture Monitoring Program Kerja yang berjalan
Departemen Sumber Daya Manusia PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit)
e. Masukan dan keluhan karyawan.
Selama proses operasional berjalan, tentunya bagi Departemen Sumber Daya Manusia akan banyak menerima saran-saran atau masukan guna meningkatkan kinerja. Selain saran-saran positif tentunya tak luput dari informasi lain berupa keluhan yang akhirnya akan menjadi tolak ukur Departemen Sumber Daya Manusia untuk menilai performa Departemen Sumber Daya Manusia yang pada akhirnya akan menjadi sebuah knowledge (pengetahuan) yang dapat membantu kinerja Departemen Sumber Daya Manusia. Keluhan dan saran yang disampaikan dapat berasal dari berbagai pihak, antara lain karyawan di satu departemen ataupun seluruh karyawan di departemen lainnya baik di kantor cabang maupun di kantor pusat. Dalam penyampaian informasi seperti itu biasanya secara langsung ke Departemen Sumber Daya Manusia, melalui fax ataupun telepon.
Dalam mengatasi adanya keluhan dan masukan yang diterima, Departemen Sumber Daya Manusia akan memastikan bentuk informasi yang
diterimanya. Departemen SDM akan melakukan pencarian knowledge yang berhubungan dengan masukan yang diterima. Setelah semua knowledge terkumpul, maka Departemen SDM akan melakukan review dan biasanya didiskusikan dengan General Affair Div. Head dan Genaral Manager. Setelah melakukan
review dan keputusan telah diambil, maka Departemen SDM bersama General Affair Div. Head dan Genaral Manager akan menindaklanjuti baik yang
berhubungan dengan pemberi informasi maupun objek yang terkait dengan hal yang sedang dibahas. Setelah itu, maka semua hal akan ditindaklanjuti sesuai dengan keputusan yang telah diambil.
Secara visual, alur penyampaian masukan dan keluhan karyawan PT. Mitra Mega Semesta (DoctoRabbit) dapat dilihat pada Gambar 4.8 dibawah ini:
Gambar 4.8 Rich Picture proses alur penyampaian masukan dan keluhan yang