ADMINISTRASI DAN
SUPERVISI PENDIDIKAN
Penulis : Sohiron Layout isi : Jonri Kasdi Design Cover : Mutiara Design
ISBN : 978-602-6879-12-7 v, 197 hal (145x205cm) Cetakan Tahun 2015
Kreasi Edukasi
Publishing and Consulting Company
Jl. Swadaya Kom. Rindu Serumpun 4 Blok B-06 Kel. Delima Kec. Tampan - Pekanbaru
Mobile Phone : +6285216905750
Undang – undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta
Lingkup Hak Cipta Pasal 2
Hak Cipta merupakan Hak Eklusif bagi Pencipta atau Pemegang Hak Cipta untuk mengumumkan atau memperbanyak ciptaannya yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan perundanga- undangan yang berlaku
Puji syukur kehadirat Allah Swt., yang memberikan kenikmatan yang tidak terhingga kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan buku ini dengan baik.
Administrasi merupakan kunci keberhasilan organisasi. Organisasi termasuk satuan pendidikan dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efesien dengan administrasi yang baik. Administrasi merupakan pengelolaan sumber daya organisasi melalui kegiatan pendayagunaan fungsi administrasi.
Supervisi merupakan tugas pokok pimpinan pendidikan / kepala sekolah/madrasah yang harus dilaksanakan dalam menunjang kepemimpinannya.
Buku ini membahas dua kajian tersebut sesuai kebutuhan mahasiswa PTKIN dan PTKIS serta masyarakat umumnya.
Penulis,
Sohiron
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... ii
BAB I : Konsep Administrasi Pendidikan A. Administrasi dalam perspektif Islam ... 1
B. Pengertian Administrasi Pendidikan ... 2
C. Sumber Daya Administrasi Pendidikan ... 6
D. Tujuan Administrasi Pendidikan ... 7
BAB II: Teori-Teori Administrasi Pendidikan A. Teori Klasik ... 10
B. Teori Hubungan Manusiawi ... 16
C. Teori Prilaku ... 17
D. Teori Kuantitatif ... 18
E. Teori Sistem ... 19
F. Teori Kontingensi ... 21
BAB III : Fungsi dan Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan A. Fungsi-fungsi Administrasi Pendidikan ... 23
BAB IV: Ruang Lingkup Administrasi Pendidikan A. Administrasi Kesiswaan ... 31
B. Administrasi Kurikulum ... 47
C. Administrasi Personalia (pendidik dan tenaga kependidikan) ... 54
D. Administrasi Sarana Prasarana ... 72
E. Administrasi Humas (Hubungan Masyarakat dengan Sekolah) ... 87
F. Administrasi Keuangan Sekolah ... 96
BAB V: Paradigma Baru Manajemen Pendidikan
A. Manajemen Berbasis Sekolah/Madrasah ... 126
B. Manajemen Berbasis Sasaran ... 134
C. Manajemen berbasis Orang ... 137
D. Manajemen Mutu Terpadu Pendidikan ... 142
BAB VI: Kompetensi Kepala Sekolah/Madrasah A. Pengertian Kompetensi ... 151
B. Kompetensi Kepribadian ... 156
C. Kompetensi Manajerial ... 157
D. Kompetensi Kewirausahaan ... 159
E. Kompetensi Supervisi ... 160
F. Kompetensi Sosial ... 160
BAB VII: Supervisi Pendidikan A. Hakikat Supervisi Pendidikan ... 161
B. Tujuan dan Sasaran Supervisi Pendidikan ... 163
C. Fungsi Supervisi Pendidikan ... 166
D. Ruang Lingkup Supervisi Pendidikan ... 166
E. Prinsip-prinsip Supervisi Pendidikan ... 171
F. Teknik, Strategi dan Keterampilan- keterampilan Supervisi Pendidikan ... 177
G. Supervisor ... 186
H. Supervisi klinis ... 190
I. Program dan Evaluasi Supervisi pendidikan 196
BAB I
KONSEP ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. Administrasi/Manajemen dalam Perspektif Islam
Kata administrasi/manajemen merupakan salah satu arti dari kata tadbir (ريبدت), bentuk masdar (verbal noun) dari kata kerja dabbara al-‘amr (untuk menyelesaikan urusan sampai akhir). Pengertian istilah yang komprehensif mengenai tadbir diberikan oleh Al-Sayyid al-Sharif ‘Ali al- Jurjani (w. 816 H) dalam kitabnya al-Ta’rif: “al-tadbir al-nazar fi al-‘awaqib bi ma’rifat al-khayr wa Ijra’ al-‘umur ‘ala ‘ilm al-
‘awaqib”, yaitu menguji/memeriksa akibat-akibat (hasil) dengan mengetahui apa yang baik dan menaruh perkara dengan pertimbangan ilmu tentang akibat-akibat yang dihasilkan.1
Salah satu surat yang menjelaskan kata ربد adalah Q.S Yunus ayat (10:3) sebagai berikut:
Sesungguhnya Tuhan kamu ialah Allah yang menciptakan langit dan bumi dalam enam masa, Kemudian dia bersemayam di atas 'Arsy untuk mengatur segala urusan.
tiada seorangpun yang akan memberi syafa'at kecuali
1 Reza Baizuri, Tadbir dan Adab sebagai Kerangka Teori Manajemen Islam, http://www.komunitasnuun.org/2014/03/tadbir-dan-adab-sebagai-kerangka- teori-manajemen-islam-1/, di download 10 April 2015.
sesudah ada izin-Nya. (Dzat) yang demikian Itulah Allah, Tuhan kamu, Maka sembahlah Dia. Maka apakah kamu tidak mengambil pelajaran?.
Menurut Buya Hamka Yudabbiru di dalam ayat ini, diartikan secara umum dan ringkas, yaitu dia mengatur.
Makna kalimat ini lebih dalam memiliki arti : “dia mentadbir perintah.” sebab diambil dari kata dubur, yang berarti ekor atau hujung. Maka di dalam Allah mengatur suatu perintah, Allah telah mengetahui dan menentukan ujungnya, akhirnya atau ekornya ataupun akibatnya. Di sini terlihat bahwa di dalam mengatur alam ini, Allah mempunyai rencana yang tegas dan konkrit.
Menjadi kias ibarat pula bagi manusia, bahwa barang siapa manusia yang pekerjaannya menggunakan rencana atau tadbir, artinya mengingat pangkal dan ujung, pangkal dan ekor atau akibat, maka dekatlah dia kepada kesempurnaan atau keberhasilan. Maka rencana atau tadbir Allah itu di dalam menjalankan perintah dan kehendak-Nya, meliputilah kepada semua langit dan bumi tadi, dan meliputi pula kepada manusia yang kecil ini sampai pula kepada yang lebih kecil daripada manusia. Keseluruhan dan kesatuan tadbir adalah pada Allah. Tadbir Allah itu tepat dan jitu. Manusia betapapun pintar, tidaklah dapat membuat tadbir sendiri diluar rangka takdir Tuhan. Rencana dan tadbir manusia hanya dapat berlansung apabila sesuai dengan keizinan Tuhan.2
B. Pengertian Administrasi Pendidikan 1. Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi”
yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The
2 H. Abdul Malik Abdul Karim Amrullah(HAMKA), Tafsir Al-Azhar Juz 11, Panji Mas, Jakarta, 1999, hal. 145.
Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan (Atmosudirdjo, 1986). Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2. Administrasi dalam Arti Sempit
Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”.
Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administrasi”.
Administratie dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai Setiap penyusunan keterangan- keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. (The Liang Gie, 1972).
Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo, 1986).
Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat- mencatat perbagai keterangan. Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat perbagai
keterangan itu, dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi“, sebagai berikut: “Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari- hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat/membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi”.
(The Liang Gie, 1972).
Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, pencatatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan- pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut di atas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat- mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.
Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam Bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “Tata Usaha”.
3. Administrasi dalam Arti Luas
Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan
“Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu : (1) Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama
kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada bagian berikut.
Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha.
Oteng Sutisna (1989:382) menyatakan bahwa Administrasi pendidikan hadir dalam tiga bidang perhatian dan kepentingan yaitu : (1) setting Administrasi pendidikan (geografi, demograpi, ekonomi, ideologi, kebudayaan, dan pembangunan); (2) pendidikan (bidang garapan Administrasi); dan (3) substansi administrasi pendidikan (tugas-tugasnya, prosesnya, asas-asasnya, dan prilaku administrasi), hal ini makin memperkuat bahwa manajemen/administrasi pendidikan mempunyai bidang dengan cakupan luas yang saling berkaitan, sehingga pemahaman tentangnya memerlukan wawasan yang luas serta antisipatif terhadap berbagai perubahan yang terjadi di masyarakat di samping pendalaman dari segi perkembangan teori dalam hal manajemen/administrasi.
Dalam kaitannya dengan makna
manajemen/Administrasi Pendidikan berikut ini akan dikemukakan beberapa pengertian manajemen pendidikan yang dikemukakan para ahli. Dalam hubungan ini penulis mengambil pendapat yang mempersamakan antara Manajemen dan Administrasi terlepas dari kontroversi tentangnya, sehingga dalam tulisan ini kedua istilah itu dapat dipertukarkan dengan makna yang sama.
Administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (Djam’an Satori, 1980: 4).
Manajemen pendidikan dapat didefinisikan sebagi proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin,
mengendalikan tenaga pendidikan, sumber daya pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan (Soebagio Atmodiwirio, 2000:23).
Manajemen pendidikan ialah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana menata sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara produktif dan bagaimana menciptakan suasana yang baik bagi manusia yang turut serta di dalam mencapai tujuan yang disepakati bersama (Engkoswara, 2001:2).
Dengan memperhatikan pengertian di atas nampak bahwa manajemen/administrasi pendidikan pada prinsipnya merupakan suatu bentuk penerapan manajemen atau administrasi dalam mengelola, mengatur dan mengalokasikan sumber daya yang terdapat dalam dunia pendidikan, fungsi administrasi pendidikan merupakan alat untuk mengintegrasikan peranan seluruh sumberdaya guna tercapainya tujuan pendidikan dalam suatu konteks sosial tertentu, ini berarti bahwa bidang-bidang yang dikelola mempunyai kekhususan yang berbeda dari manajemen dalam bidang lain.
C. Sumber Daya Administrasi/Manajemen Pendidikan
Engkoswara, (2001:2) menjelaskan bahwa administrasi / manajemen pendidikan ialah suatu ilmu yang mempelajari bagaimana menata sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara produktif.
Menurut KBBI sumber daya adalah segala sesuatu baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang digunakan untuk mencapai hasil, misalnya peralatan, persediaan, waktu dan tenaga.3
Sumber daya pendidikan adalah semua faktor yang dapat dimanfaatkan oleh pengelola pendidikan untuk
3 Depdiknas, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi Ketiga, Balai Pustaka, Jakarta, 2003, hal. 1102.
melaksanakan proses pendidikan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efesien.4
Sumber daya administrasi/manajemen dinyatakan dalam enam M,5 yaitu:
1. Men, tenaga kerja manusia baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif;
2. Money, uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan;
3. Methode, cara-cara yang dipergunakan dalam usaha mencapai tujuan;
4. Materials, bahan – bahan yang dipergunakan untuk mencapai tujuan;
5. Machines, mesin –mesin atau alat – alat yang diperlukan/
dipergunakan untuk mencapai tujuan; dan
6. Markets, pasar untuk menjual output dan jasa - jasa yang dihasilkan.
Sumber daya tersebut dipersatukan dan ditetapkan secara harmonis sedemikian rupa, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan ketentuan bahwa segala sesuatu berlangsung dalam batas – batas waktu, usaha serta biaya yang ditetapkan.
Dalam konteks pendidikan, kategori sumber daya enam M yaitu:
1. Men (pendidik dan tenaga kependidikan serta peserta didik);
2. Methodes (metode, kurikulum);
3. Materials (peserta didik, bahan-bahan, sarana dan prasarana);
4. Money (uang atau dana);
5. Machines (mesin, teknologi pendidikan); dan 6. Market (pasar atau pemasaran).6
4 Yeti Heryati, Manajemen Sumber Daya Pendidikan, Pustaka Setia, Bandung, 2014, hal. 48.
5 Brantas, Dasar – dasar Manajemen, Alfabeta, Bandung, 2009, hal. 13.
6 Yeti Heryati, Manajemen Sumber Daya Pendidikan, Pustaka Setia, Bandung, 2014, hal. 37.
D. Tujuan Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan merupakan subsistem dalam sistem pendidikan sekolah/madrasah. Maka, tujuan administrasi pendidikan adalah berusaha untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan tingkat satuan pendidikan yang tertuang di dalam visi, misi dan tujuan sekolah/madrasah dan tujuan pendidikan nasional yang tertuang di dalam UU No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pasal 3 untuk berkembangnya potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab.
Sergiovanni dan Carver dalam Daryanto, merumuskan terdapat empat tujuan administrasi, yaitu:
efektivitas produksi, efisiensi, kemampuan menyesuaikan diri, dan kepuasan kerja.7 Keempat tujuan tersebut dapat digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan suatu penyelenggaraan pendidikan. Sedangkan menurut Shrode dan Voich dalam Nanang Fatah, tujuan utama manajemen/administrasi adalah produktifitas dan kepuasan.8
Produktifitas dapat diukur dengan dua standar utama yaitu produktifitas fisik dan produktifitas nilai.
Produktifitas fisik diukur secara kuantitatif seperti banyaknya keluaran (panjang, berat, lamanya waktu, jumlah) sedangkan produktifitas nilai diukur atas dasar nilai-nilai kemampuan, sikap, perilaku, disiplin, motivasi, dan komitmen terhadap pekerjaan/tugas.9
7 Drs. H.M. Daryanto. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta : Rineka Cipta. Hal.17
8 Nanang Fatah, Landasan Manajemen Pendidikan, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2008, hal. 15
9 Ibid.
Pencapaian tujuan yang sesuai dengan harapan tersebut adalah pencapaian tujuan secara efisien dan efektif.
Dengan kata lain, prestasi kerja manajer, standar penilaiannya diukur dan efisiensi dan efektivitas organisasi yang dikelolanya untuk pencapaian tujuan. Efisien dan efektif dipopulerkan oleh Peter Drucker, efisiensi berarti mengerjakan sesuatu dengan benar (doing things right), sedangkan efektif adalah mengerjakan sesuatu yang benar (doing the right things).10
Jika dijabarkan, efisien adalah kemampuan menggunakan sumber daya dengan benar, tidak melakukan pemborosan-pemborosan terhadap sumber daya organisasi yang jumlahnya terbatas. Untuk lebih memahami efisiensi, bisa dikaitkan dengan perbandingan output/input. Output merupakan hasil keluaran organisasi, dan input merupakan sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan output tersebut. Organisasi yang dikatakan efisien adalah organisasi yang memaksimalkan rasio output/input (lebih besar output dan input). Sebaliknya jika rasio output/input semakin rendah (input lebih besar dan output) maka sebuah organisasi dikatakan tidak efisien.
10 Nopri Ahadi, Pengantar Manajemen, UIR Press, Pekanbaru, 2004, hal. 6.
BAB II
TEORI ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. Teori Klasik
Taylor adalah orang yang pertama mengembangkan manajemen ilmiah. Ia seorang ahli teknik yang memulai pekerjaannya di pabrik baja Midvale Steel Company Philadelphia (USA) sebagai pekerja biasa selama enam tahun. Setalah enam tahun bekerja taylor diangkat menjadi Chief Engineer. Ada tahun 1886 ia meneliti usaha-usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja berdasarkan waktu dan gerak (time and motion study) ia berpendapat bahwa efisiensi perusahaan rendah karena banyak waktu dan gerak-gerak buruh yang tidak produktif. Taylor terkenal sebagai bapak Manajemen Ilmiah (The Father of Scientific Management).
Dalam berbagai bukunya istilah manajemen ilmiah sering diartikan berbeda. Pertama, manajemen ilmiah adalah penerapan metode ilmiah dalam studi, analisis, dan pemecahan masalah- masalah organisasi. Kedua, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme atau teknik (a big of tricks) guna meningkatkan efisiensi dan keefektifan organisasi. Taylor telah memberikan prinsip-prinsip dasar penerapan pendekatan ilmiah dalam manajemen dan mengembangkan teknik-teknik untuk mencapai efisiensi dan keefektifan organisasi. Ia berasumsi bahwa manusia harus diperlakukan seperti mesin. Dalam bekerja setiap manusia harus diawasi oleh supervisor secara efektif dan efisien. Peran supervisor harus diterapkan dengan maksimal, setiap manusia
harus berproduksi seperti mesin dan disuruh bekerja tanpa mengenal waktu dan lelah.
Hit menyebutkan dalam Husaini Usman empat prinsip dasar pemikiran manajemen ilmiah Taylor adalah sebagai berikut:
1. Setiap pekerjaan yang dilakukan seseorang harus diuraikan menurut bagian-bagiannya dan cara ilmiah untuk melakukan setiap bagian dari pekerjaan tersebut perlu ditetapkan sebelumnya. Para pekerja harus diseleksi dan dilatih secara ilmiah untuk melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepadanya.
2. Harus ada kerja sama yang baik antara manajer dan pekerja sehingga segala tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana.
3. Harus ada pembagian kerja antara manajer dan pekerja.
4. Manajer harus melakasanakan kegiatan supervisi, memberikan perintah dan merancang apa yang harus dikerjakan, sedangkan para pekerja harus bebas mengerjakan pekerjaan yangditugaskankepada mereka.11 Dari pemahaman di atas dapat dipahami bahwa prinsip manajemen ilmiah Taylor adalah memandang manusia seperti mesin yang perlu bekerja tanpa mengenal waktu dan lelah.
Pekerjaan yang dilakukan diperinci secara jelas bagian-bagiannya agar apa yang diinginkan atau tujuan dari organisasi benar-benar efektif.
Salah seorang tokoh dari teori organisasi klasik atau teori administrasi adalah Fayol yang lebih dikenal dengan bapak Teori Ilmiah. Fayol dilahirkan seorang ahli pertambangan dan berasal dari keluarga aristokratis di Prancis pada tahun 1841. Fayol menjadi manajer utama di pabrik tambang dan metalurgi yang sangat terkenal di Eropa. Fayol yakin bahwa kesuksesannya merupakan keterampilan mengembangkan pengalaman dan intropeksi. Ia mengemukakan teori dan teknik administrasi
11 Husaini Usman, Manajemen: Teori Praktik dan Riset Pendidikan, (Jakarta:
Bumi Aksara, 2008), hlm. 23
untuk mengelola administrasi yang komplek dalam bukunya yang terkenal dengan judul “Administrasion Industriellle et Generale”. Lima tahun setelah menulis buku Fayol meninggal dunia kemudian buku tersebut diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan judul “General and Industrial Mangement”. Fayol membagi operasi perusahaan menjadi enam kegiatan, yaitu:
1. Teknik, produksi dan manufacturing produk.
2. Komersial, pembelian bahan baku dan penjualan produk.
3. Keuangan, perolehan dan penggunaan modal.
4. Keamanan, perlindungan karyawan dan kekayaan.
5. Akuntansi, pelaporan dan neraca keuangan, pencatatan laba serta pencatatan statistik.
6. Manjerial dan teknik-teknik kepemimpinan.12
Selain enam prinsip operasi perusahan yang ditawarkan, Fayol juga mengetengahkan empat belas prinsip administrasi yang sangat terkenal, seperti tabel di bawah ini:
No. Komponen Deskripsi
(1) (2) (3)
1 Divisi Kerja
Objek divisi tugas adalah meningkatkan efisiensi melalui reduksi hal-hal yang tidak perlu, meningkatkan output dan menyederhanakan pelatihan kerja
2 Otoritas
Otoritas yang baik untuk mengedepankan perintah melalui kekuasaan yang sangat dipatuhi.
Otoritas memberikan pertanggung jwaban dalam melaksanakan tugas dan kewajiban
3 Disiplin
Disiplin menyatakan secara tidak langsung patuh terhadap peraturan oraganisasi. Kejelasan pernyataan persetujuan antara organisasi dan
12 Husaini Usman, Manajemen: Teori Praktik & Riset Pendidikan, (Jakarta:
PT. Bumi Aksara, 2008), hlm. 25
anggotanya sangat diperlukan, dan disiplin kelompok tergantung kualitas kepemimpinan
4 Kesatuan komando
Setiap anggota harus memetuhi seluruh perintah dari seorang atasannya.
Ketaatan terhadap prinsip ini menghindarkan pembagian otoritas dan disiplin
(1) (2) (3)
5 Kesatuan Arahan
Kegiatan yang sama diarahakan untuk mencapai satu tujuan harus dikelompokkan bersama oleh seorang manajer
6
Subordinat minat Individu
Minat individu dan kelompok dalam sebuah organisasi tidak melebihi minat oraganisasi secara keseluruhan (mengutamakan kepentingan umum daripada individu)
7 Penggajian Kompensasi harus terbuka dan memuaskan anggota dan organisasinya
8 Sentralisasi
Manajer harus menguasai tanggung jawab final, tetapi ia harus memberi bawahannya otoritas yang cukup untuk melaksanakan tugas dengan sukses.
Kelayakan tingkat sentralisasi akan bervariasi tergantung suasana. Hal ini menjadi pertanyaan bagaimana kelayakan sentralisasi yang dipakai dalam setiap kasus
9 Rentang kendalai
Rentang kendali atau rentang komando adalah tentang supervisor dari otoritas di atas ke bawahnya. Garis otoritas harus jelas dan dipatuhi setiap waktu
10 Perintah Manusia dan sumber daya material harus dikordinasikan sesuai tempat dan
waktu yang tepat
11 Pemerataan
Keinginan pemerataan dan persamaan perlakuan yang diaspirasikan manajer terhadap seluruh bawahannya
12 Stabilitas personal
Kesuksesan organisasi memerlukan kestabilan tempat kerja. Manajerial mempraktikkan keharusan komitmen jangka panjang anggota terhadap organisasinya
(1) (2) (3)
13 Inisiatif
Anggota harus didorong untuk mengembangkan dan melaksanakan rencana peningkatan
14 Semangat tim (Esprit de corps)
Manajer harus mendukung dan memelihara kerja tim, semangat tim dan rasa kebersamaan senasib dan seperjuangan anggotanya
Melalui 14 prinsip manajemen tersebut Fayol menginginkan adanya kesatuan yang utuh dalam sebuah organisasi. Organisasi akan berhasil dan mencapai tujuan yang diinginkan. Jika dicermati lebih dalam, 14 prinsip manajemen Fayol menggambarkan kesatuan antara manajerial, struktural, proses dalam sebuah organisasi yang utuh sehingga tujuan organisasi akan tercapai dengan baik.
Selain itu Fayol juga memberikan pedoman terhadap manajemen, yaitu: perencanaan, pengorganisasian, pengkomandoan, pengkoordinasian, dan pengawasan.13
Teori klasik juga tidak lepas dari pemahaman terhadap teori birokrasi yang digagas oleh Max Weber, yang berkebangsaan Jerman peletak dasar sosiologi modern di Jerman.
Ia dikenal sebagai bapak Birokrasi. Istilah birokrasi berasal dari bahasa Prancis, bureau yang artinya meja. Pengertian meja ini
13 Nanang Fattah, Landasan Manajemen Pendidikan, ... hlm. 22
berkembang menjadi kekuasaan yang diwenangkan di meja-meja kantor. Birokrasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah sistem pemerintahan yang dijalankan oleh pegawai pemerintah karena telah berpegang pada hirarki dan jenjang jabatan, dan cara bekerja atau susunan pekerjaan yang serba lamban, dan menurut tata aturan (adat dan lainnya) yang berliku-liku.
Birokrasi Max Weber memiliki enam pokok prinsip sebagai berikut:
1. Dalam birokrasi ada pembagian tugas dan spesialisasi.
Setiap individu dalam organisasi mempunyai wewenang yang diatur oleh peraturan kebijakan dan ketetapan umum.
2. Hubungan dalam organisasi bersifat impersonal.
3. Dalam organisasi ada hierarki wewenang dimana yang rendah patuh kepada perintah yang lebih tinggi.
4. Administrasi selalu dilaksanakan dengan dokumen tertulis.
5. Orientasi pengembangan pegawai adalah karier yang berarti keahlian merupaka kriteria utama diterima atau ditolaknya seseorang sebagai anggota organisasi dan berlaku pula mempromosikannya.
6. Untuk mendapatkan efisiensi yang maksimal, setiap tindakan yang diambil harus selalu dikaitkan dengan besarnya sumbangan terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Max Weber juga membandingkan organisasi kepada dua tipe yaitu 1) organisasi karismatik yaitu organisasi yang dipimpin oleh seorang pemimpin yang memiliki pengaruh pribadi yang sangat besar bagi anggotanya, dan 2) organisasi tradisional adalah organisasi yang pemimpinya diangkat oleh warisan.
Birokrasi menurut Weber adalah organisasi yang rasional, dingin dan terkontrol. Inilah organisasi yang terbaik yang dibuat oleh manusia karena Weber menjamin bahwa organisasi birokrasi yang tertata baik, semua fungsi akan dapat berjalan lancar termasuk fungsi kontrol. Namun menurut pandangan lain
bahwa Weber berbicara pada organisasi yang kecil, jika organisasi semakin besar maka birokrasi menjadi momok yang menakutkan seperti yang terjadi di Negara kita, sehingga banyak yang berpendapat birokrasi perlu diregulasi dan ditata lebih baik lagi.
Kenyataannya di atas dapat dipahami bahwa birokrasi kita adalah birokrasi yang sangat tradisional, birokrasi kita masih sarat dengan budaya pakewuh, sungkan, serba takut dan taat asas sehingga birokrasi kita berubah menjadi raksasa yang sangat lamban dan lebih suka menggemukkan dirinya sendiri.
Kelebihan birokrasi Weber antara lain:
1. Cocok degan budaya kita yang paternaistik.
2. Dapat menstabilkan kesatuan dan persatuan bangsa.
3. Ketepatan, kejelasan, kontunitas, keseragaman memudahkan kontrol dan kepatuhan pegawai.
Di samping kelebihan-kelebihan di atas nyatanya teori birokrasi Max Weber juga tidak lepas dari kritik. Kritik terhadap teori birokrasi Weber adalah sebagai berikut:
1. Merangsang berpikir mengutamakan konformitas.
2. Merupakan rutinitas yang membosankan.
3. Ide-ide inovatif tidak sampai kepada pengambil keputusan karena panjangnya jalur komunikasi.
4. Tidak memperhitungkan organisasi nonformal yang seringkali leih berpengaruh kepada organisasi formal.14 B. Teori Hubungan Manusiawi (Human Relations)
Teori ini muncul untuk merevisi teori manajemen klasik yang ternyata tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para ahli selanjutnya melengkapi teori manajemen klasik dengan menerapkan sosiologi dan psikologi dalam manajemen.
Munsterberg adalah profesor psikologi Jerman lulusan Harvard University dan mendapat sebutan Bapak Psikologi Industri yang terkenal dengan bukunya yang berjudul,
14 Husaini Usman, Manajemen,.. Op.Cit, hlm. 30
Psychology and Industri Efficiency, ia menggunakan alat-alat psikologi untuk membantu produktivitas dan menyatakan bahwa untuk meningkatkan produktivitas dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu 1) menerima pekerjaan yang terbaik, 2) menciptakan pekerjaan yang baik, 3) penggunaan pengaruh yang terbaik untuk merangsang motivasi kerja.15
Mayo yang terkenal dengan penelitiannya Hawthorne.
Menurut penelitian Hawthorne, hubungan manusiawi merupakan istilah umum yang sering dipakai untuk menggambarkan cara interaksi manajer dengan bawahannya secara manusaiawi.
Asumsinya jika manajer personalia memotivasi pekerja dengan baik maka hubungan manusiawi dalam organisasi menjadi baik, apabila moral dan efisiensi memburuk maka hubungan manusiawi dalam organisasi menjadi memburuk. Untuk menciptakan hubungan manusiawi yang baik maka manajer harus memahami alasan-alasan pekerja bekerja dengan cara tertentu tidak dengan cara tertentu tidak dengan cara yang lainnya.
Lewin menekankan teori medan dan penelitiannya dikenal sebagai dinamika kelompok. Dalam lingkungan kerjanya ada kelompok demokratis dan ada kelompok otoriter. Lewin dan kawan-kawannya memberikan kesimpulan umum bahwa dalam kelompok demokratis, para anggotanya memiliki partisipasi aktif dan lebih prosuktif dalam mencapai tujuan individu dan lembaga dibandingkan dengan kelompok otoriter. Morino seperti yang dikutip Husaini Usman menyatakan ketertarikannya pada hubungan interpersonal di dalam kelompok dengan mengembangkan sosiometri.
Pendapat-pendapat di atas menjelaskan bahwa produktivitas tidak hanya ditentukan oleh diskripsi tugas masing-masing serta hubungan yang kaku dalam organisasi seperti yang terdapat dalam teori manajemen klasik. Dalam teori hubungan manusiawi maka produktivitas dipengaruhi aspek psikologis yang dapat meningkatkan motivasi kerja melalui
15 Ibid, ... hlm. 33
hubungan baik dan harmonis antara manusia dengan manusia dalam sebuah organisasi.
C. Teori Prilaku
Perilaku (behavior) dapat dipahami melalui tiga pendekatan, yaitu dengan model, 1) Rasional, 2) Sosiologis, 3) Pengembangan hubungan manusiawi. Model rasional memusatkan perhatiannya pada anggota organisasi yang diasumsikan bersifat rasional dan mempunyai berbagai kepentingan, kebutuhan, motif, dan tujuan. Model sosiologis lebih memusatkan perhatiannya pada pengetahuan antropologi, sosiologi dan psikologi. Model pengembangan hubungan manusia lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan yang ingin dicapai dan pengembangan berbagai sistem motivasi menurut jenis motivasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja.16
Beberapa prinsip perilaku antara lain sebagai berikut:
1. Pendekatan motivasi yang menghasilkan komitmen pekerja sangat dibutuhkan.
2. Manajemen tidak dapat dianggap sebagai suatu proses teknik yang kaku.
3. Manajemen harus sistematis dan sistemik.
4. Pendekatan yang digunakan dalam manajemen harus hati-hati.
5. Organisasi sebagai suatu keseluruhan.
6. Kepemimpinan diterapkan dengan situasi bawahannya.
7. Unsur manusia merupakan kunci utama yang menentukan sukses atau gagalnya organisasi dalam mencapai tujuannya.
8. Manajer masa kini harus dididik dan dilatih untuk memahami dan menerapkan konsep-konsep manajemen.
9. Komitmen dapat ditingkatkan melalui partisipasi dan keterlibatan pekerja.
16 Ibid, ... hlm. 35
10. Pengawasan harus dibangun dalam pengertian yang positif, bukan mencari kesalahan tetapi mencegah terjadinya kesalahan secara dini.17
D. Teori Kuantitatif
Teori ini ditandai dengan berkembangnya tim penelitian operasi (operasional research) dalam pemecahan masalah-masalah industri. Hal ini didasari atas kesuksesan tim penelitian operasi Inggris pada Perang Dunia II. Teknik penelitian operasi dan semakin berkembang sejalan dengan kemajuan komputer, transortasi dan komunikasi. Teknik penelitian operasi selanjutnya disebut dengan sebagai pendekatan manajemen ilmiah. Pendekatan manajemen ilmiah dipakai dalam banyak kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen produksi, penjadwalan, pengembangan strategi produk, pengembangan SDM, dan perencanaan program.
Langkah-langkah dalam manajemen ilmiah antara lain, 1) perumusan masalah, 2) penyusunan suatu model matematis, 3) penyelesaian model, 4) pengujian model, 5) penetapan pengawasan atas hasil dan 6) pelaksanaan (implementasi).
E. Teori Sistem
Sistem berasal dari bahasa Yunani, system. Sistem menurut Shpre & Voich seperti yang dikutip Husaini Usman adalah suatu keseluruhan yang terdiri dari sejumlah bagian- bagian. Menurut Banghart sistem adalah sekelompok elemen- elemen yang saling berkaitan secara bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Koontz & O’Donnel mendefinisikan sistem sebagai keseluruhan bukan hanya bagian- bagian karena sistem yang bersangkutan dipandang sebagai suatu totalitas. Winardi mendefinisikan sistem seperti tabel di bawah ini:
17 Ibid, ... hlm. 36
Sistem Unsur-unsur Tujuan utama Tubuh
manusia Organ-organ, kerangka
manusia Homoestatis
(selaras)
Klub sosial Anggota Rekreasi
Orang Mesin-mesin, bangunan,
dan meterial Produksi Sistem misil
Orang, misil dan pelontarnya, deteksi, dan
kemunikasi Serangan balik Kepolisian Manusia, perlengkapan,
bangunan, jaringan, komunikasi
Pengendalian keamanan
Filsafat Ide-ide Pemahaman
Akunting Jurnal, komputer dan manusia
Catatan, operasi keuangan, dan dokumen transaksi Penjelasan di atas dapat diinterpertasi bahwa “sistem”
merupakan suatu keseluruhan (totalitas) yang terdiri dari bagian atau elemen-elemen terkecil yang tidak dapat terpisahkan. Sistem memiliki sifat-sifat antara lain:
1. Selalu terdiri lebih dari satu subsistem.
2. Selalu merupakan bagian sistem yang lebih besar (supersistem).
3. Dapat bersifat tertutup dan terbuka.
4. Selalu memiliki batas-batas sistem.
5. Sistem tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi).
6. Rasio input, proses dan output diperlukan untuk mempertahankan keseimbangan dinamis dan mempertahankan kehidupan.
7. Memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut.
8. Perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur.
9. Batasan sistem perlu diperluas.
10. Bertambahnya interaksi dengan lingkungan menyebabkan sulitnya pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul kontingensi.
11. Menyeluruh, yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan otomistik.
12. Sinergi yaitu bekerja bersama-sama hasilnya lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri.18
Sifat-sifat sistem ini kemudian menjadi dasar terhadap pendekatan sistem untuk menjadikan subsistem sebagai sinergik, yaitu kekuatan sistem yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah subsistem masing-masing. Pendekatan sistem meliputi penerapan konsep-konsep yang cocok dari teori sistem untuk mempermudah pemahaman tentang teori organisasi dan praktik manajerial. Pendekatan sistem selanjutnya berkembang menjadi Planning Programming Budgeting System (PPBS), Manajemen By Objective (MBO), Pola Kerja Terpadu (PKT), dan Performance Improvement Planning (PIP) atau Peningkatan Prestasi Kinerja (PPK).
Peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai dari input, proses dan output sampai pada income pendidikan. Dalam praktiknya peningkatan mutu selama ini belum menggunakan pendekatan sistem. Peningkatan mutu cenderung berpikir output oriented. Mutu pendidikan dinilai dari output pendidikan seperti hasil belajar dan ujian nasional.
Padahal dengan berpikir sebagai sistem, mutu pendidikan tidak hanya ditentukan oleh nilai ujian nasional tetapi mutu input dan prosesnya di dalam kelas.19
F. Teori Kontingensi
Teori ini mencoba untuk menerapkan berbagai pendekatan manajemen terdalu pada kehidupan nyata atau kondisi dan situasi tertentu. Perbedaan kondisi dan situasi
18 Husaini Usman, Manajemen: Teori Praktik & Riset Pendidikan, ...hlm. 40
19 Ibid, ... hlm. 42
tertentu memerlukan pendekatan tertentu pula. Sebagai contoh bila hubungan manusiawi di kalangan pekerja sudah baik, tetapi produktivitasnya masih rendah maka pendekatan teori manajemen klasik mungkin lebih tepat digunakan. Akan tetapi bila hubungan manusia dikalangan pekerja rendah dan produkivitas tinggi maka pendekatan hubungan manusiawi mungkin lebih tepat digunakan. Menurut teori kontingensi tugas manajer adalah mengidentifikasi cara tertentu yang paling cocok diterapkan pada situasi tertentu dalam mencapai tujuan organisasi karena tidak ada satupun teknik manajemen yang universal yang dapat diterapkan dalam situasi dan kondisi.20
Dari penjelasan di atas dapat dipahami bahwa teori kontingensi pada intinya menggabungkan antara teori-teori yang ada yang pada prinsipnya bergantung kepada situasi dan kondisi yang paling baik. Situasi dan kondisi menjadi acuan bagi manajer untuk menerapkan seluruh kegiatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Manajer dituntut ahli dan peka terhadap permasalahan di tingkat bawahan dan berusaha mencari jalan yang baik terhadap pemecahaan masalah, serta menyusun langkah strategis dalam mencapai tujuan.
20 Ibid, ... hlm. 43
BAB III
FUNGSI DAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. Fungsi-fungsi Administrasi Pendidikan
Fungsi-fungsi manajemen ini dikenal dan dipelajari oleh semua program yang menelaah masalah manajemen.
Kejelasan tentang apa pengertiannya, mengapa perlu adanya fungsi-fungsi, dan bagaimana implementasi fungsi-fungsi tersebut, kiranya perlu difahami oleh semua orang yang terlibat dalam manajemen.
Terdapat pemikiran yang mendasari fungsi-fungsi manajemen yakni: fungsi perencanaan, fungsi pengoragnisasian, pelaksanaan dan kontrol. Selain itu terdapat juga pemikiran yang mengatakan bahwa fungsi manajemen tersebut meliputi penngkomandoan, koordinasi, pelaporan dan penyusunan budget. Sederhananya dapat dilihat pada bagan berikut:
No Teori Pakar Unsur Fungsi Manajemen 1 George A
Terry Planning, organizing, actuating, controlling
2 Halman & Scot Planning, organizing, staffing, influencing, controlling 3 Hanry Fayol Planning, organizing,
commanding, coordinating, reporting & budgeting 4 Koontz
&O’Donnel
Planning, Staffing, Directing, and Controlling
5 Louis A Allen Leading, Planning, Organizing and Controlling
6 Luther Gullich Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting
&Budgeting 7 Lyndal F
Urwick
Forecasting, planning, organizing, comannding, coordinating and controlling
8 William H Newman
Planning, Organizing, asembling, resources, directing and controlling Sejumlah pemikiran yang terpapar dalam tabel di atas adalah fungsi-fungsi manajemen dalam sebuah lembaga atau organisasi. Sebagaimana yang disampaikan sebelumnya sedikitnya 4 hal yang menjadi prinsip dasar dalam manajemen yang tidak boleh tinggal adalah: perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan/ pengarahan dan kontrol.
1. Perencanaan a. Pengertian
Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan serangkaian keputusan untuk mengambil tindakan di masa yang akan datang yang diarahkan kepada tercapainya tujuan-tujuan dengan saran yang optimal.
Perencanaan ini menyangkut apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, dimana dan bagaimana dilaksanakannya.
Perencanaan dapat ditinjau dari dua hal yaitu menurut luas sempitnya masalah yang akan diselesaikan yang dapat berarti pula menurut dekat jauhnya mencapai tujuan dan menurut jangka waktu penyelesaian.
b. Manfaat Perencanaan
Bekerja tanpa rencana ibarat melamun sepanjang masa, akibatnya tentu dapat diramalkan, hasilnya tidak menentu dan biaya yang dikeluarkan tidak terkontrol.
Beberapa manfaat adanya perencanaan adalah:
1) Menghasilkan rencana yang dapat dijadikan kerangka kerja dan pedoman penyelesaian.
2) Rencana menentukan proses yang paling efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
3) Dengan adanya rencana setiap langkah dapat diukur dan dibandingkan dengan hasil yang seharusnya dicapai.
4) Mencegah pemborosan uang, tenaga dan waktu.
5) Mempersempit kemungkinan timbulnya gangguan dan hambatan.
c. Cara Melakukan Perencanaan
Oleh karena rencana itu akan dijadikan pedoman bekerja, maka harus memenuhi persyratan-persyaratan antara lain:
1) Perencanaan harus dijabarkan dari tujuan yang telah tetapkan dan dirumuskan secara jelas.
2) Perencanaan tidak perlu muluk-muluk, tetapi sederhana saja, realistik, praktis hingga dapat dilaksanakan.
3) Dijabarkan secara terperinci, memuat uraian kegiatan dan urutan atau rangkaian tindakan.
4) Diupayakan agar memilki fleksibilitas, sehingga memungkinkan untuk dimodifikasikan.
5) Ada petunjuk mengenai urgensi dan atau tingkat kepentingan untuk bagian bidang atau kegiatan.
6) Disusun sedemikian rupa sehingga mmungkinkan terjadinya pemanfaatan segala sumber yang ada sehingga efisien dengan tenaga, biaya dan waktu.
7) Diusahakan agar tidak terdapat duplikasi pelaksanaan.
2. Pengorganisasian a. Pengertian
Dalam definisi manejemen disebutkan adanya usaha bersama oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dengan
mendayagunakan sumber-sumber yang ada inilah yang disebut manajemen,sedangkan usaha untuk mewujudkan karjasama antar manusia yang terlibat kerjasama ini adalah pengorganisasian. Banyak orang mengartikan manajemen sebagai pengaturan, dan memang inilah arti yang populer. Di dalam manajemen terdapat adanya kepemimpinan, yaitu kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar bersedia menyumbangkan pikiran dan tenaganya untuk mencapai tujuan bersama.
Dalam pengorganisasian terdapat suatu arti penyatuan dan penghimpunan pikiran dan tenaga orang-orang yang bergabung dalam organisasi.
Agar pencapaian tujuan dapat tuntas dan berdayaguna sumber dapat maksimal maka uraian yang telah dijabarkan dalam perencanaan, dalam langkah pertama diwujudkan dalam bidang-bidang yang dalam organisasi usaha merupakan unit-unit yang ditangani secara khusus oleh orang menguasai masalahnya.
Pembidangan, pengunitan, dan pembagian tugas inilah yang akhinya melahirkan sebuah susunan kesatuan- kesatuan kecil yang membentuk satu kesatuan besar dan dikenal dengan nama struktur organisasi yang menggambarkan posisi setiap unit yang menunjukkan keseluruhan dengan bagian-bagiannya.
b. Manfaat Pengorganisasian
Sekali lagi pengorganisasian adalah penyatuan dan penghimpunan sumber manusia dan sumber lain dalam sebuah struktur organisasi. Dengan adanya pembidangan dan pengunitan tersebut diketahui manfaatnya:
1). Antara bidang yang satu dengan bidang yang lain dapat diketahui batas-batasnya, serta dapat dirancang bagaimana antar bagian dapat melakukan kerjasama sehingga tercapai sinkronisasi tugas.
2). Dengan penugasan yang jelas terhadap orang- orangnya, masing-masing mengetahui wewenang dan kewajibannya.
3). Dengan digambarkannya unit-unit kegiatan dalam sebuah struktur organisasi dapat diketahui hubungan vertikal dan horizontal, baik dalam jalur struktur maupun jalur fungsional.
c. Cara pengorganisasian
Agar tujuan usaha bersama dapat tercapai dalam tata kerja yang baik, maka sebuah organisasi harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut:
1). Memiliki tujuan yang jelas yang dipahami dan diterima oleh seluruh anggota sehingga dalam organisasi tersebut hanya terdapat satu kesatuan arah.
Tujuan ini lazim disebut sebagai visi, berasal dari bahasa Inggris vision, yaitu hasil yang dicita-citakan.
Sementara orang mengatakan bahwa rumusan visi ini harus yang umum dan abstrak. Namun menurut penulis, karena visi ini adalah hasil yang akan dicapai, maka wujudnya harus jelas, difahami oleh semua anggota yang akan ikut bersama-sama mencapai tujuan.
Dalam organisasi pendidikan, visi ini harus dirumuskan secara jelas dan rinci. Sebagai contoh, sebuah kursus komputer, perlu merumuskan visi dengan jelas agar siapa saja yang ingin belajar komputer disitu mengetahui dan dapat menuntut apabila setelah lulusan tidak atau belum mencapai seperti yang dirumuskan dalam visi.
2). Memiiki struktur organisasi yang:
a) Menggambarkan adanya satu perintah, adanya keseimbangan tugas, wewenang dan tanggungjawab.
b) Sederhana agar mempermudah jalur dan tidak terlalu banyak orang yang terlibat dalam tanggungjawab.
c) Semua kegiatan terbagi habis sehingga tidak satupun kegiatan yang tidak tertangani, sebaliknya tidak ada satu kegiatan yang mendapat penanganan rangkap
3. Pengarahan a. Pengertian
Yang dimaksud dengan pengarahan adalah suatu usaha yang dilakukan oleh pimpinan untuk memberikan penjelasan, petunjuk serta bimbingan kepada orang-orang yang menjadi bawahannya sebelum dan selama melaksanakan tugas.
b. Manfaat bimbingan
Walaupun dalam pengorganisasian telah ditentukan pembidangan serta penentuan unit-unit kerja tetapi masih diperlukan adanya penjelasan, petunjuk dan pembimbingan terhadap para petugas yang terlibat baik struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan denga lancar. Pengarahan yang dilakukan sebelum memulai bekerja berguna untuk menekankan hal-hal yang perlu ditangani, urutan prioritas, prosedur kerja dan lain-lainnya agar pelaksanaan pekerjaan dapat efektif dan efisien. Pengarahan yang dilakukan selama melaksanakan tugas bagi orang-orang yang terlibat dimaksudkan untuk mengingatkan (refresing) ataupun meluruskan apabila terjadi penyelewengan atau penyimpangan.
c. Cara Pengarahan
Pengarahan dapat dilakukan oleh pimpinan sendiri maupun wakil-wakil yang ditunjuk antara lain:
1). Mengadakan orientasi sebelum seseorang memulai pelaksanaan tugas untuk mengenal tempat, situasi, alat-alat kerja, kawan dan sebagainya.
2). Memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dengan secara lisan maupun tertulis (menjelaskan peraturan atau tatakerja tertulis).
3). Memberikan kesempatan untuk berpartisipasi berupa pemberian sumbangan pikiran demi peningkatan usaha bersama.
4). Mengikut sertakan pegawai dalam membuat perencanaan.
5). Memberikan nasehat apabila seorang pegawai mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas.
4. Pengawasan a. Pengertian
Yang dimaksud dengan pengawasan adalah usaha pimpinan untuk mengetahui semua hal yang menyangkut pelaksanaan kerja, khususnya untuk mengetahui kelancaran kerja para pegawai dalam melaksanakan tugas mencapai tujuan. Kegiatan pengawasan sering juga disebut kontrol, penilaian, penilikan, monitoring, supervisi dan sebagainya. Tujuan utama pengawasan adalah agar dapat diketahui tingkat pencapaian tujuan dan menghindarkan terjadinya penyelewengan. Oleh karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai pengendalian.
b. Manfaat Pengawasan
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengawasan itu perlu dilakukan agar jalannya pelaksanaan kerja dapat diketahui tingkat penyampaiannya ke tujuan dan agar tidak terjadi penyimpangan, atau toh terjadi, tidak berlarut-larut.
Pengawasan sebagai kontrol, bertujuan untuk mengukur
tingkat efektifitas kegiatan kerja yang sudah dilaksanakan dan tingkat efesien penggunaan komponen, yang jika hal ini dilaksanakan dalam pendidikan, melihat efesiensi penggunaan komponen pendidikan dan juga komponen lain yang menyertainya dalam proses pendidikan.
Jelasnya, kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah strategi, metode dan teknik yang telah ditetapkan dalam perencanaan sudah cukup cocok dengan langkah penyampaian tujuan dan dengan resiko yang sekecil- kecilnya.
c. Cara Mengadakan Pengawasan
Yang diuraikan dalam cara-cara pengawasan ini bukan semata-mata cara saja tetapi juga menyangkut hal- hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pengawasan.
Hal-hal yang dimaksud adalah:
1) Bahwa pekerjaan pengawasn tidak boleh dilakukan sebagai pekerjaan semata-mata tetapi harus terbuka, terang-terangan.
2) Dilakukan terhadap semua bawahan, tidak pilih-pilih.
3) Harus objektif, tidak disertai rasa sentimen pribadi.
4) Dilakukan bukan hanya dengan pengamatan melalui mata, tetapi juga dengan indera-indera lain.
5) Dilakukan di segala tempat dan setiap waktu.
6) Menggunakan catatan secermat mungkin agar data yang terkumpul dapat lengkap, hal ini penting untuk menghindari subjektivitas.
7) Jika ternyata diketemukan adanya penyimpangan, harus segera ditangani.
BAB IV
RUANG LINGKUP KAJIAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
A. Administrasi Kesiswaan
1. Pengertian dan Tujuan Administrasi Kesiswaan
Siswa menurut Oemar Hamalik adalah komponen input dalam proses pendidikan.21 Menurut Sururi peserta didik adalah komponen masukan dalam sistem pendidikan, yang selanjutnya diproses, dalam proses pendidikan, sehingga menjadi manusia yang berkualitas sesuai dengan tujuan pendidikan nasional.22 Sedangkan menurut Mohammad Ali mengemukakan bahwa siswa adalah peserta didik yang memerlukan bekal agar dapat hidup dan menghadapi kehidupan dengan layak pada masanya.23
Sedangkan menurut Undang - Undang No. 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan pada Bab I pasal 1 ayat 4 Peserta didik adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur, jenjang, dan jenis pendidikan tertentu.
Administrasi peserta didik dapat diartikan sebagai usaha pengaturan terhadap peserta didik mulai dari peserta
21 Oemar Malik, Dasar-Dasar Pengembangan Kurikulum, PT.Remaja Rosdakarya, Bandung, 2008, hlm.115
22 Sururi dan Sukarti Nasihin, Manajemen Peserta Didik, Alfabeta, Bandung, 2010, hlm.309
23 Mohammad Ali dan Mohammad Asrori, Psikologi Remaja, Perkembangan Peserta Didik, Bumi Aksara, Jakarta, 2009, hlm.309
didik tersebut masuk sekolah sampai dengan mereka lulus sekolah. Knezevich dalam Ali Imron mengartikan administrasi peserta didik atau pupil personnel administration sebagai suatu layanan yang memusatkan perhatian pada pengaturan, pengawasan dan layanan siswa di kelas dan di luar kelas seperti: pengenalan, pendaftaran, layanan individual seperti pengembangan keseluruhan kemampuan, minat, kebutuhan sampai ia matang di sekolah.
Administrasi kesiswaan bertujuan untuk mengatur berbagai kegiatan dalam bidang kesiswaan agar kegiatan pembelajaran di sekolah dapat berjalan lancar, tertib dan teratur, serta mencapai tujuan pendidikan sekolah.24 Ini merupakan upaya untuk memberikan pelayanan yang sebaik mungkin kepada siswa semenjak dari proses penerimaan sampai saat siswa meninggalkan lembaga pendidikan (sekolah) karena sudah tamat mengikuti pendidikan pada pendidikan itu.25
2. Kegiatan Administrasi Kesiswaan a. Perencanaan
Kegiatan perencanaan dengan melakukan analisis kebutuhan peserta didik. Besarnya jumlah peserta didik yang akan diterima harus mempertimbangkan aspek daya tampung kelas atau jumlah kelas yang tersedia.
Penetapan daya tampung sekolah ditentukan pada saat rapat sekolah atau oleh panitia penerimaan siswa baru.
Penetapan daya tampung dapat dilakukan dengan formulasi separti di bawah ini:
DT = B x M - TK DT = Daya tampung B = banyak bangku M = muatan bangku
24 E. Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2004, hlm 46.
25 Dosen Administrasi Pendidikan UPI , Manajemen Pendidikan ,Bandung :Alfabeta, 2012, hlm.205
TK = anak tinggal kelas.26
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Tandar Proses Untuk Satuan Pendidikan Dasar dan Menengah bahwa persyaratan pelaksanaan proses pembelajaran untuk setiap rombongan belajar jumlah maksimal peserta didik pada setiap jenjang satuan pendidikan terdiri dari:
SD/MI : 28 peserta didik;
SMP/MTs : 32 peserta didik;
SMA/MA : 32 peserta didik; dan SMK/MAK : 32 peserta didik.
b. Penerimaan Peserta Didik
Penerimaan peserta didik baru sebenarnya adalah salah satu kegiatan manajemen peserta didik yang sangat penting. Peserta didik dapat diterima disuatu lembaga pendidikan seperti sekolah, haruslah memenuhi persyaratan-persyaratan sebagaimana yang telah ditentukan. Walaupun setiap orang mempunyai hak yang sama untuk mendapatkan layanan pendidikan, tidak secara otomatis mereka dapat diterima di suatu lembaga pendidikan (sekolah). Sebab untuk dapat diterima, haruslah terlebih dahulu memenuhi kewajiban yang telah ditentukan.
Sistem penerimaan peserta didik baru terdiri dari dua macam sistem penerimaan peserta didik baru, yaitu:
1) Sistem Promosi
Sistem promosi adalah penerimaan peserta didik, yang sebelumnya tanpa menggunakan seleksi. Mereka yang mendaftar sebagai peserta didik di suatu sekolah, diterima begitu saja. Karena itu, mereka yang mendaftar menjadi peserta didik, tidak ada yang
26 Suryosubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah , Jakarta : Rineka Cipta, 2004 , hlm 79
ditolak. Sistem promosi demikian, secara umum berlaku pada sekolah-sekolah yang pendaftarannya kurang dari jatah atau daya tampung yang ditentukan.
2) Sistem seleksi
Sistem seleksi ini dapat digolongkan menjadi tiga macam. Pertama, seleksi berdasarkan Daftar Nilai Ebta Murni (DANEM), yang kedua berdasarkan Penelusuran Minat Dan Kemampuan (PMDK), sedangkan yang ketiga adalah seleksi berdasarkan hasil tes masuk.
Penentuan kelulusan dalam sistem penerimaan peserta didik harus mengacu kriteria yang telah ditetapkan. Kriteria adalah patokan-patokan yang menentukan bisa tidaknya seseorang untuk diterima sebagai peserta didik atau tidak. Ada tiga macam kriteria penerimaan peserta didik, yaitu:
1) Kriteria acuan patokan (standard criterian referenced).
Yaitu suatu penerimaan peserta didik yang didasarkan atas patokan-patokan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam hal ini, sekolah terlebih dahulu membuat patokan bagi calon peserta didik dengan kemampuan minimal setingkat mana yang dapat diterima di sekolah tersebut. Sebagai konsekuensi dari penerimaan yang didasarkan atas kriteria acuan patokan, jika semua calon peserta didik yang mengikuti seleksi memenuhi patokan minimal yang ditentukan, maka mereka harus diterima semua;
sebaliknya, jika calon peserta didik yang mendaftar kurang dari patokan minimal yang telah ditentukan, haruslah ditolak atau tidak diterima.
2) Kriteria acuan norma (norm criterian referenced)
Yaitu suatu penerimaan calon peserta didik yang didasarkan atas keseluruhan prestasi calon peserta didik yang mengikuti seleksi. Dalam hal ini sekolah menetapkan kriteria penerimaan berdasarkan prestasi keseluruhan peserta didik. Keseluruhan prestasi peserta didik dijumlah, kemudian dicari reratanya.
Calon peserta didik yang nilainya berada dan di atas rata-rata, digolongkan sebagai calon yang dapat diterima sebagai calon peserta didik. Sementara yang berada di bawah rata-rata termasuk peserta didik yang tidak diterima.
3) Kriteria yang didasarkan atas daya tampung sekolah.
Sekolah terlebih dahulu menentukan berapa jumlah daya tampunya, atau berapa calon peserta didik baru yang akan diterima. Setelah sekolah menentukan, kemudian merangking prestasi siswa mulai dari yang berprestasi paling tinggi sampai dengan prestasi paling rendah. Penentuan peserta didik yang diterima dilakukan dengan cara mengurut dari atas ke bawah, sampai daya tampung tersebut terpenuhi.
Penerimaan peserta didik termasuk salah satu aktivitas penting dalam manajemen peserta didik. Sebab aktivitas penerimaan ini menentukan seberapa kualitas input yang dapat direkurt oleh sekolah tersebut.
Menurut Ismed Syarief dalam Suryosubroto, menyatakan bahwa langkah-langkah penerimaan murid baru pada garis besarnya dalah sebagai berikut:27
1) Membentuk penitia penerimaan murid;
2) Menentukan syarat pendaftaran calon murid;
3) Menyediakan formulir pendaftaran;
4) Pengumuman pendaftaran calon;
5) Menyediakan buku pendaftaran;
6) Waktu pendaftaran; dan
7) Penentuan calon yang akan diterima.
Hal senada juga diungkapkan oleh Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana bahwa tugas dari panitia penerimaan peserta didik baru ialah sebagai berikut:
1) Menentukan banyaknya siswa yang diterima;
2) Menentukan syarat-syarat penerimaan siswa baru;
27 SuryoSubroto, Manajemen Pendidikan di Sekolah, Jakarta: Rineka Cipta, 2004, cet. 1, hal. 74-78
3) Melaksanakan penyaringan;
4) Mengadakan pengumuman penerimaan;
5) Mendaftar kembali calon yang sudah di terima; dan 6) Melaporkan hasil pekerjaannya kepada pimpinan
sekolah.28
Sedangkan Ali Imron,29 prosedur penerimaan peserta didik baru adalah sebagai berikut:
1) Pembentukan panitia penerimaan peserta didik baru;
2) Rapat penentuan peserta didik baru;
3) Pembuatan, pemasangan/pengiriman pengumuman peserta didik baru;
4) Pendaftaran calon peserta didik baru;
5) Seleksi peserta didik baru;
6) Penentuan peserta didik yang diterima;
7) Pengumuman peserta didik yang diterima; dan 8) Registrasi (daftar ulang) peserta didik yang diterima.
Pedoman dan prosedur penerimaan peserta didik tertuang di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 17 tahun 2010 sebagaimana telah diubah menjadi Peraturan Pemerintah Nomor 66 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan pendidikan.
Penerimaan peserta didik jenjang pendidikan dasar dijelaskan pada pasal 69 – 75. Pasal 69 dengan 6 ayat sebagai berikut:
1. Peserta didik pada SD/MI atau bentuk lain yang sederajat paling rendah berusia 6 (enam) tahun.
2. Pengecualian terhadap ketentuan pada ayat (1) dapat dilakukan atas dasar rekomendasi tertulis dari psikolog profesional.
3. Dalam hal tidak ada psikolog profesional, rekomendasi dapat dilakukan oleh dewan guru
28 Suharsimi Arikunto & Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan, Yogyakarta:
Aditya, 2008, hal. 58-60.
29 Ali Imron, Manajemen Peserta Didik Berbasis Sekolah, Jakarta: Bumi Aksara, 2011, hal. 47-69.
satuan pendidikan yang bersangkutan, sampai dengan batas daya tampungnya.
4. SD/MI atau bentuk lain yang sederajat wajib menerima warga negara berusia 7 (tujuh) tahun sampai dengan 12 (dua belas) tahun sebagai peserta didik sampai dengan batas daya tampungnya.
5. Penerimaan peserta didik kelas 1 (satu) SD/MI atau bentuk lain yang sederajat tidak didasarkan pada hasil tes kemampuan membaca, menulis, dan berhitung, atau bentuk tes lain.
6. SD/MI atau bentuk lain yang sederajat wajib menyediakan akses bagi peserta didik berkelainan.
Dilanjutkan Pasal 70 dengan 3 ayat sebagai berikut:
1. Dalam hal jumlah calon peserta didik melebihi daya tampung satuan pendidikan, maka pemilihan peserta didik pada SD/MI berdasarkan pada usia calon peserta didik dengan prioritas dari yang paling tua.
2. Jika usia calon peserta didik sebagaimanadimaksud pada ayat (1) sama, maka penentuan peserta didik didasarkan pada jarak tempat tinggal calon peserta didik yang paling dekat dengan satuan pendidikan.
3. Jika usia dan/atau jarak tempat tinggal calon peserta didik dengan satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) sama, maka peserta didik yang mendaftar lebihawal diprioritaskan.
Dilanjutkan Pasal 71 dengan 3 ayat tentang penerimaan peserta didik baru SMP/MTs sebagai berikut:
1. Peserta didik pada SMP/MTs atau bentuk lain yang sederajat sudah menyelesaikan pendidikannya pada SD, MI, Paket A, atau bentuk lain yang sederajat.
2. SMP/MTs atau bentuk lain yang sederajat wajib menerima warga negara berusia 13 (tiga belas) tahun sampai dengan 15 (lima belas) tahun sebagai peserta didik sampai dengan batas daya tampungnya.
3. SMP/MTs atau bentuk lain yang sederajat wajib menyediakan akses bagi peserta didik berkelainan.
Dilanjutkan Pasal 72 dengan 2 ayat sebagai berikut:
1. SD/MI dan SMP/MTs yang memiliki jumlah calon peserta didik melebihi daya tampung wajib melaporkan kelebihan calon peserta didik tersebut kepada pemerintah kabupaten/kota yang bersangkutan.
2. Pemerintah kabupaten/kota wajib menyalurkan kelebihan calon peserta didik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada satuan pendidikan dasar lain.
Dilanjutkan Pasal 73 dengan 7 ayat sebagai berikut:
1. Peserta didik jalur nonformal dan informal dapat diterima di SD, MI, atau bentuk lain yang sederajat tidak pada awal kelas 1 (satu) setelah lulus tes kelayakan dan penempatan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan formal yang bersangkutan.
2. Peserta didik jalur nonformal dan informal dapat diterima di SMP, MTs, atau bentuk lain yang sederajat sejak awal kelas 7 (tujuh) setelah lulus ujian kesetaraan Paket A.
3. Peserta didik jalur nonformal dan informal dapat diterima di SMP, MTs, atau bentuk lain yang sederajat tidak pada awal kelas 7 (tujuh) setelah memenuhi persyaratan:
a. lulus ujian kesetaraan Paket A; dan
b. lulus tes kelayakan dan penempatan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan formal yang bersangkutan.
4. Peserta didik pendidikan dasar setara SD di negara lain dapat pindah ke SD, MI, atau bentuk lain yang sederajat di Indonesia setelah memenuhi persyaratan lulus tes kelayakan dan penempatan yang diselenggarakan oleh satuan pendidikan yang bersangkutan.
