UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PROGRAM STRATA I
MEDAN
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN
DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
DIPT. PLN PERSERO RANTING PARAPAT
SKRIPSI OLEH:
RAYMON PANUTURI SINAGA 020903027
ILMU ADMINISTRASI NEGARA
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang atas berkat dan anugerahNya, peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menempuh Ujian Komprehensif untuk mencapai gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Skripsi ini, peneliti banyak mendapat pengalaman yang berguna, suka maupun duka serta kesulitan yang dialami. Peneliti banyak menerima bimbingan, arahan, nasihat, dan juga bantuan dari berbagai pihak, untuk itu peneliti mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. DR. M. Arif Nasution, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
2. Bapak DR. Marlon Sihombing, M.A selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara
3. Bapak Drs. Kariono, MSI Selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan pikiran dalam membimbing penulis dalam penulisan skripsi ini.
4. Seluruh Bapak/Ibu beserta Staf Pengajar Departemen Ilmu Administrasi Negara
5. Bapak Manajer PT. PLN Persero Ranting Parapat Bpk. Panuturi Pasaribu 6. Seluruh Pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat
8. Sahabat-sahabatku di Departemen Ilmu Administrasi Negara
Penulis menyadari sepenuhnya, Skripsi ini jauh dari sempurna, untuk segala kekurangan, penulis memohon maaf. Oleh karena itu, penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang membangun karena hal tersebut akan menjadi masukan untuk yang lain nantinya. Terimakasih.
Medan, Agustus 2008 Penulis
ABSTRAK
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN
DI
PT. PLN PERSERO RANTING PARAPAT
Nama : Raymon Panuturi Sinaga NIM : 020903027
Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Drs. Kariono, MSI
Penelitiaan ini untuk mengetahui bagaimana pengolahan dat menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan. Dalam penelitian ini juga dicoba untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dalam mendukung pengambilan keputusan.
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan tekhnik wawancara sebagai cara untuk mengumpulkan data. Selanjutnya hasil wawancara itu disajikan dalam bentuk analisa ilmiah.
DAFTAR ISI
ABSTRAK
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI iii
DAFTAR GAMBAR vi
BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Masalah ... 1
I.2. Perumusan Masalah ... 5
I.3. Tujuan Penelitian ... 5
I.4. Manfaat penelitian ... 5
I.5. Kerangka Teori ... 6
I.5.1. Implementasi ... 6
I.5.2. Sistem ... 8
I.5.3. Data dan Informasi ... 10
I.5.4. Sistem Informasi ... 17
I.5.5. Pengambilan Keputusan... 25
I.6. Definisi Konsep ... 28
I.7. Definisi Operasional ... 30
I.8. Sistematika Penulisan ... 31
BAB II METODOLOGI PENELITIAN II.1. Metode Penelitian ... 32
II.2. Lokasi Penelitian... 32
II.4. Teknik Pengumpulan Data ... 33
II.5. Teknik Analisa Data... 33
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN III.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 34
III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 34
III.1.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan ... 36
III.1.3. Aktivitas Perusahaan ... 37
III.1.4. Lokasi Penelitian ... 38
III.2. Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat ... 38
BAB IV PENYAJIAN DATA IV.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan... 43
IV.1.1. Input Data ... 49
IV.1.2. Pemrosesan Data ... 50
IV.1.3. Output ... 52
IV.2. Manfaat Informasi yang Dihasilkan Sitem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan ... 56
BAB V ANALISA DATA V.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan ... 58
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
VI.1. Kesimpulan ... 64
VI.2. Saran ... 65
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Pemrosesan Data ...11
Gambar 2 Bagan Sistem informasi ...21
Gambar 3 Model Sistem Informasi ...26
Gambar 4 Bagan Defenisi Operasional ...30
ABSTRAK
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN
DI
PT. PLN PERSERO RANTING PARAPAT
Nama : Raymon Panuturi Sinaga NIM : 020903027
Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Drs. Kariono, MSI
Penelitiaan ini untuk mengetahui bagaimana pengolahan dat menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan. Dalam penelitian ini juga dicoba untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dalam mendukung pengambilan keputusan.
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan tekhnik wawancara sebagai cara untuk mengumpulkan data. Selanjutnya hasil wawancara itu disajikan dalam bentuk analisa ilmiah.
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan yang mencolok selama beberapa dasawarsa sampai dengan
abad ke-21 ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di
dalam aspek kehidupan manusia. Dengan tersedianya berbagai bentuk media
informasi, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak bagi informasi
yang ingin mereka dapatkan. Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat
semua orang dapat mengetahui semua yang ingin mereka ketahui dengan segera.
Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi
publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi
informasi yang baru yang menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi
mereka.
Bangkitnya perusahaan-perusahaan besar pada akhir abad ke-18
menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih besar dan rumit
daripada sistem yang dirancang untuk perusahaan yang agak kecil yang ada
sebelum masa itu. Perkembangan teknologi otomasi adalah penunjang utama
pembuatan keputusan di dalam organisasi-organisasi modern. Dalam hal ini,
aplikasi teknologi komputer benar-benar telah menandai revolusi peradaban yang
memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselesaikan secara
cepat, akurat, dan efisien.
Tampaknya wujud peradaban yang diuraikan oleh Alvin Toffler
pernah ada dan sedang dijalani oleh umat manusia terbagi dalam tiga gelombang.
Gelombang pertama terentang dari tahun 8000 Sebelum Masehi sampai sekitar
tahun 1700. Pada tahapan ini kehidupan manusia ditandai oleh perdaban agraris
dan pemanfaatan energi yang terbarukan. Gelombang Kedua berlangsung antara
tahun 1700 hingga tahun 1970-an, dimulai dengan munculnya Revolusi Industri.
Lalu peradaban Gelombang Ketiga yang kini mulai jelas bentuknya adalah
peradaban yang didukung oleh kemajuan teknologi komunikasi dan informasi.
Teori-teori manajemen organisasi secara intensif mulai diperkenalkan di
awal tahun 1980-an. Teori yang paling banyak dipelajari dan diterapkan adalah
teori mengenai manajemen perubahan (Janner, 2006:9). Hampir semua kerangka
teori manajemen perubahan menekankan pentingnya teknologi informasi sebagai
salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan apabila
ingin memenangkan persaingan bisnis. Kunci keberhasilan perusahaan di era
tahun 1980-an adalah penciptaan dan penguasaan informasi secara tepat dan
akurat. Beberapa ahli manajemen menekankan bahwa perusahaan yang menguasai
informasilah yang memiliki keunggulan kompetitif dalam lingkungan makro.
Pada periode ini, perubahan secara filosofis dari perusahaan tradisional menuju
perusahaan modern terletak pada bagaimana manajemen kunci kinerja
perusahaan.
Dalam teori organisasi modern ketika persaingan bebas telah
menyebabkan customer harus bersikap pandai memilih produk yang beragam di
pasar, proses penciptaan produk atau pelayanan kepada pelanggan merupakan
kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini sering diasosiasikan dengan istilah
intinya adalah penilaian kinerja perusahaan berdasarkan kepuasan pelanggannya.
Dan yang sangat jelas dalam format kompetisi yang baru ini adalah bahwa
peranan komputer dan teknologi informasi yang digabungkan dengan komponen
lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan,
manajemen, dan komponen terkait lainnya, dalam membentuk sistem informasi
yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan secara strategis.
Dalam perkembangan bisnis saat ini, teknologi informasi memegang
peranan yang sangat penting untuk membantu perusahaan untuk mencapai tujuan
bisnisnya. Alasan dasar penggunaan teknologi informasi dalam dunia bisnis
adalah untuk mendukung operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan oleh
manajemen dan meningkatkan keunggulan kompetitif.
Setiap organisasi merupakan keseluruhan yang terdiri dari berbagai bagian
yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Agar semua
aktivitasnya dapat berjalan dengan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat
tercapai dengan mudah dan efisien maka suatu organisasi harus mampu
menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual, supaya para pengambil
keputusan dapat membuat keputusan yang terbaik bagi pemecahan
masalah-masalah dalam organisasi.
Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah
data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pimpinan tugas-tugas organisasi dan
pembuatan keputusan yang strategis. Dalam hubungannya dengan informasi,
dewasa ini telah dikembangakan suatu jaringan informasi untuk kepentingan
Tujuan utama sistem informasi adalah untuk memebantu proses
manajemen pada suatu organisasi. Manajemen dalam hal ini meliputi seluruh
hirarki kepengurusan dalam organisasi, mulai dari manajemen hirarki puncak
yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan totalitas sampai pada
manajemen tingkat pertama yang hanya bertanggung jawab atas operasi
sehari-hari dari unti-unit tertentu saja.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem informasi
terletak pada penyediaan informasi yang serba cepat, akurat, lengkap, dan akurat
untuk keperluan manajemen organisasi. Terutama pada organisasi publik atau
pemerintah yang bersifat memberikan pelayanan kepada masyarakat. Apabila
informasi yang diterima oleh manajer terlambat, kurang relevan dengan persoalan
yang akan dipecahkan dan kurang lengkap, maka setiap keputusan yang diambil
akan mengecewakan bahkan merugikan bagi organisasi, masyarakat bahkan
bangsa dan negara.
Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan
penelitian mengenai implementasi sistem informasi pengelolaan piutang
pelanggan (SIP3) dalam pengambilan keputusan di perusahaan. Peneliti ingin
meneliti hal tersebut dengan mengambil tempat penelitian di PT. PLN Persero
Ranting Parapat.
Hal inilah yang membuat penulis membuat penelitian yang berjudul
I.2. Perumusan Masalah
Perumusan masalah sangat penting agar diketahui arah jalan suatu
penelitian. Hal ini senada dengan pendapat yang mengatakan “agar peneltian
dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka penulis merumuskan masalahnya
sehingga jelas dari mana harus memulai, kemana harus pergi, dan dengan apa”
(Arikunto, 1992:17)
Berdasarkan penjelasan diatas maka di dalam melakukan penelitian ini
penulis merumuskan masalah penelitian sebagai berikut : Bagaimana proses
pengolahan data menjadi informasi dalam implementasi sistem informasi
pengelolaan piutang pelanggan dalam pengambilan keputusan di PT. PLN Persero
Ranting Parapat?
I.3. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui proses pengolahan data menjadi informasi sistem
informasi pengelolaan piutang pelanggan (SIP3).
b. Untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh SIP3,
khususnya dalam mendukung pengambilan keputusan.
I.4. Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut:
a. Memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu pengetahuan di
Indonesia pada umumnya dan Universitas Sumatera Utara pada khususnya
b. Sebagai referensi bagi kalangan akademisi baik di lingkungan Civitas
Akademika Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera
Utara secara khusus maupun Universitas Sumatera Utara secara umum.
c. Memberikan suatu sumbangan pemikiran bagi perusahaan khususnya
tempat penelitian ini dilaksanakan untuk meningkatkan kinerja
perusahaan.
I.5. Kerangka Teori
Untuk memudahkan penelitian diperlukan pedoman berfikir yaitu
kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seorang peneliti
perlu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berfikir untuk
menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih
Selanjutnya teori adalah merupakan serangkaian asumsi, konsep, dan konstruksi,
definisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis
dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1989:37).
Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teorinya adalah :
I.5.1. Implementasi
Dalam perumusan suatu kebijakan apakah menyangkut program maupun
kegiatan-kegiatan selalu diiringi dengan suatu tindakan pelaksanaan atau
implementasi. Karena betapapun baiknya suatu kebijakan tanpa implementasi
maka tidak akan banyak berarti. Dalam kaitan ini seperti dikemukakan oleh
Wahab (1990: 51), menyatakan bahwa pelaksanaan kebijakan adalah sesuatu yang
Kebijaksanaan hanya sekedar impian atau rencana bagus yang tersimpan rapi
dalam arsip kalau tidak mampu diimplementasikan.
Van Master dan Van Hom merumuskan proses implementasi atau
pelaksanaan sebagai berikut : “Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu
atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah/ swasta yang diarahkan
pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan
kebijaksanaan. Sedangkan dalam Ceema dan Rondinelli implementasi adalah
sebagai berikut: “Dalam pengertian luas, implementasi maksudnya adalah
pelaksanaan dan melakukan suatu program kebijaksanaan dan dijelaskan bahwa
satu proses interaksi diantara merancang dan menentukan seseorang yang
diinginkan. Sedangkan Jones menyatakan bahwa proses kebijakan publik meliputi
persepsi/definisi, agregasi, organisasi, respresentasi, penyusunan agenda,
formulasi, legitimasi, penganggaran, pelaksanaan/implementasi, evaluasi dan
penyesuaian/terminasi. Penekanan aktivitas birokrasi pemerintahan pada proses
tersebut lebih pada tahapan implementasi, dengan menginterpretasikan
kebijaksanaan menjadi program, proyek, dan aktivitas (Sumaryadi, 2005:15).
Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, implementasi sama dengan
pelaksanaan. Sedangkan menurut kamus webster, “to implement” (implementasi)
berarti “to provide the means for carrying out” (menyediakan sarana untuk
melaksanakan sesuatu).
Dari definisi-definisi di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa
implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan suatu
I.5.2. Sistem
Menurut Lucas dalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu
sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan dari unsur, komponen, atau
variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu
sama lain dan terpadu. Sementara itu, menurut James O’brien (2006:9) sistem
adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk
mencapai tujuan bersama dengan menerima input (masukan) serta menghasilkan
output (keluaran) dalam proses tranformasi yang teratur.
Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan
(input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Disamping itu suatu
sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik
(feedback) dapat berasal dari output tetapi dapat juga berasal dari lingkungan
sistem yang dimaksud. Organisasi yang dipandang sebagai suatu sistem yang
tentunya akan memiliki semua unsur-unsur itu.
Berikut ini definisi tentang sistem menurut beberapa ahli (Moekijat
2005:3):
1. Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information Systems:
Conceptual Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai
berikut :
“System can be abstract or physical. An abstract system is an orderly arrangement of interpendent ideas or construct. For example, a system of theology is an orderly arrangement of ideas about God, man, etc. A physical system is a set of elements which operate together to accomplish an objective.
bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan)”.
2. Norman L. Enger dalam bukunya, Management Standards for Developing
Information Systems, menulis bahwa :
“A system consists of related activities that meet company objectives such as inventory control of production schedulling.
(suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi)”.
1. Burch dan Strater dalam buku mereka yang berjudul Information Systems :
Theory and Practice, mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“A system can be defined as any integrated assemblage of components or sub-systems designed to achieve an objective.
(suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai tujuan)”.
2. Menurut The Liang Gie dalam bukunya, Pokok - Pokok PPBS dan MIS, sistem
itu diartikan sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang
saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai
maksud tertentu.
Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik, antara lain yang
terkenal adalah konsep sibernatika (cybernetics). Konsep atau bidang kajian
ilmiah ini terutama berkaitan engan upaya-upaya untu menerapkan usaha-usaha
otomasi tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia. Konsep lain yang terkandung
dalam defenisi sistem adalah konsep sinergi. Konsep ini mengandaikan bahwa, di
dalam suatu sistem, output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output
individual atau output masing-masin bagian atau output masing-masing bagian.
bersama-sama akan mengahasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian
secara individu dan terpisah (murdi et al dalam kumorotomo, 1996:9). Karena
itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain
itu cara pandang sistem mengisyaratkan suatu pelaksanaan pekerja secara
integratif baik menyangkut manusia, perkakas, metode maupun sumber daya yang
dimanfaatkan.
Dari uarian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian
yang saling berinteraksi, saling mempengaruhi dan bekerja sama secara harmonis
dan teraur untuk mencapai tujuan tertentu.
I.5.3. Data dan Informasi
Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian
yang sama. Namun bagi kajian ilmiah atau bagi kaum professional, dua pengertian
ini mengandung perbedaan dasar. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa
angka-angka, teks, dokumen, gambar, bangan, dan semacamnya. Apabila ia telah
disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan
nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Dengan
demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi,
bukan data. Menurut The Liang Gie dalam Sutabri (2005:17) data adalah hal
peristiwa, atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan
untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau
penetapan keputusan.
Dari definisi dan uraian data tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah
data mentah yang di proses untuk menyajikan informasi. Untuk lebih jelasnya
.
Gambar 1: Pemrosesan Data Sumber : Sutabri.
Berdasarkan gambar di atas dapat dilihat bahwa data yang telah diproses
akan menghasilkan informasi. Informasi inilah nantinya yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam menunjang kelancaran
kegiatan organisasi.
Menurut Burch dan Strater dalam Moekijat (2005:22) dalam mengolah
data ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu :
1. Capturing
Yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa atau kejadian dalam suatu
bentuk
2. Pemeriksaan (Verifying)
Yaitu pengecekan atau pengesajan data untuk menjamin agar data tersebut
untuk menjamin dat tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat.
3. Penggolongan (Classyfying)
Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang
memebrikan arti bagi si pemakai.
4. Penyusunan atau Penyortiran (arranging, sorting)
Penyimpanan Data
Pengolahan Data
Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian khusus atau
rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya.
5. Peringkasan (summarizing)
Yaitu menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam satu
dari dua cara.
6. Penghitungan (calculating)
Yaitu memerlukan penanganan data secara ilmu hitung atau logika
7. Peyimpanan (storing)
Yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti
kertas, mikrofilm, dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk
pemasukan kembali dan pengambilan kembali apabila diperlukan,
8. Pengambilan Kembali (retrieving)
Yaitu pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi
unsur-unsur data khusu dari media dimana unsur-unsur-unsur-unsur data tersebut disimpan.
9. Reproduksi (reproducing)
Yaitu memperbanyak data dari suatu media ke media yang lain atau dalam
kedudukan yang lain dalam media yang sama.
10.Penyebaran Pengkomunikasian (disseminating-communicating)
Yaitu memindahkan data dari suatu tempat ke tempat yang lain.
Lebih lanjut Burch dan Strater dalam Moekijat (2005:24), mengatakan
dalam mengolah data ada beberapa metode yang dilakukan, yaitu :
1. Manual
Dalam metode manual operasi data dilakukan dengan tangan dan
2. Electromechanical
Yaitu gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang pegawai yang
bekerja menggunakan mesin catat kolom (posting machine).
3. Punched Card Equipment
Yaitu penggunaan semua alat yang dipergunakan dalam apa yang
kadang-kadang disebut sebagai sustu sistem warkat unit (unit record system).
4. Electronic Computer
Yaitu suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu unit pengolah pusat
(central processor unit), dan alat-alat keluaran.
Sedangkan menurut Sutabri (2005:21) Pengolahan data adalah suatu
proses menerima data sebagai masukan (input), memroses (processing)
menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data tersebut
dalam bentuk informasi (output). Dengan demikian, pemrosesan data terdiri dari 3
(tiga) langkah dasar, yaitu input, prosessing, dan output. Tiga langkah ini biasanya
disebut siklus pengolahan data. Adapun metode dalam pegolahan data adalah
sebagai berikut, yaitu :
1. Metode Batch Processing
Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan
dan umumnya pada beberapa tahun yang lalu. Sekarangpun metode ini masih
banyak digunakan.”BATCH” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan
lebih dulu selama beberapa periode. Pengolahan data yang mengunakan kartu
plong (punch card) merupakan contoh metode ini. Data dikumpulkan dalam
bentuk kartu plong. Setiap periode tertentu, kumpulan data ini bersama-sama
yang menggunakan kartu plong. Kebanyakan menggunakan CRT (cathode ray
tube) terminal. Batch processing method juga masih banyak digunakan pada CRT
terminal karena sifat pengolaha data ini adalah mengumpulkan data selama
periode tertentu (harian, mingguan, bulanan). Metode ini disebut juga pengolaha
periodik. Periode waktu antara satu pengolahan dengan pengolahn berikutnya
pada. Batch processing disebut siklus pengolahan. Lamanya periode siklus
pengolahan tergantung pada bebera faktor, yaitu volume transaksi, jumlah batch
yang inginkan, dan kapasitas pengolahan yang tersedia.
2. Metode Online Processing
Metode ini disebut juga transaction processing. Metode pengolahan ini
mempunya karakteristk tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan
langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Online processing dapat
terdiri dari program pemrosesan saja, sedangkan pada batch processing dapat
terdiri dari beberapa processing run.
Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan (Tata Subrana,
2005:12). Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau
tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi
penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada
keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar
dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.
Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan.
Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis adalah, “information is
of real or perceived value in current or prospective decisions.” (informasi adalah
data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan
mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam
keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan-keputusan-keputusan yang akan datang). Penulis
lain, Burch dan Strater, menyatakan :”information is the aggregation or
processing of data to provide knowledge or intelligence” (informasi adalah
pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau
pengertian). George R. Terry menyatakan bahwa “information is meaningful data
that conveys usable knowledge” (informasi adalah data yang penting dan
memberikan pengetahuan yang berguna) (Moekijat, 2005:9).
Kendatipun informasi dapat diperoleh secara mudah, namun sesungguhnya
masih banyak manajer yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud adalah
informasi yang berkualitas baik. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan
menentukan sekali efektivitas keputusan-keputusan manajer. Burch & Grudnitski
dalam Kumorotomo (1998:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang
menentukan kualitas informasi, yaitu:akurasi, kecepatan waktu, dan relevansi.
Syarat- syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh
Parker dalam Kumorotomo (1999:11). Berikut ini adalah syarat-syarat yang
dimaksud:
1. Ketersediaan (availability);
Sudah barang tentu atau syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah
tersedianya informasi itu sendiri.. informasi harus dapat diperoleh
(accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.
Informasi harus mudah dipahmi oleh pembuat keputusan, baik itu
menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat
strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat
kurang efektifnya keputusan manajemen.
3. Relevan;
Dalam konteks organisasi, informasi yanhg diperlukan adalah yang
benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
4. Bermanfaat;
Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus
bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji
kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi
yang bersangkutan.
5. Tepat waktu;
Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat
penting pada suatu organisasi yang membutuhkan informasi ketika
manajer hendak membuat keputusan-keputusan yang krusial.
6. Keandalan (reliability);
Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat di andalkan
kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus menjamin
tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.
7. Akurat;
Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan
kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat
8. Konsisten;
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalam penyajiannya
karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan
keputusan.
I.5.4. Sistem Informasi
Melaksanakan sebuah sistem informasi bukan sekedar
mengotomatisasikan prosedur lama, tetapi menata dan memperbaharui bahkan
menciptakan aliran data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur
pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis dan sederhana, menentukan
model penyajian yang informatif dan standart, serta distribusi yang efektif.
Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai kumpulan elemen yang
saling berhubungan satu sama lain yang memebentuk suatu kesatuan untuk
mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusiakan
informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen
yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan
membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan
melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Sutedjo (2002:11).
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam sebuah organisasi yang
memepertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi
operasi organisasi yang bersifat manajerial gengan kegiatan strategi dari suatu
organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan. Sutabri (2005:42)
Menurut O’brien (2006:5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem
informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan
berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi
(software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya
data) sejak permulaan peradaban.
Ada tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi
informasi. Ketiga alasan tersebut dapat ditemukan dalam tiga peran penting yang
dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan, yaitu :
1. Mendukung proses dan operasi perusahaan.
2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajemen.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
O’brien (2006:15) mengemukakan ada berbagai jenis sistem informasi,
yaitu :
1. Sistem pendukung operasi
Sistem ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat
dipergunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi ini
adalah untuk secara efisien memproses transasksi perusahaan,
mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama
perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan.
Sistem ini terdiri atas 3 jenis, yaitu :
a. Sistem pemrosesan transaksi. Sistem ini yang mencatat dan
memproses data yang dihasilkan dalam transaksi perusahaan.
pemrosesan batch, yaitu data transaksi dikumpulkan selama satu
periode waktu dan diproses secara periodik. Kedua, real-time
(online), yaitu data diproses segera setelah suatu transaksi terjadi.
b. Sistem pengendalian proses. Sistem ini mengawasi dan
mengendalikan proses fisik.
c. Sistem kerjasama perusahaan, yaitu untuk meningkatkan
komunikasi dan produktivitas tim serta kelompok kerja, dan
meliputi aplikasi yang kadang kala disebut sebagai sistem
otomatisasi kantor.
2. Sistem pendukung manajemen
Sistem ini berfokus kepada penyediaan informasi dan dukungan untuk
pengambilan keputusan. Ada tiga jenis utama sistem pendukung
manajemen, yaitu :
a. Sistem informasi manajeman, yaitu memberikan informasi dalam
bentuk laporan yang telah ditentukan sebelumnya untuk
pengambilan keputusan.
b. Sistem pendukung keputusan, yaitu memberikan dukungan
interaktif khusus untuk proses pengambilan keputusan para
manajer dan praktisi bisnis.
c. Sistem informasi eksekutif, yaitu memberi informasi penting dari
sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan , dan
sumber lainnya yang dibentuk seseuai dengan kebutuhan informasi
Gambar : 2 Bagan Sistem Informasi
Sumber : O’Brien
Dari gambar di atas dapat kita lihat klasifikasi konseptual sistem
informasi. Sistem informasi dikategorikan dalam cara ini untuk menekankan
peran-peran utama yang dimainkan oleh setiap sistem dalam operasi manajemen
suatu bisinis atau perusahaan.
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen.
Komponen-komponen-komponen inilah yang pada akhirnya akan menciptkan suatu informasi
yang bermanfaat bagi internal maupun eksternal organisasi.
Komponen-komponen itu terdiri dari :
1. Sumber daya manusia
Yaitu sumber daya yang akan mengoperasikan semua sistem informasi.
Sumber daya manusia ini meliputi dua hal, yaitu :
a. Pemakai akhir (end user). Pemakai akhir adalah orang orang yang
b. Pakar Sistem Informasi ( SI ). Pakar sistem informasi adalah
orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem
informasi. Mereka adalah meliputi analis sistem, pembuat
software, operator sistem, dan personel tingkat manajerial, teknis
dan staf SI lainnya. Singkatnya, analis sistem mendesai sistem
sistem informasi berdasarkan kebutuhan sistem informasi dari
pemakai akahir, pembuat software membuat perangkat komputer
berdasarkan pada spesifikasi analis sistem, dan operator membantu
mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringn
besar.
2. Sumber Daya Hardware (perangkat lunak).
Yaitu meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam
pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini tidak hanya
meliputi mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga
data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, lembaran-lembaran kertas
hingga disk magnetis atau optikal.
3. Sumber daya software (perangkat lunak).
Yaitu meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep
umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian operasi yang disebut
program, dengan hardware komputer pengendalian dan langsung, tetapi
juga rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang
dibutuhkan orang-orang. Berikut ini contoh-contoh sumber daya software :
a. Software Sistem, seperti program sistem operasi, yang
b. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi
penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir.
c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang
akan menggunakn sistem informasi.
4. Sumber daya data.
Yaitu sumber daya yang akan diproses menjadi informasi. Data dapat
berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri
dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi
bisinis dan kegiatan serta entitas lainnya.
5. Sumber daya jaringan
Yaitu sumber daya yang akan menjadi media komunikasi dalam
organisasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi
komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua
sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :
a. Media Komunikasi. Contohnya, meliput i kabel twisted-pair, kabel
tembaga, dan kabel optikal fiber; serta gelombang mikro, selular,
dan satelit yang nirkabel.
b. Dukungan jaringan. Kategori ini menekankan bahwa banyak
hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan untuk
mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi.
Contohnya meliputi pemroses komunikasi seperti modem dan
prosesor antar jaringan, serta software pengendali, sperti software
Sumber daya-sumber daya yang telah dijelaskan adalah merupakan
komponen dasar sistem informasi. Komponen-komponen itu akan bekerja sama
dalam melakukan aktivitas untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi
pihak-pihak yang akan memanfaatkan informasi tersebut. Adapun aktivitas sistem
informasi menurut O’Brien (2006:39) adalah sebagai berikut :
1. Input SumberDaya Data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan
disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya
berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para
pemakai akhir biasanya memasukkan data secara langsung ke dalam
sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari berbagai
media jenis fisik seperti formulir kertas.
2. Pemrosesan Data Menjadi Informasi
Data biasanya tergantung pada pada aktivitas pemrosesan, seperti
penghitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan
pegikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan
memanipulasi data, hingga mengubahnya ke dalam informasi bagi para
pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem
informasi juga harus dipelihara melalui proses terus menrus dari aktivitas
perbaikan dan pembaruan.
3. Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan
untuk mereka melalui aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah
Kita secara rutin menggunakan informasi yang disediakan oleh
produk-produk ini ketika kita bekerja dalam organisasi.
4. Penyimpanan Sumber Daya Data
Penyimpanan adalah komponen sistem dasar sistem informasi.
Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi
disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.
5. Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian. Kinerja
sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai
aktivitas input, pemrosesan, output dan penyimpanan.
Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar berikut ini :
Gambar 3 : Model Sistem Informasi
Gambar 3 mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan
kerangka konsep dasar ubtuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi.
Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar
sistem informasi), software (program dan prosedur), data (dasar data dan
pengetahuan), hardware (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk
melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian
yang mengubah sumber daya data menjadi informasi.
I.5.5. Pengambilan Keputusan
Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem
sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepatyang akan dapat
memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan
demikian, pengambilan keputusan merupakan suatu proses memilih dari beberapa
alternatif yang dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif. Altternatif yang baik untuk
memecahkan suatu masalah atau menyelesaikan suatu pertentangan.
a. Unsur-unsur Pengambilan Keputusan
Alasan seorang manajer harus mengambil suatu keputusan adalah ia
menghadapi suatu masalah atau suatu situasi pertentantangan. Tindakan
pengambilan keputusan mengakibatkan suatu penyelesaian masalah atau
pertentangan. Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat
unsur.
1. Model
Model menunjukkan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan
kualitatif
Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari masalah keputusan
(misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum). Apabila ada
beberapa kriteria yang berentangan (misalnya menambah jasa langganan
dan mengurangi persediaan), pengambilan keputusan harus mengadakan
kompromi.
3. Pembatas
Ada faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah
keputusan. Kurangnya dana menjadi suatu contoh pembahasan.
4. Optimalisasi
Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya
(model), manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang
diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambilan keputusan siap untuk
memilih penyelesaian yang terbaik atau yang optimum.
b. Tingkat-tingkat Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dapat terjadi mulai dari jenis keputusan sepintas
lalu yang sangat rutin (keputussan terprogramkan). Untuk menggolongkannya,
kita membagi pengambilan keputusan itu kedalam tiga tingkat :
1. pengambilan keputusan tingkat strategis
Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidak pastian dan
berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana
jangka panjang yang memenuhi seluruh organisasi. Tujuan organisasi
ditentukan dan beberapa strategi di buat yang dapat mengandung
misalnya perluasan pabrik, penentuan susunan produksi,
organisasi. Oleh karena itu, strategi ini bergabung dengan perencanaan
jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan
kebijaksanaan, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara
keseluruhan.
2. pengambilan keputusan tingkat taktis
Pengambilan keputusan tingkat taktis berhubungan dengan kegiatan
jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan.
Jenis pengambilan keputusan di hubungkan dengan bidang-bid ang
seperti perumusan anggaran, analisis aliran dana, penentuan tata ruang
pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produk serta penelitian dan
pengembangan.
Sementara pengembalian keputusan strategis sebagian besar
mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis
memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan
perngawasan yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini
mempunyai sedikit, apa bila ada, kemungkinan untuk mengambil
keputusan terprogramkan. Untuk sebagian besar aturan-aturan
keputusan dalam pengambilam keputusan taktis tidak tersusun dan
tidak dapat di pertanggung jawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari
dan peraturan yang mengatur sendiri.
3. pengambilan keputusan tingkat teknis
Pada tingkat pengambilan keputusan ini standar-standar di tentukan
dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan
dapat di laksanakan dengan cara yang efektif dan efesien. Pengambilan
keputusan ini merupakan diberikannya perintah-perintah khusus yang
khusus yang mengawasi operasi-operasi khusus. Fungsi manajemen
utama yang termasuk kedalam golongan pengambilan keputusan ini
adalah fungsi pengawasan dengan perencanaan yang di laksanakan
agak terbatas. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah
penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan
waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan investasi dan penempatan
karyawan.
I.6. Definisi Konsep
Konsep merupakan istilah dan definisi yang digunakan untuk
menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok individu yang
menjadi pusat perhatian ilmu sosial ( Singarimbun, 1995 : 33 ). Definisi konsep
dimaksudkan untuk menghindari interpretasi ganda dari variabel yang diteliti.
1. Implementasi adalah perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan
peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.
2. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan
tugas-tugas organisasi.
3. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses pengambilan
keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera
4. Informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah dan digunakan
untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambilan kesimpulan,
argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan
keputusan.
5. Pemrosessan data adalah proses merubah data menjadi informasi melalui
suatu metode tertentu ynag mencakup kegiatan penyimpanan data dan
penanganan data.
6. Penyimpanan data adalah menyimpan data dalam bentuk laporan-laporan
kertas micro film dan lain-lainnya yang dapat disimpan dan dilihat
Input
Proses
Output
I.7. Definisi Operasional
Definisi Operasional merupakan operasionalisasi dari definisi konsep.
Dalam definisi operasionalisasi ini disajikan parameter indikator dari variabel
yang diteliti dengan tujuan untuk memudahkan membaca fenomena-fenomena
yang diteliti.
Definisi operasional implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang
Pelanggan adalah :
Berupa data-data yang didapatkan dari
bagian-bagian organisasi sebagai informasi yang
dibutuhkan internal organisasi.
Proses merupakan pengolahan data/input yang telah
berada di dalam organisasi, yang didalamnya terdiri
dari manajemen pelaksana dan kontrol terhadap
semua kegiatan yang dilaksanakan.
Hasil akhir yang dicapai dengan adanya
pelaksanaan dan pengolahan informasi yaitu
informasi yang berguna bagi internal organisasi.
I.8. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini terdiri dari latar belakang masalah,
perumusan masalah, tujuan penelitian, kerangka
teori, definisi konsep, definisi operasional, dan
sistematika penulisan.
BAB II : METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini terdiri dari bentuk penelitian, lokasi
penelitian, populasi dan sample, teknik
pengumpulan data dan teknik analisa data.
BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
Bab ini memberikan gambaran umum mengenai
daerah penelitian yang meliputi keadaan geografis,
kependudukan, sosial ekonomi, dan pemerintahan.
BAB IV : PENYAJIAN DATA
Bab ini membahas tentang hasil data-data yang
diperoleh di lapangan.
BAB V : ANALISA DATA
Bab ini merupakan tempat uaraian data yang
diperoleh saat penelitian dan memberikan
pembahasan dan interpretasinya atas permasalahan
yang diajukan.
BAB VI : PENUTUP
Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari hasil
penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang
dianggap penting dan perlu sebagai rekomendasi
BAB II
METODOLOGI PENELITIAN
II.1. Metode Penelitian
Metode peneltian yang digunakan untuk menjawab pelaksanaan penelitian
ini adalah metode penelitian kualitatif. Menurut Moeloeng (2004: 6) menyatakan
bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami
fenomena tentang hal-hal yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik
(utuh) dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu
konteks khusus yang alamiah. Dengan demikian dapat ditegaskan kembali bahwa
penelitian ini juga ditempuh berdasarkan tujuan untuk memahami bagaimana
implementasi sistem informasi manajemen dalam pelaksanaan tugas pegawai.
II.2. Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT. PLN Persero Ranting Parapat.
II.3. Populasi dan Sampel
Adapun yang menjadi populasi sekaligus sampel dalam penelitian ini
adalah beberapa orang dari pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat, yang
dijadikan oleh peneliti sebagai key informan, dan dianggap peneliti dapat
mewakili dalam mendapatkan informasi dalam penelitian ini, yaitu :
1. Manajer Ranting
2. Supervisor
a. Supervisor Pelayanan Pelanggan
b. Supervisor Administrasi Keuangan
c. Supervisor Catat Meter
3. Operator Sistem Informasi Pengelolaan Piutang
II.4. Teknik Pengumpulan Data
1. Teknik pengumpulan data primer :
a. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan langsung kepada pihak yang yang berhubungan
dengan penelitian. Penelitian ini melakukan wawancara langsung
dengan Pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat
2. Teknik pengumpulan data sekunder :
a. Penelitian kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan data dan
informasi melalui literatur yang relevan dengan judul penelitian seperti
buku-buku, artikel dan makalah yang memiliki relevansi dengan
masalah yang diteliti.
b. Studi dokumentasi yaitu dengan cara memperoleh data melalui
pengkajian dan penelaahan terhadap catatan penulis maupun
dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah-masalah yang diteliti.
II.5. Teknik Analisa Data
Teknik analisa data dalam penelitian ini adalah analisa data deskriptif
kualitatif, Yaitu menguraikan serta menginterpretasikan data yang diperoleh di
lapangan dari para responden. Pada tahap berikutnya, data yang diperoleh
dianalisis secara cermat guna mendapatkan kesimpulan yang penulis harapkan
dapat dijadikan kontribusi penelitian ini bagi implementasi sistem informasi
BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
III.1. Gambaran Umum Perusahaan III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan
1. Sebelum Kemerdekaan Sampai Dengan Tahun 1965
Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia ( Jakarta sekarang ), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan. Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM / OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937).
Masa penjajahan Jepang , Jepang hanya mengambil alih pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu.
dengan Penetapan Pemerintah No.1 SD/45 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat(2) UUD 1945.
Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara ( Sumatera Timur dan Tapanuli ) yang mula – mula dikepalai R.Sukarno ( merangkap kepala di Aceh ), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi. Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9 /PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjai Eksploitasi I.
2. Dari Eksploitasi I Menjadi Wilayah II
dirubah menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara.Kemudian menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang merubah PLN Eksploitasi menjadi PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN Wilayah II Sumatera Utara.
3. Dari Perum Menjadi Persero
Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23 / 1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini. Dimana pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center. Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.
III.1.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan
Adapun yang menjadi visi PT. PLN Persero Adalah :
Sedangkan yang menjadi visi perusahaan adalah :
a. menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi kepada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham
b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi
d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan Dan yang menjadi motto perusahaan adalah :
“Listrik Untuk Kehidupan Yang Lebih Baik” III.1.3. Aktivitas Perusahaan
Sebelum membicarakan aktivitas atau kegiatan perusahaan, terlebih dahulu haruslah diketahui maksud dan tujuan PT. PLN Persero, yaitu :
a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.
b. Mengusahakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan untuk :
1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta peningkatan kegiatan ekonomi.
d. Menyelenggarakan usaha-usaha lain yang menunjang penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Untuk mewujudkan maksud dan tujuan tersebut, PT. PLN Persero mengadakan usaha antara lain :
a. Dengan mengindahkan prinsip-prinsip ekonomi dan jaminan terhadap keselamatan dan kekayaan Negara, PT. PLN Persero menyelenggarakan penyediaan tenaga listrik, yang meliputi tenaga pembangkitan, transmisi, dan distribusi sampai dengan titik pemakain (pelanggan atau masyarakat). b. Melakaukan perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan listrik
untuk penyelenggaraan usaha tersebut.
c. Melakukan pekerjaan usaha penunjang penyediaan tenaga listrik.
Akhirnya dapat kita ketahui bahwa tujuan hadirnya PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah sebagai wahana teknologi dan pemerataan pembangunan di segala bidang di Indonesia umumnya dan Kota Parapat pada khususnya, mempunyai manfaat dan hakekat yang besar bagi kehidupan masyarakat dalam menunjang perekonomian bangsa ini.
III.1.4. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian (PT. PLN Persero Ranting Parapat) berada di pinggiran kota Parapat, yaitu berada di Jalan Bangun Dolok No. 1 Kecamatan Girsang Sipangan Bolon.
III.2. Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat
Gambar 5 : Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat Sumber : Penelitian 2008
Adapun pembagian tugas dan fungsi masing-masing elemen organisasi di atas adalah sebagai berikut :
1. Manajer Ranting
Manajer Ranting bertugas mengawasi tugas-tugas dari seksi-seksi yang ada dan mengambil keputusan yang terkait dengan manajemen dan pelaksanaan fungsi organisasi.
2. Seksi Pelayanan Pelanggan
Tugas pokok seksi pelayanan pelanggan adalah : Melayani masyarakat sehubungan dengan listrik
Sedangkan yang menjadi fungsi seksi pelayanan pelanggan adalah :
1. Memberikan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik kepada calon pelanggan dan masyarakat lainnya.
balik nama pelanggan, dan perubahan lainnya serta pengaduan yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik.
3. Mencatat, membuat, dan mempersiapkan berkas setipa permintaan calon pelanggan dan masyarakat lainnya secara tertib dan teratur pada formulir yang disediakan.
4. Meneruskan berkas setiap permintaan calon pelanggan dan masyarakat lainnya kepada fungsi yang terkait.
5. Memeberikan pelayanan pelanggan pembayaran Biaya Penyambungan (BP), Uang Jaminan Pelanggan (UJL), Tagihan Susulan, Biaya Penyambungan Sementara. Baiaya Perubahan dan Biaya lain ditetapkan Sesuai dengan peraturan yang berlaku.
6. Menyiapkan dan membuat kuitansi penerimaan pembayaran BP, UJL, Tagihan yang ditetapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
7. Menyiapkan perintah kerja pemasangan, perbaikan, perubahan, pembongkaran Sambungan Tenaga Listrik (SL) dan berita acara pelaksanaanya.
8. Mengirim perintah kerja pemasangan, perbaikan, perubahan, pembongkaran Sambungan Tenaga Listrik (SL) dan berita acara pelaksanaanya kepada fungsi yang terkait.
9. Memantau dan meyelesaikan pelayanan sebagaimana dimaksud pada butir 1 sampai dengan butir 7 di atas.
10.Memelihara Data Induk Langganan (DIL)
11.Melakukan koordinasi dengan fungsi yang terkait.
3. Seksi Operasi Distribusi
Tugas Pokok seksi operasi distribusi adalah :
Melaksanakan tugas pengoperasian pendistribusian tenaga listrik dan penertiban listrik pada pelanggan.
Sedangkan yang menjadi fungsi operasi distribusi adalah :
1. Pelaksanaan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan gardu setrta jaringan distribusi tenaga listrik.
2. Pelaksanaan kegiatan pengaturan operasional system pendistribusian tenaga listrik.
3. pelaksanaan pelayanan/penanggulangan gangguan jaringan tegangan rendah, gangguan pendistribusian, alat pembatas dan pengukur (APP), rangkaian jaringan kepada pelanggan.
4. Pelaksanaan penyusunan sasaran operasi APP pelanggan. 5. Pelaksanaan kegiatan pemeriksaaan APP pelanggan.
6. Pelaksanaan pembuatan berita acara pemeriksaan dan penyimpanan dokumen serta bukti penyalahgunaan jaringan tenaga listrik pada pelanggan.
4. Seksi Administrasi Keuangan
5. Seksi Catat Meter
Tugas Pokok Sesksi Pelayanaan Pelanggan adalah :
Melakukan pemeliharaan Rute Baca Meter (RBM) dan pembacaan kWh meter pelanggan
Sedangkan yang menjadi fungsi seksi catat meter adalah : 1. Pelaksanaan pencatatan kWh-meter pelanggan
BAB IV
PENYAJIAN DATA
IV.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan
Membahas masalah sistem informasi tidak terlepas dari dua hal yang mendasar,
yaitu data dan informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis diketahui
bahwa bagi PT. PLN Persero Ranting Parapat, data adalah sebagai bahan dasar untuk
mengetahui jumlah tagihan rekening listrik dari para pelanggan. Sedangkan informasi
sedangkan informasi adalah sebagai bahan dasar untuk melakukan pengawasan dan
pengambilan keputusan. Artinya kualitas informasi yang yang diperoleh berpengaruh
terhadap proses pengawasan dan pengambilan keputusan.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh peneliti adapun yang menjadi alasan
implementasi sistem informsasi pengelolaan piutang pelanggan adalah untuk menunjang
proses bisnis PT. PLN Persero Ranting Parapat, yaitu fungsi tata usaha langganan IV
hingga fungsi tata usaha langganan VI. Adapun fungsi tata usaha langganan yang
terdapat pada PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah :
1. Fungsi Pelayanan Pelanggan / FPL (FI)
Fungsi dapat dikatakan sebagai gerbang pertama bagi para pelanggan, calon
pelanggan atau masyarakat yang memerlukan informasi dan layanan yang
berhubungan dengan penyambungan baru, perubahan daya, penyambungan
sementara, perubahan nama, perubahan tarif, pindah tempat pembayaran
Fungsi ini ibarat sungai adalah merupakan upstream atau hulu. Apabila segala
proses dilakukan di hulu dengan baik, maka baiklah semua proses sampai hilir.
Fungsi ini menghasilkan sumber pendapatan PT. PLN Persero Ranting Parapat
dan menyiapkan data untuk memebentuk data base pelanggan dan data yang
mengolah data dari calon pelanggan menjadi pelanggan.
2. Fungsi Pembacaan Meter / FPM(FII)
Pendapapatan terbesar yang diperoleh perusahaan adalah dari penjualan tenaga
listrik, yang dibayar oleh pelanggan setiap bulan memlalui rekening listrik
pemakaian rekening listrik setiap bulan dicatat oleh fungsi ini dengan baik, benar,
tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
Hasil pencatatan stand meter dan pemakaian KWh dikirim ke fungsi pembuatan
rekening. Fungsi ini seperti halnya FPL mengadakan kontak langsung dengan
pelanggan pada saat pencatatan stand meter setiap bulan.
Fungsi ini mempunyai peran sangat penting karena:
a. Yang memproses tenaga listrik menjadi pendapatan/piutang listrik.
b. Berkaitan dengan unsur pelayanan.
3. Fungsi Pembuatan Rekening / FPR (FIII)
Fungsi ini tidak secara langsung berhubungan dengan pelanggan. Kegiatan
utamanya adalah membuat rekening listrik bulanan seluruh pelanggan sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan. Sumberdata untuk pembuatan rekening
diterima dari fungsi pencatatan meteran.
Fungsi ini dalam melaksanakan kegiatan berorientasi pada fungsi pembukuan
a. Mencetak rekening listrik per kogol, per payment point dan menurut nomor
kontrol atau nomor kontrak.
b. Mencetak daftar rekening per kogol, per payment point dan menurut kontrol
atau nomor kontrak.
c. Mencetak rekapitulasi per kogol, per payment point dan perjenis tarif. Fungsi
ini seperti halnya FPL dan FPM sangat berperan menentukan sumber
pendapatan PLN.
4. Fungsi Pembukuan Pelanggan / FBL (FIV)
Fungsi ini dalam kegiatannya tidak secara langsung dengan pelanggan, lebih
berperan sebagai internal audit. Melakukan pengurusan, pengawasan dan
pencatatan transaksi hutang-piutang antara pelanggan dan PLN.
Rekening listrik yang diterima dari fungsi pembuatan rekening di atur fungsi ini
sebagai berikut:
a. Rekening listrik kogol umum, kogol non ABRI, kogol PEMBA, kogol
BUMN/BUMD dikirim kefungsi penagihan.
b. Rekening kogol ABRI dikirim ke fungsi pengawasan kredit kecuali yang
berlaku di PT PLN (persero) ditribusi Jawa dan Tangerang penagihan
dilakukan oleh kantor distribusi.
5. Fungsi Penagihan / FPH(FV)
Fungsi ini dalam kegiatannya secara langsung berhubungan dengan pelanggan
yang membayar rekening bulan berjalan dan rekening tunggakan. Jadi tugas
utamanya melayani pelanggan yang akan membayar rekening listrik untuk kogol
ini juga melakukakan penagihan listrik kogol ABRI dengan system legalisasi,
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk memberikan pelayanan yang baik harus diperhatikan :
a. Fasilitas harus memadai, sarana tempat pembayaran harus aman dan
pelayanan harus cepat.
b. Jadwal pembayaran antara tanggal 1 sampai dengan tanggal 20 setiap bulan.
c. Fungsi ini yang bertanggung jawab atas prestasi penagihan rekening listrik
setiap bulan harus dilaporkan dalam iktisar mutasi rekening listrik, iktisar
laporan rekening yang ada di tempat pembayaran dan iktisar penyelesaian
pembayaran rekening listrik dengan bank/ koperasi..
6. Fungsi Pengawasan Kredit / FPK(FVI)
Fungsi ini sama halnya dengan fungsi penagihan dalam kegiatannya secara
langsung berhubungan dengan pelanggan, khususnya melakukan sanksi
pemutusan sementara, penyambungsn kembali dan penyambungan rampung. Dan
juga melaksanakan penyelesaian dan pengawasan dan penghapusan piutang
ragu-ragu.
Fungsi ini berperan dalam hal menarik piutang yang tertunggak dan dalam hal
menurunkan ratio piutang listrik dengan melakukan berbagai upaya, agar piutang
pelanggan yang tertunggak di lunasi pelanggan.
Sebelum kita melihat aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan,
mulai dari proses input, pemrosesan data sampai kepada proses output, terlebih dahulu
kita melihat sumber daya yang mendukung proses tersebut. Sumber daya yang dimaksud
sumber daya hardware, sumber daya software, dan sumber daya jaringan. Berdasarkan
wawancara dan observasi yang dilakukan peneliti, adapun sumber daya yang dimaksud di
atas yang terdapat di PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah sebagai berikut :
1. Sumber Daya Hardware
Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis sumber daya hardware yang
digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat terdiri dari :
a. Komputer
Komputer yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat dalam
mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan
adalah sebanyak 10 unit.
b. Printer
Printer yang digunakan di PT. PLN Persero ranting Parapat dalam
mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan
adalah sebanyak 5 unit.
c. Removable disk
Removable disk yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat
Dalam mendukung sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan
adalah sebanyak 2 unit. Removable disk tersebut terdiri dari 1 unit
harddisk eksternal dengan kapasitas 20Gb, dan 1 unit iomega dengan
kapasitas 4,3Gb.
2. Sumber Daya Software
Dari hasil observasi yang dilakukan peneliti di PT. PLN Persero Ranting Parapat,
a. Sistem Operasi
Sistem operasi yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem
informasi manajemen pengelolaan piutang pelanggan di PT. PLN Persero
Parapat adalah sistem operasi Micrsoft Windows XP dan sistem operasi
Microsoft Windows 2000 Server.
b. Pengolah dokumen
Adapun pengolah dokumen yang digunakan dalam mendukung aktivitas
sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah Microsoft Office.
c. Sistem Aplikasi
Adapun sistem aplikasi yang digunakan dalam mendukung aktivitas
sistem informasi pengelolaan piuatng pelanggan adalah Oracle sebagai
database dan Visual Basic sebagai Programing Tools.
3. Sumber Daya Jaringan
Adapun konfigurasi jaringan yang digunakan dalam mendukung proses
pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang
pelanggan adalah dengan menggunakan jaringan Local Area Network (LAN)
dengan konfigurasi client-server., yaitu dalam melakukan aktivitasnya seemua
komputer terhubung ke satu komputer server.
Dalam mengolah data menjadi informasi yang baik, sistem informasi pengelolaan
piutang pelanggan akan melakukan aktivitas mulai dari proses input, pemrosesan data,
sampai kepada output. Berikut ini penulis akan menyajikan hasil wawancara yang
dilakukan oleh penulis dengan para key informan untuk mengetahui proses pengolahan
