BAB II TINJAUAN PUSTAKA
D. Aspek Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari kata latin”ad + ministrare” yang mempunyai pengertian dalam bahasa Indonesia : membantu, melayani danmemenuhi.
Pengertian administrasi menurut:
Dr. Sondang Siagian, menyatakan administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Herbert A simon, menyatakan sebagai berikut dalam pengertian yang luas, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari kelompok orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
Sedangkan administrasi dalam PKBL yaitu semua proses yang ada dalam PKBL, dari yang membentuk unit Program Kemitraan dan Program Lingkungan dalam menyusun standard operating procedure dalam pelaksanaan program
kemitraan dan program bina lingkungan dalam melakukan evaluasi dan seleksi atas kelayakan usaha dan menetapkan calon mitra binaan, hal ini kegiatan administrasinya harus jelas dalam melakukan pembukuan atas Program Kemitraan dan Program Bina Lingkungan, hal ini harus jelas agar semua pelaksanaan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan sistematis.
Administrasi dalam PKBL dapat membantu penyusunan dan pengesahaan laporan yang terdiri dari laporan triwulan dan laporan tahunan yang memuat realisasi pelaksanaan PKBL yang dilihat dari wilayah binaan, yang terdiri dari sumber dana yang tersedia dan realisasi penggunaan dana sesuai dengan pelaksanaan PKBL, memuat perkembangan usaha mitra binaan.
2. Langkah-langkah dalam proses Administrasi
Setelah mengetahui beberapa pengertian mengenai administrasi seperti yang diuraikan dalam kutipan-kutipan diatas, dan kesimpulan terakhir mengnai batasan administrasi, dapat ditarik langkah-langkah dalam proses administrasi antara lain bahwa :
a. Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan b. Kegiatan penataan itu dilakukan oleh sekelompok orang
c. Administrasi merupakan usaha kerja sama dari sekelompok orang tersebut d. Usaha kerja sama itu mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai.
Keempat langkah-langkah dalam proses administrasi adalah sebagai berikut :
1. Rangkaian Kegiatan Penataan
Langkah-langkah pertama ini sekaligus merupakan suatu cirri yang membedakan kegiatan administrasi dengan kegiatan lainya yang juga dilakukan oleh sekelompok orang. Rangkaian kegiatan penataan ini terdiri dari beberapa kegiatan penataan. Penataan iniberupa merancangkan kegiatan-kegiatan secara harmonis dan mengendalikan pelaksanaan-pelaksanaan kerja dalam usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Penataan dan pelaksanaan untuk pencapaian tujuam-tujuan inilah administrasi. Selain itu kegiatan penataan bukan merupakan kegiatan substantive yang berhubungan dengan tercapainya tujuan pokok dari usaha kerja sama. Kegiatan penataan ini hanyalah menunjang agar kegiatan substantive terlaksana dengan baik.
2. Sekelompok Orang
Yang dimaksud sekelompok orang dalam administrasi ini ialah kumpulan orang-orang yang batas jumlahnya paling sedikit dua orang, paling banyak tidak terbatas. Keteraturanya akan Nampak dalam satu hirarki atau susunan tertentu. Proses administrasi baru terjadi kalau yang melakukan adalah sekelompok orang-orang lain. Jadi kalau ada dua orang-orang manusia bersepakat berkerja sama dalam satu ikatan formal untuk mencapai suatu ikatan formal untuk mencapai sesuatu tujuan bersama, maka disini sudak timbul administrasi.
Manusia menjadi unsure terpenting dalam administrasi yang lain manusia inilah yang mempunyai pikiran dan perasaan.
3. Usaha Kerja Sama
Yang dimaksut dengan usaha kerja sama di antara sekelompok orang dalam administrasi ialah suatu usaha yang dilakukan aleh dua orang atau lebih untuk suatu maksut tertentu, yang tidak akan bisa mengakibatkan suatu hasil kalau hanya dilakukan oleh salah seorang di antara mereka.
4. Tujuan Tertentu
Yang dimaksd dengan tujuan dalam pengertian administrasi ialah, kebutuhan baik jasmani maupun rohani yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan nyata agar dapat dipenuhi. Kebutuhan rohani dari administrasi antara lain pemberian jasa, misalnya suatu organisasi pendidikan, tujuan yang bercorak rohaniah ialah memberikan pelayanan pendidikan, pengajaran, penataran.
Tujuan dalan usaha kerja sama sekelompok orang lain yang menentukan atau yang ikut terlibat menentukan antara lain :
a. semua orang yang terlibat dalam usaha kerja sama atau dengan kata lain semua pegawai atau anggota sesuatu organisasi
b. hanya sebagian saja dari orang-orang yang terlibat dalam usaha kerja sama.
c. pihak luar organisasi kadang kala turun mempengaruhi, yakni dalam hal organisasinya.
Demikianlah yang terkandung dalam langkah-langkah peroses administrasi dan dengan melihat, menganalisa dan meresapkan langkah-langkah tersebut, maka jelaslah bahwa administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat tetapi lebih dari itu meliputi
segenap peruses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerja-pekerja pokok sesuatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Komponen Administrasi
Sebelum menguraikan tentang komponen administarsi secara keseluruhan, komponen administrasi merupakan bagian dari sesuatu kebetulan dalam terbentuknya adminstrasi. Delapan komponen didalam administrasi adalah :
1. Organisasi
Organisasi sebagian salah satu komponen administrasi yang menunjukan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerja dari usaha kerja sama. Pengertian ini lebih tepat dinamakan pengorganisasian.
Pengorganisasian ini adalah rangkaian dari aktiva-aktiva yang meliputi : a. penyusunan bentuk dan pola usaha kerja sama
b. menggolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan dalam kesatuan-kesatuan kerja tertentu
c. menentukan tugas pekerja orang-orang yang tergabung dalam usaha kerja sama
d. membagi-bagi wewenang masing-masing pelaksana
e. menentukan jalinan hubungan kerja di antara mereka, serta seluruh perintah dan tanggung jawab
2. Manajemen
Komponen kedua ini mempunya pengertian sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Aktivitas semacam ini sama dengan kegiatan memimpin usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu, dan melakukan penyempurnaan baik bentuk organisasi maupun tata kerja usaha kerja sama tersebut.
3. Komunikasi
Komponen ketiga administrasi ini adalah suatu proses tentang penyampaian berita dari sumber berita dari sumber berita ke suatu tujuan tertentu, jadi komunikasi administrasi adalah suatu kegiatan yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Ada berita warta b. Ada sumber berita
c. dan terjadi dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Komunikasi semacam ini dapat dibedakan antara lain atas komunikasi administrasi tertulis dan komunikasi lisan. Demikianlah pengertian pokok komunikasi sebagai salah satu komponen administrasi.
4. Kepegawaian
Komponen keempat ini dari administrasi ialak kepegawaian, merupakan suatu kegiatan yang mengurus tenaga kerja manusia, perician kegiatanya meliputi
sejak mulai penerimaan, kemudian diikuti dengan penempatan, pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian. Perincian kegiatan dari menerima sampai dengan memberhentikan tersebut dinamakan administrasi kepegawaian.
5. Keuangan
Komponen kelima dari adminstrasi ini adalah mengenai uang atau biaya yang dinyatakan dengan uang. Dalam setiap usaha kerja sama kelompok orang uang merupakan komponen yang dapat membantu tercapainya sesuatu tujuan.
6. Perbekalan
Suatu komponen yang mengurus barang-barang pebekalan dan mulai dari saat menentukan pemikiran beberapa besar dan banyaknya yang sibutuhkan, mengadakan atau menyediakan barang-barang tersebut di tempat, kemudian pemakaianya dinamakan administrasi perbekalan
7. Tata Usaha
Komponen ketujuh dari administrasi ini adalah kegiatan yang bersasaran bahan-bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi, seorang pegawai tidak akan bisa melaksanakan sesuatu pekerjaan apabila ia tidak mendapat yang baik mengenai pekerjaan yang dilakukan.
8. Perwakilan atau Hubunan Masyarakat
Komponen yang terkhir ini merupakan suatu aktivitas yang berusaha untuk menjaga hubungan baik atau jalinan baik antara organisasi yang satu dengan organisasi lainya. Hubungan yang baik ini dapat merupakan perwakilan dari sesuatu organisasi ke dalam organisasi yang lain. Itulah sebabnya hubungan masyarakat ini dapat pula disebut perwakilan
Kegiatan yang pokok dalam hibungan masyarakat ini bagaimana caranya menjaga atau menjalin hubungan yang baik antara suatu organisasi dengan organisasi lainya. Karena hakekatnya suatu organisasi itu pun seperti manusia hidup ini tidak bisa hidup sendirian, membutuhkan kerjasama dengan pihak lain.