Penyusunan Perabot Kantor - PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG

BAB II PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG

D. Penyusunan Perabot Kantor

Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya tekhnologi mutakhir yang digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti tenaga manusia tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta kemampuan karyawan.

1. Perabot Kantor

Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor dan mesin kantor.Perabot kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Diantara perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.Untuk memilih perabotan yang akan digunakan maka harus meperhatikan beberapa faktor.

T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009

Menurut Moekijat (1997:131), faktor-faktor yang pelu diperhatikan dalam memilih perabotan kantor yakni :

1. Harus menghemat ruang lantai

2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan.

3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan.

4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk memberihkan.

5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan

dilakukan.

6. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awet ketimbang perkakas dari kayu.

7. Resiko kebakaran, perabotan dari logam lebih baik ketinbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran.

Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai berikut :

1. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki karyawan tidak terasa panas. Meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai.

2. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas berwarna putih, mudah melelahkan warna.

3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak sendiri.

Sebagaimana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus memperhatikan persyaratan khusus, yaitu :

1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocock bagi pemakai. 2. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja.

3. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk hendaknya berbentuk bulat.

4. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapi dan bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai.

Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah mempergunakan segenap ruang. Mempergunakan segenap ruang yang ada bukan berarti ruang kantor diisi penuh dengan alat dan perabot kantor, tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan dengan memperhatiakan arus garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber cahaya, sehingga pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik.

Pada PT. TELKOM UNER I, perabotan yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh. Untuk ruangan terbuka digunakan meja bersekat sehingga memudahkan karyawan untuk saling berkomunikasi namun tidak meganggu rekan kerja yang berada disampingnya.

Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi. Meja kerja bersekat dan ada juga yang tidak memiliki sekat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya. Tiap sekat meja diberikan ruang agar mudah berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

Untuk lemari arsip diletakkan di pinggir ruangan sehingga tidak menghalangi pergerakan karyawan dan juga dapat tersusun dengan rapi. Lemari arsip ada yang terbuat dari kayu dengan kaca transparan dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi.

2. Mesin-mesin Kantor

Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus meperhatikan perencanaan mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan.

Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik, komputer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit ,intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor itu banyak macamnya namun tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantor yang akan digunakan.

Menurut moekijat, (Susilo 2000: 47) dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain :

a. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan. b. Jenis mesin hendaknya praktis.

c. Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. d. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan.

e. Mutu mesin harus benar-benar baik.

f. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.

g. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan. h. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah.

i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah.

j. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.

k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.

l. Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau tidak.

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap mesin mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Manajer kantor biasanya memilih mesin-mesin kantor yang memiliki banyak fungsi, sehingga bisa digunakan secara efektif untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan kantor. Fungsi-fungsi lain yang harus diperhatikan adalah fungsi penghematan, yaitu hemat biaya, waktu dan tenaga. Yang tidak kalah penting bahwa mesin-mesin kantor harus memilki fungsi keindahan serta tidak membosankan.

Adapun fungsi-fungsi mesin kantor adalah : a. Kemudahan dalam penyelesaian pekerjaan. b. Kebutuhan pegawai secara perseorangan.

c. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya. d. Fleksibilitas penggunaanya.

e. Harga dan penanaman modal. f. Kemampuan dalam penggunaannya. g. Nilai keindahan.

h. Pilihan pegawai.

i. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai. j. Ramalan mengenai beban pekerjaan.

k. Kualitas pekerjaan tata usaha.

l. Memperbanyak salinan dan data statistik.

Pada PT. Telkom Unit Enterprise I Sumatera menggunakan beberapa mesin untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal, stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat.Mesin-mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila cepat.Mesin-mesin tersebut untuk digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.

Dalam dokumen Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor (Halaman 31-37)