Skripsi ini diajukan sebagai syarat melaksanakan kewajiban studi Strata Satu Program Studi Sistem Informasi
Disusun oleh : SATRIO DIRGANTORO
107093002871
Dosen Pembimbing:
1. Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M. Sis 2. Elsy Rahajeng, MTI
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
ii
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh:
SATRIO DIRGANTORO
107093002871
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
v
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, 20 Mei 2014
vi
bawah bimbingan Syopiansyah Jaya Putra dan Elsy Rahajeng.
SMAN 46 Jakarta sebagai suatu instansi pendidikan yang bertugas untuk mendukung dan menyediakan pendidikan yang berkualitas guna memberi manfaat dalam mencerdaskan anak bangsa tidak terlepas dari masalah-masalah yang berkaitan dengan pengetahuan. Dalam dunia pendidikan, khususnya pada sekolah menengah atas, diperlukan pula suatu manajemen pengetahuan yang harus dimiliki oleh tenaga pendidik, hal ini dikarenakan knowledge merupakan suatu keunggulan kompetitif yang dapat membantu peningkatan kinerja serta kompetensi tiap individu dalam berbagi knowledge yang dimiliki. Masalah yang dihadapi SMAN 46 Jakarta adalah sekolah belum memiliki suatu sistem yang dapat mengatur, mengelola, mendokumentasikan, dan menyebarkan knowledge dengan baik dan terstruktur. Untuk mengatasinya dibutuhkan sistem yang mampu mengelola pengetahuan mulai dari proses akuisisi pengetahuan, penyimpanan pengetahuan dan penyebaran pengetahuan. Dalam hal inilah Knowledge Management System dapat berfungsi untuk membantu tenaga pendidik dalam mengumpulkan pengetahuan serta berbagi pengetahuan yang dimiliki, agar tacit dan explicit knowledge yang dimiliki tiap individu tenaga pendidik dapat terkelola dengan baik dan sekolah bisa menjadi organisasi pembelajar. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode RAD (Rapid Application Development) denganUML (Unified Modeling Language) sebagai tools pengembangannya. Sedangkan pembuatan aplikasinya sendiri menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan dan MySQL untuk pengolahan databasenya. Penelitian ini menghasilkan sistem knowledge management berbasis web yang dapat mengumpulkan, identifikasi, menyimpan, mengelola dan menyebarkan pengetahuan yang ada di SMAN 46 Jakarta, sehingga dapat membantu guru SMAN 46 Jakarta dalam proses pembelajaran untuk dapat meningkatkan kemampuan atau kompetensi para guru.
Kata Kunci: Rancang bangun, Knowledge management System, SMAN 46 Jakarta, Rapid Application Development, Unified Modeling Language, PHP, MySQL.
V Bab + 294 Halaman + xxi Halaman + 120 Gambar + 54 Tabel + Pustaka + Lampiran
vii
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga penyusunan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Shalawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada suri tauladan umat, Rasulullah Muhammad SAW.
Penyusunan skripsi ini adalah salah satu syarat untuk memenuhi kelulusan pada Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta Jurusan Sistem Informasi. Dengan judul skripsi ini adalah ”Rancang
Bangun Knowledge Management System Berbasis Web pada Sekolah Menengah Atas Negeri (SMAN) 46 Jakarta”.
Dalam penyusunan skripsi ini, telah banyak bimbingan dan bantuan yang didapatkan baik dari segi moral maupun segi material dari berbagai pihak. Olehkarena itu, pada kesempatan ini mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak DR. Agus Salim, M.Si, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Zulfiandri, MMSI, selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
viii
5. Bapak Sarip Hidayatuloh, MMSI dan Bapak Nur Gunawan, MBA selaku dosen penguji yang telah menguji hasil penelitian agar menjadi lebih sempurna.
6. Drs. Satiry Satar, selaku Kepala SMAN 46 Jakarta ,yang telah memberikan waktu luangnya, data dan informasi yang bermanfaat.
7. Kedua Orang Tuaku Tercinta, dan saudara-saudaraku terima kasih atas doa dan dukungannya.
8. Teman-temanku semua, khususnya Ricca, Triadi, Anas, Rangga, Aldy, teman-teman SIC dan seluruh mahasiswa/i Sistem Informasi angkatan 2007. Terima kasih atas semangat, dukungan dan masukannya yang membantu demi selesainya skripsi ini.
Penyusunan skripsi ini masih terdapat kekurangan, dan jauh dari sempurna sehingga saran dan kritik yang berguna dari pembaca dapat disampaikan melalui
e-mail satrio.dirgantoro@yahoo.com. Akhir kata semoga skripsi ini dapat memberikan sedikit wacana dan bermanfaat bagi kita semua.
Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Jakarta, 20 Mei 2014
ix
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI ... iii
LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ... iv
PERNYATAAN ... v
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR TABEL ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 7
1.3. Batasan Masalah ... 7
1.4. Tujuan Penelitian ... 8
1.5. Manfaat Penelitian ... 9
1.6. Metodologi Penelitian ... 9
1.7. Sistematika Penulisan ... 11
BAB II LANDASAN TEORI ... 13
2.1. Pengertian Rancang Bangun ... 13
2.1.1. Pengertian Rancang ... 13
x
2.2.1. Karakteristik Sistem ... 14
2.3. Pengertian Data dan Informasi ... 16
2.3.1. Data dan Informasi ... 16
2.3.2. Data ... 16
2.3.3. Informasi ... 17
2.4. Pengertian Sistem Informasi ... 17
2.5. Knowledge Management ... 17
2.5.1. Konsep Dasar Pengetahuan ... 18
2.5.2. Tingkatan Pengetahuan ... 19
2.5.3. Proses Inti Knowledge Management ... 20
2.5.4. Konversi Pengetahuan ... 24
2.5.5. Pengertian Knowledge Management System ... 27
2.5.6. Parameter Knowledge Management System ... 27
2.5.7. Arsitektur KMS ... 28
2.6. Manajemen Pengetahuan Sekolah ... 29
2.7. Metodologi Penelitian ... 33
2.7.1. Metodologi Pengumpulan Data ... 34
2.7.2. Metodologi Analisis dan Perancangan Sistem ... 38
2.7.2.1. Analisis Sistem ... 38
2.7.2.2. Perancangan Sistem ... 39
2.7.3. Rich Picture ... 40
xi
2.9. Pengertian OOD (Object Oriented Design) ... 47
2.10. Syarat-syarat dan Tahap Pengembangan ... 47
2.11. Unified Modelling Language (UML) ... 67
2.11.1. UML Diagram ... 68
2.11.1.1. Class Diagram ... 68
2.11.1.2. Mapping Object to an RDBMS Format ... 71
2.11.1.3. Sequence Diagram ... 74
2.11.1.4. Use Case Diagram ... 76
2.11.1.5. Activity Diagram ... 80
2.12. MySQL ... 81
2.13. CRUD Matrix... 83
2.14. World Wide Web (www) ... 84
2.15. Hypertext Transfer Protocol (HTTP) ... 84
2.16. Hypertext Markup Language (HTML) ... 84
2.15.5. PHP ... 85
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 87
3.1. Metode Pengumpulan Data... 87
3.1.1. Observasi ... 87
3.1.2. Wawancara ... 87
3.1.3. Studi Pustaka ... 88
xii
BAB IV KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEKOLAH ... 94
4.1. Analisa Profil Sekolah ... 94
4.1.1. Sejarah Sekolah ... 94
4.1.2. Logo Sekolah ... 95
4.1.3. Visi dan Misi Sekolah ... 95
4.1.3.1. Visi Sekolah ... 95
4.1.3.2. Misi Sekolah ... 96
4.1.4. Struktur Organisasi ... 96
4.1.5. Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan ... 96
4.1.5.1. Kepala Sekolah ... 96
4.1.5.2. Guru ... 98
4.1.5.3. Tata Usaha ... 99
4.1.5.4. Wakil Bidang Kurikulum ... 100
4.1.5.5. Wakil Bidang Kesiswaan ... 103
4.1.5.6. Wakil Bidang Humas ... 104
4.1.5.7. Wakil Bidang Sarana Prasarana... 105
4.2. Analisa Building Blocks Knowledge Management ... 107
4.2.1. Knowledge Identification ... 107
4.2.1.1. Level Struktural ... 107
4.2.1.2. Level Fungsional atau Operasional ... 108
4.2.1.3. Level Behavioural ... 108
xiii
4.2.6. Knowledge Retention ... 110
4.2.7. Knowledge Goals ... 111
4.3. Analisa Sistem Manajemen Pengetahuan ... 112
4.3.1. Analisa Sistem yang Berjalan ... 112
4.3.2. Analisa Kebutuhan Sistem ... 121
4.3.3. Rekomendasi Sistem Usulan ... 121
4.4. Pemetaan Fitur Sistem Usulan ... 127
4.5. Penjelasan Fitur Sistem Usulan ... 131
4.6. Perancangan (Workshop Design) ... 135
4.6.1. Desain Proses ... 135
4.6.1.1. Use Case Diagram ... 135
4.6.1.2. Activity Diagram ... 152
4.6.1.3. Sequence Diagram ... 168
4.6.2. Desain Input/Output... 176
4.6.2.1. Desain Input... 176
4.6.2.2. Desain Output ... 179
4.6.3. Desain Database ... 182
4.6.3.1. Objek Potensial ... 182
4.6.3.2. Class Diagram ... 184
4.6.3.3. Mapping Database... 184
4.6.3.4. Matriks CRUD ... 189
xiv
4.6.4.2. Perancangan Interface ... 202
4.7. Implementation ... 203
4.7.1. Coding (Pengkodean) ... 20
4.7.2. Testing (Pengujian) ... 203
BAB V PENUTUP ... 204
5.1. Simpulan ... 204
5.2. Saran ... 205
DAFTAR PUSTAKA ... 206
LAMPIRAN I ... xxi
LAMPIRAN II ... xxiv
xv
Gambar 2.1 Building Blocks dari Knowledge Management ... 23
Gambar 2.2 SECI Model ... 25
Gambar 2.3 Arsitektur Knowledge Management System ... 28
Gambar 2.4 Rich Picture ... 41
Gambar 2.5 Fase RAD Martin ... 43
Gambar 2.6 Contoh Kasus KMS dalam Class Diagram ... 70
Gambar 2.7 Contoh Mapping dari Class Diagram ke RDBMS Tabel ... 73
Gambar 2.8 Contoh Sequence Diagram Login ... 75
Gambar 2.9 Notasi Aktor ... 77
Gambar 2.10 Notasi Use Case ... 77
Gambar 2.11 Notasi Interaction ... 77
Gambar 2.12 Contoh Use Case Diagram ... 78
Gambar 2.13 Contoh Activity Diagram ... 81
Gambar 3.1 Kerangka Berpikir ... 93
Gambar 4.1 Logo Sekolah... 95
Gambar 4.2 Struktur Organisasi SMAN 46 Jakarta ... 96
Gambar 4.3 Rich Picture KMS SMAN 46 Jakarta yang Sedang Berjalan ... 115
Gambar 4.4 Rich Picture Rekomendasi Sistem Usulan ... 122
Gambar 4.5 Use Case Diagram ... 138
Gambar 4.6 Activity Diagram Register ... 152
Gambar 4.7 Activity Diagram Login ... 153
xvi
Gambar 4.12 Activity Diagram View Studi Kasus ... 158
Gambar 4.13 Activity Diagram Input Studi Kasus ... 159
Gambar 4.14 Activity Diagram View Laporan ... 160
Gambar 4.15 Activity Diagram Input Laporan ... 161
Gambar 4.16 Activity Diagram View Dokumentasi Pengetahuan ... 162
Gambar 4.17 Activity Diagram Input Dokumentasi Pengetahuan ... 163
Gambar 4.18 Activity Diagram Pesan ... 164
Gambar 4.19 Activity Diagram View Informasi ... 165
Gambar 4.20 Activity Diagram Input Informasi ... 166
Gambar 4.21 Activity Diagram Search ... 167
Gambar 4.22 Activity Diagram Logout ... 168
Gambar 4.23 Sequence Diagram Login ... 168
Gambar 4.24 Sequence Diagram Data Guru... 169
Gambar 4.25 Sequence Diagram Input Forum Diskusi ... 170
Gambar 4.26 Sequence Diagram Input Studi Kasus ... 171
Gambar 4.27 Sequence Diagram Input Laporan... 172
Gambar 4.28 Sequence Diagram Input Dokumentasi Pengetahuan ... 173
Gambar 4.29 Sequence Diagram Pesan ... 174
Gambar 4.30 Sequence Diagram Input Informasi ... 175
Gambar 4.31 Sequence Diagram Search ... 175
Gambar 4.32 Form Input Guru ... 176
xvii
Gambar 4.37 Form Input Informasi ... 179
Gambar 4.38 Form Output Studi Kasus ... 180
Gambar 4.39 Form Output Laporan ... 180
Gambar 4.40 Form Output Dokumentasi Pengetahuan ... 181
Gambar 4.41 Class Diagram Manajemen pengetehauan ... 184
Gambar 4.42 Mapping Database ... 185
Gambar 4.43 Penjabaran Mapping Class Pegawai ... 186
Gambar 4.44 Penjabaran Mapping Class Laporan ... 187
Gambar 4.45 Penjabaran Mapping Class Diskusi... 187
Gambar 4.46 Penjabaran Mapping Class Berita ... 188
Gambar 4.47 Penjabaran Mapping Class Pengumuman ... 188
Gambar 4.48 Schema Database ... 192
Gambar 4.49 Struktur Menu Admin ... 200
Gambar 4.50 Struktur Menu Tata Usaha ... 201
Gambar 4.51 Struktur Menu Guru ... 201
xviii
Tabel 2.1 Studi Literatur Sejenis ... 36
Tabel 2.2 Notasi Class Diagram ... 69
Tabel 2.3 Notasi Sequence Diagram ... 74
Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram... 80
Tabel 2.5 Contoh Data to Location CRUD Matrix... 83
Tabel 3.1 Studi Literatur Sejenis ... 89
Tabel 4.1 Nonfunctional Requirement ... 117
Tabel 4.2 Legenda Rich Picture Sistem Usulan... 123
Tabel 4.3 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Identifikasi Knowledge ... 124
Tabel 4.4 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Akuisisi Knowledge ... 125
Tabel 4.5 Diagram Alir Sistem Usulan Proses Sharing and Distribution ... 126
Tabel 4.6 Legenda Diagram Alir Sistem Usulan ... 127
Tabel 4.7 Pemetaan Fitur Aplikasi Sistem Manajemen Pengetahuan Usulan .... 127
Tabel 4.8 Identifikasi Aktor ... 135
Tabel 4.9 Identifikasi Use Case ... 136
Tabel 4.10 Use Case Narrative Register ... 139
Tabel 4.11 Use Case Narrative Login ... 139
Tabel 4.12 Use Case Narrative View Data Guru ... 140
Tabel 4.13 Use Case Narrative Input Data Guru ... 141
Tabel 4.14 Use Case Narrative View Forum Diskusi ... 142
Tabel 4.15 Use Case Narrative Input Forum Diskusi ... 142
xix
Tabel 4.20 Use Case Narrative View Dokumentasi Pengetahuan ... 147
Tabel 4.21 Use Case Narrative Input Dokumentasi Pengetahuan ... 147
Tabel 4.22 Use Case Narrative Pesan ... 148
Tabel 4.23 Use Case Narrative View Informasi ... 149
Tabel 4.24 Use Case Narrative Input Informasi ... 150
Tabel 4.25 Use Case Narrative Search ... 151
Tabel 4.26 Use Case Narrative Logout ... 151
Tabel 4.27 Output Data Guru ... 179
Tabel 4.28 Output Forum Diskusi ... 181
Tabel 4.29 Identifikasi Objek Potensial ... 182
Tabel 4.30 Objek yang Diusulkan ... 183
Tabel 4.31 Matriks CRUD ... 189
Tabel 4.32 Tabel User ... 193
Tabel 4.33 Tabel Pegawai ... 193
Tabel 4.34 Tabel Jabatan... 194
Tabel 4.35 Tabel Laporan ... 194
Tabel 4.36 Tabel Jenis_laporan... 195
Tabel 4.37 Tabel Diskusi ... 195
Tabel 4.38 Tabel Komentar... 196
Tabel 4.39 Tabel Dokumentasi ... 196
Tabel 4.40 Tabel Berita ... 197
1
1.1 LATAR BELAKANG
Perkembangan teknologi dewasa ini telah menjangkau hampir semua elemen dalam kehidupan manusia tidak terkecuali dalam dunia pendidikan. Perkembangan teknologi juga berdampak pada persaingan institusi pendidikan atau sekolah untuk mewujudkan kualitas pendidikan yang tinggi. Pendidikan merupakan kunci utama dalam kehidupan untuk mencapai semua tujuan yang diinginkan. Dengan meningkatnya kualitas pendidikan maka akan meningkat pula kemampuan sumber daya manusia yang ada dalam meningkatkan taraf hidup yang dimilikinya.
menciptakan, memelihara, dan mengembangkan suasana sekolah yang menyenangkan sebagai lingkungan belajar yang efektif dan efisien bagi peserta didik. Untuk menciptakan tujuan tersebut, dinas pendidikan nasional membuat suatu standar nasional pendidikan yang tertuang dalam peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005 tentang standar nasional pendidikan, meliputi: standar isi, standar proses, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penilaian pendidikan, standar sarana dan prasarana, standar kompetensi lulusan serta standar pendidik dan tenaga kependidikan.
Internet telah sangat membantu dalam pencarian ataupun pertukaran data dan informasi baik di dalam maupun luar organisasi. Berbagai jenis organisasi telah memakai internet untuk menunjang pertukaran data dan informasi yang mereka miliki. Dengan sebuah website maka sebuah perusahaan akan dapat menambah atau membagi informasi yang mereka miliki. Saat ini penggunaan internet oleh sebuah organisasi tidak hanya mengacu pada pencarian informasi, namun mengarah pada kebutuhan pencarian pengetahuan (knowledge) karena pengetahuan dianggap sebagai sebuah sumber atau asset yang mempunyai peranan penting.
suatu kekuatan dalam institusi sehingga institusi memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola knowledge tersebut. Hal ini melahirkan suatu sistem yang disebut knowledge management yang merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi sehingga knowledge mudah digunakan kapan pun dipelukan oleh siapa saja dengan tingkat otoritas dan kompetensinya.
Knowledge management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basis data, kebijakan dan prosedur lengkap beserta informasi tentang pengalaman, keahlian dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi. Pengelolaan sistem knowledge management ditujukan agar perusahaan menjadi selalu kreatif, inovatif serta efisien sehingga mempunyai daya saing yang tinggi untuk jangka waktu yang panjang (Widayana, 2005).
Sedangkan menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management merupakan kumpulan dari proses-proses yang dibangun di dalam perusahaan untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara serta menyebarkan knowledge yang dimiliki oleh perusahaan.
Knowledge management menurut Harvard College (Santoso, 2002) adalah suatu proses terformat dan terarah dalam mencerna informasi yang telah dimiliki suatu perusahaan dan mencari apa yang dibutuhkan masing-masing individu di dalam perusahaan tersebut untuk kemudian memfasilitasinya agar mudah diakses dan selalu tersedia saat dibutuhkan.
Saat ini sering dijumpai masalah pada berbagai jenis organisasi ataupun instansi yang berupa ketiadaan ataupun sulitnya menemukan pengetahuan disaat dibutuhkan. Untuk mengatasi hal tersebut salah satunya membangun sebuah sistem manajemen pengetahuan.
Dalam dunia pendidikan, khususnya pada sekolah menengah atas, dibutuhkan suatu manajemen pengetahuan yang harus dimiliki oleh guru, karena dengan adanya knowledge para guru dapat meningkatkan kinerja dan kompetensi yang dimiliki.
pengembangan diberbagai sektor seperti kualitas pendidikan, fasilitas-fasilitas, dan tentunya pengembangan teknologi informasi yang akan meningkatkan mutu sekolah.
Mengolah dan mengelola pengetahuan merupakan salah satu cara meningkatkan aset dunia pendidikan. Dengan pengelolaan pengetahuan yang baik maka akan tercipta pula individu yang berkompetensi tinggi, sebaliknya ketika pengelolaan pengetahuan buruk maka akan terjadinya ketidakseimbangan kompetensi yang dimiliki oleh tiap individu, baik di lingkungan sekolah maupun di luar lingkungan sekolah.
Dalam dunia pendidikan, khususnya pada sekolah menengah atas, diperlukan pula suatu manajemen pengetahuan yang harus dimiliki oleh tenaga pendidik, hal ini dikarenakan knowledge merupakan suatu keunggulan kompetitif yang dapat membantu peningkatan kinerja serta kompetensi tiap individu dalam berbagi knowledge yang dimiliki. Dengan mengelola pengetahuan tidak hanya meningkatkan pengetahuan seluruh organisasi, namun juga meningkatkan kualitas pengetahuan di dalamnya.
muda memiliki explicit maupun tacit knowledge yang tidak dimiliki guru tua, salah satunya tentang cara mengajar yang lebih terkini dalam menghadapi remaja masa kini yang tentunya mempunyai sikap, sifat, maupun pola pikir yang berbeda dengan murid sepuluh atau belasan tahun yang lalu.
Saat ini yang menjadi permasalahannya adalah kurangnya komunikasi yang baik antara dua generasi tersebut sehingga tidak adanya sebuah pertukaran pengetahuan yang akan saling menguntungkan. Tidak adanya komunikasi tersebut diakibatkan oleh perbedaan zaman antara guru tua dan muda yang menyebabkan perbedaan gaya bahasa yang membuat tidak nyaman dalam berkomunikasi ataupun keengganan guru-guru dalam menanyakan langsung untuk bertukar pengetahuan. Masalah yang lain adalah pihak sekolah membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian kembali dokemen (hard copy) yang disimpan ketika dibutuhkan untuk menambah pengetahuan.
Dalam hal inilah KM dapat berfungsi untuk membantu tenaga pendidik dalam mengumpulkan pengetahuan serta berbagi pengetahuan yang dimiliki, agar tacit dan explicit knowledge yang dimiliki tiap individu tenaga pendidik dapat terkelola dengan baik dan sekolah bisa menjadi organiasi pembelajar.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka identifikasi permasalahan penelitian ini adalah:
1. Sulitnya melakukan proses pengumpulan kembali pengetahuan yang sebelumnya telah dimiliki.
2. Pihak sekolah membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian kembali dokumen (hardcopy) yang disimpan.
3.
Terdapat perbedaan standar kompetensi para guru yang menyebabkanmenurunnya kualitas pelayanan pendidikan.
4. Kurangnya komunikasi antara guru yunior dan senior sehingga tidak terjadi pertukaran pengetahuan.
Berdasarkan permasalahan tersebut, perumusan masalah pada penelitian ini adalah “Bagaimana Rancang Bangun knowledge management system yang dapat memecahkan masalah sekolah dalam mengelola pengetahuan pada tiap individu tenaga pendidik di sekolah?”
1.3 BATASAN MASALAH
Agar permasalahan dapat lebih fokus dan mudah dipahami maka permasalahan dibatasi pada beberapa hal, yaitu:
2. Hanya membahas proses manajemen pengetahuan guru. Mulai dari identifikasi pengetahuan, akuisisi pengetahuan, pembagian dan penyebaran pengetahuan, penerapan pengetahuan, dan penyimpanan pengetahuan.
3. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan yaitu Rapid Aplication Development (RAD), dan dilakukan pengujian sistem dengan menggunakan blackbox testing.
4. Alat bantu (tools) yang digunakan sebagai pendeskripsian dan desain sistem digunakan Unified Modelling Language (Use Case Diagram, Activity Diagram dan Sequence Diagram), PHP sebagai alat pengkodean, MySQL dipakai sebagai database dan PHPMyAdmin untuk pengelolaan database.
1.4 TUJUAN PENELITIAN
Tujuan umum dari penelitian ini adalah menghasilkan rancang bangun Knowledge Management System berbasis web pada SMAN 46 Jakarta. Sedangkan tujuan khusus dari penelitian ini adalah menghasilkan:
1. Menganalisis proses identifikasi pengetahuan, akuisisi pengetahuan, pembagian dan penyebaran pengetahuan, penerapan pengetahuan, dan penyimpanan pengetahuan.
3. Membangun aplikasi manajemen pengetahuan yang mudah digunakan oleh sekolah untuk mengumpulkan, menyimpan dan berbagi pengetahuan yang dimiliki guru.
4. Menampilkan dokementasi pengetahuan yang dimiliki oleh guru.
1.5 MANFAAT PENELITIAN
Manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah:
1. Meningkatkan efisien waktu dalam pengelolaan pengetahuan yang dimiliki guru. 2. Diharapkan dapat mempermudah para guru dalam mengolah dan mendapatkan
pengetahuan kompetensi yang dibutuhkan.
3. Bagi peneliti dapat memberikan pemahaman lebih dalam mengenai proses perancangan suatu aplikasi di bidang knowledge management sekolah.
4. Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya mengenai Knowledge Management System berbasis web.
1.6 METODOLOGI PENELITIAN
1. Observasi
Observasi (observation) merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya (Jogiyanto, 2008). 2. Wawancara
Wawancara (interview) adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden (Jogiyanto, 2008).
3. Studi pustaka
Dilakukan dengan membaca buku-buku yang berkaitan dengan materi penelitian (Jogiyanto, 2008).
Sedangkan metode pengembangan sistem yang digunakan dalam merancang sistem manajemen pengetahuan ini adalah metode perancangan sistem dengan Rapid Application Development (RAD) dan berorientasi objek (OOAD) serta menggunakan tools UML (Unified modelling Language) (Whitten et al, 2004), dan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan database MySQL.
1. Requirement Planning (Perencanaan Kebutuhan)
Pada tahap ini, user dan analyst mengadakan pertemuan untuk melakukan identifikasi tujuan dari aplikasi atau sistem dan melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai tujuan.
2. Workhop Design (Proses Desain)
Pada tahap ini adalah melakukan proses desain dan melakukan perbaikan-perbaikan apabila masih terdapat ketidaksesuaian desain antara user dan analyst. Keaktifan user yang terlibat sangat menentukan untuk mencapai tujuan, karena user bisa langsung memberikan komentar apabla terdapat ketidaksesuaian pada desain. 3. Implementation (Implementasi)
Setelah program selesai, baik itu sebagian maupun secara keseluruhan, maka dilakukan proses pengujian terhadap program tersebut apakah terdapat kesalahann atau tidak sebelum diaplikasikan pada suatu organisasi.
1.7 SISTEMATIKA PENULISAN
Dalam penyusunan skrispsi ini sistematika penulisan terbagi dalam 5 (lima) bab. Berikut merupakan gambaran umum mengenai pokok pembahasan yang akan dibahas pada tiap-tiap bab:
BAB I PENDAHULUAN
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan teori-teori yang relevan dalam rancang bangun knowledge management, metode pengembangan sistem dan mendefinisikan tools yang diperoleh dari berbagai sumber yang menjadi landasan dan penulisan skripsi ini.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini membahas metode penelitian yang digunakan dalam pengumpulan data dan metode dalam pengembangan sistem. Bab ini membahas lebih rinci tentang metode pengumpulan data, metode pengembangan sistem, metode analisa yang digunakan serta adanya kerangka penelitian dari penelitian yang dilakukan pada SMAN 46 Jakarta.
BAB IV KNOWLEDGEMANAGEMENTSYSTEM SEKOLAH
Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang organisasi, sejarah dan struktur organisasi SMAN 46 Jakarta. Bab ini juga berisi analisa permasalahan, analisa kebutuhan sistem, dan perancangan sistem yang diusulkan.
BAB V PENUTUP
13
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Rancang Bangun 2.1.1 Rancang
Perancangan merupakan salah satu hal yang penting dalam membuat program. Adapun tujuan dari perancangan ialah untuk memberi gambaran yang jelas lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik yang terlibat. Perancangan harus berguna dan mudah dipahami sehingga mudah digunakan.
Perancangan adalah Sebuah Proses untuk mendefinisikan sesuatu yang akan dikerjakan dengan menggunakan teknik yang bervariasi serta di dalamnya melibatkan deskripsi mengenai arsitektur serta detail komponen dan juga keterbatasan yang akan dialami dalam proses pengerjaanya.
Menurut Pressman (2009) perancangan atau rancang merupakan serangkaian prosedur untuk menterjemahkan hasil analisa dan sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan dengan detail bagaimana komponen-komponen sistem di implementasikan.
2.1.2 Bangun
Jadi dapat disimpulkan bahwa Rancang Bangun adalah penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Dengan demikian pengertian rancang bangun merupakan kegiatan menerjemahkan hasil analisa ke dalam bentuk paket perangkat lunak kemudian menciptakan sistem tersebut atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
2.2 Sistem
Menurut Turban dan Aronson (2005), sistem adalah kumpulan objek seperti orang, sumber daya, konsep dan prosedur yang dimaksudkan untuk melakukan suatu fungsi yang dapat diidentifikasi atau untuk melayani suatu tujuan.
Menurut Prahasta (2005), sistem adalah sekumpulan objek, ide, berikut saling keterhubungannya (inter-relasi) dalam mencapai tujuan atau sasaran bersama.
2.2.1 Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2005), Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu:
a. Komponen Sistem
b. Batasan Sistem
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
e. Masukan Sistem
Merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.
f. Keluaran Sistem
g. Pengolahan Sistem
Merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna.
h. Sasaran Sistem
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
2.3 Pengertian Data dan Informasi 2.3.1 Data dan Informasi
Prahasta (2005) mengatakan bahwa istilah data dan informasi seringkali digunakan secara bergantian dan saling tertukar, meskipun kedua istilah ini sebenarnya merujuk pada masing-masing konsep yang berbeda.
Menurut Kadir (2003), perbedaan antara data dan informasi sering menjadi titik awal untuk memahami sistem informasi.
2.3.2 Data
Menurut Whitten et al. (2004), data adalah fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal yang penting dalam organisasi.
2.3.3 Informasi
Menurut Whitten et al. (2004), informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima.
Menurut Prahasta (2005), informasi adalah data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, manajer, staf atau orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 2005).
Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whittenet al, 2004).
2.5 Knowledge Management
sehingga lebih mudah untuk didistribusikan dan dikelola. Sedangkan tacit knowledge merupakan knowledge yang terletak di dalam pikiran (otak) atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya.
Knowledge management merupakan sebuah proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemilihan, pengaturan, penyaringan dan penyajian informasi dalam sebuah cara yang dapat meningkatkan pemahaman dari para pekerja dalam sebuah lingkup/area kepentingan yang spesifik (Widayana,2005). Sedangkan menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management merupakan kumpulan dari proses-proses yang dibangun di dalam perusahaan untuk menciptakan, mengumpulkan, menyimpan, memelihara serta menyebarkan knowledge yang dimiliki oleh perusahaan.
2.5.1 Konsep Dasar Pengetahuan
2.5.2 Tingkatan Pengetahuan
Tingkatan pengetahuan digunakan dalam pemetaan dan pengelolaan knowledge di organisasi. Sesuai tingkatannya, Munir (2008) menjelaskan kategorisasi pengetahuan sesuai tingkatannya, yaitu:
Pertama, pengetahuan inti (core knowledge) adalah tingkatan dan cakupan pengetahuan yang dibutuhkan hanya untuk sekedar dapat beroperasi dalam industri atau lingkungan di mana organisasi berada. Pengetahuan jenis ini tidak menjamin keunggulan bersaing organisasi, apalagi kelangsungannya dalam jangka panjang. Namun pada persaingan organisasi sejenis diperlukan sebagai pengetahuan dasar yang tanpa pengetahuan ini organisasi tidak dapat beroperasi dengan efektif. Misalkan suatu perusahaan produsen kue kering harus mempunyai pengetahuan khusus untuk memproduksi kue kering, atau perusahaan pelatihan harus mempunyai pengetahuan dalam menyusun bahan pelatihan dan memberikan pelatihan.
Ketiga, pengetahuan inovatif (innovative knowledge) merupakan pengetahuan yang membuat organisasi mampu menjadi pemimpin dalam persaingan. Bedanya dengan pengetahuan lanjut adalah pengetahuan ini melakukan diferiansiasi yang sangat berarti dibandingkan para pesaingnya. Misalnya untuk membuat kue yang lezat, mengandung kolesterol rendah, dengan penampilan menarik, dan kemasan yang unik bagi perusahaan kue kering.
2.5.3 Proses Inti Knowledge Management
Menurut Probst et al. (2000) untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang ditemui di perusahaan tersebut. Ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang dianggap sebagai proses inti knowledge management dan terkait satu dengan lainnya. Dalam proses pengidentifikasi tersebut diperlukan metode analisa yang disebut Core Proccess Knowledge Management (Proses Inti Knowledge Management). Knowledge management memiliki enam unsur proses inti :
1. Knowledge Identification
karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan. 2. Knowledge Acquisition
Organisasiatau sekolah memasukkan bagian penting pengetahuan mereka dari sumber luar. Hubungan dengan orang tua siswa, kementerian pendidikan, dan pihak lain disadari mempunyai potensi untuk menyediakan pengetahuan yang dimana maksud potensinya adalah jarang secara penuh digunakan. Dalam upaya tersebut Sekolah melakukan berbagai macam cara agar tiap guru mampu dan memahami pengetahuan yang akan bermanfaat bagi sekolah keseluruhan.
3. Knowledge Development
Pembangunan pengetahuan adalah sebagai building block yang melengkapi perolehan pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru, produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pembangunan pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemen yang ditujukan pada cara menghasilkan kemampuan yang belum ada di dalam organisasi atau yang belum ada keberadaannya di dalam organisasi atau di luar organisasi. Secara tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam melakukan riset pasar dan membangun departemen, padahal pengetahuan penting juga dapat bersemi dari salah satu bagian dalam organisasi.
proses produksi dapat dianalisa dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan.
4. Knowledge Sharing and Distribution
Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan. Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar pengetahuan yang dimaksud diterima oleh orang yang bersangkutan, langkah yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual ke group atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi.
5. Knowledge Utilization
6. Knowledge Retention
Penyimpanan informasi yang selektif, dokumen dan pengalaman membutuhkan pengaturan. Organisasi biasanya mengeluh bahwa pengaturan kembali membutuhkan biaya dan tempat dari memori mereka. Proses untuk menyeleksi, memasukkan dan secara teratur memperbaharui pengetahuan yang bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati disusun. Jika ini tidak selesai, keahlian yang berharga dapat begitu saja terbuang. Penyimpanan pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. Proses inti knowledge management akan berkembang saat penanganan pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. Proses inti knowledge management saat penanganan knowledge sebagai suatu sumber. Akan ada banyak kesulitan apabila perusahaan gagal mengimplementasikan knowledge management melalui suatu strategi.
Knowledge identification, knowledge retention, knowledge acquisition, knowledge developmennt, knowledge distibution, dan knowledge utilization merupakan suatu kesatuanyang saling terkait satu sama lain dan tidak dapat dipisahkan.
Knowledge goals dan knowledge assesment akan memperkuat konsep knowledge management serta mengubahnya menjadi suatu sistem manajemen. Knowledge goals akan mengklarifikasi arah-arah strategis dari knowledge management dan tujuan dari intervensi-intervensi khusus menjadi nyata. Sedangkan proses dari knowledge assesment akan menyediakan data-data penting bagi pengendalian strategis dari proyek-proyek knowledge management.
2.5.4 Konversi Pengetahuan
Gambar 2.2 SECI Model (Munir, 2008)
Model pertama, yaitu Socialization atau Sosialisasi, merupakan suatu konversi pengetahuan antara tacit ke Tacit (T -> T). Munir (2008) mengartikan istilah sosialiasi untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi tacit knowledge. Karena pengetahuan tacit (terbatinkan) sangat dipengaruhi oleh konteksnya dan sulit sekali diformalkan, maka untuk menularkan pengetahuan terbatinkan dari satu individu ke individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatan bersama atau hidup dalam lingkungan yang sama dan bisa juga tanpa menggunakan bahasa. Misalkan dengan cara meniru, mencontoh, menggunakan bahasa tubuh maupun pelatihan-pelatihan yang digunakan.
knowledge yang dimiliki oleh seseorang. Sehingga seseorang dapat mempertukarkan dan mengombinasikan pengetahuan melalui semacam satu kejadian. Dalam proses ini pengetahuan tacit diekpresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, bentuk konsep, hipotesis, diagram, model, atau prototipe sehingga dapat dengan mudah dimengerti pihak lain.
Model ketiga, Combination atau Kombinasi. Suatu proses konversi antara pengetahuan explicit ke pengetahuan explicit (E -> E). Proses ini merupakan pertukaran dan pengkombinasian melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat, percakapan telepon maupun komunikasi melalui jaringan komputer dan internet. Munir (2008) menyebutkan ada tiga proses kombinasi yang terjadi dalam praktik konversi kombinasi, yaitu:
Pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar organisasi, kemudian
dikombinasikan.
Pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi
organisasi.
Pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh organisasi
melalui berbagai media.
pembelajaran individu terhadap suatu pengetahuan dan kemudian menjadi pengetahuan tacit individu tersebut.
2.5.5 Pengertian Knowledge Management Systems
Menurut O’Brien (2005), knowledge management systems merupakan sistem informasi
berbasis ilmu pengetahuan (knowledge) yang dapat mendukung hasil cipta (kreasi), pengaturan dan penyebaran dari ilmu pengetahuan bisnis kepada para pekerja dan manajer perusahaan.
Tidak berbeda jauh dengan definisi yang dikemukakan oleh O’Brien, Turban et al. (2001) mengemukakan bahwa knowledge management system merupakan sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung kreasi, pengaturan dan penyebaran dari ilmu pengetahuan bisnis kepada para pekerja dan manajer dalam perusahaan secara keseluruhan.
2.5.6 Parameter Knowledge Management System
Dalam mendesain Knowledge Management beberapa parameter sistem perlu dipertimbangkan yaitu: (Nawawi, 2002)
a. Ketersediaan sistem (availibility) diharapkan mendukung proses dan budaya sharing.
b. Informasi yang ada dalam Knowledge Management harus dapat dijaga keakuratannya.
d. Sistem sebaiknya dapat selalu terakses dengan mudah. Dalam hal ini jelas pertimbangan perangkat yang dapat mengaksesnya harus seluas mungkin.
2.5.7 Arsitektur KMS
Arsitektur KMS dirancang untuk menangkap knowledge dan memungkinkan proses knowledge management menjadi efektif dan efisien. Gambar berikut ini menjelaskan arsitektur dari Knowledge Management System pada umumnya, dan dilengkapi dengan Gambar 2.7 dengan komponen- komponen yang terdapat pada arsitektur Knowledge Management System.
Dalam aristekturnya, antar knowledge worker’s view saling berkomunikasi, berkolaborasi dan berbagi melalui knowledge portal. Knowledge repository yang berada dalam knowledge presentation layer merupakan penghubung antara knowledge portal dan knowledge management layer yang berisi proses knowledge management, proses knowledge management tersebut adalah akuisisi, perbaikan, strategi pencarian kembali, distribusi dan presentasi knowledge.
Knowledge management layer membutuhkan data untuk melakukan proses tersebut dan data tersebut diambil dari data source layer yang terdiri dari sumber eksternal, web repository, email repository, text repository, relatinal and OO database dan domain repository.
2.6 Manajemen Pengetahuan Sekolah
Tema utama dari manajemen pengetahuan adalah pembelajaran, pengembangan/sharing, penempatan orang ditempat dan waktu yang tepat, pembuatan keputusan yang efektif, kreativitas, membuat pekerjaan jadi lebih mudah, dan mendorong tumbuhnya bisnis baru dan nilai bisnis.
Lebih jauh Petrides & Guiney (2002) menyatakan bahwa dampak dari penggunaan data dan informasi melalui manajemen pengetahuan dalam sistem pendidikan dapat mengaktifkan sekolah untuk berevolusi dari tempaan birokrasi selama era industri ke ekologi pendidikan pengetahuan yang siap untuk bersaing dalam jaringan informasi berbasis masyarakat global. Dalam kerangka ekologi sekolah, manajemen pengetahuan harus menguji sejumlah besar data yang mereka kumpulkan, bagaimana mengubah data menjadi informasi yang bermakna, dan bagaimana informasi menjadi pengetahuan untuk mempertahankan pemikiran pengambilan keputusan pendidikan. Penerapan Knowledge Management akan memfasilitasi (mungkin dapat dikatakan memaksa ) anggota organisasi untuk selalu melanjutkan proses pembelajaran dalam hidupnya.
bentuk pembelajaran. Oleh karenanya untuk menciptakan pendidikan yang mampu membangun dan menciptakan kapabilitas manusia/tenaga kerja diperlukan manajemen pengetahuan di dunia pendidikan, termasuk sekolah.
Menurut Leung (2010), ada tiga alasan utama mengapa mengadopsi manajemen pengetahuan dalam pendidikan (sekolah), yaitu: Pertama, dapat memakai keahlian guru berpengalaman dan berbagi dengan yang lain, terutama guru baru. Dengan demikian praktek terbaik dapat diperoleh dan dibagi diantara guru, Kedua, dapat meningkatkan efektivitas dalam kaitannya dengan kinerja belajar-mengajar sekolah. Hal ini menyediakan rancangan kerja dan memberi kecerdasan bersaing kepada guru. Untuk Pendidikan, faktor bersaing yang penting adalah untuk mencapai outcome dan meningkatkan hasil belajar murid, dan Ketiga, manajemen pengetahuan mendukung pengembangan dari komunitas pengetahuanpada sekolah dan menaruh budaya organisasi pembelajaran. Hal ini akan meningkatkan pembelajaran serta mengelola secara sah hak milik intelektual sekolah.
Berdasarkan hasil diskusi Knowledge Management in Education Summit pada Desember 2002, Petrides & Nodine (2003) menyarankan penerapan manajemen pengetahuan dalam lembaga pendidikan yaitu dengan cara:
1. Membangun daftar data/informasi dan kebiasaan secara organisasional untuk menggunakan data/informasi secara positif melalui pelibatan orang-orang dalam diskusi secara terbuka.
3. Susun proses kerja dan pola aliran informasi.
4. Yakinkan adanya teknologi yang dapat mengumpulkan dan sharing informasi. 5. Tingkatkan pembelajaran murid dan jangan membiarkan prosedur tanpa
keahlian.
6. Berharap proses yang terus maju/dinamis. 7. Pertimbangkan gambaran yang lebih besar/luas.
Dalam penerapan manajemen pengetahuan di organisasi/sekolah seperti tersebut di atas, peran kepala sekolah dalam proses itu sangat penting. Tanpa peran kepala sekolah, sangat sulit manajemen pengetahuan berjalan di sekolah, sebagaimana diungkapkan oleh hasil penelitian Leung (2010) yang menyatakan bahwa kepala sekolah harus dapat menstimulasi knowledge sharing dan menyediakan pelatihan bagi guru, dan yang paling penting, kepala sekolah harus mendorong para guru untuk berpikir dengan cara yang baru dan menekankan bahwa manejemen pengetahuan dapat menyelesaikan masalah yang sebelumnya atau saat ini terjadi di dalam sekolah. Mendasarkan pada pendapat Havelock dan Zlotolow, West-Burnham dan O’Sullivan,
serta Beatty, selanjutnya Leung menjelaskan bahwa dalam praktek manajemen pengetahuan kepala sekolah berperan sebagai catalyst, process helper, dan resource linker, yaitu:
mengetahui perilaku para guru dan staf serta budaya pada sekolah yang dapat mendukung perubahan atau bahkan dapat menolak perubahan.
2. Sebagai process helper, kepala sekolah harus membantu guru/staf ketika mereka menemukan masalah dalam mempraktekkan manajemen pengetahuan. Kepala sekolah harus memotivasi para guru dan mencipkana lingkungan kerja yang dapat mendukung praktek baru ini. Sebagai pemimpin dari organisasi pembelajar, kepala sekolah harus mendukung proses pembelajaran di sekolah untuk meningkatkan kinerja. Kepala sekolah perlu menciptakan koneksi secara emosional dengan para guru untuk dapat menyampaikan secara jelas tujuan dan harapannya serta menyediakan umpan balik yang positif kepada para guru melalui komunikasi yang efektif.
3. Sebagai resource linker, kepala sekolah harus mengalokasikan kembali sumber daya yang tersedia untuk mencapai perubahan yang diharapkan. Beberapa peran personalia maupun kelompok tugas perlu dudukkan kembali untuk memfasilitasi proses perubahan dan menyediakan dukungan teknis dan pedagogik. Untuk ini perlu pengembangan staf melalui pelatihan, mentoring, ataupun partisipasi.
2.7 Metodologi Penelitian
Penelitian dapat diartikan sebagai pencarian pengetahuan dan pemberi artian yang terus-menerus terhadap sesuatu. Penelitian juga merupakan percobaan yang hati-hati dan kritis untuk menemukan sesuatu yang baru (Nazir, 2005).
Landasan teori yang digunakan dalam metodologi penelitian skripsi ini adalah sebagai berikut:
2.7.1 Metodologi Pengumpulan Data
Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh yang diperlukan. Selalu ada hubungan antara metode mengumpulkan data dengan masalah penelitian yang ingin dipecahkan. Dalam melakukan pengumpulan data, dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Observasi
Observasi adalah teknik penemuan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktifitas untuk mempelajari sistem (Whitten, 2004). Adapun menurut Jogiyanto (2008), observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya.
2. Wawancara
dengan daftar pertanyaan yang telah disusun kepada fungsi yang bersangkutan. (Jogiyanto, 2008)
Sedangkan menurut Whitten (2004), Wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to-face. Tujuan dari wawancara adalah menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan ide dan persyaratan.
3. Studi Pustaka
Untuk menambah referensi akan teori-teori yang diperlukan, dilakukan studi pustaka dengan membaca dan mempelajari secara mendalam literature-literatur yang mendukung penelitian ini. Diantaranya buku-buku, diktat, catatan, makalah dan artikel baik cetak maupun elektronik dan hasil penulisan karya ilmiah lainnya (Gulo, 2002).
Sedangkan menurut Nazir (2005), Studi pustaka adalah mengumpulkan data dan informasi dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku, referensi serta situs-situs penyedia layanan yang berkaitan dengan judul. Adapun Jogiyanto (2005) menjelaskan bahwa studi pustaka ialah cara penelitian yang dilakukan dengan membaca dan mempelajari buku-buku pustaka, dan website tertentu yang dijadikan pendukung dalam penelitian yang dilakukan.
4. Studi Literatur
2005). Berikut ini merupakan beberapa penelitian sejenis yang bersumber dari skripsi, dan jurnal:
Tabel 2.1 Studi Literatur Sejenis
No Nama Judul Tahun Kelebihan Kekurangan
Perancangan Sistem Manajemen
Pengetahuan (Knowledge
Management System) pada Departemen
Sumber Daya forum diskusi yang
memungkinkan user untuk membaas suatu kasus.
Tampilan aplikasi kurang user friendly Model Knowledge Management pada Sekolah Menengah Atas (Studi Kasus: SMAN 1 Tangsel dan
2012 Membahas detail analisis knowledge management.
Jakarta) SMAN 3 Tangsel) 3. Rangga
Berbasiskan Web (Studi Kasus: PT. Primacom Interbuana)
2007 Pendokumentasi an yang lengkap tentang
pelanggan dan informasi teknis.
Tampilan masih terlalu sederhana.
Perancangan Aplikasi Berbasis Knowledge Management System (Studi Kasus: Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara )
2007 Aplikasi dapat melakukan pengujian (testing)
meliputi unit testing,
integration testing, system testing, dan acceptance testing.
Penjelasan tentang proses knowledge management kurang mendetail.
(Program Sarjana UIN Syarif Hidayatullah Jakarta)
Sistem Manajemen Pengetahuan Riset dan Teknologi Studi Kasus Kementerian Pertanian
metode berorientasi objek dalam pengembangan sistem.
aplikasi kurang lengkap.
Berdasarkan tabel 2.1 Studi Literatur Sejenis, ada beberapa kelebihan dari sistem yang akan dibuat, yaitu:
1. Tampilan aplikasi yang user friendly.
2. Penjelasan yang mendetail mengenai proses knowledge management yang meliputi knowledge identification, knowledge acquisition, knowledge development, knowledge sharing and distribution, knowledge utilization, knowledge retention dan knowledge goals
3. Fungsi-fungsi yang menunjang proses manajemen pengetahuan lebih banyak seperti dokumentasi pengetahuan, studi kasus, forum diskusi, pesan, laporan rapat, laporan seminar, laporan training, berita dan pengumuman.
4. Isi/content dari sistem yang dibuat lebih banyak. 2.7.2 Metodologi Analisis dan Perancangan Sistem 2.7.2.1 Analisis Sistem
untuk memperoleh pemahaman yang lebih rinci mengenai apa yang bekerja, apa yang tidak bekerja, dan apa yang dibutuhkan.
Menurut Ariesto (2002), analisis sistem adalah proses menentukan kebutuhan sistem apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukan bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.
Tahap analisa dimulai ketika adanya permintaan akan sistem baru atau perbaikan dari sistem yang telah ada. Permintaan ini disebabkan karena kinerja yang tidak memadai.Tim analisa sistem kemudian mendefinisikan kebutuhan informasi sistem yang sedang berjlana dengan melakukan wawancara atau membagikan kuesioner serta melakukan pengamatan. Informasi yang dikumpulkan terutama mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang berjalan.
2.7.2.2 Perancangan Sistem
a. Pengertian Perancangan Sistem
Nugroho (2005) menyatakan bahwa selama proses analisis, perhatian kita adalah apa yang harus dikerjakan. Selama perancangan, keputusan dibuat tentang bagaimana pemecahan masalah akan dikerjakan, pertama pada sistem dengan peringkat yang lebih tinggi kemudian secara bertahap ke sistem yang memiliki peringkat lebih rendah.
2.7.3 Rich Picture
Rich picture merupakan sebuah gambaran informal yang mempresentasikan pemahaman illustrator dari suatu situasi (Mathiassen et al, 2000). Dengan demikian, dapat digunakan untuk memfasilitasi komunikasi di antara pemakai dalam sistem dan mendapatkan sebuah gambaran dari situasi dengan cepat.
Untuk memulai rich picture adalah dengan menggambarkan entitas yang penting, seperti orang, objek fisik, organisasi, peran, dan tugas. Orang dapat berupa pengembangan sitem (system developer), pengguna (user), pelanggan, dan lain-lain. Objek fisik dapat berupa mesin, perangkat, atau persediaan di gudang.Tempat mendeskripsikan lokasi orang dan benda. Organisasi dapat berupa keseluruhan perusahaan, departemen atau proyek yang melibatkan beberapa perusahaan. Peran dan tugas mengikat orang kepada organisasi yang merefleksikan tanggung jawab atas tugas-tugas spesifik (Mathiassen et al, 2000).
Guru SMAN 46
3. GuruBertemu Pegawai tatausaha
Guru SMAN 46Jakarta
1. Guru Membutuhkan File Dokumen knowlede guru
5.Guru Mendapatkan file dokumen knowledge guru
yang dibutuhkan
Database Tata Usaha SMAN 46 Jakarta
9. Pegawai Tata Usaha Menyimpan ke dalam database
4. Pegawai tata usaha Mengambil file database
yang dibutuhkan guru
2. Guru Mendatangi bagian tata usaha
Tata Usaha SMAN 46
Jakarta
6. Guru Ingin menyimpan File Dokumen knowledge guru
Bagian Tata Usaha
7. Guru mendatangi Bagian tata usaha
8. Guru bertemu Pegawai tatausaha
Gambar 2.4 Rich Picture
Penjelasan dari Rich Picture di atas adalah sebagai berikut: 1. Guru membutuhkan file dan dokumen knowledge guru
2. Guru mendatangi bagian tata usaha untuk mendapatkan file dan dokumen knowledge guru.
3. Guru bertemu pegawai tata usaha menanyakan file dan dokumen yang dibutuhkan.
4. Pegawai tata usaha mengambil file dan dokumen yang dibutuhkan guru dalam database yang tersedia.
8. Guru bertemu pegawai tata usaha dengan menyerahkan file dan dokumen knowledge untuk disimpan.
9. Pegawai tata usaha menyimpan file dan dokumen knowledge guru yang diterima dari guru.
2.7.4 Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Sedangkan metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodelogi pengembangan sistem berarti adalah metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang akan digunakan untuk pengembangan suatu informasi (Jogiyanto, 2005).
2.7.4.1 SDLC (System Development Life Cycle)
paling banyak digunakan, yakni: siklus hidup sistem tradisional (traditional system life cycle), siklus hidup menggunakan prototyping (life cycle prototyping), dan siklus hidup sistem orientasi objek (object-oriented system life cycle) (Britton & Jill, 2001).
2.7.4.2 RAD (Rapid Application Development)
Metode pengembangan sistem yang penulis gunakan adalah metode Rapid Application Development (RAD). RAD adalah suatu pendekatan berorientasi objek terhadap pengembangan sistem yang mencakup suatu metode pengembangan perangkat lunak. RAD secara konseptual bertujuan mempersingkat waktu yang biasanya diperlukan dalam Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SHPS) tradisional antara perancangan dan penerapan sistem informasi. (Kendall dan Kendall, 2008)
Requirement Planning Phase
User Design Phase
Construction
Phase Cutover Phase
Gambar 2.5 Fase RAD Martin (Kendall dan Kendall, 2008)
Pada Gambar 2.5 kita dapat melihat konseptualisasi dari fase RAD James Martin. Pada fase pertama Martin mendiskusikan requirement planning (perencanaan kebutuhan). Disini high-level user memutuskan fungsi dari aplikasi yang akan ditampilkan.
user design dan fase construction menjadi satu, karena interaksi yang tinggi dan proses sifat visual design-and-refine dibutuhkan di dalam interaktif.
Di fase construction berjalan banyak aktifitas yang berbeda. Desain yang buat pada fase sebelumnya akan dikembangkan oleh tools RAD. Setelah fungsi baru telah ada, fungsi akan memperlihatkan pada user untuk berinteraksi, berkomentar, dan me-review. Dengan tools RAD, analyst dapat membuat perubaha berkelanjutan pada desain aplikasi.
Pada Martin fase keempat, yaitu fase cut over, aplikasi baru yang telah dikembangkan akan menggantikan sistem yang lama. Selama sistem berjalan secara paralel dengan aplikasi yang lama, sistem yang baru akan diuji, user dilatih, dan prosedur organisasi berubah sebelum customer berlangsung.
Berikut keunggulan dan kelemahan RAD: a. Keunggulan Model RAD
1. Setiap fungsi mayor dapat dimodulkan dalam waktu tertentu kurang dari 3 bulan dan dapat dibicarakan oleh tim RAD yang terpisah dan kemudian diintegrasikan sehingga waktunya lebih efisien.
2. RAD mengikut tahapan pengembangan system seperti umumnya, tetapi mempunyai kemampuan untuk menggunakan kembali komponen yang ada (reuseable object) sehingga pengembang tidak perlu membuat dari awal lagi dan waktu lebih singkat.
4. Berkonsentrasi pada sudut pandang user dan menyediakan perubahan secara cepat sesuai permintaan user.
5. Menghasilkan jarak kesesuaian yang kecil antara kebutuhan user dan spesifikasi sistem.
6. Waktu, biaya, dan effort minimal. b. Kelemahan Model RAD
1. RAD memerlukan sumber daya manusia yang memadai untuk menciptakan jumlah tim RAD yang baik.
2. RAD menuntut pengembangan dan pelanggan yang memiliki komitmen di dalam aktivitas rapid-fire yang diperlukan untuk melengkapai sebuah sistem, di dalam kerangka waktu yang sangat diperpendek.
3. Kecepatan yang tinggi dengan biaya minimal kemungkinan besar hasil kualitasnya rendah.
4. Proyek mungkin berakhir dengan lebih banyak tambahan kebutuhan daripada yang telah dipenuhi.
5. Potensial adanya penambahan fitur karena fitur yang sekarang hasilnya asal-asalan.
b. Kondisi Sesuai RAD
1. Proyek dengan skala kecil sampai medium dengan waktu pendek
2. Fokus pada lingkup tertentu, misalnya pada objek bisnis yang telah didefiniskan dengan baik.
3. Bukan aplikasi dengan komputasi yang kompleks. 4. User tahu pasti area yang harus dimiliki aplikasi.
5. Manajemen memiliki komitmen terhadap keterlibatan user. 6. Spesifikasi kebutuhan sudah benar-benar diketahui.
7. Anggota tim memiliki keahlian yang baik. 8. Komposisi tim stabil.
9. Ada kontrol proyek yang efektif. d. Kondisi Tidak Sesuai RAD
1. Proyek yang terlalu besar dan kompleks.
2. Proyek yang bersifat aplikasi real-time atau menangani hal-hal kritis. 3. Sistem dengan komputasi tinggi.
4. Lingkup dan objek bisnis proyek belum jelas.
5. Pengumpulan spesifikasi kebutuhan membutuhkan waktu lama. 6. Banyak orang yang harus terlibat dalam proyek.
7. Membutuhkan lingkup daerah yang luas. 8. Tim proyek besar dengan koordinasi tinggi. 9. Komitmen pihak manajemen dengan user rendah.
2.8 Pengertian OOA (Object Oriented Analysis)
Object Oriented Analysis / Analisis Berorientasi Objek adalah sebuah teknik model driven yang mengintegrasikan data dan proses kedalam konstruksi yangdisebut objek. Model-model OOA adalah gambar-gambar yang mengilustrasikanobjek-objek sistem dari berbagai macam perpsektif, seperti srtuktur, kelakuan, dan interaksi objek-objek (Whitten et al. 2004).
2.9 Pengertian OOD (Object Oriented Design)
Object Oriented Design / Perancangan Berorientasi Objek adalah sebuah pendekatan yang digunakan untuk menentukan solusi perangkat lunak khususnya pada objek yang berkolaborasi, atribut mereka dan metode mereka (Whitten et al. 2004).
2.10 Syarat-syarat dan Tahap Pengembangan 1. Tahap Perencanaan Syarat (Requirement Planning)
khususnya bila Anda bekerja dengan sebuah aplikasi e-commerce yang berusaha meneruskan tujuan-tujuan strategik organisasi. Orientasi dalam fase ini ialah menyelesaikan problem-problem perusahaan. Meskipun teknologi informasi dan sistem bisa mengarahkan sebagian dari sistem yang diajukan, fokusnya akan selalu tetap pada upaya pencapaian tujuan-tujuan perusahaan (Kendall dan Kendall, 2008).
Fase Requirement Planning menggabungkan fase Planning dan fase Systems Analysis di dalam elemen SDLC (Systems Developement Life Cycle). (Shelly dan Rosenblatt, 2012). Elemen SDLC pada fase planning dan analisis adalah sebagai berikut (Whitten dan Bentley, 2008), yaitu:
1. Identifikasi kebutuhan sistem 2. Analisis sitem yang berjalan 3. Identifikasi masalah
4. Analisis sistem usulan
2. Tahap Desain (Workshop Design RAD)
Workshop Desain RAD. Fase ini merupakan fase perancangan serta
fase Design Workshop pada konseptualis fase RAD James Martin menggabungkan fase user design dan fase construction menjadi satu, karena interaksi yang tinggi dan proses sifat visual design-and-refine dibutuhkan di dalam interaktif (Kendall dan Kendall, 2008).
Dalam fase User Design, pengguna berinteraksi dengan System Analysts dan model serta prototype yang dikembangkan yang mewakili semua proses sistem, output, dan input. Tim RAD secara khusus menggunakan kombinasi teknik JAD dan Case Tools untuk mengetahui kebutuhan user dalam mengerjakan model. User design akan terus berlanjut, proses interaksi yang akan memungkinkan pengguna untuk mengerti, memodifikasi, dan pada akhirnya menyetujui model sistem yang dikerjakan setelah memenuhi kebutuhan mereka (Shelly dan Rosenblatt, 2012).
Di fase construction berjalan banyak aktifitas yang berbeda. Desain yang buat pada fase sebelumnya akan dikembangkan oleh tools RAD. Setelah fungsi baru telah ada, fungsi akan memperlihatkan pada user untuk berinteraksi, berkomentar, dan me-review. Dengan tools RAD, analyst dapat membuat perubaha berkelanjutan pada desain aplikasi (Kendall dan Kendall, 2008).
A. Desain Proses
