80
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Profil Perusahaan
Bogasari Flour Mills adalah salah satu divisi dari PT Indofood Sukses Makmur, Tbk yang merupakan perusahaan penggilingan tepung terigu terintegrasi dan terbesar dalam satu lokasi. Bogasari Flour Mills didirikan pada zaman presiden Soeharto yang dilatar belakangi karena rendahnya mutu tepung terigu yang diimpor oleh pemerintah yang salah satunya disebabkan karena jarak transportasi yang jauh. Bogasari Flour Mills didirikan oleh Soedono Salim, Sudwikatmono, Dhuhar Susanto, dan Ibrahim Risjad pada tanggal 7 Agustus 1970. Pemerintah menetapkan keempat orang ini sebagai salah satu investor untuk mendirikan perusahaan tepung terigu di Indonesia melalui seleksi yang ketat. Selama tahun pertama program kerja difokuskan pada proses konstruksi dan pembangunan pabrik sehingga terbentuklah perusahaan tepung terigu pertama di Indonesia.
Pada tanggal 29 November 1971 merupakan proses produksi penggilingan gandum pertama kali yang dilakukan Bogasari Flour Mills melalui pabrik yang berlokasi di Jakarta, tepatnya di Jl. Cilincing, Tanjung Priok, Jakarta Utara. Daerah ini mempunyai area 33 ha dengan kapasitas produksi sebesar 650 ton gandum per hari dengan dua fasilitas penggilingan yaitu mill A dan B dengan kapasitas produksi yang dihasilkan pabrik di Jakarta mencapai 200.000 ton
tepung terigu. Pertumbuhan permintaan tepung semakin meningkat untuk memenuhi tingginya tingkat permintaan pasar, sehingga Bogasari mendirikan pabrik kedua di Surabaya pada tanggal 10 Juli 1972 dengan luas 3,3 ha. Bogasari memiliki dua pabrik yang berlokasi di Jakarta dan Surabaya dengan total kapasitas produksi tepung sebesar 3,2 juta ton per tahun.
Bogasari memproduksi berbagai tepung terigu yang berkualitas untuk berbagai kebutuhan dan dipasarkan dengan berbagai merek utama antara lain Cakra Kembar, Segitiga Biru, dan Kunci Biru. Merek-merek utama tersebut merupakan merek yang telah mapan, dikenal luas, dan dekat di hati konsumen.
Guna menjawab kebutuhan konsumen akan berbagai jenis terigu untuk berbagai makanan, Bogasari melakukan berbagai terobosan dan mengembangkan berbagai merek lainnya seperti Cakra Kembar Emas, Lencana Merah, Taj Mahal dan lainnya. Tepung terigu Bogasari tersedia di berbagai pelosok Indonesia melalui lebih dari 40 depo yang menyebar luas di berbagai daerah. Selain itu, Bogasari juga menghasilkan produk sampingan. Produk sampingan ini berupa sisa olahan dari penggilingan gandum. Hasil produk sampingan terdiri dari bran, pollard, pellet dan tepung industry.
Pada tahun 1991, usaha Bogasari telah diperluas dengan mendirikan pabrik pasta dalam kawasan pabrik Bogasari di Jakarta yang memproduksi jenis makanan asal Italia seperti spaghetti, macaroni, fettucini, dan lainnya yang dipasarkan dengan merek La Fonte. Selain itu, untuk memenuhi kebutuhan konsumsi masyarakat dalam negeri, berbagai produk pasta tersebut juga diekspor ke mancanegara.
3.2. Visi dan Misi 3.2.1. Visi
Visi Bogasari adalah menjadi perusahaan terkemuka dari penyedia produk tepung-tepungan berkualitas premium dan bernilai tinggi termasuk jasa terkait, yang terintegrasi.
3.2.2. Misi
Bogasari mewujudkan visi dengan :
1. Menghasilkan produk berkualitas tinggi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Mendistribusikan produk secara intensif untuk menjangkau seluruh area potensial, baik di wilayah Indonesia mauoun wilayah regional.
3. Mengembangkan kompetensi sumber daya manusia.
4. Memperkuat daya saing dengan menerapkan teknologi yang tepat dan proses yang efektif.
5. Berupaya secara terus menerus menambah nilai perusahaan bagi para pemangku kepentingan.
3.3. Struktur Organisasi
Susunan struktur organisasi Bogasari adalah :
Sumber : Dokumentasi PT ISM Tbk, Bogasari Flour Mills Division
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT ISM Tbk, Bogasari Flour Mills Division
3.4. Tanggung Jawab dan Wewenang
Adapun tanggung jawab dan wewenang dari masing- masing bagian sebagai berikut :
A. Dewan Pimpinan (ISM Board of Directors)
- Board of Directors / Dewan Pimpinan merupakan pemegang kekuasaan tertinggi setelah RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham).
- Memberikan persetujuan bagi rancangan kebijakan perusahaan yang diajukan oleh direksi.
- Memberik Mengawasi, memelihara dan mengembangkan usaha perusahaan.
- Memberi saran dan petunjuk bagi dewan direksi.
B. Direktur (Director)
- Mengatur dan memimpin jalannya kegiatan perusahaan agar tercapainya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Meningkatkan keuntungan dari perkembangan dan pertumbuhan perusahaan di masa depan.
- Mengendalikan dan menerapkan kebijakan perusahaan dan mengawasi perkembangan perusahaan secara menyeluruh.
- Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap urusan perusahaan dalam arti menjaga kelangsungan hidup perusahaan.
C. Manajemen Komite (Management Committee)
- Bertanggung jawab dalam menyelesaikan kembali kebijakan perusahaan yang tidak terwakili oleh Dewan Direksi.
- Berfungsi sebagai konsultan tetap dari suatu tugas yang dibuat wakil manajer, termasuk CEO sebagai ketua dan 2 orang asisten.
D. Pembantu Kepala Pelaksana (Chief Executive Assistant)
- Mengevaluasi kemajuan program-program sebagai perbandingan dengan kenaikan tugas utama.
- Mewakili CEO dalam menggali kesempatan bisnis baru, mengevaluasi kembali kemungkinan kesempatan baru, mengembangkan strategi implementasi untuk suatu kesempatan ke dalam aktivitas bisnis.
- Mengkoordinasi seluruh aktivitas semua unit yang termasuk dalam pengembangan suatu kesempatan bisnis, dan perencanaan dan pengembangan dalam proyek-proyek khusus.
Chief Executive Assistaint membawahi :
• Badan Hukum Perencanaan (Corporate Planning)
1. Mengatur dan mengontrol kemajuan dari rencana kerja sama 2. Mengeluarkan kebijakan, prosedur, dan perencanaan.
3. Bertanggung jawab memimpin perusahaan dalam menjalankan tujuan serta perencanaan strategi kegiatan perusahaan.
• Riset dan Pengembangan (Research and Development)
1. Memimpin penelitian untuk meningkatkan jumlah produk.
2. Mengembangkan produk yang dibutuhkan oleh konsumen.
3. Memimpin penelitian dan mengembangkan teknik untuk meningkatkan kualitas dan daya jual.
4. Mengembangkan dan memproduksi produk baru.
• Manajemen Perwakilan (Management Representative)
1. Bertanggung jawab dalam meningkatkan kualitas sistem manajemen agar dapat melengkapi dan mengatur permintaan ISO 9002.
2. Bertanggung jawab dalam meningkatkan kemajuan program perlindungan kebakaran, keselamatan, kesehatan dan lingkungan.
3. Mengindetifikasi kemajuan dan perawatan semua prosedur serta intstruksi kerja.
E. Sekretaris (Corporate Secretary)
- Mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan perusahaan.
- Mengarahkan bawahan agar kegiatan perusahaan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
- Bertanggung jawab dalam mengatur sistem pengamanan untuk melindungi rahasia perusahaan.
F. Kepala Urusan Perusahaan (Chief of Corporate Affairs)
- Bertanggung jawab dalam pengkoordinasian aktivitas semua unit.
- Bertanggung jawab dalam mengembangkan kebijakan, dan prosedur yang berhubungan dengan masyarakat serta mengkomunikasikannya.
G. Pengecekan Keuangan Perusahaan (Internal Audit)
- Melakukan pemeriksaan atas pelaksanaan kegiatan operasi perusahaan dalam menemukan permasalahan yang dapat menimbulkan kerugian dan mengantisipasi adanya kecurangan dalam sistem yang dijalankan.
- Mendorong adanya efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.
H. Ketua Wakil Presiden Perdagangan (Senior Vice President Commercial) - Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan semua aktivitas yang
berhubungan dengan penjualan dan pendistribusian.
- Membuat perencanaan strategi yang berhubungan dengan penjualan.
I. Ketua Wakil Presiden Manufaktur (Senior Vice President Manufakturing) - Memastikan kebijakan perusahaan terpadu dan memiliki sistem yang
terkoordinasi dengan baik di semua aktivitas unit.
- Bertanggung jawab dalam pelaporan operasional berkala dan laporan statistik.
J. Ketua Wakil Presiden Sumber Daya Manusia (Senior Vice President Human Resources)
- Bertanggung jawab dalam perekrutan karyawan.
- Bertanggung jawab dalam penempatan karyawan.
- Bertanggung jawab dalam membina hubungan dengan semua karyawan.
K. Ketua Wakil Presiden Keuangan (Senior Vice President Finance)
- Bertanggung jawab dalam mengkoordinir semua perumusan strategi jangka panjang yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.
- Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional sehari-hari.
- Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk pelaporan kepada direksi dan komisaris perusahaan.
- Bertanggung jawab dalam membina hubungan dengan semua karyawan.
3.5. Gambaran Umum Proses Bisnis Perusahaan
Berikut ini adalah gambaran umum proses bisnis perusahaan PT ISM Bogasari Flour Mills Division :
1. Pelanggan yang ingin memesan produk dapat melakukan order melalui email atau telepon ke bagian sales admin.
2. Bagian sales admin akan mengecek keabsahan pesanan.
3. Bagian sales admin akan memberikan konfirmasi apabila pesanan ditolak, sedangkan apabila pesanan diterima maka bagian sales admin akan meneruskan proses selanjutnya ke bagian delivery order admin.
4. Bagian delivery order admin akan membuat sales quotation. Kemudian bagian delivery order admin akan melakukan cek kredit atau utang dari pelanggan.
5. Apabila dalam cek kredit, status kredit pelanggan diterima maka sales quotation disetujui dan bagian delivery order admin akan menerbitkan delivery order.
6. Kemudian apabila dalam cek kredit, status kredit pelanggan ditolak maka bagian delivery order admin akan melakukan proses cek OCLA. Apabila proses cek OCLA status pelanggan ditolak maka bagian delivery order admin akan menghapus pesanan dan melakukan konfirmasi ke pelanggan, sedangkan apabila cek OCLA status pelanggan diterima maka sales quotation disetujui dan bagian delivery order admin akan menerbitkan delivery order.
7. Selama pengecekan status kredit pelanggan, bagian delivery order admin akan melakukan konfirmasi ketersediaan barang di finish good store.
Apabila barang tidak tersedia maka akan dikonfirmasi ke pelanggan untuk kesediaannya menunggu.
8. Bagian finish good store akan menginformasikan ke bagian produksi untuk mengisi kembali stok yang kosong ataupun berkurang setelah transaksi jual beli.
9. Bagian PPIC akan mengecek stok produk yang berkurang atau kosong.
Kemudian bagian PPIC akan melakukan perencanaan produksi sebelum melakukan proses produksi untuk menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan bagian PPIC akan membuat surat perencanaan produksi.
Kemudian bagian PPIC akan memberikan surat perencanaan produksi ke bagian produksi.
10. Bagian produksi akan membuat surat perintah kerja berdasarkan surat perencanaan produksi yang diterima. Kemudian bagian produksi akan membuat surat permintaan bahan baku untuk meminta bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi kepada bagian raw material.
11. Bagian raw material akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan surat permintaan bahan baku dan membuat surat pengeluaran bahan baku jika bahan baku yang dibutuhkan tersedia. Apabila bahan baku yang dibutuhkan tidak tersedia atau berkurang maka bagian raw material akan membuat surat permintaan pengadaan bahan baku dan diserahkan kepada bagian purchasing.
12. Bagian purchasing akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku berdasarkan surat permintaan pengadaan bahan baku dari bagian raw
material. Kemudian bagian purchasing akan menghubungi agen melalui telepon dan fax.
13. Agen yang menerima pesanan dari bagian purchasing akan mencari dan menyeleksi pemasok. Apabila agen tidak dapat menemukan pemasok yang dapat memenuhi pesanan dari bagian purchasing maka agen akan mengkonfirmasikan kepada bagian purchasing. Sedangkan apabila agen menemukan pemasok yang dapat memenuhi pesanan dari bagian purchasing maka agen akan memberikan surat penawaran pembelian bahan baku kepada purchasing.
14. Bagian purcashing akan melakukan pengecekan setelah menerima surat penawaran pembelian bahan baku dari agen. Apabila bagian purchasing menolak tawaran dari agen maka bagian purchasing akan memberikan konfirmasi kepada agen. Sedangkan apabila bagian purchasing menerima tawaran dari agen maka bagian purchasing akan membuat PO dan melakukan konfirmasi kepada agen.
15. Agen akan membuat tagihan dan bukti pengambilan barang setelah menerima PO dari bagian purchasing.
16. Bagian purchasing akan memberikan rangkap PO dan bukti pengambilan barang setelah menerima tagihan dan bukti pengambilan barang dari agen.
17. Bagian delivery akan melakukan konfirmasi untuk waktu pengambilan barang. Setelah mendapatkan konfirmasi waktu pengambilan barang maka bagian delivery akan membuat surat jalan dan menjemput pesanan ke pemasok dengan membawa bukti pengambilan barang.
18. Bagian delivery akan memberikan konfirmasi kepada bagian raw material apabila kapal yang membawa bahan baku gandum sudah mendekati darmaga.
19. Bagian raw material akan menerima konfirmasi dan membuat surat penerimaan bahan baku sebagai syarat untuk menjalankan aplikasi timbangan. Kemudian bahan baku gandum akan ditransfer dari kapal ke silo.
Gambar 3.2. Proses Bisnis PT ISM Bogasari Flour Mills Division,Tbk
3.6. Penggerak Supply Chain Perusahaan
Ada empat faktor utama yang menjadi penggerak untuk menentukan kinerja dari supply chain dalam sebuah perusahaan, yaitu :
1. Fasilitas
Bogasari memiliki dua buah pabrik tepung terigu yaitu di Jakarta dan Surabaya yang masing-masing dibangun di areal seluas 33 ha dan 3,3ha dengan fasilitas penggilingan (Milling), penyimpanan (Storage), dan dermaga/terminal (jetty) yang modern dan terpadu.
Bogasari Jakarta dan Surabaya memiliki kapasitas giling 10,000 mt /hari dan 5,900 mt/hari. Sedangkan kapasitas pelletizing adalah 110 mt / jam untuk Jakarta dan 38 mt / jam untuk Surabaya.
2. Persediaan
Manajemen Bogasari memiliki kebijakan untuk menyimpan persediaan bahan baku dan barang jadi. Kebijakan ini diambil oleh Bogasari dikarenakan tingginya tingkat permintaan tepung. Jadi, dengan memiliki persediaan bahan baku dan barang jadi diharapkan pesanan dari setiap pelanggan dapat dipenuhi dengan cepat oleh Bogasari.
Namun dalam prakteknya, kebijakan yang diambil oleh Manajemen Bogasari mengalami kendala dan hambatan yaitu adanya ketidak pastian tingkat permintaan dari konsumen dan keterbatasan bahan baku dari pemasok.
Bogasari Jakarta memiliki 140 buah Silo Gandum dengan total kapasitas + 400.000 mt, Silo Pellet dengan kapasitas 69.000 mt, dan gudang untuk penyimpanan persediaan barang jadi sebesar 65.000 mt. Sedangkan Bogasari
Surabaya memiliki 84 buah silo gandum dengan total kapasitas + 214.000 mt, Silo pellet sejumlah 60.000 mt, dan gudang untuk penyimpanan persediaan barang jadi sebesar 35.000 mt.
3. Transportasi
Seluruh pemasok Bogasari berasal dari luar negeri, dan Bogasari memiliki pelanggan yang berskala nasional dan internasional. Bogasari memiliki Divisi Maritim untuk mengoperasikan 3 buah kapal angkut gandum dengan kapasitas 100.000 mt dan 3 kapal tongkang 8000 mt.
4. Informasi
Semua kegiatan komunikasi antara bagian internal perusahaan ataupun antara perusahaan dengan pelanggan dan pemasok masih menggunakan komunikasi langsung, telepon,fax dan internet.
3.7. Preliminary Steps
Dalam mengembangkan e-Supply Chain Management memerlukan beberapa tahapan dalam mempersiapkan dan menentukan strategi yang harus dilakukan, yaitu :
3.7.1. Energize The Organization
Energize the organization merupakan tahapan awal dalam perencanaan dan pengembangan e-SCM pada Bogasari. E-SCM yang akan dibangun pada Bogasari melibatkan perusahaan, pelanggan dan agen. Bogasari sudah memiliki susunan struktur organisasi yang masing-masing divisi telah memiliki peran dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan termasuk dalam mendukung dan melaksanakan perancangan dan implementasi e-SCM. Selain dukungan dari masing-masing divisi yang
terlibat, diperlukan juga dukungan dari manajemen puncak agar perancangan dan implementasi e-SCM dapat berjalan lancar.
Adapun bagian-bagian yang akan memiliki peranan penting dalam sistem e-SCM adalah
1. Marketing
Bagian ini bertugas menerima pesanan dari pelanggan, mengkonfirm status transaksi pelanggan, dan memastikan proses pesanan yang dilakukan oleh pelanggan selesai sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
2. Purchasing
Bagian ini bertugas dalam pembelian dan pengadaan bahan baku untuk keperluan produksi, agar aktifitas produksi dapat berjalan dengan baik.
3. PPIC
Bagian ini bertugas dalam melakukan perencanaan produksi dan menentukan bahan baku serta jumlah tingkat produksi yang dihasilkan.
4. Produksi
Bagian ini bertugas dalam melakukan produksi sesuai dengan perencanaan kebutuhan dari perusahaan dalam memenuhi permintaan pelanggan.
5. Delivery
Bagian ini bertugas dalam menjemput bahan baku yang telah dibeli oleh bagian purchasing.
6. Finished Good Store
Bagian ini bertugas untuk mengelola dan memastikan ketersediaan barang jadi yang dihasilkan dari proses produksi untuk memenuhi permintaan konsumen.
7. Raw Material
Bagian ini bertugas untuk mengelola dan memastikan ketersediaan bahan baku untuk produksi.
3.7.2. Enterprise Vision
Visi dari Bogasari adalah “menjadi perusahaan terkemuka dari penyedia produk tepung-tepungan berkualitas premium dan bernilai tinggi termasuk jasa terkait, yang terintegrasi”. Berdasarkan visinya, perusahaan bertujuan untuk menjadi produsen yang dapat diandalkan dan memberikan pelayanan yang terbaik untuk pelanggan sehingga dapat memuaskan semua pelanggannya. Untuk mencapai visi yang telah ditentukan, maka diperlukan suatu analisis lingkungan bisnis yang dimiliki perusahaan untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi perusahaan dalam pencapaian visi.
Analisis lingkungan bisnis perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan analisis five forces porter yang terdiri dari persaingan antar perusahaan sejenis, ancaman pesaing baru, ancaman produk subtitusi, kekuatan tawar menawar pemasok, kekuatan tawar menawar konsumen.
Berikut adalah analisis five force porter pada PT ISM Bogasari Flour Mills Division :
1. Persaingan antar perusahaan sejenis
Dalam setiap bisnis yang dijalankan pasti terdapat persaingan, setiap perusahaan pasti akan berusaha untuk menjadi yang terbaik dan terdepan diantara para pesaing-pesaingnya agar dapat mempertahankan dan memperluas pangsa pasar mereka.
Bogasari merupakan perusahaan manufaktur yang memiliki pabrik penghasil tepung pertama dan terbesar di Indonesia. Produk yang dihasilkan oleh Bogasari terbagi menjadi dua kategori yaitu produk utama dan produk sampingan. Produk utama Bogasari adalah tepung terigu dan pasta, sedangkan untuk produk sampingannya adalah pakan ternak dan tepung industri. Dalam persaingan antar perusahaan sejenis, Bogasari masih menjadi pemimpin pangsa pasar tepung terigu nasional dengan menguasai 57,3% meskipun pangsa pasar yang dimilliki Bogasari mengalami penurunan karena ketatnya persaingan dalam industri ini.
Beberapa perusahaan pesaing Bogasari dalam industri sejenis adalah :
a. PT Eastern Pearl Flour Mills dengan brand “Gunung dan Kompas”, produk dihasilkan adalah tepung terigu.
b. PT Budi Acid Jaya TBK dengan brand “Gunung Agung”, produk yang dihasilkan adalah tepung tapioca.
c. PT Budi Makmur Perkasa dengan brand “Rose Brand”, produk yang dihasilkan adalah tepung tepung beras.
d. UD Puri Pangan Sejahtera dengan brand “Alini”, produk yang dihasilkan adalah sagu tani.
e. PT Wira Aksara dengan brand “ Wayang” produk yang dihasilkan adalah sagu aren.
2. Ancaman pesaing baru
Tingkat konsumsi tepung nasional yang semakin meningkat menjadi potensi bagi perusahaan – perusahaan baru untuk masuk dalam persaingan indutri ini. Ancaman dari pesaing baru cenderung lemah karena Bogasari merupakan salah satu produsen yang memiliki pabrik tepung terbesar, sudah memiliki modal dan nama besar di industri sehingga Bogasari mempunyai kekuatan besar untuk menghadapi para pesaing baru. Pesaing baru yang akan masuk ke industri ini tentu akan mengalami kesulitan. Maka dari itu, para pesaing baru harus memiliki modal yang besar dan keunggulan kompetitif untuk mendukung mereka agar dapat bersaing dan bertahan dalam pasar. Ancaman pesaing baru bagi Bogasari bisa berasal dari home industry kecil, produsen tepung baru, para importir dan produsen tepung yang berasal dari luar negeri.
3. Ancaman produk subtitusi
Bogasari memproduksi tepung sebagai produk utama di Indonesia. Tepung merupakan salah satu kebutuhan makanan pokok yang memiliki banyak barang subtitusi yang sejenis, namun pangsa pasar untuk kategori tepung telah dipegang oleh Bogasari. Ada beberapa produk subtitusi yang dapat mengancam produk Bogasari seperti tepung beras, tepung jagung atau maizena, tepung kue dan tepung singkong. Untuk mengatasi hal tersebut, Bogasari mempunyai kebijakan untuk memproduksi berbagai jenis tepung dengan kategori yang berbeda mulai dari kategori yang rendah hingga kategori yang tinggi sesuai dengan kebutuhan dan kegunaan konsumen.
4. Kekuatan tawar menawar pemasok
Bogasari merupakan perusahaan yang selalu mengutamakan kualitas dan mutu produknya dengan tujuan untuk mempertahankan para pelanggannya agar tidak berpindah ke perusahaan lain yang dapat mempengaruhi tingkat penjualan perusahaan. Dari segi daya tawar – menawar pemasok, Bogasari memiliki beberapa pemasok bahan baku gandum yang semuanya berasal dari luar negeri antara lain:
• Australia
Gandum yang diimpor dari Australia ada dua jenis yaitu
1. hard wheat : Australian Hard, Australian Durum, dan Australian Prime Hard.
2. soft wheat : Australian Premium White, Australian Soft.
• Canada
Gandum yang diimpor dari Canada ada dua jenis yaitu
1. hard wheat : Canadian Western Red Spring, Canadian Western Amber Durum, Canadian Western Extra Strong, Canadian Western Red Winter.
2. soft wheat : Canadian Praire Spring, Canadian Western Soft White Spring.
• USA
Gandum yang diimpor dari USA ada dua jenis yaitu
1. hard wheat : Hard White Winter, Hard Spring, Hard White Spring.
2. soft wheat : Soft Red Winter, Soft Red Spring, Soft White Winter, Soft White Spring, Dark North Spring.
Kekuatan daya tawar pemasok terhadap perusahaan cenderung kuat. Hal ini dikarenakan bahan baku gandum merupakan barang komoditas sehingga pergerakan harga sangat bergantung pada harga gandum dunia dan kualitas gandum yang ada di Indonesia juga tidak sebagus dengan kualitas gandum yang diimpor dari luar negeri. Jadi, Bogasari masih sangat bergantung pada gandum luar negeri.
5. Kekuatan tawar menawar konsumen
Bogasari melayani transaksi bisnis to bisnis dimana konsumen Bogasari terdiri dari perusahaan dan pabrik yang bergerak di bidang industri makanan dengan bahan dasar utamanya adalah tepung. Selain melayani pasar nasional, Bogasari juga mengekspor produk mereka ke luar negeri seperti Singapura, Malaysia, Brunei, Jepang, Australia, dan Hongkong. Kekuatan daya tawar konsumen terhadap perusahaan cenderung lemah. Hal ini dikarenakan Bogasari memiliki kapasitas dalam menerima atau menolak permintaan pembeli apabila dirasa kurang mengguntungkan atau dikarenakan sebab lainnya.
Berdasarkan hasil analisis five force porter menunjukan bahwa daya tawar pemasok dan persaingan antar perusahaan sejenis memiliki kecenderungan yang kuat di lingkungan eksternal. Bahan baku gandum yang dibutuhkan Bogasari untuk melakukan produksi tepung semuanya berasal dari pemasok luar negeri yang mengakibatkan Bogasari sangat bergantung pada pemasok – pemasok tersebut sehingga pemasok mempunyai daya tawar yang kuat. Ketersediaan bahan baku gandum sangat penting bagi Bogasari. Apabila bahan baku gandum yang dibutuhkan tidak tersedia dapat menganggu proses produksi Bogasari.
Hal ini mengakibatkan Bogasari tidak dapat memenuhi permintaan tepung dari pelanggan dan pelanggan dapat mencari perusahaan lain sebagai alternative sehingga persaingan antar
perusahaan sejenis semakin kompetitif dan kuat. Ketersediaan bahan baku sangat bergantung pada pembeliaan bahan baku, sedangkan pembelian bahan baku dipengaruhi oleh pesanan dari pelanggan. Maka, Bogasari harus bisa meramalkan pemesanan yang dilakukan oleh pelanggan sehingga dapat memperkirakan bahan baku yang diperlukan.
Sumber : Hasil wawancara dengan pihak perusahaan
Gambar 3.3. Analisis Five Force Porter PT ISM Bogasari Flour Mills Division,Tbk
3.7.3. Suppy Chain Value Assesment
Bogasari adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi produk dari bahan baku dasar gandum. Produk yang dihasilkan Bogasari terdiri dari produk utama dan produk sampingan. Produk utama yang dihasilkan adalah tepung terigu dan pasta, sedangkan produk sampingan yang dihasilkan adalah pakan ternak dan tepung industri.
Dalam pertimbangan pengembangan aplikasi supply chain management harus dilakukan penentuan strategi yang tepat bagi perusahaan. Maka dari itu diperlukan analisis nilai dari setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Analisis ini akan membantu perusahaan untuk mengindetifikasi proses bisnis yang menghasilkan nilai bagi perusahaan.
Metode analisis yang dapat digunakan untuk mengindetifikasi proses bisnis pada perusahaan manufaktur seperti Bogasari adalah metode value chain analysis. Analisis value chain terhadap aktivitas - aktivitas perusahaan dibagi menjadi dua pengelompokan, yaitu aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (support activities).
1. Aktivitas Utama (primary activities) a. Inbound Logistics
• Proses Pemesanan dan Pembelian Bahan Baku
Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan selalu terpenuhi. Proses ini sangat penting bagi perusahaan apabila ketersediaan bahan
baku tidak ada, maka proses produksi perusahaan tidak dapat dilakukan.
Berikut ini adalah proses pemesanan dan pembelian bahan baku pada Bogasari :
1. Bagian raw material akan melakukan permintaan pengadaan bahan baku kepada bagian purchasing dengan membuat surat permintaan pengadaan bahan baku dan menyerahkan kepada bagian purchasing apabila bahan baku yang tersedia tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan produksi.
2. Bagian purchasing akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku berdasarkan surat permintaan pengadaan bahan baku setelah itu bagian purchasing akan menghubungi agen melalui telepon untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku sesuai dengan kebutuhan bahan baku yang diperlukan oleh bagian raw material.
3. Agen akan mencari dan menyeleksi pemasok penyedia bahan baku yang sesuai dengan kriteria pesanan bagian purchasing. Agen akan memberikan konfirmasi kepada bagian purchasing apabila sudah mendapatkan pemasok yang sanggup memenuhi pesanan ataupun tidak mendapatkan pemasok yang dapat memenuhi pesanan.
Agen akan memberikan konfirmasi dan membuat surat
penawaran pembelian bahan baku apabila sudah menemukan pemasok yang dapat memenuhi pesanan sesuai dengan kriteria pesanan bagian purchasing. Agen tetap akan memberikan konfirmasi apabila agen tidak dapat menemukan pemasok yang dapat memenuhi pesanan bagian purchasing.
4. Apabila bagian purchasing sudah menerima konfirmasi dan surat penawaran pembelian bahan baku dari agen, bagian purchasing akan memeriksa apakah informasi yang diberikan agen sesuai dengan kriteria pesanan. Apabila bagian purchasing menerima tawaran dari agen maka bagian purchasing akan mengkonfimasi kembali dan membuat purchase order sesuai dengan kesepakatan dan dikirim ke agen melalui fax atau email. Sedangkan apabila tawaran dari agen ditolak maka bagian purchasing tetap memberikan konfirmasi kepada agen tanpa purchase order.
5. Agen akan membuat tagihan, bukti pengambilan barang dan menginformasikan waktu pengambilan barang yang dipesan oleh bagian purchasing.
Gambar 3.4. Proses Pemesanan dan Pembelian Bahan Baku Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses pemesanan dan pembelian bahan baku akan memastikan terpenuhinya kebutuhan bahan baku perusahaan maka perusahaan dapat melakukan produksi secara tepat waktu dan dapat memenuhi permintaan dari pelanggan.
2. Proses pemesanan dan pembelian bahan baku akan memastikan bahan baku yang dipesan sesuai dengan kebutuhan, baik dari jenis gandum, kualitas gandum, harga gandum dan tepat waktu untuk kedatangan bahan baku.
• Proses Penerimaan Bahan Baku
Tujuan dari proses ini adalah memastikan bahan baku yang sudah dibeli, diterima sesuai dengan kondisi yang diinginkan baik secara kuantitas dan kualitas.
Berikut ini adalah proses penerimaan bahan baku pada Bogasari :
1. Bagian delivery akan menerima purchase order, bukti pengambilan barang dari bagian purchasing.
2. Bagian delivery akan melakukan konfirmasi ulang untuk waktu pengambilan barang yang telah disepakati antara bagian purchasing dan agen.
3. Setelah bagian delivery mendapatkan konfirmasi ulang dari agen maka bagian delivery akan membuat surat jalan.
4. Kemudian bagian delivery akan menjemput barang yang dipesan dengan membawa surat jalan dan bukti pengambilan barang ke pemasok yang bersangkutan.
5. Ketika kapal dari bagian delivery yang menjemput dan membawa bahan baku sudah mendekati dermaga maka bagian delivery akan menginformasikan ke bagian raw material.
6. Bagian raw material akan membuat surat penerimaan bahan baku dan mempersiapkan aplikasi timbangan sebelum pembongkaran bahan baku. Aplikasi timbangan dapat dijalankan apabila surat penerimaan bahan baku telah dibuat.
7. Pembongkaran bahan baku selesai apabila semua gandum telah masuk dalam silo sesuai dengan prosedur yang ada.
Gambar 3.5. Proses Penerimaan Bahan Baku
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses penerimaan bahan baku akan memastikan kuantitas dan kualitas bahan baku yang diterima sesuai dengan kesepakatan.
2. Proses penerimaan bahan baku akan memastikan jumlah stok bahan baku yang tersedia.
b. Operation
• Proses Perencanaan Produksi
Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan perusahaan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan dan dapat mengisi kembali persediaan yang berkurang.
Berikut ini adalah proses perencanaan produksi pada Bogasari :
1. Bagian perencanaan produksi (PPIC) akan mengecek untuk melakukan pengisian ulang persediaan barang jadi digudang ketika stok barang jadi berkurang karena adanya permintaan pengeluaran barang dari bagian sales untuk memenuhi pesanan pelanggan.
2. Bagian produksi (PPIC) akan membuat surat perencanaan produksi untuk jumlah barang yang akan diproduksi dan menentukan jumlah bahan baku yang dibutuhkan setelah melakukan pengecekan stok barang jadi di gudang yang ada.
Gambar 3.6. Proses Perencanaan Produksi
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses perencanaan produksi akan memastikan persediaan barang jadi tersedia sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Proses perencanaan produksi akan membantu dalam kelancaran proses perencanaan dan pembelian bahan baku.
• Proses produksi
Tujuan dari proses ini adalah mengolah bahan baku menjadi barang jadi untuk didistribusikan kepada pelanggan sesuai dengan yang kebutuhan pelanggan. Untuk menghasilkan produk yang berkualitas, Bogasari sangat memastikan proses produksi harus berjalan sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah proses produksi pada Bogasari :
1. Bagian produksi akan membuat surat perintah kerja untuk melakukan produksi berdasarkan surat perencanaan produksi yang telah dibuat oleh bagian produksi (PPIC).
2. Bagian produksi akan membuat surat permintaan bahan baku untuk meminta bahan baku yang diperlukan ke bagian raw material sesuai dengan jumlah bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan surat perencanaan produksi yang ada.
3. Bagian produksi akan memulai proses produksi apabila bahan baku sudah diterima.
4. Setelah selesai melakukan proses produksi maka bagian produksi akan membuat surat penyelesaian produksi dan barang jadi akan dikirim ke gudang penyimpanan.
5. Bagian gudang akan memeriksa barang jadi yang masuk apakah sesuai dengan surat penyelesaian produksi.
Kemudian bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang jadi.
Gambar 3.7. Proses Produksi
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses produksi mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
2. Proses produksi menghasilkan barang jadi agar perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan.
3. Proses produksi memastikan kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan standar perusahaan.
c. Outbound Logistics
• Proses Pengambilan Barang
Tujuan dari proses ini adalah untuk mendistribusikan produk yang dihasilkan oleh perusahaan untuk memenuhi pesanan dari pelanggan.
Berikut ini adalah proses pengambilan barang pada Bogasari:
1. Pelanggan akan menerima surat delivery order dan nomor antrian
2. Pelanggan harus mencetak dan membawa surat delivery order dan nomor antrian untuk pengambilan barang di gudang (finish good store) Bogasari.
3. Bagian gudang (finish good store) akan menyiapkan barang yang akan diambil oleh pelanggan sesuai dengan sales order dan surat delivery order.
4. Bagian gudang (finish good store) akan mengeluarkan barang dari gudang (finish good store) apabila pelanggan
mempunyai surat delivery order dan nomor antrian yang sah.
5. Setelah itu bagian gudang (finish good store) akan membuat surat pengeluaran barang dari gudang.
Gambar 3.8. Proses Pengambilan Barang
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses pengambilan barang memastikan pemenuhan pesanan pelanggan.
2. Proses pengambilan barang memastikan pendistribusian produk yang dipesan pelanggan dapat sampai ke tangan pelanggan secara tepat waktu.
3. Proses pengambilan barang memastikan produk sampai ke tangan pelanggan dalam keadaan baik sesuai dengan standar perusahaan.
d. Marketing and Sales
• Proses Penerimaan Pesanan
Tujuan dari proses penerimaan pesanan ini adalah untuk merespon pesanan pelanggan melalui proses negosiasi, kemudian melakukan pencatatan atas pesanan yang dilakukan oleh konsumen.
Berikut ini adalah proses penerimaan pesanan pelanggan:
1. Bagian sales yang akan menerima pesanan dari pelanggan, pemesanan dapat dilakukan melalui telepon, fax atau datang langsung ke perusahaan.
2. Bagian sales akan mengecek keabsahan pesanan pelanggan. Apabila diterima akan dibuat sales quotation sedangkan apabila pesanan ditolak maka akan dikonfirmasi ke pelanggan.
3. Kemudian bagian DO admin akan mengecek sales quotation memeriksa ketersediaan barang yang dipesan dan memeriksa credit yang dimiliki oleh pelanggan dengan melakukan konfirmasi ke bagian gudang.
4. Setelah sales quotation disetujui maka bagian DO admin akan menerbitkan DO dan mengirimkan kepada pelanggan.
Gambar 3.9. Proses Penerimaan Pesanan
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses penerimaan pesanan memastikan pesanan pelanggan tercatat.
2. Proses penerimaan pesanan untuk menetapkan ketentuan transaksi antara pelanggan dan perusahaan mengenai transaksi yang dilakukan seperti produk, kualitas, harga dan waktu pengiriman.
3. Proses penerimaan pesanan memastikan pesanan konsumen ditangani dengan baik.
e. Services
• Proses Penerimaan Retur Produk
Tujuan dari proses penerimaan retur produk adalah melayani keluhan pelanggan apabila terdapat kesalahan pengiriman produk yang dilakukan oleh perusahaan.
Berikut ini adalah proses penerimaan retur produk :
1. Pelanggan menghubungi bagian sales untuk melakukan retur barang apabila terdapat barang rusak yang diterima oleh pelanggan.
2. Bagian sales akan membuat surat penerimaan barang rusak.
3. Bagian sales akan melakukan konfirmasi ke bagian finish good store untuk mengecek kapan barang keluar dari gudang karena jaminan atas penggantian barang
rusak adalah 2x24 jam terhitung sejak barang keluar dari gudang Bogasari.
4. Setelah menerima konfirmasi dari bagian finish good store maka bagian sales akan memeriksa kerusakan barang apakah akibat kesalahan Bogasari atau bukan.
Penggantian barang akan dilakukan apabila kerusakan akibat kesalahan Bogasari.
5. Bagian sales akan membuat surat retur dan menyerahkan kebagian delivery order. Kemudian bagian delivery order akan membuat surat delivery order dan nomor antrian.
6. Bagian finish good store akan mengeluarkan barang sesuai dengan surat delivery order dan nomor antrian.
Setelah mengeluarkan barang dari gudang maka bagian finish good store akan membuat surat pengeluaran barang dari gudang.
Gambar 3.10. Proses Penerimaan Retur Produk
Nilai yang dihasilkan dari proses ini adalah :
1. Proses penerimaan retur produk memastikan pelayanan yang baik kepada pelanggan melalui pengembalian dan penggantian terhadap produk yang rusak/cacat.
2. Proses penerimaan retur produk memastikan kondisi produk yang rusak/cacat.
2. Aktivitas Pendukung (support activities) a. Firm Infrastructure
Infrastruktur yang mendukung kegiatan/aktifitas bisnis perusahaan antara lain :
1. Top Level Management dapat mengawasi dan mengevaluasi kegiatan bisnis yang telah dilakukan oleh setiap divisi sesuai dengan tanggung jawabnya masing - masing.
2. Pengaturan keuangan yang baik dalam perusahaan.
3. Pengelolaan teknologi informasi dan sistem informasi yang baik dalam perusahaan.
Nilai yang didapatkan dari aktifitas – aktifitas ini adalah : 1. Semua unit dan divisi berkerja sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab masing – masing.
2. Proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan lancar dalam pengawasan.
3. Memungkinkan melakukan evaluasi untuk meningkatkan proses bisnis.
4. Mencegah penyalahgunaan informasi yang tersedia.
b. Human Resource Management
Human Resources Management yang mendukung kegiatan/aktifitas bisnis perusahaan antara lain :
1. Memastikan perencanaan perekrutan dan penyeleksian karyawan sehingga perusahaan memiliki sumber daya manusia yang berkompeten di bidangnya.
2. Memastikan penempatan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan keahliannya.
3. Melakukan pembayaran gaji sesuai dengan hak dan kewajiban karyawan.
4. Melakukan pengawasan kinerja para karyawan di setiap divisi Nilai yang didapatkan dari aktifitas – aktifitas ini adalah : 1. Perusahaan mempunyai sumber daya manusia sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
2. Meningkatkan kinerja dari setiap karyawan.
3. Pengelolaan sumber daya manusia yang lebih baik.
c. Technological Development
Teknologi yang digunakan Bogasari untuk mendukung proses bisnisnya :
1. Menyediakan perangkat keras seperti komputer (personal computer) untuk mempermudah pekerjaan.
2. Menyediakan teknologi internet untuk mempermudah penyebaran informasi dan komunikasi baik dalam internal perusahaan, pemasok dan pelanggan.
3. Menyediakan fasilitas telepon, fax dan e-mail sebagai alat untuk berkomunikasi dalam mendukung aktifitas/kegiatan perusahaan.
Nilai yang didapatkan dari aktifitas – aktifitas ini adalah : 1. Mempercepat komunikasi dan penyebaran informasi yang
dibutuhkan.
2. Peningkatan kinerja karyawan dengan menggunakan teknologi informasi.
3. Mengurangi biaya komunikasi yang berbasis kertas / paperless.
4. Mempermudah pemasok dan pelanggan mendapatkan informasi.
5. Meningkatkan kelancaran aktifitas dan kegiatan operasional.
d. Procurement
Aktifitas/kegiatan procurement yang dilakukan oleh Bogasari untuk mendukung proses bisnis perusahaan mencakup :
1. Pengadaan dan perawatan peralatan dan perlengkapan kantor.
2. Pengadaan dan perawatan peralatan dan perlengkapan gudang 3. Pengadaan dan perawatan peralatan dan perlengkapan alat
produksi
4. Pengadaan dan perawatan peralatan dan perlengkapan transportasi.
5. Melakukan pemesanan kepada pemasok.
6. Mengontrol ketersediaan bahan baku yang dimiliki.
Nilai yang didapatkan dari aktifitas – aktifitas ini adalah : 1. Memastikan kelancaran proses produksi yang dilakukan 2. Memastikan ketersediaan bahan baku.
3. Memastikan semua peralatan pendukung kegiatan operasional tersedia dan siap digunakan.
Berdasarkan hasil analisis dengan value chain untuk kondisi internal perusahaan menunjukan aliran informasi dalam proses bisnis di perusahaan kurang lancar terutama aliran informasi yang berada di bagian upstream dimana aliran informasi dengan agen sangat terbatas ketika proses pemesanan bahan baku dan pengambilan bahan baku ke pemasok yang mengakibatkan informasi yang diterima oleh Bogasari menjadi tidak real time dan update. Aliran informasi yang terbatas di bagian upstream dapat mengakibatkan proses produksi menjadi terganggu sehingga proses pemenuhan pesanan menjadi tertunda, hal ini dapat mengurangi nilai perusahaan dimata pelanggan.
Gambar 3.11. Value Chain Analysis PT ISM Tbk, Bogasari Flour Mills Division
3.7.4. Opportunity Identification
Berdasarkan analisis Five Force Porter dan analisis Value Chain, maka dapat dilakukan identifikasi peluang untuk menentukan strategi supply chain management yang tepat bagi Bogasari.
Beberapa hal yang dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Menentukan bagaimana perusahaan merespon permintaan pelanggan berdasarkan decoupling point.
Perusahaan harus menentukan strategi yang tepat dalam merespon permintaan pelanggan. Untuk menentukan strategi yang tepat dalam merespon permintaan pelanggan, maka perlu dilakukan perhitungan MTS dan MTO terhadap produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Hasil perhitungan MTS dan MTO dapat menghasilkan strategi yang tepat bagi Bogasari dalam merespon permintaan pelanggan yang akhirnya dapat mempengaruhi bagaimana cara perusahaan dalam mengelola aktivitas supply chain mereka.
Dalam perhitungan MTS dan MTO ada beberapa langkah – langkah yang harus dilakukan untuk menghasilkan dan memutuskan apakah termasuk MTS atau MTO sebagai berikut :
Gambar 3.12. Arsitektur Alat Bantu Keputusan MTO-MTS
Perhitungan MTS / MTO akan dilakukan pada beberapa produk Bogasari secara sampel. Produk yang dijadikan sampel dalam perhitungan MTS/MTO adalah data produk Bogasari tahun 2010 kemasan 25 Kg.
Tabel 3.1. Produk Bogasari (kemasan 25 kg) Tahun 2010 Nama
Produk
Nama Bahan
Baku
Negara Asal
Jenis Bahan
Baku
Penjualan (ton)
Jumlah Pesanan
Lead Time
Cakra Kembar
Australian Hard
Australia Hard 279,979.375 900 61 hari
Segitiga Biru
Australian Soft
Australia Soft 398,590.625 1450 61 hari
Kunci Biru
Australian Soft
Australia Soft 14,596.9 101 61 hari
Lencana Merah
Australian Soft
Australia Soft 278,004.325 875 61 hari
Berikut ini langkah – langkah yang harus dilakukan untuk menghasilkan dan memutuskan apakah termasuk MTS atau MTO sebagai berikut :
1. Service Considerations
Pada tahap pertama, perhitungan MTS dan MTO akan dilakukan berdasarkan pada pertimbangan pelayanan. Dalam perhitungan MTS dan MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan apabila waktu / deadline dari pelanggan lebih kecil dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi dan memenuhi pesanan pelanggan, sebaiknya perusahaan memilih MTS sebagai strategi yang tepat dalam merespon pesanan pelanggan. Dan sebaliknya apabila waktu / deadline dari pelanggan lebih besar dibandingkan dengan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi dan memenuhi pesanan pelanggan, perusahaan dapat memilih antara MTS/MTO sebagai strategi yang tepat dalam merespon pesanan pelanggan.
Untuk melakukan perhitungan pertimbangan pelayanan ada beberapa parameter yang harus dipenuhi :
a. Lead time pemasok
Lead time pemasok merupakan waktu tunggu yang dibutuhkan perusahaan dalam melakukan pengadaan bahan baku.
b. Setup time production
Setup time production merupakan waktu rata – rata yang diperlukan oleh bagian produksi untuk mermpersiapkan semua kebutuhan produksi.
c. Tingkat produksi
Tingkat produksi merupakan kapasitas yang mampu diproduksi oleh perusahaan.
d. Jumlah produksi rata – rata
Jumlah produksi rata – rata merupakan nilai rata – rata yang dihasilkan dari hasil penjualan dengan pesanan dari pelanggan.
e. Deadline pelanggan
Deadline pelanggan merupakan waktu maksimal yang telah disepakatin antara perusahaan dan pelanggan dalam pemenuhan pesanan.
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Cakra Kembar (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.2.
Nilai Parameter Service Consideration Cakra Kembar 2010
Parameter Nilai
Lead time pemasok 61 hari Setup time production 30 menit
Tingkat produksi 21,500 / 24jam = 895.84
Jumlah produksi rata-rata 279,979.375 / 900pesanan = 311.08
Deadline pelanggan 14 hari
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan sebagai berikut :
Waktu yang dibutuhkan = lead time pemasok + setup time production + waktu produksi = lead time pemasok + setup
time production + ( jumlah produksi rata – rata / tingkat produksi )
= 61 hari + 30 menit + (311.08 ton / 895.84 ton per jam)
= 1,464 jam + 0.5 jam + 0.34 jam
= 1,464.84 jam
= 61.035 hari
= 62 hari
Jadi, waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan untuk produk cakra kembar kemasan 25 kg yang bahan bakunya berasal dari negara Australia adalah sebesar 62 hari sedangkan deadline yang diberikan pelanggan adalah 14 hari. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan lebih besar dari deadline yang diberikan pelanggan, kesimpulannya perusahaan harus memilih MTS sebagai strategi dalam merespon pesanan dari pelanggan.
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Kunci Biru (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.3.
Nilai Parameter Service Consideration Kunci Biru 2010
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan adalah sebagai berikut : Waktu yang dibutuhkan = lead time pemasok + setup
time production + waktu produksi
= lead time pemasok + setup time production + ( jumlah produksi rata – rata / tingkat produksi ) = 61 hari + 30 menit +
(144.52 ton / 895.84 ton per jam)
= 1,464 jam + 0.5 jam + 0.16 jam
Parameter Nilai
Lead time pemasok 61 hari Setup time production 30 menit
Tingkat produksi 21,500 / 24jam = 895.84 Jumlah produksi rata-rata 14,,596.9 / 101 = 144.52 Deadline pelanggan 14 hari
= 1,464.44 jam
= 61.027 hari
= 62 hari
Jadi waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan untuk produk Kunci Biru kemasan 25 kg yang bahan bakunya berasal dari negara Australia adalah sebesar 62 hari sedangkan deadline yang diberikan pelanggan adalah 14 hari. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan lebih besar dari deadline yang diberikan pelanggan, kesimpulannya perusahaan harus memilih MTS sebagai strategi dalam merespon pesanan dari pelanggan.
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Segitiga Biru (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.4.
Nilai Parameter Service Consideration Segitiga Biru 2010
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan adalah sebagai berikut :
Parameter Nilai
Lead time pemasok 61 hari Setup time production 30 menit
Tingkat produksi 21,500 / 24jam = 895.84 Jumlah produksi rata-rata 398,590.625 / 1450 = 274.89 Deadline pelanggan 14 hari
Waktu yang dibutuhkan = lead time pemasok + setup time production + waktu produksi
= lead time pemasok + setup time production + ( jumlah produksi rata – rata / tingkat produksi )
= 61 hari + 30 menit + (274.89 ton / 895.84 ton per jam)
= 1464 jam + 0.5 jam + 0.306 jam
= 1464.806 jam
= 61.033 hari
= 62 hari
Jadi waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan untuk produk Segitiga Biru kemasan 25 kg yang bahan bakunya berasal dari negara Australia adalah sebesar 62 hari sedangkan deadline yang diberikan pelanggan adalah 14 hari. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan lebih besar dari deadline yang diberikan pelanggan, kesimpulannya perusahaan harus memilih MTS sebagai strategi dalam merespon pesanan dari pelanggan.
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Lencana Merah (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.5.
Nilai Parameter Service Consideration Lencana Merah 2010
B
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan adalah sebagai berikut :
Waktu yang dibutuhkan = lead time pemasok + setup time production + waktu produksi
= lead time pemasok + setup time production + ( jumlah produksi rata – rata / tingkat produksi )
= 61 hari + 30 menit + ( 317.71 ton / 895.84 ton per jam )
= 1,464 jam + 0.5 jam + 0.41 jam
= 1,464.91 jam
= 61.037 hari
= 62 hari
Parameter Nilai
Lead time pemasok 61 hari Setup time production 30 menit
Tingkat produksi 21,500 / 24jam = 895.84 Jumlah produksi rata-rata 278,004.325 / 875 = 317.71 Deadline pelanggan 14 hari
Jadi waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan untuk produk lencana merah kemasan 25 kg yang bahan bakunya berasal dari negara Australia adalah sebesar 62 hari sedangkan deadline yang diberikan pelanggan adalah 14 hari. Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan lebih besar dari deadline yang diberikan pelanggan, kesimpulannya perusahaan harus memilih MTS sebagai strategi dalam merespon pesanan dari pelanggan.
Tabel 3.6. Hasil perhitungan
MTS dan MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan Nama
Produk
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan
Tanda Deadline Pelanggan
Keputusan
Cakra Kembar
62 hari > 14 hari MTS
Segitiga Biru
62 hari > 14 hari MTS
Kunci Biru 62 hari > 14 hari MTS
Lencana Merah
62 hari > 14 hari MTS
Berdasarkan hasil perhitungan MTS / MTO berdasarkan pertimbangan pelayanan terhadap keempat produk sampel harus diproses secara MTS. Hal ini dapat dilihat dari Tabel 3.6 dimana waktu yang diperlukan perusahaan untuk memenuhi pesanan pelanggan lebih lama dibandingkan dengan waktu deadline yang ada.
2. Demand Analysis
Pada tahap yang kedua, perhitungan MTS dan MTO akan dilakukan berdasarkan pada analisis permintaan.
Analisis permintaan dinyatakan dalam koefisien variasi penjualan yang akan dipasangkan dengan lead time pengiriman.
Untuk melakukan perhitungan MTS / MTO berdasarkan analisis permintaan, ada beberapa parameter yang harus dipenuhi :
a. Lead Time pengiriman
Lead Time pengiriman merupakan waktu yang diperlukan dalam pemenuhan pesanan yang dimulai dari penerimaan pesanan sampai pesanan pelanggan siap dikirimkan ke pelanggan.
b. Rata-rata penjualan
Rata-rata penjualan merupakan nilai yang diperoleh dari data penjualan Bogasari yang didapat dari total penjualan dibagi dengan jumlah pesanan.
c. Standar deviasi penjualan
Standar deviasi penjualan merupakan nilai yang diperoleh dari data penjualan Bogasari untuk menghasilkan nilai standar deviasi penjualan.
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Cakra Kembar (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.7.
Nilai Parameter Demand Analysis Cakra Kembar 2010
B
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan analisis permintaan adalah sebagai berikut :
Koefisien Variasi Penjualan = Standar Deviasi Penjualan Rata - rata Penjualan
= 363.17 ton / 311.08 ton
= 1.17 ton
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Kunci Biru (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.8.
Nilai Parameter Demand Analysis Kunci Biru 2010
Parameter Nilai
Lead time pengiriman 62 hari
Rata-rata penjualan 279,979.375 / 900 pesanan = 311.08 ton
Standar deviasi penjualan 363.17 ton
Parameter Nilai
Lead time pengiriman 62 hari
Rata-rata penjualan 14,596.9 / 101 pesanan = 144.52 ton Standar deviasi penjualan 33.9 ton
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan analisis permintaan adalah sebagai berikut :
Koefisien Variasi Penjualan = Standar Deviasi Penjualan Rata –rata Penjualan
= 33.9 ton / 144.52 ton
= 0.23 ton
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Segitiga Biru (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Tabel 3.9. Nilai Parameter Demand Analysis Segitiga Biru 2010
B e
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan analisis permintaan adalah sebagai berikut :
Koefisien Variasi Penjualan = Standar Deviasi Penjualan Rata –rata Penjualan
= 261.37ton / 274.89 ton
= 1 ton
Nilai parameter yang diketahui untuk produk merk Lencana Merah (kemasan 25 kg) tahun 2010 :
Parameter Nilai
Lead time pengiriman 62 hari
Rata-rata penjualan 398,590.625 / 1,450 pesanan = 274.89 ton Standar deviasi penjualan 261.37 ton
Tabel 3.10.
Nilai Parameter Demand Analysis Lencana Merah 2010
B e
Berdasarkan nilai parameter yang diketahui, perhitungan MTS atau MTO berdasarkan analisis permintaan adalah sebagai berikut :
Koefisien Variasi Penjualan = Standar Deviasi Penjualan Rata –rata Penjualan
= 370.48 ton / 317.71 ton
= 1.17 ton
Berikut ini grafik variasi penjualan dan permintaan rata-rata sebagai berikut :
Gambar 3.13.
Grafik koefisien variasi Penjualan dan Permintaan Rata – Rata
Parameter Nilai
Lead time pengiriman 62 hari
Rata-rata penjualan 278,004.325 / 875 pesanan = 317.71 ton Standar deviasi penjualan 370.48 ton
Grafik diatas dibagi menjadi empat daerah yang terdiri dari :
1. Daerah A dimana produk dengan volume penjualan yang tinggi dan variasi yang besar sehingga kandidat ini cocok untuk MTS.
2. Daerah B dimana produk dengan volume penjualan yang tinggi dan variasi yang kecil sehingga kandidat ini cocok untuk MTS.
3. Daerah C dimana produk dengan volume penjualan yang rendah dan variasi yang besar sehingga kandidat ini cocok untuk MTO.
4. Daerah D dimana produk dengan volume penjualan yang rendah dan variasi yang kecil sehingga kandidat ini cocok untuk MTO.
Hasil perhitungan MTS / MTO berdasarkan demand analysis terhadap keempat produk sampel menghasilkan alternatif MTS dimana keempat produk sampel berada pada daerah B dimana produk yang dihasilkan dalam volume penjualan yang tinggi dan koefisien variasi penjualan yang kecil seperti yang tersaji pada grafik 3.13.
3. Cost Analysis
Pada tahap ketiga, akan dilakukan perhitungan biaya untuk perbandingan biaya antara alternative MTS/MTO
sehingga dapat diketahui alternatif mana yang menghasilkan biaya yang minimal.
Untuk melakukan perhitungan MTS / MTO berdasarkan analisis biaya, ada beberapa parameter yang harus dipenuhi : a. Jumlah pesanan ke pemasok
Jumlah pesanan ke pemasok merupakan jumlah bahan baku yang dipesan ke pemasok
b. Biaya pemesanan
Biaya pemesanan merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam melakukan setiap pesanan.
c. Biaya penyimpanan persediaan
Biaya penyimpanan persediaan merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam melakukan pemeliharaan bahan baku.
Nilai parameter yang diketahui untuk bahan baku hard wheat tahun 2010 :
Tabel 3.11.
Nilai Parameter Cost Analysis Hard Wheat 2010
N N N i
Parameter Nilai
Jumlah total pesanan ke pemasok 70 kali dalam 1 tahun Biaya pemesanan Rp. 5.000.000 per pesanan Biaya penyimpanan Rp. 30.000 / ton per hari Biaya persiapan produksi Rp. 100.000 / ton Permintaan bahan baku per tahun 1,302,606.326 ton
Jumlah hari kerja 300 hari
Service level 90% (1.28)
Standar deviasi 3,328.26
Nilai parameter yang diketahui untuk bahan baku soft wheat tahun 2010 :
Tabel 3.12.
Parameter Cost Analysis Soft Wheat 2010
Perhitungan biaya MTO
Perhitungan total biaya MTO terdiri dari biaya pemesanan bahan baku dan biaya persiapan produksi. Dalam alternatif MTO diasumsikan tidak terdapat persediaan bahan baku untuk itu perhitungan biaya persediaan tidak diperhitungkan.
a. Perhitungan biaya MTO untuk bahan baku Hard Wheat 2010
Biaya pemesanan = jumlah pesanan ke pemasok x biaya pemesanan
= 70 kali pesanan X Rp. 5,000,000 = Rp 350,000,000
Parameter Nilai
Jumlah total pesanan ke pemasok
60 kali dalam 1 tahun
Biaya pemesanan Rp. 5.000.000 per pesanan Biaya penyimpanan Rp. 30.000 / ton per hari Permintaan bahan baku per
tahun
563,915.405 ton
Jumlah hari kerja 300 hari
Service level 90% (1.28)
Standar deviasi 2968.64
Biaya penyimpanan = (jumlah per pesanan/ 2) x biaya penyimpanan
= ((1,302,606.326/70)/2) X Rp 30,000
= (18,608.6618/2) x Rp 30,000 = 9,304.3309 x Rp 30,000 = Rp 279,129,927
Total Biaya = biaya pemesanan + biaya penyimpanan = Rp 350,000,000 + Rp 279,129,927 = Rp 629,129,927
b. Perhitungan biaya MTO untuk bahan baku Soft Wheat 2010
Biaya pemesanan = jumlah pesanan ke pemasok X biaya pemesanan
= 60 kali pesanan X Rp. 5,000,000 = Rp 300,000,000
Biaya penyimpanan = (jumlah per pesanan/ 2) x biaya penyimpanan
= ((563,915.405 /60)/2) X Rp 30,000 = (9,398.59/2) x Rp 30,000
= 4,699.295x Rp 30,000 = Rp 140,978,850
Total Biaya = biaya pemesanan + biaya penyimpanan = Rp 300,000,000 + Rp 140,978,850 = Rp 440,978,850
Perhitungan biaya MTS
Alternative MTS memiliki persediaan untuk itu sebelum melakukan perhitungan MTS, perhitungan persediaan akan dilakukan terlebih dahulu. Metode yang digunakan dalam mengelola persediaan agar dapat menghasilkan biaya yang minimum adalah metode EOQ.
1. Perhitungan EOQ a. Safety Stock
Safety Stock merupakan stok pengaman atau cadangan yang dimiliki oleh perusahaan untuk mengantisipasi ketidak pastian dalam permintaan.
Safety Stock = Z x σd x Dimana
Z = nilai standar deviasi yang terkait dengan probabilitas tingkat pelayanan.
σd = nilai standar deviasi dari permintaan harian.
= lead time dari pemasok.
Perhitungan safety stock untuk bahan baku hard wheat 2010 :
Safety Stock = Z x σd x = 1.28 x 3,328.26 x = 1.28 x 3,328.26 x 7.81 = 33,271.94
= 33,272 ton (pembulatan)
Perhitungan safety stock untuk bahan baku soft wheat 2010 :
Safety Stock = Z x σd x = 1.28 x 2,968.64 x = 1.28 x 2,968.64 x 7.81 = 29,670.9
= 29,671 ton (pembulatan) b. EOQ / Q*
EOQ / Q* merupakan kuantitas order yang paling optimal / ekonomis.
Q* =
Dimana
D = permintaan per tahun.
S = biaya pemesanan.
H = biaya penyimpanan.
Perhitungan EOQ untuk bahan baku hard wheat 2010 :
Q* =
=
=
=
= 20,837.51685462226
= 20,838 ton (pembulatan)
Perhitungan EOQ untuk bahan baku soft wheat 2010 :
Q* =
=
=
=
= 13,710.28087482772 =13,710.28 ton (pembulatan) c. ROP (Reorder Point)
ROP merupakan titik dimana harus melakukan pemesanan kembali untuk mengisi persediaan.
ROP = (d x L) + safety stock Dimana
d = permintaan kebutuhan harian.
L = lead time dari pemasok.
Safety stock = stok pengaman dari persediaan.
Perhitungan ROP untuk bahan baku hard wheat 2010 : ROP = (d x L) + safety stock
= ((1,302,606.326 /300) x 61) + 33,272
= (4,342.021 x 61) + 33,272 = 264,863.281 + 33,272 = 298,135.281 ton
Perhitungan ROP untuk bahan baku soft wheat 2010 : ROP = (d x L) + safety stock
= ((563,915.405 /300) x 61) + 33,272
= (1,879.718 x 61) + 33,272 = 114,662.798 + 29,671 = 144,333.798 ton
Setelah melakukan perhitungan EOQ maka perhitungan biaya MTS dapat dilakukan. Berikut ini perhitungan MTS :
2. Perhitungan biaya
a. Perhitungan biaya MTS untuk bahan baku Hard Wheat 2010
Biaya pemesanan = jumlah pesanan ke pemasok x Biaya pemesanan
= (jumlah permintaan bahan baku / Q*) x biaya pemesanan = (1,302,606.326 / 20,838) X Rp.
5,000,000
= 62.511 x Rp. 5,000,000 = Rp 312,555,000
Biaya penyimpanan = (Q*/ 2 + safety stock) x biaya penyimpanan
= (20,838/2 + 33,272) x Rp 30,000 = 43,691 x Rp 30,000
