TINJAUAN PUSTAKA
A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
4. Anak Perusahaan
Berdasarkan hasil Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa yang diaktakan dalam akta No. 1 tanggal 1 November 2002 dari Imas Fatimah, SH notaris di Jakarta, para pemegang saham telah menyetujui restrukturisasi usaha perusahaan dengan membentuk 2 anak perusahaan. Pada tanggal 4 Januari 2003, perusahaan membentuk 2 anak perusahaan yaitu, PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution. Pada tanggal 31 Desember 2004, PT. Kimia Farma Trading and Distribution memiliki 41 Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan PT.
commit to user
Kimia Farma Apotek memiliki 340 apotek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia dan dikelompokkan menjadi 5 wilayah.
a. PT. Kimia Farma Apotek
PT. Kimia Farma Apotek mengelola sebanyak 340 Apotek yang tersebar diseluruh tanah air, yang memimpin pasar dibidang perapotekan dengan penguasaan pasar sebesar 19% dari total penjualan apotek di seluruh Indonesia. Apotek Kimia Farma melayani penjualan langsung dan melayani resep dokter dan menyediakan pelayanan lain, misalnya praktek dokter, optik, dan pelayanan OTC (swalayan) serta pusat pelayanan informasi obat.
Apotek Kimia Farma dipimpin oleh tenaga Apoteker yang bekerja full timer sehingga dapat melayani informasi obat dengan baik. Penambahan jumlah apotek merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan momentum pasar bebas AFTA, dimana pihak yang memiliki jaringan luas seperti Kimia Farma akan diuntungkan.
b. PT. Kimia Farma Trading & Distribution
PT. Kimia Farma Trading & Distribution, yang memiliki 40 cabang yang mendistribusikan obat-obatan dan alat-alat kesehatan yang diproduksi sendiri maupun yang
commit to user
diproduksi oleh pihak ketiga dengan perpegang pada prinsip untuk memenuhi kepuasan dan kebutuhan pelanggannya.
Dalam operasionalnya didukung dengan fasilitas pergudangan yang besar dan peralatan yang efisien serta armada transportasi yang terintegrasi dengan sistem informasi untuk mendukung kelancaran pengiriman barang ke seluruh Indonesia.
PT. Kimia Farma Trading & Distribution Surakarta adalah salah satu anak perusahaan dari PT. Kimia Farma.
Produk yang dihasilkan PT Kimia Farma Trading and Distribution yaitu produk Kimia Farma dan produk prinsipal (Pihak III). Produk prinsipal dari pusat antara lain:
Pharmasolindo, Bio Farma, Indo Farma, Beta Mahakam Farma, dan Erela.
1) Visi Dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan perusahaan, PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta juga memiliki visi dan misi yang menjadi acuan dalam menjalankan setiap kegiatan. Visi dan misi tersebut adalah:
commit to user a) Visi
Distributor Pilihan Utama bagi Prinsipal (The Leading Choice for Principle).
b) Misi
Memberikan pelayanan trading dan distribusi yang professional untuk memberikan keuntungan optimal bagi stakeholders.
2) Obat Ethical
Obat merupakan salah satu komponen yang tidak dapat tergantikan dalam pelayanan kesehatan.
Obat berbeda dengan komoditas perdagangan, karena selain merupakan komoditas perdagangan, obat juga memiliki fungsi sosial. Obat berperan sangat penting dalam pelayanan kesehatan karena penanganan dan pencegahan berbagai penyakit tidak dapat dilepaskan dari tindakan terapi dengan obat.
Obat ethical di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta semuanya di produksi oleh PT.
Pharmasolindo / PT. Kimia Farma ethical yaitu sebuah unit produksi pabrik obat yang berada di Jakarta, kedua SBU ini mempunyai hubungan yang sangat erat karena seluruh produk obat yang di
commit to user
hasilkan oleh PT. Pharmasolindo di kelola dan dipasarkan oleh PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta dan sekaligus PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta menjadi distributor tunggal produk obat-obatan khususnya obat ethical dari PT. Pharmasolindo dan obat-obat ethical ini hanya dapat diperoleh di apotek Rumah Sakit maupun toko obat berizin.
Macam-macam obat ethical Pt. Kimia Farma yang dipasarkan PT. Pharmasolindo adalah sebagai berikut :
Tabel. III.1
Daftar Produk Obat Ethical
PT. Kimia Farma Trading And Distribution Surakarta
No Produk Komposis Harga Diskon
1 Coditam Codein 30mg, Paracetamol 241,950 5%
2 Codipront 10 Codein 30mg, Fenitolasamin 73,920 5%
3 Codipront Cum Codein 30mg, Fenitolasamin 82,900 5%
4 Codipront Cum Codein 30mg, Fenitolasamin 48,500 5%
5 Codipront Syr Codein 30mg, Fenitolasamin 44,500 5%
6 Co T Limas AKDR 38,500 15%
7 Co T Libi With AKDR 72,600 15%
8 Co T Limas AKDR 81,675 15%
9 Dasabion Antianemia 75,000 15%
10 Dexocort 10 Desoximetasone 0.25% 19,360 15%
commit to user
No Produk Komposis Harga Diskon
11 Diazink Zink Elemental 20mg 92,978 15%
12 Doxef 500 Cefadroxil 500mg 399,300 15%
13 Doxef Syr Cefadroxil 125mg 60ml 43,800 15%
14 Duvadilan Inj Isoksuprime 6amp 119,680 15%
15 Duvadilan Tab Isoksuprime 190,520 15%
16 Epidosin Inj Valetamate bromide 10 amp 165,000 15%
17 Extralac Laktulose 59,290 15%
18 Fungoral 200 Ketokonazole 200mg 139,700 15%
19 Fungoral C 10 Ketokonazole 12,705 15%
20 Gravynon Allylestrenol 91,960 15%
21 Kaftentar Losartan 50mg 222,525 15%
22 Kifarox 500 Cyprofloksaxin 500mg 84,700 15%
23 Kifluzol 150 Flukonazol 150mg 253,000 15%
24 Kifluzol 50 Flukonazol 50mg 180,000 15%
25 Kimoxil 500 Amoxilin 500mg 142,560 15%
26 Klotaren 25 Na Diklofenak 25mg 40,920 15%
27 Klotaren 50 NA Diklofenak 50mg 72,380 15%
28 Lacbon Laktobasilus sp 94,294 15%
29 Loprezol Lanzoprazol 254,100 15%
30 Lovequin 500 Levofloxacin 500mg 297,000 15%
31 Methovin Methil Ergometrin M 45,000 15%
32 Mikrodiol Pil KB 8,000 15%
33 Neurodial Methampiron 500mg, Diazepam 94,350 5%
34 Nirtokaf Retard Glyceril Trinitrat 2,5 mg 135,300 15%
35 Nopril Lisinopril 10mg 137,500 15%
36 Oracef 100 Cefixim 100mg 398,500 15%
37 Pankreoflat Enzim Pankreatin 210,540 15%
38 Pankreoflat For Enzim Pankreatin untuk anak 75,774 15%
39 Protofen 100 Ketoprofen 100mg 79,200 15%
40 Protofen Ketoprofen 100mg 20 Suppo 151,030 15%
41 Rahistin Loratadine 10 218,300 15%
42 Retaphyl SR Theophilin 300mg SR 139,150 15%
43 Sercol 8 Btahistin Dihidrochloride 8mg 235,950 15%
44 Top Gesic 500 As. Mefenamat 500mg 76,000 15%
45 Trimate E Neurotropic Vitamin 125,400 15%
46 Vagizol Metronidazol 5 Ovula 30,000 15%
47 Alegrin Citirizine 10gr 165,000 15%
48 Fungoral cr 5gr Ketokonazole 6,600 15%
commit to user
No Produk Komposis Harga Diskon
49 Kimoxil50 Amoxilin 500mg 96,800 15%
50 Extralac 60 Lactoluse 31,350 15%
51 Dexocort 5 gr Desoximetasone 0.25% 13,200 15%
52 Codipront 100 Codein 30mg, Fenitolosamin 630,650 5%
Sumber : PT. Pharmasolindo / PT. Kimia Farma Surakarta 5. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi-fungsi serta penerapan wewenang dan tanggung jawab. Dengan demikian suatu struktur organisasi meliputi pertimbangan bentuk dan sifat unit-unit organisasi satuan usaha, termasuk organisasi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen yang berkaitan dan pelaporan selain itu struktur 19 organisasi harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab dalam satuan usaha dengan cara yang semestinya. Struktur organisasi ini mempunyai beberapa kepentingan, diantaranya adalah :
a. Struktur Organisasi diperlukan sebagai alat bantu bagi pimpinan untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuannya, supaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan kegiatan perusahaan dilaksanakan dengan lancar.
commit to user
b. Struktur Organisai suatu satuan usaha memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendali operasi.
c. Struktur Organisasi diperlukan untuk menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab.
Struktur organisasi dalam PT. Kimia Farma Trading and Distribution Surakarta:
Gambar III.1
Struktur Organisasi Cabang Kelas III
PT. Kimia Farma Trading And Distribution Surakarta GUDANG NARKOTIK
commit to user 6. Deskripsi Jabatan
Diskripsi jabatan pada masing-masing bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution akan dijelaskan sebagai berikut:
a. Kepala Cabang
Tugas-tugas kepala cabang antara lain adalah:
1) Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
2) Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
3) Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution di lingkungan kantor dan seluruh area coverage cabang.
4) Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial dan pelanggan baru.
5) Melakukan koordinasi dengan prinsipal setempat untuk mendukung pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan 6) Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stock level
yang ditetapkan.
7) Mengatur tata laksana gudang sesuai dengan standarisasi.
8) Menetapkan sistem hantaran yang efektif dan efisien.
commit to user 9) Menganalisa mutu persediaan.
10) Bertanggung jawab atas aset cabang.
11) Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia (SDM) di Cabang.
12) Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi hubungan kerja diantara seluruh karyawan yang ada di kantor cabang.
13) Melaksanakan kebijakan direksi tentang SDM.
14) Melaksanakan administrasi personalia.
15) Melakukan pengendalian terhadapa seluruh kegiatan administrasi internal perusahaan meliputi administrasi penjualan, pembelian, piutang dagang, hutang, kas, dan bank serta perpajakan, untuk memastikan kegiatan tersebut dilaksanakan sesuai dengan kebijakan akuntansi, keuangan, dan perpajakan.
16) Membantu dan melaksanakan proyek-proyek pusat di wilayah kerjanya.
17) Menjadi pimpinan koordinasi pemasaran produk Kimia Farma antara Kimia Farma Apotek, Marketing dan Kimia Farma Trading and Distribution.
b. Supervisor Penjualan
Tugas-tugas sebagai supervisor penjualan, yaitu:
commit to user
1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan pada kepala Pedagang Besar Farmasi (PBF).
2) Mengkoordinasi salesman dan menentukan target salesman, baik target pencapaian omzet maupun jumlah kunjungan tiap hari.
3) Melaksanakan supervisi kunjungan ke pelanggan.
4) Memantau pelaksanaan supply barang yang dipesan oleh pelanggan utamanya yang berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK).
5) Bersama tugas pembelian, membuat perencanaan pembelian.
c. Supervisor Tata Usaha (TU)/Administrasi
Tugas-tugas dari Supervisor Tata Usaha (TU)/administrasi adalah:
1) Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan tata usaha pada kepala PBF.
2) Memeriksa bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank.
3) Memeriksa kebenaran buku penjualan, buku pembelian dan jurnal umum.
4) Membuat laporan hutang dan piutang dagang.
commit to user
5) Membuat konfirmasi piutang intern secara bulanan dan menyampaikan daftar faktur pengambilannya.
6) Membuat debet nota atas biaya beban kantor pusat.
d. Administrasi Pembelian
Tugas-tugas dari administrasi pembelian adalah:
1) Mengerjakan pengadaan barang dagangan, baik rutin maupun non rutin, baik intern maupun ekstern.
2) Mengecek barang yang datang dan mencocokkan dengan pesanan mengenai item, jumlah, harga dan kondisi diskonnya.
3) Konfirmasi pesanan yang belum dilayani.
4) Mengentry pembelian berdasarkan copy faktur/Surat Penghantar Barang (SPB)/Tanda Terima (TT) yang telah diakui penerimaannya oleh gudang.
5) Mencetak laporan pembelian tiap hari minggu.
e. Administrasi Inkaso
Tugas-tugas dari administrasi inkaso adalah:
1) Bertanggung jawab menerima dan menyimpan alat tagih dari kepala PBF sesuai dengan nama pelanggan dan nomor faktur.
commit to user
2) Membuat daftar faktur untuk faktur yang lebih dari 3 hari belum diterima dari pelanggan dan menanyakan pada penanggungjawab gudang.
3) Bersama dengan penagih rekening mengatur jadwal penagihan.
4) Membuat bukti pengeluaran faktur yang diambil penagih untuk penagihan ke pelanggan dan memantau keberhasilan penagihannya.
5) Membuat inkaso dan konfirmasi penerimaan uang dengan kasir.
6) Memberikan masukan mengenai pelanggan yang sulit ditagih dan membuat daftar hitam (blacklist) agar tidak dilayani.
7) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan olek kasie TU dan atau kepala PBF.
8) Menyampaikan masukan dan usulan pada kasie TU dan atau kepala PBF.
f. Penagih Rekening
Tugas-tugas dari penagih rekening adalah:
1) Bersama petugas administrasi inkaso membuat jadwal penagihan.
commit to user
2) Melaksanakan penagihan dan meyerahkan hasil tagihan pada kasir dengan membuat nota inkaso yang ditanda tangani kasir dan diketahui administrasi inkaso.
3) Mengembalikan alat tagih (faktur atau tanda terima faktur) pada petugas inkaso untuk faktur yang tidak tertagih.
4) Bertanggung jawab terhadap inventaris kantor yang digunakan.
5) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh kasie TU dan atau kepala PBF.
g. Fakturis
Tugas-tugas dari fakturis adalah:
1) Menerima pesasan via telepon.
2) Membuat faktur berdasarkan konsep pesanan dari salesman dan atau dari petugas penjualan tender atau instansi, dan selanjutnya menyerhkan pada penaggungjawab gudang.
3) Membuat laporan penjualan per periode dan per debitur atau produk.
4) Menerbitkan faktur Credit Nota (CN)
5) Entry faktur, dan print out faktur penjualan dan CN dengan menggunakan blanko faktur bernomor urut tercetak, dalam
commit to user
hal perlu penggantian harus dimintakan persetujuan supervisor penjualan
6) Mencetak faktur pajak standar dan sederhana serta CNnya bila CNnya ada untuk setiap faktur yang terbit.
7) Mengentry dan mencetak faktur komersial dan faktur pajak.
8) Menerima dan memeriksa faktur asli dari penaggung jawab gudang serta mencocokkan atau menyatukan dengan faktur pajak dan copynya.
h. Salesman
Tugas-tugas dari salesman adalah:
1) Membuat rencana kunjungan dengan koordinasi dengan bagian penjualan.
2) Mengadakan pembinaan pelanggan dan mencari order.
3) Memberikan masukan mengenai kondisi dan potensi pasar serta kegiatan kompetitor.
4) Membantu pengiriman barang bila ada pesanan cito (pesanan yang harus segera diantar).
5) Bertanggung jawab pada kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
commit to user
i. Penaggung Jawab Narkotika (Gudang Narkotika)
Tugas dari penaggung jawab narkotika adalah sebagai pelaksana distribusi narkotika dan psikotropika dari pengadaan, penyimpanan dan penjualan serta pelaporannya.
j. Bagian Gudang
Tugas-tugas dari bagian gudang adalah:
1) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang.
2) Memeriksa barang yang masuk dan menerima berdasarkan dokumen pendukung (SPB/Copy Faktur/TT).
3) Memberikan masukan pada petugas pembelian mengenai barang yang sudah berkurang atau kosong.
4) Mengeluarkan barang bedasarkan faktur yang diterbitkan operator dengan memperhatikan nomor urut tercetak atau pengganti yang diparaf bagian penjualan.
5) Membuat administrasi gudang seperti kartu Administrasi Persediaan Gudang (APG), pengarsipan faktur penjualan dan pembelian.
6) Memberikan masukan pada penjualan barang yang menumpuk dan atau kurang laku.
commit to user k. Administrasi Kas dan Bank
Tugas dari administrasi kas dan bank adalah membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan melekatkan bukti pendukung yang sah.
l. Administrasi Pajak
Tugas-tugas dari administrasi pajak adalah:
1) Menandatangani faktur pajak standar dan sederhana untuk setiap faktur yang terbit.
2) Membuat laporan pajak.
3) Setiap hari memeriksa buku penjualan dengan faktur pajak yang terbit.
4) Meneruskan faktur pajak CN pada inkaso untuk dimintakan tanda tangan pada pelanggan sebelum diperhitungkan dengan tagihannya.
5) Membuat laporan pajak (SSP + SPT PPh dan PPN).
m. Pengirim Barang
Tugas-tugas dari pengirim barang adalah:
1) Melaksanakan pengiriman barang baik dalam maupun luar kota.
commit to user
2) Membantu kegiatan gudang bila diperlukan oleh penaggung jawab gudang.
3) Mengantar kasir ke bank untuk menyetor atau mengambil uang.
4) Melaksanakan penyetoran kliring dan setoran pajak (PPN/PPh).
5) Bertanggung jawab terhadap kendaraan inventaris kantor yang digunakan.
6) Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh penanggung jawab gudang dan atau kepala PBF.
n. Kasir dan Administrasi Personalia
Tugas-tugas dari kasir dan administrasi personalia adalah:
1) Bersama kasi TU merencanakan pengeluaran uang sesuai cash budget.
2) Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang.
3) Menjaga saldo kas atau bank agar tidak melampaui ketentuan yang berlaku. Saldo kas yang melebihi ketentuan disetor ke bank setiap hari dan saldo bank yang berlebihan ditransfer ke kantor pusat setiap hari jumat.
commit to user
4) Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atau bank dengan melekatkan bukti pendukung yang sah.
5) Membuat daftar pembayaran gaji dan biaya pegawai tiap bulan sesuai ketentuan yang berlaku.
6) Membuat daftar pengeluaran biaya pengobatan tiap pegawai tiap bulan.
7) Mengarsipkan berkas kepegawaian, termasuk administrasi cuti.