Komponen Deskripsi DIAN
ANALISA PENGELOLAAN DATA
A. PENGUMPULAN DATA PROYEK PERUBAHAN
royek perubahan merupakan inovasi yang dicanangkan oleh Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam rangka peningkatan mutu pendidikan bagi para pemimpin Aparatur Sipil Negara (ASN). Selain dilaksanakan untuk Diklat Kepemimpinan Tingkat I dan II, Proyek Perubahan juga diimplementasikan pada Diklat Kepemimpinan Tingkat III dan IV. Bukan hanya itu Diklat Prajabatan juga mengadopsi Proyek Perubahan yang ada pada Diklat Kepemimpinan yang dikenal dengan proyek aktualisasi.
Pengumpulan data Proyek Perubahan dalam rangka mendokumentasikan-nya ke dalam Direktori Inovasi Administrasi Negara dilakukan dengan memper-timbangkan kualitas dari Proyek Perubahan. Dengan menambahkan data Diklat Kepemimpinan Tingkat I yang diselenggarakan oleh Pusdiklat Kepemimpinan Aparatur Nasional (Pusdiklat KAN) yang dilakukan pada tahun 2013. Diklat tersebut merupakan uji coba modul Proyek Perubahan yang dilakukan LAN untuk memperbaiki kualitas lulusan Diklat Kepemimpinan dan menghasilkan pemimpin yang berkualitas dan berkinerja tinggi. Dengan menambahkan diklat yang dilakukan pada tahun 2013 diharapkan dapat terlihat juga perbandingan kualitas produk Proyek Perubahan yang dikemas dalam suatu inovasi administrasi negara.
Data Proyek Perubahan yang dikumpulkan tidak hanya yang berasal dari Pusdiklat KAN – LAN saja. Penyelenggara Diklat Kepemimpinan yang lain juga menjadi sumber data yang akan disajikan dala Direktori Inovasi Administrasi Negara. Penyelenggara Diklat Kepemimpinan lain yang dimaksud berasal dari kantor perwakilan LAN dan Badan Diklat Provinsi. Dari kantor perwakilan LAN yang dijadikan sumber data Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan adalah data dari PKP2A I Jatinangor dan PKP2A II Makassar. Sedangkan dari badan diklat lain yang menjadi sumber data Diklat Kepemimpinan adalah Badan Diklat Kementerian Dalam Negeri, Badan Diklat Provinsi Jawa Barat, Badan Diklat Provinsi Jawa Tengah dan Badan Diklat Provinsi Jawa Timur.
Pengumpulan data dilakukan sesuai dengan fokus Proyek Perubahan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengumpulan data tersebut tentu saja menghadapi rintangan yang cukup signifikan. Data yang telah terkumpul tersebut, selanjutnya dimasukkan ke dalam instrumen matriks yang telah disusun untuk mempermudah proses identifikasi inovasi yang dilakukan. Selanjutnya dilakukan uji coba ke dalam instrumen Direktori Inovasi Administrasi Negara khusus Proyek Perubahan. Berikut ini adalah data identifikasi awal proyek perubahan dan data yang terkumpul sampai pada jangka waktu yang telah ditentukan.
Tabel 4. Data Proyek Perubahan Berdasarkan Target dan Data Akhir Pengumpulan
Nama Penyelenggara Tingkat I Tingkat II
Target Data Data akhir Target Data Data akhir
Pusdiklat KAN-LAN 15 12 25 25 PKP2A I Jatinangor 10 7 PKP2A II Makassar 10 8 Badiklat Jateng 10 10 Badiklat Jatim 15 10 Badiklat Jabar 5 5 Badiklat Kemendagri 5 5 Total 15 12 80 70
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa target data awal yang akan diperoleh tidak sesuai dengan data akhir yang dicapai. Kekurangan data yang tidak mencapai target ini disebabkan oleh beberapa kendala dari pihak penyelenggara. Kendala pengumpulan data tersebut dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
1. Belum ada aturan peyimpanan dokumen secara digital untuk mempermudah proses evaluasi keberlanjutan proyek perubahan peserta diklat;
2. Penyelenggara belum melakukan manajemen dokumen proyek perubahan secara digital sehingga sulit mendapatkan dokumen digital;
3. Dokumen cetak yang dimiliki beberapa penyelenggara kurang tersimpan secara baik sehingga sulit dicari bahkan tidak ditemukan;
4. Penyelenggara yang tidak mendokumentasikan profil peserta diklat;
5. Belum ada proses evaluasi terhadap proyek perubahan yang sudah dilaksanakan untuk mempermudah proses identifikasi.
Selain dari permasalahan diatas ada juga kendala administrasi yang dihadapi. Kedala administrasi tersebut adalah anggaran yang kurang memadai untuk datang langsung ke instansi penyelenggara, tidak ada dokumen digital, serta informasi peserta 5 (lima) terbaik tiap angkatan yang kurang valid. Dalam proses pengumpulan data telah dilakukan koordinasi kepada setiap penyelenggara Diklat Kepemimpinan Tingkat I dan II untuk memperoleh data yang selanjutnya akan dikelola menjadi Direktori Inovasi Administrasi Negara seri Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan.
B. PENGELOLAAN DATA PROYEK PERUBAHAN
engumpulan data yang telah dilakukan merupakan tahapan awal sebelum dilakukan validasi. Tahapan selanjutnya setelah dilakukan pengumpulan data adalah pengelolaan data Proyek Perubahan. Pengelolaan Proyek Perubahan dilakukan dengan cara mengidentifikasi data Proyek Perubahan sesuai dengan instrumen yang telah ditetapkan dan validasi data kepada penyelenggara dan peserta diklat.
1. Identifikasi Data Proyek Perubahan
Proses identifikasi dilakukan dimaksudkan untuk mengumpulkan data sekunder (dokumen proyek perubahan) sebelum dilakukan validasi kepada alumni Diklat PIM. Pada proses ini dilakukan penyisiran terhadap kelengkapan 95 (sembilan puluh lima) data Laporan Proyek Perubahan serta kesesuaian dengan instrumen Direktori Inovasi Administrasi Negara. Identifikasi data diperlukan untuk mengetahui apakah berdasarkan dokumen yang ada, Proyek Perubahan alumni Diklat PIM termasuk dalam kriteria inovasi administrasi negara seperti sisi kebaruannya, kemanfaatannya bagi instansi pemerintah maupun masyarakat, keberlanjutan dari Proyek Perubahan agar menjadi program kerja instansi serta peluang replikasi di instansi lain.
Data sekunder yang telah diidentifikasi disusun kedalam kelompok berdasarkan wilayah sehingga mudah dilakukan validasi. Sebelumnya dikelompokkan juga berdasarkan teknik validasi. Berdasarkan teknik validasi, data sekunder disusun menjadi 1) validasi lapangan; 2) validasi online/ telepon; 3) validasi melalui video. Berdasarkan wilayahnya, data sekunder dikelompokkan menjadi
1) wilayah Jawa Barat; 2) wilayah Yogyakarta; 3) wilayah Jawa Tengah; 4) wilayah Jawa Timur; 5) wilayah Jabodetabek; 6) wilayah luar Jawa. Berdasarkan pembagian ini, maka proses validasi terhadap data sekunder yang diperoleh dapat berjalan lebih optimal.
2. Validasi Data Proyek Perubahan
Proses validasi data dilakukan untuk memastikan data sekunder yang telah dianalisis awal lebih tepat. Proses ini memiliki beberapa teknik seperti mengirimkan data awal via email untuk divalidasi alumni, konfirmasi via telepon dan video serta mendatangi alumni Diklat PIM secara langsung. Dari 95 (sembilan puluh lima) dokumen yang ada, didapatkan 84 (delapan puluh empat) dokumen yang masuk dalam kriteria awal direktori inovasi. Sedangkan sisanya tidak dapat disusun karena data sekunder tidak lengkap.
a. Konfirmasi data via email
Melalui proses konfirmasi data kepada alumni Diklat PIM diperoleh data tambahan yang sebelumnya tidak diperoleh dalam data sekunder. Proses ini juga bertujuan menyeleksi dokumen Proyek Perubahan yang akan dimasukkan kedalam direktori inovasi. Dari 84 (delapan puluh empat) dokumen yang telah dilakukan identifikasi awal, dilakukan konfirmasi lewat email kepada para alumni berdasarkan data pribadi peserta yang diperoleh sebelumnya. Dari proses ini didapatkan 42 (empat puluh dua) data yang diperoleh validasi dari pihak alumni Diklat PIM. Hal ini mempermudah proses penyusunan direktori inovasi selanjutnya.
b. Konfirmasi data via tinjauan lapangan
Proses konfirmasi data via lapangan dilakukan untuk melihat langsung program yang telah digagas dan diimplementasikan oleh para alumni diklat (Pemimpin Perubahan). Berdasarkan 84 (delapan puluh empat) data yang telah teridentifikasi dan 42 (empat puluh dua) data yang telah tervalidasi via email maka dilakukan pemantauan dan wawancara langsung untuk melihat hasil implementasi program yang digagas.
Tinjauan lapangan dilakukan dengan membagi terlebih dahulu wilayah validasi menjadi 6 (enam) wilayah yaitu 1) wilayah Jawa Barat; 2) wilayah Yogyakarta; 3) wilayah Jawa Tengah; 4) wilayah Jawa Timur; 5) wilayah
Jabodetabek; 6) wilayah luar Jawa. Wilayah yang dilakukan tinjauan adalah wilayah yang ada di Pulau Jawa. Ini dilakukan mengingat tersebarnya instansi Pemimpin Perubahan sehingga diprioritaskan untuk wilayah Jawa. Tentu saja program perubahan yang divalidasi adalah program yang telah sesuai dengan kriteria inovasi administrasi negara dan juga telah dilakukan validasi via email terlebih dahulu. Dari proses ini didapatkan data validasi sebanyak 6 (enam) data di wilayah Jawa Barat, 5 (lima) data wilayah Yogyakarta, 5 (lima) data wilayah Jawa Tengah, 4 (empat) data wilayah Jawa Timur, dan 5 (lima) data di wilayah Jabodetabek.
c. Konfirmasi data via telepon dan video
Proses konfirmasi melalui telepon dilakukan untuk memastikan dokumen yang telah dianalisa mendapat respon untuk diperbaiki dan untuk pemutakhiran data, dengan begitu capaian dari program yang dilakukan Pemimpin Perubahan lebih valid dan mutakhir. Proses konfirmasi data via video dilakukan untuk mengakomodasi validasi dokumen data sekunder yang tidak bisa dilakukan kunjungan lapangan dan dokumen data sekunder luar Pulau Jawa. Hal ini penting dilakukan mengingat keterbatasan dalam proses validasi.
BAB IV