Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor

(1)

T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI KERJA PARA PEGAWAI DI PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL

I SUMATERA SKRIPSI MINOR

Diajukan Oleh :

Nama

:T. Bebby May Sarah

NIM

: 052103010

Jurusan

: Kesekretariatan

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan

Pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara

Medan

(2)

DAFTAR ISI

BAB II PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI KERJA PARA PEGAWAI DI PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA A. Profil Perusahaan ... 6

1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 6

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 11

B. Pengertian, Tujuan, Dan Azas-Azas Tata Ruang Kantor ... 19

C. Macam-macam Tata Ruang Kantor ... 26

D. Penyusunan Perabot Kantor ... 29

E. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor ... 35

F. Efisiensi dan Efektifitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor ... 43

BAB III ANALISA DAN EVALUASI BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 60

(3)

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Peranan penataan ruang dan kantor sangat penting demi terciptanya

efektifitas dan efisiensi kerja karyawan di suatu perusahaan. Penataan ruang

kantor yang baik akan mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran sesuai

sasaran dan tujuan utama kantor. Tata ruang kantor dibutuhkan oleh semua bentuk

organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintahan maupun badan usaha lainnya.

Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi,

menuntut perusahaan untuk terus menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan

prosedur kerja pada kantor tersebut.

Kantor adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan dengan nama

apapun diberikan pada tempat itu. Tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan

semangat kerja karyawan. Bila suatu perusahaan tidak memperhatikan penataan

ruang dan kantor akan merugikan perusahaan itu sendiri, prosedur kerja akan

terhambat sehingga produktivitas akan menurun.

Seiring perkembangan tekhnologi dan ilmu pengetahuan bentuk dari

penataan ruang mulai beragam, sehingga perusahaan hanya tinggal menetapkan

mana yang paling sesuai untuk diterapkan. Adapun standart pengukuran tata ruang

yang baik adalah :

1. Tata ruang yang baik adalah pengaturan tempat kerja yang dapat

(4)

2. Dari sudut pandang pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang

kerja yang dapat menimbulkan semangat kerja dan kesenangan,

sedangkan tata ruang yang tidak baik adalah tata ruang yang dapat

menimbulkan kejenuhan karyawannya saat bekerja.

3. Adanya penghematan dari segi waktu, tenaga, dan biaya yang lebih

sempurna.

PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera adalah perusahaan

yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi untuk dalam dan luar

negeri, sumber pendapatan utama perusahaan berasal dari penjualan jasa-jasa

tersebut.

PT. Telkom Unit Enterprise merupakan salah satu dari unit yang ada di PT.

TELKOM yang melayani pelanggan corporate (perusahaan) secara langsung.

Sehingga hubungan kerjanya sangat berhubungan dengan pihak eksternal. Tata

ruang kantor yang dipilih harus dapat memberikan kemudahan karyawannya

dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga dapat menciptakan efektifitas dan

efisiensi kerja.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul

paper yaitu :”Penataan Ruang dan Kantor dalam Mendukung Efektifitas dan

Efisiensi Kerja para Pegawai di PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk Unit

(5)

B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa penataan ruang dan kantor sangat penting dalam

mendukung efektifitas dan efisiensi kerja para pegawai, untuk memperjelas

permasalahan sebagai dasar penulisan skripsi ini, peneliti merumuskan masalah

yang akan dibahas yakni : “Bagaimana peran penataan ruang dan kantor dalam

mendukung efektifitas dan efisiensi kerja para pegawai pada PT. Telekomunikasi

Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera?”

C. TUJUAN & MANFAAT PENELITIAN

1. Tujuan Penelitian.

Adapun tujuan dari penulisan skripsi minor ini adalah untuk mengetahui

peranan pelaksanaan tata ruang kantor PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit

Enterprise Regional I Sumatera dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja

para karyawan..

2. Manfaat Penelitian.

Manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Bagi perusahaan : sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah

untuk masa depan dalam hal tata kantor

b. Bagi penulis : Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan

khususnya tata ruang kantor.

(6)

D. METODE PENELITIAN

Dalam rangka memperoleh data dan keterangan yang diperlukan dalam

penyususnan skripsi minor ini, maka penulis memakai metode penelitian yaitu :

1. Lokasi Penelitian

PT. Telkom Unit Enterprise (UNER) I Sumatera, Gedung Grha Telkom

Sumatera Lantai II yang bertempat di Jalan Putri Hijau No. 1 Medan.

2. Jenis dan Sumber Data

a. Data Primer

Data primer yaitu pengumpulan data dengan cara peninjauan secara

langsung pada objek yang diteliti dalam hal ini adalah penataan tata ruang dan

kantor pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk unit Enterprise Regional I

Sumatera.

b. Data Sekunder

Data sekunder yaitu data yang diperoleh dengan membaca bahan-bahan

literature yang terdiri dari buku-buku, situs-situs, majalah-majalah,

dokumen-dokumen ataupun data yang diperoleh dari suatu lembaga dan sudah

dipublikasikan yang berhubungan dengan topik yang dibahas untuk memperoleh

(7)

3. Tekhnik Pengumpulan Data a. Wawancara

Merupakan tekhnik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab

yang dilakukan secara langsung pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit

Enterprise Regional I Sumatera.

b. Observasi

Merupakan tekhnik pengumpulan yang dilakukan dengan mengadakan

pengamatan langsung terhadap objek dan pencatatan yang menjadi sasaran dalam

pembahasan penulisan ini, yaitu dengan mengadakan observasi secara langsung

ke PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera.

4. Metode Analisis

a. Metode deskriptif

Metode deskriptif merupakan cara, menafsirkan, dan menginterprestasikan

data sehingga data dapat memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan

yang diteliti.

b. Metode Induktif

Metode induktif merupakan metode dengan pengambilan kesimpulan

fakta-fakta yang diteliti berdasarkan kebenaran yang bersifat khusus kepada yang

bersifat umum. Dalam hal ini penulis membandingkan data sekunder dengan data

primer, kemudian mengambil kesimpulan dan selanjutnya digunakan sebagai

(8)

BAB II

PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS EFISIENSI

KERJA PARA PEGAWAI DI PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA,TBK UNIT

ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Divisi Enterprise Service TELKOM (selanjutnya disebut dengan TELKOM

Enterprise) adalah salah satu divisi di TELKOM yang bertanggung jawab sebagai

delivery channel layanan infocom kepada pelanggan korporasi (Corporate

Customer) di seluruh Indonesia.

Corporate Customer sangat strategis bagi TELKOM karena memberikan

kontribusi pendapatan/laba yang besar bagi perusahaan dan senantiasa diincar

penyedia jasa lainnya (battle field).

Sejarah TELKOM Enterprise diawali dengan pembentukan Probis

Enterprise pada 5 Mei 2000 yang bertugas untuk merancang strategi yang

berkaitan dengan aspek teknis, operasional, pemasaran dan pengembangan bisnis

bagi Corporate Customer. Probis Enterprise kemudian diubah menjadi Organisasi

Pusat Pelayanan Pelanggan Enterprise pada 22 April 2002 untuk

mengkordinasikan berbagai Unit di TELKOM dalam memberikan layanan yang

lebih kompetitif bagi Corporate Customer.Setelah melalui beberapa perubahan,

perubahan strategis dilakukan Direksi TELKOM melalui Keputusan Direksi

Nomor: KD.37/PS.150/CTG-10/2004 tanggal 6 Agustus 2004, dengan

menetapkan Enterprise Service Center sebagai Divisi dengan status revenue

(9)

ORGANIZATION ENVIRONMENT

Sejalan dengan strategi TELKOM yakni menjadi ‘full service and network

telecommunications provider’ TELKOM Enterprise bertindak sebagai delivery

channel ke pelanggan korporasi atas 4 (empat) product portofolio yakni

Corporate Customer memerlukan one stop service untuk solusi infocom

(komunikasi, multimedia, automasi perkantoran dan sistem pengendalian) mulai

dari solusi sederhana (single product) sampai solusi yang komplek.

Penawaran solusi dari TELKOM Enterprise yang dikemas dalam

TELKOMSolution mengandung 6 (enam) produk utama TELKOM Enterprise

yakni: TELKOMLokal, TELKOMSLJJ, TIC-007, TELKOMFlexi, TELKOMLink

dan TELKOMNet. Sekarang ini, TELKOMLink dan TELKOMNet sering

dikelompokkan sebagai non POTS.

Jumlah pegawai TELKOM Enterprise adalah 1106 orang yang 13% berada

di Kantor Divisi dan 87% lagi di Unit Enterprise Regional 1 s/d 6. Termasuk

didalamnya 8% pegawai non TELKOM.

Pegawai TELKOM Enterprise mengorganisasikan diri melalui SEKAR

(Serikat Karyawan) sebagai saluran aspirasi pegawai ke Management.

Kesepakatan antara SEKAR dan Perusahaan dituangkan didalam Perjanjian Kerja

Bersama (PKB) yang direvisi setiap tahunnya secara terpusat. Untuk menjamin

keselamatan dan kesehatan kerja, Management menetapkan pengaturan melalui

Keputusan Kepala Divisi yang mengatur Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)

(10)

TELKOM Enterprise menggunakan berbagai teknologi, peralatan dan

fasilitas untuk mendukung penyediaan solusi, baik yang dioperasikan unit lain di

TELKOM maupun yang dikelola sendiri.

Dan sampai saat ini, TELKOM Enterprise semakin berkembang sesuai

dengan perkembangan dan kebutuhan informasi di kalangan masyarakat pada

umumnya. Hal ini pun didukung oleh kepercayaan yang tinggi antara perusahaan

dengan pelangganrnya.

Visi dan Misi TELKOM Enterprise

Visi TELKOM Enterprise sama dengan visi TELKOM yaitu: “To Become

Leading Infocom Player in the Region”. Hal ini berarti TELKOM Enterprise

mendukung tercapainya visi TELKOM dengan menjadi leading infocom provider

untuk Corporate Customer di kawasan Asia-Pasifik.

Misi TELKOM Enterprise juga selaras dengan TELKOM yaitu:

- To Provide One Stop Services with Excellent Quality and Competitive

Price to Corporate Customer,

- Managing Business Through Best Practices,

- Optimizing Superior Human Resource,

- Competitive Technology, and

(11)

Selaras dengan visi dan misi, tujuan TELKOM Enterprise adalah “to be the

most convenience infocom provider to do business with.” Untuk mewujudkan visi

dan misi tersebut, telah dicanangkan budaya korporasi TELKOM yakni ‘The

TELKOM Way 135’ (TTW 135) pada April 2003. TTW 135 merupakan identitas,

sumber inspirasi, sumber kekuatan dalam menghadapi perubahan dan persaingan.

Budaya korporasi TTW 135 ini mencakup:

1 (satu) Asumsi Dasar: Commited 2 U

3 (tiga) Nilai Inti: Customer Value, Excellent Services dan Competent People.

5 (lima) Perilaku:

- Stretch the Goals (rentangkan tujuan

ke luar dari batas yang biasa/normal), - Simplify (sederhanakan),

- Involve Everyone (libatkan setiap

orang),

- Quality is My Job (kualitas sebagai

pekerjaan insan TELKOM), dan - Reward the Winners (hargai/imbali

pemenang).

(12)

Gambar 2: Logo Telkom

Adapun makna dari logo TELKOM adalah sebagai berikut:

1. Bentuk visual logo merupakan misi TElkom yang mantap, modern,

luwes, sederhana, cepat terlihat secara utuh.

2. Menggambarkan dunia telekomunikasi modern melalui dunia mutakhir

yang tercermin dalam citra keseluruhan.

3. Gambaran sifat telekomunikasi serta kerja sama yang selaras secara

berkesinambungan dan dinamis, digambarkan oleh garis-garis yang

mengesankan gerak beraturan dengan warna dominant biru tua dan biru

muda bergradasi membentuk kesatuan visual/grafis yang utuh.

4. Warna biru tua dan biru muda gradasi menggambarkan teknologi

tinggi telekomunikasi yang berlambang dalam suasana komunikasi masa

depan yang gemilang.

5. Ruang gerak Telkom secara Nasional dan Internasional, tergambar

(13)

6. Gambar bulatan biru tua menggambarkan utuhnya wawasan nusantara

yang dipersatukan oleh Telekomunikasi.

7. Bentuk huruf yang dipakai mencerminkan karakter modern, kokoh,

berwibawa, kompak, namun tetap sederhana dan mudah dibaca.

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Struktur organisasi di TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera

dipimpin oleh seorang General Manager (GM) Enterprise Regional I

Sumatera. GM tersebut dibantu oleh 8 (delapan) Manager dan 1 (satu) sekretariat yang dibawahi langsung dan dua Manager secara tidak langsung.

Untuk lebih jelasnya akan diuraikan fungsi satuan kerja dari setiap bagian /

jabatan.

Berikut adalah Struktur Organiasi yang ada pada PT. TELKOM Unit

(14)

(15)

Satuan Kerja General Manajer, yaitu:

Melakukan strategi unit kerja.

1. Melaksanakan visi dan misi, serta program penerapan.

2. Melakukan pembinaan SDM.

3. Mengadakan kontrak dan korespondensi dengan pelanggan dan mitra.

Satuan Kerja Asman UNER Secretary, yaitu:

1. Mengidentifikasi kompetensi para karyawan/staf Telkom Enterprise.

2. Mengkoordinasikan kebutuhan SDM Unit Enterprise I dengan DIVES.

3. Memastikan dan menjaga terpeliharanya kerahasiaan data perusahaan.

4. Melaksanakan penilaian kinerja tepat waktu.

5. Mengalokasikan kebutuhan anggaran operasional rutin Unit Enterprise I.

Manager Customer Solution

Yang membawahi tiga bagian/bidang, yaitu:

1. Design Solution, yang menangani bagaimana mempertahankan produk

tetap menjadi perhatian publik terutama pelanggan dalam hal desain

produk. Uraian tugasnya antara lain:

- Menyusun proposal tender dan proyek.

- Menyediakan hasil analisa perkembangan teknis teknologi telekomunikasi.

- Memberikan layanan konsultasi pada asisten manajer dan pelanggan.

2. Product Management, menangani/memanage produk yang akan

dipasarkan kepada customer. Terutama dalam hal jumlah (kuantitas)

produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pasar. Uraian tugasnya

(16)

- Melakukan bisnis dan teknis pada setiap segmen pelanggan serta

membuat usulan solusi proyek.

- Membuat usulan strategi bisnis jangka panjang dan jangka pendek

Telkom Enterprise.

- Melakukan analisa mikro permintaan pelanggan.

3. Data Management, mempunyai tugas memanage (mengatur) segala data

yang berhubungan dengan produk dan customer yang bekerja sama dengan

perusahaan. Uraian tugasnya antara lain:

- Menyediakan data potensi secara akurat.

- Melakukan perawatan peralatan (data) secara rutin dan berkala.

- Menyediakan buku katalog teknis sistem pemeliharaan dan petunjuk

penggunaan sistem informasi standard.

Manager General Support

Yang membawahi empat bidang, yakni:

1. Performance Reporting, dengan uraian tugas sebagai berikut:

- Membuat rapat kinerja.

- Membuat laporan performance Telkom Enterprise secara

minggua n, bulanan, triwulan dan semester.

2. Quality Management, bertindak sebagai yang mengatur (memanage)

kualitas produk yang akan dipasarkan. Uraian tugasnya antara lain:

- Melakukan administrasi pertanggungan dan pembayaran pada pihak

ketiga.

(17)

3. Logistik, Uraian tugasnya dalam hal:

- Menetapkan sistem pengadaan barang / produk.

- Menjamin keamanan dalam penyimpanan barang / produk.

4. Legal and Compliance, menangani masalah ke-Sah-an dalam pelaksanaan

jual beli jasa / produk. Tugasnya antara lain:

- Mengelola kontrak berlangganan secara efektif untuk menunjang

kegiatan Telkom Enterprise.

- Mengadakan dan menetapkan negosiasi dan klarifikasi.

- Menetapkan batas waktu pengumpulan data.

Manager Area

Yang terdiri dari empat bagian (wilayah):

- Manager Area 1 Sumatera Bagian Selatan

- Manager Area 2 Riau Daratan dan Sumbar

- Manager Area 3 Kepulauan Riau

- Manager Area 4 Lampung

Tugas dari Manager Area adalah: mengelola anggaran dan administrasi

(18)

Coordinator Account Manager (Segment 1 dan 2)

Dengan uraian tugas sebagai berikut:

- Mengelola anggaran dan pembinaan SDM.

- Mencari pelanggan dengan strategi pengelolaan pelanggan.

- Menganalisis Corporate Customer.

- Menjalin hubungan dengan Group Account Manager.

Group Account Manager (AM)

Uraian tugasnya antara lain:

- Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tingkat kepuasan dan

loyalitas yang optimal (maksimum).

- Membuat program-program yang fleksibel dalam rencana penjualan.

- Mencapai rencana penjualan.

- Melakukan otorisasi sesuai perjanjian berlangganan.

Manager Corporate Customer Care Area 1

Yang memiliki empat bagian/bidang, yaitu:

1. Service Delivery, bertugas dalam pelayanan terhadap pelanggan dengan

langsung mendatangi rumah pelanggan tersebut. Tugas lainnya:

- Menerima keluhan dari pelanggan (customer ).

- Mendokumentasikan seluruh keluhan pelanggan.

2. Quality of Service Management, memanage kualitas dari pelayanan

(19)

- Mengawasi distribusi keluhan pelanggan sampai unit terkait.

- Mengidentifikasikan penyelesaian keluhan pelanggan.

3. Customer Contact Center, sebagai pusat informasi untuk para pelanggan

dan menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing.

4. Customer Care Support, merupakan bentuk pelayanan ‘Peduli pelanggan’.

Manager Billing and Collection Area 1

1. Customer Billing, yang bertugas melayani pembayaran tagihan pelanggan.

2. Invoicing and Collection, bertindak sebagai penanganan faktur-faktur yang

berhubungan dengan tagihan dan pembayaran dari para pelanggan. Uraian

tugasnya adalah:

- Mendaftar barang-barang dagangan (produk).

- Menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing.

3. Debt Management, menangani (memanage) pemasukan dan laba (profit)

yang diperoleh perusahaan. Dengan uraian tugas antara lain:

- Memenuhi dan memonitoring pembayaran tagihan.

- Memberi Rating dan Discount kepada customer (pelanggan).

D. Produk PT. TELKOM Enterprise

PT Telekomunikasi Indonesia Tbk (TELKOM) dengan Visi "To

Become a Leading InfoCom Player in the Region" senantiasa berusaha untuk

memberikan layanan dan jasa terbaik bagi masyarakat Indonesia.Sebagaimana

(20)

penjualannya terus meningkat karena selalu dipercaya oleh masyarakat umum

terutama para pelanggannya. Produk/jasa tersebut antara lain adalah:

1.TELKOMFlexi

Salah satu layanan unggulan TELKOM di tahun 2006 lalu adalah TELKOM

Speedy. TELKOM Speedy merupakan Layanan internet access end to end dari PT

TELKOM dengan basis teknologi Asymetric Digital Subscriber Line (ADSL),

yang dapat menyalurkan data dan suara secara simultan melalui satu saluran Definisi

TELKOMFlexi adalah layanan jasa telekomunikasi suara dan data berbasis

akses tanpa kabel dengan teknologi CDMA yang sangat hemat karena biaya

pemakaiannya mengacu pada tarif telepon rumah (PSTN TELKOM). Lebih hemat

pula bagi yang melakukan panggilan ke TELKOMFlexi karena layaknya telepon

rumah, si penelpon tidak akan dikenakan biaya airtime.

2.TELKOMNet ASTINET

Merupakan salah satu layanan jasa terbaru dari PT. Telkom Enterprise, yaitu

layanan akses internet dedicated yang meghubungkan LAN milik pelanggan ke

Internet Global melalui port router TELKOMNet dengan menggunakan fasilitas

akses yang dedicated.

(21)

telepon biasa dengan kecepatan maksimal 384 Kbps yang dijaminkan dari Modem

sampai BRAS (Broadband Remote Access Server) di sisi perangkat TELKOM.

Dengan slogan "Broadband Internet Access for Home and Small Office" maka

TELKOM Speedy menjadi solusi utama bagi akses broadband koneksi Internet.

Tidak hanya di kalangan bisnis namun meluas sampai ke rumah-rumah.

B. Pengertian, Tujuan, dan Azas-Azas Tata Ruang Kantor 1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Perumusan kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap tempat

dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan

kepada tempat tersebut. Sedangkan menurut Atmosudijiro (Moekijat, 1997:16)

Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi

ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan

tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan

perundangan Negara Inggris (office, Shops and Railways Premises act, 1963)

(Moekijat,1997: 118) yaitu :

Kantor didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung,

yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk

tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk

organisasi.

Penyusunan tata ruang kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan

(22)

(Moekijat,1997:118) merumuskan tata ruang kantor itu sebagai berikut :

penyusunan perkakas dan peralatan dalam ruang lantai yang tersedia, sedangkan

Gie (Moekijat,1997:119)menyatakan tata ruang kantor adalah penyusunan

alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan

kepuasan bekerja bagi para pegawai.

Kantor merupakan semacam sistem kerjasama yang melibatkan orang-orang

yang melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini

dapat diperjelas dengan memberikan uraian mengenai fungsi-fungsi kantor, yakni:

a. Memeriksa informasi.

Bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan, telepon,

pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b. Merekam informasi

Tujuan dari pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan

dengan segera apabila dibutuhkan. Rekaman (record) harus disiapkan untuk

memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan pengadaan perusahaan.

Rekaman ini digunakan untuk menunjukkan rincian transaksi, operasi, dan

sebagainya.

c. Mengatur informasi

Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk yang

paling baik dalam melayani manajemen. Contoh untuk pengaturan informasi ini

adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistika dan laporan lainnya.

(23)

Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dari rekaman apabila

diminta oleh manajemen. Informasi yang diberikan ada yang bersifat rutin dan ada

yang bersifat khusus serta informasi yang diberikan dapat berbentuk lisan maupun

tulisan.

e. Memeilhara aktiva (asset)

Menurut Denyer (Moekijat,1997:23) Kantor juga berfungsi untuk

menyiapkan secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlibatkan dalam

rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai hal-hal yang tidak

menguntungkan, yang mungkin terjadi dalam perusahaan

Selain yang disebutkan diatas Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan

yaitu :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.

2. Untuk mencatat keterangan

3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.

4. Untuk memberi keterangan

5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Adapun tujuan dari penataan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

(24)

b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang sehingga

timbul kepuasan kerja para karyawan.

c. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang

sedang bekerja.

d. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan

dari meja ke meja

e. Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara

karyawan yang satu dengan yang lainnya.

f. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter

persegi sudut atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai

aktifitas pekerjaan kantor.

g. Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan

yang membutuhkan ketenangan.

h. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi

ataupun tamu yang datang.

i. Pelaksanaan kerja dapat menempuh jarak terpendek.

Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan

mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai

(25)

pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa

ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.

Kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang.

Keadaan yang tidak berdesak-desakkan, kesenangan bagi fasilitas pelayanan

pegawai, dan tempat yang sesuai dengan sumber cahaya merupakan beberapa

kebutuhan-kebutuhan ini.

Mudahnya pengawasan dipengaruhi oleh penempatan pengawas dengan

pegawai-pegawainya, dapat dilakukan dengan pemusatan ataupun pemencaran.

Untuk itu sebaiknya bagian-bagian yang saling berhubungan diletakkan dalan

tempat yang berdekatan.

Kantor juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamunya, karena

para tamu umumnya melihat kualitas perusahaan dari kantornya. Yang juga harus

diperhatikan dalam menyusun tata ruang ada fleksibilitas. Tata kantor yang baik

adalah bila dapat diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya

tujuan yang hendak dicapai.

Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan

pengetahuan tentang arus pekerjaan, tentang syarat-syarat perseorangan, pekerjaan

apakah yang akan dilakukan, dan cara terbaik untuk mengerjakannya.

Tata ruang sangat penting bagi manajer kantor, karena :

a. Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik membantu

dalam efisiensi pekerjaan yang dilakukan.

b. Penghematan-penghematan berasal dari penggunaan ruang lantai

(26)

c. Pengawasan dapat dipermudah.

d. Hubungan dapat dipercepat.

e. Perlengkapan dan mesin kantor dapat dipergunakan dengan baik.

f. Dari sudut pandang pegawai tata ruang yang baik dapat

menimbulkan kesenangan.

g. Arus pekerjaan menjadi lebih lancar.

3. Azas-azas Tata Ruang kantor

Dalam menyusun tata ruang harus memperhatikan azas-azas dalam tata

ruang, adapun azas-azas penataan ruang kantor yang baik menurut Muther

(Sedarmayanti, 2001:126) antara lain :

a. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang

memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang

sependek-pendeknya.

b. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor

menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian

pekerjaan .

c. Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua

ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.

d. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata

ruang kantor tersebut.

Selain dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor

(27)

kantor adalah sebagai berikut :

- Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis

lurus.

- Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang

berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu

berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

- Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik

pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek.

- Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang

menggunakannya.

- Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah

ruangan.

- Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang

menghadap sumber cahaya.

- Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan

dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.

- Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya

ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan

ketenangan.

- Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang

(28)

Dengan memperhatikan Azas-azas tata ruang kantor dalam penyusunan

ruang kantor, maka akan diperoleh tujuan tata ruang kantor yang ada. Dengan

berpedoman pada azas-azas tata ruang kantor tersebut maka efisensi pekerjaan

kantor akan terwujud dengan baik.

C. Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain : 1. Tata Ruang Berkamar.

Suatu tata ruang dikatakan berkamar apabila susunan ruang untuk bekerja

terbagi dalam beberapa bagian. Pembagian ini dapat terjadi mungkin karena

keadaan gaduhnya. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat

penyekat tertentu, sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut

pandang.

Adapun keuntungan dari tata ruang berkamar antara lain :

- Moral pekerjaan/ staff tetap terjaga, hal ini akibat cara hidup

dan terjaga yang tidak selalu diawasi.

- Pekerjaan yang bersifat rahasia tetap terjaga.

- Tidak mudah terganggu oleh bagian lain sehingga lebih mudah

berkonsentrasi.

Kelemahan dari tata ruang berkamar antara lain :

- Pengawasan lebih sulit dilakuakn arena terhalang oleh

penyekat, sehingga pimpinan harus meninggalkan tempatnya

agar dapat mengawasi secara menyeluruh.

(29)

- Kurang fleksibel sulit untuk melakukan perubahan, jika ingin

melakukan perubahan maka akan memerlukan biaya yang lebih

besar.

- Ruangan lebih terbatas, sehingga bila dilakukan penambahan

jumlah karyawan sedikit sukar.

2. Tata Ruang Terbuka

Susunan tata ruang terbuka tidak dipisah-pisakan menjadi beberapa bagian

atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah. Tetapi semua aktivitasnya

dilaksanakan pada satu ruangan besar dan terbuka sehingga semua yang bekerja

mudah diawasi dalam satu sudut pandang.

Keuntungannya antara lain :

- Lebih mudah melakukan pengawasan

- Lebih mudah melakukan hubungan antara satu pegawai dengan

pegawai lain.

- Lebih mudah melakukan pengaturan cahaya dan udara.

- Memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain.

- Lebih mudah untuk melakukan perubahan.

(30)

Kelemahannya antara lain :

- Kewibawaan lebuh sulit terlihat.

- Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan yang bersifat rahasia.

- Lebih mudah timbulnya suara gaduh sehingga karyawan sulit untuk

berkonsentrasi.

- Kurang nyaman dalam bekerja.

3. Tata Ruang Berpanorama

Tata ruang berpanorama adaah tata ruang yang dihiasi taman dekorasi.

Adapun keuntungan dari tata ruang berpanorama ini adalah :

- Lebih nyaman, sehingga produktivitas meningkat.

- Terhindarnya dari ketegangan syaraf.

- Menghindari dari suara gaduh.

Kelemahan dari tata ruang berpanorama yakni :

- Biaya yang dikeluarkan untuk tata ruang ini lebih besar.

- Biaya pemeliharaannya lebih besar

- Memerlukan tenaga ahli khusus untuk memeliharanya.

Selain dari tiga macam tata ruang yang telah disebutkan diatas ada juga tata

ruang gabungan dari ketiga bentuk tata ruang yang telah disebutkan diatas. Yang

tujuannya agar dapat menciptakan keuntungan dari gabungan ketiganya.

Pada PT. TELKOM UNER I tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata

ruang terbuka dan berkamar atau dengan kata lain konsep Tata ruang campuran.

(31)

logistic,fault handling, dan penagihan. Untuk ruangan General Manager juga

dibuat dalam ruangan berkamar. Ruangan kantor disusun berdasarkan fungsi dan

tugasnya.. Dengan menggabungkan konsep tata ruang berkamar dan tata ruang

terbuka kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga

dapat diperoleh keuntungan dari kedua konsep ruang kantor.

D. Penyusunan Perabot Kantor.

Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang

dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan

bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya tekhnologi mutakhir

yang digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti tenaga manusia

tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran

yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam

menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta kemampuan

karyawan.

1. Perabot Kantor

Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor

dan mesin kantor.Perabot kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta

perabot lainnya. Diantara perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian

khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh

setiap kantor.Untuk memilih perabotan yang akan digunakan maka harus

(32)

Menurut Moekijat (1997:131), faktor-faktor yang pelu diperhatikan dalam

memilih perabotan kantor yakni :

1. Harus menghemat ruang lantai

2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan.

3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan.

4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk memberihkan.

5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan

dilakukan.

6. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awet ketimbang

perkakas dari kayu.

7. Resiko kebakaran, perabotan dari logam lebih baik ketinbang

perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran.

Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai

berikut :

1. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhya tertutup. Bagian

bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan

demikian peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan

bagian kaki karyawan tidak terasa panas. Meja kerja yang terbuka

(33)

2. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan

mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh

berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda

atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas

berwarna putih, mudah melelahkan warna.

3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang

terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja.

Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau

benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak

sendiri.

Sebagaimana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus

memperhatikan persyaratan khusus, yaitu :

1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocock bagi pemakai.

2. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja.

3. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian

yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan

pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk hendaknya

berbentuk bulat.

4. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang

(34)

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan

dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan

menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapi dan

bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai.

Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus memperhatikan

azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah mempergunakan segenap

ruang. Mempergunakan segenap ruang yang ada bukan berarti ruang kantor diisi

penuh dengan alat dan perabot kantor, tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan

dengan memperhatiakan arus garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber

cahaya, sehingga pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik.

Pada PT. TELKOM UNER I, perabotan yang dipilih ukurannya sama dan

juga terbuat dari bahan yang kokoh. Untuk ruangan terbuka digunakan meja

bersekat sehingga memudahkan karyawan untuk saling berkomunikasi namun

tidak meganggu rekan kerja yang berada disampingnya.

Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna

yang serasi. Meja kerja bersekat dan ada juga yang tidak memiliki sekat. Tidak

ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya. Tiap sekat meja diberikan

ruang agar mudah berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

Untuk lemari arsip diletakkan di pinggir ruangan sehingga tidak

menghalangi pergerakan karyawan dan juga dapat tersusun dengan rapi. Lemari

arsip ada yang terbuat dari kayu dengan kaca transparan dan ada juga yang berupa

(35)

2. Mesin-mesin Kantor

Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen

perkantoran yang efektif, juga harus meperhatikan perencanaan mesin-mesin

kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan

begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan

pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi

mesin dan metode yang akan digunakan.

Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik,

komputer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit

,intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor

itu banyak macamnya namun tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu

harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantor yang akan digunakan.

Menurut moekijat, (Susilo 2000: 47) dalam memilih mesin-mesin kantor

perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain :

a. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan.

b. Jenis mesin hendaknya praktis.

c. Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

d. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan.

e. Mutu mesin harus benar-benar baik.

f. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.

g. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.

(36)

i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan

mudah.

j. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.

k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.

l. Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau

tidak.

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap mesin mempunyai fungsi

yang berbeda-beda. Manajer kantor biasanya memilih mesin-mesin kantor yang

memiliki banyak fungsi, sehingga bisa digunakan secara efektif untuk

menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan kantor. Fungsi-fungsi lain yang harus

diperhatikan adalah fungsi penghematan, yaitu hemat biaya, waktu dan tenaga.

Yang tidak kalah penting bahwa mesin-mesin kantor harus memilki fungsi

keindahan serta tidak membosankan.

Adapun fungsi-fungsi mesin kantor adalah :

a. Kemudahan dalam penyelesaian pekerjaan.

b. Kebutuhan pegawai secara perseorangan.

c. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya.

d. Fleksibilitas penggunaanya.

e. Harga dan penanaman modal.

f. Kemampuan dalam penggunaannya.

(37)

h. Pilihan pegawai.

i. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai.

j. Ramalan mengenai beban pekerjaan.

k. Kualitas pekerjaan tata usaha.

l. Memperbanyak salinan dan data statistik.

Pada PT. Telkom Unit Enterprise I Sumatera menggunakan beberapa mesin

untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin

printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal,

stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat

membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih

cepat.Mesin-mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila cepat.Mesin-mesin tersebut untuk

digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.

E. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata

ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana

pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.

Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor sangat mempengaruhi

produktivitas kerja karyawan dalam perusahaan. Untuk itu dalam menyusun tata

ruang kantor harus diperhatikan faktor-faktor kondisi fisik kerja kantor, dan juga

harus memperhatikan syarat-syarat pendirian kantor, sehingga perusahaan dapat

mencapai tujuan yang diharapkan.

(38)

1. Letak

Dalam mendirikan kantor harus dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas

bank, kantorpos, rumah makan dan konsumen.

2. Kepatutan

Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya cukup luas. Sehingga dapat

menempung para pekerja dan perabotan kantor dengan baik.

3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya

Untuk mendirikan kantor perusahaan harus memperhatikan soal biaya

pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama.

4. Faktor-faktor fisik

Faktor-faktor fisik yang harus diperhatikan antara lain, penerangan, warna,

musik, udara dan suara.

Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh perusahaan jika didirikan

sesuai dengan syarat-syarat pendirian kantor antara lain :

1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.

2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.

3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.

4. Ruang dapat diperluas.

Perencanaan untuk lingkungan fisik tidak dapat dipertimbangkan secara

(39)

Semuanya harus dikoordinasikan dengan seksama. Adapun Lingkungan fisik

kantor yang harus diperhatikan antara lain :

a. Penerangan

Penerangan atau tata cahaya yang cukup merupakan pertimbangan yang

paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan pekerjaan tata usaha yang

sukses diperlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik akan membantu

pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang.

Keuntungan dari penerangan yang baik adalah :

1. Perpindahan pegawai berkurang.

2. Prestise lebih besar. Semangat kerja lebih tinggi.

3. Hasil pekerjaan lebih banyak.

4. Ketidakhadiran berkurang.

5. Kesalahan berkurang.

6. Keletihan berkurang.

Dalam menetapkan penerangan yang akan digunakan, maka yang harus

diperhatikan salah satunya adalah mutu penerangannya. Yang menjadi

pertimbangannya adalah kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini

saling berhubungan satu sama lain. Penerangan yang efektif untuk melihat adalah

(40)

yang dipantulkan oleh suatu permukaan dibagi dengan jumlah cahaya yang

diterimanaya merupakan daya pantul dari permukaan tersebut.

Kecerahan juga sangat penting, karena dapat mempengaruhi penglihatan.

Mata manusia dapat melihat dengan baik sekali apabila semua lingkunagan dalam

bidang penglihatan seperti meja dan kelilingnya kira-kira sama terangnya.

Keluhan pegawai mengenai penerangan lebih banyak disebabkan oleh

kurang baiknya mutu ketimbang kurangnya jumlah penerangan. Banyak keluhan

mengenai penerangan yang kurang baik disebabkan cacat mutunya, bukan cacat

jumlahnya.

Ada emapat macam sistem penerangan yang penting yakni :

1. Sistem penerangan langsung, yaitu sistem penerangan dimana cahaya

dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja.

2. Sistem penerangan setengah langsung, yaitu sistem penerangan dimana

sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit,

kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kerja.

3. Sistem penerangan tidak langsung yaitu sistem penerangan dimana

cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu

dipantulkan ke bawah ke tempat kerja.

4. Sistem penerangan setengah tidak langsung yaitu sistem penerangan,

dimana kebanyakan cahaya memancar kearah langit-langit, kemudian

ke bawah ke tempat kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung

(41)

Tata cahaya yang ada pada kantor ini sangat baik, pada kantor ini

ventilasinya cukup baik dengan kaca transparan yang ditutupi oleh gorden

berwarna biru. Sedangkan untuk penerangan buatannya digunakan lampu neon

bercahaya putih, penerangan yang ada tidak membuat mata para karyawannya

terganggu. Meja kerja karyawannya juga tidak ada yang menghadap ke jendela

sehingga karyawan tidak akan terganggu dengan cahaya matahari yang masuk.

Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan meganggu pekerjaan

karyawan, untuk itu pada PT. Telkom Unit Enterprise ini tata cahayanya sangat

baik selain menggunakan penerangan buatan juga menggunakan cahaya matahari.

Cahaya lampu yang digunakan juga dengan kekuatan yang sama. Cahaya

penerangan yang cukup dan tepat akan mempengaruhi efisiensi kerja pegawai

dalam melaksanakan kegiatan kantor karena berpengaruh terhadap jiwa pegawai.

b. Faktor Udara

Faktor udara sangat penting diperhatikan dalam kegiatan pekerjaan kantor

sehari-hari guna menambah gairah para pegawai dalam bekerja. Apabila ruangan

kantor suhunya tinggi (panas), maka akan berpengaruh kurang baik untuk para

pegawainya.

Keuntungan udara yang baik adalah :

- Produktivitas yang lebih tinggi

- Mutu Pekerjaan lebih tinggi

- Kesenangan dam kesehatan pegawai yang bertambah

(42)

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diadakan usaha sebagai

berikut :

1. Mengatur suhu udara dalam ruangan kerja dengan alat Air Conditioning

2. Usahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja.

Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawai empat unsur

pokok yakni : suhu, kebersihan, peredaran dan kelembapan. Mungkin dalam

kenyataannya hanya dua atau tiga unsur saja yang diawasi. Penggunaan air

conditioning akan menambah produktivitas kerja karyawan.

Suasana udara dalam ruangan juga baik sirkulasi udara lancar sehingga

ruangan ini tidak sesak karena udara yang masuk cukup. Untuk menjaga

kenyamanan karyawan di kantor ini juga terdapat beberapa Air Conditioning

(AC) yang temperaturnya tidak terlalu dingin sehingga aktivitas tidak terganggu.

Selain AC juga terdapat kipas angin yang dapat membantu melancarkan sirkulasi

udara yang masuk.AC yang dipasang memakai sistem central (terpusat). Kipas

angin diletakkan di tiap sudut ruangan. Dalam faktor ini yang paling penting

adalah suhu udara dan uap air pada udara itu.

Pada PT. Telkom UNER I ini sirkulasi udara sangat baik, udara dalam

ruangan tidak lembab dean sirkulasinya juga cukup baik. Temperatur yang

digunakan pada AC berkisar 28-30 derajat celcius.

(43)

Faktor suara dalam pekerjaan kantor sehari-hari adalah sangat

mempengaruhi kesehatan tubuh manusia khususnya telinga. Untuk itu diperlukan

perhatian susunan letak daripada perlengkapan dan alat-alat kantor sehingga tidak

menimbulkan suara gaduh. Suara gaduh menyebabkan kesulitan dalam

memusatkan pikiran, dalam menggunanakan telepon dan dalam melaksanakan

pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan

perubahan dalam peredaran darah dan pikiran.

Kantor yang gaduh jarang merupakan kantor yang efisien. Suara yang gaduh

tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Banyak sumber suara terdapat

dalam kantor diantaranya percakapan, gesekkan kursi-kursi pada lantai, dan

mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Akan tetapi sumber suara yang

penting adalah sumber dari luar kantor.

Permukaan yang keras memantulkan suara dan menyebabkan gema-gema,

sedangkan permukaan yang lunak menyerap gelombang-gelombang suara.

Syarat-syarat bangunan gedung yang modern memerlukan penggunaan bahan-bahan

gedung yang keras.

Suara yang ada pada kantor ini tidak terlalu bising namun karena tata ruang

terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi. Maka dari itu untuk menerima

tamu terdapat ruangan resepsionis. Sehingga pihak eksternal yang ingin bertemu

pegawai dapat menunggu pada ruang resepsionis.

d. Tata warna

Warna tujuannya tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki

(44)

tepat adalah tidak hanya bersifat keindahan dan psikologis, tetapi juga bersifat

ekonomis. Warna tidak dapat digunakan secara sembarang. Hal ini khususnya

adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasanan yang patut

dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.

Warna untuk kantor harus dipilih dengan seksama. Warna mengubah suhu

(temperatur) ruangan. Warna juga mempunyai pengaruh yang penting terhadap

penerangan kantor. Warna muda menambah penggunaan penerangan. Keuntungan

dari penggunaan warna yang baik adalah :

1. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik

pemandangan.

2. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai.

Untuk tata warna pada PT. TELKOM UNER I Sumatera juga sangat baik

dimana tata warnanya sangat pas dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding

yang dipilih adalah putih sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih,

adapun warna lantai yang digunakan adalah warna abu-abu sehingga ruangan

tidak mudah terlihat kotor bahan lantai dipilih yang tidak licin sehingga untuk

berjalan kita tidak perlu khawatir terpeleset. Antara ruangan resepsionis dengan

ruangan kantor bagian dalam dibuat sekat berwarna coklat yang terbuat dari kayu

sehingga menimbulkan kesan alami , namun selain itu juga ada ruangan yang

diberi sekat kaca sehingga ruangan lebih terlihat luas. Warna lemarinya coklat dan

(45)

e. Musik

Musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik

menggunakan kekuatan physiologis dan physicologis, daripada suara dalam

bentuk musik untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Mempergunakan

musik dalam bekerja direncanakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan,

meringankan kelelahan rohaniah dan penglihatan; mengurangi ketegangan saraf

dan menjadikan pegawai-pegawai merasa baik.

F. Efisiensi dan Efektivitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor

Penataan ruang kantor sangat mendukung terciptanya efisiensi dan

efektivitas pekerjaan kantor. Dengan penataan ruang yang baik diharapkan dapat

membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan.

Menurut Gie (Sedarmayanti,2001:112) Efisiensi adalah Penggunaan akal

sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik

dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut Handoko adalah kemampuan

untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

Sedangkan menurut Peter drucker (Susilo, 2000:69) Efisiensi adalah

melakukan pekerjaan dengan cara yang benar (doing thing right), Efektivitas

adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing the right thing). Rumus untuk

menghitung efisiensi kerja adalah :

Dimana : E : Efisiensi

(46)

O : Output

I : Input

Dikatakan efisiensi apabila perbandingannya lebih besar yang dikeluarkan

daripada yang diberikan. Perbandingan diatas dapat dilihat dari dua segi yakni :

segi usaha dan hasil. Efisiensi adalah pelaksanaan kerja dengan cara-cara tertentu

tanpa mengurangi tujuan. Cara-cara yang dimaksud antara lain :

- Cara yang termudah

Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan usaha yang sedikit.

Usaha itu meliputi : pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda (uang).

- Cara yang termurah (biaya)

Dikatakan efisien bila usaha tertentu memperoleh hasil maksimal.

- Cara yang tersingkat

Dikatakan efisien apabila memperoleh hasil maksimal dengan prosedur kerja

yang tidak rumit.

- Cara yang teringan (bebannya)

Dikatakan efisien apabila beban dari suatu pekerjaan itu tidak berat.

- Terpendek jaraknya

Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan jarak yang pendek.

(47)

1. Azas perencanaan, yakni perencanaan merupakan “blue print”

menggambarkan lebih dahulu apa yang akan kita lakukan untuk

mencapai tujuan.

2. Azas Penyederhanaan, yakni hal-hal yang sulit dapat diperingan.

3. Azas Penghematan, tidak ada yang terbuang.

4. Azas Penghapusan, kegiatan yang tidak perlu dihapuskan.

5. Azas Penggabungan, pekerjaan yang bisa digabung, digabungkan

saja.

Syarat terjadinya efisiensi antara lain :

- Berhasil guna adalah mencapai tujuan sesuai dengan waktu yang

ditargetkan.

- Ekonomis, biaya harus murah, materi dan perlengkapan yang

digunakan tidak banyak.

- Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, apa yang telah

diberikan maka kesemuanya harus dipertanggungjawabkan.

- Pembagian kerja yang nyata, kemampuan setiap orang terbatas,

maka pekerjaan yang diberikan harus sesuai kemampuan.

DW =

- DW = Real dan Flaktual atau kemampuan

setiap orang.

VW Sp x t

Ket :

- VW = Volume work/ volume kerja

(48)

- Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, wewenang harus

seimbang dengan tanggung jawab.

- Prosedur kerja praktis dapat dilakukan, carilah kerja yang mudah

dan praktis.

Agar para pegawai dapat bekerja lebih efisien, maka ada beberapa pedoman

yang harus diperhatikan :

- Ubahlah pekerjaan rutin menjadi pekerjaan otomatis.

- Pergunakanlah tangan untuk bekerja tanpa bantuan mata.

- Milikilah tempat tertentu untuk membuat catatan , misalnya saja agenda.

- Simpanlah benda yang benar-benar penting dengan baik.

- Bekerjalah menurut rencana untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan.

- Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.

- Biasakanlah mengambil keputusan seketika.

- Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika.

- Pergunakanlah catatan-catatan untuk mengingat.

- Pergunakanlah tenaga lain/ pembantu untuk membantu sepenuhnya.

Dengan pedoman yang telah disebutkan diatas diharapkan dapat

menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja. Dalam diri manusia sendiri

ada tiga macam sumber efisiensi yakni : kesadaran, keahlian, dan disiplin. Dan

menurut Barners ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yakni gerakan

(49)

pekerjaan tanpa disadari kita melakukan kelemahan yang dapat menimbulkan

pemborosan yakni :

- Kelemahan penaganan barang/bahan dalam proses produksi.

- Pemakaian barang yang berlebih.dan gagal dalam perlindungan.

- Cara penggunaan yang masih tidak tepat.

- Pemakaian yang kasar terhadap barang-barang.

- Kesalahan atas batas kecepatan.

- Kehilangan atas alat-alat kecil.

- Memakai mesin atau barang yang tidak sesuai tujuan.

- Keterlambatan laporan jika terjadi kerusakan.

- Kelalaian pengurusan mesinn/barang yang tidak dipakai.

- Penghapusan barang yang belum pada waktunya.

Dengan memperhatikan pedoman kerja dengan baik, maka efisiensi dan

efektivitas kerja dapat terwujud dengan baik. Penataan ruang dan kantor yang

sesuai dengan prosedur kerja juga sangat mempengaruhi terciptanya efisiensi dan

(50)

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

Pada bab ini, penulis akan melakukan analisis dan evaluasi terhadap

penataan ruang dan kantor pada PT.Telkom, Tbk Unit Enterprise I Sumatera

dengan cara membandingkan pelaksanaan-pelaksanaannya dengan teori yang

telah didapat selama perkuliahan.

A. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise

I Sumatera adalah struktur organisasi dalam bentuk lini dan staff. Dalam struktur

organisasi Lini dan staff dapat diketahui bahwa, kekuasaan dan tanggung jawab

mengalir dalam satu garis lurus yang langsung dari puncak ke bagian bawah

perusahaan dan menunjuk seorang staf ahli untuk mengatur berbagai macam

pekerjaan tertentu diseluruh organisasi.

Keuntungan dari struktur organisasi ini yaitu adanya kesatuan komando