BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Alur Pengelolaan Obat di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati
Pada dasarnya, alur pengelolaan obat di puskesmas tingkat kecamatan di Provinsi DKI Jakarta sama dengan di provinsi lain, yaitu meliputi kegiatan perencanaan dan permintaan, penerimaan, penyimpanan dan distribusi, serta pencatatan dan pelaporan. Namun perbedaan yang signifikan dapat dilihat dalam proses pengadaan (termasuk ke dalam alur perencanaan dan permintaan).
Oleh karena penerapan sistem desentralisasi yang didasari oleh Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan Peraturan
Universitas Indonesia Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Provinsi Sebagai Daerah Otonom, proses pengadaan yang di lakukan di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati yaitu bersifat mandiri dimana Puskesmas Kecamatan Kramat Jati, seperti pada puskesmas tingkat kecamatan lainnya yang berada di wilayah DKI Jakarta, menentukkan sendiri jumlah dan jenis obat untuk periode mendatang. Proses selanjutnya yaitu melakukan proses lelang sebagai tahapan pengadaan obat. Obat yang di dapatkan dari proses lelang disebut sebagai obat yang bersumber dari dana APBD.
Gambaran umum mengenai lelang yang dilakukan oleh Puskesmas Kecamatan Kramat Jati sebagai usaha pengadaan obat yang bersumber dari dana APBD adalah sebagai berikut :
1. Dilakukan pengumuman lelang melalui internet melalui SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) serta papan pengumuman
2. Rekanan yang berminat untuk mengikuti lelang tersebut mengunduh dokumen persyaratan sebagai syarat pengajuan untuk ikut lelang dan melengkapi segala persyaratan yang telah ditetapkan.
3. Rekanan kemudian mengirim berkas-berkas yang dipersyaratkan dalam proses lelang tersebut melalui SPSE.
4. Panitia mengunduh berkas penawaran dari rekanan yang masuk di SPSE untuk kemudian melakukan penilaian dalam penentuan pemenang lelang. Penilaian yang dimaksud meliputi evaluasi administrasi dan evaluasi teknis serta harga. 5. Pantia lelang menentukan pemenang yang memenuhi syarat dan membuat
perjanjian untuk melakukan kerjasama dengan pihak rekanan yang terpilih 6. Rekanan yang terpilih melakukan tanggung jawabnya untuk melakukan
pengadaan dan pengiriman obat ke gudang induk Puskesmas Kecamatan Kramat Jati sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
Berdasarkan anggaran APBD, jumlah dan jenis obat di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati dapat dilihat di lampiran 2.
Selain bersumber dari dana APBD, pengadaan obat yang dilakukan di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati juga dapat bersumber dari dana BLUD (Badan Layanan Umum Daerah). Pemakaian dana BLUD dimaksudkan untuk pembelian langsung dengan jumlah kecil untuk obat-obatan yang habis sebelum memasuki
29
Universitas Indonesia masa pengadaan berikutnya dan juga obat-obatan yang tidak termasuk dalam pengadaan yang bersumber dari APBD.
Jenis obat berdasarkan permintaan rutin di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati di dominasi oleh obat generik (96,77%). Hal ini didasari oleh kesepakatan global maupun Keputusan Menteri Kesehatan No. 085 tahun 1989 tentang Kewajiban Menuliskan Resep dan atau Menggunakan Obat Generik di Pelayanan Kesehatan Milik Pemerintah dan Permenkes RI No. HK.02.02/MENKES/068/I/2010 tentang Kewajban Menggunakan Obat Generik di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Pemerintah. Adapun beberapa dasar pertimbangan dari Kepmenkes tersebut adalah :
a. Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan di seluruh dunia bagi pelayanan kesehatan publik.
b. Obat generik mempunyai mutu dan efikasi yang memenuhi standar pengobatan.
c. Meningkatkan cakupan dan kesinambungan pelayanan kesehatan publik. d. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi alokasi dana obat di pelayanan
kesehatan publik.
Setelah melakukan proses perencanaan dan pengadaan, Puskesmas Kecamatan Kramat Jati melakukan proses penerimaan, penyimpanan, dan distribusi obat. Sama seperti puskesmas lainnya, proses penerimaan obat bertujuan agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh puskesmas. Petugas penerima obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat yang diserahterimakan, meliputi kemasan, jenis dan jumlah obat, bentuk sediaan obat sesuai dengan isi dokumen serta membuat berita acara penerimaan obat. Apabila terdapat item obat yang tidak sesuai dengan dokumen maka petugas penerima berhak menolak dan mengembalikannya. Petugas gudang obat bertanggung jawab atas pemeriksaan fisik, penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan, dan penggunaan obat berikut kelengkapan catatan yang menyertainya. Petugas gudang obat mencatat setiap penambahan obat dan membukukan pada buku penerimaan obat dan kartu stok. Setelah proses penerimaan selesai, obat akan disimpan di gudang induk
Universitas Indonesia Di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati, penyimpanan obat dilakukan di gudang induk di puskesmas kecamatan. Dari gudang induk puskesmas kecamatan, obat akan didistribusikan ke gudang puskesmas kecamatan dan ke puskesmas kelurahan yang ada di lingkup Kecamatan Kramat Jati. Pendistribusian obat tersebut dilaksanakan sebanyak 4 kali dalam 1 tahun. Prosedur tetap daam proses distribusi obat dapat dilihat pada lampiran 3. Puskesmas-puskesmas kelurahan yang berada di bawah Puskesmas Kecamatan Kramat Jati yaitu Puskesmas Kelurahan Cawang, Puskesmas Kelurahan Cililitan, Puskesmas Kelurahan Kramat Jati I, Puskesmas Kelurahan Kramat Jati II, Puskesmas Kelurahan Batu Ampar, Puskesmas Kelurahan Balekambang, Puskesmas Kelurahan Tengah, dan Puskesmas Kelurahan Dukuh.
Proses penyimpanan obat dilakukan sebelum obat-obatan tersebut didistribusikan ke tempat-tempat yang dituju. Di setiap tempat penyimpanan obat di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati dilengkapi dengan kartu stok. Hal ini dimaksudkan agar semua item obat mampu tercatat dan terdokumentasi dengan baik sehingga data fisik akan sama dengan data yang terdapat di laporan.
Penyimpanan yang dilakukan di gudang induk Puskesmas Kecamatan Kramat Jati secara keseluruhan cukup baik walaupun masih belum memenuhi standar yang dipersyaratkan mengenai suhu ruangan yakni dengan tidak lengkapinya gudang dengan penyejuk udara (AC). Mengenai suhu ruangan di gudang induk, Puskesmas Kecamatan Kramat Jati menyiasati dengan membangun ruangan gudang induk yang tinggi yang disertai dengan ventilasi yang cukup pada bagian atap sehingga meminimalisasi kondisi suhu yang terlampau tinggi.
Kondisi penyimpanan di gudang Puskesmas Kecamatan Kramat Jati lebih baik bila dibandingkan dengan di gudang induk. Gudang Puskesmas Kecamatan Kramat Jati dilengkapi dengan penyejuk udara sebagai pengontrol suhu ruangan, termometer ruangan serta lemari pendingin sebagai tempat menyimpan sediaan yang memerlukan suhu 4 – 8oC yang disertai termometer yang berada di dalamnya.
Selain di gudang induk dan gudang puskesmas, obat juga disimpan di dalam Unit Pelayanan Kesehatan 24 Jam dan di apotek. Penyimpanan obat di dalam Unit Pelayanan Kesehatan 24 Jam cukup memenuhi syarat. Hal tersebut
31
Universitas Indonesia disebabkan karena hanya obat-obat tertentu yang berada di dalamnya dan dalam jumlah kecil serta ruangan tersebut juga telah dilengkapi dengan penyejuk udara. Begitu pula dengan di apotek. Obat-obat yang terdapat di apotek merupakan obat-obatan yang bersifat fast moving. Penyimpanan di dalam apotek cukup memenuhi persyaratan serta suhu ruangan terkontrol dengan baik dengan adanya penyejuk udara. Obat-obat yang tergolong narkotik maupun psikotropika yang terdapat di dalam apotek, seperti kodein dan fenobarbital, disimpan di lemari yang terpisah dengan obat-obatan lain dan dikunci ganda.
Penyimpanan obat di setiap tempat penyimpanan obat di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati memakai sistem FEFO dan FIFO. Pihak farmasi dari Puskesmas Kecamatan Kramat Jati memberikan label berupa warna di setiap kemasan sekunder maupun tersier dari setiap item obat sebagai tanda mengenai batas daluarsa dari masing-masing item obat. Hal ini ditujukan agar menjadi tanda bagi petugas gudang dan/atau apoteker untuk dapat memprioritaskan penggunaan obat yang mendekati masa daluarsa dan menjadi tanda untuk obat-obatan yang telah memasuki tiga bulan sebelum masa daluarsa untuk segera dipisahkan dari item obat lainnya agar tidak digunakan untuk selanjutnya dikembalikan ke perusahan obat yang bersangkutan. Pengklasifikasian label warna di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati sebagai penanda masa daluarsa obat dapat di lihat di lampiran 4.
Penyusunan obat, baik di gudang induk, gudang puskesmas kecamatan, apotek, maupun di Unit Pelayanan 24 jam berdasarkan bentuk sediaan dan alfabetis. Hal ini sangat memudahkan bagi petugas gudang obat dan/atau tenaga kefarmasian lain untuk menemukan obat. Khusus obat-obatan yang ada di apotek, beberapa obat disimpan tidak pada wadah aslinya. Sebagai contoh, tablet CTM, tablet parasetamol, tablet deksametason, tablet prednison, dan tablet lainnya yang bersifat fast moving tidak disimpan di dalam kemasan aslinya. Obat-obatan tersebut disimpan di dalam plastik obat dan jumlahnya untuk dikonsumsi dengan estimasi waktu pengobatan yaitu selama tiga hari dengan frekuensi penggunaan tiga kali sehari satu tablet. Hal ini bertujuan agar mempercepat dalam proses dispensing. Mengingat jumlah pasien yang tidak sebanding dengan jumlah tenaga
Universitas Indonesia kefarmasian yang ada serta untuk memperpendek waktu tunggu pasien dalam mendapatkan obat.
Sediaan berupa pulveres/puyer di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati ditriturasi dengan menggunakan blender. Hal ini dilakukan bertujuan agar memperpendek waktu tunggu pasien untuk mendapatkan puyer. Perlu diketahui bahwa sebelum blender digunakan untuk proses triturasi, blender tersebut dicuci bersih dan digunakan antiseptik agar kebersihan dari blender tersebut tetap terjaga.
Obat-obatan yang ada di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati hanya bisa dikeluarkan dari apotek dengan resep yang berasal dari setiap poli yang ada di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati. Hal ini bermakna bahwa resep yang bukan berasal selain dari dokter, dokter gigi, maupun bidan yang berada di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati tidak dapat ditebus di apotek Puskesmas Kecamatan Kramat Jati.
Sebelum obat diserahkan ke pasien, petugas kefarmasian yang bertugas di Apotek Puskesmas Kecamatan Kramat Jati melakukan pengecekan berulang agar obat yang diserahkan tidak terdapat kesalahan, baik dari jumlah, jenis, maupun dalam penulisan etiket. Ketika resep diterima oleh apotek, apoteker dan/atau asisten apoteker melakukan skrinning terhadap resep tersebut, mulai dari kelengkapan administratif dari resep tersebut hingga obat-obatan yang diresepkan (terutama dosis yang dituliskan). Apabila terdapat keraguan dari resep yang diterima, misalnya mengenai dosis dari suatu item obat maka apoteker dan/atau asisten apoteker melakukan konfirmasi ke dokter yang bersangkutan.
Setelah tahapan di atas selesai dilakukan maka tahapan berikutnya yaitu penulisan etiket sesuai dengan resep yang dituliskan oleh dokter. Penulisan etiket meliputi tanggal penulisan etiket, nama pasien, dan tata cara penggunaan obat serta frekuensi penggunaannya. Kemudian, dilakukan penyiapan obat yang akan diberikan ke pasien. Obat-obat yang diresepkan oleh dokter/dokter gigi/bidan dimasukkan ke dalam plastik obat disertai dengan etiketnya. Perlu diketahui bahwa Puskesmas Kecamatan Kramat Jati memiliki kesepakatan bahwa pengobatan yang pasien terima hanya untuk tiga hari dan untuk pasien-pasien
33
Universitas Indonesia tertentu seperti pasien diabetes melitus, hipertensi, dan jiwa terdapat pengecualian.
Setelah proses di atas selesai maka obat-obatan tersebut sudah siap untuk dibagikan ke pasien. Sebelum membagikan obat, petugas melakukan pengecekan terakhir untuk memastikan bahwa obat-obat tersebut sesuai dengan yang telah diresepkan. Setelah yakin bahwa tidak ada kesalahan maka obat tersebut dapat diberikan ke pasien. Penyerahan obat ke pasien disertai dengan informasi yang pasien butuhkan untuk mengonsumsi obat-obatan yang akan mereka konsumsi. Informasi yang disampaikan berupa mengonsumsi obat sebelum/sesudah makan, harus dihabiskan atau tidak, dikunyah terlebih dahulu, dikonsumsi setengah jam sebelum makan, diminum dengan air putih yang cukup banyak, kocok dahulu, dan lain sebagainya. Sebenarnya informasi tersebut sudah tertera di etiket setiap item obat. Pemberian informasi secara lisan ke pasien ketika pasien menerima obat bertujuan agar pasien lebih waspada dengan pengobatan yang dia terima. Prosedur tetap pelaksanaan kegiatan pelayanan di apotek dapat dilihat pada lampiran 5.
Seluruh rangkaian dan informasi di atas dapat dievaluasi dalam form pelayanan kefarmasian di puskesmas (lampiran 6). Dengan form tersebut, seluruh kegiatan pelayanan di bagian farmasi di puskesmas dapat terkuantifikasi sehingga hasil yang didapatkan dapat dijadikan bahan evaluasi.
Rata-rata per hari jumlah resep yang diterima oleh Puskesmas Kecamatan Kramat Jati yaitu berjumlah 306 resep dengan jumlah R/ rata-rata per hari yaitu 975 R/.
Tahapan terakhir dalam proses pengelolaan obat di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati yaitu pencatatan dan pelaporan obat. Setiap item obat baik yang diterima atau pun dikeluarkan/didistribusikan harus dilakukan pencatatan. Hal ini bertujuan untuk mengidentifikasi obat keluar maupun obat masuk. Selain itu, dengan dilakukan pencatatan maka akan diketahui jumlah terkini per item obat. Hasil dari pencatatan tersebut dituangkan dalam bentuk Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) periode bulanan.
Data LPLPO bulanan merupakan data yang mampu menggambarkan profil penggunaan obat, perencanaan kebutuhan obat, dan pengelolaan obat dari suatu unit kesehatan, dalam hal ini puskesmas. LPLPO merupakan perwujudan dari
Universitas Indonesia tahapan pencatatan dan pelaporan dalam proses pengelolaan obat di puskesmas dimana dengan dilakukan pencatatan yang rapi dan tertib maka diharapkan suatu sinkronisasi antara data yang terdapat dalam laporan dan data yang terdapat secara fisik
4.3. Pelayanan Informasi Obat di Puskesmas Kecamatan Kramat Jati