Bab 4 PEMBAHASAN
4.5. Administrasi dan Dokumentasi
Dokumentasi aktif adalah meliputi dokumentasi untuk data, dokumen, atau laporan yang dibuat atau diterima di PBF terkait pelaksanaan kegiatan operasional. Seluruh proses operasional dari pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran memiliki laporan yang terdokumentasi melalui dua cara, yaitu secara komputerisasi di dalam software “Tramedifa System” dan secara manual. Laporan yang terekam di dalam sistem komputer di PBF, antara lain adalah Laporan Penerimaan Barang dan Laporan Penjualan Barang.
Laporan Penerimaan Barang diperbarui oleh staf di bagian gudang setiap 2 hari sekali. Laporan tersebut kemudian di-print dan dibundel di dalam suatu map besar secara berurutan dari tanggal penerimaan terdahulu hingga tanggal penerimaan terbaru. Laporan Penjualan Barang diperbarui setiap hari di akhir jam kegiatan operasional berakhir. Seperti pengarsipan untuk Laporan Penerimaan Barang, Laporan Penjualan Barang juga akan di-print dan dibundel di dalam map besar dengan tanggal penjualan yang berurutan. Map berisi arsip kedua laporan ini tersimpan di dalam ruang kerja staf bagian gudang. Tidak ada ketentuan khusus
50
Universitas Indonesia
untuk sistematika penyimpanan di dalam map tersebut. Satu map besar akan digunakan hingga kapasitasnya terpenuhi, kemudian dilakukan pengarsipan selanjutnya menggunakan map baru. Arsip laporan setiap tahunnya di dalam map akan diberi penanda untuk memperjelas batasan laporan per tahun.
Dokumen-dokumen yang diperoleh PBF dari kegiatan pengadaan dan penyaluran yang dilakukan juga diarsip menggunakan map besar. Dokumen-dokumen dari setiap transaksi pembelian dan penjualan barang yang terjadi dibundel, kemudian akan disimpan di dalam map yang dibeda-bedakan per nama supplier atau instansi pelanggan. Satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap transaksi setelah kegiatan pembelian, terdiri atas :
a. 1 lembar copy bukti pembayaran dari PBF kepada supplier (atau bonggol giro jika pembayaran dilakukan melalui giro),
b. 1 lembar Bukti Pengeluaran,
c. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Faktur Penjualan dari supplier, d. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Tanda Terima Faktur,
e. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Surat Jalan dari supplier (optional), f. 1 lembar asli tanda terima faktur dari supplier (jika ada),
g. 1 lembar asli Faktur Pajak, dan h. 1 lembar asli SP.
Sementara itu, satu bundel dokumen yang disimpan dari setiap transaksi setelah kegiatan penjualan, terdiri atas:
a. 1 lembar copy bukti pembayaran dari pelanggan kepada PBF, b. 1 lembar copy Faktur Penjualan yang dikeluarkan PBF,
c. 1 lembar asli dan 1 lembar copy Tanda Terima Faktur Penjualan, d. 1 lembar copy Faktur Pajak, dan
e. 1 lembar asli SP dari pelanggan.
Susunan tiap bundel dokumen-dokumen tersebut di dalam map diurutkan sesuai tanggal transaksi, dari tanggal transaksi terdahulu di posisi bawah hingga tanggal transaksi terbaru di posisi atas. Dengan penyusunan seperti ini, akan mempermudah pihak PBF dalam melakukan pencarian dan pengecekan terhadap dokumen-dokumen tersebut ketika diperlukan.
Dokumen dari kegiatan pengadaan dan penerimaan termasuk dokumen yang terkait dengan keuangan. Seluruh dokumen yang berhubungan dengan masalah keuangan di PBF ini disimpan hingga selama 10 tahun. Penyimpanan selama waktu tersebut diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya komplain di kemudian hari atau keperluan pertanggungjawaban kegiatan-kegiatan operasional yang pernah dilakukan di PBF ini. Setelah lebih dari 10 tahun, maka dokumen-dokumen tersebut dapat dimusnahkan.
4.5.2. Dokumentasi pasif
Dokumentasi pasif yang dilakukan di PBF ini, antara lain meliputi dokumentasi SOP dan data spesifikasi produk. Data spesifikasi produk terdapat dalam bentuk Laporan Stok Barang yang dapat ditelusuri menggunakan daftar kode obat yang dibuat oleh pihak PBF melalui software “Tramedifa System”.
Kode barang tersebut dibuat berdasarkan nama produk dan nomor registrasi atau barcode yang terdapat pada kemasan produk.
4.5.3. Pembuatan formularium
PBF Tramedifa sedikit berbeda dari PBF lainnya. Di samping melakukan kegiatan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran, PBF Tramedifa juga turut berpartisipasi dalam pembuatan formularium obat yang akan digunakan di institusi-institusi kesehatan di dalam SFHG. Formularium yang dimaksud adalah berupa suatu panduan obat-obatan yang digunakan oleh dokter di institusi-institusi kesehatan SFHG.
Pembuatan formularium tersebut memerlukan data pareto obat dari pelanggan yang dibuat oleh bagian administrasi. Data-data tersebut berasal dari data kebutuhan obat per bulan di rumah sakit dan klinik sesama grup SFHG.
Pengumpulan data dilakukan menggunakan kuesioner yang berupa daftar nama-nama obat dengan berbagai kelas terapi yang telah terdata di dalam data stok obat di software “Tramedifa System”. Kuesioner tersebut diberikan kepada para dokter di rumah sakit dan klinik dari SFHG untuk diisi sesuai dengan pemakaian obat yang sering dilakukan oleh mereka. Hasil kuesioner tersebut kemudian didata untuk keperluan pembuatan data pareto, yang selanjutnya akan dijadikan pedoman dalam pembuatan formularium obat.
52
Universitas Indonesia
Formularium ini berbeda dari formularium pada umumnya yang dibuat oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) rumah sakit dan di dalamnya tidak hanya memuat informasi tentang kelas terapi dan nama obat, tetapi juga meliputi indikasi dari suatu obat, kriteria penulis resep yang dapat memberikan obat tersebut kepada pasien, dan informasi tentang regimen dosis obat tersebut (Siregar dan Amalia, 2003). Data-data yang terdapat di dalam Formularium Obat SFHG, antara lain data kelas terapi obat, nama generik, keterangan mengenai status DOEN obat (DOEN atau bukan), kode obat, nama dagang, nama pihak farmasi atau supplier untuk memperoleh obat, tingkatan pareto obat, serta jumlah pengguna obat tersebut. Dengan data-data yang dicantumkan seperti yang tersebut di atas, maka selain dijadikan sebagai panduan bagi para dokter yang tergabung dalam SFHG, formularium ini juga berguna bagi pihak PBF Tramedifa sebagai panduan untuk melakukan pengadaan obat-obat yang paling banyak diperlukan pada kegiatan klinik di SFHG. Hal ini sesuai dengan tujuan utama dari PBF ini, yaitu menjadi penyalur bagi sarana kesehatan yang tergabung dalam SFHG.
Melalui formularium obat yang turut dibantu pembuatannya, pihak PBF dapat memilah obat-obat yang penting untuk diadakan secara rutin di gudang PBF. Obat yang paling utama untuk diadakan adalah obat dari daftar pareto A dan B, sedangkan obat dari daftar pareto C dapat dibeli atau tidak dibeli, tergantung akan kebutuhannya. Formularium ini direvisi setiap tahunnya, sehingga setiap data obat yang tercantum di dalamnya selalu ter-update sesuai dengan kebutuhan yang tentunya juga dapat selalu berbeda-beda di setiap tahun.