Siklus Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas pada PT. Astra International HSO Kudus
Siklus penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Astra International terdiri dari bagian yang terkait, catatan akuntansi, dokumen dan prosedur yang berkaitan dengan siklus penjualan tunai.
Bagian yang terkait
1. Bagian Penjualan (Counter Sales)
Tugas dan tanggung jawab bagian penjualan pada PT. Astra International adalah sebagai berikut :
b. Menambahkan informasi yang belum tercantum dalam surat pesananpenjualan tersebut seperti warna kendaraan yang diinginkan oleh customer.
c. Membuat sales contract.
d. Membuat Instruksi Barang Keluar (IBK) yang ditujukan kepada bagian gudang sebagai perintah agar barang segera dikirimkan.
e. Membuat faktur penjualan kepada customer.
f. Menyediakan copy faktur untuk kepentingan pencatatan transaksi kebagian akuntansi dan bagian keuangan.
2. Bagian Akuntansi
Tanggung jawabnya sebagai berikut :
a. Memeriksa data keuangan (pengeluaran uang maupun penerimaan uang) dari bagian administrasi dan mencocokkannya berdasarkan bukti-bukti yang ada.
b. Membuat bukti penerimaan kas masuk, bukti penerimaan bank masuk, bukti pengeluaran kas dan bukti pengeluaran bank.
c. Membuat nomor urut, mengkoding setiap transaksi penerimaan uang manapun pengeluaran uang setiap hari dan tepat waktu.
d. Menginput data penerimaan dan pengeluaran uang ke komputer,
diprint out dan teliti.
e. Membuat laporan keuangan harian maupun bulanan yang akan dilaporkan ke kantor cabang Semarang.
3. Bagian Administrasi
a. Menerima uang dari hasil penjualan tunai maupun membuat formulir penerimaan tersebut dengan cermat.
b. Memeriksa dan mencocokkan faktur penjualan, rekap penjualan dan
cash register.
c. Menyetorkan uang ke bank setiap hari. 4. Bagian Gudang
Bagian ini melaksanakan fungsi penyimpanan barang dan fungsi penerimaan barang.
a. Bertanggung jawab atas barang yang ada di gudang dari kehilangan, kerapian barang di gudang, tersedianya barang di gudang dan berhak mengorder barang bila persediaan menipis.
b. Membuat pembukuan pengeluaran jenis barang dan penerimaan barang dari pabrik kedalam kartu stock.
c. Membuat packing list dan surat jalan. 5. Bagian Pengiriman
Bagian ini berada di dalam bagian gudang.
a. Mengirimkan barang ke customer yang disertai surat jalan dan packing list.
b. Meminta tanda tangan untuk surat jalan kepada customer sebagai bukti penerimaan barang.
6. Salesman
Melaksanakan fungsi penjualan.
Menawarkan barang kepada agen-agen maupun pembeli secara langsung untuk meningkatkan penjualan.
7. Helper dan Driver
a. Bertanggung jawab terhadap pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan route card.
b. Mengirimkan barang kembali jika terjadi retur.
Catatan Akuatansi yang digunakan dalam siklus penjualan tunai pada PT. Astra International HSO Kudus adalah sebagai berikut :
1. Jurnal Penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan tunai yang didasarkan pada faktur penjualan yang dibuat oleh bagian penjualan.
2. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi untuk mencatat transaksi penerimaan kas perusahaan dari transaksi penjualan tunai.
Catatan Akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas perusahaan.
4. Buku Besar
Kumpulan akun dalam suatu entitas usaha. 5. Kartu Gudang
Kartu gudang ini dibuat oleh bagian guadang untuk mencatat mutasi barang yang diterima dan dikeluarkan oleh bagian gudang. Kartu gudang juga digunakan untuk mengecek jumlah barang yang ada di gudang.
Dokumen yang berkaitan dengan siklus penjualan tunai pada PT. Astra International HSO Kudus sebagai berikut :
1. Faktur Penjualan
Faktur penjualan ini terdiri dari dua yaitu SPes (Surat Pesanan) dan DO
(Delivery Order)
Faktur penjualan dibuat oleh bagian penjualan, yang berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan dan harga yang dikenakan pada setiap transaksi.
Faktur penjualan terdiri dari lima rangkap :
1. Lampiran berwarna putih diberikan kepada pelanggan.
2. Lampiran berwarna merah muda diberikan kepada bagian pajak. 3. Lampiran berwarna kuning diberikan kepada bagian akuntansi. 4. Lampiran berwarna biru diberikan kepada bagian administrasi. 5. Lampiran berwarna putih diberikan kepada bagian faktur pusat. 2. Surat Jalan dan Packing List
Surat jalan dan packing list dibuat oleh bagian gudang. Surat jalan dan
packing listini digunakan sebagai bukti bahwa barang telah dikirimkan kepada customer dimana surat jalan dan packing list tersebut telah ditandatangani oleh customer yang bersangkutan. Surat ini berisi tentang nama pembeli, model kendaraan, warna kendaraan, nomor mesin, dan nomor rangka kendaraan. Surat jalan dan packing listterdiri dari tiga rangkap yang didistribusikan kepada :
1. Customer
3. Arsip gudang
3. Surat Ijin Pengambilan Barang (SIPB)
Surat ini dikeluarkan oleh bagian penjualan untuk diberikan kepada bagian gudang sebagai perintah untuk mengeluarkan kendaraan.
SIPB terdiri dari empat rangkap :
1. Lampiran berwarna putih diberikan kepada bagian gudang 2. Lampiran berwarna hijau diberikan kepada customer
3. Lampiran berwarna biru diberikan kepada bagian pengiriman
4. Lampiran berwarna putih diberikan kepada bagian hukum sebagai bukti adanya pembelian barang yang telah dikirim
4. Tanda Pengeluaran Buku
Dikeluarkan oleh bagian gudang untuk mengeluarkan buku pedoman atau petunjuk kendaraan dan service kendaraan customer.
5. Bukti Acara Penyerahan Kendaraan (BAPK)
Dikeluarkan oleh bagian gudang sebagai bukti bahwa penjual telah menyerahkan kendaraan kepada pembeli.
BAPK ini terdiri dari tiga rangkap : 1. Lembar pertama untuk customer. 2. Lembar kedua untuk proses STNK. 3. Lembar ketiga untuk file perusahaan. 6. Surat Order Kasir
Dikeluarkan oleh bagian penjualan untuk customer melakukan pembayaran kepada kasir. Surat ini berisi tentang nama dan alamat pembeli, type kendaraan, jumlah yang harus dibayar dan diskon yang diberikan.
7. Order SMH (Sepeda Motor Honda)
Sebagai dasar untuk pembuatan DO (Delivery Order) diisi oleh bagian penjualan jika customer langsung melakukan pembelian dan bagian salesman jika pembelian melalui salesman.
Surat ini menjadi dasar bahwa kendaraan yang telah dipilih tidak boleh dipilih orang lain.
Prosedur Dalam Siklus Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas
Prosedur penjualan tunai dan penerimaan kas PT. Astra International HSO Kudus melibatkan beberapa orang dari beberapa fungsi dan bagian yang terlibat dalam siklus penjualan tersebut.
Transaksi penjualan tunai PT. Astra International HSO Kudus mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut :
1. Prosedur pemesanan kendaraan.
2. Prosedur penerimaan dokumen-dokumen yang diperlukan. 3. Prosedur penerimaan pembayaran dari pelanggan.
4. Prosedur pembuatan surat pesanan kendaraan. 5. Prosedur distribusi dokumen.
6. Prosedur pengambilan kendaraan oleh pelanggan. 7. Prosedur pengiriman kendaraan ke pelanggan. 8. Prosedur penerimaan kendaraan oleh pelanggan.
Alur Ringkas Penjualan Kendaraan di PT. Astra International HSO Kudus ( Lihat Lampiran 1)
Pertama pelanggan datang untuk memilih dan membeli kendaraan setelah itu
Counter Sales menerima order dan menginformasikan ke pelanggan tentang jenis, syarat dan cara pembayaran, kemudian Counter Sales menerima dokumen-dokumen yang telah ditentukan sesuai type pembelian dan memproses Surat Pilih, Surat Pesanan Kendaraan (SPK) dan Surat Pengantar (SP) ke kasir. Kasir menerima SPes (Surat Pesanan) dan memproses pembayaran. Counter Sales
menerima SPes ( Surat Pesanan) yang telah dibayar, memproses faktur dan Surat Ijin Pengeluaran Barang (SIPB) kemudian meminta tanda tangan ke KSO ( Kepala Sales Office). KSO (Kepala Sales Office) memeriksa dokumen dan menandatangani faktur. Petugas Gudang menerima SIPB (Surat Ijin Pengeluaran Barang) serta membuat dan mencetak
Bukti Serah Terima Barang (BSTB) setelah semuanya selesai baru menyerahkan kendaraan ke pelanggan.
1. Prosedur Pemesanan Kendaraan (Lihat Lampiran 2)
Pertama pelanggan datang untuk melihat dan memilih kendaraan kemudian Counter Sales menginformasikan jenis, type, syarat, cara pembayaran dan lain-lain.
Setelah menerima informasi tersebut pelanggan memutuskan akan membeli atau tidak. Apabila memutuskan untuk membeli maka hal tersebut diinformasikan ke Counter Sales jenis dan type yang telah dipilih.
Counter Sales menerima informasi dan langsung memberi tanda “sold” pada kendaraan yang telah terjual dan menerima informasi jenis pembelian. 2. Prosedur Penerimaan Dokumen-Dokumen Yang Diperlukan (Lihat
Lampiran 3)
Pelanggan memutuskan apakah pembelian secara tunai atau kredit. Dalam hal ini penulis hanya membahas tentang penjualan secara tunai. Setelah memutuskan secara tunai maka Counter Sales meminta dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengurusan surat-surat kendaraan. Pelanggan mengisi form pembuatan STNK, form denah lokasi jika kendaran ingin diantar.
Pelanggan langsung menyiapkan dan menyerahkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Setelah Counter Sales menerimanya langsung membuat surat pengantar ke kasir.
3. Prosedur Penerimaan Pembayaran Dari Pelanggan (Lihat Lampiran 4) Setelah prosedur kedua dijalankan maka pelanggan menyiapkan pembayaran dan Kasir menerima pembayaran dari pelanggan. Kasir kemudian membuat kwitansi untuk diserahkan ke pelanggan yang selanjutnya akan diserahkan ke CounterSales untuk pembuatan Surat Pesanan (Spes).
Setelah Counter Sales menerima kwitansi dari pelanggan maka Counter Sales langsung membuatkan Surat Pesanan Kendaraan yang sebelumnya menggesek nomor rangkamesin untuk pemgurusan surat kendaraan. Setelah Spes jadi langsung ditandatangani oleh Counter Sales dan pelanggan.
Kwitansi dikembalikan lagi ke pelanggan kemudian Counter Sales
menyerahkan dokumen dan Spes (Surat Pesanan) ke KSO ( Kepala Sales Office) untuk ditandatangani. KSO (Kepala Sales Office) menerima dan memeriksa dokumen, Spes (Surat Pesanan), harga, diskon, dll lalu ditandatangani. Setelah ditandatangani langsung diserahkan ke Counter Sales
untuk proses faktur. Counter Sales menerima dan langsung mencetak faktur serta memproses Surat Ijin Pengeluaran Barang (SIPB). Dan meminta tandatangan faktur ke KSO (Kepala Sales Office).
5. Prosedur Distribusi Dokumen (Lihat Lampiran 6)
KSO (Kepala Sales Office) menandatangani faktur dan mengembalikan seluruh dokumen ke Counter Sales. Setelah menerima dari KSO (Kepala Sales Office) maka Counter Sales mendistribusikannya untuk pengurusan Pajak dan Pertambahan Nilai, untuk pengurusan surat-surat kendaraan, menyerahkan Spes (Surat Pesanan) dan denah lokasi ke delivery order.
6. Prosedur Pengambilan Kendaraan Oleh Pelanggan (Lihat Lampiran 7)
Delivery order membuat Bukti Acara Serah Terima (BAST) dan menandatanganinya.Delivery order menyiapkan kendaraan dan melakukan pemeriksaan akhir kendaraan. Kemudian membuat check list kendaraan yang akan diserahkan ke pelanggan dan meminta pelanggan untuk mengisi check list kendaraan dan menandatangani check list dan BAST (Berita Acara Serah Terima). Setelah ditandatangani oleh pelanggan makaDeliveryorder
mendistribusikannya dan menyerahkan ke pelanggan.
7. Prosedur Pengiriman Kendaraan Ke Pelanggan (Lihat Lampiran 8)
Deliveryordermenerima BAST (Berita Acara Serah Terima) dan denah lokasi serta membuat check list kendaraan. Setelah itu menyiapkan kendaraan dan melakukan pemeriksaan akhir kendaraan lalu menyerahkan kendaraan dan
BAST (Berita Acara Serah Terima), check list dan kendaraan. Kemudian memeriksa kendaraan dan kelengkapannya, menandatangani BAST (Berita Acara Serah Terima) dan mengembalikannya ke delivery order. Setelah itu
driver mengirim kendaraan dan kelengkapannya serta dokumen ke pelanggan. 8. Prosedur Penerimaan Kendaraan Oleh Pelanggan (Lihat Lampiran 9)
Pelanggan menerima kendaraan dan kelengkapannya (buku service gratis, dll) serta dokumen, kemudian menandatangani check list dan BAST (Berita Acara Serah Terima) yang akan dikembalikan ke driver. Driver menerimanya kembali yang kemudian akan diserahkan ke Counter Sales.
BAST (Berita Acara Serah Terima) dan Check list yang menjadi bagian pelanggan diberikan kepada pelanggan. Counter Sales menerima dokumen tersebut dan mendistribusikannya.
Pelaksanaan Struktur Pengendalian Intern Siklus Penjualan Tunai dan Penerimaan Kas
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pelaksanaan struktur pengendalian secara efektif dan efisien oleh entitas merupakan faktor utama yang menentukan keandalan pelaporan keuangan yang dihasilkan oleh entitas (Mulyadi,2002).
Sesuai dengan standar pekerjaan lapangan kedua, dalam melakukan pengujian pengendalian, seorang auditor terlebih dahulu harus memahami pengendalian intern yang ada dalam perusahaan, dalam hal ini pengendalian intern siklus penjualan tunai dan penerimaan kas. Pemahaman pengendalian intern ini dapat dilakukan dengan melakukan wawancara terhadap pihak-pihak yang terlibat dalam siklus penjualan, melakukan inspeksi terhadap dokumen dan catatan, serta pemahaman terhadap prosedur dan kebijaksanaan entitas. Pemahaman ini perlu dilakukan, karena pengendalian intern akan diuji untuk mengetahui seberapa efektif dan efisien dalam pelaksanaannya.
Dalam melaksanakan pengujian, auditor harus mengumpulkan informasi tentang struktur pengendalian intern dan menggunakan informasi tersebut sebagai dasar untuk merencanakan audit. Untuk dapat memahami informasi tentang struktur pengendalian intern, maka akan disajikan melalui kuisioner pengendalian
intern siklus penjualan tunai. Dalam kuisioner tersebut, akan berisi pertanyaan-pertanyaan mengenai keberadaan 5 unsur pengendalian intern yang meliputi lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, pemantauan dalam siklus penjualan tunai dan penerimaan kas yang diambil dari Mulyadi (2001). Untuk dapat menjawab kuisioner tersebut maka perlu dilakukan wawancara dengan berbagai pihak yang terlibat dalam penelitian ini.
Berikut ini hasil kuisioner penegndalian intern siklus penjualan tunai dan penerimaan kas pada PT. Astra International HSO Kudus (lihat hal 72).