Pengertian
Administrasi perlengkapan ialah semua kegiatan pencatatan yang berkenaan dengan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pemanfaatan, penyaluran, dan penghapusan barang-barang yang ada di sekolah agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, sedangkan prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah misalnya taman, jalan ke sekolah. Nawawi (1987) mengklasifikasikannya menjadi 3 (tiga) macam tinjauan berikut: (1) habis tidaknya dipakai; (2) bergerak tidaknya pada saat digunakan; dan (3) hubungannya dengan proses belajar mengajar.
Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai
Habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan yaitu habis dipakai dan tahan lama.
a. Habis dipakai
Perlengkapan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang jika digunakan habis dalam waktu yang relatif singkat. Contohnya adalah kapur tulis, bahan kimia, pita mesin tulis, bola lampu, dan kertas.
b. Tahan lama
lama. Contohnya adalah buku, bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe, dan beberapa peralatan olahraga dan kesenian..
Ditinjau dari Bergerak Tidaknya
Apabila dilihat dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua macam yaitu bergerak dan tidak bergerak.
a. Yang bergerak
Perlengkapan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakaiannya. Contohnya: lemari arsip sekolah misalnya, merupakan salah satu sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindahkan ke mana-mana bila diinginkan, dan kendaraan dinas. b. Yang tidak bergerak
Perlengkapan yang tidak bisa bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan. Contohnya adalah tanah dan bangunan sekolah.
Ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar
Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar maka perlengkapan dibedakan menjadi tiga macam, yaitu alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran, walaupun kadang-kadang ketiga macam sarana tersebut masih sukar dibedakan.
Tujuan Administrasi Perlengkapan
Tujuan administrasi perlengkapan adalah untuk memberikan layanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka terselenggaranya proses pembelajaran di sekolah secara efektif dan efisien.
Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan
Prinsip administrasi perlengkapan: (1) pencapaian tujuan, (2) efisiensi, (3) administratif, (4) kejelasan tanggung jawab, (5) kekohesifan.
Ruang Lingkup Administrasi Perlengkapan
Administrasi perlengkapan memiliki ruang lingkup: (1) perencanaan (perencanaan kebutuhan dan biaya), (2) pengadaan, (3) penyimpanan dan penyaluran, (4) pengaturan tata letak dan pendayagunaan, (5) pemeliharaan perlengkapan, dan (6) penginventarisasian dan penghapusan.
Perencanaan Perlengkapan
Kegiatan perencanaan di bidang administrasi perlengkapan ditekankan pada perencanaan kebutuhan perlengkapan, disamping harus dibuat pula rencana biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas di bidang itu. Dalam menyusun rencana kebutuhan perlengkapan hendaknya diperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya. Rencana kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Setelah rencana kebutuhan perlengkapan selesai dibuat, selanjutnya disusun rencana biaya yang meliputi biaya-biaya pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyaluran, penginventarisan, dan penghapusan agar jangan sampai ada kegiatan yang tertinggal dalam penghitungan biaya yang diperlukan. Dalam menyusun rencana perlengkapan sekolah perlu diperhatikan pengadaan harus: (1) mengikuti pedoman/pembakuan, jenis, kuantitas dan kualitas perlengkapan yang diperlukan sekolah, (2) sesuai dengan plafon, (3) menyediakan dan menggunakan perlengkapan dalam kegiatan operasi, (4) memperhatikan cara menyimpan dan memelihara perlengkapan, (5) mengikuti prosedur pengelolaan perlengkapan, dan (6) harus melalui proses mengumpulkan dan mengolah data
perlengkapan. Untuk kegiatan dalam menyusun rencana pengadaan barang bergerak dibedakan menurut jenis barangnya: (1) habis pakai, dan (2) tak habis pakai.
Pengadaan Perlengkapan
Pengadaan perlengkapan sekolah meliputi buku, alat kantor, dan alat pendidikan, perabot, bangunan, dan tanah yang dalam pelaksanaannya harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengadaan dapat dilakukan dengan membeli, menyewa, sewa beli, hibah, dan membuat sendiri.
Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan
Di sekolah ditunjuk seorang petugas urusan perlengkapan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada kepala tata usaha sekolah. Penyimpanan dan penyaluran perlengkapan ialah semua kegiatan yang meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang. Pelaksanaan Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan keefektivan dalam penggunaan tenaga, biaya alat-alat, dan tata kerja. Semua perlengkapan yang dibeli dan/atau diterima perlu dicatat dalam buku khusus.
Laporan Administrasi Perlengkapan
Seorang petugas urusan perlengkapan wajib melaporkan secara berkala keadaan barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal ikhwal yang terjadi dalam gudang misalnya kerusakan atau kehilangan.
Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan Sekolah Tata letak perlengkapan sekolah mencakup pengaturan barang-barang yang digunakan oleh sekolah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Penataan barang-barang tersebut perlu diatur sedemikian rupa sesuai dengan pedoman/ketentuan yang berlaku. Pengaturan tata letak dapat menggunakan prinsip TELER yaitu: Tertib, Efektif, Luwes, Efisien, dan Rapih.
Pemeliharaan Perlengkapan
Pemeliharaan merupakan kegiatan yang terus-menerus secara berkesinambungan, untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap untuk dipakai. Menurut kurun waktunya, pemeliharaan perlengkapan dibedakan atas: (1) pemeliharaan sehari-hari, dan (2) pemeliharaan berkala.
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Penerimaan/Pengeluaran Barang No:
Pada hari ini...tanggal... bertempat di... Sesuai dengan surat : permintaanpemberian dari :... tanggal : ... No... telah terjadi penyerahan/pengeluaran barang antara :
1. Nama : ... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ...
sebagai pihak yang meyerahkan.
1. Nama : ... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ...
Barang-barang yang diserahterimakan seperti tercantum dalam daftar terlampir. Setelah diperiksa dan disaksikan oleh pihak ketiga ternyata terdapat/tidak terdapat ...
... 20 ...
Yang menerima, Yang menyerahkan,
NIP Saksi-saksi pihak ketiga
1. NIP 2. NIP
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Pemeriksaan Barang No:
Pada hari ini ... tanggal ... kami Panitia Pemeriksa Barang/Alat-alat ... yang ditunjuk berdasarkan keputusan, yang terdiri dari 1. ...Ketua 2. ...Sekretaris 3. ...Anggota 4. ...Anggota 5. ...Anggota
menerangkan dengan sesungguhnya bahwa setelah memeriksa dan meneliti barang-barang yang disertakan oleh
1. Nama : ... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ... Yang dipesan oleh ... berdasarkan surat pesanan
tanggal ... No. ... berupa
1. ... 2. ... 3. ...
Menurut pendapat kami
...
Perincian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ... ( ...) Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ... ( ....) untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
Yang menyerahkan,
Panitia Pemeriksa Barang,
1. ... ( ... ) 2. ... ( ... ) 3. ... ( ... ) 4. ... ( ... ) 5. ... ( ... ) ... 20 . Mengetahui, Kepala ... NIP.
Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG No. Nama
Barang Spesifikasi Satuan
Banyaknya Kondisi
Keterangan Seharusnya Kenyataan Baik Rusak
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
... 20 .... Yang menyerahkan,
Panitia Pemeriksa Barang,
1. ... ( ... ) 2. ... ( ... ) 3. ... ( ... ) 4. ... ( ... ) . 5. ... ( ... ) Mengetahui, Kepala ...
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Penyerahan Barang No:
Pada hari ini ... tanggal... bertempat di ... Sesuai dengan Surat dari ... tanggal ... No... telah terjadi penyerahan barang antara:
1. Nama : ... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ...
sebagai pihak yang menyerahkan
1. Nama :... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ...
sebagai pihak yang menerima
Barang-barang yang diserahterimakan tercantum dalam daftar terlampir. ... 20 ...
Yang menerima, Yang menyerahkan,
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)