BAB II LANDASAN TEORI
2.3. Pengertian Data dan Informasi
g. Pengolahan Sistem
Merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.3 Pengertian Data dan Informasi 2.3.1 Data dan Informasi
Prahasta (2005) mengatakan bahwa istilah data dan informasi seringkali digunakan secara bergantian dan saling tertukar, meskipun kedua istilah ini sebenarnya merujuk pada masing-masing konsep yang berbeda.
Menurut Kadir (2003), perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi.
2.3.2 Data
Menurut Whitten et al. (2004), data adalah fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal yang penting dalam organisasi.
Menurut Prahasta (2005), data merupakan bahasa, simbol-simbol pengganti lain yang disepakati oleh umum dalam menggambarkan objek, manusia, peristiwa, aktivitas, konsep. Singkatnya data merupakan suatu kenyataan apa adanya.
2.3.3 Informasi
Menurut Whitten et al. (2004), informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima.
Menurut Prahasta (2005), informasi adalah data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, manajer, staf atau orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005).
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whittenet al, 2004).
2.5 Knowledge Management
Knowledge management adalah pendekatan-pendekatan sistematik yang membantu mengalirkan informasi dan pengetahuan kepada orang yang tepat pada saat yang tepat agar menciptakan sebuah nilai. Menurut Paul L Tobing (2007) ada dua jenis knowledge yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge. Explicit knowledge merupakan segala bentuk knowledge yang sudah direkam dan dokumentasikan
sehingga lebih mudah untuk didistribusikan dan dikelola. Sedangkan tacit knowledge merupakan knowledge yang terletak di dalam pikiran (otak) atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya.
Knowledge management merupakan sebuah proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemilihan, pengaturan, penyaringan dan penyajian informasi dalam sebuah cara yang dapat meningkatkan pemahaman dari para pekerja dalam sebuah lingkup/area kepentingan yang spesifik (Widayana,2005). Sedangkan menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management merupakan kumpulan dari proses-proses yang dibangun di dalam perusahaan untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara serta menyebarkan knowledge yang dimiliki oleh perusahaan.
2.5.1 Konsep Dasar Pengetahuan
Sebagai pemahaman awal tentang pengetahuan, secara konseptual pengetahuan (knowledge), menurut pakar dan ahli, diformulasikan dengan berbagai rumusan yang berbeda-beda, menurut sudut pandang masing-masing pakar yang bersangkutan. Menurut Probst et al. (2000), pengetahuan adalah keseluruhan kognisi dan keterampilan yang digunakan oleh manusia untuk memecahkan masalah. Sedangkan definisi yang paling sederhana mengenai pengetahuan adalah kapasitas untuk melakukan tindakan.
2.5.2 Tingkatan Pengetahuan
Tingkatan pengetahuan digunakan dalam pemetaan dan pengelolaan knowledge di organisasi. Sesuai tingkatannya, Munir (2008) menjelaskan kategorisasi pengetahuan sesuai tingkatannya, yaitu:
Pertama, pengetahuan inti (core knowledge) adalah tingkatan dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan di mana organisasi berada. Pengetahuan jenis ini tidak menjamin keunggulan bersaing organisasi, apalagi kelangsungannya dalam jangka panjang. Namun pada persaingan organisasi sejenis diperlukan sebagai pengetahuan dasar yang tanpa pengetahuan ini organisasi tidak dapat beroperasi dengan efektif. Misalkan suatu perusahaan produsen kue kering harus mempunyai pengetahuan khusus untuk memproduksi kue kering, atau perusahaan pelatihan harus mempunyai pengetahuan dalam menyusun bahan pelatihan dan memberikan pelatihan.
Kedua, pengetahuan lanjut (advance knowledge) merupakan pengetahuan yang dimiliki oleh organisasi yang ingin mempunyai kinerja prima. Pengetahuan ini membuat organisasi bisa melakukan "serangan-serangan" dalam persaingan. Organisasi yang berada dalam satu industri mungkin mempunyai knowledge yang sama tingkat, cakupan dan kualitasnya. Namun ada pengetahuan yang spesifik yang mungkin dimiliki oleh lebih dari organisasi, mungkin pula setiap organisasi berbeda-beda. Dengan mengetahui pengetahuan yang berbeda inilah organisasi dapat melakukan diferensiasi. Misalnya untuk produsen kue kering diperlukan pula pengetahuan dalam jejaring distribusi pemasaran kue kering.
Ketiga, pengetahuan inovatif (innovative knowledge) merupakan pengetahuan yang membuat organisasi mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Bedanya dengan pengetahuan lanjut adalah pengetahuan ini melakukan diferiansiasi yang sangat berarti dibandingkan para pesaingnya. Misalnya untuk membuat kue yang lezat, mengandung kolesterol rendah, dengan penampilan menarik, dan kemasan yang unik bagi perusahaan kue kering.
2.5.3 Proses Inti Knowledge Management
Menurut Probst et al. (2000) untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang ditemui di perusahaan tersebut. Ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge management dan terkait satu dengan lainnya. Dalam proses pengidentifikasi tersebut diperlukan metode analisa yang disebut Core Proccess Knowledge Management (Proses Inti Knowledge Management). Knowledge management memiliki enam unsur proses inti :
1. Knowledge Identification
Mengidentifikasi pengetahuan eksplisit berarti menganalisa dan menggambarkan lingkungan pengetahuan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan, keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Knowledge management yang efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal serta membantu
karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan. 2. Knowledge Acquisition
Organisasiatau sekolah memasukkan bagian penting pengetahuan mereka dari sumber luar. Hubungan dengan orang tua siswa, kementerian pendidikan, dan pihak lain disadari mempunyai potensi untuk menyediakan pengetahuan yang dimana maksud potensinya adalah jarang secara penuh digunakan. Dalam upaya tersebut Sekolah melakukan berbagai macam cara agar tiap guru mampu dan memahami pengetahuan yang akan bermanfaat bagi sekolah keseluruhan.
3. Knowledge Development
Pembangunan pengetahuan adalah sebagai building block yang melengkapi perolehan pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru, produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pembangunan pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemen yang ditujukan pada cara menghasilkan kemampuan yang belum ada di dalam organisasi atau yang belum ada keberadaannya di dalam organisasi atau di luar organisasi. Secara tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam melakukan riset pasar dan membangun departemen, padahal pengetahuan penting juga dapat bersemi dari salah satu bagian dalam organisasi.
Dalam building block ini kita memeriksa cara umum yang dilakukan perusahaan dalam berhadapan dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika dipertimbangkan dari sudut pandang knowledge management, bahkan aktivitas yang dahulu dipandang sederhana seperti
proses produksi dapat dianalisa dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.
4. Knowledge Sharing and Distribution
Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan. Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar pengetahuan yang dimaksud diterima oleh orang yang bersangkutan, langkah yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual ke group atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.
5. Knowledge Utilization
Seluruh inti dari knowledge management adalah memastikan bahwa pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk keuntungan organisasi tersebut. Tetapi ada beberapa hal yang tidak menjadi penentu, yaitu identifikasi yang sukses dan distribusi pengetahuan yang penting tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan dalam aktivitasnya sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi penggunaan pengetahuan dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah yang harus diambil untuk memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan seperti hak paten atau license digunakan secara penuh.
6. Knowledge Retention
Penyimpanan informasi yang selektif, dokumen dan pengalaman membutuhkan pengaturan. Organisasi biasanya mengeluh bahwa pengaturan kembali membutuhkan biaya dan tempat dari memori mereka. Proses untuk menyeleksi, memasukkan dan secara teratur memperbaharui pengetahuan yang bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati disusun. Jika ini tidak selesai, keahlian yang berharga dapat begitu saja terbuang. Penyimpanan pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. Proses inti knowledge management akan berkembang saat penanganan pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. Proses inti knowledge management saat penanganan knowledge sebagai suatu sumber. Akan ada banyak kesulitan apabila perusahaan gagal mengimplementasikan knowledge management melalui suatu strategi.
Knowledge identification, knowledge retention, knowledge acquisition, knowledge developmennt, knowledge distibution, dan knowledge utilization merupakan suatu kesatuanyang saling terkait satu sama lain dan tidak dapat dipisahkan.
Knowledge goals dan knowledge assesment akan memperkuat konsep knowledge management serta mengubahnya menjadi suatu sistem manajemen. Knowledge goals akan mengklarifikasi arah-arah strategis dari knowledge management dan tujuan dari intervensi-intervensi khusus menjadi nyata. Sedangkan proses dari knowledge assesment akan menyediakan data-data penting bagi pengendalian strategis dari proyek-proyek knowledge management.
2.5.4 Konversi Pengetahuan
Kedua jenis pengetahuan explicit knowledge dan tacit knowledge (pengetahuan terbatinkan) merupakan jenis pengetahuan yang saling melengkapi serta berperan sangat penting dalam proses kreasi pengetahuan. Kedua jenis pengetahuan ini berinteraksi satu sama lainnya dan berubah dari satu jenis ke jenis lainnya secara dinamis. Menurut Nonaka dan Takeuchi dalam Munir (2008), interaksi dinamis antara satu bentuk pengetahuan ke bentuk lainnya disebut dengan konversi pengetahuan. Oleh Nonaka dan Takeuchi pengetahuan tersebut dapat di konversi dengan empat cara, yang disebut dengan SECI Model, yaitu: Socialization (S), Externalization (E), Combination (C) dan Internalization (I).
Gambar 2.2 SECI Model (Munir, 2008)
Model pertama, yaitu Socialization atau Sosialisasi, merupakan suatu konversi pengetahuan antara tacit ke Tacit (T -> T). Munir (2008) mengartikan istilah sosialiasi untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi tacit knowledge. Karena pengetahuan tacit (terbatinkan) sangat dipengaruhi oleh konteksnya dan sulit sekali diformalkan, maka untuk menularkan pengetahuan terbatinkan dari satu individu ke individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatan bersama atau hidup dalam lingkungan yang sama dan bisa juga tanpa menggunakan bahasa. Misalkan dengan cara meniru, mencontoh, menggunakan bahasa tubuh maupun pelatihan-pelatihan yang digunakan.
Model kedua, yaitu Externalization atau Eksternalisasi, pengubahan pengetahuan tacit ke explicit (T -> E). Menurut Sangkala (2007) proses ini terjadi melalui pengombinasian (menyortir, menambahkan, mengkategorisasikan dan dikontekstualisasikan kembali menjadi pengetahuan baru) beragam explicit
knowledge yang dimiliki oleh seseorang. Sehingga seseorang dapat mempertukarkan dan mengombinasikan pengetahuan melalui semacam satu kejadian. Dalam proses ini pengetahuan tacit diekpresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, bentuk konsep, hipotesis, diagram, model, atau prototipe sehingga dapat dengan mudah dimengerti pihak lain.
Model ketiga, Combination atau Kombinasi. Suatu proses konversi antara pengetahuan explicit ke pengetahuan explicit (E -> E). Proses ini merupakan pertukaran dan pengkombinasian melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat, percakapan telepon maupun komunikasi melalui jaringan komputer dan internet. Munir (2008) menyebutkan ada tiga proses kombinasi yang terjadi dalam praktik konversi kombinasi, yaitu:
Pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar organisasi, kemudian dikombinasikan.
Pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi organisasi.
Pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh organisasi melalui berbagai media.
Model keempat, yaitu Internalization atau Internalisasi. Suatu proses konversi antara Explicit knowledge menjadi Tacit knowledge (E->T). Pengetahuan ini juga bisa disebut dengan pembelajaran mandiri, learning by doing dari dokumen-dokumen, data, informasi maupun knowledge yang sudah didokumentasikan. Suatu
pembelajaran individu terhadap suatu pengetahuan dan kemudian menjadi pengetahuan tacit individu tersebut.
2.5.5 Pengertian Knowledge Management Systems
Menurut O’Brien (2005), knowledge management systems merupakan sistem informasi berbasis ilmu pengetahuan (knowledge) yang dapat mendukung hasil cipta (kreasi), pengaturan dan penyebaran dari ilmu pengetahuan bisnis kepada para pekerja dan manajer perusahaan.
Tidak berbeda jauh dengan definisi yang dikemukakan oleh O’Brien, Turban et al. (2001) mengemukakan bahwa knowledge management system merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung kreasi, pengaturan dan penyebaran dari ilmu pengetahuan bisnis kepada para pekerja dan manajer dalam perusahaan secara keseluruhan.
2.5.6 Parameter Knowledge Management System
Dalam mendesain Knowledge Management beberapa parameter sistem perlu dipertimbangkan yaitu: (Nawawi, 2002)
a. Ketersediaan sistem (availibility) diharapkan mendukung proses dan budaya sharing.
b. Informasi yang ada dalam Knowledge Management harus dapat dijaga keakuratannya.
c. Metode penyimpanan, index dan pencarian harus dapat dilakukan secara mudah dan hasilnya efektif.
d. Sistem sebaiknya dapat selalu terakses dengan mudah. Dalam hal ini jelas pertimbangan perangkat yang dapat mengaksesnya harus seluas mungkin.
2.5.7 Arsitektur KMS
Arsitektur KMS dirancang untuk menangkap knowledge dan memungkinkan proses knowledge management menjadi efektif dan efisien. Gambar berikut ini menjelaskan arsitektur dari Knowledge Management System pada umumnya, dan dilengkapi dengan Gambar 2.7 dengan komponen- komponen yang terdapat pada arsitektur Knowledge Management System.
Dalam aristekturnya, antar knowledge worker’s view saling berkomunikasi, berkolaborasi dan berbagi melalui knowledge portal. Knowledge repository yang berada dalam knowledge presentation layer merupakan penghubung antara knowledge portal dan knowledge management layer yang berisi proses knowledge management, proses knowledge management tersebut adalah akuisisi, perbaikan, strategi pencarian kembali, distribusi dan presentasi knowledge.
Knowledge management layer membutuhkan data untuk melakukan proses tersebut dan data tersebut diambil dari data source layer yang terdiri dari sumber eksternal, web repository, email repository, text repository, relatinal and OO database dan domain repository.