xvii
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN STUDI KASUS KOPERASI KREDIT GENTIARAS PRINGSEWU,
LAMPUNG
Wahyu Puji Antono Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) untuk mengetahui permasalahan dalam pelaksanaan sistem akuntansi penggajian yang terjadi di Koperasi Kredit Gentiaras. (3) untuk memberikan masukan mengenai rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang sesuai dengan kebutuhan Koperasi Kredit Gentiaras.
Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis diskriptif mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang dihadapi koperasi, (3) merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang terdiri dari perancangan struktur organisasi terpusat untuk penggajian, perancangan proses, perancangan database, perancangan input secara elektronik, perancangan output secara elektronik dan perancangan pengendalian.
xviii the payroll accounting system in Gentiaras Credit Cooperatives, (2) finding out the problems in the implementation of payroll accounting systems that occur in Gentiaras Credit Cooperative. (3) Suggesting the design of payroll accounting information systemsin accordance with the needs of the Gentiaras Credit Cooperative.
The steps taken to achieve the objectives of this study were: (1) conducting a descriptive analysis of the payroll accounting system implemented in the Gentiaras Credit Cooperative, (2) identifying problems and causes of the problems faced by cooperatives, (3) designing payroll accounting information systems which is consisting of designing a centralized organizational structure for payroll, designing process, designing database, designing an input electronically, designing an output electronically and a designing control.
From the results of the research and analysis it could be concluded that : (1) Gentiaras Credit Cooperative has a payroll accounting systems that support the operations of the company, but the payroll accounting system still requirea development, (2) problems faced in the payroll accounting system were the inadeguate internal control and the ineffective management control, (3) the accounting information system design is proposed and is expected to meet the needs of the company included designing organizational structures, databases, electronic inputs, outputs and control electronic.
ANALYSISANDDESIGN OFPAYROLLACCOUNTING
SYSTEMA CASE STUDY ON GENTIARAS CREDIT
COOPERATIVEINPRINGSEWU, LAMPUNG
ANALISIS DAN P
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI A
PENGGAJIAN
asus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lam
SKRIPSI
iajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Progam Studi Akuntansi
Oleh:
Wahyu Puji Antono
NIM : 092114023
ANALISIS DAN P
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI A
PENGGAJIAN
asus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lam
SKRIPSI
iajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Progam Studi Akuntansi
Oleh:
Wahyu Puji Antono
NIM : 092114023
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto
Hatiku Bersukaria Karena Allah Penyelamatku
“Tuhan adalah kekuatanku dan perisaiku; kepada-Nya
hatiku percaya. Aku tertolong sebab itu beria-ria hatiku,
dan dengan nyanyianku aku bersyukur kepada-Nya.”
(MAZMUR 28:7)
Kupersembahkan untuk :
Tuhan Yesus Yang Selalu Menjadi Pegangan Hidupku.
Bunda Perawan Maria dan Santo Martinus yang memberiku
kekutan.
Bapak ( FB Marsudi), Ibu ( Ch Sartini) dan Kakak ( Maria
Diah)
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: ANALISI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Studi Kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 21 November 2013 adalah hasil karya saya
Dengan ini saya menyatakan bahwa sesungguhnya dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 23 Oktober 2013 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Wahyu Puji Antono
NIM : 092114023
Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan
Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN (Studi
Kasus pada Koprasi Kredit Gentiaras Pringsewu Lampung) beserta perangkat
yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada
perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan
dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data.
Mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya secara terbatas dan
mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis
tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya
selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal: 23 Oktober 2013 Yang menyatakan:
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terimakasih kuucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
skripsi ini dengan judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Infromasi Akuntansi
Penggajian, studi kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung”.
Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh
gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Sanata Dharma.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini
tidak mungkin dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis ingin
menyampaikan terimakasih kepada:
1. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. Selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan
mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan untuk belajar
di Fakultas Ekonomi terutama di Prodi Akuntansi.
3. Drs. YP. Supardiyono, S.E., M.Si.., Akt., QIA., selaku Kepala Program Studi
Akuntansi.
4. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt., QIA, Selaku dosen pembimbing yang
telah berkenan membimbing dan membantu sepenuhnya dalam proses
penulisan skripsi ini.
5. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Ak., QIA., selaku dosen penguji skripsi.
viii
7. Nicko Kornelius Putra, S.E., yang telah membimbing dan memberikan
masukan-masukan yang berguna bagi penulis
8. Bapak Sutarno selaku manager Koperasi Kredit Gentiaras yang telah
memberikan izin untuk melakukan penelitian dan segenap karyawan Koperasi
Kredit Gentiaras yang telah membantu dengan mencarikan data yang
dibutuhkan.
9. Bapak, ibu dan mbk diah yang selalu memberikan semangat, doa dan motivasi
untukmenyelesaikan skripis ini.
10. Artan, Edu, dan Dita yang selalu memberikan motivasi dan membantu
berdiskusi bersama.
11. Teman-teman akuntansi angkatan 2009 terutama teman-teman kelas A yang
selalu berjuang bersama-sama dalam suka maupun duka.
12. Teman-teman Cana Community yang selalu memberikan semangat didalam
doa.
10. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak
dapat ditulis satu per satu.
Penulis Menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena
itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat
bagi pembaca.
Yogyakarta, 23 Oktober 2013
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN... ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI... v
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUANPUBLIKASI UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI... ... ix
DAFTAR TABEL... ... xiii
DAFTAR GAMBAR... ... xv
ABSTRAK... ... xvii
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah... 3
C. Batasan Masalah ... 3
D. Tujuan Penelitian ... 4
E. Manfaat Penulisan... 4
x BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem ... 7
B. Sistem Akuntansi ... 13
C. Sistem Akuntansi Penggajian ... 17
D. Sistem Infromasi Akuntansi... 35
E. Pengembangan Sistem ... 43
F. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) ... 45
G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian... 55
H. Alat Pengendalian Transaksi ... 58
I. Alat Bantu Dokumentansi... 66
J. Koperasi dan Jenis Koperasi... 80
K. Fungsi dan Peranan Koperasi ... 83
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 85
B. Teknik Pengumpulan Data... 85
D. Objek Penelitian dan Subyek Penelitian ... 86
E. Teknik Analisis Data ... 87
BAB IV GAMBARAN UMUM A. Sejarah dan Perkembangan ... 89
B. Visi, Misi dan Moto ... 93
xi
C. Lokasi Perusahaan ... 93
D. Jasa dan Pelayanan... 93
E. Struktur Organisasi ... 97
F. Personalia... 102
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras ... 103
B. Bagan Alir Dokumen ... 111
C. Identifikasi Masalah... 117
D. Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian Dalam Perusahaan dengan Teori ... 124
E. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 131
F. Rancangan Struktur Organisasi ... 133
G. Rancangan Deskripsi Tugas... 135
H. Perancangan Input... 136
I. Perancangan Output ... 152
J. Perancangan Prosedur Penggajian ... 155
K. Perancangan Pengendalian SIA ... 179
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 186
B. Keterbatasan Penelitian... 187
xii
DAFTAR PUSTAKA ... 189
xiii
DAFTAR TABEL
Table 1. Tabel simbol bagan alir dokumen (Document Flowchart) ... 67
Table 2. Tabel Perbandingan Sistem Pengendalian Internal antara Teori dengan Praktek... 118
Table 3. Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras denagn Teori Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek... 124
Table 4. Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Teori Mengenai Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian... 126
Table 5 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian antara Teori dengan Praktek. ... 128
Table 6 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek ... 130
Table 7 Tabel Rangkuman Masalah dan Solusi Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras... 131
Table 8 .Table Rancangan Kamus Data untuk Data Karyawan... 137
Table 9 Table Rancangan Kamus Data untuk Absensi Karyawan ... 139
Table 10 Rancangan Kamus Data untuk Daftar Gaji Karyawan ... 140
Table 11 Table Rancangan Pengendalian Aplikasi ... 180
Table 12 Table Rancangan Pengendalian Masukan (input) ... 182
xiv
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian ... 31
Gambar 2. Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras ... 97
Gambar 3. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras ... 111
Gambar 4. Rancangan Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras Khusus Sistem Akuntansi Penggajian ... 134
Gambar 5. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Database antar Tabel ... 144
Gambar 6. Rancangan Form login... 145
Gambar 7. Rancangan Form Menu... 146
Gambar 8 Rancangan Form Data Karyawan ... 147
Gambar 9 Rancangan Form Absensi Karyawan... 149
Gambar 10 Rancangan Form Gaji Karyawan... 150
Gambar 11. Rancangan Output Laporan Data Karyawan ... 152
Gambar 12. Rancangan Output Laporan Absensi Karyawan. ... 153
Gambar 13. Rancangan Output Laporan Gaji Karyawan ... 154
Gambar 14. Rancangan Slip Gaji Karyawan ... 155
Gambar 15. RancanganFlowchartSistem Infrormasi Akuntansi Penggajian... 163
Gambar 16. Rancangan DFD Diagram Konteks ... 169
xvi
Gambar 18. Rancangan Diagram 0 (nol) ... 173
Gambar 19 Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 ... 175
Gambar 20. Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 ... 176
Gambar 21 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 ... 177
xvii ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN STUDI KASUS KOPERASI KREDIT GENTIARAS PRINGSEWU,
LAMPUNG
Wahyu Puji Antono Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) untuk mengetahui permasalahan dalam pelaksanaan sistem akuntansi penggajian yang terjadi di Koperasi Kredit Gentiaras. (3) untuk memberikan masukan mengenai rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang sesuai dengan kebutuhan Koperasi Kredit Gentiaras.
Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis diskriptif mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang dihadapi koperasi, (3) merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang terdiri dari perancangan struktur organisasi terpusat untuk penggajian, perancangan proses, perancangan database, perancangan input secara elektronik, perancangan output secara elektronik dan perancangan pengendalian.
xviii the payroll accounting system in Gentiaras Credit Cooperatives, (2) finding out the problems in the implementation of payroll accounting systems that occur in Gentiaras Credit Cooperative. (3) Suggesting the design of payroll accounting information systemsin accordance with the needs of the Gentiaras Credit Cooperative.
The steps taken to achieve the objectives of this study were: (1) conducting a descriptive analysis of the payroll accounting system implemented in the Gentiaras Credit Cooperative, (2) identifying problems and causes of the problems faced by cooperatives, (3) designing payroll accounting information systems which is consisting of designing a centralized organizational structure for payroll, designing process, designing database, designing an input electronically, designing an output electronically and a designing control.
From the results of the research and analysis it could be concluded that : (1) Gentiaras Credit Cooperative has a payroll accounting systems that support the operations of the company, but the payroll accounting system still requirea development, (2) problems faced in the payroll accounting system were the inadeguate internal control and the ineffective management control, (3) the accounting information system design is proposed and is expected to meet the needs of the company included designing organizational structures, databases, electronic inputs, outputs and control electronic.
ANALYSISANDDESIGN OFPAYROLLACCOUNTING
SYSTEMA CASE STUDY ON GENTIARAS CREDIT
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sumber daya manusia (SDM) merupakan modal dasar dari
pembangunan nasional. Oleh karena itu, Sumber Daya Manusia (SDM)
sebaiknya diarahkan dan dikembangkan agar dapat mencapai tujuan bersama.
Sumber Daya Manusia (SDM) sangat diperlukan oleh suatu perusahaan
karena, sumber daya manusia dapat mewujudkan visi dan misi suatu
organisasi. Sumberdaya manusia sebenarnya dapat dilihat dari dua aspek
yaitu aspek kualitas dan aspek kuantitatif. Aspek kuantitas mencakup jumlah
sumber daya manusia yang tersedia dan aspek kualitas merupakan
kemampuan sumber daya manusia baik fisik maupun nonfisik dalam
melaksanakan pembangunan.
Salah satu cara untuk mengembangkan sumber daya manusia di dalam
perusahaan yaitu dengan cara meningkatkan kompetensi individu karyawan
di dalam organisasi. Di dalam pengembangan sumber daya manusia harus
berusaha meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, moral pegawai dan
jabatan suatu pegawai dan diberikan suatu kontribusi kepada sumber daya
manusia sebagai usaha yang telah dilakukan dalam mewujudkan tujuan
organisasi berupa pembayaran gaji.
Pembayaran gaji dalam suatu organisasi biasanya menemukan masalah
dalam realisasinya, oleh karena itu pembayaran gaji karyawan mempunyai
informasi untuk mengetahui gaji yang akan diterima. Sistem di dalam
penggajian terdapat kelebihan dan kekurangan dengan melihat dari praktek
yang terjadi, sehingga kemudian dilakukan perbaikan baik pada organisasi
yang terkait, tugas, fungsinya dan sistem serta prosedurnya itu sendiri.
Sistem informasi akuntansi berperan penting untuk memperoleh
informasi keuangan, termasuk informasi penggajian, serta dapat dijadikan
sebagai alat pendeteksi penyimpangan yang terjadi. Sistem informasi
akuntansi dapat membantu manajemen dalam membuat suatu keputusan dan
manajemen dapat menggunakan prosedur-prosedur yang benar dan
terkomputerisasi agar memperkecil terjadinya kesalahan.
KOPDIT Gentiaras merupakan koperasi kredit yang anggotanya adalah
semua kalangan masyarakat dan karyawan koperasi dengan melandaskan
kegiatan dan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang
berdasarkan asas kekeluargaan. Koperasi ini bergerak dalam bidang
tabungan, dan pemberian kredit. Usaha-usaha yang telah dilakukan oleh
karyawan mendapat penghargaan berupa gaji. Koperasi Kredit Gentiaras di
dalam aktivitas organisasi sudah melakukan prosedur penggajian dan sudah
menggunakan sistem akuntansi dalam melakukan pencatatan gaji. Belum
terdapatnya sistem informasi akuntansi dan belum terdapat otorisasi yang
jelas serta tugas-tugas dalam sistem penggajian, sehingga dapat
memungkinkan terjadinya kecurangan. Koperasi Kredit Gentiaras seharusnya
melakukan prosedur sistem informasi secara lengkap, sehingga dengan
resiko kecurangan serta adanya penghitungan dengan menggunakan rumus
dari komputer.
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan serta
melihat pentingnya pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian
pada Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung maka penulis tertarik
untuk mencoba melakukan perancangan sistem informasi akuntansi
penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras. Oleh karena itu penelitian ini
diberi judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian Studi Kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu,
Lampung”
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem akuntansi penggajian yang dijalankan oleh Koperasi
Kredit Gentiaras?
2. Apakah ada masalah dalam sistem akuntansi penggajian di Koperasi
Kredit Gentiaras?
3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penggajian di
Koperasi Kredit Gentiaras?
C. Batasan Masalah
Prosedur penggajian di koperasi sudah menggunakan sistem akuntansi dan
sistem ini dapat menjadi langkah awal sistem informasi akuntansi,
aplikasi penggajian sederhana. Aplikasi penggajian hanya sampai pembuatan
slip gaji karyawan.
D. Tujuan Penelitian
Untuk memberikan suatu alternatif perancangan sistem informasi akuntansi
penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung.
E. Manfaat Penelitian.
1. Bagi Koperasi
Penelitian ini dapat digunakan sebagai evaluasi terhadap sistem yang
sudah ada dan dapat menjadi acuan dalam sistem informasi akuntasi
penggajian.
2. Bagi Penulis
Penilitian ini dapat memperdalam mengenai sistem akuntansi penggajian
dan dapat menjadi pembelajaran dalam membuat sistem informasi
akuntansi yang baik.
3. Bagi Universitas Sanata Dharma
Hasil dari penelitian ini dapat menjadi tambahan referensi pustaka
perpustakan dan dapat digunakan sebagai pedoman oleh pihak-pihak yang
F. Sistematika Penulisan
BAB I : Pendahuluan
Pada bab ini akan bihas mengenai latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah,
manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : Tinjuan Pustaka
Pada bab ini akan dibahas mengenai Pengertian sistem,
sistem akuntansi, Komponen utama sistem informasi,
Definisi Sistem Informasi Akuntansi, Metode sistem
informasi, Bagan ailr data, Sistem informasi akuntansi
penggajian, Penyusunan sistem untuk gaji, Sistem
penggajian berbasis komputer, Analisa sistem, Tahap
Perancangan, Pengertian koperasi, Jenis-jenis koperasi,
Fungsi dan peranan koperasi.
BAB III : Metode Penelitian
Pada bab ini berisi tentang metode penelitian yang
digunakan untuk menjawab rumusan masalah.
BAB IV : Gambaran Umum Perusahaan
Pada bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, maksud
dan tujuan perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan
BAB V : Pembahasan
Pada bab ini berisi analisa atas rumusan masalah yang
diajukan penulis.
BAB VI : Penutup
Pada bab ini menjelaskan kesimpulan dari pembahasan
yang berkaitan dengan rumusan masalah, keterbatasan
7 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2001:5), sistem adalah “suatu jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang berulang-ulang”.
Menurut Bodnar (2006:2) sistem adalah “rangkaian dari dua atau
lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut Diana, Lilis (2011:3) sistem adalah “serangkaian bagian
yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Tujuan dasar suatu sistem tergantung pada jenis sistem itu sendiri”.
Menurut Hall (2004:6) sistem adalah “kelompok dari dua atau
lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi
dengan tujuan yang sama”.
Berdasarkan definisi yang telah diuraikan diatas, maka dapat
diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu unsur-unsur yang saling
2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu: (Jogiyanto 2005:3-5)
a. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batasan sistem (boundry)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya.
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke
subsistem lainnya.
e. Masukan sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
dan masukan sinyal (signal input).Maintenanceinputadalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
f. Keluaran sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari enegri yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa
pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti menpunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem.
3. Komponen Utama Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (2001:11-14). Komponen bangunan sistem
informasi terdiri dari enam blok yaitu:
a. Blog Masukan (Input Block)
Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi
beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan
masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir
kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari dan papan
ketik (keyboard).
b. Blog Model (Model Blok)
Blog Model terdiri darilogico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai cara yang
berguna untuk memproduksi hasil yang dikehendaki.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa
informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat
manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern
maupun pemakai luar organisasi
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi.
Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan dan
mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta
mengendalikan seluruh sistem.
e. Blok Basis Data(Data Base Block)
Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi. Basis data
diperlakukan dari dua sudut pandang: secara fisik dan secara logis.
kartu buku besar, pita mengetik, disk, diskette, chip dan microfilm. Basis data dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan
dengan struktur penyimpanan data, karena struktur tersebut
menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi
untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
f. Blok Pengendalian(Control Block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan
acanaman, seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem,
kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, dan
sabotase.
3. Metode Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (2001:53). Usulan desain sistem secara garis
besar terdiri dari:
1. Evaluasi Sistem
Tahap Evaluasi Sistem menentukan persyaratan yang harus
dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi
yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki
kemampuan untuk memenuhi persyaratanyang dituntut oleh sistem
informasi.
2. Desain Sistem Secara Rinci
Dalam tahap ini, analis sistem melakukan desain rinci
informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para
pemakai.
3. Penyusunan Laporan Final desain Sistem Secara Rinci
Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem
dalam dokumen tertulis yang disebut: Laporan Final Desain Sistem
Secara Rinci.
4. Akuntansi Sebagai Sistem Informasi
Konsep akuntansi sebagai sebuah sistem infromasi, terdiri dari:
(Wahyono, 2004:13-15).
1. Data akuntansi
Data yang akan diolah dalam sistem akuntansi untuk mendapatkan
informasi akuntansi. Data tersebut bisa berupa data keuangan
maupun data non-keuangan. Semua data yang diperoleh tersebut
dicatat dalam buku-buku perusahaan yang terdiri dari buku kas,
buku bank, buku penjualan, buku pembelian dan sebagainnya. Jenis
dan ragam buku tersebut tergantung kebutuhan masing-masing
perusahaan. Perusahaan bersekala kecil mungkin hanya
membutuhkan buku-buku seperti yang telah disebutkan diatas.
2. Pemrosesan data akuntansi
Informasi akuntansi ini dilakukan melalui beberapa langkah, mulai
dari pengklasifikasian data sampai pada penyusunan laporan. Pada
tahap ini dilakukan penggolongan data, apakah suatu data termasuk
3. Informasi akuntansi
Informasi akuntansi akan dipergunakan oleh berbagai kelompok
pemakai. Para pemakai informasi akuntansi dapat dikelompokkan
menjadi dua golongan yaitu golongan pemakai yang memiliki
kepentingan langsung dan golongan pemakai yang tidak memiliki
kepentingan langsung. Golongan pertama, yaitu pengguna informasi
yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan, antara lain adalah
pemilik perusahaan dan juga karyawan perusahaan yang ingin
mendapatkan informasi mengenai kondisi perusahaan, termasuk
untuk melihat gaji karyawan. Golongan kedua, yaitu pengguna
informasi yang tidak memiliki kepentingan langsung, misalnya
pemerintah, yang dalam hal ini instansi perpajakan yang ingin
mempunyai dasar untuk menaksir pajak atau denda yang akan
dikenakan terhadap perusahaan, sedangkan untuk koperasi informasi
untuk golongan kedua adalah anggota koperasi, dengan asumsi
melihat hasil kerja koperasi.
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah kegiatan-kegiatan yang dijalankan oleh
manusia, alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan laporan-laporan
yang ada dalam suatu organisasi yang berguna menyajikan informasi
bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi tidak hanya
individu atau organisasi-organisasi non perusahaan seperti pemerintahan,
rumah sakit, dan lembaga sosial. (Sugiarto, Sudibyo 1985:23)
Sistem Akuntansi harus dirancang untuk melayani berbagai
pemakai dari informasi, termasuk didalamnya pemilik perusahaan,
pengelola, kreditur dan pemerintah. Sistem akuntansi secara umum dapat
diberi pengertian sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang
berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan. (Sugiarto,Sudibyo
1985 :28)
2. Unsur-Unsur Sistem Akuntasi
Unsur- unsur dalam suatu sistem akuntansi yang utama adalah
sebagai berikut:
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi
direkam di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah
media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang
terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini data yang
bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar
pencatatan dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media
yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan
adalah formulir yang dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan
Formulir adalah suatu dokumen yang memuat informasi konstant
yang tercetak dan mempunyai bagian luang untuk diisi dengan data dan
formulir bagian integral dari suatu sistem akuntansi. Formulir dapat
dirancang sebagai input untuk suatu sistem akuntansi, dan dapat pula
dirancang sebagai output dari sistem yang sama atau sebagai catatan
perantara yang ada di dalam sistem.(Sugiarto,Sudibyo 23;29)
Didalam formulir mempunyai beberapa fungsi (Sugiarto,Sudibyo
90:1985):
1. Untuk meningkatkan tanggung jawab otorisasi, pencatatan atau
penyelesaian suatu transaksi perusahaan
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan tulis-menulis.
3. Untuk menyampaikan informasi penting dari satu orang ke orang
yang lainnya baik dalam satu organisasi maupun antar organisasi.
4. Untuk mencatat transaksi yang telah terjadi.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, meringkas data keuangan dan data
lainnya. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya
diklasifikasikan menurut penggolongannya yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan dan terdapat
kegiatan peringkasan data yang berupa jumlah rupiah tertentu
c. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dan
rekening inidapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan
untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan
rinciannya lebih lanjut yaitu buku pembantu. Buku pembantu terdiri
dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang
tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan
buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak
ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat
berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan,
laporan harga pokok, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok
penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar
saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi
yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk
hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor
C. Sistem Akuntansi Penggajian
1. Pengertian Penggajian
Penggajian menurut Mulyadi (2001:374) merupakan pembayaran
atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai
jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap per
bulan. Menurut Mulyadi (2001:17) Sistem akuntansi penggajian adalah
sistem akuntansi yang dirancang untuk menangani transaksi perhitungan
gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Manajemen sangat
memerlukan informasi dalam penggajian oleh karena itu, informasi yang
sangat dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian:
a. Jumlah gaji yang menjadi beban perusahaan selama perioda
akuntansi tertentu.
b. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
c. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu.
d. Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap
2. Fungsi-fungsi yang terkait.
Menurut Mulyadi (2001:382), fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, menentukan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian
karyawan.
b. Fungsi Pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern
yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan
tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.
e. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna
pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk
f. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi
akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan.
g. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai
tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap
karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang
berhak.
3. Dokumen yang digunakan.
Menurut Mulyadi (2001:374-379), dokumen yangdigunakan dalam
sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan, dan lain
sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirim ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar
b. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk
kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah
langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah
disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam
perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja
langsung pabrik untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam
perusahaan yang berproduksi masa, karyawan pabrik mengerjakan
pekerjaan yang sama dari hari kehari sehingga tidak diperlukan data
untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik.
Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan
d. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran
untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan
yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat
untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya denga
produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga
kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan rekap daftar
gaji dan upah.
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini
dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji
dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah. Dihalaman muka amplop gaji dan upah
nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima
karyawan tertentu.
h. Bukti Kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
4. Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:382), catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen
dalam perusahaan.
b. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung
yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja memproduksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu
biaya ini adalah memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir
d. Kartu Penghasilan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam
kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21
yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan digunakan
sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan
ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap
karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri.
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
Menurut Mulyadi (2001:386), fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Dalam prosedur ini fungsi pencatatan waktu mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatat waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir
biasa, yang karyawan harus mengotorisasi setiap hadir dan pulang
dari perusahaan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk
menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji
bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan
b. Prosedur Pencatatan waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan
pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa
karyawan tersebut.
c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat
daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai
pengangkatan karyawan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji
karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi
mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat
daftar gaji. Potongan PPh Pasal 21 dicantumkan di daftar gaji.
d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan
untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Pembayaran gaji dan
upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada
karyawan.
6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2001:387-395), fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Bagian Pencatatan Waktu
1) Mencatat jam hadir karyawan
2) Membuat daftar hadir
3) Mendistribusikan daftar hadir dan jam hadir sebagai berikut:
a) Kartu Jam Hadir Lembar pertama diserahkan kepada bagian
gaji dan upah.
b) Daftar hadir karyawan lembar pertama diserahkan kepada
bagian gaji dan upah.
b. Bagian Gaji dan Upah
1) Menerima kartu jam hadir lembar pertama dan daftar hadir
karyawan lembar pertama dari bagian pencatatn waktu.
2) Membuat daftar gaji
3) Membuat rekap daftar gaji
4) Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji dan surat
a) Daftar gaji lembar pertama dibuat untuk mengisi kartu
penghasilan karyawan, dan daftar gaji tersebut diserahkan
ke bagian utang.
b) Daftar gaji lembar kedua diserahkan kebagian utang.
c) Rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua diserahkan ke
bagian utang.
d) Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian utang.
e) Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian utang.
5) Menerima kartu penghasilan karyawan, daftar gaji lembar ketiga
dan bukti kas lembar ketiga dari bagian kassa
6) Mengarsipkan secara permanen kartu penghasilan karyawan
sesuai dengan abjadnya.
7) Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar ketiga
dan daftar gaji lembar kedua sesuai dengan tanggalnya
c. Bagian Utang
1) Menerima daftar gaji lembar pertama dan kedua dari bagian gaji
dan upah.
2) Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua bagian
gaji dan upah.
3) Menerima surat pernyataan gaji bagian gaji dan upah.
4) Menerima kartu penghasilan karyawanbagian gaji dan upah.
6) Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan
gaji, kartu penghasila karyawan dan bukti kas keluar sebagai
berikut:
a) Bukti kas keluar akan digunakan untuk membuat register
bukti kas kelua, bukti kas keluar lembar pertama dan lembar
ketiga diserahkan ke bagian kassa.
b) Bukti kas keluar lembar kedua diserahkan ke bagian jurnal.
c) Daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua diserahkan ke
bagian kassa.
d) Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian
jurnal.
e) Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan bagian kassa.
f) Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian kassa.
g) Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian kassa.
7) Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar
pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian kassa.
8) Bukti kas keluar digunakan untuk membuat register bukti kas
keluar dan mencatat register kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
9) Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji lembar pertama
d. Bagian Kassa
1) Menerima bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga
dari bagian utang.
2) Menerima daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua dari
bagian utang
3) Menerima rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang
4) Menerima surat pernyataan gaji dan kartu penghasila kerja dari
bagian utang.
5) Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek.
6) Menguangkan cek ke bank dan memasukan uang ke amplop
7) Membayarkan gaji ke karyawan dan menrima tanda tangan atas
kartu penghasilan.
8) Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen
pendukungnya.
9) Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji, rekap daftar gaji,
surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan kerja sebagai
berikut:
a) Bukti kas keluar lembar pertama diserahkan ke bagian
utang.
b) Bukti kas keluar lembar ketiga diserahkan ke bagian
pembuat daftar gaji dan upah.
c) Daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian pembuat
d) Daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian gaji dan
upah.
e) Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian utang.
f) Kartu penghasilan karyawan diserahkan kebagian gaji dan
upah.
g) Surat pernyataan gaji dimasukan ke dalam amplop gaji
bersama dengan pemasukan uang gaji dan diserahkan ke
karyawan.
e. Bagian Jurnal
1) Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan bukti kas keluar
lembar ketiga dari bagian utang.
2) Membuat bukti memorial
3) Mencatat jurnal umum berdasarkan bukti memorial. Bagian
jurnal umum untuk mencatat distribusi biaya gaji ke dalam
jurnal umum sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Biaya Administrasi dan Umum xx
Biaya Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
4) Mendistribusikan bukti memerial rekap daftar gaji dan bukti kas
keluar sebagai berikut:
b) Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian
kartu biaya.
c) Bukti kas keluar lembar kedua diserhkan ke bagian kartu
biaya.
5) Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar
pertama dan rekap daftar gaj lembar kedua dari bagian utang.
6) Mencatat register cek yang berasar dari bukti kas keluar lembar
pertama. Pencatatan register cek adalah sebagai berikut.
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx
7) Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar
pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaji lembar
kedua dari bagian utang sesuai dengan nomor dokumen.
8) Transaksi selesai.
f. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas
keluar dari bagian jurnal.
2) Mencatat kartu biaya dari bukti memorial.
3) Mengarsipkan secara permanen bukti memorial, rekap daftar
gaji, dan bukti kas keluar dari bagian jurnal sesuai dengan
nomor dokumen.
Untuk memberikan gambaran mengenai prosedur sistem penggajian
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
Bagian Gaji dan Upah
1
KHJ = Kartu Jam Hadir DG = Daftar Gaji
KHJ 2
Daftar Hadir Karyawan
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) DG = Daftar Gaji
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) cek ke bank & memasukkan
DG = Daftar Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
D. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Infromasi akuntansi merupakan kumpulan sumberdaya,
seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data
keuangan dan data lainnya kedalam informasi. Informasi tersebut
dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan (Bodnar 2006:3).
Menurut Diana, LiLis (2011:5) sistem informasi adalah sistem
yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta
melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Sistem Informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka
pengkordiansiaan sumber daya untuk mengkonversi input berupa data
ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan
untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi
akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan
Tugas awal dari sistem informasi akuntansi adalah mengenali
transaksi-transaksi yang akan diproses oleh sistem. Seluruh penukaran
dengan entitas lain harus direfleksikan dalam laporan keuangan
perusahaan. Sistem akuntansi secara rutin memproses transaksi-transaksi
moneter. (Primatika, Aditya 2009 :4).
2. Kontribusi Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wahyono, Teguh (2004:5-6) pada prinsipnya, akuntansi
adalah suatu bidang ilmu yang memproses data keuangan menjadi suatu
Pada perkembangan selanjutnya, akuntansi didefinisikan sebagi suatu
ilmu yang menghasilkan informasi keuangan dan non-keuangan bagi
manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan. Sistem informasi
sudah menjadi satu kesatuan dari proses akuntansi, mulai dari akuntansi
keuangan, audit dan saat ini sampai sistem pengendalian manajemen.
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling dalam
pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan tujuan dari pengendalian
manajemen adalah untuk membantu manajemen di dalam
mengkoordinasikan subunit-subunit dari organisasi dan mengarahkan
bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang
menjadi perhatian adalah mengkoordinasikan dan mengarahkan, tentu
saja dalam dua proses tersebut dilakukan satu sistem agar proses
koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan
perusahaan dapat terjadi.
Manfaat utama dari perkembangan sistem infromasi bagi perusahaan
adalah:
a. Penghematan waktu (time saving) b. Penghematan biaya (cost saving) c. Peningkatan efektifitas (effectiveness)
d. Pengembangan teknologi (technology development)
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi dari sistem informasi tersebut,
maka diharapkan perusahaan dapat bertahan dari kompetisi dan dapat
mengontrol kegiatan perusahaan.
3. Tujuan-tujuan penting dalam semua sistem informasi akuntasni
a. Kegunaan.
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan
untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di
dalam organisasi.
b. Ekonomi
Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan,
pengendalian-pengendalian, mesin-mesin dan lain-lain harus
menyumbangkan suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar
biayanya.
c. Keandalan
Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan
sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan
pada waktu komponen manusia tidak hadir (absen) atau pada saat
komponen mesin tidak beroperasi secara tempores.
d. Pelayanan langganan
Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik dan efesien
kepada para langganan pada saat berhubungan dengan langganan
e. Kapasitas
Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk
menangani perioda-perioda operasi puncak seperi halnya periode
aktivitas normal.
f. Kesederhanaan
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya
dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti.
g. Fleksibilitas
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung
perubahan-perubahan kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi di mana
sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh
organisasi. (Barry, Cushing 1983 : 329)
4. Peranan Sistem Informasi Akuntansi
a. Kebutuhan Informasi Intern
Menurut Barry, Cushing (1983:9-10), informasi yang dilaporkan
secara intern merupakan hal yang bebas, hal ini berarti bahwa harus
dibuat pilihan atas dasar pertimbangan, informasi apa, yang harus
diperoleh, kepada siapa informasi harus diberikan, berapa kali
frekuensinya dan lain sebagainya. Terutama hal ini disebabkan karena
fakta bahwa daerah informasi intern merupakan suatu tantangan yang
jauh lebih besar bagi mereka yang menyusun pola sistem informasi
akuntansi yang wajib diadakan dan yang penting pertimbangan utama
pemenuhan standar keandalan dan kegunaan yang minimum. Bila
pelaporan informasi bersifat suka rela, maka pertimbangan utama dititik
beratkan pada manfaat yang diperoleh dari tiap laporan harus
melampaui atau melebihi biaya untuk menyediaan informasi yang
bersangkutan. Tantangan yang paling besar dalam penyusunan pola
suatu sistem yang bersangkutan. Tantangan yang paling besar dalam
penyusunan pola suatu sistem informasi akuntansi adalah tertumbuk
pada kenyataan bahwa pada umumnya sukar untuk mengukur manfaat
yang timbul dari pelaporan suatu rangkaian informasi tertentu.
Sistem informasi akuntansi menyiapkan informasi bagi
manajemen dengan melakasanakan operasi-operasi tertentu atas semua
data sumber yang diterimanya. Manajemen operasi perusahaan
menerima informasi ini dan memanfaatkannya sebagai asas untuk
pengambilan keputusan. Keputusan manajemen sebaliknya akan
mempengaruhi operasi intern organisasi perusahaan termasuk sistem
informasi akuntansi dan juga mempengaruhi hubungan organisasi
perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.
Peranan penting informasi akuntansi dalam pembuatan keputusan
manajemen dapat diidentifikasikan. Pertama informasi akuntansi
memberikan dorongan kepada pengambilan keputusan manajemen
dengan menunjukkan adanya suatu situasi yang mendukung tindakan
manajemen. Sebagai contoh, suatu laporan biaya yang menunjukkan
dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan mungkin akan merangsang
manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi. Kedua, informasi
akuntansi sering memberikan suatu dasar untuk mengadakan pilihan
antara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dilakukan. Sebagai
contoh, informasi akuntansi sering dipergunakan sebagai dasar untuk
menetapkan harga-harga. Pentingnya informasi akuntansi dalam
peranan yang kedua ini adalah berkat sumbangnnya terhadap
pengurangan ketidakpastian mengenai kualitas manfaat berbagai
alternatif.
Penyusunan sistem informasi akuntansi harus menentukan apa
kebutuhan informasi manajemen dan ia harus bereaksi secara cepat
terhadap perubahan-perubahan dalam kebutuhan tersebut. Sistem
akuntansi harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi
kebutuhan informasi dengan efektif. Jika manajemen tidak menerima
informasi yang cukup atau menerima informasi yang tidak lengkap,
maka pelaksanaannya tidak akan seefektif sebagaimana bila
informasinya cukup. Sistem informasi akuntansi memegang peranan
yang penting dalam sumbangannya terhadap efektivitas organisasi
perusahaan.
b. Pengolahan Transaksi
Langkah-langkah dalam tahap pengolahan data dari siklus
akuntansi mencakup penghitungan atau kalkulasi gaji/upah dan
porsentase. Aktivitas penyimpanan ditunjukkan dengan menaruh data
akuntansi dalam file yang lain. Suatu file atau arsip diartikan sebagai kumpulan pencatatan yang berhubungan secara logis seperti cacatan
gaji atau pegawai. Suatu catatan (record) diartikan sebagai suatu kumpulan golongan data yang berhubungan secara logis seperti catatan
gaji/upah semua pegawai. Suatu catatan (record) diartikan sebagai suatu kumpulan golongan data yang berhubungan secara logis seperti
semua data gaji/upah yang berkenaan dengan seorang pegawai.
Aktivitas pemutakhiran (updating) ditunjukkan dengan pembukuan transaksi dari buku harian dan dokumen sumber ke buku-buku besar
dan file.
Pemberian indeks terjadi bila setiap catatan diberi satu atau lebih
kode identifikasi seperti nomor perkiraan, nomor persediaan produk
atau nomor bagian/departemen untuk tujuan referensi. Pengamanan data
yang disimpan menyangkut tehnik yang sederhana seperti filing cabinet
yang bisa dikunci. Laporan seperti pembayaran atau upah pegawai
dikeluarkan oleh sistem akuntansi. ( Barry, Cushing 1983:18)
Gaji/Upah. Pembayaran gaji dan upah adalah jenis transaksi lain
yang sangat mendasar dalam banyak satuan perusahaan. Transaksi ini
akan disajikan dengan jurnal
Gaji/Upah xxx
Pada Utang Pajak xxx
Pada Kas/Bank xxx
Pembukuan ini merupakan ikhtisar dari puluhan, ratusan bahkan
mungkin ribuan transaksi individual dengan para pegawai. Catatan yang
terperinci harus diselanggarakan untuk tiap pegawai, terutama untuk
memenuhi persyaratan pajak. Jumlah dalam perkiraan gaji/upah
didistribusikan ke berbagai perkiraan biaya. Perkiraan gaji/upah sering
dianalisa untuk menyiapkan berbagai laporan biaya yang terperinci
untuk pengambilan keputusan. (Barry, Cushing 1983:20).
c. Dasar Data Gaji
Dalam sistem pengolahan data secara manual, master file gaji/upah
pada umumnya diselenggarakan oleh departemen akuntansi dan suatu
master file personil diselenggarakan oleh departemen personil
(kepegawaian/persoanalia). Oleh karena satuan/entity pegawai dalam
suatu file akan diintegrasi bila organisasi menkonversi sistem ke sistem
yang diotomatiskan. Jadi dasar data gaji/upah dapat dianggap sebagai
satuan subs dari dasar personil. (Barry, Cushing 1983:20).
4. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Menurut Bodnar, Hopwood (1995:359), proses bisnis manajemen
sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan
sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia.
Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data
Mulyadi (2001:373) menjelaskan tentang gaji sebagai berikut: Gaji
umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh karyawaan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya
gaji dibayarkan secara tetap perbulan.
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara
sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi
yang bertanggung jawab atas tersedianya informasi keuangan dalam
bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut
berasal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang
terjadi. (Primatika, Aditya2009 :10 )
E. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:35-38), pengembangan sistem (system
development) dapat berarti menyususn suatu sistem yang baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
perbaikan sistem yang telah ada. Pengembangan sistem dapat
disebut juga dengan PIECES ( merupakan singkatan untuk
memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut:
a. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja
dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput
tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi.
b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
c. Economy (ekonomis), pengingkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurungan atas biaya yang
terjadi.
d. Control (pengndalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta
kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.
e. Efficiency(efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. f. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang
diberikan oleh sistem.
2. Konversi Sistem
Menurut Mulyadi (2001:55-57), didalam pengembangan sistem
diperlukan konversi sistem yang baru terhadap sistem yang lama,
macam-macam dari konversi sistem yaitu sebagai berikut:
a. Konversi Langsung
Implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan
pemakaian sistem yang lama.
b. Konversi Paralel
Implementansi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian
c. Konversi Modular
Implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara
sebagian-sebagian.
d. KonversiPhase-in
Konversi ini mirip dengan konversi modular bedanya adalah
konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem
baru. Sedangkan konversi phase-in yang dibagi adalah sistemnya
sendiri.
F. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle)
Menurut Jogiyanto (2005:41) siklus hidup pengembangan suatu
sistem merupakan suatu proses pengembangan sistem yang melewati
beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem
tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Siklus hidup
pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap yaitu:
1. Kebijakan dan Perencanaan
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih
kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem
yang lama atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan yang
