ANALISA DAN EVALUASI - Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerj

ANALISA DAN EVALUASI

Pada bab ini, penulis akan melakukan analisis dan evaluasi terhadap penataan ruang dan kantor pada PT.Telkom, Tbk Unit Enterprise I Sumatera dengan cara membandingkan pelaksanaan-pelaksanaannya dengan teori yang telah didapat selama perkuliahan.

A. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise I Sumatera adalah struktur organisasi dalam bentuk lini dan staff. Dalam struktur organisasi Lini dan staff dapat diketahui bahwa, kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam satu garis lurus yang langsung dari puncak ke bagian bawah perusahaan dan menunjuk seorang staf ahli untuk mengatur berbagai macam pekerjaan tertentu diseluruh organisasi.

Keuntungan dari struktur organisasi ini yaitu adanya kesatuan komando (perintah), koordinasi yang lebih baik serta adanya tanggung jawab yang lebih

T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009

jelas. Hal ini dapat meningkatkan pembuatan keputusan yang cepat dan menghindarkan terjadinya pelemparan kewajiban dan menyalahkan orang lain.

Disamping adanya keuntungan dari struktur ini adapula kekurangannya yaitu, apabila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas dapat mengakibatkan kekacauan serta ada kecendrungan untuk memperluas pekerjaan. Struktur garis ini dapat menyebabkan organisasi/ perusahaan menjadi tergantung dari satu atau dua orang pimpinan yang mampu melaksanakan banyak kewajiban.

Struktur organisasi pada PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise I Sumatera sudah dapat dikatakan baik, karena struktur organisasi ini, sesuai dengan bidang pekerjaannnya, dengan kata lain struktur organisasi pada perusahaan ini telah menyesuaikan antara pengaturan pekerjaan dengan pengalokasian pekerjaan yang tepat kepada seluruh karyawan. Karena orang-orang yang telah dipilih dijabatannya sesuai dengan keahlian dan keterampilannya.

B. Tata Ruang Kantor

Dalam penetapan tata ruang kantor PT. TELKOM Unit Enterprise I Sumatera telah memperhatikan azas-azas dari tata ruang kantor itu sendiri. Karena dengan memakai pedoman kepada azas-azas tata ruang kantor diharapkan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik. Selain itu tujuan dari tata ruang kantor akan dapat terealisasi dengan baik.

Penataan ruang kantor pada PT. TELKOM Unit Enterprise I Sumatera, sudah dikatakan sangat baik, selain tertata rapi juga telah memenuhi persyaratan

dari bangunan dan gedung. Pada gedung Grha TELKOM Sumatera terdapat dua lantai yang dihubungkan oleh dua buah tangga. Dalam gedung ini terdapat beberapa unit satuan kerja TELKOM diantaranya adalah Unit Enterprise, Divisi Multimedia, CIS, Plaza Telkom, RO, dan lain-lain. Unit Enterprise sendiri berada pada lantai 2 gedung grha TELKOM.

Ruangan yang dipakai menggunakan tata ruang terbuka dan berkamar. Untuk beberapa bagian diletakkan dalam satu ruangan dan beberapa bagian lain diletakkan dalam ruangan berkamar. Adapun pembagian tata ruang tersebut adalah :

1. Penempatan pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan

seorang pejabat, mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas bagian tersebut, dalam hal ini adalah Manajer bagian dan Asisten Manajer.

2. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau dengan publik, ditempatkan dekat dengan pintu dalam hal ini adalah bagian secretary, logistik, dan account manager. Dengan demikian, orang-orang yang harus menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja-meja dan mengganggu pegawai lain. 3. Alat-alat perlengkapan lainnya diletakkan di dekat pegawai-pegawai

yang sering mempergunakan benda itu.

4. Bagi pejabat pimpinan yang sering menerima tamu penting dan

membicarakan urusan yang bersifat rahasia, dibuatkan ruangan untuk menerima tamu dan untuk mengadakan rapat dalam hal ini adalah ruang

tunggu dan juga ruang rapat. Ruangan ini dapat dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Bagian-bagian yang diletakkan dalam ruangan berkamar yakni : bagian penagihan, bagian logistik, dan fault handling. Bagian-bagian lain diletakkan dalam ruangan terbuka dengan menggunakan meja bersekat. Untuk General Manager memiliki ruang kerja tersendiri yang didalamnya terdapat ruang tamu, meja kerja, televisi, dan lemari.

Dengan mempergunakan tata ruang berkamar dan terbuka diharapkan kantor ini dapat mengambil keuntungan dari masing-masing penataan ruang tersebut. Keuntungannya antara lain :

Adapun Keuntungan dengan memakai sistem ini antara lain :

1. Lebih memudahkan pengawasan

2. Hubungan antara pegawai lebih cepat dan mudah.

3. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar keseluruh ruangan

4. Mudah untuk melakukan perubahan.

5. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga. Adapun kelemahan dari metode ini antara lain : 1. Mudahnya tejadi gangguan suara .

2. Untuk membedakan antara satu bagian dengan bagian lain sedikit sulit.

Dilihat dari segi ruangan dan jumlah orang yang bekerja dalam ruangan kantor ini, maka pemanfaatan ruangan bertujuan untuk kelancaran para pekerja agar terlaksana dengan efisien, karena dilakukan penyesuaian antara jumlah pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan banyaknya peralatan kantor yang dibutuhkan sesuai dengan luas ruangan yang tersedia.

Dalam kantor ini juga terdapat ruang istirahat, ruang shalat dan ruang teleconference yang dapat membantu pegawai untuk melaksanakan ibadah maupun untuk beristirahat sejenak. Ruang teleconference dibuat untuk mengadakan rapat kecil ataupun mengadakan hubungan telepon dengan pihak luar. PT. Telkom UNER I akan berpindah kantor, hal ini dikarenakan kantor tersebut akan di renovasi agar kantor lebih diperluas dan pastinya akan dilakukan penataan yang lebih baik. Susunan kantor yang akan ditempati nantinya juga sudah dikonsep dengan baik. Denah dari kantor ini dilampirkan.

C. Perabot dan Mesin Kantor

Pemilihan dan penyusunan perabot kantor harus benar-benar diperhatikan demi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawan. Pemilihan perabot kantor juga harus memperhatikan syarat-syaratnya, tanpa memperhatikan pedoman yang ada akan menyulitkan perusahaan itu sendiri, bahkan barang-barang tersebut dapat membuat ruangan tidak rapih dan teratur.

Pada PT. TELKOM Unit Enterprise I Sumatera perabotan yang digunakan sudah memenuhi kriteria yang diharapkan, tinggi meja dan yang dipilih sudah sepadan, perabotan yang ada menghemat ruang lantai yang ada, perabotannya

dipilih yang kokoh dan tahan lama. Lemari arsip yang digunakan kuat dan terbuat dari besi, sehingga dapat menghindarkan kerusakan bila terjadi kebakaran. Lemari arsip disusun menempel ke dinding ruangan sehingga dapat mudah dijangkau dan tidak banyak menggunakan ruang. Tiap lemari arsip berisi sejumlah dokumen yang tiap dokumennya atau arsipnya disusun menurut hal pokok dan di beri nam tiap mapnya.

Meja kerja disusun tidak ada yang menghadap ke sumber cahaya, meja yang dipilih ada dua tipe yakni meja kerja besar dan meja kerja bersekat yang keduanya berwarna coklat sehingga bila ada lembaran kertas tidak menyilaukan dan melelahkan mata. Meja yang dipilih besarnya sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat menghindari dari penumpukkan dokumen diatas meja. Kursi yang dipilih adalah kursi yang nyaman yang memiliki sandaran dibagian belakangnya dan dapat fleksibel (dapat diturunkan maupun ditinggikan).

Untuk mesin-mesin yang digunakan dipilih yang bertekhnologi canggih yang dapat menunjang kebutuhan kerja. Untuk mesin fotocopy dipilih yang dapat melakukan tiga fungsi sekaligus yakni sebagai scanner, menggandakan, dan juga sebagai fax. Dengan menggunakan mesin yang berfungsi ganda dapat menghemat penggunaan luas lantai. Mesin printer diletakkan di tengah dan ada juga yang diatas meja kerja sehingga karyawan dapat mencetak surat ataupun arsip. Mesin-mesin yang digunakan untuk semua bagian diletakkan di bagian tengah ruangan sehinga mudah di jangkau setiap bagian.

Bila terjadi kerusakan pada perabotan mesin maka akan segera dilakukan perbaikan sehingga tidak akan mengganggu prosedur kerja. Bila mesin

dibiarkan rusak dalam waktu yang lama maka akan menimbulkan kerusakan yang lebih parah dan dapat mengganggu aktivitas kerja. Untuk itu PT. TELKOM memiliki bagian yang menanggungjawabi perabot dan mesin bila terjadi kerusakan.

D. Faktor-Faktor fisik

1. Faktor penerangan atau cahaya

Penggunaan penerangan atau cahaya pada perusahaan ini cukup baik, selain menggunakan cahaya matahari juga menggunakan lampu yang bersifat tidak langsung. Penerangan ini adalah penerangan yang baik dalam bekerja, dimana cahaya yang dipancarkan tidak tajam, tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata dan tersebar ke seluruh ruangan dengan menimbulkan bayangan.

Cahaya matahari yang masuk dihalangi oleh gorden berwarma biru sehingga cahaya yang masuk tidak silau dipandang mata. Warna gorden yang dipilih juga senada dengan warna ruangannya. Lampu yang ada pada kantor ini menggunakan daya yang dama sehingga memancarkan pantulan cahaya yang sama. Lampu yang dipilih adalah lampu neon sehingga lebih tahan lama dan sinarnya lebih baik.

2. Faktor udara.

Keadaan suhu udara pada kantor ini sangat nyaman, karena dilengkapi dengan Air Conditioning (AC), agar ruangan terasa sejuk, dan dapat dilakukan penyaringan udara. Bila suasana udara baik maka aktivitas akan berjalan lancar walaupun keadaan udara di luar kantor sangat panas.

Pada PT. Telkom UNER I Sumatera selain menggunakan AC untuk memperlancar sirkulasi udara juga digunakan kipas angin. Kipas angin yang ada di letakkan di setiap sudut ruangan. Untuk ruang tunggunya juga dipasang AC sehingga tamu yang datang akan merasa nyaman saat menunggu karyawan yang akan ditemuinya.

3. Faktor Warna

Dari hasil pengamatan warna yang digunakan pada kantor ini juga sangat baik, warna yang dipilih adalah warna yang tidak menyilaukan mata tetapi warna yang dapat memuat ruangan terasa nyaman. Karena bagaimanapun warna sangat mempengaruhi perasaan seseorang. Pemilihan warna yang baik dapat menunjang semangat kerja karyawan.

Warna yang dipilih untuk dinding kantor adalah warna putih dengan sentuhan warna abu-abu, warna lantainya adalah warna abu-abu, dengan pemilihan warna putih dan abu-abu membuat ruangan lebih terlihat bersih dan lebih terlihat luas. Warna untuk perabotannya pun dipilih warna yang serasi dengan dinding dan lantai. Warna kursi umumnya berwarna biru dan merah maroon, sedangkan untuk warna meja dipilih warna coklat. Dinding-dinding pembatas digunakan warna coklat.

Warna sangat mempengaruhi psikologis dari orang yang melihatnya, setiap warna akan memberikan kesan masing-masing. Jangan membiarkan ruangan kerja dipenuhi dengan beraneka ragam warna yang dapat membuat orang-orang yang berada di ruangan tersebut menjadi cepat bosan. Usahakan agar warna yang mendominasi pada suatu ruangan tidak lebih dari tujuh warna.

4. Faktor suara.

Suara dapat mempengaruhi peredaran darah, kesehatan telinga dan syaraf. Apabila faktor ini tidak diperhatikan dengan serius, tentu saja akan mempengaruhi kondisi para pegawai. Sehingga untuk menata kantor juga harus memperhatikan suara bila suatu pekerjaan membutuhkan ketenangan maka bagian tersebut harus dijauhkan dari bagian yang dapat menimbulkan suara gaduh, bagian ini misalnya bagian keuangan, bagian perencanaan produk, dan bagian lainnya yang membutuhkan konsenterasi tinggi.

Karena pada PT. Telkom UNER I menggunakan tata ruang terbuka dan berkamar, sehingga untuk tata ruang terbukanya suara gaduh terkadang timbul baik dari suara telepon, suara mesin printer maupun suara dari orang-orang yang sedang berbicara. Namun hal ini tidak selalu terjadi.

5. Faktor musik.

Pada PT. TELKOM UNER I Sumatera, faktor musik tidak terlalu diperhatikan karena musik hanya ada bila televisi dihidupkan maupun pada komputer. Pegawai yang ingin mendengarkan musik untuk menghilangkan kejenuhan maka pegawai tersebut umumnya menggunakan program yang ada pada komputer dan mendengarkannya melalui headset sehingga tidak mengganggu karyawan yang duduk disebelahnya.

Musik dapat menghilangkan kejenuhan akibat rutinitas yang dilakukan. Musik dengan suara yang tidak keras akan membantu menenangkan

pikiran orang yang mendengarnya. Menurut penelitian dari sebuah institute di Amerika musik klasik dapat mengurangi ketegangan syaraf dan dapat membantu pertumbuhan otak manusia.

Selain yang telah disebutkan diatas faktor yang penting adalah faktor kebersihan. Karena kebersihan sangat mempengaruhi kenyamanan dalam bekerja. Kantor yang tidak rapi dan bersih akan membuat pegawai yang bekerja pada kantor itu mudah terserang penyakit. Pada kantor ini tugas untuk menjaga ruangan tetap bersih dipercayakan pada “cleaning service” dan juga pada diri karyawan itu sendiri. Pekerja yang membersihakan ruangan kerja pada kantor ini di kelola oleh pengelola gedumg yakni Grha Sarana Duta.

E. Penataan ruang dan Kantor untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas kerja Pegawai.

Penataan ruang dan kantor sangat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kerja pegawai dalam sebuah kantor. Seperti yang telah dijelaskan diatas Efisiensi adalah Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut T. Hani Handoko adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan untuk mencapai laba, untuk mencapai laba yang lebih besar maka pengeluaran perusahaan haruslah dilakukan

penghematan, untuk itu perusahaan harus memilih cara yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut tanpa harus mengeluarkan banyak biaya dan waktu.

Oleh karena itu tanpa pedoman tersebut akan sulit bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ruang kerja yang sembrautan akan membuat pelaksanaan kerja berantakan dan tidak teratur, sehingga akan banyak pekerjaan yang terkendala dan akibatnya produktivitas kerja menurun.

Pada PT. TELKOM UNER I Sumatera penataan ruang dan kantor sudah membantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawannya. Hal ini terbukti dari prosedur pelaksanaan kerja yang teratur dan pencapaian tujuan perusahaan. Dengan menerapkan azas-azas tata ruang kantor maka tujuan dari tata ruang kantor tersebut akan tercapai dengan baik. Dengan penggunaan tata ruang terbuka dan berkamar maka diperoleh keuntungan dari masing-masing tata ruang tersebut, sehingga efektivitas dan efisiensi kerja akan tercapai sesuai dengan harapan perusahaan.

Dalam pemilihan perabotan dan mesin kantor juga sudah sangat tepat dan baik. Mesin-mesin yang digunakan dapat membantu karyawan dalam melaksanakan tugasnya secara cepat dan tepat. Mesin-mesin yang digunakan untuk semua bagian diletakkan ditengah ruangan sehingga mudah dijangkau oleh semua bagian tanpa harus memutar. PT. TELKOM UNER I sangat berhubungan dengan pihak luar dalam hal ini adalah pelanggan, untuk itu salah satu mesin yang dapat membantu perusahaan untuk menjaga hubungan komunikasi yang baik dengan pihak internal maupun eksternal adalah mesin fax, dan perangkat komputer. Selain itu dengan menggunakan mesin fotocopy dapat memudahkan

karyawan untuk menggandakan arsip yang diperlukan tanpa harus keluar kantor untuk melakukan penggandaan arsip, sehingga karyawan dapat menghemat waktu dan uang untuk melakukan hal tersebut. Perabotan disusun secara teratur dengan jarak yang sama dan di seiap meja bersekat diberikan lorong untuk ruang gerak karyawan sehingga karyawan tidak harus memutar jalan untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.

Faktor fisik yang ada di kantor ini juga membantu perusahaan untuk meningkatkan semangat dan kesenangan karyawan dalam bekerja. Dengan semangat kerja yang tinggi maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat, hal ini akan sangat berpengaruh kepada pencapaian tujuan perusahaan.

Untuk mengetahui besarnya produktivitas kerja karyawannya PT. TELKOM setiap tahunnya mengadakan menilaian kinerja melalui NKI (Nilai Kinerja Individu) yang didasari Sistem kerja Individu. Untuk itu setiap triwulannya perusahaan ini mengadakan konseling untuk karyawannya, dengan melakukan hal ini diharapkan perusahaan dapat mengetahui kendala dan keberhasilan setiap pegawainya.

Penyusunan tata ruang harus memperhatikan prosedur kerja tanpa memperhatikan hal ini maka akan banyak terjadi pemborosan waktu, tenaga, dan materi. Yang perlu diingat adalah jangan melakukan penghematan biaya ataupun tenaga secara berlebihan tetapi tujuan yang diharapkan tidak tercapai dengan baik, hal ini juga akan merugikan perusahaan. Untuk itu efektivitas dan efisiensi kerja harus seimbang sehingga tidak akan terjadi ketimpangan dalam pencapaian tujuan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dari penjabaran pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Telkom Enterprise adalah salah satu unit dari PT. Telekomunikasi Tbk yang bertanggung jawab sebagai delivery channel layanan infokom kepada pelanggan korporasi (corporate costomer).

2. Struktur organisasi pada PT. Telkom, Tbk Divisi Enterprise sI sumatera, berbentuk lini dan staff yang dipimpin oleh General Manager UNER I.

3. Penataan ruang kantor pada PT. Telkom UNER I cukup baik dapat dilihat dari faktor cahaya, tata warna, penempatan perabot kantor, faktor udara, dan lain-lain.

4. Fasilitas kantor yang disediakan sangat memadai dalam membantu pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien.

5. Penyusunan perabot kantor sudah sangat memperhatikan prosedur kerja yang ada di PT. Telkom UNER I sehingga pekerjaan dapat

dilakukan dengan baik. Pemilihan perabot dan mesin juga sudah memenuhi standart-standart yang ada.

6. Lingkungan fisik kantor sudah sangat diperhatikan dengan baik, hal ini terbukti dari pemilihan warna kantor, sirkulasi udara yang baik, penerangan yang tidak mengganggu pandangan mata.

7. Pemilihan mesin-mesin kantor yang digunakan pada kantor ini sudah sangat membantu karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

8. Penataan ruang kantor sangat mempengaruhi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawan, karena kantor yang berantakan akan membuat terhambatnya pelaksanaan kerja.

B. Saran

Pada kesempatan ini, penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan masukan bagi Telkom Enterprise I Sumatera dan juga untuk melengkapi paper ini. Saran-saran tersebut adalah :

1. Dengan kondisi dan fasilitas yang memadai serta struktur organisasi lini dan staff yang dianut, diharapkan perusahaan terus dapat meningkatkan produktivitas kerja, kualitas kerja maupun kesejahteraan pegawai.

2. Dengan adanya penggunaan tata ruang yang terbuka, sebaiknya perusahan selalu mengadakan penijauan langsung ke setiap bagian secara berkala. 3. Untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam melaksanakan

pada karyawan untuk mendapat latihan dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk mendapat pendidikan yang lebih tinggi dari apa yang telah mereka peroleh.

4. Tetap menjaga hubungan kerja yang baik antara pimpinan dan para stafnya, maupun sebaliknya

5. Menambah tanaman pada ruang resepsionist (costumer care service) sehingga dapat memperindah ruangan dan dapat menambah kesan nyaman bagi para tamu.

6. Sebaiknya di masing-masing meja karyawan di letakkan tanda pengenal (jabatan).

7. Para manajer yang menangani tata ruang diharapkan selalu membaca

Dalam dokumen Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor (Halaman 50-64)