4.5. Ulasan dan Pembahasan
4.5.4. Alur Kerja dan Koordinasi
Hasil dari data dokumentasi
PM dilibatkan setelah pemasukan tender dan sebelum penunjukan kontrak serta pada tahap nego.
Hasil dari observasi
Skedul tender tidak dibuat
PM/ DPM tidak dilibatkan didalam review dokumen.
Para personil sudah memastikan semua hal yang berkaitan dengan survey lokasi
100
Universitas Kristen Petra
Pembuatan metode kerja oleh operasional DPM dibantu SM
Skedul matrix dan barchart tidak dibuat.
Semua personil QS sudah memastikan hal – hal didalam melakukan quantity takeoff.
Untuk survey harga material, chief estimasi sudah memastikan tawaran diskon
Untuk survey harga upah dan alat hanya dilakukan oleh chief estimasi
Dalam pembuatan indirect cost, chief estimasi tidak melibatkan operasional lapangan (DPM, SM dan juga supervisor)
Hasil dari wawancara
Menurut chief estimasi biaya, secara keseluruhan, hasil perhitungan volume dan biaya merupakan tanggung jawab kepala bagian. Kepala bagian harus mampu mengkoordinir semua kegiatan dengan baik
Semua divisi terlibat didalam proses estimasi biaya, meliputi divisi estimasi biaya sendiri, divisi admin dan umum, divisi logistik dan juga divisi cost control
Chief estimasi masih menganggap koordinasi masih kaku dan perlu adanya pembenahan
Harga penawaran dari supplier/ subkon kurang update terkait susahnya memperoleh harga penawaran
Waktu yang kurang/ minim apalagi jika sifat kontrak lumpsum
Ketidak sinkronan antara gambar dengan dokumen pendukung lain
Kurangnya perintah yang tegas dari pimpinan terkait pembagian tugas masing – masing personil.
Salah satu personil tidak bisa mengoperasikan komputer sehingga membutuhkan tenaga untuk menginput hasil pekerjaannya.
Divisi yang harus terlibat saaat estimasi yaitu Divisi estimasi biaya, divisi logistik, Marketing, divisi administrasi dan juga divisi Marketing.
Kendala yang ditemui dalam membuat metode kerja antara lain :
Alat yang digunakan terkendala dengan lokasi
Adanya kendala dalam menentukan sequence pekerjaan yang sesuai dengan waktu dan biaya.
101
Universitas Kristen Petra
Adanya kendala dalam menyesuaikan kebutuhan bekisting dengan waktu yang tersedia
Adanya kendala apabila jadwal yang dibuat melebihi jadwal yang telah ditentukan oleh owner serta urutan pekerjaan yang berhubungan dengan Nominated Sub Contractor (NSC)
Kendala yang ditemui selama proses quantity takeoff adanya perbedaan gambar, ketidak jelasan gambar dan gambar yang diterima dalam bentuk scan pdf dan salah satu personil kurang familiar dengan komputer sehingga membutuhkan tenaga untuk meyalin hasil kerjanya
Dalam menentukan biaya material, diperoleh dari supplier ataupun subkon secara langsung.
Biaya upah diperoleh dari harga upah tenaga yang berlaku di pasaran, dan dipengaruhi juga oleh faktor kesulitan dan diperoleh dari para mandor – mandor pada proyek – proyek sebelumnya
Kendala dalam membuat indirect cost kesulitan mendapatkan harga untuk living facilities apabila proyek luar kota.
Hasil penelitian
a. Fase Persiapan Kegiatan Tender
Data yang diperoleh dari data dokumentasi bahwa PM dilibatkan setelah pemasukan tender dan sebelum penunjukan kontrak. Hal ini menunjukkan bahwa PM tidak berkontribusi saat proses estimasi. Diperkuat lagi dari data yang diperoleh dari data observasi bahwa PM/ DPM tidak dilibatkan saat review dokumen, padahal PM dapat memberikan masukan dan saran, untuk itu harus dilibatkan pada saat review dokumen dan juga saat estimasi.
Kelengkapan dokumen tender diantaranya gambar tender, BQ, RKS, spesifikasi teknis, data pendukung (data tanah) dipastikan lengkap dengan cara membuat ceklist kelengkapan dokumen. Kemudian me review dan membuat pertanyaan – pertanyaan terhadap item – item yang belum jelas serta menyampaikannya kepada pihak owner serta selalu melibatkan PM
Durasi pemasukan tender dirasa singkat dan pembagian tugas terhadap masing – masing personil kurang jelas serta ditambah lagi para personil tidak
102
Universitas Kristen Petra
ada yang membuat skedul tender berdasarkan data observasi. Maka perlu dibuat skedul tender agar pekerjaan dapat selesai tepat waktu.
b. Fase kegiatan penyusunan dokumen teknis
- Saat peninjauan lokasi, dengan membuat ceklist saat tinjuan lokasi untuk memastikan hal – hal penting yang berkaitan dengan proyek. Ceklist tersebut seperti yang terdapat pada lampiran. Dengan membuat ceklist ini, akan memudahkan bagi personil dalam melakukan site survey.
- Untuk pembuatan metode kerja sesuai dengan permintaan yang disyaratkan oleh owner. Metode kerja sebaiknya dibuat dalam bentuk presentasi slide sehingga memudahkan pihak kontraktor dalam menjelaskan metode kerja dan agar lebih komunikatif. Dalam membuat metode kerja, tentunya personil harus me review dokumen terlebih dahulu, gambar tender, BQ, spek yang digunakan, RKS dan data pendukung (soil test, milestone dan timeline, dan lain – lain). Setelah me review, jika terdapat ketidak jelasan informasi, bisa membuat resume dan menyampaikan ke owner dalam bentuk pertanyaan – pertanyaan. Kemudian melakukan site survey, data yang didapat (sesuai ceklist peninjauan lokasi) haruslah lengkap sesuai dengan kebutuhan informasi dalam membuat metode kerja. Setelah data – data tersebut didapat, proses pembuatan metode kerja dilakukan dimulai dari struktur bawah, struktur atas, finishing & façade dan juga MEP. Item – item yang perlu diperhatikan pada saat pembuatan metode:
Job layout (berisi tentang tata letak manajemen proyek yang meliputi posisi TC dan PH (passenger hoist) yang digunakan, posisi temporary office dan gudang, alur sirkulasi kendaraan, utilitas pekerja, pagar dan pintu masuk proyek, posisi fabrikasi bekisting dan besi, laydown area, pos security)
Struktur bawah
Galian (metode galian – top down atau open cut, squence galian, sistem perkuatan galian – strutting atau shoring atau timber lagging atau embakment sistem, sistem drainase - dewatering, lokasi dan jarak buangan sisa galian, akses temporary, perkuatan terhadap akses temporary, alat dan armada yang digunakan – excavator, dumptruck)
103
Universitas Kristen Petra
Mass concrete, harus dipastikan spesifikasinya (volume, luas, keliling, tinggi mass concrete nya), supply beton dari mana dan lokasinya, karena metode pengecoran untuk mass concrete tidak boleh ada delay dan disarankan pada malam hari (berkaitan dengan suhu), jumlah alat yang digunakan (berapa concrete pump dan pipa yang dibutuhkan), sistem bekisiting yang digunakan, metode pembesian, metode curing (thermocouple)
Struktur atas
Untuk metode struktur atas cenderung typical. Struktur atas meliputi pelat, balok, kolom dan shearwall. Yang perlu diperhatikan saat pembuatan metode struktur atas yaitu:
Zoning
Zoning adalah pembagian area luasan struktur menjadi area yang lebih kecil. Luas zone tergantung pada kapasitas alat serta metode yang digunakan.
Sistem bekisting (manual atau sistem, material bekisting yang digunakan untuk berapa kali pakai, sediaan bekisting untuk berapa lantai bekisiting per 3 lantai, sistem permutasi bekisting, perancah dan shoring yang digunakan).
Sistem pengecoran (squence pengecoran – sistem meja terbalik atau meja berdiri yaitu kolom dulu lalu plat balok atau sebaliknya atau bisa juga bersaman antara kolom dan balok, pengecoran menggunakan apa – untuk kolom bisa menggunakan bucket TC (tower crane) dan untuk plat balok menggunakan concrete pump)
Sistem pembesian (fabrikasi pembesian dilakukan dibawah dan diangkut menggunakan TC, memastikan berat besi per kolom/shearwall – kaitannya dengan kapasitas angkat TC)
Sistem keamanan dan keselamatan (temporary safety net dan safety mess)
Sistem transportasi vertikal (bisa menggunakan TC, PH dan lift service jika owner mengijinkan)
104
Universitas Kristen Petra
Arsitektur
Pekerjaan arsitektur dimulai setelah beton pada lantai yang sama mencapai umur (28 hari) dan setelah shoring – shoring dilepas. Ilustrasinya, pekerjaan arsitektur lantai 1 dimulai setelah plat dan balok pada lantai 2 mencapai umur dan shoring – shoring nya telah dilepas. Pekerjaan arsitektur membutuhkan ketelitian yang tinggi untuk itu diharapkan peran supervisor dan QC (quality control) sangat penting saat pelaksanaan.
MEP
Metode pekerjaan MEP meliputi squence tiap item pekerjaan MEP yang dalam pelaksanaanya overlap dengan pekerjaan struktur dan arsitektur.
- Terkait jadwal pelaksanaan dimana terdapat kendala yang ditemui saat membuat jadwal pelaksanaan yaitu apabila durasi yang diminta owner lebih pendek daripada schedule yg dibuat, diupayakan tetap membuat skedul versi kontraktor namun disertai dengan catatan. Kendala lain terkait membuat urutan pekerjaan terutama yang menyangkut pekerjaan NSC, diupayakan membuat semua jadwal pelaksanaan sesuai dengan permintaan owner dengan jelas, merinci tiap item pekerjaan dari struktur sampai dengan MEP, sehingga semua skedul NSC berpatokan pada jadwal yang telah dibuat.
Jadwal pelaksanaan yang selalu diminta oleh owner yaitu :
Kurva S, barchart dalam format Ms. Project, skedul alat, skedul staff.
Untuk memudahkan dalam pelaksanaan, disarankan membuat skedul matrix, atau perpaduan dari master skedul dengan skedul alat dengan menampilkan lintasan kritisnya.
Kurva S
- Menggunakan Ms Excel.
- Fungsi utama sebagai jadwal pelaksanaan proyek, kapan proyek mulai dan kapan proyek selesai.
- Jenis skedul ini juga sebagai dasar didalam manajemen biaya proyek, terkait prosentase progress yang dicapai, dengan membandingkan antara rencana dan realisasi dan juga
- Untuk perhitungan cashflow
- Sebagai report terhadap manajemen dan juga owner
105
Universitas Kristen Petra
- Input pembuatan kurva S dari RAB yang telah dibuat
Barchart
- Menggunakan Ms Project dan dalam skedul ini dapat dilihat secara detail WBS serta lintasan kritisnya
- Dalam skedul ini selain pekerjaan utama (struktur, arsitektur dan MEP) juga harus terdapat jadwal order dan delivery material (besi, beton, bekisting, material arsitektur, dan material MEP).
- Input pembuatan barchart adalah dari WBS pekerjaan struktur, arsitektur dan juga MEP.
Skedul alat dan staff - Menggunakan Ms Excel.
- Dalam skedul ini akan tergambar jelas jenis alat yang digunakan dan berapa lama, kapan saat harus didatangkan dan kapan selesainya (mob demob). Begitu juga staff, berapa banyak staff yang digunakan, dan kapan haru mendatangkan staff yang bersangkutan.
- Sumber dari pembuatan skedul ini dari barchart yang telah dikonversi ke dalam Ms excel.
Skedul matrix
- Menggunakan Ms Excel.
- Skedul ini bersifat resume terhadap keseluruhan skedul dan lebih informatif apabila digunakan saat presentasi terhadap manajemen.
Skedul ini adalah gabungan dari barchart dan juga skedul alat.
c. Fase kegiatan penyusunan dokumen komersial
- Saat quantity takeoff, apabila gambar dalam bentuk PDF, dapat dihitung quantity nya menggunakan software, namun apabila gambar dalam bentuk hardcopy maka perhitungan dilakukan secara manual dan memastikan skala pada gambar dengan penggaris dan hal ini cukup memakan waktu lama.
- Kendala lainnya terkait dengan salah satu personil yang tidak dapat mengoperasikan komputer, dibutuhkan personil untuk menginput data yang bisa merangkap sebagai admintek dan juga survey harga.
- Untuk survey harga material harus memperhatikan: unit price basis dan lumpsum basis, material tersebut sudah termasuk franco atau loco,
106
Universitas Kristen Petra
memastikan pembayaran kepada supplier dan memastikan tawaran diskon.
Personil QS diupayakan terlibat untuk meningkatkan kompetensinya.
- Survey harga upah harus memastikan upah yang dipakai adalah upah harian atau borongan, mempertimbangkan quantity of work, general economy, project supervisor, labor condition, iklim dan cuaca, overtime dan juga eskalasi. Personil QS diupayakan terlibat untuk meningkatkan kompetensinya.
- Biaya alat yang didapatkan harus memperhatikan dan memastikan alat yang telah sesuai dengan metode kerja yang digunakan, menghitung produktifitas alat, menghitung biaya sewa dan investasi. Personil QS diupayakan terlibat untuk meningkatkan kompetensinya
- Indirect cost bersumber dari metode kerja. Dalam membuat metode kerja, maka selalu diupayakan berkoordinasi dengan divisi operasional. Tim QS juga perlu dilibatkan untuk meningkatkan kompetensinya. Kendala yang ditemui personil selama membuat indirect cost yaitu apabila proyek berada diluar kota karena harus memperoleh data biaya riil terutama living facilities, diupayakan dalam melakukan site survey juga mencari data yang berkaitan dengan biaya living facilities dengan mengacu pada ceklist yang telah dibuat.