3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
3.2.2.4 Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan kedalam area-area fungsional perusahaan , yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan-tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat diartikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi
bisnis, diagram hubungan entitas, dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini dilakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek-aspek informasi dalam perusahaan.
Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis pada PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines :
Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis :
Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses bisnis
Komersial
Promosi
Menentukan strategi pemasaran Melakukan periklanan produk Melakukan penawaran produk Melakukan kerjasama dengan
pihak lain untuk membentuk jaringan pemasaran.
Pelayanan Pelanggan
Memberikan informasi tentang perusahaan dan produk. Menanggapi kritik dan saran
pelanggan
Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.
Penjualan
Menerima pesanan pelanggan Penetapan harga / tarif jasa. Follow-up pesanan pelanggan. Membuat laporan penjualan.
Keuangan
Perencanaan Keuangan
Menganalisa kondisi keuangan Membuat anggaran keuangan. Pengelolaan Arus Kas
Membuat Invoice
Menerima pendapatan penjualan. Mengeluarkan kas untuk
pembelian dan biaya operasional Membuat laporan penerimaan kas Membuat laporan pengeluaran
kas Pencatatan Akuntansi
Mencatat transaksi keuangan Membuat laporan neraca
keuangan.
Umum
Perekrutan karyawan
Melakukan seleksi karyawan. Mengadakan tes dan wawancara. Penempatan karyawan.
Pelatihan Karyawan
Membuat jadwal pelatihan. Mengadakan pelatihan karyawan. Mengevaluasi program latihan
karyawan. Penggajian
Menilai kinerja karyawan Menganalisa absensi karyawan Mengatur gaji karyawan Pengelolaan hukum
Menyiapkan kontrak kerja dengan pelanggan.
Meyiapkan kontrak kerja dengan pemasok.
Menangani izin usaha. Menangani masalah pajak. Pengelolaan Kantor
Pengadaan peralatan kantor Memelihara peralatan kantor Pemeliharaan gedung
Operasi
Perencanaan Pilot
Mengatur rotasi tugas Pilot. Membuat jadwal tugas Pilot. Mengatur jadwal pelatihan Pilot Perencanaan Operasi Penerbangan
Menentukan tipe pesawat untuk operasi.
Menentukan spesifikasi pesawat untuk operasi penerbangan. Melakukan koordinasi dengan
pihak lain berkaitan dengan operasi penerbangan. Membuat rencana operasi
penerbangan. Operasi Penerbangan Loading Cargo Unloading Cargo Melaksanakan Operasi Penerbangan
Mengisi Maintenance Log Book Teknik
Perawatan pesawat
Pembelian
Pengendalian Persediaan Perencanaan perawatan pesawat
Menganalisa MLB
Menganalisa Data Perawatan Pesawat.
Membuat rencana perawatan pesawat.
Permintaan Material
Melaksanakan perawatan pesawat
Melakukan kerjasama dengan pemasok.
Membuat Pesanan Pembelian Membuat Laporan Pembelian Mengontrol stock persediaan Menerima kiriman pemasok Membuat Surat Penerimaan
Barang
Membuat Surat Pengeluaran Barang.
Gambar 3.7 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines
Entitas-entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di identifikasi dari dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :
Tabel Subjek Data dan Entitas Data :
Subjek Data Entitas Data
Pelanggan Pelanggan
Pesanan pelanggan Pesanan pelanggan
Laporan penjualan Laporan penjualan
Keuangan Anggaran keuangan
Kas Masuk Kas keluar
Laporan keuangan Laporan penerimaan Kas
Laporan pengeluaran Kas Laporan neraca keuangan
Invoice Invoice
Karyawan Karyawan kantor
Pilot Teknisi
Jadwal pelatihan Jadwal pelatihan
Pelatihan Pelatihan Pengendalian kualitas
Menilai kelayakan pesawat. Menilai kelayakan suku cadang
yang digunakan.
Menilai kelayakan tempat penyimpanan barang. Menilai kelayakan skill dari
teknisi / standarisasi izin teknisi. Menilai kelayakan rencana
perawatan pesawat.
Menilai kelayakan peralatan yang digunakan untuk perawatan. Menilai kelayakan hasil
Absensi Absensi Gaji Gaji
Kontrak kerja Kontrak kerja pelanggan
Kontrak kerja pemasok
Pajak Pajak Usaha
Perlengkapan Perlengkapan kantor
Jadwal tugas Pilot Jadwal tugas Pilot
Pesawat Pesawat
Rencana Penerbangan Rencana Operasi Penerbangan
Penerbangan Operasi Penerbangan
MLB Maintenance Log Book (MLB)
Rencana perawatan Rencana perawatan pesawat
Perawatan Perawatan Pesawat
Surat Keluar/Masuk Barang Surat Pengeluaran Barang (SPB) Tanda Terima Barang (TTB)
Suku cadang Suku cadang
Pemasok Pemasok
Pesanan Pembelian Pesanan Pembelian
Laporan Pembelian Laporan Pembelian
Tabel 3.3 Subjek Data dan Entitas Data PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines
3.2.2.4.1 Matrik Fungsi Bisnis vs Eksekutif
Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis yang ada dalam perusahaan dengan eksekutif, bagaimana tanggung jawab dari masing-masing eksekutif terhadap fungsi bisnis yang ada. Berikut adalah gambar 3.8 yang merupakan matrik fungsi bisnis vs eksekutif pada PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines :
Matrik Fungsi Bisnis vs Eksekutif :
Eksekutif
Fungsi Bisnis Direktur Utama Waki
l Direk
tur
Utama
Direktur Komersial Direktur
Keuan
gan
Direktur
Umum
Direktur Operasi Direktur Tekn
ik
Promosi I RA
Pelayanan Pelanggan RA
Penjualan I I RAEW I I I I
Perencanaan Keuangan RA I EW
Pengelolaan Arus Kas RA
Pencatatan Akuntansi RA
Perekrutan Karyawan I RAEW I I
Pelatihan Karyawan I RA I I
Penggajian RA I
Pengelolaan Hukum RA I I
Pengelolaan Kantor I RAEW
Perencanaan Pilot I RAE
Perencanaan Operasi Penerbangan I RA
Operasi Penerbangan RAEW I
Perencanaan Perawatan Pesawat I RAE
Perawatan Pesawat I RA
Pengendalian Persediaan RA
Pembelian I I I RAE
Pengendalian Kualitas I RA
Gambar 3.8 Matrik Fungsi Bisnis vs Eksekutif PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines
Pemetaan hubungan dari matrik fungsi bisnis vs eksekutif dilakukan dengan menggunakan kode seperti berikut :
R → Direct management responsibilities (Eksekutif bertanggung jawab dalam fungsi bisnisnya)
A → Executive or policy making authority (Eksekutif memiliki otoritas membuat kebijaksanaan)
E → Technical expertise (Eksekutif bertindak sebagai tenaga ahli) I → Involved in the function (Eksekutif terlibat didalam fungsi
yang ada)
W → Actual execution of the work (Eksekutif melakukan pekerjaan secara aktual)
Untuk kode I (Involved) hanya digunakan jika kode R (Reponsible) atau kode A (Authority) tidak digunakan. Kemudian untuk sebagian eksekutif dapat memiliki empat kode R, A, E, dan W, sedangkan sebagian lainnya mungkin hanya memiliki satu kode.
3.2.2.4.2 Matrik Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi
Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan unit organisasi yang ada didalam perusahaan, dimana tiap unit organisasi memiliki tugas dan tanggung jawab atas suatu fungsi bisnis dalam perusahaan. Satu unit organisasi dapat memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap beberapa fungsi bisnis. Berikut adalah gambar 3.9 yang merupakan matrik fungsi bisnis vs unit organisasi pada PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines :
Matrik Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi : Unit Organisasi Fungsi Bisnis Pema sa ra n
Keuangan Personalia Urusan Umum Manaje
men Pil ot Manajemen Op erasi Penerb angan
Manajemen Mutu Pemelih
ara an Manajemen M aterial Promosi * Pelayanan Pelanggan * Penjualan * Perencanaan Keuangan *
Pengelolaan Arus Kas *
Pencatatan Akuntansi * Perekrutan Karyawan * Pelatihan Karyawan * Penggajian * Pengelolaan Hukum * Pengelolaan Kantor * Perencanaan Pilot *
Perencanaan Operasi Penerbangan *
Operasi Penerbangan *
Perencanaan Perawatan Pesawat *
Perawatan Pesawat *
Pengendalian Persediaan *
Pembelian *
Pengendalian Kualitas *
Gambar 3.9 Matrik Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines
3.2.2.4.3 Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat/dihasilkan (create), diubah (update), dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan. Berikut adalah gambar 3.10 yang merupakan matrik fungsi bisnis vs subjek data pada PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines :
Subjek Data
Fungsi bisnis Pelanggan Pesanan Pelanggan Lapor
an Penjualan
Keuangan Lapor
an Keuangan
Invoice Karyawan Jadwal Pelatihan Pelatihan Absensi Gaji Kontr
ak Ker ja Pajak Per lengkapan Jadwal T ugas Pilot
Pesawat Rencana Pener
b angan Pener b angan MLB Renacana Pera wta n Perawat an Sur at Kelua/M asuk Bar ang
Suku Cadang Pem
asok Pesanan Pem b elian L apor an Pem b elian Promosi R R R R R R Pelayanan Pelanggan RU R R R R R R R
Penjualan CRU CRU CRU RU R R
Perencanaan Keuangan CRU R R
Pengelolaan Arus Kas R RU CRU CRU R R R R R R
Pencatatan Akuntansi CRU CRU R R R R R R
Perekrutan Karyawan CRU CRU CRU
Pelatihan Karyawan RU CRU CRU
Penggajian RU RU R RU
Pengelolaan Hukum R RU CRU CRU R
Pengelolaan Kantor RU CRU
Perencanaan Pilot R RU CRU R
Perencanaan Operasi Penerbangan R R R R R R CRU R
Operasi Penerbangan R CRU CRU
Perencanaan Perawatan Pesawat R R R CRU R R
Perawatan Pesawat RU R R CRU R RU
Pengendalian Persediaan R R CRU RU R R R
Pembelian RU CRU CR CRU CR CRU
Pengendalian Kualitas RU R RU R R RU RU R RU
3.2.2.4.4 Entity Relation Diagram (ERD) Perusahaan
ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan yang relevan dari entitas-entitas kunci atau kelompok entitas/subjek data dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah gambar 3.11 yang merupakan ERD pada PT. Tri-M.G. Intra Asia Airlines :
Gambar 3.11 Entity Re lationship D iagram PT. Tri-M.G. I n