A. Administrasi Ketatausahaan
1. Pengertian Administrasi Ketatausahan
The Liang Gie (1998;16) merumuskan pengertian tatausaha sebagai “segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi”.
Dalam buku dasar-dasar administrasi pendidikan yang di susun oleh staf pengajar FIP IKIP Padang (1986;61) dikemukakan bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi segenap kegiatan mulai dari pembuatan, pengelolaan, penataan sampai dengan penyimpanan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi”
Berdasarkan pengertian diatas, bahwa pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan meliputi:
• Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.
• Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
• Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat ddisajikan sebagai informasi.
2. Kegiatan administrasi ketatausahaan
Dikemukakan oleh The Liang Gie (1998) kegiatan tatausaha mempunyai peranan pokok, yaitu:
• Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
• Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat
• Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan Implikasi peranan kegiatan ketatausahan dalam dunia pendidikan
3. Pelayanan Kantor
Eksistensi kantor atau organisasi baik organisasi produk maupun jasa ditentukan oleh kualitas layanan. Konsep layanan, dapat dikategorikan atas layanan intern dan layanan ekstern.
Layanan intern adalah layanan yang diberikan oleh personil organisasi kepada personil lainnya, seperti: siswa dilayani oleh guru dalam kegiatan belajar mengajar dan guru dilayani oleh bendahara sekolah dalam hal penggajian.
Layanan ekstern adalah layanan terhadap masyarakat atau oaring yang tidak termasuk angota organisasi. Layanan dapat dilakukan secara langsung melalui tatap muka atau melalui suatu alat komunikasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan secara langsung adalah:
• Menghormati pelanggan • Mengetahui maksud pelayanan • Menyenangkan pelanggan
• Menghindari berbisik atau bersenda gurau dengan personil lain sehingga dapat menimbulkan rasa kurang menyenangkan bagi pelanggan
• Hindarkan sikap yang menunjukkan “pemberian prioritas” kepada pelangan tertentu
• Lupakan persoalan pribadi pada saat melayani pelanggan sehingga dapat tercipta suasana yang ramah
• Gunakan pakaian yang rapi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam layanan melalui alat komunikasi adalah:
• Segeralah mengangkat gang telepon bila telepon berdering • Siapkan peralatan untuk mencatat pesan
• Nyatakan nama kantor atau unit setelah mengangkat gang telepon atau telepon tersambung
• Berusahalah mengidentifikasi penelepon bila penelepon tidak menyatakan identitasnya
• Pastikan alamat yang ingin dituju oleh penelepon
• Mintalah persetujuan pimpinan bila penelepon tidak menggemukakan masalah yang ingin disampaikannya dan ingin berbicara dengan pimpinan
• Beri keterangan dengan alasan yang tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia menerima telepon atau sedang tidak berada dikantor
• Pastikan bahwa nama atau istilah ditulis dengan tepat
4. Pengelolaan surat
a. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara
b. Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga derajat; kilat, segera, biasa.
c. Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan kepala surat
d. Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal
e. Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan penulisannya dalam penandatanganan surat adalah a.n. (atas nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, dll
f. Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan cap dinas merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat
g. Prosedur Pengrusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat, Pencatat surat, Pengarah surat, Pengolah surat.
5. Pengelolaan Arsip
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.
Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan arsip, Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip, Penyusunan arsip, Pemeliharaan arsip
6. Peranan Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan
• Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan, mengirim, menyimpan dan menemukan kembali berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang menunjang penyelenggaraan dan pendidikan disekolah.
• Membantu perkembangan lembaga persekolahan dengan memberikan masukan- masukan yang bersifat inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun internal.
B. STRUKTUR ORGANISASI 1. Pengertian struktur Organisasi
Struktur organisasi yaitu meknisme-mekanisme farma dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan tugas wewenang dan tanggungjawab yang berbeda dalam suatu organisasi.
2. Prinsip-Prinsip Dasar Suatu Organisasi
– Prumusan tujuan secara jelas
– Anggota organisasi harus memahami dan menjiwai tujuan yang akan dicapai – Adanya pembagian kerja sedemikian rupa, yang dilakukan atas dasar perbedaan
kemampuan dan minat anggota organisasi. – Pelimpahan wewenang sesuai tanggung jawab
– Hirarki wewenang dari atas sampai kebawah harus dilakukab secara tegas
– Kesatuan arah dari pelaksanaan kegiatan dan pemberdayaan sumber-sumber organisasi.
– Adanya kesatuan perintah diantara pimpinan dan anggota organisasi. – Tentang pengawasan yang memaadai
– Susunan strutur organisasi secara sederhana sesuai kebutuhan dan potensi organisasi
– Pola dasar organisasi hendaknya relative permanent.
3. Proses pengorganisasian
– Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
– Pembagian beban kerja total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat dilaksanakan oleh 1 orang – tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan atau terlalu ringan sehingga ada waktu mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.
4. Desain Organisasi
• Desain organisasi berkenaan dengan kegiatan menciptakan struktur tugas dan wewenang dalam organisasi. Tugas-tugas dalam organisasi dikelompokkan kedalam satu kesatuan kerja atau unit.
• 4 kategori dalam desain organisasi : a. Pembagian kerja b. Depertementalisasi c. Rentang kendali d. Pelimpahan wewenang. 5. Organisasi Informal Fungsinya:
– Menetapkan, memperkuat, meneruskan norma, norma dan nilai social budaya para anggota kelompok.
– Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manejer.
– Menstimulasi
– Memberikan kepuasan dan status social kepada para anggota yang tidak dapat diperoleh dari organisasi.
6. Organisasi Sekolah : Birokrasi Vs Profesional
• Perbedaan antara birokrat dengan para profesinal adalah bahwa para profesioanl cenderung mengontrol diri mereka sendiri berdasarkan kode etik dan bekerja dengan teman sejawat. Sementar control para birokrat didasarkan pada peraturan- peraturan yang diterima dari atasannya.
• Hoy dan mischele (1678) mengaktegorikan 4 struktur organisasi sekolah, yaitu : a. tipe 1 : merupakan tipe sekolah wiberian
b. tipe 2 merupakan tipe authoritarian. c. tipe 3 merupakan tipe professional d. tipe 4 merupakan chaotic.
7. Struktur organisasi pengelola dan lembaga kependidikan
• Struktur organisasi vertical Departemen Pendidikan Nasional terdiri dari : – Struktur organisasi departemen pendidikan nasional
– Struktur organisasi Dinas Pendidikan Tingkat 1 – Struktur organisasi Dinas Pendidikan Tingkat 2 – Struktur organisasi Cabang Dinas Pendidikan • Struktur organisasi lembaga sekolah
Lembaga persekolahan memiliki kewenangan menyusun strutur organisasi. Pengembangan strukktur organisasi sekolah dipengaruhi besar sekolah dan kelengakapan sarana pendidikan dan pengajaran.
BAB XII
