LANDASAN TEOR
3.2. Analisa Jabatan (Job)
Organisasi merupakan suatu sistem manajemen dan sistem sosial yang menuntut pola hubungan manajerial dan sosial yang di harapkan mampu menciptakan iklim kerja yang produktif.
Kombinasi dari faktor-faktor tersebut akan menentukan efektivitas organisasi. Untuk memberdayakan secara efektif orang-orang pada jabatannya, kejelasan tugas, kewajiban dan tanggung jawabnya mutlak di perlukan kinerja individualnya yang merupakan landasan dasar bagi terciptnya kinerja organisasi.
Tujuan yang ingin di capai sumber daya manusia melalui proses manajemen yaitu implementasi fungsi-fungsi strategi dan kebijakan tentang sumber daya manusia adalah kualitas perilaku karyawan yang prima sehingga mampu memberikan kontribusi secara optimal terhadap pencapaian tujuan strategi organisasi.
Tujuan organisasi dapat di capai apabila organisasi tersebut mampu beroperasi secara efektif dengan dukungan sumber daya manusia yang efektif. Organisasi menciptakan peluang bagi karyawan untuk berbuat sesuai dengan
keahlian, pengetahuan, pengalaman yang dimiliki dan sesuai dengan tanggung jawab yang terkandung dalam deskriptif jabatannya.
Analisa jabatan (job) merupakan suatu kegiatan untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu pekerja. Tujuan dari analisa jabatan adalah untuk memberikan suatu pengertian tentang tugas-tugas yang terkandung dalam tiap jabatan, akan tetapi ini bukanlah sau-satunya tujuan analisa jabatan2
1. Untuk mengatasi rasa tidak puas karyawan
. Adapun tujuan analisa jabatan ini adalah sebagai berikut :
2. Untuk memperbaiki kondisi kerja 3. Untuk mengadakan penilaian hasil kerja 4. Untuk mengaakan evaluasi jabatan
5. Untuk menghindari adanya salah paham antar karyawan 6. Sebagai dasar untuk memberikan pembayaran upah atau gaji
Dalam pengumpulan data untuk analisa jabatan ada beberapa metode yang dapat digunakan yaitu :
1. Pembagian daftar pertanyaan
Daftar pertanyaan dibagikan kepada pegawai-pegawai pelaksana (pemegang jabatan). Metode ini digunakan untuk menguraikan jabatan pegawai-pegawai administrasi. Pekerja-pekerja kasar memandang metode ini sulit. Kesulitan yang sering dijumpai adalah kurang adanya ketelitian dalam merinci dan menilai pekerjaan mereka. Mereka sulit
mempertimbangkan tugas mana yang paling penting dalam jabatan mereka atau sulit menguraikan dengan cermat urutan tugas-tugas yang mereka lakukan atau tanggung jawab yang mereka pikul.
Pengumpulan keterangan untuk menyusun analisa jabatan dengan pembagian daftar pertanyaan kepada karyawan-karyawan menimbulkan rasa bangga dari karyawan tersebut karena dari mereka diminta beberapa pendapat tentang pekerjaan mereka. Dengan demikian karyawan sering menjelaskan hal-hal kecil mengenai pekerjaannya yang mana keterangan tersebut sangat diperlukan.
Pada umumnya daftar pertanyaan ini memuat pertanyaan memgenai hal-hal sebagai berikut :
- Pengenal (identification) jabatan - Kewajiban-kewajiban
- Tanggung jawab
- Kondisi-kondisi pekerjaan
- Syarat-syarat pendidikan dan pengalaman
Keuntungan dari pada metode daftar pertanyaan ini adalah sebagai berikut :
a Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat dari pada dengan menggunakan metode lain.
c Memberi kepercayaan kepada pegawai yang melakukan jabatan itu dan kemampuannya untuk menyusun laporn jabatannya.
d Dapat dipergunakan untuk memberikan latar belakang informasi untuk wawancara yang akan dilakukan.
e Untuk memusatkan perhatian dari orang yang melakukan jabatan itu pada jabatannya.
f Metode ini lebih sistematis dari pada metode-metode lainnya.
g Metode ini membawapegawai-pegawai dalam program dan memberi kepada mereka perasaan ikut serta.
h Metode ini membantu pencatatan data dengan cara yang di standarisir, sehingga lebih mudah mangerjakannya dan menafsirkan keterangan- keterangan yang ada.
Kelemahan-kelemahan dari pada metode ini adalah :
a Metode ini hanya dapat dipergunakan untuk pegawai-pegawai yang dapat membaca dan menulis.
b Informasi yang diperoleh sering kurang lengkap, kurang teratur dan kadang-kadang tidak berurutan.
c Menyusun daftar pertanyaan tidak mudah.
d Istilah-istilah yang dipakai untuk mengisi daftar pertanyaan mungkin bermacam-macam, sehingga sulit menganalisanya.
e Tidak ada kontak langsung antara orang yang mencari informasi dan orang yang memberi informasi.
g kebanyakaan orang sulit untuk mengisi daftar pertanyaan. 2. Wawancara
Untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan dalam penyusunan analisa jabatan dengan metode wawancara dilakukan dengan menanyakan langsung kepada karyawan dan atasan karyawan tersebut. Dalam mengajukan pertanyaan harus sedemikian rupa, sehingga dari jawaban- jawaban tersebut dapat diperoleh keterangan yang benar. Metode wawancara ini dilakukan sebagai pelengkap metode pembagian daftar pertanyaan juga sekaligusmeneliti kebenaran yang diperoleh dari daftar pertanyaan yang telah diisi oleh karyawan.
Keuntungan-keuntungan dari pada metode ini adalah :
a Dapat diperoleh informasi (keterangan) yang lebih lengkap dan lebih jelas.
b Dapat memberikan informasi yang tidak segera dapat diselidiki.
c Dapat dipergunakan untuk membenarkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh melalui metode-metode lainnya.
d Dapat diperoleh informasi dari tangan pertama.
e Menghindarkan pegawai dari pekerjaan-pekerjaan tambahan dirumah. f Pegawai tidak perlu menguraikan jabatannya.
g Dapat dihindarkan adanya salah pengertian. Kelemahan-kelemahan dari metode ini adalah :
a Metode ini memekan waktu yanng lebih lama dan biaya yang lebih mahal.
b Apabila metode ini dilakukan oleh penganalisa jabatan, istilah-istilah yang dipergunakan sering kurang dapat dimengerti oleh pegawai- pegawai atau para pekerja.
c Pegawai yang diwawancarai mungkin merasa pekerjaannya diselidiki, sehingga merasa kurang senang.
3. Pengamatan langsung
Pengamatan langsung keperusahaan karyawan dimaksudkan untuk melihat secara langsung akan keadaan tersebut sehingga dapat dimengerti keadaan sebenarnya. Pengamatan langsung ini selalu disertai dengan wawancara kepada karyawan yang melakukan pekerjaan ataupun kepada atasanya. Dengan demikian suatu informasi yang diperoleh dapat digunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja. Informasi ini diperoleh lebih lengkap, lebih teliti dan lebih dapat dipercaya.
Keuntungan-keuntungan dari metode ini adalah sebagai berikut : a Adanya keseragaman, baik mengenai informasi yang dikumpulkan,
maupun standard yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab dan kondisi kerja.
b Informasi yang diperoleh adalah lebing lengkap, lebih teliti dan lebih dipercaya.
Sedangkan kelemahanya adalah sebagai berikut :
b Apabila pengamatan ini dilakukan hanya dalam waktu-waktu yang terbatas, sekali seminggu atau sekali sebulan sehingga informasi yang diperoleh tidak lengkap.
3.2.1. Prinsip-prinsip Analisa Jabatan
Dalam membuat analisa jabatan ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan. Diantara prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut :
1 Analisa jabatan hendaknya memberikan semua fakta yang penting yang ada hubungannya dengan jabatan-jabatan.
2 Satu analisa jabatan hendaknya memberikan fakta-fakta yang diperlukan untuk bermacam-macam tujuan. Apabila untuk masing- masing tujuan dibuat analisa jabatan tersendiri, maka hal ini akan memerlukan biaya yang besar.
3 Analisa jabatan hendaknya sering ditinjau kembali dan apabila perlu diperbaiki.
4 Analisa jabatan hendaknya dapat menunjukkan tugas-tugas mana yang paling penting diantara beberapa tugas dalam tiap jabatan.
5 Analisa jabatan hendaknya dapat memberikan informasi yanng tepat, lengkap dan dapat dipercaya.