BAB I. PENDAHULUAN
H. Alat Pengendalian Transaksi
I. Alat Bantu Dokumentansi
1. Bagan Alir(Flowchart)dan Bagan AlirData
Flowchart sistem digunakan oleh personal sistem dan manajemen.
Flowchart sistem mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam
sebuah sistem. Sebuah flowchart sistem menunjukkan titik awal input,
tahapan proses, mode pemrosesan. Di dalam mode pemrosesan dapat
diketahui apakah masih menggunakan manual atau sudah menggunakan
mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses dan media,
bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan.
(Bodnar,Hopwood 2006:44).
Flowchart program digunakan terutama oleh personel
pengembangan sistem. Flowchart program juga disebut sebagai flowchart
block, dibandingkan dengan flowchart sistem, lebih detail dalam
menggambarkan setiap fungsi pemrosesan. Setiap fungsi pemrosesan
yang tergambar dalam flowchart dirinci lebih detail dalam flowchart
program. Flowchart sistem terkait dengan fase analisis dari sebuah
proyek sistem, sedangkan flowchart program terkait dengan fase desain.
Flowchart program merupakan tahapan awal desain sebelum dilakukan
desain sistem secara keseluruhan dan penulisan kode program komputer.
(Bodnar,Hopwood 2006:47).
Systems Flowchart adalah penyajian secara grafis dari sistem informasi dan sistem operasi yang terkait. Sistem informasi meliputi,
proses aliran logis, input, output dan arsip. Sedangkan sistem operasi
yang terkait mencakup entitas, aliran fisik, dan kegiatan operasi..
Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir
dokumen. Banyak cara untuk menggambarkan bagan alir dokumen
suatu sistem dan simbol-simbol untuk pembuatan bagan alir. Berikut
adalah Alat analisis atau simbol dari systems flowchart dengan
maknanya masing-masing (Diana, Lilis. 2012:41).
Tabel 1. Tabel simbol bagan alir dokumen (Document Flowchart) Dokumen. Simbol ini digunakan
untuk menggambar semua jenis
dokumen yang merupakan formulir
yang digunakan untuk merekam data
terjadinya suatu transaksi
Dokumen dan tembusannya. Simbol
ini digunakan untuk menggambarkan
dokumen asli dan tembusannya.
Nomor lembar dokumen
dicantumkan.
Berbagai dokumen. Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan
berbagai jenis dokumen yang
digabungkan bersama di dalam satu
1 2 FAKTUR Surat Masuk 2 SOP 2 Fakrut penjualan 2 Surat Masuk 2 SOP 2 Fakrut penjualan 2
paket.
Catatan. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan catatan akuntansi
yang digunakan untuk mencatat data
yang direkam sebelumnya di dalam
dokumen atau formulir
Penghubung pada halaman yang
sama. Dalam menggambar bagan
alir, arus dokumen dibuat mengalir
dari atas ke bawah dan dari kiri ke
kanan
Akhir arus dokumen dan
mengarahkan pembaca ke simbol
penghubung halaman yang sama
yang bernomor seperti yang
tercantum dalam simbol tersebut
Awal arus dokumen yang berasal
dari simbol penghubung halaman
yang sama, yang bernomor seperti
yang tercantum di dalam simbol
tersebut.
1
Penghubung pada halaman yang
berbeda. Jika untuk menggambarkan
bagan alir suatu sistem akuntansi
diperlukan lebih dari satu halaman,
simbol ini harus digunakan untuk
menunjukkan kemana dan
bagaimana bagan alir terkait satu
dengan yang lainnya
Kegiatan manual. Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan
kegiatan manual seperti: menerima
order dari pembelian, mengisis
formulir, membandingkan,
memeriksa berbagai jenis kegiatan
klerikal yang lain
Keterangan komentar. Simbol ini
memungkinkan ahli sistem
menambahkan keterangan untuk
memperjelas pesan yang
Arsip sementara. Simbol ini
digunakan untuk menunjukkan
tempat penyimpanan dokumen
seperti almari arsip dan kotak arsip
Arsip permanen. Simbol ini
digunakan untuk menggambarkan
arsip permanen yang merupakan
tempat penyimpanan dokumen yang
tidak akan diproses dalam sistem
akuntansi yang bersangkutan
On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pemasukkan
data ke dengan komputer secara
on-line. Nama program ditulis di dalam
simbol
Keying (typing verifing). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke
dalam komputer melalui on-line terminal
Pita magnetik (magnetic tape).
Simbol ini menggambarkan arsip
komputer yang berbentuk pita
On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer
yang berbentukon-line
Keputusan. Simbol ini
menggambarkan keputusan yang
harus dibuat dalam proses
pengolahan data. Dthnya keputusan
ya dan tidak.
tidak digambarkan jika arus
dokumen mengarah ke bawah dan
kekanan. Jika anak panah keatas
datau kekiri, anak panah perlu
dicantumkan
Persimpangan garis alir. Jika dua
garis alir bersimpangan untuk
menunjukkan arah masing-masing
garis, salah satu garis dibuat sedikit
melengkukng tepat pada
persimpangan ke dua garis tersebut
Ya
Pertemuan garis alir. Simbol ini
digunakan jika dua garis alir bertemu
dan salah satu garis mengikuti arus
garis lainnya
Mulai/berakhir(terminal). Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
awal dan akhir suatu sistem
akuntansi
Masuk ke sistem. Karena kegiatan di
luar sistem tidak perlu digambarkan
dalam bagan alir, maka diperlukan
simbol untuk menggambarkan masuk
ke sistem yang digambarkan dalam
bagan alir
Keluar ke sistem lain. Karena
kegiatan di luar sistem tidak perlu
digambarkan dalam bagan alir, maka
diperlukan simbol untuk
menggambarkan keluar ke sistem
lain
Sumber data : Mulyadi (2001:60-63) Dari Pemasok
Ke sistem Penjualan
2. Bagan Alir Data (Data Flow Diagram)
Menurut Mulyadi (2001:58) Bagan alir data adalah suatu model
yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data
dalam suatu sistem.
a. Beberapa Simbol yang digunakan untuk menggambarkandata flow diagram(Jogiyanto, 2005:700):
1) Kesatuan Luar (external entity)
Kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem
yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang
berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem. Kesatuab luar dapat berupa:
a) Suatu kantor, departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi
di luar sistem yang sedang dikembangkan.
b) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar
sistem yang sedang dikembangkan.
c) Suaru organisasi atau orang yang berada di luar organisasi
seperti misalnya langganan, pemasok.
d) Sistem informasi yang lain di luar sistem yang sedang
dikembangkan.
e) Sumber asli dari suatu transaksi.
f) Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh suatu
Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi
kotak dan diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri
atas.
atau
2) Arus data (data Flow)
Arus data diberi simbol suatu panah dan mengalir diantara
proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk suatu sistem atau hasil dari proses
sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut:
a) Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahan.
b) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
c) Tampilan atau output dari layar komputer.
d) Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.
e) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
f) Transmisi data dari komputer ke komputer lain.
Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai
arti. a. Langganan b. Akuntansi a. Langganan 1 Proses Order Langganan Order Langanan
3) Proses (Process)
Suatu Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh
orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang
masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan
keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan
simbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang
tegak dengan sudut-sudut tumpulnya.
atau
4) Simpanan data (data store)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:
a) Suatu file atau database di sistem komputer.
b) Suatu arsip atau catatan manual.
c) Suatu kotak tempat data di meja seseorang
d) Suatu tabel acuan manual.
e) Suatu agenda atau buku
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang
garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya. Identifikasi
nama proses
3. Entity Relationship Diagram(ERD)
a. PengertianEntity Relationship Diagram
Menurut Romney (2006: 134)Entity Relationship Diagram
merupakan suatu teknik grafik yang menggambarkan
skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena
diagram tersebut menunjukkan berbagai entitasyang dimodelkan, serta hubungan antara-entitas tersebu. Diagram
E-R tidak hanya menunjukkan isi dari databse tetapi
digunakan untuk medokumentasikan dan memahami
database yang telah ada.
b. Jenis-jenis Entitas dalam ERD
Jenis-jenis entitas yang digunakan yang terdapat di dalam
entitas suatu diagram yaitu sebagai berikut: ( Romney,
2006:135-137) .
1) Sumber Daya (resource)
Sumber daya merupakan hal-hal yang memiliki nilai
ekonomi bagi organisasi.
2) Kegiatan (event)
Berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin
dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan
3) Pelaku (agent)
Adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam
kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk
tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
c. Simbol-simbol yang digunakan didalam ERD
Menurut Winarno (2006:7.9) ERD menggunakan dua
macam simbol yang digunakan yaitu:
1) Entity
Segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan
dan disimpan oleh organisasi. Misalnya, pegawai dan
pelanggan. Entitas digambarkan dalam bentuk persegi
empat (Romney, 2006:134)
2) Relationship
Relasi yang biasanya digunakan untuk menunjukkan
kata kerja. Relasi biasanya digambar dengan bentuk
segitiga (Winarno, 2006:7.9).
PEGAWAI
Mengirim gaji
d. Hubungan antar entitas
Didalam entitas terdapat tiga hubungan yaitu: (Romney, Jhon
Stembart. 2006:144)
1) Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship) (1:1)
Terjadi saat kardinalitas maksimun untuk setiap entitas dalam
hubungannya adalah 1 satu.
2) Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N)
Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam
hubungannya adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas
lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.
3) Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship)
(M:N).
Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu
hubungan adalah N.
2. Kamus Data
a. Pengertian Kamus Data
Menurut Jogiyanto (2005:725) Kamus data atau data dictionaryadalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem. Kamus data dapat
digunakan sebagai alat komunikasi anatar analisis sistem dengan
pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang
data yang masuk ke sistem. Isi dari kamus data adaalah sebagai
1) Nama arus data
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir dari
DAD, maka nama- dari arus data juga dicatat di kamus data.
2) Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain
ada.
3) Bentuk data
a) Data yang mengalir tercatat di suatu dokumen.
b) Data yang mengalir biasanya terdapat di media laporan
atauqueryatau dokumen hasil cetak komputer.
c) Dalam yang mengalir biasanya dalam bentuk variabel.
d) Poese rekaman data disimpan ke simpanan data.
e) Data yang mengalir biasanya berbentukfield.
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat
berupa:
a) Dokumen dasar atau formulir.
b) Dokumen hasil cetak komputer.
c) Laporan tercetak.
d) Tampilan di layar monitor.
e) Variabel.
f) Parameter.
4) Arus Data
Menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju.
5) Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data
yang dicatat, maka bagian penjelasan dapat diisi keterangan.
6) Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data ini dan perlu dicatat
di kamus data karena dapat digunakan untuk
mengidentifikasikan kapan input data dimasukan ke sistem.
7) Volume
Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya
simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari
alat input, alat pemroses dan alat input.
8) Struktur data
Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data yang terdiri
dari item-item data.