BAB IV KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEKOLAH
4.3. Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan
Melakukan monitoring terhadap knowledge yang dimiliki individu di sekolah.
Meningkatkan upaya pengembangan pengetahuan yang dibutuhkan dalam mencapai visi dan misi sekolah.
Membuat sebuah pendokumentasian yang baik sehingga dapat menambah kinerja guru dalam sekolah secara keseluruhan.
3. Operational Knowledge Goals
Memberikan Fasilitas Knowledge Sharing antar guru.
Mengurangi pengulangan kesalahan yang mungkin terjadi di dalam sekolah dan membantu memberikan solusi terhadap permasalahan berdasarkan pendokumentasian yang baik.
Meningkatkan pengetahuan dan keahlian yang dimiliki guru dengan mendistribusikan setiap dokumentasi pengetahuan yang ada di lingkungan sekolah.
4.3 Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan 4.3.1 Analisa Sistem yang Berjalan
A. Mendefinisikan Lingkup (Scope definition)
Dalam penelitian rancang bangun sistem ini di fokuskan batasan dan ruang lingkup pada bagian tenaga pendidik atau guru. Perancangan sistem ini mengatur bagaimana pengolahan dan penyimpanan serta pendistribusikan knowledge atau pengetahuan dari mulai proses penginputan file master data guru, penginputan dokumen yang mengandung sebuah knowledge, kegiatan belajar mengajar,
menyelesaikan sebuah kasus, proses sharing melalui forum hingga mencetak laporan yang terkait dengan sistem.
Sistem ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki guru didasari dengan teknologi pendukung yang dapat mempermudah dalam proses pendokumentasian, pengelolaan dan pendistribusian pengetahuan yang diperlukan oleh sekolah. Sistem ini akan digunakan oleh seluruh guru yang berada di lingkungan SMAN 46 Jakarta yang membutuhkan sebuah portal untuk mendokumentasikan pengetahuan yang ada ataupun sebagai tempat mencari sebuah pengetahuan yang dibutuhkan. Sistem ini akan terhubung dengan jaringan internet dan dilengkapi dengan perlengkapan seperti printer untuk mencetak laporan di masing-masing client. Sistem ini akan dikelola dan di pertanggungjawabkan penuh oleh semua guru yang mengaksesnya dan dikelola oleh bagian tata usaha SMAN 46 Jakarta.
B. Analisis Sistem (System Analysis)
Analisis sistem mempelajari suatu masalah dan mempunyai tujuan utama untuk melakukan tindakan. Terdapat tiga tahapan analisis sistem dalam metodologi RAD yang akan digunakan dalam menganalisis sistem informasi yang akan dirancang. Diantaranya adalah Analisis Masalah (Problem Analysis), Analisis Persyaratan (Requirement Analysis), dan Analisis Keputusan (Decision Analysis).
C. Analisis Masalah (Problem Analysis)
Dari hasil wawancara yang dilakukan Penulis kepada pihak-pihak terkait di SMAN 46 Jakarta maka dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang terjadi di SMAN 46 Jakarta adalah sebagai berikut:
a. Terjadi hambatan didalam usaha untuk meningkatkan kinerja guru karena kurangnya kesadaran akan pentingnya pengetahuan untuk membangun individu di dalam sekolah, sehingga sekolah harus mengeluarkan biaya ekstra untuk memberikan pelatihan-pelatihan bagi pengembangan guru.
b. Terjadi banyak kehilangan pengetahuan pada saat guru meninggalkan sekolah dalam hal ini guru tersebut pensiun atau resign. Sehingga sekolah akan mengeluarkan biaya tambahan untuk melakukan training terhadap guru baru. c. Terjadi pengulangan kesalahan pada saat menghadapi suatu situasi yang sulit,
karena tidak adanya pendokumentasian dari permasalahan yang terjadi beserta solusi, sehingga sekolah mengalami banyak kehilangan waktu, tenaga dan biaya yang seharusnya tidak terulang kembali.
d. Hasil rapat yang telah dicapai seringkali terlupakan dalam waktu yang singkat, sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil rapat tidak sesuai dengan yang diinginkan.
e. Tidak ada wadah penyimpanan dan pengelolaan semua pengetahuan bagi guru.
f. Tidak ada tempat berkomunikasi penyebaran pengetahuan untuk semua guru. g. Tidak ada wadah penyampaian ide guru yang berguna bagi sekolah.
Secara visual, proses Sistem Manajemen Pengetahuan SMAN 46 Jakarta yang berjalan dapat dilihat Gambar 4.3 dibawah ini.
Guru SMAN 46
3. GuruBertemu Pegawai tatausaha
Guru SMAN 46Jakarta 1. Guru Membutuhkan
File Dokumen knowlede guru
5.Guru Mendapatkan file dokumen knowledge guru
yang dibutuhkan
Database Tata Usaha SMAN 46 Jakarta 9. Pegawai Tata Usaha Menyimpan ke dalam database
4. Pegawai tata usaha Mengambil file database
yang dibutuhkan guru
2. Guru Mendatangi bagian tata usaha
Tata Usaha SMAN 46 Jakarta
6. Guru Ingin menyimpan File Dokumen knowledge guru Bagian Tata
Usaha 7. Guru mendatangi
Bagian tata usaha
8. Guru bertemu Pegawai tatausaha
Gambar 4.3 Rich Picture KMS SMAN 46 Jakarta yang Sedang Berjalan Penjelasan dari Rich Picture di atas adalah sebagai berikut:
10.Guru membutuhkan file dan dokumen knowledge guru
11.Guru mendatangi bagian tata usaha untuk mendapatkan file dan dokumen knowledge guru.
12.Guru bertemu pegawai tata usaha menanyakan file dan dokumen yang dibutuhkan.
13.Pegawai tata usaha mengambil file dan dokumen yang dibutuhkan guru dalam database yang tersedia.
14.Guru telah mendapatkan file dan dokumen yang dibutuhkan. 15.Guru ingin menyimpan file dan dokumen knowledge guru.
16.Guru mendatangi bagian tata usaha.
17.Guru bertemu pegawai tata usaha dengan menyerahkan file dan dokumen knowledge untuk disimpan.
18.Pegawai tata usaha menyimpan file dan dokumen knowledge guru yang diterima dari guru.
D. Analisis Persyaratan (Requirement Analysis)
Tahap ini adalah fase yang sangat penting dalam sebuah pengembangan sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan-persyaratan sistem manajemen pengetahuan yang mendukung aktifitas pendokumentasian dan pendistribusian pengetahuan di SMAN 46 Jakarta.
Reqiurements yang ada akan dibagi menjadi 2 (dua) bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirements yaitu aktifitas dan servis yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih memuaskan. Berikut adalah requirements dari Sistem Manajemen Pengetahuan SMAN 46 Jakarta:
a. Functional Requirement
Sistem yang dirancang harus mempunyai functional requirements sebagai berikut:
1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di sekolah.
2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge.
3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti fasilitas forum (discussion board) sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya.
4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing knowledge.
5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di sekolah sehingga dapat dikembangkan dan digunakan di sekolah.
b. Nonfunctional Requirement
Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1 Nonfunctional Requirement
Jenis Kebutuhan Penjelasan
Model tampilan (Performance)
Mengefisienkan waktu proses pendokumentasian pengetahuan di SMAN 46 Jakarta.
Mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaklengkapan data.
Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan oleh user.
Model Penyimpanan Data (Information)
Melakukan penyimpanan data kegiatan belajar mengajar berupa data guru, knowledge dokumen, knowledge hasil belajar, knowledge dari eksternal dan mapping knowledge yang terintegrasi dengan database.
Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant.
Mencegah hilangnya pengetahuan yang selama ini disebabkan karena penyimpanan pengetahuan dilakukan manual dengan menggunakan kertas.
Memudahkan penyajian laporan dengan pembuatan fitur cetak laporan.
Data terdokumentasi dan terstruktur.
Model Segi Ekonomi (Economic)
Mengurangi Biaya yang disebabkan penyediaan media penyimpanan pengetahuan yang masih berupa kertas.
Meningkatkan pelayanan terhadap siswa dengan telah siapnya kinerja guru sehingga
tercapai kepuasan siswa yang berdampak pada peningkatan hasil kemampuan siswa.
Model Pengontrolan Sistem (Control)
Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyimpanan pengetahuan.
Seluruh guru berperan aktif dalam pelaksanaan entry pengetahuan dan jalannya aktifitas dalam sistem.
Model Efisiensi Sistem (Eficiency)
Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses penginputan dokumen.
Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses pelaporan.
Model Pelayanan Sistem (Service)
Menghasilkan pengetahuan yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi.
Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem.
E. Analisis Keputusan (Decision Analysis)
Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan dan persyaratan akan kebutuhan sistem yang diinginkan, maka fase selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen
dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan:
1. Data Guru
Proses pendokumentasian seluruh data guru yang ada ke dalam satu database yang mencakup semua data dan informasi yang berkaitan dengan guru tersebut mulai dari data diri guru sampai dengan data pengalaman kerja guru. 2. Pencetakan
Sebagian data master dapat digunakan sebagai bahan untuk mencetak report hasil belajar dan report knowledge yang ada di sekolah.
3. Dokumentasi
Dalam sistem informasi ini data-data dimanfaatkan sebagai bahan dokumentasi terhadap pengetahuan yang dimiliki guru lewat fitur dokumentasi pengetahuan.
4. User
Dalam penggunaannya fungsi-fungsi dalam sistem informasi ini dioperasikan oleh seluruh guru.
Di dalam sistem lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi berbentuk web application, dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi objek. Sistem usulan dirancang dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language), dan pemrograman berorientasi objek yang digunakan dalam mengimplementasikan sistem ini adalah PHP.
4.3.2 Analisa Kebutuhan Sistem
Dari permasalahan tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai kebutuhan sistem yang diperlukan, antara lain:
1. Sistem yang akan dibangun mampu untuk melakukan proses pendokumentasian terhadap knowledge yang ada di sekolah.
2. Sistem yang akan dibangun diharapkan mampu untuk membantu user dalam mengelola knowledge yang ada, yaitu menambah knowledge, memperbarui knowledge, menghapus knowledge dan mengkategorikan knowledge.
3. Sistem diharapkan menyediakan fasilitas komunikasi antar user, seperti fasilitas forum (discussion board) sebagai wadah untuk berdiskusi, bertukar knowledge dan sebagainya.
4. Sistem diharapkan dapat menjadi wadah bagi user untuk proses sharing knowledge.
5. Sistem dapat membantu untuk memetakan knowledge yang ada pada masing-masing individu yang ada di sekolah sehingga dapat dikembangkan dan digunakan di sekolah.
4.3.3 Rekomendasi Sistem Usulan
Dari uraian permasalahan yang ditemui di SMAN 46 Jakarta, penulis mengusulkan untuk membangun sebuah Sistem Manajemen Pengetahuan sekolah yang berbasis web yang dapat menyimpan pengetahuan yang berhubungan dengan guru serta menyediakan fasilitas-fasilitas untuk memudahkan pertukaran pengetahuan guru di lingkungan SMAN 46 Jakarta.
Sistem ini diharapkan mampu untuk membantu dalam proses memperoleh pengetahuan, penyimpanan, dan pendistribusian pengetahuan antar guru yang mendukung proses kegiatan pada Sekolah. Adapun deskripsi sistem yang akan dibangun antara lain :
a. Menyediakan fasilitas untuk memberikan informasi mengenai berita dan peristiwa yang berkaitan dengan SMAN 46 Jakarta.
b. Sistem dibuat secara online dengan berbasis web sehingga dapat diakses oleh para guru yang memiliki hak dan kewenangan untuk melihat dan mendapatkan pengetahuan.
c. Menyediakan fasilitas untuk mendapatkan pengetahuan dengan mengunduh file yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Sistem ini menyediakan fasilitas dalam pertukaran pengetahuan dan media komunikasi antar guru di lingkungan SMAN 46 Jakarta.
Sistem Manajemen Pengetahuan SMAN 46 Jakarta
4. Melakukan Maintenance dan Monitoring
Guru SMAN 46 Jakarta
Admin
1. cek ketersediaan pengetahuan dengan searching pada laman yang disediakan
2. jika dalam cek ketersediaan ada maka guru akan mendapatkan file dokumen yang dibutuhkan dengan
mendownload, jika tidak ada konfirmasi ke admin
TU SMAN 46 Jakarta
3. Melakukan pengelolaan dokumen pengetahuan, di dalam sistem.
Penjabaran dari Rich Picture rekomendasi sistem usulan di atas adalah sebagai berikut:
1. Guru membutuhkan pengetahuan guru dengan masuk ke dalam sistem manajemen pengetahuan SMAN 46 sesuai dengan id dan password login masing – masing untuk mengecek ketersediaan pengetahuan, dengan searching pada laman yang disediakan.
2. Saat pengecekan ketersediaan ada maka guru akan mendapat pengetahuan dengan download, jika tidak ada konfirmasi ke admin.
3. Pegawai tata usaha melakukan pengelolaan pengetahuan , memasukan, menghapus, menyimpan dan mendistribusikan pengetahuan di dalam sistem.
4. Admin melakukan maintenance dan monitoring sistem manajemen pengetahuan SMAN 46.
Tabel 4.2 Legenda Rich Picture Sistem Usulan Guru SMAN 46 Jakarta
Dokumen
Sistem manajemen pengetahuan SMAN 46 Jakarta
Tabel 4.3 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Identifikasi Knowledge
NO Deskripsi Guru Tata Usaha Keterangan
1. 2. 3. Mulai Identifikasi knowledge level struktural Identifikasi knowledge level operasional Identifikasi knowledge level behavioral SELESAI Guru Hasil identifikasi Guru Hasil identifikasi Guru Hasil identifikasi Identifikasi Knowledge
Berikut penjelasan diagram alir sistem usulan proses identifikasi knowledge: 1. Guru melakukan identifikasi knowledge level struktural.
2. Guru melakukan identifikasi knowledge level oprasional. 3. Guru melakukan identifikasi knowledge level behavioral.
Tabel 4.4 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Akuisisi Knowledge
NO Deskripsi Guru Tata Usaha Keterangan
1. 2. 3. Mulai Input dokumen pengetahuan Melihat dokumen pengetahuan
Input laporan guru
SELESAI Tata usaha Tabel dokumentasi Guru Dokumen pengetahuan Tabel dokumentasi Tata usaha Tabel laporan Akuisisi Knowledge 4. Melihat laporan guru Guru Laporan Tabel laporan
Berikut penjelasan diagram alir sistem usulan proses Akuisisi knowledge: 1. Bagian tata usaha melakukan input dokumen pengetahuan.
2. Guru melihat dokumen pengetahuan.
4. Guru melihat laporan guru.
Tabel 4.5 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Knowledge Sharing and Distrubution
MULAI
SELESAI
NO DESKRIPSI GURU TATA USAHA KETERANGAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. Tata usaha Tabel dokumentasi Guru Dokumen Pengetahuan Tabel dokumentasi Dokumen Pengetahuan Tabel dokumentasi Guru Tabel dokumentasi Guru Tabel dokumentasi Guru Dokumen Pengetahuan Tabel dokumentasi Input dokumen pengetahuan
guru
Search dokumen pengetahuan guru
Cek ketersediaan dokumen
Hasil pencarian
Lihat hasil pencarian dokumen pengetahuan
Download dokumen pengetahuan
Berikut penjelasan diagram alir sistem usulan proses knowledge sharing and distribution:
2. Guru melakukan pencarian dokumen kebutuhan. 3. Cek ketersediaan pengetahuan guru.
4. Menampilkan hasil pencarian.
5. Melihat hasil pencarian dokumen pengetahuan. 6. Download dokumen pengetahuan guru.
Tabel 4.6 Legenda Diagram Alir Sistem Usulan Memulai atau mengakhiri
sistem Pilihan percabangan
Proses Input output
Proses