KOMPETENSI MANAJERIAL
ﾧ
KEPALA SEKOLA
H
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
MANAJEMEN TATA USAHA SEKOLAH DASAR
DIREKTORAT TENAGA KEPENDIDIKAN DIREKTORAT JENDERAL
KATA PENGANTAR
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah telah ditetapkan bahwa ada 5 (lima) dimensi kompetensi yaitu: Kepribadian, Manajerial, Kewirausahaan, Supervisi dan Sosial. Dalam rangka pembinaan kompetensi calon kepala sekolah/kepala sekolah untuk menguasai lima dimensi kompetensi tersebut, Direktorat Tenaga Kependidikan telah berupaya menyusun naskah materi diklat pembinaan kompetensi untuk calon kepala sekolah/kepala sekolah.
Naskah materi diklat pembinaan kompetensi ini disusun bertujuan untuk memberikan acuan bagi stakeholder di daerah dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan calon kepala sekolah/kepala sekolah agar dapat dihasilkan standar lulusan diklat yang sama di setiap daerah.
Kami mengucapkan terimakasih kepada tim penyusun materi diklat pembinaan kompetensi calon kepala sekolah/kepala sekolah ini atas dedikasi dan kerja kerasnya sehingga naskah ini dapat diselesaikan.
Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa meridhoi upaya-upaya kita dalam meningkatkan mutu tenaga kependidikan.
Jakarta,
Direktur Tenaga Kependidikan
Surya Dharma, MPA, Ph.D
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...i
DAFTAR ISI...ii
DAFTAR GAMBAR...vi
DAFTAR TABEL...vii
BAB I PENDAHULUAN...1
A. Latar Belakang...1
B. Dimensi Kompetensi...1
C. Kompetensi yang Diharapkan Dicapai...2
D. Indikator Pencapaian Hasil...2
E. Alokasi Waktu...3
F. Skenario...3
BAB II ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN)...5
A. Administrasi Persuratan...5
B. Menyusun/Membuat Surat (Korespondensi)...7
C. Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik...7
E. Bagian Surat...8
F. Kesekretariatan...8
G. Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan...12
H. Komunikasi Dalam Bekerja...12
I. Efisiensi Kerja...12
J. Pengurusan Surat...13
K. Uraian Tentang Format Surat...13
L. Pengelolaan Arsip...13
M. Jenis Surat yang Diarsipkan...14
N. Laporan...14
BAB III ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN...16
A. Skema Penyajian...16
B. Konsep Administrasi Kurikulum...17
C. Administrasi Program Pembelajaran...27
BAB IV ADMINISTRASI KESISWAAN...36
A. Skema Penyajian...36
B. Tujuan dan Sasaran Administrasi Kesiswaan...37
C. Ruang Lingkup...37
E. Format Administrasi Kesiswaan...39
F. Contoh Format Daftar Kenaikan Kelas ( Depdiknas: Diretoktorat Pendidikan TK dan SD : jakarta 2003)...40
BAB V ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA...42
A. Pengertian...42
B. Tujuan Administrasi Perlengkapan...43
C. Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan...44
D. Ruang Lingkup Administrasi Perlengkapan...44
E. Perencanaan Perlengkapan...44
F. Pengadaan Perlengkapan...45
G. Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan....45
H. Laporan Administrasi Perlengkapan...45
I. Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan Sekolah...46
J. Pemeliharaan Perlengkapan...46
K. Penginventarisan...55
A. Kelengkapan Administrasi...60
B. Sumber-Sumber Pembiayaan Pendidikan di Sekolah...65
C. Bukti-Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Keuangan 65 D. Pemeriksaan Kas oleh Atasan Langsung...65
E. Butir-Butir Pengelolaan Kas untuk Bendaharawan...67
BAB VII ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN...70
A. Pengertian...70
B. Tujuan Administrasi Kepegawaian...70
C. Komponen Administrasi Kepegawaian...70
D. Penyusunan Formasi...70
E. Pembinaan Pegawai...74
F. Pemberhentian dan Pemensiunan...74
G. Sarana/Kelengkapan Administrasi Kepegawaian...75
DAFTAR RUJUKAN...76
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Skema Penyajian...16
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Alokasi Waktu...3
Tabel 3.1 Contoh Format Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester...19
Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM...20
Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif...20
Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan...21
Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian...21
Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM...22
Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor...23
Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif...24
Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran...25
Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan...28
Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah...34
Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas...40
Tabel 5.1 Lampiran Berita Acara Pemeriksaan Barang...51
Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang...53
Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang...54
Tabel 5.4 Contoh Persediaan...55
Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp)...66
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu kompetensi kepala sekolah/madrasah yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2007 tentang Standar Kepala Sekolah/Madrasah tersebut adalah manajemen tata usaha sekolah/madrasah. Kepala sekolah yang bertugas sebagai pengelola sekolah memiliki peranan yang penting bagi pengembangan sekolah terkait dengan tugasnya tersebut. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi manajemen tata usaha sekolah/madrasah sesuai perkembangan ipteks yang semakin pesat. Pelatihan ini diharapkan dapat bermanfaat dalam meningkatkan kemampuan kepala sekolah terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya khususnya bidang ketatausahaan sekolah/madrasah. Peningkatan kemampuan kepala sekolah dalam bidang ini diharapkan dapat membantu meningkatkan pelayanan administratif kepala sekolah sehingga dapat membantu meningkatkan mutu sekolah secara keseluruhan.
Dimensi Kompetensi
Kompetensi yang Diharapkan Dicapai
Pada akhir pendidikan dan pelatihan pada mata diklat Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini diharapkan peserta memiliki kompetensi Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi :
1. Administrasi persuratan dan kearsipan
2. Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran 3. Administrasi kesiswaan
4. Administrasi perlengkapan
5. Administrasi keuangan
6. Administrasi kepegawaian
Indikator Pencapaian Hasil
Pada akhir pendidikan dan pelatihan pada mata diklat Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini diharapkan peserta mampu menjelaskan pengertian, tujuan, fungsi dan ruang lingkup dari :
1. Administrasi persuratan dan kearsipan
2. Admnistrasi kurikulum dan pembelajaran 3. Administrasi kesiswaan
4. Administrasi perlengkapan
5. Administrasi keuangan
Alokasi Waktu
Tabel 1.1 Alokasi Waktu
Materi Diklat Alokasi
Administrasi Persuratan dan Kearsipan 5 jam
Adminstrasi Kurikulum dan Pembelajaran 5 jam
Administrasi Kesiswaan 5 jam
Administrasi Perlengkapan 5 jam
Administrasi Keuangan 5 jam
Analisis Kepegawaian 5 jam
Skenario
Secara tentatif (dapat dikembangkan lebih lanjut oleh fasilitator pendidikan dan pelatihan), skenario pendidikan dan pelatihan materi Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar ini dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Perkenalan
2. Penjelasan singkat tentang mekanisme diklat materi Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar
3. Pre test
4. Eksplorasi pemahaman peserta diklat tentang Manajemen Tata Usaha Sekolah Dasar
5. Presentasi materi dengan pendekatan interaktif dan multimedia teknologi
7. Presentasi hasil diskusi
8. Diskusi pleno
9. Post test
BAB II
ADMINISTRASI PERSURATAN DAN KEARSIPAN (KESEKRETARIATAN)
Administrasi Persuratan
Pengertian
Administrasi dalam arti luas adalah organisasi dan manajemen. Dalam arti sempit dimaksudkan sebagai pengurusan atau tata usaha, yang bisa meliputi tata persuratan, arsip, pencatatan pelaksanaan kurikulum, kesiswaan, perlengkapan maupun keuangan dalam suatu organisasi.
Guna memudahkan pemahaman terhadap tata persuratan dan kearsipan (kesekretariatan) perlu diberikan beberapa pengertian sebagai berikut.
a. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.
b. Surat dinas adalah surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan.
c. Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau antar karyawan setingkat yang berisi catatan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.
e. Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen dan/barang, bahan lain yang dikirimkan.
f. Surat kawat atau telegram adalah surat singkat dengan menggunakan kata-kata biasa dan/atau kata-kata sandi mengenai suatu hal yang perlu cepat diselesaikan dan disampaikan melalui telegraf. Saat ini telegram jarang digunakan. Sebagai penggantinya digunakan e-mail.
g. Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang untuk itu.
h. Surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/perintah yang telah ada.
i. Surat undangan merupakan surat pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
j. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
k. Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
m. Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
n. Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan.
o. Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.
p. Penerima surat atau pengirim surat adalah petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat ke luar.
q. Pengarah surat adalah pimpinan satuan kerja yang menangani surat menyurat dan kearsipan atau petugas yang ditunjuk untuk mengarahkan surat sesuai dengan masalahnya.
r. Pengolah surat adalah petugas yang mengolah atau yang menyelesaikan isi surat.
s. Penata arsip adalah petugas yang melaksanakan penataan arsip.
Menyusun/Membuat Surat (Korespondensi)
Syarat-Syarat Surat Dinas yang Baik
Syarat-syarat surat dinas yang baik antara lain adalah: (1) obyektif, (2) sistematika, (3) singkat, (4) jelas, (5) sopan, fisik menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya). Sesuaikan dengan petunjuk dari kab/kota
Bahasa Surat
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
2. Penulis yakin bahwa bahasa yang digunakan juga dimengerti oleh penerima surat.
3. Menggunakan bahasa Indonesia baku yaitu yang baik dan benar.
4. Kata yang dipergunakan: (1) sederhana, (2) umum, (3) bahasa Indonesia. Sedapat mungkin menghindari kata-kata dari bahasa asing.
Bagian Surat
Kesekretariatan
Sekretariat ialah bagian organisasi yang menangani pekerjaan yang bersifat penunjang. Sekretariat ialah satuan organisasi yang melaksanakan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya, yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang, supaya tujuan organisasi dapat dicapai dengan lebih lancar. Kesekretariatan: segala kegiatan yang dilakukan oleh sekretariat (menyatakan kegiatan dan tata kerjanya). Sekretariat dapat berupa: (1) kantor atau kedudukan seorang sekretaris, (2) kantor atau tempat di mana sekretaris melakukan pekerjaannya, (3) pegawai atau satuan organisasi yang dipimpin oleh sekretaris, dan (4) pegawai atau kelompok sekretaris (Webster, 1956:1317). Administrasi kesekretariatan ialah kegiatan yang yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya, baik fisik maupun nonfisik untuk memfasilitasi berbagai jenis layanan dalam memperlancar kegiatan operasional atau kegiatan unit organisasi lini guna mencapai visi dan misinya secara efektif di mana unsur akuntabilitas dapat terpenuhi.
Berdasarkan permen 24 th 2007 tentang Sarana prasarana : Sebuah SD/MI sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut:
8. jamban,
9. gudang,
10. ruang sirkulasi,
11. tempat bermain/berolahraga.
Fungsi Sekretariat
Sebagai satuan organisasi yang merupakan tempat sekretaris dan pembantunya melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang pelaksanaan tugas pokok organisasi agar dapat mencapai tujuan dengan lebih lancar. Sekretariat berfungsi: (1) menghimpun, (2) mencatat, (3) mengolah, (4) menggandakan, (5) mengirim, dan (6) menyimpan.
Tujuan Administrasi Kesekretariatan
Administrasi kesekretariatan bertujuan untuk: (1) memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak, intern dan ekstern; (2) mengamankan rahasia perusahaan/organisasi; dan (3) mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/organisasi yang berguna bagi kelancaran pelaksanaan fungsi manajemen.
Fungsi Administrasi Kesekretariatan
Ruang Lingkup Kegiatan Sekretariat dan Administrasi Kesekretariatan
Pada umumnya, ruang lingkup kegiatan sekretariat meliputi: (1) menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat, yang meliputi pembuatan, penerimaan, pengolahan, pendistribusian dan penyimpanannya; (2) menyelenggarakan tata hubungan, intern dan ekstern (hubungan masyarakat); (3) menyelenggarakan kepanitiaan rapat; (4) menyelenggarakan kegiatan yang bersifat rahasia; (5) menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan; (6) menyelenggarakan tugas bantuan lain yang menunjang pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan fasilitas, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok organisasi.
Ruang lingkup administrasi kesekretariatan: administrasi perkantoran, kepegawaian, keuangan, materiil dan kehumasan. Untuk melaksanakan kegiatan administrasi kesekretariatan secara efektif dan efisien perlu menerapkan fungsi manajemen berikut.
a. Perencanaan: (1) administrasi perkantoran, (2) tata naskah dalam kearsipan, (3) administrasi kepegawaian, (4) administrasi keuangan, dan (5) administrasi materiil dan kehumasan
b. Pengkoordinasian
d. Pengawasan: Kegiatan pengukuran hasil kerja terhadap standar dan rencana memperbaiki penyimpangan agar memberi hasil optimal.
e. Pelaporan: menyampaikan perkembangan/hasil kegiatan yang berkaitan dengan penggunaan sumber daya, baik lisan maupun tertulis kepada pihak yang berkepentingan.
Prinsip-Prinsip Administrasi Kesekretariatan
Prinsip-prinsip administrasi kesekretariatan adalah: (1) fasilitatif; (2) pelayanan prima; (3) legalitas; (4) dinamika; (5) pemberdayaan; (6) informasional; (7) efisiensi dan efektivitas; (8) jaringan kerja; (9) sentralisasi, desentralisasi dan gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi; (10) tepat waktu; (11) telaahan staf; (12) kompetensi; (13) imbalan yang wajar dan adil; dan (14) perlakuan yang sama pada setiap orang.
Prinsip-prinsip Administrasi Kearsipan:
Prinsip-prnsip administrasi kearsipan adalah: (1) legalitas, (2) efisiensi, (3) pembakuan, (4) pertanggungjawaban, (5) keterkaitan, (6) ketepatan,(7) keamanan, (8) ketelitian, (9) kejelasan, dan (10) asas gabungan (sentralisasi dan desentralisasi).
Organisasi Pelaksanaan Pekerjaan
Komunikasi Dalam Bekerja
Keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh lima unsur yaitu: (1) komunikator, (2) bentuk berita atau pesan, (3) penerima berita, (4) prosedur pengiriman berita, dan (5) reaksi. Agar tujuan berkomunikasi jelas, maka hal yang perlu dipertimbangkan:
1. Siapa yang akan menerima pesan
2. Bagaimana penerima akan menginterpretasikan pesan
3. Bagaimana iklim/suasana antara pengirim dengan penerima
4. Mutu komunikasi
Efisiensi Kerja
Efisiensi merupakan cara yang: (1) termudah, dan (2) termurah. Asas efisiensi: terencana, sederhana, penggabungan, dan hemat. Faktor yang mempengaruhi efeisiensi kerja: gerakan dan waktu.
Pengurusan Surat
tidak penting (rutin), dan menyampaikan surat dinas yang sudah dipilah kepada petugas pencatat surat. Pengurusan surat keluar meliputi pencatatan pada lembar pengantar rutin untuk surat rutin, kartu kendali untuk surat penting, dan lembar pengantar rahasia untuk surat rahasia.
Uraian Tentang Format Surat
Disesuaikan dengan ketentuan setempat.
Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan sumber penelitian. Bagi sekolah-sekolah arsip harus dikelola dengan baik, dengan sistem: (1) masalah, (2) abjad, (3) tanggal, dan (4) wilayah. Hal ini dimaksudkan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Arsip-arsip pasif yang penting dan permanen, harus dirawat dan dijaga agar tejamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip yang menyangkut akte tanah, akte pendirian gedung, akte status sekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971). Untuk mencegah terjadinya penumpukkan arsip yang tidak berguna, dilakukan penyusutan arsip, pemusnahan arsip-arsip yang tidak berguna dengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34 Tahun 1979.
Jenis Surat yang Diarsipkan
Laporan
Bentuk Laporan
Bentuk penyampaian informasi secara lisan/tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada di antara mereka.
Fungsi laporan
Fungsi laporan adalah sebagai alat: pertanggungjawaban (bagi bawahan), pengambilan keputusan (bagi atasan).
Syarat kualitas laporan
Syarat laporan yang bermutu adalah: correct (benar atau apa adanya), clear (jelas), complete (lengkap), consistent (ajeg), courtesy (sopan), consumer (penerimanya), form (format), dan tepat waktunya.
Syarat Penyusun Laporan
Bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan: (1) menguasai syarat laporan yang bermutu, (2) menguasai masalah yang akan dilaporkan; (3) mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, analitis, kooperatif dan open-minded; (4) menggunakan bahasa tulisan yang baik, (5) menggunakan kata/istilah sederhana, jelas dan mudah dimengerti, dan (6) menguasai statistik untuk laporan kuantitatif dan teknik pengumpulan data.
Langkah-langkah Pembuatan Laporan
BAB III
ADMINISTRASI KURIKULUM DAN PROGRAM PEMBELAJARAN
Skema Penyajian
Konsep Administrasi Kurikulum
Pengertian Kurikulum
Kurikulum ialah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan tertentu. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) pada jenjang pendidikan dasar dan menengah dikembangkan oleh sekolah dan komite sekolah berpedoman pada standar isi (Permen No.22 ) dan standar kompetensi lulusan (Permen No. 23) serta panduan penyusunan kurikulum yang dibuat oleh BSNP dengan memperhatikan prinsip-prinsip satuan pendidikan, (2) Beban belajar bagi peserta didik pada satuan pendidikan dasar dan menengah, (3) Kurikulum tingkat satuan pendidikan yang akan dikembangkan dan disusun oleh guru berdasarkan panduan penyusunan kurikulum sebagai bagian tidak terpisahkan dari standar isi, (4) Kalender pendidikan untuk penyelenggaraan pendidikan pada satuan pendidikan jenjang pendidikan dasar dan menengah. Standar isi dikembangkan oleh BSNP.
b. Standar Kompetensi Lulusan
Standar kompetensi lulusan digunakan sebagai pedoman penilaian dalam penentuan kelulusan peserta didik dari satuan pendidikan. Standar Kompetensi lulusan ini meliputi kompetensi seluruh mata pelajaran atau kelompok mata pelajaran. Kompetensi lulusan ini mencakup aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan.
c. Standar Penilaian Pendidikan
Standar Penilaian adalah standar yang mengatur mekanisme, prosedur, dan instrument penilaian prestasi belajar peserta didik.
Penilaian pendidikan pada jenjang pendidikan dasar dan menengah seperti tertuang dalam PP 19 tahun 2005 terdiri atas penilaian: (1) hasil belajar oleh pendidik, (2) hasil belajar oleh satuan pendidikan; dan (3) hasil belajar oleh Pemerintah. Panduan penilaian setiap kelompok mata pelajaran yang diterbitkan oleh BSNP. Panduan penilaian tersebut meliputi kelompok mata pelajaran: (1) agama dan akhlak mulia, (2) kewarganegaraan dan kepribadian, (3) ilmu pengetahuan dan teknologi, (4) estetika; dan (5) jasmani, olahraga, dan kesehatan.
d. Perangkat Pembelajaran
Semester; (5) Pengembangan Silabus dan Sistem Penilaian; (6) Program Satuan Pembelajaran (PSP) dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP); (7) Jadwal Pelajaran; (8) Tugas siswa; (9) Pengembangan diri/Ekstrakurikuler; (10) Program Perbaikan dan Pengayaan; (11) Buku nilai; (12) Leger/DKN; (13) Kumpulan soal; (14) Grafik daya serap/ketuntasan belajar per MP; (15) Grafik nilai UAN (siswa baru dan siswa lulusan); (16) Supervisi PBM; (17) Daftar buku-buku wajib, alat peraga dan referensi.
e. Contoh Format Administrasi Kurikulum dan Program Pembelajaran
1) Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar per Semester
Mata Pelajaran :
Kelas/Semester :
Tahun Pelajaran :
Sekolah :
Tabel 3.2 Contoh Format Penentuan SKBM
3) Perhitungan Hari Belajar Efektif
SMA/SMK ………..
Tahun Pelajaran 2006-2007
Semester Ganjil
Tabel 3.3 Contoh Format Perhitungan Hari Belajar Efektif
Bulan Hari Minggu Khusus Umum Semester Jumlah
4) Program Semester dan Tahunan
Mata Pelajaran :
Jenjang :
Kelas/Semester :
Tahun Pelajaran :
Tabel 3.4 Contoh Format Program Semester dan Tahunan
5) Contoh Silabus dan Sistem Penilaian
Nama Sekolah :
Mata Pelajaran :
Kelas/Semester :
Standar Kompetensi :
Tabel 3.5 Contoh Silabus dan Sistem Penilaian
Kompetensi
6) Buku Pemeriksaan Administrasi PBM
Tabel 3.6 Contoh Format Buku Pemeriksaan Administrasi PBM
No. Nama Kelas A. Program Pengajaran
Guru Mata Pelajaran
Tgl. No Tgl. No. Tgl. No III IV
Keterangan:
PT : Program Tahunan
PS : Program semester
RPP : Rencana Pelaksanaan Pembelajaran
PMH : Persiapan Mingguan/Harian
Komponen Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP)
Satuan Pendidikan :
Mata Pelajaran :
Kelas/Semester :
Materi Pembelajaran :
Alokasi Waktu :
STANDAR KOMPETENSI
a. KOMPETENSI DASAR
d. MATERI PEMBELAJARAN
7) Contoh Format Penilaian Psikomotor
Tabel 3.7 Contoh Format Penilaian Psikomotor
No Nama
0-20 tidak tepat tidak bagus tidak sesuai
21-40 kurang tepat kurang bagus kurang sesuai
41-60 Tepat bagus sesuai
61-80 tepat sekali bagus sekali sesuai sekali
81-100 sangat tepat sangat bagus sangat sesuai
Tabel 3.8 Contoh Format Penilaian Afektif
No Nama
Siswa
Kedisiplinan Kerjasama Ide Kreativitas Jumlah Rata-rata
skala
A amat baik 76-100
B Baik 51-75
C Cukup 26-50
D Kurang 26-50
9) Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran
Tabel 3.9 Instrumen Pengawasan Administrasi Kurikulum dan Program Pemebelajaran
No. Komponen Ada Tidak
ada
Keterangan 1. TRL 2. KTRL Buku/ Dokumen Kurikulum
a. Standar Isi (kerangka dasar, struktur kurikulum)
(standar kompetensi, kompetensi dasar) d. Standar Penilaian e. Panduan – panduan
(Penyusunan Silabus dan Penilaian, pembelajaran) Penyusunan Program Pengajaran
a. Pemetaan Standar Kompetensi dan Kompetensi dasar setiap Mata Pelajaran
b. Standar Ketuntasan Belajar Minimal (SKBM)
c. Perhitungan hari belajar efektif/ kalender pembelajaran
d. Program semester dan Tahunan
b. Ulangan umum
b. Catatan tentang guru setelah diobservasi
Daftar buku wajib/alat peraga dan referensi
TRL = tertib, rapi, dan lengkap
KTRL =kurang tertib, rapi, dan lengkap
Administrasi Program Pembelajaran
Dalam melakukan tugasnya sehari-hari Kepala Sekolah dibantu oleh Wakil Kepala Sekolah, guru, tenaga administrasi sekolah, dan tenaga kependidikan lainnya yang ada di bawah pembinaannya. Agar kegiatan Kepala Sekolah dapat mencapai sasaran optimal diperlukan adanya jadwal kerja Kepala Sekolah yang meliputi kegiatan-kegiatan harian, mingguan, bulanan, caturwulan dan tahunan.
Tabel 3.10 Contoh Jadwal Kerja Tahunan
1. Pembagian tugas
mengajar/ penyusunana jadwal
2. Penyusunan program pengajaran
3. Penyajian
pelajaran/pelaksanaan KBM
4. Evaluasi
a. Ulangan umum b. Ujian akhir
5. Kenaikan kelas/pemilihan Program pengajaran khusus
6. Laporan evaluasi 7. ……….. III Kesiswaan
IV
V
5. Kegiatan ekstra kurikuler 6. ………
Ketenagaan
1. Peningkatan potensi guru/karyawan 2. Pembianaan
mantal/spiritual 3. Pembinaan tugas
guru/karyawan
4. Usaha kesejahteraan guru/karyawan
5. Pengisisan DP3
6. Pengisian angka kredit 7. Laporan ketenagaan 8. …………
Sarana/Prasaran
1. Inventarisasi sarana prasarana
VI
b. Alat/bahan laboraturium, buku-buku
c. Perpustakaan 2. Pengadaan barang
inventaris 3. Pemeliharaan
gedung/rehab 4. Laporan inventaris 5. ………
a. Lab. Perpustakaan Keuangan
1. Pembuatan daftar gaji 2. Pengolahan uang BOS 3. Pengolahan uang BOM 4. Pengolahan uang Komite
Sekolah
5. Pengolahan dana OPF 6. Pembuatan/penyetoran SPJ 7. Laporan Triwulan
VIII
IX
1. Adminstrasi ketenagaan 2. Administrasi siswa
a. Buku Induk b. Buku Klaper c. Buku Mutasi 3. Kenaikan berkala 4. Usul kenaikan pangkat 5. Pengarsipan surat menyurat 6. Laporan ketatausahaan 7. ……… Hubungan Masyarakat 1. Hubungan dengan
pengurus BP3/penyusunan RAPBS
2. Rapat pleno 3. Rapat pengurus
4. Konsultasi dengan Instansi 5. ...
Supervisi
PBM
2. Kunjungan kelas 3. Pemeriksaaan
Sarana/Prasarana
4. Pemeriksaan administrasi tata usaha
5. Pemeriksaan 6K
6. Pemeriksaaan keuangan - Rutin
- BOS
- BOM
Tabel 3.11 Contoh Jadwal Pelajaran Sekolah
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
JADWAL PELAJARAN SEKOLAH
TAHUN PELAJARAN : …... / …… Hari/Jam
Pelajaran Kelas
Senin Selasa Rabu Kode Kode
1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 Guru Mt.pel
Pelajaran
BAB IV
ADMINISTRASI KESISWAAN
Skema Penyajian
Tujuan dan Sasaran Administrasi Kesiswaan
Tujuan administrasi kesiswaan adalah mengatur kegiatan-kegiatan peserta didik dari mulai masuk sekolah sampai lulus sekolah. Pengaturan kegiatan peserta didik tersebut diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstra kurikuler, sehingga memberikan kontribusi bagi pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan. Sasaran administrasi kesiswaan adalah seluruh siswa pada setiap tingkat, dan jenjang pendidikan.
Ruang Lingkup
Ruang lingkup administrasi kesiswaan meliputi: (1) Perencanaan peserta didik yang diawali dengan penerimaan siswa baru, dan Masa Orientasi Siswa (MOS). Penerimaan siswa baru (PSB) meliputi: penentuan kebijaksanaan PSB, sistem PSB, Kriteria PSB, prosedur PSB, dan pemecahan problema-problema PSB. Orientasi Siswa Baru, meliputi pengaturan hari-hari pertama sekolah, masa orientasi siswa (MOS), pendekatan yang digunakan dalam MOS, dan teknik-teknik yang digunakan dalam orientasi siswa; (2) pemilahan data siswa, (3) pengisian format data siswa, (4) buku klaper (buku induk siswa), (5) daftar kehadiran siswa, (6) daftar kelas/leger, (7) buku kemajuan siswa/jurnal, (8) Nominasi siswa (8355), (9) Buku mutasi siswa, (10) Nominasi peserta UAS/UNAS (US 1), (11) Dokumen penyerahan STTB, (12) Tata tertib siswa, (13) Papan absen kelas, (14) Papan data, (15) Kohort (arus perkembangan siswa sejak awal, sampai akhir jenjang pendidikan).
Administrasi Pembinaan Kesiswaan
pemberian berbagai bentuk kegiatan kepada peserta didik sebagai insan pribadi, insan pendidikan sesuai dengan nilai-nilai luhur Pancasila dan Tujuan Pendidikan Nasional.
Materi dan Jalur Pembinaan Kesiswaan
Materi pembinaan kesiswaan mencakup pembinaan: (1) ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa; (2) kehidupan berbangsa dan bernegara; (3) pendidikan pendahuluan bela Negara, (4) kepribadian dan budi pekerti luhur, (5) berorganisasi, pendidikan politik, dan kepemimpinan; (6) keterampilan dan kewirausahaan, (7) kesegaran jasmani dan daya kreasi; dan (8) persepsi, apresiasi, dan kreasi seni. Jalur pembinaan kesiswaan meliputi: (1) organisasi kesiswaan, (2) latihan kepemimpinan, (3) kegiatan ekstrakurikuler, dan (4) kegiatan wawasan wiyatamandala
Organisasi Kesiswaan
Setiap sekolah wajib membentuk organisasi kesiswaan berupa Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). OSIS merupakan satu-satunya wadah organisasi siswa yang sah di sekolah untuk mencapai tujuan pembinaan dan pengembangan kesiswaan. OSIS bersifat intra sekolah, artinya tidak ada hubungan organisatoris dengan OSIS di sekolah lain, dan tidak menjadi bagian dari organisasi lain yang ada di luar sekolah. Oleh karena itu setiap siswa secara otomatis menjadi anggota OSIS di sekolah bersangkutan. Keanggotaan itu secara otomatis berakhir dengan keluarnya siswa dari sekolah yang bersangkutan.
Pelatihan Kepemimpinan
Kegiatan Ekstrakurikuler
Kegiatan ekstrakurikuler merupakan kegiatan perbaikan dan pengayaan yang berkaitan dengan program kurikuler. Kegiatan ekstrakurikuler dimaksudkan untuk lebih memantapkan pembentukan kepribadian. Kegiatan ekstrakurikuler dilakukan di luar jam pelajaran yang tercantum dalam susunan program sesuai dengan keadaan dan kebutuhan sekolah. Kegiatan ekstrakurikuler adalah pembinaan: (1) ketaqwan terhadap Tuhan Yang Maha Esa; (2) kehidupan berbangsa dan bernegara; (3) pendidikan pendahuluan bela Negara; (4) kepribadian dan berakhlak mulya; (5) berorganisasi, pendidikan politik, dan kepemimpinan; (6) keterampilan dan kewiraswastaan; (7) kesegaran jasmani dan daya kreasi; dan (8) persepsi, apresiasi, dan kreasi seni.
Kegiatan Wawasan Wiyatamandala
Format Administrasi Kesiswaan
Format-format administrasi kesiswaan dapat dikembangkan kepala sekolah berdasarkan kreativitas kepala sekolah dan kebutuhan sekolah masing-masing, dengan memperhatikan petunjuk yang dikeluarkan oleh Depdiknas dan pemerintah Kabupaten/Kota yang mutakhir .
Contoh Format Daftar Kenaikan Kelas ( Depdiknas: Diretoktorat Pendidikan TK dan SD : jakarta 2003)
Tabel 4.1 Contoh Daftar Kenaikan Kelas
Nomor Statistik Sekolah
NAMA SEKOLAH : ...
STATUS SEKOLAH : ...
ALAMAT SEKOLAH: ...
DESA/KELURAHAN : ...
KECAMATAN : ...
KABUPATEN/KOTA : ...
DAFTAR KENAIKAN KELAS
Tahun pelajaran : .../...
Nomor Nama
Siswa
Jenis
Kelamin
Kenaikan
kelas
Keterangan
Urut Induk L P N T
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Jumlah Presentase
Mengetahui Kepala Sekolah ...,...200
Guru Kelas
BAB V
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Pengertian
Administrasi perlengkapan ialah semua kegiatan pencatatan yang berkenaan dengan perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pemanfaatan, penyaluran, dan penghapusan barang-barang yang ada di sekolah agar dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan di sekolah, sedangkan prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di sekolah misalnya taman, jalan ke sekolah. Nawawi (1987) mengklasifikasikannya menjadi 3 (tiga) macam tinjauan berikut: (1) habis tidaknya dipakai; (2) bergerak tidaknya pada saat digunakan; dan (3) hubungannya dengan proses belajar mengajar.
Ditinjau dari Habis Tidaknya Dipakai
Habis tidaknya dipakai, ada dua macam sarana pendidikan yaitu habis dipakai dan tahan lama.
a. Habis dipakai
Perlengkapan yang habis dipakai adalah segala bahan atau alat yang jika digunakan habis dalam waktu yang relatif singkat. Contohnya adalah kapur tulis, bahan kimia, pita mesin tulis, bola lampu, dan kertas.
b. Tahan lama
lama. Contohnya adalah buku, bangku sekolah, mesin tulis, atlas, globe, dan beberapa peralatan olahraga dan kesenian..
Ditinjau dari Bergerak Tidaknya
Apabila dilihat dari bergerak tidaknya pada saat digunakan, ada dua macam yaitu bergerak dan tidak bergerak.
a. Yang bergerak
Perlengkapan yang bergerak adalah sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindah sesuai dengan kebutuhan pemakaiannya. Contohnya: lemari arsip sekolah misalnya, merupakan salah satu sarana pendidikan yang bisa digerakkan atau dipindahkan ke mana-mana bila diinginkan, dan kendaraan dinas.
b. Yang tidak bergerak
Perlengkapan yang tidak bisa bergerak adalah semua sarana pendidikan yang tidak bisa atau relatif sangat sulit untuk dipindahkan. Contohnya adalah tanah dan bangunan sekolah.
Ditinjau dari Hubungannya dengan Proses Belajar Mengajar
Ditinjau dari fungsi atau peranannya terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar maka perlengkapan dibedakan menjadi tiga macam, yaitu alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran, walaupun kadang-kadang ketiga macam sarana tersebut masih sukar dibedakan.
Tujuan Administrasi Perlengkapan
Prinsip-Prinsip Administrasi Perlengkapan
Prinsip administrasi perlengkapan: (1) pencapaian tujuan, (2) efisiensi, (3) administratif, (4) kejelasan tanggung jawab, (5) kekohesifan.
Ruang Lingkup Administrasi Perlengkapan
Administrasi perlengkapan memiliki ruang lingkup: (1) perencanaan (perencanaan kebutuhan dan biaya), (2) pengadaan, (3) penyimpanan dan penyaluran, (4) pengaturan tata letak dan pendayagunaan, (5) pemeliharaan perlengkapan, dan (6) penginventarisasian dan penghapusan.
Perencanaan Perlengkapan
perlengkapan. Untuk kegiatan dalam menyusun rencana pengadaan barang bergerak dibedakan menurut jenis barangnya: (1) habis pakai, dan (2) tak habis pakai.
Pengadaan Perlengkapan
Pengadaan perlengkapan sekolah meliputi buku, alat kantor, dan alat pendidikan, perabot, bangunan, dan tanah yang dalam pelaksanaannya harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pengadaan dapat dilakukan dengan membeli, menyewa, sewa beli, hibah, dan membuat sendiri.
Penyimpanan, Pengurusan, dan Penyaluran Perlengkapan
Di sekolah ditunjuk seorang petugas urusan perlengkapan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab langsung kepada kepala tata usaha sekolah. Penyimpanan dan penyaluran perlengkapan ialah semua kegiatan yang meliputi: menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang di/dari gudang. Pelaksanaan Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan keefektivan dalam penggunaan tenaga, biaya alat-alat, dan tata kerja. Semua perlengkapan yang dibeli dan/atau diterima perlu dicatat dalam buku khusus.
Laporan Administrasi Perlengkapan
Pengaturan Tata Letak, dan Pendayagunaan, Perlengkapan Sekolah
Tata letak perlengkapan sekolah mencakup pengaturan barang-barang yang digunakan oleh sekolah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Penataan barang-barang tersebut perlu diatur sedemikian rupa sesuai dengan pedoman/ketentuan yang berlaku. Pengaturan tata letak dapat menggunakan prinsip TELER yaitu: Tertib, Efektif, Luwes, Efisien, dan Rapih.
Pemeliharaan Perlengkapan
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Penerimaan/Pengeluaran Barang
No:
Pada hari ini...tanggal...
bertempat di...
Sesuai dengan surat : permintaanpemberian dari :...
tanggal : ... No...
telah terjadi penyerahan/pengeluaran barang antara :
1. Nama : ... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ...
sebagai pihak yang meyerahkan.
1. Nama : ...
2. Jabatan : ...
3. Alamat : ...
Barang-barang yang diserahterimakan seperti tercantum dalam daftar terlampir. Setelah diperiksa dan disaksikan oleh pihak ketiga ternyata terdapat/tidak terdapat ...
... 20 ...
Yang menerima, Yang menyerahkan,
NIP
Saksi-saksi pihak ketiga
1.
NIP
2.
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Pemeriksaan Barang
No:
Pada hari ini ... tanggal ... kami Panitia Pemeriksa
Barang/Alat-alat ... yang ditunjuk berdasarkan keputusan, yang terdiri dari
1. ...Ketua
2. ...Sekretaris
3. ...Anggota
4. ...Anggota
5. ...Anggota
menerangkan dengan sesungguhnya bahwa setelah memeriksa dan meneliti barang-barang yang disertakan oleh
1. Nama : ... 2. Jabatan : ... 3. Alamat : ... Yang dipesan oleh ... berdasarkan surat pesanan
tanggal ... No. ... berupa
1. ...
2. ...
Menurut pendapat kami
...
Perincian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ... ( ...)
Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya rangkap ... ( ....)
untuk dipergunakan sebagaimana mestinya
Yang menyerahkan,
Panitia Pemeriksa Barang,
1. ... ( ... )
2. ... ( ... )
3. ... ( ... )
4. ... ( ... )
5. ... ( ... )
... 20 .
Mengetahui,
Kepala ...
Tabel 5.1 LAMPIRAN BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG
No. Nama
Barang Spesifikasi Satuan
Banyaknya Kondisi
Keterangan Seharusnya Kenyataan Baik Rusak
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
... 20 ....
Yang menyerahkan,
Panitia Pemeriksa Barang,
1. ... ( ... )
2. ... ( ... )
3. ... ( ... )
4. ... ( ... )
. 5. ... ( ... )
Mengetahui,
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
Berita Acara Penyerahan Barang
No:
Pada hari ini ... tanggal... bertempat di ...
Sesuai dengan Surat dari ... tanggal ... No... telah terjadi penyerahan barang antara:
1. Nama : ...
2. Jabatan : ...
3. Alamat : ...
sebagai pihak yang menyerahkan
1. Nama :...
2. Jabatan : ...
3. Alamat : ...
sebagai pihak yang menerima
Barang-barang yang diserahterimakan tercantum dalam daftar terlampir.
... 20 ...
Yang menerima, Yang menyerahkan,
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG
Pada hari ini, ... tanggal ... Telah dilaksanakan serah terima barang seperti tersebut di bawah ini sesuai dengan Berita Acara
Pemeriksaan Barang tanggal
...No. ...
Tabel 5.2 Contoh Berita Acara Serah Terima Barang
Nama Barang
Uraian (Spesifikasi
)
Satuan Banyaknya Kondisi Keterangan
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
GOLONGAN : ...
SATUAN : ...
GUDANG : ...
KARTU BARANG
Nama Barang : ... Kode Inventaris No. : ...
Tabel 5.3 Contoh Kartu Barang
Tanggal Penerimaan/ Pengeluaran dari gudang
Nomor Bukti Jumlah Kartu
Persediaan Barang
Sisa Ket Peneri
maan Pengeluaran Di terima
Di
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
PERSEDIAAN
Nomor Kartu : ...
Nama Barang : ...
Tabel 5.4 Contoh Persediaan
Tanggal Uraian Tanda Bukti Sisa Keterangan
Tanggal Nomor Terima Keluar
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Penginventarisan
Pengertian
Pengadministrasian Barang Inventaris
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang Inventaris, Buku Catatan barang Noninventaris, Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris, dan Daftar Rekap Barang Inventaris.
a. Buku Induk Barang Inventaris adalah buku untuk mencatat semua barang inventaris milik negara dalam lingkungan sekolah menurut urutan tanggal penerimaannya.
b. Buku Golongan barang Inventaris adalah buku pembantu untuk mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan.
c. Buku Catatan Barang Noninventaris adalah buku untuk mencatat semua barang habis pakai, seperti: kapur, pensil, penghapus, papan tulis, kertas ketik, tinta dan sejenisnya.
d. Daftar Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventaris adalah daftar untuk mencatat jumlah bertambah dan berkurangnya barang inventaris sebagai akibat mutasi yang terjadi dalam triwulan yang bersangutan. Daftar ini tersusun menurut jenis barang pada masing-masing golongan inventaris.
e. Membuat Daftar Isian Inventaris
Daftar rekapitulasi barang inventaris merupakan daftar yang menunjukkan jumlah barang inventaris menurut keadaan pada tanggal 1 Januari April lalu, mutasi barang yang terjadi selam tahun tersebut, dan keadaan barang inventaris pada tanggal 1 Januari tahun anggaran berikutnya.
Sekolah wajib mengisi daftar isian inventaris dan mebuat daftar rekapitulasi rangkap dua untuk disampaikan kepada unit kerja yang membawahinya 1 set (asli) dan untuk arsip sendiri 1 set (tembusan).
Klasifikasi dan Kode Barang Inventaris
Pada dasarnya tujuan mengadakan penggolongan barang ialah agar terdapat cara yang cukup mudah dan efisien untuk mencatat dan sekaligus untuk mencari dan menemukan kembali barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan, ataupun di dalam ingatan orang.
Sesuai dengan tujuan tersebut, bentuk lambang, sandi atau kode yang dipergunakan sebagai pengganti nama atau uraian bagi tiap golongan, kelompok, atau jenis barang haruslah bersifat membantu/memudahkan penglihatan dan ingatan orang dalam mendapatkan kembali barang yang diinginkan.
Untuk barang, pada umumnya nomor kode itu terdiri dari dari tujuh buah angka yang tersusun menjadi tiga dan empat angka, yang dipisahkan oleh sebuah tanda titik. Angka pertama dari susunan tiga angka di depan adalah untuk menyatakan jenis formulir yang digunakan. Dua angka berikutnya yakni yang berada sebelum tanda titik, merupakan sandi pokok untuk kelompok barang (main division) menurut ketentuan di dalam tiap-tiap formulir.
Penghapusan
Pengertian
Penghapusan barang inventaris ialah pelepasan sesuatu barang dari pemilikan tanggung jawab pengurusannya oleh pemerintah. Penghapusan barang inventaris sekolah berarti pelepasan sesuatu barang dari daftar inventaris yang ada di sekolah sesuai dengan peraturan dan tata cara yang berlaku.
Tujuan Penghapusan
Penghapusan barang inventaris bertujuan untuk: (1) mencegah pemborosan, (2) membebaskan ruangan dari penumpukan.
Syarat-syarat Barang Inventaris yang Dapat Dihapuskan
Identitas Sekolah
(Nama dan Alamat Sekolah)
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS
Golongan Barang : ...
Angka Sandi Jenis Barang : ...
Tabel 5.5 Buku Golongan Barang Inventaris
BAB VI
ADMINISTRASI KEUANGAN
Kelengkapan Administrasi
Untuk penyelenggaraan tata usaha keuangan diperlukan kelengkapan sebagai berikut:
Kutipan Daftar Isian Pengeluaran Anggaran (DIPA):
menyangkut perincian biaya-biaya yang diperlukan oleh sekolah yang bersangkutan.
Buku Register Surat Perintah Membayar (SPM):
Merupakan buku pembantu dan berisi kolom-kolom sebagai berikut: (1) nomor urut (untuk tahun anggaran), (2) tanggal dan nomor SPM, (3) besarnya uang, (4) uraian (untuk keperluan apa), (5) tanggal terima, (6) tanggal diuangkan, dan (7) keterangan.
Hal-hal yang perlu diketahui mengenai SPM adalah: (1) dikeluarkan oleh KPKN atas dasat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang diajukan bendahara, dan (2) harus melalui bendahara dan dibukukan dalam kas umum.
Buku Pembantu/buku harian
Buku Kas Umum
Buku Kas Umum dapat digunakan secara umum. Artinya buku itu mencatat setiap penerimaan dan pengeluaran uang. Buku tersebut secara umum memuat bagian, pos, dan mata anggaran yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran, baik berupa uang tunai, uang yang ada di Bank, maupun Giro Pos.
Jenis dan Cara Penggunaan Buku Kas Umum
a. Ada dua jenis Buku Kas Umum
1) Buku Kas Umum berbentuk scontro
Buku ini sangat sederhana, tidak banyak kolom. Kolom uraian dapat digunakan untuk uraian penerimaan dan uraian pengeluaran. Begitu pula dalam kolom mata anggaran juga juga digunakan untuk mata anggaran pengeluaran dan penerimaan. Buku tersebut dapat digunakan apabila Bendaharawan harus mengelola banyak -mata anggaran. Buku ini digunakan apabila jenis-jenis penerimaan/pengeluaran 10 jenis-jenis atau lebih sesuai dengan Instruksi Mendikbud tanggal 16 September 1983 No.13/M/1983.
2) Buku Kas Umum Tabelaris
Kemudian lajur uraian dan sebagainya pada penerimaan tidak menjadi satu pada lajur uraian dan pos atau mata anggaran pada pengeluaran.
Lajur penerimaan sebelah kiri memuat beberapa
b. Cara penggunaan Buku Kas Umum
1) Sebelum buku itu digunakan dihitung terlebih dahulu jumlah halaman, kemudian dicantumkan di halaman depan jumlah itu dan kemudian ditandatangani oleh Bendaharawan dengan diketahui atasan langsungnya.
2) Pada sampul depan diberikan label. Tiap halaman diberi nomor dan diparaf Bedaharawan. Dicantumkan tanggal, bulan dan tahun sejak buku dikeluarkan. Pada halaman terakhir Buku Kas Umum harus disediakan untuk catatan pemeriksa.
3) Buku Kas Umum dikerjakan sendiri oleh Bendaharawan/Pemegang Kas bersangkutan, kecuali ditentukan lain oleh pejabat/atasan yang berwenang.
4) Setiap akhir bulan dilakukan penutupan buku, sehingga akan namapak jelas berapa saldo lebih atau berapa saldo kurang.
6) Dalam rangka pemindahan halaman, apabila halaman
Daftar Penerimaan Gaji/Uang Lembur
a. Daftar gaji diajukan ke KPKN dengan format Surat Permintaan Pembayaran (SPP) yang ditandatangani oleh Bendaharawan dan Kepala Sekolah.
b. Gaji dan uang lembur hanya boleh dibayarkan kepada yang berhak menerimanya. Tanda tangan yang berhak harus lengkap dan tidak dibenarkan diganti dengan paraf.
c. Bilamana gaji/uang lembur diterima melalui orang lain, maka penerimaan harus mempergunakan surat kuasa yang dilampirkan pada daftar gaji.
Buku setoran ke Bank/KPKN
dibukukan dalam bentuk Buku Bank dan Buku Kas Umum sebagai penerimaan.
Arsip Bukti Pengeluaran
Buku Pengeluaran (UYHD) Uang Yang Harus Dipertanggungjawabkan merupakan lampiran dari Surat Pertanggungjawaban Rutin (SPJR) yang dibuat untuk masa satu bulan, yaitu dari awal sampai dengan akhir bulan. Laporan ini harus sudah dikirim ke KPKN paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Satu tembusan SPJR disimpan sebagai arsip pengeluaran sekolah yang bersangkutan.
Laporan Keuangan
Di samping SPJR yang dikirimkan tiap-tiap bulan, Bendahara harus mengirimkan laporan keuangan per triwulan dan per tahun. Yang dimaksudkan dengan triwulan adalah jangka waktu tiga bulan anggaran, dan yang dimaksud dengan tahunan adalah waktu satu tahun anggaran.
Pengaturan dan pengisian format dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Buku Penerimaan Beasiswa
Buku ini merupakan pembukuan dari beasiswa yang diterima di sekolah untuk diteruskan kepada siswa yang berhak/bersangkutan
diterimanya, dan (2) bukti tanda terima secara kolektif tiap jenis beasiswa.
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS)
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) disusun oleh Kepala Sekolah bersama Wakil Kepala Sekolah dan Kepala Urusan dibantu oleh guru dan tenaga tata usaha yang ditunjuk.
Format Menyusun RAPBS (Lihat halaman berikut)
Sumber-Sumber Pembiayaan Pendidikan di Sekolah
Kegiatan belajar mengajar di sekolah didukung oleh beberapa sumber dana yang jumlahnya berbeda-beda sesuai dengan lokasi dan lingkungannya. Secara umum sumber pembiayaan pendidikan di sekolah terdiri dari: (1) Pembangunan, (2) rutin, (3) BOS, (4) Pemda, dan (5) donatur.
Bukti-Bukti Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Keuangan
Setiap bukti-bukti pengeluaran sebagai pertanggungjawaban keuangan Negara harus memenuhi: (1) tujuan anggaran yang tercantum dalam DIPA, (2) yang berhak menerima pembayaran (sesuai dengan dokumen kontrak atau lainnya), dan (3) pembayaran sebatas dana yang ada di dalam DIPA.
Pemeriksaan Kas oleh Atasan Langsung
Tabel 6.1 Rencana Pendapatan (dalam Rp)
Jenis
Pendapatan
JumlahBiaya
Sumber Pendapatan
Jumlah Pembangunan Rutin BOS Pemda Donatur Insidentil
Jumlah
Tabel 6.2 Rencana Belanja/Pengeluaran
Program Kegiatan Uraian Kegiatan
SasaranUnit Cost Jumlah Biaya
Sumber Biaya
Pemb. Rutin BOS Pemda Danatur Insidentil Jumlah
Butir-Butir Pengelolaan Kas untuk Bendaharawan
1. Sisa uang tunai dalam Kas Bendaharawan tidak boleh lebih dari Rp
5.000.000,00 (lima juta rupiah).
2. Setiap bendaharawan harus mempunyai brankas atau peti kas untuk
menyimpan uang tunai yang ditempatkan sedemikian rupa sehingga terjamin keamanannya.
3. Apabila Bendharawan tidak memiliki brankas/peti kas maka uang
tunai tidak dibenarkan disimpan dalam laci, meja/almari/filling kabinet dan lain-lain, tetapi harus dititipkan kepada bendaharawan lainnya yang memiliki brankas atau peti kas sehingga uang titipan tersebut ditempatkan dalam bungkusan atau amplop tertutup sehingga tidak tercampur dengan uang lainnya dan dibuat berita acara/surat keterangan penitipan uang.
4. Untuk menyimpan uang di Bank, bendaharawan hanya diperkenankan memiliki satu rekening Bank pada Bank pemerintah dan dilarang pada Bank Swasta atau atas nama pribadi.
5. Saldo rekening bank adalah merupakan bagian dari sisa buku kas umum.
6. Tanda bukti pengeluaran/penerimaan terdiri dari Asli dan Tembusan
serta pada tanda bukti asli dibubuhi tanda tangan/tulisan asli.
7. Tanda bukti kas diberikan nomor urut dari buku kas umum, kecuali
tanda bukti penerimaan pada Bendaharawan. Khusus penerimaan diberikan nomor urut dari Buku Pembantu.
8. Tanda bukti penerimaan/pengeluaran harus dibuat atas nama
9. Dalam tanda bukti pengeluaran jumlah yang tertulis dengan huruf menerima pembayarab dengan tinta/bolpoint serta dicantumkan tanggal, bulan, tahun, dan tempat pembayaran dan alamat jelas penerima pembayaran.
11. Khusus tanda bukti penerimaan harus ditandatangani oleh
Bendaharawan Khusu Penerimaan dengan tinta/bolpoint serta dicantumkan tanggal, bulan, tahun, dan tempat kedudukan bendaharawan.
12. Dalam tanda bukti penegluaran yang diajukan kepada negara untuk
memperoleh pembayaran, harus disertai dokumen yang dasar dari penerimaan.
13. Tanda bukti pengeluaran yang diajukan oleh pihak ketiga kepada
negara untuk memperoleh pembayaran, harus disertai dokumen yang menjadi dasar dari pengeluaran.
14. Apabila pihak ketiga disamping tagihannya kepada negara juga
mempunyai hutang pada negara yang lamgsung ada hubungannya dengan tagihan tersebut termasuk perpajakan (PPH dan PPN dan pajak lainnya), utang tersebut harus diperhitungkan.
16. Sebelum dilakukan pembayaran, tanda bukti pembayaran harus
BAB VII
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Pengertian
Administrasi kepegawaian adalah kegiatan mencakup penetapan norma, standar, prosedur, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, kesejahteraan, dan pemberhentian tenaga kependidikan sekolah agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai tujuan sekolah.
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Tujuan administrasi kepegawaian adalah untuk mewujudkan keseragaman perlakuan hukum bagi tenaga kependidikan sekolah dasar dalam melaksanakan tugas dan fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Komponen Administrasi Kepegawaian
Komponen administrasi kepegawaian meliputi penyusunan formasi, pengadaan, pengangkatan, pembinaan, penatalaksanaan, dan pemberhentian tenaga kependidikan di sekolah.
Penyusunan Formasi
1. Jumlah dan sususan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi.
2. Formasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1). ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.
Jenis Tenaga SD: 1 orang minimal S1 kependidikan, 1 guru untuk setiap kelas/rombel, 1 guru agama sesuai agama siswa, 1 guru penjas dan kesehatan, 1 petugas TU minimal SMK Administrasi Perkantoran, 1 guru mulok, 1 pejaga/kebersihan minimal SLTP sederajat, 1 tenaga fungsional: BP, pustakawan, lab, teknisi.
Penerimaan (Pengadaan) Pegawai
Pengadaan pegawai adalah untuk mengisi formasi yang lowong dan untuk mendapatkan pegawai yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pengadaan pegawai merupakan proses yang dimulai dari perencanaan, pengumuman, penyaringan, dan pengangkatan CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.
Membuat Buku Induk Pegawai
Untuk menginventarisasi tenaga yang ada, baik tenaga guru maupun tenaga kependidikan lainnya, di sekolah harus ada buku induk pegawai yang pembuatannya disesuaikan dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku. Yang perlu dicatat adalah Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS ) dan pegawai negeri sipil (PNS) yang ada di sekolah, baik PNS Diknas, Instansi lain pusat atau daerah.
Kelengkapan File Administrasi Kepegawaian
kepegawaian. Dokumen tersebut dikumpulkan dalam satu file (order) diberi pasfoto, nama dan NIP.
Latihan Prajabatan
Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil ( CPNS) baik guru maupun tenaga kependidikan lainnya diwajibkan mengikuti prajabatan sesuai dengan tingkatan masing-masing. Tujuan dari dilaksanakannya prajabatan adalah agar CPNS tersebut terampil dalam melaksanakan tugas yang dipercayai kepadanya.
Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Sipil
Pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS harus mengacu pada PP RI Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS.
Nomor Induk Pegawai (NIP)
NIP dan Karpeg ditetapkan secara terpusat oleh BAKN, baik bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Pegawai Negeri Sipil Pusat yang diperbantukan/dipekerjakan pada Daerah Otonom atau Instansi lain.
Daftar Urutan Kepangkatan (DUK)
DUK adalah suatu daftar yang memuat nama PNS pada unit organisasi atau unit kerja yang disusun menurut tingkat kepangkatan yang digunakan sebagai bahan obyektif dalam pembinaan karier, mengetahui jumlah PNS di unit organisasi atau unit kerja dan dibuat setiap tahun.
Kartu Pegawai (Karpeg)
Negara/Daerah, sedangkan karpeg non-PNS diatur oleh yayasan atau sekolah masing-masing.
Kenaikan Gaji Berkala
Kepada Pegawai Negeri Sipil diberi kenaikan gaji berkala apabila telah memenuhi syarat-syarat berikut: (1) a. Masa kerja Golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala, dan (2) Nilai rata-rata penilaian pelaksanaan pekerjaan(DP-3) sekurang- kurangnya cukup.
Kenaikan Pangkat
Kenaikan pangkat PNS harus mengaju pada PPRI Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat PNS. Jenis Kenaikan Pangkat, adalah: (1) Kenaikan Pangkat Reguler, (2) Kenaikan Pangkat Pilihan, (3) Kenaikan Pangkat Istimewa, (4) Kenaikan Pangkat Pengabdian, (5) Kenaikan Pangkat Anumerta, (6) Kenaikan Pangkat menjadi Pejabat Negara, (7) Kenaikan Pangkat dalam Penugasan di Luar Instansi, (8) Kenaikan Pangkat dalam Wajib Militer, (9) Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah, dan (10) Kenaikan Pangkat Lain-lain.
Tata Cara Pengajaran Usul Penetapan Angka Kredit
Setiap guru berdasarkan bukti prestasi yang sesuai dengan ketentuan jumlah angka kredit yang dipersyaratkan, yang diperkirakan telah memenuhi syarat untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi, dapat menyampaikan bukti-bukti yang telah ditetapkan.
Cuti
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976. Jenis cuti: (1) Cuti Tahunan, (2) Cuti Besar, (3) Cuti Sakit, (4) Cuti Bersalin, (5) Cuti karena Alasan Penting, (6) Cuti di Luar Tanggungan Negara.
Pembinaan Pegawai
Sarana/Kelengkapan Administrasi Kepegawaian
Untuk sarana kelengkapan administrasi kepegawaian digunakan beberpa format. Jenis format yang dimasud adalah sebagai berikut: (1) Buku Induk Pegawai, (2) Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil, (3) Permohonan Cuti Tahunan, (4) Surat Izin Cuti Tahunan, (5) Permohonan Cuti Besar, (6) Surat Izin Cuti Besar, (7) Permohonan Cuti Sakit, (8) Surat Izin Cuti Sakit, (9) Permohonan Cuti Bersalin, (10) Surat Izin Cuti Bersalin, (11) Permohonan Cuti Alasan Penting, (12) Surat Izin Cuti Alasan Penting, (13) Permohonan Cuti di Luar Tanggungan Negara, (14) Surat Izin Cuti di Luar Tanggungan Negara, (15) Kartu Cuti Pegawai, (16) Daftar Mutasi Kepangkatan, (17) Uraian Tugas, (18) Pemberian Kenaikan Gaji Berkala, (19) Permohonan Izin Belajar, (20) Surat Pernyataan Persetujuan, (21) Usul Mutasi, (22) Usul Kenaikan Pangkat.
DAFTAR RUJUKAN
Anonim 1. 2003. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan Depdiknas 2003. Depdiknas: Jakarta.
Anonim 2. 2003. Pelatihan Kepala Tata Usaha Sekolah Menengah Umum, Bahan Acuan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kanwil Propinsi Jawa Barat. Proyek Peningkatan Mutu SMU Jawa Barat 2000: Bandung.
Anonim 3. 1997. Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Umum Depdiknas 1997. Depdiknas: Jakarta.
Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Umum Depdiknas 1997.
Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan Depdiknas 2003.
PP No. 19 tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.
UURI Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional
