Menurut Anthony dan Govindarajan (2004) evaluasi proyek mempunyai dua aspek terpisah, yaitu: (1) evaluasi dari kinerja dalam melaksanakan proyek, dan (2) evaluasi dari hasil yang diperoleh dari proyek. Aspek pertama dilaksanakan segera setelah proyek diselesaikan sedangkan aspek kedua mungkin tidak layak dilaksanakan sampai beberapa tahun kemudian. Evaluasi kinerja dalam pelaksanaan proyek mempunyai dua aspek, yaitu (1) evaluasi terhadap manajemen proyek, dan (2) evaluasi dari proses pengelolaan proyek. Tujuan aspek yang pertama adalah untuk membantu pengambilan keputusan yang berhubungan dengan manajer proyek, termasuk imbalan, promosi, kritik membangun, atau penugasan kembali.
Tujuan aspek yang kedua adalah untuk menemukan cara yang lebih baik dalam pelaksanaan proyek berikutnya.
Karena pekerjaan pada sebuah proyek cenderung kurang distandarisasi dan kurang dapat diukur jika dibandingkan dengan pekerjaan di pabrik, maka evaluasi terhadap proyek lebih bersifat subjektif daripada evaluasi aktivitas produksi. Ini mirip dengan evaluasi aktivitas pemasaran, di mana efek dari faktor eksternal pada kinerja harus diperhitungkan. Pertimbangan tentang apakah pencapaian aktual telah memuaskan dalam keadaan nyata yang dihadapi, akan sangat subjektif.
Pada proyek yang dilaksanakan oleh pemerintah, evaluasi atas proyek dilakukan dengan membandingkan hasil pekerjaan proyek dengan spesifikasi pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Spesifikasi pekerjaan ini tidak hanya meliputi hal-hal yang bersifat kuantitas, seperti: luas, ukuran, volume, dan sebagainya, tetapi juga meliputi hal-hal yang terkait dengan kualitas pekerjaan, seperti penggunaan barang berkelas, satuan ukuran kualitas produk (misalnya ukuran kualitas adukan semen), kerapihan pekerjaan, daya tahan produk, dan sebagainya. Pada proyek yang berkuantitas dan bernilai besar serta membutuhkan keahlian teknis tertentu, pemerintah (dalam hal ini adalah pihak penggguna barang/jasa) dapat menentukan tenaga konsultan teknik (penyedia jasa konsultansi) yang dipandang cakap dan memiliki kualifikasi yang dipersyaratkan. Pada prinsipnya pemilihan jasa konsultansi harus dilakukan melalui seleksi umum. Namun dalam keadaan tertentu pemilihan penyedia jasa konsultansi dapat dilakukan melalui seleksi terbatas, seleksi langsung, atau penunjukan langsung.
Ketika biaya aktual melebihi yang dianggarkan, maka dinyatakan telah terjadi cost overrun. Bagi sebagian orang, ini dapat diartikan bahwa biaya aktual terlalu tinggi. Bagi sebagian orang yang lain, hal ini dapat diartikan bahwa anggaran biaya yang disediakan terlalu rendah. Pada instansi pemerintah, nilai tertinggi sebuah proyek adalah sebesar yang telah dianggarkan dalam budget. Pengguna barang/jasa tidak dapat mengeluarkan biaya melebihi yang telah dianggarkan sebelumnya. Plafon anggaran merupakan batas maksimal dana yang dapat digunakan. Oleh karenanya, sebelum proyek dilaksanakan pengguna barang/jasa diharuskan membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan Rincian Anggaran dan Biaya (RAB). Dalam RAB sudah diperhitungkan kemungkinan peningkatan harga akibat inflasi.
Untuk mengetahui sejauh mana pekerjaan proyek telah dikelola dengan baik, sebaiknya kita menoleh kembali ke belakang guna menemukan kondisi-kondisi yang sesungguhnya terjadi. Godaan alamiah yang terjadi adalah kita terlalu mengandalkan pada informasi yang tidak tersedia pada waktu proyek dilakukan. Manajer mungkin saja tidak mempunyai seluruh informasi pada waktu itu, manajer mungkin tidak menangani masalah tersebut karena masalah lain mempunyai prioritas yang lebih tinggi, atau manajer mendasarkan keputusannya atas pertimbangan pribadi, atau bahkan terdapat faktor-faktor lain yang tidak tercatat dalam sebuah laporan tertulis.
Meskipun demikian, beberapa indikasi positif atas manajemen yang buruk mungkin dapat diidentifikasikan. Penyimpangan dana atau aktiva lainnya untuk penggunaan pribadi manajer proyek adalah salah satu contoh yang jelas. Pemberian fee khusus dari pihak penyedia barang/jasa merupakan contoh buruk lainnya.
Evaluasi juga dapat mengarah kepada perubahan di dalam peraturan atau prosedur. Evaluasi dapat mengidentifikasi beberapa peraturan yang menghalangi pelaksanaan proyek secara efisien. Sebaliknya, ia dapat mengungkapkan pengendalian yang tidak memadai. Sebagai bagian dari evaluasi, saran untuk perbaikan proses harus diminta dari personil proyek.
Anthony dan Govindarajan (2004) mengusulkan kriteria pemilihan dari proyek-proyek yang dihendak dievaluasi sebagai berikut:
1. Proyek tersebut seharusnya cukup penting untuk dapat membenarkan dilakukannya pengeluaran dan usaha yang cukup banyak dalam sebuah evaluasi formal.
2. Hasil yang didapat biasanya harus dikuantifikasi. Terutama jika proyek dimaksudkan untuk menghasilkan sejumlah tertentu tambahan laba. Laba aktual yang dikaitkan terhadap proyek tersebut juga sebaiknya dapat diukur.
3. Akibat dari variabel yang tidak dapat diantisipasi harus diketahui, atau setidak-tidaknya yang mendekati, dan mereka seharusnya tidak menutupi dampak akibat perubahan yang terjadi dengan asumsi saat proyek disetujui. Jika hasil dari produk baru yang diperkenalkan tidak memuaskan karena hilangnya pasar untuk produk tersebut, maka tidak akan banyak informasi yang dapat dihasilkan dari evaluasi tersebut.
4. Hasil dari evaluasi harus mempunyai kesempatan yang baik untuk mengarah kepada dilakukannya suatu tindakan. Khususnya, analisis tersebut dapat membawa kepada cara yang lebih baik dalam mengusulkan dan memutuskan dilakukannya proyek-proyek di masa depan.
˜™
Rangkuman
Secara konseptual, manajemen proyek adalah semua kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan, dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Dalam manajemen proyek teraplikasi pengetahuan, keahlian, dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri. Manajemen proyek mempergunakan personil organisasi untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personil yang ahli dalam bidangnya. Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu: perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian.
Pengorganisasian pekerjaan merupakan hal penting bagi sebuah proyek karena dalam waktu yang telah ditentukan, tujuan proyek perlu untuk dicapai. Kesalahan dalam mengorganisasikan proyek akan berakibat dalam pencapain tujuan proyek tersebut. Pengorganisasian pekerjaan terdiri dari penentuan bentuk organisasi yang akan digunakan dalam menyelesaikan proyek, serta pembuatan jadwal guna mengatur penggunaan sumber daya dan pelaksanaan pekerjaan. Tatanan organisasional dari suatu organisasi biasanya disusun berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, wilayah dan proses yang sama. Beberapa bentuk tatanan organisasi yang dibentuk untuk keperluan proyek adalah: Functional Organization, Functional Matrix, Balanced Matrix, Project Matrix, dan Project Teams.
Terdapat beberapa teknik penjadwalan yang dapat digunakan terkait dengan aspek waktu dari proyek. Teknik yang biasa digunakan adalah grafik gambar, begitu pula jaringan untuk PERT dan CPM dapat menunjukkan keterkaitan antara paket-paket kerja atau kegiatan. PERT (Program Evaluation Review Technique) dan CPM (Critical Path Method) adalah dua teknik manajemen proyek yang paling banyak dipakai dalam perencanaan dan pengkoordinasian proyek. PERT adalah teknik manajemen proyek yang menggunakan tiga perkiraan waktu untuk tiap kegiatan.
Sedangkan CPM adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu faktor waktu per kegiatan.