• Proses Pemesanan dan Pembelian Bahan Baku
Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan selalu terpenuhi. Proses ini sangat penting bagi perusahaan apabila ketersediaan bahan
baku tidak ada, maka proses produksi perusahaan tidak dapat dilakukan.
Berikut ini adalah proses pemesanan dan pembelian bahan baku pada Bogasari :
1. Bagian raw material akan melakukan permintaan pengadaan bahan baku kepada bagian purchasing dengan membuat surat permintaan pengadaan bahan baku dan menyerahkan kepada bagian purchasing apabila bahan baku yang tersedia tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan produksi.
2. Bagian purchasing akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku berdasarkan surat permintaan pengadaan bahan baku setelah itu bagian purchasing akan menghubungi agen melalui telepon untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku sesuai dengan kebutuhan bahan baku yang diperlukan oleh bagian raw material.
3. Agen akan mencari dan menyeleksi pemasok penyedia bahan baku yang sesuai dengan kriteria pesanan bagian purchasing. Agen akan memberikan konfirmasi kepada bagian purchasing apabila sudah mendapatkan pemasok yang sanggup memenuhi pesanan ataupun tidak mendapatkan pemasok yang dapat memenuhi pesanan.
Agen akan memberikan konfirmasi dan membuat surat
penawaran pembelian bahan baku apabila sudah menemukan pemasok yang dapat memenuhi pesanan sesuai dengan kriteria pesanan bagian purchasing. Agen tetap akan memberikan konfirmasi apabila agen tidak dapat menemukan pemasok yang dapat memenuhi pesanan bagian purchasing.
4. Apabila bagian purchasing sudah menerima konfirmasi dan surat penawaran pembelian bahan baku dari agen, bagian purchasing akan memeriksa apakah informasi yang diberikan agen sesuai dengan kriteria pesanan. Apabila bagian purchasing menerima tawaran dari agen maka bagian purchasing akan mengkonfimasi kembali dan membuat purchase order sesuai dengan kesepakatan dan dikirim ke agen melalui fax atau email. Sedangkan apabila tawaran dari agen ditolak maka bagian purchasing tetap memberikan konfirmasi kepada agen tanpa purchase order.
5. Agen akan membuat tagihan, bukti pengambilan barang dan menginformasikan waktu pengambilan barang yang dipesan oleh bagian purchasing.
Gambar 3.4. Proses Pemesanan dan Pembelian Bahan Baku Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses pemesanan dan pembelian bahan baku akan memastikan terpenuhinya kebutuhan bahan baku perusahaan maka perusahaan dapat melakukan produksi secara tepat waktu dan dapat memenuhi permintaan dari pelanggan.
2. Proses pemesanan dan pembelian bahan baku akan memastikan bahan baku yang dipesan sesuai dengan kebutuhan, baik dari jenis gandum, kualitas gandum, harga gandum dan tepat waktu untuk kedatangan bahan baku.
• Proses Penerimaan Bahan Baku
Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahan baku yang sudah dibeli, diterima sesuai dengan kondisi yang diinginkan baik secara kuantitas dan kualitas.
Berikut ini adalah proses penerimaan bahan baku pada Bogasari :
1. Bagian delivery akan menerima purchase order, bukti pengambilan barang dari bagian purchasing.
2. Bagian delivery akan melakukan konfirmasi ulang untuk waktu pengambilan barang yang telah disepakati antara bagian purchasing dan agen.
3. Setelah bagian delivery mendapatkan konfirmasi ulang dari agen maka bagian delivery akan membuat surat jalan.
4. Kemudian bagian delivery akan menjemput barang yang dipesan dengan membawa surat jalan dan bukti pengambilan barang ke pemasok yang bersangkutan.
5. Ketika kapal dari bagian delivery yang menjemput dan membawa bahan baku sudah mendekati dermaga maka bagian delivery akan menginformasikan ke bagian raw material.
6. Bagian raw material akan membuat surat penerimaan bahan baku dan mempersiapkan aplikasi timbangan sebelum pembongkaran bahan baku. Aplikasi timbangan dapat dijalankan apabila surat penerimaan bahan baku telah dibuat.
7. Pembongkaran bahan baku selesai apabila semua gandum telah masuk dalam silo sesuai dengan prosedur yang ada.
Gambar 3.5. Proses Penerimaan Bahan Baku
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses penerimaan bahan baku akan memastikan kuantitas dan kualitas bahan baku yang diterima sesuai dengan kesepakatan.
2. Proses penerimaan bahan baku akan memastikan jumlah stok bahan baku yang tersedia.
b. Operation
• Proses Perencanaan Produksi
Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan perusahaan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan dan dapat mengisi kembali persediaan yang berkurang.
Berikut ini adalah proses perencanaan produksi pada Bogasari :
1. Bagian perencanaan produksi (PPIC) akan mengecek untuk melakukan pengisian ulang persediaan barang jadi digudang ketika stok barang jadi berkurang karena adanya permintaan pengeluaran barang dari bagian sales untuk memenuhi pesanan pelanggan.
2. Bagian produksi (PPIC) akan membuat surat perencanaan produksi untuk jumlah barang yang akan diproduksi dan menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan setelah melakukan pengecekan stok barang jadi di gudang yang ada.
Gambar 3.6. Proses Perencanaan Produksi
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses perencanaan produksi akan memastikan persediaan barang jadi tersedia sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Proses perencanaan produksi akan membantu dalam kelancaran proses perencanaan dan pembelian bahan baku.
• Proses produksi
Tujuan dari proses ini adalah mengolah bahan baku menjadi barang jadi untuk didistribusikan kepada pelanggan sesuai dengan yang kebutuhan pelanggan. Untuk menghasilkan produk yang berkualitas, Bogasari sangat memastikan proses produksi harus berjalan sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah proses produksi pada Bogasari :
1. Bagian produksi akan membuat surat perintah kerja untuk melakukan produksi berdasarkan surat perencanaan produksi yang telah dibuat oleh bagian produksi (PPIC).
2. Bagian produksi akan membuat surat permintaan bahan baku untuk meminta bahan baku yang diperlukan ke bagian raw material sesuai dengan jumlah bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan surat perencanaan produksi yang ada.
3. Bagian produksi akan memulai proses produksi apabila bahan baku sudah diterima.
4. Setelah selesai melakukan proses produksi maka bagian produksi akan membuat surat penyelesaian produksi dan barang jadi akan dikirim ke gudang penyimpanan.
5. Bagian gudang akan memeriksa barang jadi yang masuk apakah sesuai dengan surat penyelesaian produksi.
Kemudian bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang jadi.
Gambar 3.7. Proses Produksi
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses produksi mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
2. Proses produksi menghasilkan barang jadi agar perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan.
3. Proses produksi memastikan kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan standar perusahaan.
c. Outbound Logistics
• Proses Pengambilan Barang
Tujuan dari proses ini adalah untuk mendistribusikan produk yang dihasilkan oleh perusahaan untuk memenuhi pesanan dari pelanggan.
Berikut ini adalah proses pengambilan barang pada Bogasari:
1. Pelanggan akan menerima surat delivery order dan nomor antrian
2. Pelanggan harus mencetak dan membawa surat delivery order dan nomor antrian untuk pengambilan barang di gudang (finish good store) Bogasari.
3. Bagian gudang (finish good store) akan menyiapkan barang yang akan diambil oleh pelanggan sesuai dengan sales order dan surat delivery order.
4. Bagian gudang (finish good store) akan mengeluarkan barang dari gudang (finish good store) apabila pelanggan
mempunyai surat delivery order dan nomor antrian yang sah.
5. Setelah itu bagian gudang (finish good store) akan membuat surat pengeluaran barang dari gudang.
Gambar 3.8. Proses Pengambilan Barang
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses pengambilan barang memastikan pemenuhan pesanan pelanggan.
2. Proses pengambilan barang memastikan pendistribusian produk yang dipesan pelanggan dapat sampai ke tangan pelanggan secara tepat waktu.
3. Proses pengambilan barang memastikan produk sampai ke tangan pelanggan dalam keadaan baik sesuai dengan standar perusahaan.
d. Marketing and Sales
• Proses Penerimaan Pesanan
Tujuan dari proses penerimaan pesanan ini adalah untuk merespon pesanan pelanggan melalui proses negosiasi, kemudian melakukan pencatatan atas pesanan yang dilakukan oleh konsumen.
Berikut ini adalah proses penerimaan pesanan pelanggan:
1. Bagian sales yang akan menerima pesanan dari pelanggan, pemesanan dapat dilakukan melalui telepon, fax atau datang langsung ke perusahaan.
2. Bagian sales akan mengecek keabsahan pesanan pelanggan. Apabila diterima akan dibuat sales quotation sedangkan apabila pesanan ditolak maka akan dikonfirmasi ke pelanggan.
3. Kemudian bagian DO admin akan mengecek sales quotation memeriksa ketersediaan barang yang dipesan dan memeriksa credit yang dimiliki oleh pelanggan dengan melakukan konfirmasi ke bagian gudang.
4. Setelah sales quotation disetujui maka bagian DO admin akan menerbitkan DO dan mengirimkan kepada pelanggan.
Gambar 3.9. Proses Penerimaan Pesanan
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses penerimaan pesanan memastikan pesanan pelanggan tercatat.
2. Proses penerimaan pesanan untuk menetapkan ketentuan transaksi antara pelanggan dan perusahaan mengenai transaksi yang dilakukan seperti produk, kualitas, harga dan waktu pengiriman.
3. Proses penerimaan pesanan memastikan pesanan konsumen ditangani dengan baik.
e. Services
• Proses Penerimaan Retur Produk
Tujuan dari proses penerimaan retur produk adalah melayani keluhan pelanggan apabila terdapat kesalahan pengiriman produk yang dilakukan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah proses penerimaan retur produk :
1. Pelanggan menghubungi bagian sales untuk melakukan retur barang apabila terdapat barang rusak yang diterima oleh pelanggan.
2. Bagian sales akan membuat surat penerimaan barang rusak.
3. Bagian sales akan melakukan konfirmasi ke bagian finish good store untuk mengecek kapan barang keluar dari gudang karena jaminan atas penggantian barang
rusak adalah 2x24 jam terhitung sejak barang keluar dari gudang Bogasari.
4. Setelah menerima konfirmasi dari bagian finish good store maka bagian sales akan memeriksa kerusakan barang apakah akibat kesalahan Bogasari atau bukan.
Penggantian barang akan dilakukan apabila kerusakan akibat kesalahan Bogasari.
5. Bagian sales akan membuat surat retur dan menyerahkan kebagian delivery order. Kemudian bagian delivery order akan membuat surat delivery order dan nomor antrian.
6. Bagian finish good store akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat delivery order dan nomor antrian.
Setelah mengeluarkan barang dari gudang maka bagian finish good store akan membuat surat pengeluaran barang dari gudang.
Gambar 3.10. Proses Penerimaan Retur Produk
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses penerimaan retur produk memastikan pelayanan yang baik kepada pelanggan melalui pengembalian dan penggantian terhadap produk yang rusak/cacat.
2. Proses penerimaan retur produk memastikan kondisi produk yang rusak/cacat.
2. Aktivitas Pendukung (support activities)