Jumlah uang tunai yang dikelola oleh tiap satker untuk digunakan dalam operasional satker adalah sejumlah dana yang tercantum dalam Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang disebut dengan DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran). DIPA merupakan dokumen pelaksanaan anggaran yang dibuat oleh Menteri/Pimpinan Lembaga atau Satker serta disahkan oleh Direktur Jenderal Perbendaharaan atau Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan atas nama Menteri Keuangan dan berfungsi sebagai dasar untuk melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran negara dan pencairan dana atas beban APBN serta dokumen pendukung kegiatan akuntansi pemerintah. Jumlah dana yang termuat dalam DIPA ini merupakan batas tertinggi untuk tiap-tiap pengeluaran.
Secara umum, terdapat dua mekanisme pengeluaran kas oleh suatu satker, yaitu (a) pengeluaran yang dibayarkan melalui uang muka kerja satker; dan (b) pengeluaran yang dibayarkan secara langsung oleh Bendahara Umum Negara (dalam hal ini dilakukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara/KPPN) atas beban dana satker yang bersangkutan. Mekanisme yang pertama biasa dikenal
dengan mekanisme UP (Uang Persediaan) sedangkan mekanisme yang kedua dikenal dengan istilah mekanisme LS (Langsung). Uang muka kerja atau uang persediaan merupakan dana yang tersedia dalam satker yang dikelola oleh seorang pejabat pengelola keuangan yang disebut Bendahara Pengeluaran. Pembayaran dengan menggunakan uang muka kerja ini biasanya dibatasi untuk hal-hal yang sifatnya rutin dalam rangka menjaga kontinuitas satker dan bernilai kecil. Oleh karenanya, salah satu tugas seorang Bendahara Pengeluaran adalah mengendalikan penggunaan uang muka kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Ia pun diharapkan mampu memilah tagihan yang dapat dibayarkan dengan uang muka kerja dan tagihan yang tidak dapat dibayarkan dengan uang muka kerja. Hal ini dimaksudkan agar kontinuitas kegiatan satker tidak terganggu.
Mekanisme pembayaran (secara) LS merupakan pembayaran yang dilakukan dengan memindahbukukan/mentransfer sejumlah uang yang besarnya sesuai dengan tagihan, dari rekening kas negara ke rekening giro pihak penerima pembayaran atas beban DIPA satker yang bersangkutan. Pembayaran jenis ini tidak dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran tetapi dilakukan “langsung” oleh Bendahara Umum Negara yang dilaksanakan oleh KPPN. Tagihan yang pembayarannya menggunakan mekanisme LS adalah tagihan-tagihan yang biasanya bernilai besar dan/atau yang telah ditetapkan untuk dibayarkan dengan menggunakan LS. Hal ini disebabkan oleh kondisi bahwa apabila tagihan semacam ini dibayarkan dengan menggunakan uang muka kerja yang dikelola Bendahara Pengeluaran maka akan berdampak pada terganggunya kelancaran aktivitas satker yang bersangkutan.
Contoh: bila suatu satker memiliki uang persediaan sebesar Rp50.000.000 (lima puluh juta rupiah) dan ia harus membayarkan beberapa tagihan bernilai besar yang jumlahnya mencapai Rp45.000.000 (empat puluh lima juta rupiah), maka apabila tagihan tersebut dibayarkan dengan UP, saldo UP yang tersisa adalah Rp5.000.000 (lima juta rupiah). Pada saat yang bersamaan diperlukan dana untuk membiayai tagihan-tagihan bernilai kecil yang bersifat operasional rutin dengan jumlah total sebesar Rp10.000.000 (sepuluh juta rupiah). Dengan kondisi seperti ini, jelas terlihat bahwa satker memiliki kekurangan dana sebesar Rp5.000.000 (lima juta rupiah) untuk membayar tagihan rutinnya. Padahal UP yang diberikan seharusnya diperuntukan bagi pembayaran yang lebih bersifat operasional rutin dan bernilai tidak besar. Oleh karena itu, solusinya adalah satker tidak menggunakan UP untuk membayarkan tagihan yang bernilai besar agar bisa membayarkan tagihan-tagihan yang bernilai kecil dan bersifat operasional rutin. Tagihan-tagihan-tagihan bernilai besar sebaiknya dibayarkan dengan mekanisme LS.
Mengacu pada contoh sederhana di atas, apabila seluruh satker menerapkan hal yang seharusnya maka besaran nilai UP yang diperlukan satker dapat ditentukan dengan jumlah yang tidak besar agar kemungkinan terjadinya kas menganggur juga tidak besar. Dengan demikian perlu dibuatkan aturan tegas untuk mengatur pola pembayaran yang dilakukan satker kepada pihak ketiga atau pihak penyedia barang/jasa agar seluruh aktivitas yang ada pada tiap-tiap satker tidak terganggu.
Meskipun cukup sulit dilakukan, mengingat setiap satker memiliki kegiatan yang berbeda-beda dan sangat beragam bentuk transaksi keuangannya, namun aturan umum tentang mekanisme pembayaran merupakan hal penting yang harus dilakukan dalam rangka menciptakan pengelolaan kas yang baik. Hal lain yang perlu dilakukan
setiap satker adalah kemampuan melakukan prediksi kebutuhan dana jangka pendek untuk menunjang pelaksanaan kegiatan operasional rutin.
Sebenarnya, pemerintah telah memiliki aturan yang memungkinkan terjadinya minimalisasi kas menganggur yaitu bahwa setiap pembayaran tagihan kepada pihak ketiga, berapapun besarnya, harus dilakukan dengan menggunakan mekanisme pembayaran langsung (LS). Mekanisme pembayaran langsung adalah mekanisme pembayaran yang dilakukan langsung oleh KPPN dengan mentransfer sejumlah uang sesuai tagihan kepada rekening giro pihak yang menerima pembayaran. Dalam praktik selama ini, mekanisme pembayaran langsung dipandang menyulitkan. Hal ini lebih disebabkan oleh kondisi-kondisi sebagai berikut:
a. Pembayaran dengan mekanisme langsung (LS) hanya bisa dilakukan kepada pihak ketiga selaku penyedia barang/jasa yang memiliki rekening pada sebuah bank.
b. Bila nilai tagihan tidak terlalu besar (misalnya kurang dari Rp5.000.000/lima juta rupiah), pihak ketiga selaku penyedia barang/jasa memandang bahwa pembayaran dengan mekanisme langsung sangatlah menyulitkan dan birokratis karena pembayarannya melibatkan pihak KPPN. Untuk tagihan yang jumlahnya tidak besar, pihak penyedia barang/jasa lebih senang menerima pembayaran secara tunai dari bendahara pengeluaran (mekanisme UP) daripada melalui mekanisme LS.
c. Pembayaran dengan menggunakan Uang Persediaan (UP) dipandang dapat membantu percepatan revolving dana UP dibandingkan bila pembayaran tagihan menggunakan mekanisme LS.
Terlepas dari mekanisme pembayaran mana yang digunakan, seluruh pembayaran/ pengeluaran atas beban APBN dilakukan berdasarkan atas hak dan bukti-bukti yang sah untuk memperoleh pembayaran. Pembayaran belanja pegawai untuk PNS dan anggota Tentara Nasional Indonesia, Kepolisian RI serta pensiunan termasuk tunjangan-tunjangan yang melekat didalamnya dilakukan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Bukti-bukti yang sah yang harus disertakan dalam pengajuan tagihan atas penyediaan barang/jasa kepada pemerintah dapat berupa kuitansi atau bukti pembayaran dan dokumen-dokumen lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sedangkan proses pengajuan pembayaran melalui KPPN dilakukan dengan terlebih dahulu membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP), pelaksanaan pengujian SPP, dan penyampaian Surat Perintah Pembayaran (SPM) oleh satker yang bersangkutan. KPPN akan menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) apabila SPM yang diajukan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
SPP merupakan suatu dokumen yang dibuat/diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan dan disampaikan kepada Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk selaku pemberi kerja untuk selanjutnya diteruskan kepada pejabat penerbit SPM berkenaan. Ada empat jenis SPP yang dapat dikeluarkan oleh satker, yaitu SPP-DUP (dana UP), SPP-GUP (Penggantian UP), SPP-TUP (Tambahan UP), dan SPP-LS.
SPM merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau pejabat lain yang ditunjuk untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA atau dokumen lain yang dipersamakan. Sama dengan SPP, terdapat empat jenis SPM yang dapat dikeluarkan oleh satker, yaitu SPM-DUP (dana UP), SPM-GUP (Penggantian UP), SPM-TUP (Tambahan UP), dan SPM-LS.
SP2D merupakan surat perintah yang diterbitkan oleh KPPN selaku Kuasa Bendahara Umum Negara untuk pelaksanaan pengeluaran atas beban APBN berdasarkan SPM. Berdasarkan SPM yang diajukan oleh satker, KPPN menerbitkan SP2D yang ditujukan kepada Bank Operasional mitra kerjanya. KPPN dapat melakukan penolakan permintaan pembayaran apabila pengeluaran untuk Mata Anggaran Pengeluaran (MAK) terkait telah melampaui pagu yang disediakan dan/atau apabila SPM tidak didukung oleh bukti pengeluaran yang sah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Mekanisme pengeluaran kas sedemikian rupa, baik oleh Bendahara Pengeluaran maupun oleh KPPN, pada hakekatnya merupakan suatu mekanisme yang diciptakan dengan memperhatikan aspek pengendalian. Meskipun prosedur yang dilalui cukup memakan waktu dan terlihat terlampau birokratis, namun diharapkan hal tersebut tidak menghambat pelaksanaan operasional rutin satker yang bersangkutan.