Pada sub bab ini, akan dijelaskan tentang perbandingan antara portrait sistem estimasi biaya proyek pada PT. X yang diperoleh dari data dokumentasi, rekaman arsip, observasi dan juga wawancara. Hasil yang didapat dari ke empat metode diatas dibandingkan dengan standart sistem estimasi biaya proyek yang diperoleh dari kajian teori yang sudah dibahas dalam bab 2, kemudian dilakukan evaluasi terhadap sistem estimasi biaya proyek PT. X dan disajikan dalam bentuk tabel. Tabel 4.9. berikut adalah diskusi hasil penelitian sistem estimasi biaya proyek.
108
Universitas Kristen Petra
Tabel 4. 9. Diskusi Hasil Penelitian
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
1 Struktur Organisasi - Divisi estimasi biaya dipimpin oleh 1 orang kepala bagian estimasi biaya dan dibantu 1 orang chief estimasi biaya, 1 koordinator QS, 3 orang QS (struktur 1 orang, arsitektur 2 orang), operasional DPM 1 orang, operasional spv.
MEP 2 orang, 1 orang engineering, dan 3 orang eks. lapangan yang diperbantukan sementara.
- Personil dirasa masih kurang, terutama yang bertugas dalam mempelajari dan me review dokumen
Menurut Carty (1995), Kontraktor terdiri dari 3 divisi utama, yaitu operasional, estimating dan
engineering dan administrasi. Divisi estimasi biaya dipimpin oleh seorang kepala bagian estimasi dan dibawahnya terdapat chief estimasi, koord. quantity survey (QS), staff QS dan staff engineering. Dalam pelaksanaannya menurut Ritz (1994), divisi estimasi biaya di support oleh administrasi dan juga operasional
Stuktur organisasi yang dimiliki oleh PT. X sudah cukup. Namun posisi untuk contract
administration masih kosong.
Diupayakan untuk menambah jumlah personil untuk posisi tersebut dan bertugas mempelajari dan me-review dokumen.
2 Tugas dan Tanggung Jawab
- Kepala bagian bertugas dan baertanggung jawab dalam mempersiapkan dan memastikan dokumen tender telah lengkap secara teknis dan administrative, serta sebagai coordinator survey lapangan.
- Estimator bertugas dan bertanggung jawab dalam mempersiapkan tender, menghitung dan membuat rekapitulasi volume tender serta membuat estimasi biaya.
- QS bertugas dan bertanggung jawab dalam perhitungan volume pekerjaan (struktur dan arsitektur).
Menurut Herumanta, tugas dan tanggung jawab kepala estimasi:
- Menyusun rencana konstruksi dan memperhitungkan kebutuhan material/ bahan, tenaga kerja, peralatan, waktu, serta anggaran bagi pelaksanaan proyek.
- Menyusun gambar – gambar konstruksi dan grafik-grafik kemajuan pekerjaan yang harus dicapai tiap waktu.
Tugas dan tanggung jawab estimator meliputi Menurut Dysert L, Bruce G (2000):
- Melakukan perhitungan volume semua pekerjaan berdasarkan lingkup proyek.
- Membuat rencana anggaran biaya
- Tugas dan tanggung jawab kepala bagian estimasi, estimator dan juga QS, sudah sesuai dengan standart, namun dalam membuat metode kerja dan jadwal, seharusnya dilakukan oleh divisi engineering.
- Diupayakan menambah jumlah personil dalam mempelajari dokumen kontrak dan meninjau dokumen tender. Dalam hal ini adalah contract administration.
- Berkaitan dengan kendala yang ditemui oleh chief estimasi biaya, tentunya ada personil yang bertugas me-maintenance harga.
Dalam hal ini bisa dilakukan oleh contract administration.
109
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
2 Tugas dan Tanggung Jawab
- Terdapat ketidaksesuaian antara hasil yang didapat dari dokumentasi dan wawancara, dimana kepala bagian membuat metode kerja dan jadwal, sedangkan hasil wawancara pembuatan metode kerja dan jadwal dilakukan oleh operasional DPM.
- Berdasarkan data dokumentasi, Contract administration mempelajari dokumen kontrak dan meninjau dokumen tender namun pada hasil wawancara posisi tersebut tidak ada.
- Dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya, chief estimasi terdapat kendala yaitu berkaitan dengan harga penawaran supplier.
- Membuat analisa dari tiap item pekerjaan
- Membuat rekapitulasi rencana anggaran biaya
- Membuat perencanaan mutu serta perencanaan K3
Tugas dan tanggung jawab estimating dan engineering menurut Herumanta:
- Merencanakan dan membuat metode kerja
- Merencanakan dan membuat jadwal pelaksanaan (master schedule), - Merencanakan dan membuat semua
sumber daya (bahan, alat, dan subkontraktor).
Tugas dan tanggung jawab QS menurut Dysert L, Bruce G (2000), adalah:
- Mempelajari dokumen tender yang berkaitan dengan jenis kontrak, perhitungan volume, harga satuan pekerjaan dan tata cara pembayaran.
- Menganalisis keselerasan BQ dengan gambar kerja, data teknis dan spesifikasi teknis
- Menghitung luasan bangunan dan volume bahan, tenaga dan peralatan berdasarkan gambar, spesifikasi teknis dan dokumen lainnya.
110
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
2 Tugas dan Tanggung Jawab
- Berkoordinasi dengan divisi logistik terkait pengadaan material
Tugas dan tanggung jawab contract administration
- Mengambil seluruh dokumen tender dan menyerahkan kepada divisi engineering dan estimating, me-review dokumen tender
- Melakukan pendataan tender terkait jenis proyek, tahun proyek, sifat kontrak, tanggal pemasukan, ceklist dokumen yang harus dipersiapkan 3 Kontrol Internal dan
Review Manajerial
Berdasarkan data rekaman arsip:
- Item biaya yang paling sering terjadi deviasi yaitu pada item biaya alat, biaya upah, biaya lain – lain dan juga biaya overhead.
Berdasarkan data wawancara:
- Review volume menggunakan standart perusahaan yang telah ditetapkan, yaitu dengan koordinasi antar personil dan mengecek kembali hasil hitungan volume.
- Review volume dengan melihat kewajaran rasio volume terhadap luasan bangunan.
- Review harga menggunakan pendekatan harga per meter persegi gedung, yaitu
membandingkannya dengan proyek – proyek yang telah lalu.
- Menurut GAO (2007), Review terhadap volume yaitu dengan melakukan cek terhadap kewajaran rasio volume per lantainya.
Struktur bawah (terhadap volum beton)
- Rasio besi: 102 kg/m3 s/d 120 kg/m3 - Rasio bekisting: 0,25 m2/m3 s/d
0,825 m2/m3
Struktur atas (terhadap luas gross):
- Beton: 0.28 m3/m2 s/d 0.36 m3/m2 , - Besi 125 Kg/m3 s/d 145 Kg/m3 - Bekisting: 6 m2/m3 s/d 7 m2/m3
- Review harga dengan cek sensitifitas dengan me – short item biaya yang paling besar (material, upah, subkon).
- Saat tender, perlu adanya review terhadap item – item biaya saat tender khususnya ditekankan
- Untuk review volume, sudah sesuai dengan standart yang ada, yaitu membuat format khusus (template) untuk review perhitungan volume agar memudahkan personil yang lain dalam melakukan pengecekan.
111
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
3 Kontrol Internal dan Review Manajerial
- Jarang ditemui adanya review terhadap tender yang kalah.
- Review terhadap bagian engineering dengan memakai metode kerja yang sesuai dan efisien, dengan dukungan alat yang akan digunakan serta sumber dayanya. Untuk metode pekerjaan struktur, tentunya harus ada input dari bagian estimating yaitu volume beton, besi dan bekisting.
- Diupayakan selalu diadakan review terkait tender kalah dan meibatkan semua personi agar kekurangan saat tender dapat diminimalisir.
4 Alur Kerja dan Koordinasi
a. Fase persiapan kegiatan tender
Terdapat perbedaan antara data dokumentasi, observasi dan wawancara, pada data
dokumentasi PM dilibatkan setelah pemasukan tender dan sebelum penunjukan kontrak serta pada tahap nego, namun hasil yang didapatkan dari observasi PM tidak dilibatkan dalam review dokumen, padahal dari wawancara disebutkan bahwa semua sepakat semua divisi terlibat dalam estimasi biaya termasuk saat review dokumen.
Kendala yang ditemui, dalam melakukan estimasi, PT. X melewati batas waktu yang telah ditetukan oleh owner, dan miss-komunikasi terkait pembagian tugas.
Skedul tender tidak pernah dibuat.
a. Fase persiapan kegiatan tender
Menurut Akintoye dan Fitzgerald (2000),pada fase ini terdapat Review dokumen termasuk didalamnya mengecek semua kelengkapan dokumen seperti:
gambar tender, spesifikasi teknis, rencana kerja dan syarat – syarat, bill of quantity, data – data pendukung (soil test dan lain – lain) serta mencatat dan membuat daftar pertanyaan semua hal yang belum jelas.
Melibatkan PM dalam mereview dokumen.
Menurut GAO (2007) dalam fase ini juga membuat project review dan skedul tender.
a. Fase persiapan kegiatan tender
Melibatkan PM saat review dokumen tender dan tidak hanya saat setelah nego.
Membuat skedul tender yang bersisi tentang kegiatan estimasi dari awal sampai akhir dengan personil yang relevan, sehingga kendala yang berkaitan dengan tugas dan deadline pekerjaan dapat diantisipasi.
112
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
4 Alur Kerja dan Koordinasi
b. Fase kegiatan penyusunan dok. Teknis.
Berdasarkan data observasi dan wawancara, personil sudah memastikan semua hal yang berkaitan dengan survey lokasi dan juga poin – poin saat survey lokasi meliputi:
Akses kendaraan dan lalu lintas sekitar proyek
Kondisi tanah
Areal kerja (batas – batas lahan dan area stok material), situasi dan kondisi sekitar proyek.
Pembuatan metode kerja oleh operasional DPM dibantu SM.
Kendala yang ditemui dalam membuat metode kerja antara lain :
Alat yang digunakan terkendala dengan lokasi
Adanya kendala dalam menentukan sequence pekerjaan yang sesuai dengan waktu dan biaya
Adanya kendala dalam menyesuaikan kebutuhan bekisting dengan waktu yang tersedia
b. Fase kegiatan penyusunan dokumen Teknis.
Menurut Latief Yusuf ((2009), Humprey (1991) dan Ritz (1994), perlu menyiapkan rencana yang baik, dipastikan, mempelajari dokumen tender dan data proyek lainnya.
Hal – hal yang perlu diperhatikan saat survey lokasi:
Lokasi Proyek
Survey tenaga kerja
Site Development
Fasilitas Sementara (Temporary site facilities).
Hubungan dengan masyarakat
Hubungan dengan client/ owner
Menurut Asiyanto (2012) dan Clough, Glenn dan Keoki (2000)
Membuat metode konstruksi harus dapat merepresentasikan
pelaksanaan secara sistematis, setidaknya terdapat item – item:
Pekerjaan persiapan, dewatering, struktur bawah, struktur atas dan finishing
b. Fase kegiatan penyusunan dok.
Teknis
Membuat ceklist saat survey lokasi agar dapat memastikan tidak ada item yang terlewat saat survey lokasi, meliputi:
Lokasi Proyek
Survey tenaga kerja
Site Development
Fasilitas Sementara (Temporary site facilities).
Hubungan dengan masyarakat
Hubungan dengan client/ owner
Terkait kendala yang ditemui saat pembuatan metode kerja, memastikan bahwa ceklist saat survey sudah lengkap, menjabarkan pada item pekerjaan persiapan, terkait pelaksanaan dengan cara me-superimpose antara gambar tender dengan penggunaan alat dan disesuaikan data dengan hasil yang didapat dari survey lokasi.
113
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
4 Alur Kerja dan Koordinasi
Skedul matrix dan barchart tidak dibuat.
Adanya kendala apabila jadwal yang dibuat melebihi jadwal yang telah ditentukan oleh owner serta urutan pekerjaan yang berhubungan dengan Nominated Sub Contractor (NSC)
Menurut Project Management Institute (2013) dan GAO (2007)
Pembuatan jadwal meliputi perhitungan jumlah kebutuhan sumber daya terkait dengan ketersediaan dan jumlah tenaga dan dari setiap item pekerjaan sebagai dasar dalam pembuatan jadwal tiap kegiatan
Jadwal yang harus disiapkan meliputi:
Kurva S
Barchart
Skedul alat dan staff
Skedul matrix
Divisi estimasi biaya dan divisi operasional diupayakan selalu berkoordinasi dalam membuat metode kerja.
Kendala yang ditemui terkait metode dalam menentukan kebutuhan bekisting, diupayakan selalu
berkoordinasi dengan subkon dari pihak kontraktor sendiri saat tender
Saat tender diupayakn melengkapi skedul yang telah dibuat dengan membuat Skedul matrix dan barchart.
Kendala yang ditemui terkait jadwal subkon oleh owner, diupayakan berkoordinasi dengan subkon owner (NSC) saat tender dan juga saat klarifikasi apabila memungkinkan untuk menghindari pekerjaan yang tumpang tindih.
114
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
4 Alur Kerja dan Koordinasi
c. Fase kegiatan penyusunan dok. Komersial
Quantity takeoff
Berdasarkan data observasi semua personil QS sudah memastikan hal – hal didalam melakukan quantity takeoff.
Adanya kendala dalam quantity takeoff yaitu:
Adanya perbedaan gambar, ketidak jelasan dan ketidaksinkronan gambar dengan dokumen lain
Gambar yang diterima dalam bentuk scan pdf.
Salah satu personil tidak bisa mengoperasikan komputer sehingga membutuhkan tenaga untuk menginput hasil pekerjaannya.
c. Fase kegiatan penyusunan dok.
Komersial
Quantity takeoff menurut Means (1990) dan GAO (2007)
Quantity takeoff harus diupayakan sejelas dan seinformatif mungkin
Kegiatan quantity takeoff menyusun daftar material dan satuan yang digunakan sehingga diperlukan adanya sheet khusus
Memperhatikan tiap satuan dimensi didalam gambar
Memastikan skala yang tertera pada gambar dengan benar dengan cara mengukur langsung dengan penggaris skala
Estimator harus selalu menambahkan waste factor didalam estimasi biaya
Selalu mengecek hasil akhir dari estimasi yang telah dibuat
c. Fase kegiatan penyusunan dok.
Komersial
Quantity takeoff
Dalam melakukan quantity takeoff, personil sudah
melakukan sesuai dengan standart dalam melakukan quantity takeoff.
Terkait dengan ketidak jelasan gambar, semua personil aktif mereview dokumen – dokumen tender serta membuat daftar pertanyaan item yang kurang jelas yang akan diajukan kepada owner.
Diupayakan untuk meningkatkan kompetensi personil baik hardskill atau soft skill.
Menghitung biaya proyek
Berdasarkan data wawancara, harga material diperoleh dari supplier ataupun subkon secara langsung.
Menghitung biaya proyek Menurut GAO (2007) dan AACE International (1992)
Biaya material harus memperhatikan:
unit price basis dan lumpsum basis, material tersebut sudah termasuk franco atau loco, memastikan pembayaran kepada supplier dan memastikan tawaran diskon.
Menghitung biaya proyek
Dalam menghitung biaya material, diupayakan selalu mempertimbangkan : unit price basis dan lumpsum basis, material sudah termasuk franco atau loco, memastikan
pembayaran kepada supplier dan memastikan tawaran diskon.
115
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
4 Alur Kerja dan Koordinasi
Menghitung biaya proyek
Biaya upah diperoleh dari harga upah tenaga yang berlaku di pasaran diperoleh dari para mandor – mandor pada proyek – proyek sebelumnya
Biaya alat dihitung berdasarkan alat yang digunakan untuk kebutuhan proyek serta dihitung kapasitasnya serta produktifitasnya, untuk biaya alat biasanya dihitung biaya sewa namun apabila milik sendiri dihitung
maintenance serta nilai susutnya
Menghitung biaya proyek
Memastikan upah yang dipakai adalah upah harian atau borongan, mempertimbangkan quantity of work, general economy, project supervisor, labor condition, iklim dan cuaca, overtime dan juga eskalasi
Apabila alat yang digunakan adalah sewa maka harus
mempertimbangkan biaya mob demob, biaya sewa dan juga gaji.
Apabila investasi maka harus memperhatikan biaya penyusutan (depresiasi), biaya operasional dan juga biaya perbaikan, bisa dengan dengan cara straight line methods (depresiasi dihitung secara merata tiap tahunnya), declaining methods/
sum of the year digits methods (depresiasi dihitung secara menurun sesuai dengan perbandingan jumlah digit tahun umur ekonominya), dan yang terakhir double declaining balance methods (depresiasi dihitung dua kali dari prosentase straight line, dikalikan dengan nilai buku alat pada tahun yang bersangkutan).
Menghitung biaya proyek
Dalam menghitung biaya upah, personil diupayakan
mempertimbangkan quantity of work, general economy, project supervisor, labor condition, iklim dan cuaca, overtime dan juga eskalasi
Untuk biaya alat, memastikan alat yang dipakai sewa atau investasi.
Jika sewa maka harus
mempertimbangkan mob demob, biaya sewa dan gaji. Apabila investasi harus memperhatikan biaya penyusutan, operasional dan perbaikan, dengan dengan cara straight line methods (depresiasi dihitung merata tiap tahunnya), declaining methods/
sum of the year digits methods (depresiasi dihitung menurun sesuai dengan perbandingan jumlah digit tahun umur ekonominya), dan yang terakhir double declaining balance methods (depresiasi dihitung dua kali dari prosentase straight line, dikalikan nilai buku alat pada tahun yang bersangkutan).
116
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
4 Alur Kerja dan Koordinasi
Dalam membuat indirect cost, personil:
Memperhitungkan biaya alat yang digunakan
Temporay work dan keamanan
Biaya gaji/ operasional staff
Dalam pembuatan indirect cost, chief estimasi tidak melibatkan operasional lapangan (DPM, SM dan juga supervisor)
Kendala yang ditemui personil dalam membuat indirect cost yaitu kesulitan mendapatkan harga untuk living facilities apabila proyek luar kota.
Indirect cost terdiri dari item biaya
Overhead kantor, meliputi:
sewa kantor, utilitas, peralatan komunikasi (telepon dan mesin fax), iklan, gaji pegawai kantor (misalnya, direksi, estimator, dan staf pendukung lainnya), sumbangan, biaya hukum, dan pengeluaran akuntansi
Overhead proyek, meliputi:
pengawasan, fasilitas sementara/
temporary, kantor proyek, toilet, utilitas, transportasi, pengujian, ijin, foto, alat-alat kecil.
Profit yaitu jumlah keuntungan yang akan ditambahkan adalah sangat subjektif dan tergantung pada pertimbangan seperti kompetisi, seberapa penting proyek, pasar kerja, kondisi pasar lokal dan ekonomi Menurut Dysert (2006), Contingency sejumlah nilai yang dimasukkan dalam estimasi bilamana terjadi perubahan atau penambahan biaya proyek yang diperlukan berdasarkan pengalaman
Dalam menghitung indirect cost, PT. X sudah sesuai dengan standart yang ada, namun diupayakan dalam proses pembuatannya, personil yang bersangkutan agar
berkoordinasi dengan operasional lapangan (PM/ DPM) dan mempertimbangkan masukan dan saran dari operasional
117
Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9. Diskusi Hasil Penelitian (sambungan)
No Sistem Estimasi
Biaya Proyek Portrait Sistem Estimasi PT. X Standart Sistem Estimasi Evaluasi
5 Metode Estimasi - Metode yang digunakan dalam menghitung volume yaitu analogous estimating dan bottom up – estimating yaitu dengan menghitung komponen-komponen pekerjaan dimana tiap komponen pekerjaan merupakan paket-paket pekerjaan yang dihitung secara detail.
Metode estimasi menurut Project Management Institute (2013) meliputi:
Expert Judgment
Analogous Estimating
Parametric Estimating
Bottom – Up Estimating
Three-Point Estimates
Reserve Analysis
Cost of Quality (COQ)
Vendor Bid Analysis
Group decision-Making techniques
Ada persamaan metode estimasi yang digunakan pada PT. X, yaitu analogous estimating dimana Metode ini digunakan sebagai penilaian parameter seperti lingkup, biaya, durasi atau ukuran skala seperti ukuran, berat dan kompleksitas proyek dengan berdasarkan pada proyek-proyek yang sejenis sebelumnya dan bottom up – estimating menghitung komponen-komponen pekerjaan dimana tiap komponen pekerjaan merupakan paket-paket pekerjaan yang dihitung secara detail. Tiap paket pekerjaan yang telah dihitung kemudian dijumlahkan menjadi komponen-komponen yang lebih besar dan akhirnya didapatkan biaya proyek secara keseluruhan