UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) TRAMEDIFA
Jl. CIPINANG MUARA I NO. 23C, PONDOK BAMBU, DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR
PERIODE 18 FEBRUARI – 28 MARET 2013
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER
GHARIZA MUTIA DANAR, S.Farm 1206197532
ANGKATAN LXXVI
FAKULTAS FARMASI
PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK
JUNI 2013
UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PEDAGANG BESAR FARMASI (PBF) TRAMEDIFA
Jl. CIPINANG MUARA I NO. 23C, PONDOK BAMBU, DUREN SAWIT, JAKARTA TIMUR
PERIODE 18 FEBRUARI – 28 MARET 2013
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Apoteker
GHARIZA MUTIA DANAR, S.Farm 1206197532
ANGKATAN LXXVI
FAKULTAS FARMASI
PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK
JUNI 2013
Segala puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan kasih sayangNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir pada Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF Tramedifa yang diselanggarakan pada tanggal 18 Februari – 28 Maret 2012.
Kegiatan PKPA dan penyusunan laporan PKPA merupakan bagian dari kegiatan perkuliahan program pendidikan profesi apoteker dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman, pengetahuan dan keterampilan mahasiswa.
Mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan PKPA diharapkan dapat mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki saat memasuki dunia kerja.
Kegiatan PKPA dapat terlaksana dengan baik berkat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada :
1. Prof. Dr. Yahdiana Harahap, M.S., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.
2. Dr. Harmita, Apt. selaku Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Indonesia, pembimbing akademik serta pembimbing dalam yang telah memberikan bimbingan selama penulis menempuh pendidikan di Farmasi Universitas Indonesia, selama melaksanakan PKPA dan penyusunan tugas akhir.
3. Bapak T. Nebrisa Z., S.Farm., Apt., MARS. selaku Direktur PBF Tramedifa dan pembimbing luar yang telah memberikan bimbingan selama melaksanakan PKPA dan penyusunan tugas akhir.
4. Seluruh staf dan karyawan di PBF Tramedifa yang telah banyak memberikan bantuan selama penulis melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
5. Seluruh dosen Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi yang telah banyak memberikan bekal ilmu, berbagi pengalaman, dan pengetahuan kepada penulis selama masa studi di Fakultas Farmasi.
6. Seluruh keluarga yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangat kepada penulis.
v Universitas Indonesia
7. Seluruh teman-teman Apoteker angkatan 76 atas semangat, dukungan dan kerjasamanya selama ini.
Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan – rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan.
Penulis
2013
Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ghariza Mutia Danar, S. Farm.
NPM : 1206197532
Program Studi : Apoteker
Fakultas : Farmasi
Jenis Karya : Laporan Praktek Kerja
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF) Tramedifa, Jl. Cipinang Muara I No. 23C, Pondok Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur. Periode 18 Februari - 28 Maret 2013.
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Nonekslusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/format- kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya
Dibuat di : Depok Pada Tanggal : 30 Juli 2013
Yang menyatakan
vii Universita Universitas Indonesiaa
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 . Latar Belakang ... 1
1.2 . Tujuan ... 2
BAB 2 TINJAUAN UMUM ... 3
2.1. Definisi PBF ... 3
2.2. Landasan Hukum PBF ... 3
2.3. Tugas dan Fungsi PBF ... 3
2.4. Persyaratan PBF ... 4
2.5. Apoteker Penanggungjawab untuk PBF ... 6
2.6. Tata Cara Perizinan PBF ... 8
2.7. Pencabutan Izin PBF ... 10
2.8. Gudang PBF ... 10
2.9. Penyelenggaraan PBF ... 11
2.10. Pelaporan Kegiatan PBF ... 14
2.11. Larangan PBF ... 14
2.12. Sistem Pengadaan di PBF ... 14
BAB 3 TINJAUAN KHUSUS PBF TRAMEDIFA ... 22
3.1 . Pendahuluan PBF Tramedifa ... 22
3.2 . Visi dan Misi PT. SamMarie Tramedifa ... 23
3.3 . Lokasi dan Tata Ruang ... 24
3.4. Struktur Organisasi ... 24
3.5. Tugas, Kewajiban dan Tanggung Jawab tiap Jabatan ... 24
Bab 4 PEMBAHASAN ... 32
4.1. Personalia ... 32
4.2. Bangunan ... 33
4.3. Kegiatan Operasional ... 35
4.4. Pengembalian Barang (Retur) ... 47
4.5. Administrasi dan Dokumentasi ... 49
4.6. Manajemen Keuangan... 52
4.7. Kegiatan Sales & Marketing ... 53
4.8. Pelaporan ... 54
4.9. Kendala yang Dihadapi dan Strategi untuk Menghadapinya .... ... 54
5.2. Saran ... 56 DAFTAR ACUAN ... 57
LAMPIRAN ... 58
ix Universita Universitas Indonesiaa
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan ... 18 Gambar 4.1. Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke Supplier
via telepon ... 37 Gambar 4.2. Alur pemesanan barang dari PBF Tramedifa ke
Supplier secara langsung menggunakan SP ... 37 Gambar 4.3. Alur penerimaan barang dari supplier di PBF Tramedifa... 39 Gambar 4.4. Alur penyaluran barang dari PBF Tramedifa ke pelanggan ... 45
Tabel 2.1. Pedoman kategori item obat berdasarkan metode VEN ... 20 Tabel 2.2. Matrik VEN ABC ... 21
xi Universita Universitas Indonesiaa
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Formulir Permohonan Izin Pedagang Besar Farmasi
(Formulir 1) ... 58
Lampiran 2. Formulir Rekomendasi Pemenuhan Kelengkapan Administratif (Formulir 2) ... 59
Lampiran 3. Formulir Rekomendasi Hasil Analisis Pemenuhan Persyaratan CDOB (Formulir 3) ... 60
Lampiran 4. Formulir Penerbitan Izin Pedagang Besar Farmasi (Formulir 4) ... 61
Lampiran 5. Formulir Pernyataaan Siap Melaksanakan Kegiatan (Formulir 5) ... 62
Lampiran 6. Peta Lokasi PBF Tramedifa ... 63
Lampiran 7. Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 1 ... 64
Lampiran 8. Denah Bangunan PBF Tramedifa Lantai 2 ... 65
Lampiran 9. Struktur Organisasi PBF Tramedifa ... 66
Lampiran 10. Surat Pesanan ... 67
Lampiran 11. Surat Pesanan Psikotropika ... 68
Lampiran 12. Copy Faktur Pembelian ... 69
Lampiran 13. Nota Retur penjualan ... 70
Lampiran 14. Tanda Terima Tukar Faktur Pembelian ... 71
Lampiran 15. Faktur Pajak ... 72
Lampiran 16. Lembar Serah Terima Pembayaran Mingguan ... 73
Lampiran 17. Giro untuk Pembayaran Non-Tunai ... 74
Lampiran 18. Bukti Pengeluaran ... 75
Lampiran 19. Faktur Penjualan ... 76
Lampiran 20. Bukti Serah-Terima (Surat Jalan) ... 77
Lampiran 21. Tanda Terima Tukar Faktur Penjualan ... 78
Lampiran 22. Nota Retur ... 79
Lampiran 23. Formulir Retur Barang ... 80
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Menurut Undang-Undang No. 36 Tahun 2009, kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya maka perlu dilakukan suatu upaya kesahatan. Pelaksanaan upaya kesehatan dapat dilakukan dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan, pengobatan penyakit dan pemulihan kesehatan oleh pemerintah dan/atau masyarakat (Presiden Republik Indonesia, 2009c).
Dalam pelaksanaan upaya kesehatan, apoteker memegang peranan penting demi tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Hal tersebut dapat dilakukan oleh seorang Apoteker dengan melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Pekerjaan kefarmasian tersebut yaitu pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Hal tersebut dapat diwujudkan oleh seorang Apoteker melalui pengabdiannya pada pedagang besar farmasi (Presiden Republik Indonesia, 2009a).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran sediaan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pedagang Besar Farmasi (PBF) sebagai merupakan salah satu unit terpenting dalam kegiatan penyaluran sediaan farmasi ke fasilitas pelayanan kesehatan seperti apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat agar dapat sampai ke tangan masyarakat.
Apoteker sebagai penanggung jawab di PBF harus mampu melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF dimulai dari pengadaan, penyimpanan hingga pendistribusian sediaan farmasi ke sarana pelayanan kesehatan (Kementerian
2
Universitas Indonesia
Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian dukungan terhadap kompetensi apoteker di Pedagang Besar Farmasi (PBF), maka Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi UI bekerja sama dengan PBF Tramedifa dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker dari tanggal 18 Februari – 28 Maret 2013. Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peranan apoteker di PBF, kegiatan rutin, organisasi, manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF.
1.2. Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PBF Tramedifa bertujuan agar calon apoteker:
a. Memahami peran dan tugas apoteker penanggung jawab di PBF Tramedifa.
b. Memahami penerapan aspek manajemen pengelolaan sediaan farmasi di PBF.
Tramedifa.
BAB 2
TINJAUAN UMUM
2.1. Definisi PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya disingkat PBF tercantum bahwa PBF merupakan perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan. Selain mendistribusikan obat, PBF juga dapat menyalurkan alat kesehatan. PBF yang akan melakukan usaha sebagai Penyalur alat kesehatan (PAK) harus memiliki izin PAK.
Dalam pelaksanaan kegiatannya, PBF harus mengacu kepada Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi / penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.
2.2. Landasan Hukum PBF
PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam :
a. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi.
b. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian.
c. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian d. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika
e. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika.
2.3. Tugas dan Fungsi PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF. Tugas dan fungsi PBF yaitu:
a. Menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat b. PBF mempunyai fungsi sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.
4
Universitas Indonesia
2.4. Persyaratan PBF
Suatu PBF baru dapat beroperasi setelah mendapat surat izin. Selama PBF tersebut masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat, maka seluruh kegiatan yang dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB. Agar dapat beroperasi, PBF harus mempunyai lokasi dan bangunan yang memenuhi persyaratan serta menyediakan perlengkapan yang diperlukan dalam kegiatan distribusi.
2.4.1. Tempat/Lokasi
Lokasi PBF dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan penyaluran obat ke sarana pelayanan kesehatan dan faktor-faktor lainnya.
2.4.2. Bangunan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012)
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tunggu, ruang penerimaan obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat jadi, ruang makan dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam kebakaran, ventilasi dan sanitasi yang baik.
Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan penanganan obat yang baik. dan area penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan aman.
Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan peralatan yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman hanya diberikan kepada personil yang berwenang yakni dengan adanya sistem alarm dan kontrol akses yang memadai.
Selain itu harus disediakan area khusus, antara lain:
a. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat yang menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang ditolak, yang akan dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kedaluwarsa dari obat yang dapat disalurkan.
b. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat yang membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan peraturan perundang- undangan (misalnya narkotika).
c. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat yang mengandung bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain yang dapat menimbulkan risiko kebakaran atau ledakan (misalnya gas bertekanan, mudah terbakar, cairan dan padatan mudah menyala) sesuai persyaratan keselamatan dan keamanan.
Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dari sampah dan debu serta harus dirancang dan dilengkapi, sehingga memberikan perlindungan terhadap masuknya serangga, hewan pengerat atau hewan lain. Selain itu, ruang istirahat, toilet dan kantin untuk personil harus terpisah dari area penyimpanan.
2.4.3. Perlengkapan PBF
Suatu PBF baru yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang memadai agar dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang harus dimiliki antara lain :
a. Peralatan dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari pendingin (kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, kontainer untuk pengiriman barang dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu penyimpanan rendah
b. Perlengkapan administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian dan penyimpanan. Dokumen tersebut seperti blanko pesanan, blanko faktur, blanko tukar faktur, bilyet giro, blanko faktur pajak, blanko surat jalan, kartu stok obat, bukti penerimaan pembayaran, form retur, blanko faktur pajak dan stempel PBF
c. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundang- undangan yang berhubungan dengan kegiatan di PBF.
6
Universitas Indonesia
2.5. Apoteker Penanggung jawab untuk PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian menjelaskan bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.
Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi persyaratan sebagai berikut (Presiden Republik Indonesia, 2009a):
a. Memiliki keahlian dan kewenangan.
b. Menerapkan Standar Profesi.
c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional.
d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.
e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA).
Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (Presiden Republik Indonesia, 2009a):
a. Memiliki ijazah Apoteker.
b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi.
c. Mempunyai surat pemyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker.
d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek.
e. Membuat pemyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi f. Pas foto terbaru berwama ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan ukuran
2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar.
Setelah memenuhi persyaratan diatas, seorang Apoteker yang akan bekerja sebagai Apoteker penanggungjawab di PBF wajib memiliki Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA). SIKA adalah surat izin praktek yang diberikan kepada Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas produksi atau fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA hanya diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian. Untuk memperoleh SIKA, Apoteker mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat
pekerjaan kefarmasian dilaksanakan serta harus menerbitkan SIKA paling lama 20 (dua puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan lengkap.
Berkas-berkas yang harus dilampirkan untuk permohonan SIKA yaitu:
a. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh KFN.
b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktik profesi atau surat keterangan dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi atau distribusi/penyaluran.
c. Surat rekomendasi dari organisasi profesi.
d. Pas foto berwama ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar
Pencabutan SIKA oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat dilakukan apabila:
a. Atas permintaan yang bersangkutan.
b. STRA atau STRTTK tidak berlaku lagi.
c. Yang bersangkutan tidak bekerja pada tempat yang tercantum dalam surat izin d. Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental untuk
menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan pembinaan dan pengawasan dan ditetapkan dengan surat keterangan dokter.
e. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian berdasarkan rekomendasi KFN.
f. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan dengan putusan pengadilan.
Menurut Pedoman Teknis CDOB tahun 2012, tugas dan kewajiban apoteker di PBF adalah sebagai berikut:
a. Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu.
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.
c. Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan obat.
8
Universitas Indonesia
e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.
f. Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.
g. Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam stok obat yang memenuhi syarat jual.
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat.
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.
j. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau memusnahkan obat.
2.6. Tata Cara Perizinan PBF
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan Formulir 1 (Lampiran 1). Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang selama memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawab.
d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang- undangan di bidang farmasi.
e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF.
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB.
Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif sebagai berikut:
a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua.
b. Susunan direksi/pengurus.
c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pemah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.
d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
e. Surat Tanda Daftar Perusahaan.
f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan.
g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak.
h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.
i. Peta lokasi dan denah bangunan.
j. Surat pemyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.
k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.
Berikut ini merupakan alur dari pengajuan izin PBF, yaitu:
a. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi kelengkapan administratif.
b. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan CDOB.
c. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal
10
Universitas Indonesia
dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan menggunakan Formulir 2 (Lampiran 2).
d. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan pemohon dengan menggunakan Formulir 3 (Lampiran 3).
e. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi serta persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan menggunakan Formulir 4 (Lampiran 4).
f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada poin (c), (d), (e) tidak dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Balai POM dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan menggunakan Formulir 5 (Lampiran 5).
g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pemyataan sebagaimana dimaksud pada poin (f), Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.
2.7. Pencabutan Izin PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)
Izin PBF dinyatakan tidak berlaku apabila masa berlakunya habis dan tidak diperpanjang; dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; izin PBF dicabut.
2.8. Gudang PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)
Gudang dan kantor PBF dapat berada pada lokasi yang terpisah dengan syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan intern oleh direksi atau pengurus dan penanggung jawab. Apabila gudang dan kantor PBF berada dalam lokasi yang terpisah maka pada gudang tersebut harus memiliki apoteker.
PBF dapat melakukan penambahan gudang atau perubahan gudang dimana setiap penambahan atau perubahan gudang PBF tersebut harus memperoleh
persetujuan dari Direktur Jenderal dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Pada akhirnya, gudang tambahan hanya melakukan kegiatan penyimpanan dan penyaluran sebagai bagian dari PBF.
Permohonan penambahan gudang PBF diajukan secara tertulis kepada Direktur Jenderal dengan mencantumkan :
a. Alamat kantor PBF pusat.
b. Alamat gudang pusat dan gudang tambahan.
c. Nama apoteker penanggung jawab pusat.
d. Nama apoteker penanggung jawab gudang tambahan.
Permohonan penambahan gudang tersebut ditandatangani oleh direktur/ketua dan dilengkapi dengan persyaratan sebagai berikut :
a. Fotokopi izin PBF.
b. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker calon penanggung jawab gudang tambahan.
c. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab.
d. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang.
e. Peta lokasi dan denah bangunan gudang tambahan.
Sedangkan untuk permohonan perubahan gudang PBF ditandatangani oleh direktur/ketua dan dilengkapi dengan fotokopi izin PBF serta peta lokasi dan denah bangunan gudang. Permohonan perubahan gudang tersebut diajukan secara tertulis kepada Direktur Jenderal dengan mencantumkan alamat kantor PBF pusat;
alamat gudang; nama apoteker penanggung jawab.
2.9. Penyelenggaraan PBF
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF tercantum bahwa PBF hanya dapat mengadakan, menyimpan dan menyalurkan obat yang memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan oleh Menteri. Untuk pengadaan obat di PBF, PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi dan/atau sesama PBF.
Setiap PBF harus memiliki apoteker penanggung jawab yang telah memiliki izin yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat. Namun, Apoteker penanggung
12
Universitas Indonesia
jawab dilarang merangkap jabatan sebagai direksi atau pengurus PBF. Setiap pergantian apoteker penanggung jawab, direksi atau pengurus PBF wajib melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Kesehatan Provinsi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja.
PBF dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat wajib menerapkan Pedoman Teknis CDOB. PBF yang telah menerapkan CDOB diberikan sertifikat CDOB oleh Kepala Badan. Setiap PBF wajib melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB. Dokumentasi tersebut dapat dilakukan secara elektronik dan setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas yang berwenang (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
2.9.1. Pengadaan
Dalam pelaksanaan pengadaan di PBF, pengadaan obat harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta didokumentasikan. Selain itu, Harus dilakukan kualifikasi yang tepat sebelum pengadaan dilaksanakan. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting. Pemilihan pemasok harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta diperiksa ulang secara berkala. Pengadaan obat melalui importasi dilaksanakan sesuai peraturan perundang-undangan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2012).
2.9.2. Penyaluran
PBF hanya dapat menyalurkan obat kepada PBF lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik dan toko obat (selain obat keras). Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa ketentuan, yakni meliputi penyaluran obat, narkotika dan psikotropika (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
2.9.2.1. Penyaluran Obat
Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan obat kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Namun, PBF tidak dapat menyalurkan obat keras kepada toko obat (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau apoteker penanggung jawab (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
2.9.2.2. Penyaluran Narkotika
Setiap PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan (Kementerian Kesehatan RI, 2011a).
2.9.2.3. Penyaluran Psikotropika
Berdasarkan Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika, Penyaluran psikotropika dalam rangka peredaran dilakukan oleh pabrik obat, pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah.
Penyaluran psikotropika salah satunya dapat dilakukan oleh :
a. Pabrik obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan.
b. Pedagang besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lain-nya, apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan.
Psikotropika golongan I hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan guna kepentingan ilmu pengetahuan. Sedangkan psikotropika yang digunakan untuk kepentingan ilmu pengetahuan hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan atau diimpor secara langsung oleh lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Ekspor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai eksportir sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan impor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai importir sesuai dengan ketentuan peraturan
14
Universitas Indonesia
perundang-undangan yang berlaku, serta lembaga penelitian atau lembaga pendidikan.
2.10. Pelaporan Kegiatan PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)
Setiap PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan sekali namun dapat diminta setiap saat, meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.
Setiap PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Selain itu, laporan tersebut dapat setiap saat harus dapat diperiksa oleh petugas yang berwenang.
2.11. Larangan PBF (Kementerian Kesehatan RI, 2011a)
Dalam melaksanakan kegiatannya, terdapat beberapa hal yang dilarang untuk dilakukan di PBF, yakni: setiap PBF dilarang menjual obat secara eceran;
setiap PBF dilarang menerima dan/atau melayani resep dokter.
2.12. Sistem Pengadaan di PBF 2.12.1. Faktor-faktor pembelian
Barang yang masuk ke PBF dapat berasal dari pembelian kontan atau kredit. Faktor yang harus diperhatikan pada pembelian obat, yaitu kondisi keuangan, waktu pembelian, jarak PBF dengan pemasok, frekuensi dan volume pembelian, jenis barang yang akan dibeli, tanggal daluarsa,
Dalam siklus penyaluran obat di PBF, pembelian merupakan tahap awal dalam siklus ini. Pengontrolan volume pembelian penting dilakukan karena semakin kecil volume pembelian semakin besar frekuensi order. Hal ini berdampak pada biaya pemesanan meningkat dan meningkatnya beban pekerjaan untuk penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang yang datang. Sebaliknya jika volume pembelian besar akan menurunkan frekuensi pembelian, namun akan
mengakibatkan besarnya biaya penyimpanan karena membutuhkan ruangan yang besar, meningkatnya resiko barang tidak laku karena rusak atau kedaluarsa dan tentu saja membutuhkan modal yang besar.
2.12.2. Fungsi persediaan
Beberapa fungsi persediaan di PBF, yaitu:
a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman barang (obat) yang dibutuhkan).
b. Menghilangkan resiko jika barang yang dipesan tidak baik dan harus dikembalikan.
c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang (inflasi).
d. Menyimpan barang yang dihasilkan secara musiman atau tidak diproduksi untuk sementara.
e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan kuantitas.
f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
g. Mengantisipasi kelonjakan permintaan yang dapat diramalkan.
2.12.3. Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan obat merupakan salah satu upaya untuk mencapai pengadaan obat yang efektif. Menurut Calhoun dan Campbell (1985), pengendalian persediaan obat bertujuan untuk mengontrol arus biaya pengadaan obat dan menjamin ketersediaan obat secara tepat waktu. Parameter yang terdapat dalam pengendalian persediaan terdiri dari (Quick, 1997):
a. Konsumsi rata-rata
Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel utama yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan.
b. Lead Time (Waktu Tunggu)
Waktu tunggu merupakan waktu yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari pemasok yang telah ditentukan. Waktu tunggu ini berbeda-beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan pihak pembeli, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok.
16
Universitas Indonesia
c. Safety stock (Stok Pengaman)
Stok pengaman merupakan persediaan yang selalu ada dicadangkan untuk menghindari kekosongan stok akibat beberapa hal. Stok pengaman disediakan untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang mengakibatkan perubahan pada permintaan misalnya karena adanya wabah penyakit. Stok pengaman dapat dihitung dengan rumus:
SS = LT x CA Keterangan :
SS = Safety Stock (stok pengaman) LT = Lead Time (waktu tunggu)
CA = Consumption Average (konsumsi rata-rata) d. Persediaan minimum
Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar keberlangsungan usaha dapat berlanjut.
Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong bila tidak dilakukan pemesanan kembali.
e. Persediaan maksimum
Persediaan maksimum adalah jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Persediaan maksimum merupakan persediaan yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan permintaan hingga periode pemesanan berikutnya. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian. Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah:
Smax = Smin + (PP x CA) Keterangan :
Smax = Persediaan maksimum PP = Periode pengadaan Smin = Persediaan minimum CA = Konsumsi rata-rata f. Perputaran persediaan
Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka
perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving. Perputaran persediaan dihitung dengan cara :
Keterangan :
So = Persediaan awal Sr = Persediaan rata-rata P = Jumlah pembelian Sn = Persediaan Akhir g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size)
Jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan. Jumlah persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan pemasok yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan.
Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ). Rumus EOQ mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan saat melakukan pemesanan seperti harga barang, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan.
EOQ dihitung dengan rumus berikut:
Keterangan :
R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang / unit
S = Biaya memesan tiap kali pemesanan
I = % Harga persediaan rata-rata (biaya penyimpanan) h. Reorder Point (ROP / Titik pemesanan kembali)
Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali. Titik pemesanan terletak saat jumlah persediaan berada yang di atas stok
18
Universitas Indonesia
pengaman sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum.
Dengan kata lain, ROP adalah saat nilai persediaan mencapai persediaan minimum.
Waktu untuk mencapai persediaan minimum dapat diperkirakan dari data konsumsi rata-rata. Akan tetapi, pada keadaan khusus (mendesak), pemesanan dapat dilakukan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah:
ROP = SS + (LT x CA) Keterangan :
ROP = Reorder point; SS = Safety stock (stok pengaman);
LT = Lead time (Waktu tunggu)
Gambar 2.1. Diagram model pengendalian persediaan (Quick, 1997) 2.12.4. Metode analisis Perencanaan Pengadaan
Untuk merencanakan pengadaan obat, diperlukan suatu metode penghitungan agar perencanaan pengadaannya dapat menjadi efektif dan efisien.
Ada beberapa cara analisis dalam merencanakan pengadaan obat yaitu:
2.12.4.1. Analisa ABC
Salah satu metode pengendalian persediaan dengan mengelompokkan persediaan berdasarkan nilai investasi barang untuk memberikan prioritas perhatian pada barang-barang dengan nilai investasi tinggi dan jumlah pemakaian
besar adalah dengan menggunakan analisis Pareto atau analisis ABC (Supriadi, 2004). Analisis ini didasarkan pada prinsip 80/20 yang dikemukan oleh Pareto yaitu 80% masalah berhubungan dengan 20% komponen potensial penyebab masalah tersebut. Dalam pengendalian persediaan obat, dapat digambarkan bahwa dengan berfokus pada 20% jenis produk yang menghasilkan 80% omset penjualan dapat menghemat waktu dan meningkatkan keuntungan (Holdford, D. A., &.
Brown, T., 2010). Informasi yang dihasilkan dari analisis pareto dapat membantu dalam melakukan pengambilan keputusan dalam mengalokasikan modal atau usaha pada komponen yang tepat sehingga mendapatkan keuntungan pada segi bisnis yang maksimal (Oakland, J., 2008). Pengelompokan kelas dalam analisis ini dibagi menjadi 3 yaitu (Quick, 1997):
a. Kelas A
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 75-80% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10- 20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif.
b. Kelas B
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 15-20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10-20% dari seluruh item.
c. Kelas C
Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 5-10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 60-80% dari seluruh barang.
2.12.4.2. Analisa VEN
Analisa juga dapat dilakukan dengan metode VEN (Vital, Esensial dan Non Esensial) untuk koreksi terhadap aspek terapi, yaitu dengan menggolongkan obat ke dalam tiga kategori. Kategori V atau vital yaitu obat yang harus ada yang diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, kategori E atau essensial yaitu obat yang terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit atau mengurangi pasienan, kategori N atau non essensial yaitu meliputi berbagai macam obat yang digunakan untuk penyakit yang dapat sembuh sendiri, obat
20
Universitas Indonesia
yang diragukan manfaatnya dibanding obat lain yang sejenis. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut:
a. Kelompok V
Kelompok obat yang vital, seperti obat penyelamat (life saving drugs), obat untuk pelayanan kesehatan pokok (vaksin, dll), obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.
b. Kelompok E.
Kelompok obat yang bekerja kausal, yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.
c. Kelompok N.
Merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan. Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia dan penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat mencakup klinis, target kondisi, konsumsi dan biaya. Untuk menentukan VEN, perlu dilakukan beberapa hal seperti menyusun kriteria menentukan VEN, menyediakan data pola penyakit dan erujuk pada pedoman pengobatan.
Tabel 2.1. Pedoman kategori item obat berdasarkan metode VEN
2.12.4.3. Analisa Kombinasi VEN - ABC
Mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Analisis VEN ABC menggabungkan analisis ABC dan VEN dalam suatu matrik sehingga analisa menjadi lebih tajam.
Tabel 2.2 Matrik VEN ABC
V E N
A VA EA NA
B VB EB NB
C VC EC NC
Barang yang termasuk kategori VA memiliki tempat paling besar dalam penjualan dan sifatnya sangat dibutuhkan oleh pelanggan. Untuk VB dan VC juga sama memiliki nilai kebutuhan yang tinggi, tetapi untuk mengatumya maka jumlah yang disediakan tentu lebih sedikit daripada jumlah barang VA. Aplikasinya sama untuk barang dalam kategori EA, EB, dan EC. Sedangkan untuk kategori NA, NB, dan NC, pembelian barang disesuaikan lagi dengan faktor-faktor yang telah dijelaskan. Jika keadaan keuangan tidak memadai maka barang-barang ini dapat ditunda pembeliannya. Namun kategori NC sebaiknya disediakan agar tetap memiliki stok obat dengan semua kategori.
22 Universitas Indonesia
BAB 3
TINJAUAN KHUSUS PBF TRAMEDIFA
3.1. Pendahuluan PBF Tramedifa
SamMarie merupakan Klinik dan Rumah Sakit Khusus untuk Fertilitas, Menoandropause dan kesehatan keluarga dengan pelayanan terpadu. Pertama kali didirikan pada tanggal 25 April 1998 sebagai Klinik Fertilitas dan Menopause SamMarie dengan spesifikasi khusus dibidang kesehatan reproduksi. Pendiriannya diprakarsai oleh Prof. Dr. dr. T.Z. Jacoeb, SpOG-KFER beserta istrinya, dr. Tjut Nurul Alam Jacoeb, SpKK dan iparnya Ir Yusuf Effendi Pohan, MPA beserta istrinya Ir. Cut Intan Djuwita, MSc. Pada tahun 2001, namanya dikembangkan menjadi "Klinik Fertilitas dan Menoandropause SamMarie" untuk mengikuti perkembangan ilmu kedokteran tentang penuaan manusia dan kebutuhan masyarakat dewasa ini sehingga Klinik SamMarie tidak saja memberikan layanan kesehatan reproduksi melainkan juga untuk memelihara kesehatan seluruh keluarga.
Pada tahun 2005, Klinik SamMarie dikembangkan menjadi Rumah Sakit Khusus SamMarie, guna memberikan layanan yang lebih lengkap dan terpadu kepada pasien dan masyarakat pada umumnya. Seiring berkembangnya waktu untuk mendukung proses kegiatan penggadaan obat baik di Rumah Sakit Khusus SamMarie, Rumah Sakit Swasta maupun apotek, SamMarie mulai membuka suatu usaha yang bergerak dibidang distirbusi khususnya penggadaan obat jadi yaitu Pedagang Besar Farmasi (PBF) Tramedifa.
PT SamMarieTramedifa merupakan perusahaan yang tergabung dalam kelompok usaha SamMarie Family Healtcare Group (SFHG) dimana pendirian perseroan ini diprakarsai oleh keluarga Prof. Dr. dr. T.Z. Jacoeb, SpOG-KFER dan Dr. dr. Tjut Nurul Alam Jacoeb, SpKK(K). Pembentukan nama SamMarie Tramedifa berasal dari kata SamMarie yang merupakan gabungan nama yang diberikan oleh penggagas dan pendiri SFHG. Istilah Tramedifa itu sendiri berasal dari kata Trading, Media, Distribusi dan Farmasi. Sesuai dengan Akta Pendirian Perseroan, PT SamMarie Tramedifa resmi beroperasi pada tanggal 4 Januari 2007.
Pada tanggal 13 Desember 2007 PT SamMarie Tramedifa meresmikan berdirinya unit usaha pertama mereka yaitu Tramedifa General Trading &
Pharmaceutical Distributor bertepatan dengan diperolehnya izin Pedagang Besar Farmasi yang dikeluarkan oleh Kementrian Kesehatan. Hal ini merupakan awal berdirinya PBF Tramedifa. Tujuan awal pendirian PT SamMarie Tramedifa yaitu:
a. Diversifikasi pengembangan kelompok usaha SFHG
b. Sebagai jalur resmi untuk menangani pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan kelompok usaha SFHG
c. Meningkatkan efisiensi distribusi pengadaan barang bagi kelompok usaha SFHG, sehingga lebih terkendali dan terkontrol.
d. Meningkatkan pendapatan kelompok usaha SFHG.
3.2. Visi dan Misi PT SamMarie Tramedifa
PT SamMarie Tramedifa sebagai suatu organisasi yang bergerak dibidang usaha Jasa dan Perdagangan umum dalam kegiatan operasionalnya harus memiliki target usaha perseroan yang jelas sehingga fungsi manajerial perseroan mampu membentuk dan menerapkan kebijakan perseroan secara sistematis untuk mencapai tingkat profit yang optimal sehingga dapat memberikan manfaat kepada pemodal dan pelaku manajemen mulai dari tingkat atas sampai ke tingkat rendah dan untuk mencapai tujuan akhir perseroan agar bermanfaat bagi kemajuan perkembangan usaha perdagangan baik dalam kelompok usaha SFHG maupun dalam skala nasional dan intenasional. Aktivitas operasional PT SamMarie Tramedifa berlandaskan visi dan misi berikut ini:
3.2.1. Visi
Menjadi perusahaan multinasional skala intenational berkualitas dengan pelayanan prima yang terpercaya bagi rekan kerja dan pelanggannya.
3.2.2. Misi
a. Membangun sumber daya manusia yang berkualitas, profesional, disiplin, jujur, bekerja keras, dan ikhlas untuk memberikan pelayanan prima kepada rekan kerja dan pelanggan.
b. Melakukan inovasi, terobosan, dan penemuan produk terpilih yang berkualitas, berkesinambungan namun dengan harga yang kompetitif.
24
Universitas Indonesia
3.3. Lokasi dan Tata Ruang 3.3.1. Lokasi
PBF Tramedifa berlokasi di Jalan Cipinang Muara I No 23C, Pondok Bambu, Duren Sawit, Jakarta Timur. PBF ini terletak di tepi jalan raya. Peta Lokasi PBF Tramedifa dapat dilihat pada Lampiran 6.
3.3.2. Tata Ruang
Bangunan PBF Tramedifa bertempat di suatu bangunan ruko dengan dua lantai terdiri dari halaman parkir, ruang tunggu, tempat penerimaan barang, gudang penyimpanan obat dan ruang kerja karyawan. Denah Bangunan PBF Tramedifa lantai 1 dan 2 dapat dilihat pada Lampiran 7 dan 8.
3.4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu jaringan hubungan yang menggambarkan fungsi dalam suatu organisasi. Adanya organisasi dapat menciptakan hubungan yang jelas antara posisi dan memastikan kerja sama timbal balik antara masing-masing individu. Struktur organisasi PBF Tramedifa dapat dilihat pada Lampiran 9. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PBF Tramedifa mempunyai 24 orang karyawan yang terdiri dari: 3 (tiga) Direktur; 4 (empat) Manajer; 9 (sembilan) orang pada bagian Administrasi; 2 (dua) Sales marketinga; 6 (enam) orang pada bagian penunjang lainnya.
3.5. Tugas, Kewajiban dan Tanggung Jawab tiap Jabatan 3.5.1. Direktur Tramedifa
Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, PBF Tramedifa memiliki kebijakan terkait struktur organisasi. Kebijakan tersebut tercantum dalam PP SFHG No. 2 Tahun 2011 Tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) PBF PT SamMarie Tramedifa.
Direktur bertanggung jawab langsung kepada Direktur PT SamMarie Tramedifa. Secara langsung, Direktur membawahi Pharma Manager, General Manager, Sales & Marketing Manager.
Direktur bertanggung jawab untuk mengarahkan, penanggulangan berbagai jenis resiko yang dihadapi perusahaan, mengkoordinasi aktivitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. Sebagai pemimpin, Direktur PBF Tramedifa memiliki tugas dan kewajiban, yaitu:
a. Bertanggung jawab dalam hal pengawasan, pengendalian serta pemantauan kedisiplinan seluruh pegawai Tramedifa.
b. Memimpin rapat umum, dalam hal: memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
c. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan.
d. Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan seluruh anggota manajemen. (Tahunan)
e. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi berbagai jenis resiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan seluruh unit lainnya. (Tahunan /Bulanan)
f. Memastikan agar seluruh unit kerja perusahaan mematuhi aturan dan prosedur tetap (SOP) yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business units oversight). (Bulanan)
g. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan. (Tahunan/Bulanan)
h. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari dengan melakukan koordinasi erat dengan para pimpinan unit kerja. (Bulanan)
i. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan. (Tahunan/
Bulanan)
j. Melaporkan setiap kejadian yang bersifat sangat penting kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan.
26
Universitas Indonesia
k. Memeriksa dan menandatangani seluruh hal yang terkait dengan keuangan terutama pembayaran harian, mingguan, bulanan ataupun tahunan.
l. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
m. Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh Direksi dan Komisaris Perusahaan (BOD) atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam rapat-rapat yang dilakukan BOD.
n. Menjalankan tanggung jawab dari Direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.
3.5.2. General Affairs Manager (GA Manager)
Dalam melaksanakan tugasnya, GA Manager bertanggung jawab langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban GA Manager, yaitu:
a. Menyediakan peralatan dan kebutuhan perusahaan terutama:
a1. Menerima dan memproses permintaan barang dari karyawan dan departemen a2. Mengontrol dan menyediakan kebutuhan stationary sekaligus meminta
laporan penggunaan stationary ke masing-masing departemen setiap bulannya.
a3. Menyediakan kebutuhan transportasi termasuk scheduling mobil operasional dan meminta laporan penggunaan biaya operasional dan jarak pemakaian kilometer.
a4. Layanan surat menyurat, baik menggunakan Tiki JNE maupun kurir perusahaan
a5. Menyediakan kebutuhan Pantry, ruangan, air minum atau snack meeting.
b. Menyusun langkah-langkah proses pengurusan perijinan seperti :
b1. Mengurus perijinan tenaga kerja ke Depnaker, TKA (Workpermit s/d EPO).
b2. Pengiriman karyawan ke luar negeri (paspor, visa dll).
b3. Perijinan perusahaan (perpanjangan SKDK, SIUP, TDP dll).
b4. Pengurusan gedung, taman, toilet atau sewa kantor, administrasi gedung ke manajemen gedung.
c. Mengawasi pelaksanaan operasional, kebersihan dan keamanan kantor, terutama:
c1. Membuat jadwal shift, lembur, budgeting biaya, laporan pengeluaran.
c2. Meminta serah terima tugas kepada security collocation setiap pergantian shift.
c3. Pengontrolan mesin fotokopi, printer, pesawat telepon, listrik, air, AC, gedung.
d. Mengontrol ketersediaan stationary, promotion tools dan voucher fisik termasuk:
d1. Membuat informasi persediaan stock list promotion tools dan voucher.
d2. Mencari vendorpercetakan sekaligus negosiasi harga.
d3. Me-maintain fasilitas perusahaan dan inventarisasi aset (Fixed asset register).
d4. Update data: jumlah dan nilai aset, kondisi dan posisi fisik asset /bulan untuk menentukan depresiasi atau penyusutan aset).
d5. Labeling, pengelompokan dan penomoran aset.
d6. Melakukan pembelian sesuai kebutuhan setiap departemen
e. Menerima & memproses reimbursment asuransi kesehatan dari setiap karyawan.
f. Pelaksanaan event khusus.
g. Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy/Oflice Girl.
h. Outsourcing Management/ Labour Supply/ Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing).
i. Penanganan tamu Penting (tamu VVIP, VIP Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi/ Unjuk Rasa).
j. Komunikasi internal dengan departemen di lingkungan perusahaan dan direksi.
k. Komunikasi eksternal dengan lingkungan sekitar tempat usaha (Antar Perusahaan Yang Sejenis, Tetangga, Kawasan Industri, Aparat Keamanan Terdekat, RT/RW/Lurah, dan sebagainya).
3.5.2.1. Marketing
Dalam melaksanakan tugasnya, Marketing bertanggung jawab langsung kepada GA Manager PBF Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Marketing, yaitu
28
Universitas Indonesia
a. Perencanaan target pemasaran (rencana pelanggan, target omset dan lain sebagainya).
b. Pembentukan tim pemasaran yang solid dan terpercaya.
c. Kunjungan dan pendekatan ke pelanggan.
d. Penjelasan produk kepada pelanggan.
e. Negosiasi harga, sebatas yang telah disetujui perusahaan tentang harga jual.
f. Terima dan tangani Surat Pesanan (PO) dari pelanggan.
g. Penanganan keluhan pelanggan atas produk yang dipesan atau hal lain.
h. Tukar faktur.
i. Koordinasi dengan departemen keuangan tentang Laporan Penagihan.
j. Penagihan.
3.5.2.2. Maintenance
Dalam melaksanakan tugasnya, Maintenance bertanggung jawab langsung kepada GA Manager. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Maintenance yaitu:
a. Membersihkan ruangan kerja karyawan.
b. Membersihkan alat-alat elektronik.
c. Membersihkan perlengkapan makan dan minum untuk karyawan.
d. Membersihkan mushola dan toilet serta mengecek kebersihannya setiap 2 jam.
e. Membantu Bag. Keuangan dalam keperluan transaksi Bank.
f. Fotokopi.
g. Menyiapkan makan/minum bila ada tamu.
h. Menyiapkan ruang rapat bila ada rapat.
i. Memperbaiki alat kantor bila ada yang rusak (termasuk servis keluar).
j. Pemerikaan rutin AC setiap 3 bulan sekali.
k. Pemeriksaan rutin fungsi elektronik lain.
l. Temukan solusi terhadap keadaan tertentu seperti mati listrik, komputer dll.
3.5.3. Finance Manager
Dalam melaksanakan tugasnya, Finance Manager bertanggung jawab langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Finance Manager yaitu:
a. Menyiapkan data Penjualan.
b. Membukukan seluruh data perusahan pemasukan dan pengeluaran ke dalam GL (General Ledger).
c. Memasukkan FPS ke dalam software Tramedifa untuk melaporkan pajak setiap bulannya.
d. Menginput data biaya operasional ke dalam software tramedifa . e. Memberi masukan mengenai perbaikan software keuangan.
f. Menginput faktur penjualan yang sudah terbayar ke registrasi penjualan.
g. Print daftar kartu piutang untuk penagihan tiap 3 bulan dengan pihak-pihak terkait.
h. Menyusun perencanaan keuangan perusahaan.
3.5.3.1. Administration dan Accounting
Dalam melaksanakan tugasnya, Administration dan Accounting bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Administration dan Accounting yaitu:
a. Memasukkan data Pareto dari tiap cabang (outlet) per bulan.
b. Memasukkan data Penerimaan tiap bulan.
c. Memasukkan faktur pembelian dari supplier ke software Tramedifa.
d. Koordinasi dengan departemen lain untuk:
d1. Bantuan kegiatan administrasi.
d2. Mencetak laporan-laporan yang diperlukan (seperti: Laporan Penjualan bulanan, Penerimaan Barang dan laporan lainnya).
d3. Pemberkasan dokumen-dokumen atau laporan-laporan.
d4. Kegiatan administrasi lain seperti surat-menyurat.
e. Menyiapkan berkas pembayaran per jatuh tempo.
f. Operator telepon.
g. Tukar faktur asli dengan supplier.
h. Mengatur belanja kebutuhan Rumah Tangga PBF Tramedifa tiap bulannya dengan departemen lain.
i. Menjaga dan mengelola inventaris perusahaan.
j. Menerima tamu dan mengatur pertemuannya.
k. Menjaga ketersediaan alat mesin pencetak atau printer (termasuk tinta dan kertas) kecuali pada mesin pencetak yang berada di gudang.
30
Universitas Indonesia
3.5.4 Supervisor Pharma
Dalam melaksanakan tugasnya, Supervisor Pharma bertanggung jawab langsung kepada Direktur Tramedifa. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Supervisor Pharma yaitu:
a. Terima pesanan atau permintaan barang dari cabang (outlet).
b. Buat Surat Permintaan Barang (SPB).
c. Periksa stok barang di gudang.
d. Buat daftar barang yang akan dipesan (kelompokkan berdasarkan supplier) e. Pesan barang ke supplier setelah disetujui pimpinan.
f. Buat Surat Pemesanan (SP atau PO).
g. Buat Kode Barang baru dengan metode yang sesuai.
h. Periksa kesesuaian barang datang dengan SP {nama, jumlah, dan diskonnya).
i. Pastikan barang terkirim dan diterima baik oleh pelanggan.
j. Pantau target pembelian dan peniualan.
k. Update rencana pembelian tiap 2 minggu.
l. Update Pareto tiap bulan.
m. Update stok minimum barang dari data penjualan dan memasukkannya ke kode barang tiap 3 bulan sekali.
n. Jaga ketersediaan barang dengan memperhatikan stok minimum masing- masing barang.
o. Negosiasi diskon dengan supplier atas persetujuan pimpinan.
p. Review kinerja supplier dan membuat laporan tahunan tentang kerja sama dengan supplier tersebut.
q. Temukan supplier baru dengan penawaran yang lebih menarik dari supplier lama.
r. Atur pertemuan antara pimpinan dengan supplier baru dan lama.
s. Pantau diskon yang terjadi di lapangan dengan yang disetujui oleh PBF Tramedifa.
t. Koordinator petugas medical WH dan courier atas tugas-tugas mereka.
u. Nilai, tegur dan laporkan ke pimpinan tentang kinerja staf gudang dan courier.
v. Koordinator stok opname tiap 3 bulan dengan pihak-pihak terkait.
3.5.4.1 Medical Warehouse (Medical WH)
Dalam melaksanakan tugasnya, Medical WH bertanggung jawab langsung kepada Supervisor Pharma. Berikut ini merupakan tugas dan kewajiban Medical WH yaitu:
a. Mengontrol kebersihan dan suhu ruangan penyimpanan obat.
b. Memotong kartu stok barang berdasarkan laporan penerimaan dan penjualan barang.
c. Cek stok fisik barang.
d. Cetak Surat Permintaan Barang (SPB) outlet.
e. Menyusun dan menyimpan berkas laporan penerimaan, laporan penjualan, laporan stok opname dan SPB.
f. Cetak faktur penjualan.
g. Mengeluarkan barang dari gudang sesuai faktur yang telah dicetak.
h. Menerima barang yang dipesan oleh. PBF Tramedifa dari distributor dan memeriksa kesesuainnya dengan SP yang telah dibuat oleh Spv. Pharma.
i. Bertanggung jawab terhadap fungsi AC dan kelengkapan gudang.
j. Stok opname setiap 3 bulan.
3.5.4.2 Courier
Dalam melaksanakan tugasnya, Courier bertanggung jawab langsung kepada Supervisor Pharma. Berikut ini tugas dan kewajiban Courier yaitu:
a. Memeriksa barang yang akan diantar dengan melihat kesesuaian item dan jumlah dengan faktur.
b. Mengemas barang yang akan diantar.
c. Menyerahkan faktur barang yang telah dikirim ke outlet kepada bagian Keuangan.
d. Tukar faktur dan penagihan ke outlet.
e. Menerima retur barang dari outlet dengan form retur.
f. Membuat estimasi perjalanan kendaraan.
g. Menyetorkan pembayaran tagihan operasional bulanan (PLN, PDAM, Telkom).
h. Melakukan perawatan kendaraan perusahaan.
i. Mengirim dan menyampaikan berkas yang dititipkan dari SamMarie Group.
32 Universitas Indonesia
BAB 4 PEMBAHASAN
PT SamMarie Tramedifa merupakan salah satu perusahaan berbentuk Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang melakukan usaha di bidang pengadaan dan distribusi produk kesehatan. PBF ini masih menjadi bagian dari grup perusahaan keluarga, yaitu SamMarie Family Healthcare Group (SFHG), yang terdiri atas rumah sakit khusus untuk pelayanan fertilitas, menoandropause, dan kesehatan keluarga, rumah sakit ibu dan anak, serta satu klinik perawatan kulit dan kesehatan. Perusahaan ini telah memegang perizinan dari Kementerian Kesehatan RI sebagai Izin Pedagang Besar Famasi.
Fokus utama dari PBF Tramedifa adalah menjadi penyedia sediaan obat jadi yang dibutuhkan oleh pihak rumah sakit dan klinik dari grup SFHG. Namun, saat ini PBF Tramedifa juga melayani pesanan untuk distribusi obat ke fasilitas kesehatan lain di luar SFHG. Pihak pemesan produk ke PBF ini, baik dari grup ataupun non-grup, disebut sebagai pelanggan.
Waktu operasional di PBF ini adalah dari hari Senin hingga Jumat yang berlangsung pada pukul 08.30-17.00 WIB. Selain itu, pada hari Sabtu kegiatan operasional juga tetap ada, yaitu berlangsung pada pukul 08.30-12.00 WIB.
4.1. Personalia
Berdasarkan organogram (struktur organisasi), total personalia PBF Tramedifa berjumlah 24 orang. Dengan jumlah staf yang tidak terlalu banyak tersebut memungkinkan koordinasi dan komunikasi di antara sesama staf dapat dilaksanakan dengan baik.
Staf yang terdapat di dalam Divisi Pharma bertugas untuk mengurus pengelolaan obat jadi sebagai komoditi utama yang disalurkan PBF ini. Apoteker pada PBF Tramedifa bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan pengawasan kegiatan pengelolaan tersebut. Hal ini sesuai dengan ketentuan di dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi, yang menyatakan bahwa suatu PBF harus memiliki Apoteker penanggung jawab yang bertanggung jawab terhadap kegiatan pengelolaan obat di sarana distribusi tersebut. Di PBF ini, apoteker penanggung jawab tersebut
