Alur Penyusunan Program dan Kegiatan 2015

G. PROSEDUR PENGUSULAN PROGRAM DAN KEGIATAN

5. Alur Penyusunan Program dan Kegiatan 2015

Secara keseluruhan mekanisme penyusunan Program dan Kegiatan UPI 2015 disusun dengan mengikuti alur sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1.

a. Pengembangan Arah Kebijakan Umum Program dan Kegiatan UPI 2015

1) Rektor menyampaikan arah Kebijakan Umum Program dan Kegiatan 2015;

2) Wakil Rektor menyampaikan Program dan Kegiatan Prioritas/Unggulan 2015

sesuai bidang tugas masing-masing;

Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan RKAT UPI Tahun 2015 19 3) Ditrenbang mengkompilasi dan merumuskan kebijakan umum pimpinan

universitas dan kegiatan prioritas/unggulan para Wakil Rektor dalam panduan penyusunan rencana program dan kegiatan 2015.

b. Pengembangan Program dan Kegiatan UPI 2015

1) Menjabarkan Renstra 2011-2015, untuk tahun ke lima (2015) dengan melihat tema, target capaian, dan sasaran yang harus tercapai;

2) Menjabarkan Kebijakan Umum universitas tahun 2015;

3) Mencantumkan Kegiatan prioritas/unggulan masing-masing Wakil Rektor;

4) Mencantumkan Program pengembangan unit kerja.

Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan RKAT Tahun 2015 20 AGENDA KEGIATAN PENYUSUNAN RKAT TAHUN 2015

Ju ru sa n / P ro g ra m S tu d i F a ku lta s /S P s D ire kt o ra t/ B ir o / L e m b a g a /U P T R ekt o r / WR M W A

13 Agustus 2014 14 - 25 Agustus 2014 26 Agust – 23 Sept 2014 29 Sept - 31 Okt 2014

RAPAT DINAS KELEMBAGAAN

Kebijakan Penyusunan Prog.

& Keg. 2015

Koordinasi Prog. &

Keg. 2015 Fakultas/KD/SPs dan Program Studi

Penyusunan Daftar Isian Prog.

& Keg. (DIPK) Jurusan/ Prodi

Penyusunan Usulan Prog. &

Keg. 2015 Fakultas/KD/

SPs

DOKUMEN Usulan Prog. & Keg. 2015 Fakultas/KD/SPs

DIPK Prodi

DOKUMEN Rancangan RKAT UPI

2015 Penetapan RKAT

UPI 2015

DOKUMEN RKAT UPI 2015

RENSTRA UPI 2011-2015

Penyusunan Usulan Prog.&

Keg.2015 Direktorat/Biro/

Lembaga/UPT

DOKUMEN Usulan Prog. &

Keg. 2015 Direktorat/Biro/

Lembaga/UPT

RENSTRA Fakultas 2011-2015

RENSTRA Prodi

2011-2015

Pembahasan Prog.

& Keg. UPI 2015 dengan Unit Kerja

Penyusunan Rancangan

RKAT UPI 2015 Lokakarya

Penyusunan Prog. & Keg.

BOPTN 2015

Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan UPI Tahun 2014 21 c. Rapat Dinas Kelembagaan

Dalam Rapat Dinas Kelembagaan Rektor menyampaikan Kebijakan Umum Pengembangan Program dan Kegiatan, dan Wakil Rektor menyampaikan Program dan Kegiatan Prioritas/Unggulan masing-masing bidang untuk tahun 2015 kepada Pimpinan Unit Kerja, Fakultas, Pascasarjana, Kampus Daerah, Jurusan/Prodi, Lembaga, Direktorat, Biro, dan Unit Lainnya, serta UPT dan Lab School, dengan jumlah peserta yang diundang Rapat Dinas sebanyak 372 orang.

d. Penyusunan Program dan Kegiatan Unit

1) Para Pimpinan Unit Kerja membentuk Tim Koordinasi pada unit masing-masing yang bertugas untuk melakukan koordinasi penyusunan dan reviu rancangan Program dan Kegiatan pada unit-unit di bawah garis komando dan garis koordinasinya (Divisi/ Bagian/Seksi/Sub Bagian/Jurusan/Program Studi);

2) Tim koordinasi penyusunan Program Fakultas terdiri atas: Dekan, Para Pembantu Dekan, Para Ketua Jurusan, Ketua Prodi, dan Kasi/Kasubag;

3) Para Pimpinan Unit Kerja melakukan sosialisasi kepada unit-unit yang ada di bawah garis komando dan garis koordinasinya (Divisi/Bagian/Seksi/Sub Bagian/Jurusan/Program Studi);

4) Pimpinan Unit, Divisi/Bagian/Seksi/Sub Bagian/Jurusan/Program Studi mengundang rapat staf yang ada di lingkungan kerja masing-masing (dosen/tenaga administrasi) untuk menyusun rancangan program kegiatan unit masing-masing, dan menandatangani daftar hadir yang merupakan lampiran usulan program;

5) Pimpinan pada Unit Divisi/Bagian/Seksi/Sub Bagian/Jurusan/Program Studi menyampaikan rancangan program kegiatan yang telah memperoleh persetujuan rapat staf pada unit masing-masing kepada Tim Koordinasi pada tingkat Fakultas, Sekolah Pascasarjana, Lembaga, Kampus Daerah, Direktorat, Biro, Sekretariat Universitas, dan UPT, dan dilampiri daftar hadir penyusunan rancangan program;

6) Tim Koordinasi melakukan pembahasan dan pengkajian terhadap

rancangan program kegiatan unit-unit bersama-sama dengan Pimpinan

Unit terkait;

Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan RKAT Tahun 2015 22

22 7) Tim Koordinasi menyampaikan rancangan program kegiatan unit-unit yang

telah dibahas dan disetujui kepada Pimpinan Unit Kerja;

8) Tim Koordinasi pada Unit lain adalah unsur pimpinan yang ada di lingkungan unit kerja tersebut.

e. Reviu Program Kegiatan

1) Program rutin dan Operasional

a) Pimpinan Unit Kerja menyampaikan rancangan kegiatan pada lingkungan kerja di bawah koordinasinya kepada Rektor c.q. Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha sesuai jadwal yang ditetapkan;

b) Rektor c.q. Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha dibantu oleh Tim Reviuwer (terdiri atas Tim Ditrenbang, Tim Ditkeu, dan Tim yang ditugaskan oleh Rektor) melakukan reviu terhadap usulan program dan kegiatan rutin dan operasional yang diajukan unit-unit kerja di lingkungan UPI;

c) Tim Reviuwer melakukan reviu terhadap usulan program dan kegiatan rutin dan operasional, besaran volume pembelanjaan, dan akun yang digunakan;

d) Tim Reviuwer melaporkan hasilnya kepada Rektor;

e) Rektor mengundang Pimpinan Unit Kerja untuk menyelaraskan keutuhan program kegiatan dalam RKAT UPI 2015 sesuai hasil analisis tim reviuwer.

2) Program Pengembangan

a) Pimpinan Jurusan/Program Studi menyampaikan usulan program pengembangan kepada Fakultas untuk dilakukan reviu dan disetujui oleh Dekan.

Laboratorium/

Kelompok Bidang

Rapat Jurusan/Prodi

Usulan Kegiatan Laboratorium/

Kelompok Bidang

Pemb. Program dan Kegiatan Fakultas

Dokumen Rencana Program dan

Kegiatan FAKULTAS Usulan/Input

Program dan Kegiatan Jurusan/

Prodi

Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan RKAT Tahun 2015 23

23 b) Dekan menyampaikan usulan program pengembangan seluruh

Jurusan/Program Studi kepada Rektor c.q. Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha sesuai jadwal yang ditetapkan melalui Ditrenbang;

c) Rektor c.q. Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Kemahasiswaan, Kemitraan, dan Usaha dibantu oleh Tim Reviuwer (terdiri atas Tim Ditrenbang, Tim Ditkeu, dan Tim yang ditugaskan oleh Rektor) melakukan reviu terhadap seluruh usulan program pengembangan yang diajukan unit-unit kerja di lingkungan UPI;

d) Tim Reviuwer melakukan reviu terhadap program pengembanganyang meliputi:

1) Kualitas evaluasi diri

2) Kesesuaian hasil evaluasi dengan rencana pengembangan

3) Keterkaitan dengan target Renstra, Kebijakan Umum, Program Prioritas/Unggulan,

4) Kegiatan Pengembangan Jurusan/Program Studi

5) Kelayakan usulan rencana biaya, besaran volume pembelanjaan, akun yang digunakan;

e) Tim Reviuwer melaporkan hasilnya kepada Rektor;

f) Rektor mengundang Pimpinan Unit Kerja untuk menyelaraskan keutuhan program kegiatan dalam proposal pengembangan Jurusan/Program Studi sesuai hasil analisis tim reviuwer.

f. Implementasi Program

Seluruh unit kerja di lingkungan UPI mengimplementasikan program yang tercantum dalam Program dan KegiatanRKAT 2015 unit masing-masing sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

g. Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan

1) Setiap Unit Kerja di lingkungan UPI menyampaikan laporan implementasi Program dan Kegiatan 2015 secara online melalui sistem monitoring dan evaluasi berbasis web setiap bulan.

2) Ditrenbang c.q. Divisi Perencanaan, Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan:

a) Mengevaluasi laporan yang masuk dari setiap unit kerja;

Kebijakan Umum dan Pedoman Penyusunan RKAT Tahun 2015 24

24 b) Menyiapkan laporan berkala untuk dijadikan dasar pengambilan

kebijakan dalam Rapat Koordinasi Pimpinan bulanan;

c) Menyiapkan bahan-bahan untuk Laporan Tengah Tahunan dan Laporan Tahunan Universitas Tahun 2015;

d) Melakukan evaluasi terhadap keterlaksanaan program dan kegiatan tahun 2015;

e) Menyiapkan perencanaan Program dan Kegiatan UPI 2015

berdasarkan hasil evaluasi terhadap kinerja Unit tahun 2015.