BAB II LANDASAN TEORI
K. Administrasi Keuangan Sekolah
Sekolah merupakan organisasi kerja, yang memikul sejumlah volume dan beban kerja sesuai dengan jenis dan tingkatan masing-masing. Untuk mewujudkan beban kerja itu diperlukan sejumlah dana atau uang, baik itu untuk beban kerja yang memerlukan alat maupun tidak. Dengan kata lain sekolah memerlukan sejumlah dana agar dapat mewujudkan kegiatan-kegiatan yang memungkinkannya mencapai tujuan sebagai organisasi kerja (Nawawi, 1986: 96).
Kegiatan pengelolaan keuangan yang dimiliki sekolah, baik yang dilakukan oleh Kepala Sekolah atau dengan bantuan petugas yang lain yang disebut Administrasi Keuangan Sekolah. Kegiatan administrasi keuangan sekolah dapat dibedakan dalam dua bentuk sebagai berikut:
1. Administrasi keuangan dalam arti luas, yang mengandung pengertian
penentuan kebijaksanaan keuangan dalam pengadaan dan penggunaannya agar terwujud kegiatan yang tepat bagi pencapaian tujuan sekolah. Aspek-aspeknya terutama menyangkut perencanaan pengadaan dan penggunaan uang termasuk di dalamnya kontrol terhadap ketepatan penggunaan dan administrasi pembukuannya.
2. Administrasi keuangan dalam arti sempit, yang mengandung pengertian
proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran uang dalam membiayai kegiatan dan peralatan yang dipelukan.
a. Perencanaan Keuangan Sekolah
Perencanaan keuangan sekolah yang disusun secara baik akan sekaligus merupakan kebijaksanaan penggunaannya di sekolah dan akan
mempermudah melaksanakan kegiatan pengawasannya. Perencanaan yang baik harus dimulai dengan menginventarisasikan lebih dahulu kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan, lengkap dengan prasarana dan sarananya seandainya belum tersedia. Kemudian dari daftar inventarisasi itu dipisah-pisah antara kegiatan yang diprioritaskan dalam kelompok kegiatan/peralatan yang sangat penting, penting dan kurang penting. Kegiatan/peralatan yang rutin pelaksanaan atau pengadaannya harus dimasukan dalam kelompok yang sangat penting disamping kemungkinan terdapat juga dari yang sifatnya tidak rutin pelaksanaan atau pengadaannya.
Berdasarkan pengelompokan kegiatan dan peralatan tersebut di atas selanjutnya Kepala Sekolah perlu mempelajari kemungkinan dana yang dapat disediakan. Perkiraan jumlah dana yang dapat diadakan itu harus dari ketiga sumber keuangan yaitu: dana dari pemerintah, dana dari siswa/orang tua siswa dan dana dari masyarakat. Apabila semua kegiatan/peralatan yang termasuk prioritas sangat penting telah tertampung dalam perencanaan dan dari perkiraan dana yang dapat diadakan masih terdapat kelebihan, maka dapat dimasukan kegiatan/peralatan yang dalam prioritas termasuk kelompok penting dan demikian selanjutnya untuk kelompok yang kurang penting. Perencanaan keuangan sebagai kebijaksanaan yang akan dilaksanakan pada tahun atau beberapa tahun berikutnya sebaiknya dibuat secara menyeluruh dan sebagai suatu kesatuan.
Perencanaan keuangan yang sumbernya akan diperoleh melalui SPP atau Dana Pembinaan Pendidikan (DPP) penggunaannya dilakukan menurut mata anggaran yang diperkenankan sesuai dengan ketentuan berdasarkan keputusan bersama antara Menteri Pendidikan dan Kebudayaan dengan Menteri Keuangan. Oleh karena itu dalam perencanaan keuangan dari sumber ini, Kepala Sekolah harus berpegang sepenuhnya pada mata anggaran yang telah diatur dalam keputusan bersama tersebut. Oleh karena itu dalam perencanaan pun Kepala Sekolah harus berpegang teguh pada jenis mata anggaran dan tidak dapat membuat sendiri di luar yang telah ditetapkan. Perencanaan yang menyeluruh harus dijadikan pedoman kebijaksanaan dalam penggunaan keuangan sehari-hari di sekolah. Oleh karena itulah dalam administrasi keuangan diperlukan pengawasan yang ketat, cermat dan terarah.
b. Tata Usaha Keuangan Sekolah
Kegiatan pertama dalam tata usaha keuangan adalah pengangkatan atau penunjukan bendaharawan, baik melalui proses usul kepada pihak atasan yang berwenang maupun oleh Kepala Sekolah sendiri. Bendaharawan adalah seseorang yang karena Negara dipercayakan untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang dan surat-surat berharga yang dapat dinilai dengan uang sebagai milik Negara. Di lingkungan sekolah swasta uang dan surat-surat berharga yang dapat dinilai dengan uang adalah milik sekolah atau yayasan/badan penyelenggara.
1) Penerimaan
Setiap uang yang diterima untuk kepentingan sekolah harus dibukukan oleh bendaharawan dalam Buku Kas Umum untuk setiap jenis penerimaan. Dengan demikian berarti Buku Kas umum harus dipisahkan antara uang dari sumber pemerintah, Dana Pembinaan Pendidikan dan sumbangan orang tua/masyarakat. Disamping itu jika sekolah dipercayakan mengelolah dana pembangunan (proyek) dan dana rutin dari sumber pemerintah, maka perlu dibuat dua Buku Kas Umum yang terpisah.
2) Penyimpanan dan Penggunaan Keuangan
Kepala Sekolah dan bendaharawan sebagai penerima keuangan di sekolah harus menyimpan uang dan atau surat-surat berharga yang diterimanya sebelum dikeluarkan. Untuk itu uang dan surat-surat berharga yang dipercayakan kepadanya harus disimpan pada tempat yang sama. Dalam penyimpanan ini hendaknya dihindari juga mencampurkan uang pribadi dengan uang milik sekolah.
Penggunaan dalam bentuk pengeluaran uang milik sekolah harus dilakukan secara sah, efektif dan efisien. Pengeluaran secara sah berarti setiap pengeluaran harus dibuat tanda buktinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku berupa kuitansi. Pengeluran secara benar maksudnya setiap pengeluaran uang sekolah harus benar-benar untuk membayar atau memenuhi tagihan yang tepat. Ketepatan itu di satu pihak berupa kesesuaian mata anggaran dan jumlah uang yang tersedia
dengan jenis besarnya tagihan. Dengan demikian seorang Kepala Sekolah dalam mempergunakan keuangan, hendaklah memperhatikan jenis kegiatan atau pengadaan barang apa yang disediakan dananya dan berupa besarnya dana tersebut di dalam suatu mata anggaran.
Dalam hubungan ini tampak semakin pentingnya perencanaan yang menyeluruh, lengkap dan teliti, agar tidak satu pun kegiatan atau pengadaan barang yang termasuk prioritas sangat penting tidak dapat dilaksanakan pada waktunya. Penggunaaan keuangan secara efisien dimaksudkan agar setiap Kepala Sekolah sebagai penentu kebijaksanaan harus berusaha agar uang yang dikeluarkan benar-benar bermanfaat dan tidak merupakan pemborosan. Setiap dana yang dikeluarkan harus diusahakan memberikan hasil yang sebesar-besarnya. Untuk itu mutu kegiatan/pengadaan barang itu tidak kurang dari yang seharusnya dan bahkan jika mungkin lebih baik, disamping memenuhi target jumlah dana dan waktunya.
3) Pengawasan dan Pertanggungjawaban Keuangan
Pengawasan keuangan dimaksudkan untuk membantu para bendaharawan agar dalam menerima, menyimpan dan mempergunakan dilakukan secara sah benar dan efisien. Pengawasan tidak boleh sekedar dilakukan untuk mencari-cari kesalahan bendaharawan atau Kepala Sekolah, akan tetapi harus dititik beratkan pada proses pemberian bimbingan dan petunjuk dalam pengelolaan keuangan.
Dengan demikian pengawasan keuangan harus dilakukan secara preventif dan kuratif.
Pengawasan dapat dilakukan melalui peryanggungjawaban yang disampaikan secara tertulis mengenai penerimaan dan pengeluaran uang oleh bendaharawan. Pengawasan dapat juga dilakukan secara langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap pembukuan dan penyimpanan serta penggunaan uang oleh bendaharawan. Pengawasan seperti itu disebut pengawasan dari dekat atau pengawasan langsung. Untuk itu disamping pembukuan, akan diperiksa juga bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran keuangan. Bukti-bukti tersebut diperlukan dalam melengkapi surat-surat pertanggungjawaban.
Pengawasan seperti tersebut di atas tidak saja dilakukan oleh aparat pengawasan keuangan Negara seperti KPAN, BPK, Inspektoral Jendral, Inspektoral Daerah, tetapi sebaiknya dilakukan juga oleh Kepala Sekolah terhadap semua bendaharawan di sekolah yang dipimpinnya. Pengawasan yang dilakukan oleh Kepala Sekolah sebagai atasan langsung atau sebagai penanggungjawab terhadap seluruh kegiatan sekolah disebut pengawasan intern. Sedangkan pengawasan dari luar sekolah oleh petugas-petugas yang berwenang seperti telah diuraikan sebelumnya, disebut pengawasan ekstern. Pengawasan intern sangat penting dilakukan dengan tujuan untuk mempermudah dan melancarkan pelaksanaan pengawasan ekstern,
tetapi juga sedini mungkin dapat dicegah penyalah gunaan keuangan sekolah agar berdaya dan berhasil guna secara maksimal.
Akhirnya dalam pengawasan terhadap tanggungjawab pengelolaan keuangan, setiap kali dilakukan pengawasan oleh pihak yang berwenang atau oleh Kepala Sekolah, perlu dibuat Berita Acara menyangkut proses dan hasi-hasil yang ditemukan. Berita acara itu harus ditandatangani oleh bendaharawan dan Kepala Sekolah serta semua petugas pemeriksa. Dengan demikian pemeriksaan berikutnya akan lebih mudah dan bendaharawan mengetahui langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukannya bersama Kepala Sekolah.
c. Analisis Biaya-Keuntungan (cost-benefit).
Secara singkat bahasan mengenai analisis biaya-keuntungan adalah pertimbangan dan evaluasi semua biaya dan keuntungan yang relevan pada kurun waktu tertentu. Tujuan analisis biaya adalah hasil yang ideal dari suatu kegiatan harus melebihi biaya yang dikeluarkan. Meskipun analisis biaya-keuntungan sepenuhnya bersifat angka, dan analisis sistem dapat berisi variable-variabel kuantitatif maupun kualitatif (Sudjana, 1989: 193).
Lebih lanjut proses dasar analisis biaya-keuntungan memberikan kecanggihan kepada prosedur-prosedur ini dalam arti bahwa dalam menangani suatu masalah, semua unsur kuantitatif maupun kualitatif diperhitungkan, dikaitkan dan dinilai. Karena para administrator pendidikan biasanya dihadapkan kepada sumber daya yang terbatas, keuangan, manusia, dan materi. Maka analisis sistematis dari semua
kemungkinan pemecahan masalah adalah yang paling relevan, terutama karena masalah-masalah tidak timbul sendiri-sendiri. Melalui analisis biaya-keuntungan, seorang administrator dapat menilai satu persatu atau secara kelompok biaya-biaya keuntungan dan konsekuensi dari semua alternative pada suatu waktu tertentu. Ketika gambaran penuh biaya dan perolehan-perolehan ditampilkan, maka pertanyaan-pertanyaan mengenai prioritas dan efek positif yang terbesar dapat dijawab secara objektif.
Empat langkah utama dalam analisis biaya-keuntungan adalah (Sudjana, 1989: 195):
a.Mengajukan pertanyaan (pertanyaan-pertanyaan) yang tepat (menurut
tugasnya).
b.Memproyeksikan cara-cara alternatif untuk mencapai tujuan.
c.Mendokumentasikan secara tertulis semua data masalah, asumsi dan
pertimbangan.
d.Menganalisis biaya-biaya dan perolehan-perolehan dari masing-masing
alternatif.