BAB IV: Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan
F. Administrasi Keuangan Sekolah
1. Pengertian Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan sekolah merupakan langkah pengolahan keuangan sekolah mulai dari penerimaan sampai dengan bagaimana mempertanggung- jawabkan keuangan yang digunakan secara obyektif dan sistematis. Langkah tersebut sangat penting sekali diperhatikan, karena masalah pembiayaan adalah menjadi sarana vital bagi mati hidupnya suatu organisasi sekolah. 71
Mulyono, berpendapat bahwa administrasi keuangan sekolah adalah seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan atau diusahakan secara sengaja dan sungguh-sungguh, serta pembinaan secara kontinu terhadap biaya operasional sekolah sehingga kegiatan pendidikan lebih efektif dan efisien serta membantu pencapaian tujuan pendidikan.72
Dengan demikian, administrasi keuangan sekolah adalah sebuah analisis terhadap sumber-sumber pendapatan (revenue) dan penggunaan biaya (expenditure) yang diperuntukkan sebagai pengelolaan pendidikan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.
71 Burhanuddin, Analisis Administrasi dan Kepemimpinan Pendidikan, ( Jakarta: Bumi Aksara, 1994), hlm. 59.
72 Mulyono, Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan, (Yogyakarta: AR-RUZZ MEDIA, 2009), hlm. 181.
2. Prinsip-prinsip pengelolaan administrasi keuangan sekolah
Pengelolaan keuangan sekolah harus memperhatikan prinsip-prinsip sebagaimana tertuang dalam Undang-undang No 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Di samping itu prinsip efektivitas juga perlu mendapat penekanan.
Berikut ini dibahas masing-masing prinsip tersebut, yaitu transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.
a. Transparansi
Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan
jumlahnya, rincian penggunaan, dan
pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya.
Transparansi keuangan sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan dukungan orang tua, masyarakat dan pemerintah dalam penyelenggaraan seluruh program pendidikan di sekolah. Di samping itu transparansi dapat menciptakan kepercayaan timbal balik antara pemerintah, masyarakat, orang tua siswa dan warga sekolah melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan di dalam memperoleh informasi yang akurat dan memadai.
Beberapa informasi keuangan yang bebas diketahui oleh semua warga sekolah dan orang tua siswa misalnya Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) bisa ditempel di papan pengumuman di ruang guru atau di depan ruang tata usaha sehingga bagi siapa saja yang membutuhkan informasi itu dapat dengan mudah
mendapatkannya. Orang tua siswa bisa mengetahui berapa jumlah uang yang diterima sekolah dari orang tua siswa dan digunakan untuk apa saja uang itu. Perolehan informasi ini menambah kepercayaan orang tua siswa terhadap sekolah.73 b. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kondisi seseorang yang dinilai oleh orang lain karena kualitas performansinya dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawabnya. Akuntabilitas di dalam manajemen keuangan berarti penggunaan uang sekolah dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan dan peraturan yang berlaku maka pihak sekolah membelanjakan uang secara bertanggung jawab.
Pertanggungjawaban dapat dilakukan kepada orang tua, masyarakat dan pemerintah. Ada tiga pilar utama yang menjadi prasyarat terbangunnya akuntabilitas, yaitu:
1) Adanya transparansi para penyelenggara sekolah dengan menerima masukan dan mengikutsertakan berbagai komponen dalam mengelola sekolah.
2) Adanya standar kinerja di setiap institusi yang dapat diukur dalam melaksanakan tugas, fungsi dan wewenangnya.
3) Adanya partisipasi untuk saling menciptakan suasana kondusif dalam menciptakan pelayanan masyarakat dengan prosedur yang mudah, biaya yang murah dan pelayanan yang cepat.
c. Efektivitas
Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Garner (2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi, karena sebenarnya efektivitas
73 Manullang, M.. Dasar-dasar Manajemen. (Jakarta: Ghalia Indonesia1990)
tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan dengan pencapaian visi lembaga. Effectiveness ”characterized by qualitative outcomes”.
Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes.
Manajemen keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
d. Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efficiency ”characterized by quantitative outputs”
(Garner,2004). Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan keluaran (out put) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua hal:
1) Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya:
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan biaya yang sekecil-kecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan.
2) Dilihat dari segi hasil
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu, tenaga dan biaya tertentu memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik kuantitas maupun kualitasnya.
3. Sumber Hukum Pendanaan Pendidikan
Biaya pendidikan adalah salah satu komponen istrumental yang sangat penting dalam penyelenggaraan pendidikan disekolah. Keuangan dan pendanaan merupakan salah satu sumber daya yang secara langsung menunjang efektifitas dan efisiensi pengelolaan pendidikan. Pendanaan pendidikan ini telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 48
Tahun 2008 tentang pendanaan pendidikan yaitu pasal 2 ayat 1 bahwa “Pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, pemerintah daerah, dan masyarakat”
Dari ayat diatas dapat diartikan bahwa pendanaan pendidikan merupakan tanggung jawab pemerintah, pemerintah daerah serta masyarakat. Yang dimaksud pemerintah pada ayat ini adalah Pemerintah Pusat, sedangkan pemerintah daerah meliputi Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten, atau Pemerintah Kota.
Sementara yang dimaksud dengan masyarakat adalah penyelenggara atau satuan pendidikan yang didirikan masyarakat.
4. Sumber Pendanaan Pendidikan
Sumber biaya pendidikan meliputi biaya biaya investasi dan biaya operasi.
a. Biaya investasi
Biaya investasi adalah biaya penyelenggaraan pendidikan yang sifatnya lebih permanen dan dapat dimanfaatkan jangka waktu relatif lama, lebih dari satu tahun. Biaya investasi terdiri dari biaya investasi lahan dan biaya investasi selain lahan. Biaya investasi menghasilkan aset dalam bentuk fisik dan non fisik, berupa kapasitas atau kompetensi sumber daya manusia. Dengan demikian, kegiatan pengembangan profesi guru termasuk ke dalam investasi yang perlu mendapat dukungan dana yang memadai.
b. Biaya operasi
Biaya operasi adalah biaya yang diperlukan sekolah untuk menunjang proses pendidikan. Biaya operasi terdiri dari biaya personalia dan biaya nonpersonalia. Biaya personalia mencakup gaji dan tunjangan yang melekat pada gaji, tunjangan struktural, tunjangan fungsional, tunjangan profesi, dan tunjangan-tunjangan lain yang melekat dalam jabatannya. Biaya non personalia, antara lain biaya untuk Alat Tulis Sekolah (ATS), Bahan dan Alat
Habis Pakai (yang habis dipakai dalam waktu satu tahun atau kurang), pemeliharaan dan perbaikan ringan, daya dan jasa transportasi atau perjalanan dinas, konsumsi, asuransi, pembinaan siswa/ekstra kurikuler
Dalam konteks pendidikan nasional, pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara pemerintah pusat, pemerintah daerah dan masyarakat.
a. Pemerintah
Pemerintah bertanggung jawab atas pendanaan pendidikan dengan mengalokasikan anggaran. Sumber dana pendidikan, saat ini bersumber dari dana BOS yang dialokasikan melalui anggaran pendidikan pada anggaran pendapatan belanja Negara (APBN) maupun anggaran pendapatan belanja daerah (APBD).
b. Dana Masyarakat
Dana dari masyarakat berasal dari komite sekolah, atau dari sponsor dan donatur.
c. Dana Swadaya
Beberapa kegiatan yang merupakan usaha mandiri sekolah yang bisa menghasilkan pendapatan sekolah diantaranya adalah pengelolaan kantin sekolah, koperasi sekolah, wartel, jasa antar jemput siswa, bahkan sampai mencari sponsor.
Orang tua atau wali peserta didik bertanggung jawab atas biaya pribadi peserta didik yaitu biaya yang terkait dengan kebutuhan-kebutuhan pokok maupun relatif dari peserta didik itu sendiri seperti transportasi ke sekolah, seragam sekolah, buku-buku penunjang, kursus tambahan, dan sejenisnya. Selain itu, orang tua atau wali peserta didik juga memikul sebagian biaya satuan pendidikan untuk menutupi kekurangan pendanaan yang disediakan oleh penyelenggara satuan pendidikan.
Pihak lain yang memiliki perhatian terhadap pendidikan dapat memberikan sumbangan pendidikan secara sukarela dan sama sekali tidak mengikat kepada satuan pendidikan, yang harus dikelola secara transparan.
5. Kegiatan Mengelola Dana Pendidikan
a. Perencanaan/ Penganggaran Keuangan (Budgeting) Menurut Nanang Fattah (2000:47), penganggaran merupakan kegiatan atau proses penyusunan anggaran (budget). Sementara itu anggaran atau budget adalah merupakan rencana operasional yang dinyatakan secara kuantitatif dalam bentuk satuan uang yng digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan lembaga dalam kurun waktu tertentu. Sementara itu menurut Djamaluddin (1977:11), anggaran adalah sejenis rencana yang menggambarkan rangkaian tindakan atau kegiatan dalam bentuk angka-angka dari segi uang untuk suatu jangka tertentu.
Dengan demikian, penganggaran dan anggaran tidak semata-mata berkaitan dengan uang, namun juga memberi gambaran tentang program kegiatan yang akan dilaksanakan disertai dengan besaran dana/biaya yang dialokasikannya, sehingga terdapat dua hal yang perlu mendapat perhatian, yaitu besaran dana untuk membiayai kegiatan serta kegiatannya sendiri.
Dalam setiap anggaran tergambar dua sisi penting yaitu sisi penerimaan dan atau rencana penerimaan dan sisi pengeluaran. Sisi penerimaan menunjukkan sumber-sumber dari mana dana itu diperoleh apakah dari pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, dari orang tua, dari masyarakat, atau dari sumber lain yang dibenarkan, sedangkan sisi pengeluaran menggambarkan alokasi besarnya biaya pendidikan untuk setiap komponen yang harus dibiayai (Nanang Fattah, 2000:48). Dengan demikian, anggaran suatu lembaga dapat menggambarkan kegiatan/program yang akan atau sudah dilaksanakan serta besaran biaya yang dikeluarkan sehingga dapat diketahui efektifitas dan
efesiensi pelaksanaan program yang tecantum dalam anggran.74
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana keuangan sekolah sebagai berikut.
1) Perencanaan harus realistis
Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai dengan kemampuan sarana/fasilitas, daya/ tenaga, dana, maupu waktu.
2) Perlunya koordinasi dalam perencanaan
Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/volume kegiatan sekolah yang kompleks.
3) Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.
Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.
4) Perencanaan harus fleksible (luwes)
Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
5) Perencanaan yang didasrkan penelitian
Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan akurat melalui suatu penelitian.
1) Fungsi Anggaran
Anggaran di samping sebagai alat untuk perencanaan dan pengendalian manajemen, juga merupakan alat bantu bagi manajemen dalam mengarahkan suatu organisasi dalam posisi yang kuat atau lemah (Nanang Fattah, 2000:49). Sementara beberapa
74 Op. Cit, Uhar Suharsaputra, hlm. 293-294
fungsi anggaran dalam manajemen organisasi sektor publik menurut Dedy Noriawan adalah sebagai berikut:75 a) Anggaran sebagai alat perencanaan
Dengan fungsi ini organisasi tahu apa yang harus dilakukan dan kearah mana kebijakan dibuat.
b) Anggaran sebagai alat pengendalian
Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menghindari adanya pengeluaran yang terlalu besar (overpending) atau adanya penggunaan dana yang tidak semestinya (misspending).
c) Anggaran sebagai alat kebijakan
Dengan adanya anggaran organisasi sektor publik dapat menentukan arah atas kebikan tertentu.
d) Anggaran sebagai alat politik
Dengan adanya anggaran dapat dilihat komitmen pengelola dalam melaksanakan proram-program yang telah dijanjikan.
e) Anggaran sebagai alat koordinasi dan komunikasi Dengan dokumen-dokumen anggaran yang bersifat komprehesif sebuah bagian atau unit kerja atau depertemen dapat mengetahui apa yang akan dilakukan oleh masing-masing bagian atu unit kerja lainnya.
f) Anggaran sebagai alat penilaian kinerja
Anggaran adalah suatu ukuran yang bisa menjadi patokan apakah suatu bagian/unit kerja telah memenuhi target baik berupa terlaksananya aktivitas maupun terpenuhinya efesiensi biaya.
g) Anggaran sebagai alat motivasi
Anggaran dapat digunakan sebagai alat komunikasi dengan menjadikan nilai-nilai nominal yang tercantum sebagai target pencapaian. Dengan catatan anggran akan menjadi alat motivasi yang baik jika
75 Tim Dosen ADM Pendidikan Universitas Pendidikn Indonesia, Manajemen Pendidikan, Bandung:Alfabeta,2013), hlm 11
memenuhi sifat menantang tetapi masih mungkin dicapai. Maksudnya adalah suatu anggaran itu hendaknya jangan terlalu tinggi sehingga tidak dapat dipenuhi juga jangan terlalu rendah sehingga terlalu mudah dicapai.
2) Prinsip-prinsip dan Prosedur Anggaran
Prinsip-prinsip penyusunan anggaran bila dikaitkan dengan anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian menurut Nanang Fattah adalah sebagai berikut: 76
a) Adanya pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam sistem manajemen organisasi.
b) Adanya sistem akuntansi yang memadai dalam melaksanakan anggarannya.
c) Adanya penelitian dan analisis untuk menilai organisasi.
d) Adanya dukungan dari pelaksanaan dari tingkat atas hingga yang paling bawah.
Sedangkan prosedur penyusunan anggaran adalah sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama periode anggaran.
b) Mengidentifikasi sumber-sumber yang dinyatakan dalam uang, jasa dan barang.
c) Semua sumber dinyatakan dalam bentuk uang sebab anggaran pada dasarnya merupakan pernyataan finansial.
d) Memformulasikan anggaran dalam bentuk format yang telah disetujui dan dipergunakan oleh instansi tertentu.
e) Menyusun usulan anggaran untuk memperoleh persetujuan dan pihak-pihak yang berwenang.
f) Melakukan revisi usulan anggaran.
76 ibid
g) Persetujuan revisi usulan anggaran.
h) Pengesahan anggaran.
b. Tahap Pelaksanaan (Akunting)
Arens dan Loebbecke,77 menjelaskan bahwa akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokkan dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menyajikan informsi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Agar penyajian informasi tepat, maka seorang akuntan harus memiliki pengetahuan yang baik mengenai prinsip-prinsip dan aturan-aturan dalam penyusunan informasi akntansi. Di samping itu, seorang akuntan harus mengembangkan sistem yang dapat menjamin bahwa semua peristiwa ekonomi yang terjadi dalam organisasi dapat tercatat dengan mencukupi pada saat yang tepat dengn biaya yang pantas.
Tujuan dari sistem akuntansi ini adalah untuk memastikan bahwa data keuangan dan transaksi ekonomi diinputkan secara tepat kedalam catatan akuntansi, serta laporan-laporan yang perlu disajikan secara akurat dan tepat waktu.
Komponen-komponen sistem akuntansi, secara tradisional sistem akuntansi terdiri dari komponen-komponen berikut:
1) Bagan Perkiraan/akun
Bagan perkiraan adalah daftar masing-masing item, di mana pencatatannya dibagi dalam lima katagori.
a) Aktiva b) Utang
c) Aktiva bersih d) Pendapatan e) Belanja
77 ibid
Masing-masing pencatatan ditetukan dengan mengidentifikasikan angka yang diinput ke sistem akuntansi.
2) Buku Besar
Buku besar mengklasifikasikan informasi pencatatan, dimana bagan perkiraan atau akun bertindak sebagai daftar isi buku besar. Dalam sistem manual, ringkasan total dari seluruh jurnal dimasukkan ke dalam buku besar setiap bulannya dimana hal inilikakukan selama satu tahun dan dilaporkan pada tanggal neraca.
Dalam sistem komputerisasi, data secara khusus dimasukkan ke sistem sekali saja. Saat entri data telah disetujui oleh pemakai, perangkat lunak memasukkan informasi itu ke seluruh laporan, dimana angka yang dicatat akan muncul.
3) Jurnal
Jurnal digunakan untuk mencatat semua transaksi akuntansi sebelum diklasifikasikan ke buku besar.
Jurnal mengatur informasi secara kronologis dan sesuai dengan jenis transakasi. Contoh:
a) Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas adalah pencatatan secara kronologis atas cek yang ditulis, yang dikategorikan menurut bagan perkiraan/akun.
b) Jurnal untuk mencatat transakasi penerimaan kas adalah pencatatan secara kronologis atas seluruh setoran yang dibuat, yang dikatagorikan menurut bagan perkiraan/akun.
c) Jurnal untuk mencatat transaksi gaji, yaitu jurnal yang mencatat seluruh transakasi yang berkaitan dengan penggajian.
d) Jurnal untuk mencatat transaksi pengeluaran kas dan piutang merupakan bagian akun pertambahan biaya dan pendapatan. Juranal ini bermanfaat untuk mengelompokkan transaksi
pertambahan biaya dan/atau pendapatan yang terlalu banyak melalui jurnal.
4) Buku Cek
Buku cek menyajikan kombinasi jurnal dan buku besar. Sebagian besar transaksi keuangan akan dicatat melalui buku cek, dimana tanda penerimaan yang disetor ke dan dari saldo pembayaran akan buat.
c. Tahap Penilaian (Auditing)
Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevalusian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai entinitas ekonomi yang dilakukan seseorang yang kompeten dan independen untuk menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.
auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.
Untuk melaksanakan audit diperlukan informasi yang dapat diverifikasi dan sejumlah standar atau kriteria yang dapat digunakan sebagai pegangan pengevalusian informasi tersebut. Agar dapat diverifikasi, informasi harus dapat diukur.
Dalam auditing data akuntansi yang menjadi pokok adalah menentukan apakah informasi yang tercatat telah tercermin dengan benar kejadian ekonomi pada periode akuntansi. Oleh karena itu kriterianya adalan aturan-aturan akuntansi, maka seorang auditor harus memahami aturan-aturan dimaksud dengan baiak. Dalam audit laporan keuangan, aturan-aturan dimaksud adalah prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Dalam sistem akuntansi Indonesia, maka standara akauntansi keuangan ditetapkan oleh IAI (Ikatan Akuntan Indonesia).78
78 ibid
6. Rencana Anggaran Pendapatan Belanja Sekolah /Madrasah
RAPBS (Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah) adalah anggaran terpadu antara penerimaan dan penggunaan dana serta pengelolaannya dalam memenuhi seluruh kebutuhan sekolah selama satu tahun pelajaran berjalan. Dimana sumber dananya berasal dari pemerintah pusat, pemerintah daerah, masyarakat, dan orangtua/wali peserta didik. Sumber dana perolehan dan pemakaian dana dipadukan dengan kondisi objektif kepentingan sekolah dan penyandang dana.79
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) harus berdasarkan pada rencana pengembangan sekolah dan merupakan bagian dari rencana operasional tahunan. RAPBS setidaknya meliputi penganggaran untuk kegiatan pengajaran, materi kelas, pengembangan profesi guru, renovasi bangunan sekolah, pemeliharaan, buku, meja dan kursi. Penyusunan RAPBS tersebut harus melibatkan kepala sekolah, guru, komite sekolah, staf TU dan komunitas sekolah. RAPBS perlu disusun pada setiap tahun ajaran sekolah dengan memastikan bahwa alokasi anggaran bisa memenuhi kebutuhan sekolah secara optimal.80 Secara garis besar, kegiatan RAPBS dilakukan agar rencana penerimaan dan pengeluaran dana sekolah/madrasah dapat dikontrol dengan baik. Adapun secara rinci, RAPBS berfungsi untuk:
a. Pedoman pengumpulan dana dan pengeluarannya b. Menggali dana secara kreatif dan maksimal
c. Menggunakan dana secara jujur dan terbuka d. Mengembangkan dana secara produktif
e. Mempertanggung-jawabkan dana secara objektif.81
79 Abuddinata,Manajemen Pendidikan,Kencana,Bogor,2003,h.102.
80 Ibid,h.103
81 Mujamil Qomar, Manajemen Pendidikan Islam ,Erlangga, Jakarta, h.
170.
Proses pengembangan RAPBS/M pada umumnya menempuh langkah-langkah pendekatan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pada tingkat kelompok kerja
Kelompok kerja yang dibentuk sekolah, yang terdiri dari para pembantu kepala sekolah sekolah memiliki tugas antara lain melakukan identifikasi kebutuhan-kebutuhan biaya yang harus dikeluarkan, selanjutnya diklasifikasikan, dan dilakukan perhitungan sesuai dengan kebutuhan.
Dari hasil analisi kebutuhan biaya yang dilakukan oleh kelompok kerja selanjutnya seleksi alokasi yang diperkirakan sangat mendesak dan tidak bisa dikurangi, sedangkan yang dipandang tidak mengganggu kelancaran kegiatan pendidikan, khususnya proses belajar-mengajar maka dapat dilakukan pengurangan biaya sesuai dengan dana yang tersedia.
b. Pada tingkat kerjasama dan komite sekolah
Kerjasama antara komite sekolah dengan kelompok kerja yang telah terbentuk diatas, dilakukan untuk melakukan rapat pengurus dan rapat anggota dalam rangka mengembangkan kegiatan yang harus dilakukan sehubungan dengan pengembangan RAPBS/M.
c. Sosialisasi dan Legalitas
Setelah RAPBS/M dibicarakan dengan komite sekolah selanjutnya disosialisasikan kepada berbagai pihak.
Pada tahap sosialisasi dan legalitas ini kelompok kerja melakukan konsultasi dan laporan pada pihak pengawas, serta mengajukan usulan kepada pihak RAPBS/M kepada Kantor Inspeksi Pendidikan untuk mendapat pertimbangan dan pengesahan.
G. Administrasi Tata Laksana
Tata laksana pendidikan sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha, yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan yang di perlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Warkat ini adalah catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal untuk keperluan pengingatan agar apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat disiapkan.
Menurut Wililiam Leffingwe dan Edwin Robinson yang telah di terjemahkan oleh The Liang Gie (2000: 60 ) pekerjaan kantor atau tata laksana ini pekerjaannya menyangkut segala usaha perbuatan menyangkut warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari.82
Tata Laksana / Tata Usaha Sekolah/Pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah, agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Administrasi Tata Laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan administrasi sekolah/pendidikan.
Menurut The Liang Gie (2000:50):
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada
82 Suharsimi,,Arikunto. Lia Yuliana. Manajemen Pendidikan.
(Yogyakarta:Aditya Media. 2008) hal 341
atau berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat yaitu meliputi kegiatan yang membutuhkan dengan berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudnya tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.
3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak yang lain.
6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.83
H. Administrasi Layanan Khusus
Administrasi layanan khusus meliputi Administrasi perpustakaan, kesehatan, dan keamanan sekolah.
Administrasi komponen-komponen tersebut merupakan bagian penting dari manajemen berbasi sekolah yang efektif dan efisien.84
Perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang berlangsung begitu pesat pada masa sekarang menyebabkan guru tidak bisa melayani kebutuhan anak-anak akan informasi, dan guru-guru juga tidak bisa mengandalkan apa yang diperolehnya dibangku sekolah.
Administrasi layanan khusus lain adalah layanan kesehatan dan keamanan. Sekolah sebagai satuan pendidikan yang bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan proses pembelajaran, tidak hanya bertugas mengembangkan ilmu pengetahuan, keterampilan dan sikap saja, tetapi juga harus
83 Op.Cit, Suharsimi,,Arikunto. Lia Yuliana
84 Mulyasa.2004.Manajemen Berbasis Sekolah.hal 52