Pengertian
Administrasi kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma, standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan, dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Tujuan administrasi kepegawaian adalah untuk mewujudkan keseragaman perlakuan hukum bagi tenaga kependidikan sekolah dasar dalam melaksanakan tugas dan fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Komponen Administrasi Kepegawaian
Komponen administrasi kepegawaian meliputi penyusunan formasi, pengadaan, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, dan pemberhentian tenaga kependidikan di sekolah.
Penyusunan Formasi
Menurut Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Pasal 15 ayat:
1. Jumlah dan sususan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi.
2. Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.
Jenis Tenaga SD: 1 orang minimal S1 kependidikan, 1 guru untuk setiap kelas/rombel, 1 guru agama sesuai agama siswa, 1 guru penjas dan kesehatan, 1 petugas TU minimal SMK Administrasi Perkantoran, 1 guru mulok, 1 pejaga/kebersihan minimal SLTP sederajat, 1 tenaga fungsional: BP, pustakawan, lab, teknisi.
Penerimaan (Pengadaan) Pegawai
Pengadaan pegawai adalah untuk mengisi formasi yang lowong dan untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengadaan pegawai merupakan proses yang dimulai dari perencanaan, pengumuman, penyaringan, dan pengangkatan CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.
Membuat Buku Induk Pegawai
Untuk menginventarisasi tenaga yang ada, baik tenaga guru maupun tenaga kependidikan lainnya, di sekolah harus ada buku induk pegawai yang pembuatannya disesuaikan dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku. Yang perlu dicatat adalah Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS ) dan pegawai negeri sipil (PNS) yang ada di sekolah, baik PNS Diknas, Instansi lain pusat atau daerah.
Kelengkapan File Administrasi Kepegawaian
File kepegawaian adalah kumpulan dokumen sah yang dimiliki oleh pegawai yang berhubungan dengan kepentingan administrasi
kepegawaian. Dokumen tersebut dikumpulkan dalam satu file (order) diberi pasfoto, nama dan NIP.
Latihan Prajabatan
Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS) baik guru maupun tenaga kependidikan lainnya diwajibkan mengikuti prajabatan sesuai dengan tingkatan masing-masing. Tujuan dari dilaksanakannya prajabatan adalah agar CPNS tersebut terampil dalam melaksanakan tugas yang dipercayai kepadanya.
Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Sipil
Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS harus mengacu pada PP RI Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS.
Nomor Induk Pegawai (NIP)
NIP dan Karpeg ditetapkan secara terpusat oleh BAKN, baik bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Pusat yang diperbantukan/dipekerjakan pada Daerah Otonom atau Instansi lain.
Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)
DUK adalah suatu daftar yang memuat nama PNS pada unit organisasi atau unit kerja yang disusun menurut tingkat kepangkatan yang digunakan sebagai bahan obyektif dalam pembinaan karier, mengetahui jumlah PNS di unit organisasi atau unit kerja dan dibuat setiap tahun.
Kartu Pegawai (Karpeg)
Karpeg adalah kartu identitas pegawai dan hanya diberikan kepada pegawai sekolah yang berlaku selama yang bersangkutan menjadi pegawai. Karpeg PNS diterbitkan oleh Kepala Badan Kepegawaian
Negara/Daerah, sedangkan karpeg non-PNS diatur oleh yayasan atau sekolah masing-masing.
Kenaikan Gaji Berkala
Kepada Pegawai Negeri Sipil diberi kenaikan gaji berkala apabila telah memenuhi syarat-syarat berikut: (1) a. Masa kerja Golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala, dan (2) Nilai rata-rata penilaian pelaksanaan pekerjaan(DP-3) sekurang- kurangnya cukup.
Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat PNS harus mengaju pada PPRI Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS. Jenis Kenaikan Pangkat, adalah: (1) Kenaikan Pangkat Reguler, (2) Kenaikan Pangkat Pilihan, (3) Kenaikan Pangkat Istimewa, (4) Kenaikan Pangkat Pengabdian, (5) Kenaikan Pangkat Anumerta, (6) Kenaikan Pangkat menjadi Pejabat Negara, (7) Kenaikan Pangkat dalam Penugasan di Luar Instansi, (8) Kenaikan Pangkat dalam Wajib Militer, (9) Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah, dan (10) Kenaikan Pangkat Lain-lain.
Tata Cara Pengajaran Usul Penetapan Angka Kredit
Setiap guru berdasarkan bukti prestasi yang sesuai dengan ketentuan jumlah angka kredit yang dipersyaratkan, yang diperkirakan telah memenuhi syarat untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi, dapat menyampaikan bukti-bukti yang telah ditetapkan.
Cuti
Cuti adalah hak bagi pegawai negeri sipil, yang diberikan dengan tujuan untuk menjamin kesegaran jasmani dan rohani. Pegawai Negeri Sipil setelah bekerja selama jangka waktu tertentu. Cuti itu diatur dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976. Jenis cuti: (1) Cuti Tahunan, (2) Cuti Besar, (3) Cuti Sakit, (4) Cuti Bersalin, (5) Cuti karena Alasan Penting, (6) Cuti di Luar Tanggungan Negara.
Pembinaan Pegawai
Pembinaan pegawai dilakukan oleh kepala sekolah sebagai pimpinan unit melalui: (1) pengusulan untuk mengikuti pelatihan prajabatan bagi sekolah negeri, sedangkan untuk sekolah swasta melalui masa percobaan; (2) pengusulan untuk mengadakan sendiri pelatihan kemampuan profesional; (3) pembinaan secara rutin; (4) pemberian penghargaan, (5) pembinaan disiplin tenaga kependidikan (Lihat PP30 Tahun 1980 ada 26 kewajiban dan 18 larangan bagi PNS); (6) penjaminan terlaksananya hak tenaga kependidikan antara lain cuti dan kepengurusan kenaikan pangkat pengusulan penghargaan; dan (7) pembuatan DP3.
Pemberhentian dan Pemensiunan
Pemberhentian PNS masih tetap diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian pegawai yang berpangkat Pembina Utama Muda (golongan IV/c) sampai Pembina Utama (golongan IV/e) yang berhak memberhentikan adalah presiden. Pemberhentian PNS pusat yang berpangkat Pembina (golongan IV/a) sampai Pembina Tingkat I (golongan IV/b) oleh Menteri di lingkungan masing-masing, sedangkan pemberhentian PNS yang berpangkat Penata Tingkat I (golongan III/d) ditetapkan oleh pejabat di bawahnya. Pemberhentian PNS daerah yang berpangkat Pembina Tingkat I (golongan IV/b) ke bawah ditetapkan oleh Pembina Pegawai di Daerah. Khusus untuk pemberhentian PNS pusat dan daerah karena mencapai batas usia pensiun, tewas, meningal dunia, cacat karena dinas oleh Kepala BKN.
Sarana/Kelengkapan Administrasi Kepegawaian
Untuk sarana kelengkapan administrasi kepegawaian digunakan beberpa format. Jenis format yang dimasud adalah sebagai berikut: (1) Buku Induk Pegawai, (2) Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil, (3) Permohonan Cuti Tahunan, (4) Surat Izin Cuti Tahunan, (5) Permohonan Cuti Besar, (6) Surat Izin Cuti Besar, (7) Permohonan Cuti Sakit, (8) Surat Izin Cuti Sakit, (9) Permohonan Cuti Bersalin, (10) Surat Izin Cuti Bersalin, (11) Permohonan Cuti Alasan Penting, (12) Surat Izin Cuti Alasan Penting, (13) Permohonan Cuti di Luar Tanggungan Negara, (14) Surat Izin Cuti di Luar Tanggungan Negara, (15) Kartu Cuti Pegawai, (16) Daftar Mutasi Kepangkatan, (17) Uraian Tugas, (18) Pemberian Kenaikan Gaji Berkala, (19) Permohonan Izin Belajar, (20) Surat Pernyataan Persetujuan, (21) Usul Mutasi, (22) Usul Kenaikan Pangkat.
Berikut ini diberikan contoh format buku induk pegawai. Sedangkan untuk format-format lainnya diserahkan pada kreativitas dan inovasi calon kepala sekolah terkecuali sudah format baku yang harus dipatuhi.
