5. Tempat (rak) penyimpanan nakas 6. Tempat (rak) penyimpanan meja rias
4.2.3 Analisis Aspek Manajemen dan Sumber Daya Manusia
Selanjutnya aspek yang dianalisis adalah aspek manajemen dan sumber daya manusia. Dalam aspek ini, yang dinilai adalah pengelola usaha dan struktur organisasi yang ada.
a. Jenis Pekerjaan dan Persyaratan yang Dibutuhkan
1) Jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan (Job Analysis)
Jenis-jenis pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengisi posisi di kantor cabang di Pekan Baru, terdiri dari dua kelompok yakni kelompok manajerial dan kelompok operasional. Kelompok manajerial terdiri dari Kepala Cabang yang memimpin di kantor cabang, yang langsung melaporkan kepada pemilik di kantor pusat. Kelompok operasional terdiri dari salesman, akutansi, admin dan umum, kepala gudang, supir dan staff pekerja (kenek).
2) Persyaratan dan kualifikasi yang diperlukan (Job Specification)
a) Untuk mengisi jabatan kunci, dalam hal ini dimaksudkan adalah kelompok manajerial yakni Kepala Cabang, diperlukan persyaratan dasar sebagai berikut:
- Pria/wanita, dengan pendidikan minimal S1
- Mempunyai pengalaman kerja di bidang yang sama minimal 3 tahun
b) Untuk mengisi jabatan bagian: salesman, diperlukan persyaratan sebagai berikut:
- Pria, dengan usia maksimal 30 tahun. - Pendidikan minimal SLTA/sederajat.
- Mempunyai kendaraan bermotor + SIM dan menguasai daerah Pekan Baru dan sekitarnya.
- Mempunyai pengalaman 2 tahun di bidang sejenis.
- Mempunyai kegemaran di bidang marketing, bekerja keras dan berdisiplin.
c) Untuk mengisi jabatan akutansi, admin dan umum, diperlukan persyaratan dasar sebagai berikut:
- Wanita, pendidikan minimal SLTA/sederajat. - Mempunyai pengalaman 2 tahun di bidang sejenis. - Menguasai bidang keuangan dengan baik.
- Mampu mengoperasikan komputer dengan baik.
d) Untuk mengisi jabatan kepala gudang, supir dan staff pekerja (kenek), diperlukan persyaratan dasar sebagai berikut:
- Pria, Pendidikan minimal SLTA/sederajat dengan usia 20 – 27 tahun.
- Pekerja keras, disiplin, dan bersedia untuk lembur.
- Khusus untuk supir, mempunyai SIM dan menguasai daerah Pekan Baru dan sekitarnya.
Sumber Gambar: Data dari Perusahaan (2008)
Gambar 4.5 Bagan Struktur Organisasi Untuk Lokasi di Pekan Baru
Tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi adalah sebagai berikut:
a) Pemilik
- Mengawasi seluruh kegiatan produksi dan pendistribusian barangnya ke kantor cabangnya.
- Memeriksa laporan keuangan dan membuat keputusan taktis dan strategis untuk meningkatkan laba perusahaan dan pengembangan usaha yang datang.
- Bertanggung jawab sepenuhnya atas jalannya operasional perusahaan, keuangan perusahaan, serta SDM perusahaan.
b) Kepala Cabang:
- Merumuskan rencana tujuan, sasaran, dan kebijakan umum perusahaan secara keseluruhan yang berasal dari kantor pusat untuk diterapkan di kantor cabang Pekan Baru.
- Mengawasi, mengkoordinasi dan memimpin jalannya aktifitas Kepala Cabang
Pemasaran Keuangan Operasional
Pemilik
Akutansi Admin dan Umum Kepala Gudang Supir dan Staff Pekerja Salesman
perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan baik dari kantor pusat maupun kantor cabang.
- Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap jalannya kegiatan operasional dan mengawasi semua karyawan di Pekan Baru. - Bertanggung jawab dan memberi laporan secara periodik setiap
bulannya kepada pemilik (kantor pusat). c) Bagian Pemasaran:
- Menetapkan kebijaksanaan di bidang pemasaran serta membawahi salesman dan mengawasi pelaksanaannya.
- Melakukan promosi untuk meningkatkan volume penjualan di daerah Pekan Baru dan sekitarnya.
- Memperluas pemasaran dengan menggarap pasar/daerah baru untuk wilayah Pekan Baru dan sekitarnya.
- Menyampaikan laporan bulanan atau tahunan tentang hasil penjualan dan permintaan kepada Kepala Cabang.
- Bertanggung jawab atas target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk daerah Pekan Baru.
d) Bagian Keuangan:
- Melakukan pencatatan atas seluruh kegiatan/transaksi yang berhubungan dengan keuangan kantor cabang Pekan Baru.
- Merencanakan, melakukan implementasi dan menyiapkan anggaran perusahaan.
- Melakukan pembayaran gaji terhadap seluruh karyawan di kantor cabang.
- Menyampaikan laporan secara periodik kepada kepala cabang. - Bertanggung jawab atas seluruh keuangan (kas dan penagihan
piutang) kantor cabang Pekan Baru. e) Bagian Operasional:
- Mengatur dan mengawasi pengiriman barang dari gudang ke toko/pelanggan di Pekan Baru dan sekitarnya.
- Mengawasi kinerja karyawan, baik supir maupun staff pekerja lainnya.
- Memastikan barang yang tersedia (stock) di gudang Pekan Baru agar tidak mengalami kekurangan persediaan.
- Bertanggung jawab melakukan pemesanan barang ke kantor pusat dan atas ketepatan waktu pengiriman barang dan kondisi barang agar tetap terjaga dengan baik, selama di gudang dan sampai ke tangan konsumen.
f) Salesman:
- Memasarkan produk kepada pelanggan dan mencari pelanggan baru.
- Memberikan laporan kepada bagian pemasaran mengenai tingkat penjualan yang dicapai.
- Menyetorkan penagihan yang dilakukan oleh salesman terhadap toko/pelanggan kepada bagian keuangan (akutansi).
- Bertanggung jawab atas target penjualan yang diberikan oleh perusahaan kepada bagian pemasaran dan keuangan kantor cabang Pekan Baru.
g) Akutansi:
- Menerima penyetoran penagihan dari salesman dan menghitung komisi yang diterima oleh salesman, serta membuatkan laporannya.
- Melakukan pembayaran gaji pegawai di kantor cabang Pekan Baru.
- Membuat laporan keuangan secara periodik baik per bulan maupun per tahun untuk dilaporkan kepada kepala cabang Pekan Baru dan pemilik di kantor pusat.
- Bertanggung jawab atas laporan keuangan yang telah dibuat. h) Administrasi dan Umum:
- Membantu kepala cabang dalam melakukan perekrutan dan seleksi karyawan baru.
- Melakukan proses pencatatan persediaan yang berkoordinasi dengan kepada gudang.
- Membantu dalam proses pencatatan, yang berhubungan dengan keluar masuknya surat –menyurat di kantor cabang.
i) Kepala Gudang:
- Mengawasi keluar masuknya barang di gudang cabang Pekan Baru.
- Melakukan pengecekan persediaan barang secara rutin dan bekerja sama dengan bagian administrasi dan umum dalam melakukan pemesanan barang kepada kantor pusat.
- Mengawasi dan mengatur pekerjaan staff lainnya, seperti supir dan staff pekerja (kenek), dan melaporkannya kepada Kepala Cabang
- Bertanggung jawab atas seluruh persediaan barang di gudang. j) Supir dan Staff Pekerja (Kenek):
- Supir dan staff pekerja (kenek), bersama-sama dalam melakukan pemasangan barang pesanan toko/pelanggan, sesuai dengan
pesanan.
- Memeriksa barang dan memeriksa kesesuaiannya dengan surat jalan pengiriman barang/pemesanan barang dari toko/pelanggan. - Bersama-sama dalam menjaga kebersihan gudang.
- Supir bertanggung jawab atas kelengkapan barang yang dikirimkan ke toko/pelanggan.
b. Jumlah Karyawan dan Gaji yang Direncanakan
Jumlah karyawan yang direncakan untuk kantor cabang di Pekan Baru adalah 11 orang, yang mana telah memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh perusahaan Success Furniture untuk mengisi posisi pekerjaan yang ada di kantor cabang Pekan Baru, melalui proses seleksi dan rekrutmen untuk karyawan baru. Posisi karyawan kelompok manajerial, yakni kepala cabang diisi oleh karyawan dari kantor pusat, yang telah berpengalaman untuk memimpin karyawan di luar kota, dan benar-benar mengerti seluk-beluk di perusahaan Success Furniture.
Kelompok manajerial, yakni Kepala cabang ini dibantu oleh kelompok operasional yang mana posisi tersebut diisi oleh orang lokal, yang benar-benar mengerti tentang kondisi di Pekan Baru dan sekitarnya, terutama untuk salesman, supir dan staff pekerjanya (kenek). Untuk bagian akutansi, admin dan umum, dan kepala gudang, sebelumnya telah ditraining di kantor pusat, dan juga di kantor cabang lainnya, sehingga dapat lebih mengerti akan tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan masing-masing.
Berikut adalah tabel 4.16 yang menggambarkan proyeksi dari jumlah karyawan yang diperlukan untuk di kantor cabang Pekan Baru dan disertai dengan rencana gaji yang diberikan untuk karyawan di daerah Pekan Baru.
Tabel 4.16 Proyeksi Jumlah Karyawan dan Rincian Gaji untuk Kantor Cabang Pekan Baru
Uang Makan (Rp) Luar Kota Jabatan Jumlah Gaji Pokok (Rp) Dalam
Kota 1 2 3 Kepala Cabang 1 2.750.000,00 30.000,00 30.000,00 40.000,00 50.000,00 Salesman 2 400.000,00 27.500,00 27.500,00 37.500,00 47.500,00 Akutansi 1 600.000,00 25.000,00 - - - Admin dan Umum 1 500.000,00 23.000,00 - - - Kepala Gudang 1 500.000,00 22.500,00 - - - Supir 2 450.000,00 20.000,00 20.000,00 25.000,00 30.000,00 Staff Pekerja (Kenek) 3 350.000,00 18.000,00 18.000,00 23.000,00 28.000,00 Sumber: Data dari Perusahaan (2008)
Keterangan:
- Untuk uang makan (terbagi menjadi 2 bagian, yakni uang makan untuk dalam kota dan uang makan untuk luar kota).
- Untuk uang makan dalam kota, menjadi patokan uang makan yang diberikan oleh perusahaan apabila karyawan tersebut (salesman, supir dan kenek) menjalankan tugasnya untuk daerah Pekan Baru.
- Untuk uang makan luar kota, terbagi lagi menjadi luar kota region 1, region 2, dan region 3.
- Untuk region 1 berlaku apabila karyawan tersebut (salesman, supir dan kenek) menjalankan tugasnya untuk daerah di luar Pekan Baru, seperti: Dumai, Kerinci, dan sekitarnya.
- Untuk region 2 berlaku apabila karyawan tersebut (salesman, supir dan kenek) menjalankan tugasnya untuk daerah di luar Pekan Baru, seperti: Payah Kumbu, Bukit Tinggi, dan sekitarnya.
- Untuk region 3 berlaku apabila karyawan tersebut (salesman, supir dan kenek) menjalankan tugasnya untuk daerah di luar Pekan Baru, seperti: Padang, Batam, Medan, dan sekitarnya.
Rencana gaji untuk karyawan di kantor cabang Pekan Baru ini, mengacuh pada Upah Minimum Regional (UMR) yang mana merupakan suatu standar minimum yang digunakan oleh para pengusaha atau pelaku industri untuk memberikan upah kepada pegawai, karyawan, atau buruh di dalam lingkungan usaha atau kerjanya. Saat ini UMR juga dikenal dengan istilah Upah Minimum Propinsi (UMP) karena ruang cakupnya biasanya hanya meliputi suatu propinsi.
Tabel 4.17 Proyeksi Total Gaji Karyawan / Bulan untuk Kantor Cabang Pekan Baru (Berdasarkan Asumsi)
Jabatan Jumlah Gaji Pokok (Rp) Uang Makan (Rp) Total Gaji / Bulan (Rp)
Kepala Cabang 1 1.500.000,00 30.000,00 x 26 = 780.000,00 2.280.000,00 Salesman 2 400.000,00 27.500,00 x 26 = 715.000,00 2.230.000,00 Akutansi 1 600.000,00 25.000,00 x 26 = 650.000,00 1.250.000,00 Admin dan Umum 1 500.000,00 23.000,00 x 26 = 598.000,00 1.098.000,00 Kepala Gudang 1 500.000,00 22.500,00 x 26 = 585.000,00 1.085.000,00 Supir 2 450.000,00 20.000,00 x 26 = 520.000,00 1.940.000,00 Staff Pekerja
(Kenek) 3 350.000,00 18.000,00 x 26 = 468.000,00 2.454.000,00
TOTAL 11 12.337.000,00
Sumber: Hasil Pengolahan Data (2008)
Pada tabel 4.17 diatas, proyeksi total gaji karyawan / bulan telah disesuaikan dengan UMP yang berlaku untuk di daerah Pekan Baru (yakni termasuk ke dalam Propinsi Riau), dengan UMP pada tahun 2008 sebesar Rp. 800.000,00 (delapan ratus ribu rupiah). (http://id.wikipedia.org/wiki/Upah_Minimum_Regional)
Total gaji karyawan per bulan telah diperhitungkan oleh perusahaan dengan asumsi:
- Total hari kerja dalam 1 bulan adalah sebanyak 24 hari. (6 hari dalam seminggu, Senin – Sabtu).