ANALISIS DAN P
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI A PENGGAJIAN
asus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lam
SKRIPSI
iajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Progam Studi Akuntansi
Oleh:
Wahyu Puji Antono
NIM : 092114023
ANALISIS DAN P
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI A PENGGAJIAN
asus Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lam
SKRIPSI
iajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Progam Studi Akuntansi
Oleh:
Wahyu Puji Antono
NIM : 092114023
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Motto
Hatiku Bersukaria Karena Allah Penyelamatku
“Tuhan adalah kekuatanku dan perisaiku; kepada-Nya
hatiku percaya. Aku tertolong sebab itu beria-ria hatiku,
dan dengan nyanyianku aku bersyukur kepada-Nya.”
(MAZMUR 28:7)
Kupersembahkan untuk :
Tuhan Yesus Yang Selalu Menjadi Pegangan Hidupku.
Bunda Perawan Maria dan Santo Martinus yang memberiku
kekutan.
Bapak ( FB Marsudi), Ibu ( Ch Sartini) dan Kakak ( Maria
Diah)
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: ANALISI DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Studi Kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 21 November 2013 adalah hasil karya saya
Dengan ini saya menyatakan bahwa sesungguhnya dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 23 Oktober 2013 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Wahyu Puji Antono
NIM : 092114023
Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN (Studi Kasus pada Koprasi Kredit Gentiaras Pringsewu Lampung) beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data. Mendistribusikan secara terbatas dan mempublikasikannya secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal: 23 Oktober 2013 Yang menyatakan:
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terimakasih kuucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “ Analisis dan Perancangan Sistem Infromasi Akuntansi
Penggajian, studi kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung”. Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi, Universitas Sanata Dharma.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak mungkin dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada:
1. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. Selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberikan kesempatan untuk belajar di Fakultas Ekonomi terutama di Prodi Akuntansi.
3. Drs. YP. Supardiyono, S.E., M.Si.., Akt., QIA., selaku Kepala Program Studi Akuntansi.
4. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt., QIA, Selaku dosen pembimbing yang telah berkenan membimbing dan membantu sepenuhnya dalam proses penulisan skripsi ini.
viii
7. Nicko Kornelius Putra, S.E., yang telah membimbing dan memberikan masukan-masukan yang berguna bagi penulis
8. Bapak Sutarno selaku manager Koperasi Kredit Gentiaras yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian dan segenap karyawan Koperasi Kredit Gentiaras yang telah membantu dengan mencarikan data yang dibutuhkan.
9. Bapak, ibu dan mbk diah yang selalu memberikan semangat, doa dan motivasi untukmenyelesaikan skripis ini.
10. Artan, Edu, dan Dita yang selalu memberikan motivasi dan membantu berdiskusi bersama.
11. Teman-teman akuntansi angkatan 2009 terutama teman-teman kelas A yang selalu berjuang bersama-sama dalam suka maupun duka.
12. Teman-teman Cana Community yang selalu memberikan semangat didalam doa.
10. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat ditulis satu per satu.
Penulis Menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, 23 Oktober 2013
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN... iii
HALAMAN MOTO DAN PERSEMBAHAN... ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI... v
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUANPUBLIKASI UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI... ... ix
DAFTAR TABEL... ... xiii
DAFTAR GAMBAR... ... xv
ABSTRAK... ... xvii
BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah... 3
C. Batasan Masalah ... 3
D. Tujuan Penelitian ... 4
E. Manfaat Penulisan... 4
x BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem ... 7
B. Sistem Akuntansi ... 13
C. Sistem Akuntansi Penggajian ... 17
D. Sistem Infromasi Akuntansi... 35
E. Pengembangan Sistem ... 43
F. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) ... 45
G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian... 55
H. Alat Pengendalian Transaksi ... 58
I. Alat Bantu Dokumentansi... 66
J. Koperasi dan Jenis Koperasi... 80
K. Fungsi dan Peranan Koperasi ... 83
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 85
B. Teknik Pengumpulan Data... 85
D. Objek Penelitian dan Subyek Penelitian ... 86
E. Teknik Analisis Data ... 87
BAB IV GAMBARAN UMUM A. Sejarah dan Perkembangan ... 89
B. Visi, Misi dan Moto ... 93
xi
C. Lokasi Perusahaan ... 93
D. Jasa dan Pelayanan... 93
E. Struktur Organisasi ... 97
F. Personalia... 102
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras ... 103
B. Bagan Alir Dokumen ... 111
C. Identifikasi Masalah... 117
D. Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian Dalam Perusahaan dengan Teori ... 124
E. Rancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 131
F. Rancangan Struktur Organisasi ... 133
G. Rancangan Deskripsi Tugas... 135
H. Perancangan Input... 136
I. Perancangan Output ... 152
J. Perancangan Prosedur Penggajian ... 155
K. Perancangan Pengendalian SIA ... 179
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 186
B. Keterbatasan Penelitian... 187
xii
DAFTAR PUSTAKA ... 189
xiii
DAFTAR TABEL
Table 1. Tabel simbol bagan alir dokumen (Document Flowchart) ... 67
Table 2. Tabel Perbandingan Sistem Pengendalian Internal antara Teori dengan Praktek... 118
Table 3. Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras denagn Teori Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek... 124
Table 4. Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Teori Mengenai Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian... 126
Table 5 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian antara Teori dengan Praktek. ... 128
Table 6 Tabel Perbandingan Sistem Akuntansi Penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras dengan Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian Mengenai Fungsi antara Teori dengan Praktek ... 130
Table 7 Tabel Rangkuman Masalah dan Solusi Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras... 131
Table 8 .Table Rancangan Kamus Data untuk Data Karyawan... 137
Table 9 Table Rancangan Kamus Data untuk Absensi Karyawan ... 139
Table 10 Rancangan Kamus Data untuk Daftar Gaji Karyawan ... 140
Table 11 Table Rancangan Pengendalian Aplikasi ... 180
Table 12 Table Rancangan Pengendalian Masukan (input) ... 182
xiv
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian ... 31
Gambar 2. Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras ... 97
Gambar 3. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian Koperasi Kredit Gentiaras ... 111
Gambar 4. Rancangan Struktur Organisasi Koperasi Kredit Gentiaras Khusus Sistem Akuntansi Penggajian ... 134
Gambar 5. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) Database antar Tabel ... 144
Gambar 6. Rancangan Form login... 145
Gambar 7. Rancangan Form Menu... 146
Gambar 8 Rancangan Form Data Karyawan ... 147
Gambar 9 Rancangan Form Absensi Karyawan... 149
Gambar 10 Rancangan Form Gaji Karyawan... 150
Gambar 11. Rancangan Output Laporan Data Karyawan ... 152
Gambar 12. Rancangan Output Laporan Absensi Karyawan. ... 153
Gambar 13. Rancangan Output Laporan Gaji Karyawan ... 154
Gambar 14. Rancangan Slip Gaji Karyawan ... 155
Gambar 15. Rancangan Flowchart Sistem Infrormasi Akuntansi Penggajian... 163
Gambar 16. Rancangan DFD Diagram Konteks ... 169
xvi
Gambar 18. Rancangan Diagram 0 (nol) ... 173
Gambar 19 Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 ... 175
Gambar 20. Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 ... 176
Gambar 21 Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 ... 177
xvii ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN STUDI KASUS KOPERASI KREDIT GENTIARAS PRINGSEWU,
LAMPUNG
Wahyu Puji Antono Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) untuk mengetahui permasalahan dalam pelaksanaan sistem akuntansi penggajian yang terjadi di Koperasi Kredit Gentiaras. (3) untuk memberikan masukan mengenai rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang sesuai dengan kebutuhan Koperasi Kredit Gentiaras.
Langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah: (1) melakukan analisis diskriptif mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan di Koperasi Kredit Gentiaras, (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang dihadapi koperasi, (3) merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang terdiri dari perancangan struktur organisasi terpusat untuk penggajian, perancangan proses, perancangan database, perancangan input secara elektronik, perancangan output secara elektronik dan perancangan pengendalian.
xviii the payroll accounting system in Gentiaras Credit Cooperatives, (2) finding out the problems in the implementation of payroll accounting systems that occur in Gentiaras Credit Cooperative. (3) Suggesting the design of payroll accounting information systemsin accordance with the needs of the Gentiaras Credit Cooperative.
The steps taken to achieve the objectives of this study were: (1) conducting a descriptive analysis of the payroll accounting system implemented in the Gentiaras Credit Cooperative, (2) identifying problems and causes of the problems faced by cooperatives, (3) designing payroll accounting information systems which is consisting of designing a centralized organizational structure for payroll, designing process, designing database, designing an input electronically, designing an output electronically and a designing control.
From the results of the research and analysis it could be concluded that : (1) Gentiaras Credit Cooperative has a payroll accounting systems that support the operations of the company, but the payroll accounting system still requirea development, (2) problems faced in the payroll accounting system were the inadeguate internal control and the ineffective management control, (3) the accounting information system design is proposed and is expected to meet the needs of the company included designing organizational structures, databases, electronic inputs, outputs and control electronic.
ANALYSISANDDESIGN OFPAYROLLACCOUNTING SYSTEMA CASE STUDY ON GENTIARAS CREDIT
1 BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sumber daya manusia (SDM) merupakan modal dasar dari pembangunan nasional. Oleh karena itu, Sumber Daya Manusia (SDM) sebaiknya diarahkan dan dikembangkan agar dapat mencapai tujuan bersama. Sumber Daya Manusia (SDM) sangat diperlukan oleh suatu perusahaan karena, sumber daya manusia dapat mewujudkan visi dan misi suatu organisasi. Sumberdaya manusia sebenarnya dapat dilihat dari dua aspek yaitu aspek kualitas dan aspek kuantitatif. Aspek kuantitas mencakup jumlah sumber daya manusia yang tersedia dan aspek kualitas merupakan kemampuan sumber daya manusia baik fisik maupun nonfisik dalam melaksanakan pembangunan.
Salah satu cara untuk mengembangkan sumber daya manusia di dalam perusahaan yaitu dengan cara meningkatkan kompetensi individu karyawan di dalam organisasi. Di dalam pengembangan sumber daya manusia harus berusaha meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, moral pegawai dan jabatan suatu pegawai dan diberikan suatu kontribusi kepada sumber daya manusia sebagai usaha yang telah dilakukan dalam mewujudkan tujuan organisasi berupa pembayaran gaji.
informasi untuk mengetahui gaji yang akan diterima. Sistem di dalam penggajian terdapat kelebihan dan kekurangan dengan melihat dari praktek yang terjadi, sehingga kemudian dilakukan perbaikan baik pada organisasi yang terkait, tugas, fungsinya dan sistem serta prosedurnya itu sendiri.
Sistem informasi akuntansi berperan penting untuk memperoleh informasi keuangan, termasuk informasi penggajian, serta dapat dijadikan sebagai alat pendeteksi penyimpangan yang terjadi. Sistem informasi akuntansi dapat membantu manajemen dalam membuat suatu keputusan dan manajemen dapat menggunakan prosedur-prosedur yang benar dan terkomputerisasi agar memperkecil terjadinya kesalahan.
resiko kecurangan serta adanya penghitungan dengan menggunakan rumus dari komputer.
Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan serta melihat pentingnya pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung maka penulis tertarik untuk mencoba melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada Koperasi Kredit Gentiaras. Oleh karena itu penelitian ini
diberi judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian Studi Kasus di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu,
Lampung”
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem akuntansi penggajian yang dijalankan oleh Koperasi Kredit Gentiaras?
2. Apakah ada masalah dalam sistem akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras?
3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras?
C. Batasan Masalah
aplikasi penggajian sederhana. Aplikasi penggajian hanya sampai pembuatan slip gaji karyawan.
D. Tujuan Penelitian
Untuk memberikan suatu alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penggajian di Koperasi Kredit Gentiaras Pringsewu, Lampung.
E. Manfaat Penelitian. 1. Bagi Koperasi
Penelitian ini dapat digunakan sebagai evaluasi terhadap sistem yang sudah ada dan dapat menjadi acuan dalam sistem informasi akuntasi penggajian.
2. Bagi Penulis
Penilitian ini dapat memperdalam mengenai sistem akuntansi penggajian dan dapat menjadi pembelajaran dalam membuat sistem informasi akuntansi yang baik.
3. Bagi Universitas Sanata Dharma
F. Sistematika Penulisan
BAB I : Pendahuluan
Pada bab ini akan bihas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : Tinjuan Pustaka
Pada bab ini akan dibahas mengenai Pengertian sistem, sistem akuntansi, Komponen utama sistem informasi, Definisi Sistem Informasi Akuntansi, Metode sistem informasi, Bagan ailr data, Sistem informasi akuntansi penggajian, Penyusunan sistem untuk gaji, Sistem penggajian berbasis komputer, Analisa sistem, Tahap Perancangan, Pengertian koperasi, Jenis-jenis koperasi, Fungsi dan peranan koperasi.
BAB III : Metode Penelitian
Pada bab ini berisi tentang metode penelitian yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah.
BAB IV : Gambaran Umum Perusahaan
BAB V : Pembahasan
Pada bab ini berisi analisa atas rumusan masalah yang diajukan penulis.
BAB VI : Penutup
7 BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2001:5), sistem adalah “suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang berulang-ulang”.
Menurut Bodnar (2006:2) sistem adalah “rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Menurut Diana, Lilis (2011:3) sistem adalah “serangkaian bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan dasar suatu sistem tergantung pada jenis sistem itu sendiri”.
Menurut Hall (2004:6) sistem adalah “kelompok dari dua atau
lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.
2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu: (Jogiyanto 2005:3-5)
a. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batasan sistem (boundry)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya.
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya.
e. Masukan sistem
dan masukan sinyal (signal input). Maintenanceinput adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
f. Keluaran sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari enegri yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti menpunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
3. Komponen Utama Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (2001:11-14). Komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok yaitu:
a. Blog Masukan (Input Block)
masukan ke dalam sistem dapat berupa tulisan tangan, formulir kertas, pengenalan karakteristik fisik seperti sidik jari dan papan ketik (keyboard).
b. Blog Model (Model Blok)
Blog Model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang disimpan, dengan berbagai cara yang berguna untuk memproduksi hasil yang dikehendaki.
c. Blok Keluaran (Output Block)
Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar organisasi
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi. Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta mengendalikan seluruh sistem.
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
kartu buku besar, pita mengetik, disk, diskette, chip dan microfilm. Basis data dipandang dari sudut pandang logis yang bersangkutan dengan struktur penyimpanan data, karena struktur tersebut menjamin ketepatan, ketelitian, dan relevansi pengambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan acanaman, seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, dan sabotase.
3. Metode Sistem Informasi
Menurut Mulyadi (2001:53). Usulan desain sistem secara garis besar terdiri dari:
1. Evaluasi Sistem
Tahap Evaluasi Sistem menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankan sistem informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratanyang dituntut oleh sistem informasi.
2. Desain Sistem Secara Rinci
informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai.
3. Penyusunan Laporan Final desain Sistem Secara Rinci
Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen tertulis yang disebut: Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci.
4. Akuntansi Sebagai Sistem Informasi
Konsep akuntansi sebagai sebuah sistem infromasi, terdiri dari: (Wahyono, 2004:13-15).
1. Data akuntansi
Data yang akan diolah dalam sistem akuntansi untuk mendapatkan informasi akuntansi. Data tersebut bisa berupa data keuangan maupun data non-keuangan. Semua data yang diperoleh tersebut dicatat dalam buku-buku perusahaan yang terdiri dari buku kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian dan sebagainnya. Jenis dan ragam buku tersebut tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan. Perusahaan bersekala kecil mungkin hanya membutuhkan buku-buku seperti yang telah disebutkan diatas. 2. Pemrosesan data akuntansi
3. Informasi akuntansi
Informasi akuntansi akan dipergunakan oleh berbagai kelompok pemakai. Para pemakai informasi akuntansi dapat dikelompokkan menjadi dua golongan yaitu golongan pemakai yang memiliki kepentingan langsung dan golongan pemakai yang tidak memiliki kepentingan langsung. Golongan pertama, yaitu pengguna informasi yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan, antara lain adalah pemilik perusahaan dan juga karyawan perusahaan yang ingin mendapatkan informasi mengenai kondisi perusahaan, termasuk untuk melihat gaji karyawan. Golongan kedua, yaitu pengguna informasi yang tidak memiliki kepentingan langsung, misalnya pemerintah, yang dalam hal ini instansi perpajakan yang ingin mempunyai dasar untuk menaksir pajak atau denda yang akan dikenakan terhadap perusahaan, sedangkan untuk koperasi informasi untuk golongan kedua adalah anggota koperasi, dengan asumsi melihat hasil kerja koperasi.
B. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
individu atau organisasi-organisasi non perusahaan seperti pemerintahan, rumah sakit, dan lembaga sosial. (Sugiarto, Sudibyo 1985:23)
Sistem Akuntansi harus dirancang untuk melayani berbagai pemakai dari informasi, termasuk didalamnya pemilik perusahaan, pengelola, kreditur dan pemerintah. Sistem akuntansi secara umum dapat diberi pengertian sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan. (Sugiarto,Sudibyo 1985 :28)
2. Unsur-Unsur Sistem Akuntasi
Unsur- unsur dalam suatu sistem akuntansi yang utama adalah sebagai berikut:
a. Formulir
Formulir adalah suatu dokumen yang memuat informasi konstant yang tercetak dan mempunyai bagian luang untuk diisi dengan data dan formulir bagian integral dari suatu sistem akuntansi. Formulir dapat dirancang sebagai input untuk suatu sistem akuntansi, dan dapat pula dirancang sebagai output dari sistem yang sama atau sebagai catatan perantara yang ada di dalam sistem.(Sugiarto,Sudibyo 23;29)
Didalam formulir mempunyai beberapa fungsi (Sugiarto,Sudibyo 90:1985):
1. Untuk meningkatkan tanggung jawab otorisasi, pencatatan atau penyelesaian suatu transaksi perusahaan
2. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan tulis-menulis. 3. Untuk menyampaikan informasi penting dari satu orang ke orang
yang lainnya baik dalam satu organisasi maupun antar organisasi. 4. Untuk mencatat transaksi yang telah terjadi.
b. Jurnal
c. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dan rekening inidapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut yaitu buku pembantu. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas.
e. Laporan
C. Sistem Akuntansi Penggajian 1. Pengertian Penggajian
Penggajian menurut Mulyadi (2001:374) merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Menurut Mulyadi (2001:17) Sistem akuntansi penggajian adalah sistem akuntansi yang dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Manajemen sangat memerlukan informasi dalam penggajian oleh karena itu, informasi yang sangat dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian:
a. Jumlah gaji yang menjadi beban perusahaan selama perioda akuntansi tertentu.
b. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
c. Jumlah gaji yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
2. Fungsi-fungsi yang terkait.
Menurut Mulyadi (2001:382), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, menentukan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi Pencatat waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
e. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
f. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. g. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
3. Dokumen yang digunakan.
Menurut Mulyadi (2001:374-379), dokumen yangdigunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
b. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah disebutkan diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
d. Daftar Gaji dan Upah
Dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya denga produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan rekap daftar gaji dan upah.
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop Gaji dan Upah
nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan tertentu.
h. Bukti Kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
4. Catatan akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:382), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Jurnal Umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b. Kartu Harga Pokok Produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu Biaya
d. Kartu Penghasilan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Kartu penghasilan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri.
5. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
Menurut Mulyadi (2001:386), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
b. Prosedur Pencatatan waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji. Potongan PPh Pasal 21 dicantumkan di daftar gaji.
d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
6. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2001:387-395), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:
a. Bagian Pencatatan Waktu
1) Mencatat jam hadir karyawan 2) Membuat daftar hadir
3) Mendistribusikan daftar hadir dan jam hadir sebagai berikut: a) Kartu Jam Hadir Lembar pertama diserahkan kepada bagian
gaji dan upah.
b) Daftar hadir karyawan lembar pertama diserahkan kepada bagian gaji dan upah.
b. Bagian Gaji dan Upah
1) Menerima kartu jam hadir lembar pertama dan daftar hadir karyawan lembar pertama dari bagian pencatatn waktu.
2) Membuat daftar gaji 3) Membuat rekap daftar gaji
a) Daftar gaji lembar pertama dibuat untuk mengisi kartu penghasilan karyawan, dan daftar gaji tersebut diserahkan ke bagian utang.
b) Daftar gaji lembar kedua diserahkan kebagian utang.
c) Rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua diserahkan ke bagian utang.
d) Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian utang.
e) Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian utang. 5) Menerima kartu penghasilan karyawan, daftar gaji lembar ketiga
dan bukti kas lembar ketiga dari bagian kassa
6) Mengarsipkan secara permanen kartu penghasilan karyawan sesuai dengan abjadnya.
7) Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar ketiga dan daftar gaji lembar kedua sesuai dengan tanggalnya
c. Bagian Utang
1) Menerima daftar gaji lembar pertama dan kedua dari bagian gaji dan upah.
2) Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan kedua bagian gaji dan upah.
6) Mendistribusikan daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan gaji, kartu penghasila karyawan dan bukti kas keluar sebagai berikut:
a) Bukti kas keluar akan digunakan untuk membuat register bukti kas kelua, bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga diserahkan ke bagian kassa.
b) Bukti kas keluar lembar kedua diserahkan ke bagian jurnal. c) Daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua diserahkan ke
bagian kassa.
d) Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian jurnal.
e) Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan bagian kassa. f) Surat pernyataan gaji diserahkan ke bagian kassa.
g) Kartu penghasilan karyawan diserahkan ke bagian kassa. 7) Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar
pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian kassa. 8) Bukti kas keluar digunakan untuk membuat register bukti kas
keluar dan mencatat register kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
d. Bagian Kassa
1) Menerima bukti kas keluar lembar pertama dan lembar ketiga dari bagian utang.
2) Menerima daftar gaji lembar pertama dan lembar kedua dari bagian utang
3) Menerima rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang 4) Menerima surat pernyataan gaji dan kartu penghasila kerja dari
bagian utang.
5) Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek.
6) Menguangkan cek ke bank dan memasukan uang ke amplop 7) Membayarkan gaji ke karyawan dan menrima tanda tangan atas
kartu penghasilan.
8) Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya.
9) Mendistribusikan bukti kas keluar, daftar gaji, rekap daftar gaji, surat pernyataan gaji dan kartu penghasilan kerja sebagai berikut:
a) Bukti kas keluar lembar pertama diserahkan ke bagian utang.
b) Bukti kas keluar lembar ketiga diserahkan ke bagian pembuat daftar gaji dan upah.
d) Daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian gaji dan upah.
e) Rekap daftar gaji lembar kedua diserahkan ke bagian utang. f) Kartu penghasilan karyawan diserahkan kebagian gaji dan
upah.
g) Surat pernyataan gaji dimasukan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukan uang gaji dan diserahkan ke karyawan.
e. Bagian Jurnal
1) Menerima rekap daftar gaji lembar pertama dan bukti kas keluar lembar ketiga dari bagian utang.
2) Membuat bukti memorial
3) Mencatat jurnal umum berdasarkan bukti memorial. Bagian jurnal umum untuk mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx Biaya Administrasi dan Umum xx
Biaya Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
4) Mendistribusikan bukti memerial rekap daftar gaji dan bukti kas keluar sebagai berikut:
b) Rekap daftar gaji lembar pertama diserahkan ke bagian kartu biaya.
c) Bukti kas keluar lembar kedua diserhkan ke bagian kartu biaya.
5) Menerima bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaj lembar kedua dari bagian utang. 6) Mencatat register cek yang berasar dari bukti kas keluar lembar
pertama. Pencatatan register cek adalah sebagai berikut. Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx
7) Mengarsipkan secara permanen bukti kas keluar lembar pertama, daftar gaji lembar pertama dan rekap daftar gaji lembar kedua dari bagian utang sesuai dengan nomor dokumen.
8) Transaksi selesai. f. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas keluar dari bagian jurnal.
2) Mencatat kartu biaya dari bukti memorial.
3) Mengarsipkan secara permanen bukti memorial, rekap daftar gaji, dan bukti kas keluar dari bagian jurnal sesuai dengan nomor dokumen.
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
Bagian Gaji dan Upah
1
KHJ = Kartu Jam Hadir DG = Daftar Gaji
KHJ 2
Daftar Hadir Karyawan
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) DG = Daftar Gaji
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) cek ke bank & memasukkan
DG = Daftar Gaji RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pernyataan Gaji KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
Gambar 1 : Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan)
Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
D. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Infromasi akuntansi merupakan kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya kedalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan (Bodnar 2006:3).
Menurut Diana, LiLis (2011:5) sistem informasi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
Sistem Informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordiansiaan sumber daya untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan
Tugas awal dari sistem informasi akuntansi adalah mengenali transaksi-transaksi yang akan diproses oleh sistem. Seluruh penukaran dengan entitas lain harus direfleksikan dalam laporan keuangan perusahaan. Sistem akuntansi secara rutin memproses transaksi-transaksi moneter. (Primatika, Aditya 2009 :4).
2. Kontribusi Sistem Informasi Akuntansi
Pada perkembangan selanjutnya, akuntansi didefinisikan sebagi suatu ilmu yang menghasilkan informasi keuangan dan non-keuangan bagi manajemen untuk merumuskan strategi perusahaan. Sistem informasi sudah menjadi satu kesatuan dari proses akuntansi, mulai dari akuntansi keuangan, audit dan saat ini sampai sistem pengendalian manajemen. Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen di dalam mengkoordinasikan subunit-subunit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian adalah mengkoordinasikan dan mengarahkan, tentu saja dalam dua proses tersebut dilakukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat terjadi.
Manfaat utama dari perkembangan sistem infromasi bagi perusahaan adalah:
a. Penghematan waktu (time saving) b. Penghematan biaya (cost saving) c. Peningkatan efektifitas (effectiveness)
d. Pengembangan teknologi (technology development)
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi dari sistem informasi tersebut, maka diharapkan perusahaan dapat bertahan dari kompetisi dan dapat mengontrol kegiatan perusahaan.
3. Tujuan-tujuan penting dalam semua sistem informasi akuntasni a. Kegunaan.
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.
b. Ekonomi
Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya.
c. Keandalan
Output sistem harus mempunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir (absen) atau pada saat komponen mesin tidak beroperasi secara tempores.
d. Pelayanan langganan
e. Kapasitas
Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani perioda-perioda operasi puncak seperi halnya periode aktivitas normal.
f. Kesederhanaan
Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti. g. Fleksibilitas
Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi di mana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi. (Barry, Cushing 1983 : 329)
4. Peranan Sistem Informasi Akuntansi a. Kebutuhan Informasi Intern
pemenuhan standar keandalan dan kegunaan yang minimum. Bila pelaporan informasi bersifat suka rela, maka pertimbangan utama dititik beratkan pada manfaat yang diperoleh dari tiap laporan harus melampaui atau melebihi biaya untuk menyediaan informasi yang bersangkutan. Tantangan yang paling besar dalam penyusunan pola suatu sistem yang bersangkutan. Tantangan yang paling besar dalam penyusunan pola suatu sistem informasi akuntansi adalah tertumbuk pada kenyataan bahwa pada umumnya sukar untuk mengukur manfaat yang timbul dari pelaporan suatu rangkaian informasi tertentu.
Sistem informasi akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melakasanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya. Manajemen operasi perusahaan menerima informasi ini dan memanfaatkannya sebagai asas untuk pengambilan keputusan. Keputusan manajemen sebaliknya akan mempengaruhi operasi intern organisasi perusahaan termasuk sistem informasi akuntansi dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.
dikeluarkan dengan biaya yang dianggarkan mungkin akan merangsang manajemen untuk mengadakan tindakan koreksi. Kedua, informasi akuntansi sering memberikan suatu dasar untuk mengadakan pilihan antara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dilakukan. Sebagai contoh, informasi akuntansi sering dipergunakan sebagai dasar untuk menetapkan harga-harga. Pentingnya informasi akuntansi dalam peranan yang kedua ini adalah berkat sumbangnnya terhadap pengurangan ketidakpastian mengenai kualitas manfaat berbagai alternatif.
Penyusunan sistem informasi akuntansi harus menentukan apa kebutuhan informasi manajemen dan ia harus bereaksi secara cepat terhadap perubahan-perubahan dalam kebutuhan tersebut. Sistem akuntansi harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi dengan efektif. Jika manajemen tidak menerima informasi yang cukup atau menerima informasi yang tidak lengkap, maka pelaksanaannya tidak akan seefektif sebagaimana bila informasinya cukup. Sistem informasi akuntansi memegang peranan yang penting dalam sumbangannya terhadap efektivitas organisasi perusahaan.
b. Pengolahan Transaksi
porsentase. Aktivitas penyimpanan ditunjukkan dengan menaruh data akuntansi dalam file yang lain. Suatu file atau arsip diartikan sebagai kumpulan pencatatan yang berhubungan secara logis seperti cacatan gaji atau pegawai. Suatu catatan (record) diartikan sebagai suatu kumpulan golongan data yang berhubungan secara logis seperti catatan gaji/upah semua pegawai. Suatu catatan (record) diartikan sebagai suatu kumpulan golongan data yang berhubungan secara logis seperti semua data gaji/upah yang berkenaan dengan seorang pegawai. Aktivitas pemutakhiran (updating) ditunjukkan dengan pembukuan transaksi dari buku harian dan dokumen sumber ke buku-buku besar dan file.
Pemberian indeks terjadi bila setiap catatan diberi satu atau lebih kode identifikasi seperti nomor perkiraan, nomor persediaan produk atau nomor bagian/departemen untuk tujuan referensi. Pengamanan data yang disimpan menyangkut tehnik yang sederhana seperti filing cabinet yang bisa dikunci. Laporan seperti pembayaran atau upah pegawai dikeluarkan oleh sistem akuntansi. ( Barry, Cushing 1983:18)
Gaji/Upah. Pembayaran gaji dan upah adalah jenis transaksi lain yang sangat mendasar dalam banyak satuan perusahaan. Transaksi ini akan disajikan dengan jurnal
Gaji/Upah xxx
Pada Utang Pajak xxx
Pada Kas/Bank xxx
Pembukuan ini merupakan ikhtisar dari puluhan, ratusan bahkan mungkin ribuan transaksi individual dengan para pegawai. Catatan yang terperinci harus diselanggarakan untuk tiap pegawai, terutama untuk memenuhi persyaratan pajak. Jumlah dalam perkiraan gaji/upah didistribusikan ke berbagai perkiraan biaya. Perkiraan gaji/upah sering dianalisa untuk menyiapkan berbagai laporan biaya yang terperinci untuk pengambilan keputusan. (Barry, Cushing 1983:20).
c. Dasar Data Gaji
Dalam sistem pengolahan data secara manual, master file gaji/upah pada umumnya diselenggarakan oleh departemen akuntansi dan suatu master file personil diselenggarakan oleh departemen personil (kepegawaian/persoanalia). Oleh karena satuan/entity pegawai dalam suatu file akan diintegrasi bila organisasi menkonversi sistem ke sistem yang diotomatiskan. Jadi dasar data gaji/upah dapat dianggap sebagai satuan subs dari dasar personil. (Barry, Cushing 1983:20).
4. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Mulyadi (2001:373) menjelaskan tentang gaji sebagai berikut: Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawaan yang mempunyai jenjang jabatan manajer dan umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan.
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut berasal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi. (Primatika, Aditya2009 :10 )
E. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:35-38), pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyususn suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau perbaikan sistem yang telah ada. Pengembangan sistem dapat disebut juga dengan PIECES ( merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut:
tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi.
b. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
c. Economy (ekonomis), pengingkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurungan atas biaya yang terjadi.
d. Control (pengndalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.
e. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. f. Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang
diberikan oleh sistem. 2. Konversi Sistem
Menurut Mulyadi (2001:55-57), didalam pengembangan sistem diperlukan konversi sistem yang baru terhadap sistem yang lama, macam-macam dari konversi sistem yaitu sebagai berikut:
a. Konversi Langsung
Implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan pemakaian sistem yang lama.
b. Konversi Paralel
c. Konversi Modular
Implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian.
d. Konversi Phase-in
Konversi ini mirip dengan konversi modular bedanya adalah konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru. Sedangkan konversi phase-in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.
F. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Menurut Jogiyanto (2005:41) siklus hidup pengembangan suatu sistem merupakan suatu proses pengembangan sistem yang melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap yaitu:
1. Kebijakan dan Perencanaan
2. Analisis Sistem
a. Pengertian Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto(2005: 132), analisis sistem dapat didefinisiskan sebagai penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya
b. Langkah-langkah analisis sistem adalah
Menurut Jogiyanto (2005:130-149) langkah-langkah dalam melakukan analisis sistem adalah:
1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah a) Mengidentifikasi Penyebab Masalah. b) Mengidentifikasi titik keputusan.
c) Mengidentifikasi Personil-personil Kunci. 2) Understand, memahami kerja dari sistem yang ada
f) Membuat agenda wawancara. g) Mengumpulkan hasil penelitian. 3) Analyze, yaitu menganalisis sistem a) Menganalisis kelemahan sistem.
b) Menganalisis kebutuhan informasi/pemakai. 4) Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. c. Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem
Teknik pengumpulan informasi dalam analisis sistem dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
1) Wawancara. 2) Kuesioner.
3) Metode analisis kelompok. 4) Pengamatan.
5) Pengambilan sample dan pengumpulan dokumen. 3. Desain Sistem
a. Arti Desain Sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut ini. Menurut Robert J. Verzello/Jhon Reuter III:
The stage of the development cycle which follow analysis: definition
of functional requrement and preparation of implementation
specifications; describing how a system is to constructed.
persiapan untuk rancangan bagun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk). (Jogiyanto, 2005: 195)
Dengan demikian desain sistem dapat diartikan sebagai berikut 1) Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 2) Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3) Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 4) Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
5) Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
b. Tujuan Desain Sistem
Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama yaitu sebagai berikut ini.
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli tehnik lainnya.
Tujuan kedua lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan utuk pembuatan program komputernya.
1) Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilakan serta mudah dipahami dan digunakan.
2) Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem
3) Desain sistem harus efesisn dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.
Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern. (Jogiyanto, 2005: 197)
c. Faktor-faktor Organisasi
Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem, yaitu sifat dari organisasi, tipe organisasi, ukurannya, strukturnya dan gaya manajemenya. 1) Sifat organisasi
dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut.
2) Tipe organisasi
Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini.
a) Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab untuk area fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan
b) Organisasi divisonal yaitu, tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab terhadap semua fungsi dalam divisinya.. 3) Ukuran organisasi
Ukuran organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.
4) Stuktur organisasi
5) Gaya manajemen
Gaya manajemen (management style) juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari sistem informasi. Gaya manajemen yang otokartik (autocartic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic) lebih senang pada sistem informasi yang tersebar (decentralized). (Jogiyanto, 2005: 206)
d. Desain Sistem Secara Umum
a. Teknik Desain Sistem Secara Umum
Pada desain sistem informasi, semua teknik-teknik yang digunakan di tahap analisis sistem dapat juga digunakan pada tahap ini, misalnya flowchart dan formulir-formulir. Disamping itu terdapat bebrapa teknik lain yang dapat diterapkan pada tahap desain sistem ini, yaitu teknik sketsa di kertas kosong dan
prototyping (pembuatan prototipe). Teknik seketsa di kertas kosong
(blank-paper sketching) dilakukan dengan menggunakan lembar kertas kosong untuk sketsa desain.
digunakan untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini menunjukkan secara tepat, seperti simbol terminal, harddisk.
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan
kepada user bagimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat digambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram). Arus data di DAD dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (data
dictionary). (Jogiyanto, 2005: 209).
b. Langah-langkah Desain Input Secara Umum.
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan secara umum yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut.:
1) Menentukan kebutuhan input dari sistem baru.
2) Menentukan parameter dari input
Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi(Jogiyanto, 2005: 217) a) Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dari
alat input. b) Sumber input.
c) Jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan didistribusinya.
d) Alat input yang digunakan. e) Volume input.
f) Periode input. 3) Tahap Perancangan
c. Perancangan awal
Pada tahap perancangan awal, perancang sistem merancang berbagai komponen sistem di atas kertas atau masih dalam konsep. Berbagai hal yang dirancang dalam tahap ini: 1) Struktur organisasi yang terkait dalam sistem yang
dirancang
2) Prosedur yang harus dilakukan
3) Dokumen dan laporan yang diperlukan
4) Basis data yang digunakan untuk mencatat berbagai data dan transaksi
5) Berbagai diagram, yaitu diagram aliran (flowchart), DFD
(Data Flow Diagram), struktur organisasi dan sebagainya.
d. Perancangan Rinci
Perancangan rinci merupakan tahap perancangan lanjutan dari perancangan awal. Dalam tahap perancangan fisik, perancang sistem mulai mewujudkan berbagai rancangan yang telah dibuatnya. Contoh, rancangan dokumen yang sebelumnya hanya dibuat secara konsep (dengan memasukkan keterangan penting) mulai dibuat dalam ukuran sesungguhnya. Berbagai hiasan dan uraian lain ( misalnya tulisan “Terima Kasih” di akhir dokumen). Contoh lain, basis data yang
perancangan konseptual dapat dilanjutkan ke dalam tahap perancangan rinci, misalnya struktur organisasi yang pada tahap awal, tidak perlu dilanjutkan pada tahap rinci. (Barry, Cushing 1983 : 9.13)
G. Sistem Pengendalian Intern Penggajian
Menurut Mulyadi (2001:162-163), mengenai sistem pengendalian intern (SPI) mencakup beberapa hal yaitu:
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2. Tujuan Sistem Pengndalian Intern
Sistem pengendalian intern mempuntai beberapa tujuan yaitu: a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek ketelitian dan kendalan data akuntansi. c. Mendorong efiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 3. Unsur Sistem Pengndalian Intern
Unsur-unsur pokok dalam sistem pengndalian intern yaitu sebagai berikut:
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 4. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pada Sistem Akuntansi Penggajian
Unsur pengendalian intern sistem akuntansi penggajian digolongkan kedalam beberapa kelompok (Mulyadi 2001:386-387) yaitu:
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
c. Prosedur pencatatan
1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan
2) Tarif gaji dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang sehat
1) Kartu jam harus dibandingkan denga kartu jam kerja.
2) Kartu jam hadir yang dimasukan ke mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
H. Alat Pengendalian Transaksi
Menurut Jogiyanto (2005:250-266), pengendalian secara umum terdiri dari:
1. Pengendalian Umum
a. Pengendalian Organisasi
Pengendalian organisasi dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas. Dengan pemisahan tugas ini dapat memperkecil kecurangan dan kesalahan karena adanya saling pengecekan.
b. Pengendalian dokumentansi
Dokumentasi yang ada diantaranya adalah sebagai berikut: 1) Dokumentasi prosedur
c. Pengendalian perangkat keras
Pengendalian perangkat keras (hardwere control) merupakan pengendalian yang sudah dipasang didalam komputer. Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam ( read after write check), pemeriksaan baca ulang (dual read check), pemeriksaan validasi (validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check). d. Pengendalian keamanan fisik
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik berupa pengawasan terhadap pengaksesan,pengawasan tersebut antara lain:
1) Penempatan satpam
2) Pengisian agenda kunjungan 3) Penggunaan tanda pengenal
4) Penggunakan closed-circuit television 5) Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah.
Alat-alat pengamanan tambahan yang digunakan untuk mengendalikan hal-hal yang dapatmenyebabkan sesuatu yang fatal yaitu, alat peredam kebakaran, UPS (Uninterupitable Power
Systems), Stabilizer, AC (Air Conditioner), dan pendeteksi
e. Pengendalian keamanan data
Untuk menjaga keamanan data agar data tersebut tidak hilang maka cara untuk pengendalian keamanan data yaitu:
1) Dipergunakan data log. 2) Proteksi file
3) Pembatasan pengaksesan (access restriction) 4) Data backup dan recovery.
f. Pengendalian komunikasi
Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan data. Pengendalian komunikasi dapat diterapkan dengan cara meletakan suatau alat pengkodean pada awal jalur transmisi data, yang akan mengubah data asli (disebut plainttext) ke dalam bentuk teks sandi rahasia (disebut chiphertext).
2. Pengendalian Aplikasi.
Menurut Jogiyanto (2005:255-259), pengendalian aplikasi yang diterapkan selama proses pengolahan data yaitu sebgai berikut:
a. Pengendalian Masukan
Pengendalian masukan (input control) mempunyai tujuan untuk meyakinkan data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan terhadap data tersebut.
1) Nomer urut tercetak pada dokumen dasar
Dokumen dasar harus diberi nomor urut tercetak. Tujuannya untuk mengetahui bila ada dokumen yang hilang.
2) Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar. Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada filed data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing filed data, sehingga kelebihan digit dapat terlihat. Pengendalian ini merupakan pengendalian untuk kebenaran data.
3) Kaji ulang (review) data.
Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali data yang dicatatnya dengan meneliti kembali kebenaran datanya.
4) Verifikasi data (data verification).
Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarnnya oleh personil yang lainnya.
Pengendalian pada tahap pemasukan data dengan pengecekan yang telah terprogram di dalam program aplikasi dan disebut dengan programmed check. Pengendalian yang berupa
