BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.2. Deskripsi Hasil Penelitian
4.2.3. Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan
Dokumen flow atau disebut juga bagan alir formulir (Form Flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Setiap kegiatan yang dilakukan terhadap data yang digambarkan dalam bentuk simbol – simbol. Adapun simbol – simbol yang digunakan dalam dokumen flow antara lain :
1. Proses Manual.
Proses merupakan dari kegiatan atau aktivitas yang akan dilakukan secara manual.
Gambar 9 : Proses
2. Input Output.
Merupakan simbol dari masukan & keluaran yang berupa data yang akan digunakan sebagai bukti kegiatan.
Gambar 10 : Input Output
3. Decision.
Menunjukkan pemisahan antara 2 kondisi.
55
4. Bukti / Dokumen.
Merupakan bentuk bukti, bukti satuan / transaksi memakai gambar yang tidak ada garis vertikal pada sisi kirinya, sedangkan beberapa bukti dan informasi (Dokumen) memakai gambar yang memiliki garis vertikal pada sisi kirinya.
Gambar 12 : Bukti / Dokumen
5. Entity / Barang.
Menunjukkan maksud barang.
Gambar 13 : Entity
6. Message to user.
Menunjukkan penyampaian informasi, dalam bentuk barang / sesuatu yang disampaikan memiliki kuantitas yang besar.
Gambar 14 : Message to user
7. Manual File.
Menunjukkan penyimpanan dalam bentuk manual.
56
8. Relationship.
Merupakan suatu simbol yang menunjukkan atribut – atribut yang ada pada entity – entity pada himpunan hubungan.
Gambar 16 : Relationship
9. On-page Reference.
Menunjukkan penyampaian terhadap symbol lain, pengganti Relationship apabila penggunaan Relationship tidak dimungkinkan pada kondisi bentuk flow yang ada, tetapi hanya digunakan dalam satu halaman yang sama.
Gambar 17 : On-Page Reference
10. Off-page Reference.
Sama halnya On-page Reference, tetapi hanya digunakan untuk kondisi antar halaman yang berbeda.
Gambar 18 : Off-Page reference
Sebelum peneliti melakukan wawancara, peneliti terlebih dahulu menemui Kepala IT PT katrins, dari bagian IT peneliti dibantu untuk dapat menemui direktur PT Katrins dimana dari wawancara kecil dengan direktur tersebut peneliti diarahkan kepada kepala bagian HRD agar dapat diarahkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan peneliti, peneliti tidak tahu harus memulai dari bagian mana apabila peneliti kan melakukan analisa Dokumen
57
Katrins, dan Beliau mengatakan “Eaaa... kalo mas Bagus ingin menganalisa Dok Flow Pembelian, menurut saya sebaiknya mas bagus mulai dari bagian Operasional aja mas...!!!, menurut saya pembelian / penjualan semua bermuara dari bagian operasional, makannya kami lebih mengutamakan kualitas SDM bagian operasional dibandingkan bagian lain, karena bagian operasional menurut saya lebih kompleks masalah-masalah yang dihadapi, dibandingkan dengan bagian-bagian lainnya...!!!” beliau menambahkan
“Mass bagus kalo’ mau wawancara, biar saya rekomendasikan langsung ke kepala tiap bagian aja mas...!!!, khawatir kalo mas ke Staff bagian, isa-isa gak dapet informasi yang mas bagus butuhkan dan lagi malah juga mengganggu kinerja mereka mas, sama kepala bagian aja saya kira mas bagus sudah bisa dapat mengasumsikan apa-apa yang dibutuhkan ma mas bagus kok”. sesuai anjuran serta rekomendasi yang diberikan Kepala HRD PT Katrins kepada peneliti, peneliti langsung melakukan wawancara untuk menganalisa Dok Flow Pembelian dan sekaligus dilanjutkan dengan penjualan dengan memulainya dari Kepala Bagian Operasional PT Katrins.
Adapun kesimpulan dari hasil wawancara yang peneliti lakukan sebagai berikut :
Tabel 1 : Hasil Wawancara dengan Direktur PT Katrins (Bapak Ferry Chandra)
Pertanyaan Jawaban
Apakah peneliti diizinkan untuk melakukan observasi di PT Katrins sebagai bahan penelitian & apa harapan2 serta hal2 yang perlu peneliti perhatikan untuk dapat menghasilkan penelitian dengan keuntungan bagi semuanya, bagi peneliti maupun PT Katrins?
‐ Diperbolehkan, dengan syarat tidak
mmbawa bukti / laporan resmi milik perusahaan dalam bentuk apapun tanpa seijin bagian yang berwenang
‐ Memiliki procedure pengerjaan yang efektif dan efisien agar dapat menyelesaikan penelitian tanpa harus mengganggu kinerja para karyawan.
58
‐ Diharapkan dari penelitian tersebut dapat di tarik kesimpulan baik / buruknya kinerja perusahaan, dan dapat menyadikan saran peneliti sebagai bahan acuan untuk melakukan pembenahan
Tabel 2 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian HRD (Ibu Retno Sudjono)
Pertanyaan Jawaban
Dari mana peneliti dapat memulai melakukan analisa, dan sebatas apa peneliti dapat menggunakan waktu kerja pegawai untuk melakukan kegiatan penelitian?
‐ Sebaiknya peneliti memualinya dari
bagian operasional, dan lebih baik langsung berhubungan dengan kepala
bagian dimana telah direkomendasikan.
‐ Meminimalisasi menggunakan jam
jam kerja sibuk (jam 8.00 – 11.00)
‐ Diharapkan sebelum melakukan
wawancara / analisa memiliki draft / daftar pertanyaan / rencana yang akan dilakukan, sehingga dapat meminimalisasi pemborosan waktu.
Tabel 3 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional (Bapak Lukito)
Pertanyaan Jawaban
Bagaimana bagian operasional mengawali Proses pembelian ?
‐ Pembelian yang dilakukan oleh PT katrins semua berdasar atas permintaan customer
‐ Staff LCL / FCL / International
melakukan info ke Bagian Pembelian sesuai dengan permintaan Customer
‐ Dari bagian pembelian menerima
info ttg harga dari permintaan Customer
‐ Info harga di infokan kembali ke
Customer Info / bukti apakah yang di berikan
pada bagian pembelian agar transaksi pembelian benar-benar dapat dilaksanakan oleh bagian pembelian?
‐ Bagian operasional memberikan
bukti permintaan atas pembelian sesuai dengan permintaan customer yang telah disepakati berupa copy
59
Apa yg dilakukan terhadap bukti permintaan dari customer tadi?
‐ Apabila permintaan disetujui oleh bagian pembelian & customer dapat menerima info harga, maka permintaan tersebut diproses untuk dapat diakukan pengiriman sesuai dengan permintaan customer
Proses apa saja yg dilakukan untuk dapat dilaksanakan pengiriman?
Ada 2 proses yang dilakukan bersamaan dengan staff yang berbeda, antara lain :
Proses 1
‐ Melakukan kelengkapan atas
legalitas dokumen yang diperlukan sebagai syarat kelengkapan untuk melakukan pengiriman
‐ Mengirim dokumen tersebut ke
customer untuk meminta persetujuan pengiriman sesuai kesepakatan awal dimana sebagian dokumen tersebut harus dikirim kembali oleh customer untuk bisa dilakukan proses pengiriman selanjutnya
Proses 2
‐ Memilah proses pengiriman
berdasarkan ukuran dan jenis jarak
‐ Membuat bukti-bukti berupa
PO(Pick Up Order) berfungsi untuk dapat dilakukan pengambilan (Trucking) / pengantaran (Dooring) ,IF(Info Freight) berfungsi untuk izin kepada supplier / pihak ke 3 untuk dapat memakai space Packing dan PL(Packing List) berfungsi untuk perintah untuk dilakukannya packing agar dapat ditata sesuai ukuran dan dilakukan pengiriman
Dari 2 proses tersebut, semua bukti dijadikan 1 untuk diinfokan ke customer sebagai tanda butki bahwa barang telah siap & telah dikirim bukti2 apa yang dibutuhkan agar dapat
dilakukan “proses 2” dari pertanyaan diatas?
‐ Copy Dokumen space packing
sesuai dengan pembelian yang telah dilakukan bagian pembelian, dimana juga merupakan info atas akumulasi permintaan pembelian
60
yang dilakukan
‐ SJ/P (Surat Jalan/Pengantar) yang telah dibuat oleh bagian gudang atas pengambilan / pengantaran atas barang milik customer
‐ TTB (Tanda tarima barang) yang
telah dibuat oleh bagian gudang setelah barang milik customer masuk gudang PT Katrins
Tabel 4 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Customer Service (Bapak Bambang)
Pertanyaan Jawaban
Apa saja yg dilakukan bagian ini dalam kegiatan usaha di PT Katrins?
‐ Sama seperti halnya staff bagian
operasional (CS), tetapi lebih fokus untuk mempertahankan customer untuk dapat selalu menggunakan jasa PT Katrins, singkatnya adalah memaintenence konsistensitas customer
‐ Melakukan pendataan atas
customer baru dengan menggunakan quotation, dimana dari dok tersebut dapat diketahui karakter customer dalam melakukan pengiriman barangnya
Tabel 5 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Pembelian (Ibu Indah)
Pertanyaan Jawaban
Apa yg dilakukan atas info permintaan dr bagian operasional?
‐ Mencatat infonya terlebih dahulu
sebagai bagan histori info permintaan
‐ Menganalisa info permintaan kira-kira kondisi trayek apa yang dibutuhkan agar pengiriman dapat dilakukan, setelah memilahnya, maka dilakukan pencatatan lagi sesuai kondisi yang telah dianalisa
‐ Berdasarkan analisa yg telah
dilakukan, dilanjutkan membuat penawaran kepada supplier atas
61
bagian pembelian infokan ke bagian operasional untuk diforwardkan ke customer
‐ Apabila cocok, bagian operasional akan memberikan copy permintaan pembelian diamana dari butki tersebut akan diolah untuk diinfokan ke bagian akuntansi
Bagaimana pengakuan atas pembelian dan hutangnya?
‐ Transaksi pembelian akan langsung diakui sesaat setelah bagian pembelian menerima copy permintaan pembelian
‐ Pengakuan Hutang merupakan
otorisasi bagian akuntansi, bukan bagian pembelian
Selain melakukan proses pembelian, job disk apalagi yang dilakukan oleh bagian pembelian?
‐ Membuat laporan bulanan atas
pembelian, dimana laporan tersebut dipilah berdasarkan Customer, Tujuan dan Supplier
Tabel 6 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Gudang (Bapak Indra)
Pertanyaan Jawaban
Dokumen apa saja yg diterima, dr bagian mana dan proses apa yg dilakukan setelah menerima dokumen tersebut?
‐ Bukti PO(pickup order) diterima dr bagian operasional, dimana akan dilakukan proses persiapan pengabilan / pengantaran barang. Dan proses pengambilan / pengantaran barang sendiri akan dibuatkan SJ/P (Surat Jalan/pengantar) dimana sebagai pegangan buat sopir dan copynya nanti diberikan kepada cutomer
sebagai bukti pengambilan/pengantaran dan copy
lainnya dr SJ/P akan diberikan ke bagian operasional sebagai tanda bukti bahwa barang telah diproses pengambilan/pengantaran
‐ PL (Packing List) diterima dari
bagian operasional sebagai perintah untuk mempacking barang untuk dilakukan pengiriman sesuai tujuan customer dan packing dilakukan sesuai dengan ukuran yg tertera dalam bukti PL
62
Dokumen apa saja yg dikeluarkan, untuk bagian mana dan atas dasar apa dokumen tersebut di buat?
‐ TTB (tanda terima barang) di buat untuk diserahkan ke bagian operasional dimana dibuat setelah barang sampai di gudang
Tabel 7 : Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Akuntansi (Bapak Aswin)
Pertanyaan Jawaban
Atas transaksi Pembelian dan Penjualan, dokumen apa saja yg diterima?
Pembelian
‐ Copy Permintaan Pembelian
‐ Tagihan atas pembelian (Hutang) Penjualan
‐ Dokumen-Dokumen Barang
Kiriman Dari dokumen pembelian dan penjualan
yg telah diterima, proses apa saja yg dilakukan?
Pembelian
‐ Copy Permintaan Pembelian &
Tagihan atas pembelian (Hutang) di cocokkan apakah sesuai atau tidak, setelah itu dicatat atas pengakuan hutangnya sesuai dengan data transaksi yang ada, serta tanggal jatuh tempo pelunasannya.
‐ Pada saat tanggal jatuh tempo, akan dulakukan proses pelunasan dimana akan dicek terlebih dahulu, apakah supplier pemilik piutang juga memiliki hutang pada PT Katrins, apabila ada, maka akan langsung dikurangkan, jd pelunasan hanya sejumlah hutang yang telah di potong piutang atas supplier tersebut dimana notabene supplier tersebut juga merupakan Customer PT Katrins
Penjualan
‐ Dokumen-Dokumen Barang
Kiriman akan kami pilah menjadi 2, tunai atau kredit, apabila tunai, maka akan langsung dicatat dalam pendapatan jasa, tetapi apabila kredit, maka akan dilakukan pengakuan piutang, apabila pada saat jatuh tempo pelunasan atas piutang, apabila customer tersebut
63
sejumlah piutang yang telah dikurangi dengan hutang PT Katrins, jd apabila kelebihan bayar, maka PT Katrins akan mengembalikan total pembayaran sejumlah nilai lebih atas nilai bayar yang telah dilakukan, dan apabia perlua dilakukan tagihan, maka tagihan yang PT Katrins tagihkan juga sejumlah piutang yang telah dikurangkan dengan hutang.
Selain proses yang telah dijelaskan diatas, proses apalagi yang dilakukan dalam ruanglingkup pembelian dan penjualan?
‐ Setiap bulan akan dibuat laporan
pembelian lengkap beserta pelunasan atas hutang dan
‐ Setiap minggu membuat laporan
penjualan beserta penerimaan pendatapan jasa, baik itu dari pembayaran tunai maupun kredit
Berdasarkan wawancara yang telah peneliti lakukan, dapat di gambarkan dalam bentuk diagram flow untuk mudah memahami alur proses dokumen pembelian dan penjualan pada PT Katrins dengan bentuk diagram sebagai berikut :
64
Operasional Pembelian Supplier / Rekanan Akuntansi
Start 1 Info Permintaan Pembelian 2 Info Permintaan Pembelian 1 Info Permintaan Pembelian Buat bukti info permintaan Analisa Trayek Pemisahan Kondisi pembelian (Trucking/Shipping/ Dooring) Buat Penawaran pembelian 1 Penawaran Pembelian 2 Penawaran Pembelian 1 Penawaran Pembelian Cek Penawaran Buat Info Terima/Tolak Penawaran 1 Info Penawaran 2 Info Penawaran 1 Info Penawaran Info Harga Ke CS Info Harga Ke Customer Deal Jasa Batal 1 Permintaan 2 Buat bukti permintaan Deal 1 Permintaan Pembelian 2 Permintaan Pembelian 3 Permintaan Pembelian 1 Permintaan Pembelian 2 Permintaan Pembelian a a Buat bukti pembelian & Tagihan 1 Bukti Pembelian 1 Tagihan Hutang 2 Bukti Pembelian 2 Tagihan Hutang 1 Bukti Pembelian 1 Tagihan Hutang Proses Pelunasan hutang Buat Bukti Pelunasan Hutang 1 Bukti Pelunasan Hutang 2 Bukti Pelunasan Hutang 1 Bukti Pelunasan Hutang Catat Data info Permintaan Catat Data Permintaan Catat Data info
Permintaan berdasarkan kondisi Catat Data Pembelian Catat Data Pelunasan Catat Transaksi Pembelian & Hutang Form Permintaan
65
1 Dokumen Pengiriman
Pengirim Customer Service Operasional Gudang / Depo Supplier / Pihak Ke 3
Start Penawaran Penjualan Jasa Cek Penawaran Info Penawaran + Quotation Deal Jasa Tdk Isi Quotation 1 Quotation 2 Quotation Ya 1 Quotation 2 Quotation Pendataan Trucking Buat Pick Up Order Ya 1
Form Permintaan Cek Permintaan Maintenen ce Info Transaksi 1 Pick Up Order2 Pick Up Order 1 Pick Up Order Buat Pick Up Order Dooring 1 Pick Up Order Dooring 2 Pick Up Order Dooring Dooring Tdk Ya 1 Pick Up Order Dooring Freight Buat Info Freight 1 Info Freight 2 Info Freight Tdk Tdk 1 Info Freight legalitas jasa pengiriman Persiapan dokumen2 pengiriman Persiapan pengambilan barang
Buat Surat Jalan / Pengantar (SJ/P) 1 SJ/P 2 SJ/P 3 SJ/P 1 SJ/P 2 SJ/P 3 SJ/P a a C C 2 Dokumen Pengiriman B 1 Dokumen Pengiriman B 2 SJ/P 3 SJ/P 3 Dokumen Pengiriman D D 3 Dokumen Pengiriman Dokumen Space Packing E Dokumen Space Packing E Penataan Barang / Packing Buat Penerimaan Barang 1 Bukti Terima Barang 2 Bukti Terima 1 Bukti Terima Barang Dokumen Shipping Instruction BB Catat Data history Transaksi 2 SJ/P
66 Penerima Pembayar Akuntansi Buat Packing LIst 1 Packing List2 Packing List
Operasional Gudang / Depo
AA 1Packing List Packing Barang Pengiriman barang Dokumentasi Barang kiriman Pengiriman Barang BB Dokumen Shipping Instruction 1 Dokumen Barang Kiriman 2 Dokumen Barang Kiriman 3 Dokumen Barang Kiriman 2 Dokumen Barang Kirim an 1 Dokumen Barang Kiriman Mencatat Transaksi Tunai Mencatat Piutang Membuat Surat Tagihan 1 Tagihan Piutang2 Tagihan Piutang Mencatat Pendapatan Jasa Buat Laporan penjualan jasa Direktur Finish 1 Laporan Penjualan Jasa 2 Laporan Penjualan Jasa 1 Tagihan Piutang Mengirim kembali BTTB Gambar 21 : Dokumen Flow Diagram Penjualan 2
67