Bab ini merupakan tempat uaraian data yang diperoleh saat penelitian dan memberikan pembahasan dan interpretasinya atas permasalahan yang diajukan.
BAB VI : PENUTUP
Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang dianggap penting dan perlu sebagai rekomendasi program.
BAB II
METODOLOGI PENELITIAN
II.1. Metode Penelitian
Metode peneltian yang digunakan untuk menjawab pelaksanaan penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Menurut Moeloeng (2004: 6) menyatakan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang hal-hal yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik (utuh) dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah. Dengan demikian dapat ditegaskan kembali bahwa penelitian ini juga ditempuh berdasarkan tujuan untuk memahami bagaimana implementasi sistem informasi manajemen dalam pelaksanaan tugas pegawai. II.2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. PLN Persero Ranting Parapat. II.3. Populasi dan Sampel
Adapun yang menjadi populasi sekaligus sampel dalam penelitian ini adalah beberapa orang dari pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat, yang dijadikan oleh peneliti sebagai key informan, dan dianggap peneliti dapat mewakili dalam mendapatkan informasi dalam penelitian ini, yaitu :
1. Manajer Ranting 2. Supervisor
a. Supervisor Pelayanan Pelanggan b. Supervisor Administrasi Keuangan c. Supervisor Catat Meter
3. Operator Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan (SIP3)
II.4. Teknik Pengumpulan Data
1. Teknik pengumpulan data primer :
a. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada pihak yang yang berhubungan dengan penelitian. Penelitian ini melakukan wawancara langsung dengan Pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat
2. Teknik pengumpulan data sekunder :
a. Penelitian kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi melalui literatur yang relevan dengan judul penelitian seperti buku-buku, artikel dan makalah yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.
b. Studi dokumentasi yaitu dengan cara memperoleh data melalui pengkajian dan penelaahan terhadap catatan penulis maupun dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah-masalah yang diteliti.
II.5. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data dalam penelitian ini adalah analisa data deskriptif kualitatif, Yaitu menguraikan serta menginterpretasikan data yang diperoleh di lapangan dari para responden. Pada tahap berikutnya, data yang diperoleh dianalisis secara cermat guna mendapatkan kesimpulan yang penulis harapkan dapat dijadikan kontribusi penelitian ini bagi implementasi sistem informasi manajemen dalam pelaksanaan tugas pegawai tempat penelitan ini berlangsung.
BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
III.1. Gambaran Umum Perusahaan III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
1. Sebelum Kemerdekaan Sampai Dengan Tahun 1965
Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia ( Jakarta sekarang ), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan. Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM / OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937).
Masa penjajahan Jepang , Jepang hanya mengambil alih pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu.
Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan listrik bekas milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini
dengan Penetapan Pemerintah No.1 SD/45 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat(2) UUD 1945.
Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara ( Sumatera Timur dan Tapanuli ) yang mula – mula dikepalai R.Sukarno ( merangkap kepala di Aceh ), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi. Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9 /PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjai Eksploitasi I.
2. Dari Eksploitasi I Menjadi Wilayah II
Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS 009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu sektor, yaitu Cabang Medan, Binjai, Sibolga, P.Siantar (Berkedudukan di Tebing Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh Wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara
dirubah menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara.Kemudian menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang merubah PLN Eksploitasi menjadi PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN Wilayah II Sumatera Utara.
3. Dari Perum Menjadi Persero
Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23 / 1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini. Dimana pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center. Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.
III.1.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan
Adapun yang menjadi visi PT. PLN Persero Adalah :
“Diakui sebagai Prusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh-kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu kepada potensi insani”
Sedangkan yang menjadi visi perusahaan adalah :
a. menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi kepada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham
b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan Dan yang menjadi motto perusahaan adalah :
“Listrik Untuk Kehidupan Yang Lebih Baik” III.1.3. Aktivitas Perusahaan
Sebelum membicarakan aktivitas atau kegiatan perusahaan, terlebih dahulu haruslah diketahui maksud dan tujuan PT. PLN Persero, yaitu :
a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.
b. Mengusahakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan untuk :
1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta peningkatan kegiatan ekonomi.
2. Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan penyediaan tenaga listrik untuk melayani kebutuhan masyarakat. c. Merintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik.
d. Menyelenggarakan usaha-usaha lain yang menunjang penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Untuk mewujudkan maksud dan tujuan tersebut, PT. PLN Persero mengadakan usaha antara lain :
a. Dengan mengindahkan prinsip-prinsip ekonomi dan jaminan terhadap keselamatan dan kekayaan Negara, PT. PLN Persero menyelenggarakan penyediaan tenaga listrik, yang meliputi tenaga pembangkitan, transmisi, dan distribusi sampai dengan titik pemakain (pelanggan atau masyarakat). b. Melakaukan perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan listrik
untuk penyelenggaraan usaha tersebut.
c. Melakukan pekerjaan usaha penunjang penyediaan tenaga listrik.
Akhirnya dapat kita ketahui bahwa tujuan hadirnya PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah sebagai wahana teknologi dan pemerataan pembangunan di segala bidang di Indonesia umumnya dan Kota Parapat pada khususnya, mempunyai manfaat dan hakekat yang besar bagi kehidupan masyarakat dalam menunjang perekonomian bangsa ini.
III.1.4. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian (PT. PLN Persero Ranting Parapat) berada di pinggiran kota Parapat, yaitu berada di Jalan Bangun Dolok No. 1 Kecamatan Girsang Sipangan Bolon.
III.2. Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat
Adapun Struktur organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 5 : Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat Sumber : Penelitian 2008
Adapun pembagian tugas dan fungsi masing-masing elemen organisasi di atas adalah sebagai berikut :
1. Manajer Ranting
Manajer Ranting bertugas mengawasi tugas-tugas dari seksi-seksi yang ada dan mengambil keputusan yang terkait dengan manajemen dan pelaksanaan fungsi organisasi.
2. Seksi Pelayanan Pelanggan
Tugas pokok seksi pelayanan pelanggan adalah : Melayani masyarakat sehubungan dengan listrik
Sedangkan yang menjadi fungsi seksi pelayanan pelanggan adalah :
1. Memberikan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik kepada calon pelanggan dan masyarakat lainnya.
2. Melayani permintaan penyambungan baru, perubahan daya, penyambungan sementara, perubahan tarif, ganti nama pelanggan,
balik nama pelanggan, dan perubahan lainnya serta pengaduan yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik.
3. Mencatat, membuat, dan mempersiapkan berkas setipa permintaan calon pelanggan dan masyarakat lainnya secara tertib dan teratur pada formulir yang disediakan.
4. Meneruskan berkas setiap permintaan calon pelanggan dan masyarakat lainnya kepada fungsi yang terkait.
5. Memeberikan pelayanan pelanggan pembayaran Biaya Penyambungan (BP), Uang Jaminan Pelanggan (UJL), Tagihan Susulan, Biaya Penyambungan Sementara. Baiaya Perubahan dan Biaya lain ditetapkan Sesuai dengan peraturan yang berlaku.
6. Menyiapkan dan membuat kuitansi penerimaan pembayaran BP, UJL, Tagihan yang ditetapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7. Menyiapkan perintah kerja pemasangan, perbaikan, perubahan, pembongkaran Sambungan Tenaga Listrik (SL) dan berita acara pelaksanaanya.
8. Mengirim perintah kerja pemasangan, perbaikan, perubahan, pembongkaran Sambungan Tenaga Listrik (SL) dan berita acara pelaksanaanya kepada fungsi yang terkait.
9. Memantau dan meyelesaikan pelayanan sebagaimana dimaksud pada butir 1 sampai dengan butir 7 di atas.
10.Memelihara Data Induk Langganan (DIL)
11.Melakukan koordinasi dengan fungsi yang terkait.
3. Seksi Operasi Distribusi
Tugas Pokok seksi operasi distribusi adalah :
Melaksanakan tugas pengoperasian pendistribusian tenaga listrik dan penertiban listrik pada pelanggan.
Sedangkan yang menjadi fungsi operasi distribusi adalah :
1. Pelaksanaan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan gardu setrta jaringan distribusi tenaga listrik.
2. Pelaksanaan kegiatan pengaturan operasional system pendistribusian tenaga listrik.
3. pelaksanaan pelayanan/penanggulangan gangguan jaringan tegangan rendah, gangguan pendistribusian, alat pembatas dan pengukur (APP), rangkaian jaringan kepada pelanggan.
4. Pelaksanaan penyusunan sasaran operasi APP pelanggan. 5. Pelaksanaan kegiatan pemeriksaaan APP pelanggan.
6. Pelaksanaan pembuatan berita acara pemeriksaan dan penyimpanan dokumen serta bukti penyalahgunaan jaringan tenaga listrik pada pelanggan.
4. Seksi Administrasi Keuangan
Bertugas memproses surat masuk dan surat keluar, membuat laporan penyetoran pendapatan dari rekening listrik maupun dari sambungan baru.
5. Seksi Catat Meter
Tugas Pokok Sesksi Pelayanaan Pelanggan adalah :
Melakukan pemeliharaan Rute Baca Meter (RBM) dan pembacaan kWh meter pelanggan
Sedangkan yang menjadi fungsi seksi catat meter adalah : 1. Pelaksanaan pencatatan kWh-meter pelanggan
2. Pelaksanaan pencatatan daftar kWh-meter normal dan tidak normal 3. Melaksanakan Daftar pencatatan Meter (DPM) untuk pelanggan baru.
BAB IV
PENYAJIAN DATA
IV.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan
Membahas masalah sistem informasi tidak terlepas dari dua hal yang mendasar, yaitu data dan informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis diketahui bahwa bagi PT. PLN Persero Ranting Parapat, data adalah sebagai bahan dasar untuk mengetahui jumlah tagihan rekening listrik dari para pelanggan. Sedangkan informasi sedangkan informasi adalah sebagai bahan dasar untuk melakukan pengawasan dan pengambilan keputusan. Artinya kualitas informasi yang yang diperoleh berpengaruh terhadap proses pengawasan dan pengambilan keputusan.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh peneliti adapun yang menjadi alasan implementasi sistem informsasi pengelolaan piutang pelanggan adalah untuk menunjang proses bisnis PT. PLN Persero Ranting Parapat, yaitu fungsi tata usaha langganan IV hingga fungsi tata usaha langganan VI. Adapun fungsi tata usaha langganan yang terdapat pada PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah :
1. Fungsi Pelayanan Pelanggan / FPL (FI)
Fungsi dapat dikatakan sebagai gerbang pertama bagi para pelanggan, calon pelanggan atau masyarakat yang memerlukan informasi dan layanan yang berhubungan dengan penyambungan baru, perubahan daya, penyambungan sementara, perubahan nama, perubahan tarif, pindah tempat pembayaran rekening, dan sebagainya.
Fungsi ini ibarat sungai adalah merupakan upstream atau hulu. Apabila segala proses dilakukan di hulu dengan baik, maka baiklah semua proses sampai hilir. Fungsi ini menghasilkan sumber pendapatan PT. PLN Persero Ranting Parapat dan menyiapkan data untuk memebentuk data base pelanggan dan data yang mengolah data dari calon pelanggan menjadi pelanggan.
2. Fungsi Pembacaan Meter / FPM(FII)
Pendapapatan terbesar yang diperoleh perusahaan adalah dari penjualan tenaga listrik, yang dibayar oleh pelanggan setiap bulan memlalui rekening listrik pemakaian rekening listrik setiap bulan dicatat oleh fungsi ini dengan baik, benar, tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Hasil pencatatan stand meter dan pemakaian KWh dikirim ke fungsi pembuatan rekening. Fungsi ini seperti halnya FPL mengadakan kontak langsung dengan pelanggan pada saat pencatatan stand meter setiap bulan.
Fungsi ini mempunyai peran sangat penting karena:
a. Yang memproses tenaga listrik menjadi pendapatan/piutang listrik. b. Berkaitan dengan unsur pelayanan.
3. Fungsi Pembuatan Rekening / FPR (FIII)
Fungsi ini tidak secara langsung berhubungan dengan pelanggan. Kegiatan utamanya adalah membuat rekening listrik bulanan seluruh pelanggan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Sumberdata untuk pembuatan rekening diterima dari fungsi pencatatan meteran.
Fungsi ini dalam melaksanakan kegiatan berorientasi pada fungsi pembukuan pelanggan dan fungsi penagihan antara lain:
a. Mencetak rekening listrik per kogol, per payment point dan menurut nomor kontrol atau nomor kontrak.
b. Mencetak daftar rekening per kogol, per payment point dan menurut kontrol atau nomor kontrak.
c. Mencetak rekapitulasi per kogol, per payment point dan perjenis tarif. Fungsi ini seperti halnya FPL dan FPM sangat berperan menentukan sumber pendapatan PLN.
4. Fungsi Pembukuan Pelanggan / FBL (FIV)
Fungsi ini dalam kegiatannya tidak secara langsung dengan pelanggan, lebih berperan sebagai internal audit. Melakukan pengurusan, pengawasan dan pencatatan transaksi hutang-piutang antara pelanggan dan PLN.
Rekening listrik yang diterima dari fungsi pembuatan rekening di atur fungsi ini sebagai berikut:
a. Rekening listrik kogol umum, kogol non ABRI, kogol PEMBA, kogol BUMN/BUMD dikirim kefungsi penagihan.
b. Rekening kogol ABRI dikirim ke fungsi pengawasan kredit kecuali yang berlaku di PT PLN (persero) ditribusi Jawa dan Tangerang penagihan dilakukan oleh kantor distribusi.
5. Fungsi Penagihan / FPH(FV)
Fungsi ini dalam kegiatannya secara langsung berhubungan dengan pelanggan yang membayar rekening bulan berjalan dan rekening tunggakan. Jadi tugas utamanya melayani pelanggan yang akan membayar rekening listrik untuk kogol umum, kogol non ABRI, dan kogol PEMDA dan kogol BUMN/BUMD. Fungsi
ini juga melakukakan penagihan listrik kogol ABRI dengan system legalisasi, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk memberikan pelayanan yang baik harus diperhatikan :
a. Fasilitas harus memadai, sarana tempat pembayaran harus aman dan pelayanan harus cepat.
b. Jadwal pembayaran antara tanggal 1 sampai dengan tanggal 20 setiap bulan. c. Fungsi ini yang bertanggung jawab atas prestasi penagihan rekening listrik
setiap bulan harus dilaporkan dalam iktisar mutasi rekening listrik, iktisar laporan rekening yang ada di tempat pembayaran dan iktisar penyelesaian pembayaran rekening listrik dengan bank/ koperasi..
6. Fungsi Pengawasan Kredit / FPK(FVI)
Fungsi ini sama halnya dengan fungsi penagihan dalam kegiatannya secara langsung berhubungan dengan pelanggan, khususnya melakukan sanksi pemutusan sementara, penyambungsn kembali dan penyambungan rampung. Dan juga melaksanakan penyelesaian dan pengawasan dan penghapusan piutang ragu-ragu.
Fungsi ini berperan dalam hal menarik piutang yang tertunggak dan dalam hal menurunkan ratio piutang listrik dengan melakukan berbagai upaya, agar piutang pelanggan yang tertunggak di lunasi pelanggan.
Sebelum kita melihat aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, mulai dari proses input, pemrosesan data sampai kepada proses output, terlebih dahulu kita melihat sumber daya yang mendukung proses tersebut. Sumber daya yang dimaksud peneliti disini adalah perangkat-perangkat yang digunakan oleh para pegawai, yaitu
sumber daya hardware, sumber daya software, dan sumber daya jaringan. Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan peneliti, adapun sumber daya yang dimaksud di atas yang terdapat di PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah sebagai berikut :
1. Sumber Daya Hardware
Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis sumber daya hardware yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat terdiri dari :
a. Komputer
Komputer yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebanyak 10 unit.
b. Printer
Printer yang digunakan di PT. PLN Persero ranting Parapat dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebanyak 5 unit.
c. Removable disk
Removable disk yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat
Dalam mendukung sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebanyak 2 unit. Removable disk tersebut terdiri dari 1 unit
harddisk eksternal dengan kapasitas 20Gb, dan 1 unit iomega dengan
kapasitas 4,3Gb. 2. Sumber Daya Software
Dari hasil observasi yang dilakukan peneliti di PT. PLN Persero Ranting Parapat, adapun sumber daya Software yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Sistem Operasi
Sistem operasi yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem informasi manajemen pengelolaan piutang pelanggan di PT. PLN Persero Parapat adalah sistem operasi Micrsoft Windows XP dan sistem operasi Microsoft Windows 2000 Server.
b. Pengolah dokumen
Adapun pengolah dokumen yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah Microsoft Office. c. Sistem Aplikasi
Adapun sistem aplikasi yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piuatng pelanggan adalah Oracle sebagai database dan Visual Basic sebagai Programing Tools.
3. Sumber Daya Jaringan
Adapun konfigurasi jaringan yang digunakan dalam mendukung proses pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah dengan menggunakan jaringan Local Area Network (LAN) dengan konfigurasi client-server., yaitu dalam melakukan aktivitasnya seemua komputer terhubung ke satu komputer server.
Dalam mengolah data menjadi informasi yang baik, sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan akan melakukan aktivitas mulai dari proses input, pemrosesan data, sampai kepada output. Berikut ini penulis akan menyajikan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan para key informan untuk mengetahui proses pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan.
IV.1.1. Input Data
Input data di dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dimulai dengan mengambil data ke bagian pengelolaan data di Kantor Cabang PT. PLN Persero Pematang Siantar. Data diambil langsung dengan menggunakan removable disk sebagai media perantara. Data yang diambil adalah data saldo rekening yang akan ditagih kepada para pelanggan dalam satu bulan berjalan. Data yang dimabil dari kantor cabang ini dinamakan data SOREK. Berikut hasil wawancara penulis dengan Bapak Jerry Sirait selaku operator komputer sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, Tanggal 19 Agustus 2008 :
“ Data yang akan dimasukkan ke dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, diambil dari bagian pengolahan data di Kantor Cabang. Data yang diambil adalah data sorek. Data itu diambil langsung dengan menggunakan removable disk”
Kemudian data tersebut akan diubah formatnya. Komputer sistem akan mengubah data tersebut dan akan dinamakan menjadi data piutang pelanggan. Sebelum data piutang pelanggan tersebut dimasukkan ke dalam database komputer server terlebih dahulu data itu akan diperiksa. Data piutang pelanggan akan dibandingkan dengan data fisik yang ada pada saksi pelayanan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk melihat apakah jumlah saldo yang ada pada data piutang pelanggan tersebut sudah sama dengan data fisik yang ada pada saksi pelayanan pelanggan. Apabila sama baru kemudian data itu dimaksukkan ke dalam database komputer server. Akan tetapi apabila data tidak sama, maka data tersebut akan dikembalikan kepada bagian pengolahan data kantor cabang PT PLN persero Cabang Pematang Siantar, agar dilakukan pemeriksaan ulang terhadap data piutang pelanggan tersebut.
Setelah dilakukan pemeriksaan baru data akan dimasukkan kedalam database komputer server dan data piutang pelanggan tersebut akan disimpan kedalam magnetic disk dalam komputer server. Berikut hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan Bapak Ferdinand Manik, selaku Supervisor Pelayanan Pelanggan, pada Tanggal 19 Agustus 2008 :
“Data sorek yang diambil tersebut akan saya periksa dulu. Saya akan membandingkan data sorek dengan data fisik yang ada pada saya. Apabila jumlah saldo pada kedua data tersebut sama, baru data sorek tersebut dimasukkan ke dalam database komputer server”.
IV.1.2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam