PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT KATRINS SURABAYA
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Jurusan Akuntansi
Diajukan Oleh: Bagus Hari Sugiharto
0713215010/FE/EA
Kepada
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SKRIPSI
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT KATRINS SURABAYA
yang diajukan
Bagus Hari Sugiharto 0713215010/FE/EA
disetujui untuk Ujian Lisan oleh
Pembimbing Utama
DRA.EC.SRI HASTUTI, MSI Tanggal: ... NIP. 030 194 442
Mengetahui
SKRIPSI
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG
DAN PIUTANG PADA PT KATRINS
SURABAYA
Disusun Oleh Bagus Hari Sugiharto 0713215010 / FE / EA
Telah dipertahankan dihadapan dan diterima oleh Tim Penguji Skripsi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Pada tanggal 24 Juni 2011
Pembimbing : Tim Penguji :
Pembimbing Utama Ketua
Dra.Ec.Sri Hastuti, Msi Dra.Ec.Sri Hastuti, Msi
Sekretaris
Dra.Ec. Sari Andayani, M.Aks
Anggota
Dra.Ec. Erna S, MM
Mengetahui
Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur
KATA PENGANTAR
Puji syukur ke Hadirat Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha
Penyayang. Shalawat serta salam semoga tetap dilimpahkan kepada junjungan
kita Nabi Besar Muhammad SAW beserta keluarganya, sahabat-sahabatnya, para
pengikutnya yang benar-benar beriman. Berkat taufiq dan hidayah Allah SWT,
penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu.
Skripsi merupakan karya tulis ilmiah hasil penelitian mandiri untuk
memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada
Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Pembangunan Nasional
“Veteran” Jawa Timur.
Perkenankanlah pada kesempatan ini penulis menyampaikan ungkapan
terima kasih kepada beberapa pihak yang telah banyak membantu dalam
penyusunan skripsi ini:
1. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Teguh Soedarto, M.P selaku Rektor Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Dr. H. Dhani Ichsanuddin Nur, MM selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Bapak Drs. Ec. H. Rachman A. Suwaidi, MS selaku Wakil Dekan I
Fakultas Ekonomi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa
Timur.
5. Ibu Dra. Ec. Hj. Sri Hastuti, Msi selaku dosen pembimbing yang telah
sabar memberikan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing serta
mengarahkan penulis demi kesempurnaan penyusunan skripsi.
6. Ibu Dr. Sri Trisnaningsih, Msi selaku Dosen Wali yang telah sabar
memberikan waktu dan pikiran untuk membantu memberikan dukungan
demi kesempurnaan penyusunan skripsi.
7. Dosen, Staf Pengajar dan Karyawan Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
8. Bapak, Ibu, Adik-adikku dan seluruh keluargaku yang selalu memberikan
dukungan material maupun spiritual serta do’a dan restunya yang telah
diberikan selama ini.
9. Calon istriku Mamik Suparmi yang selama ini selalu memberikan
dukungan, do’a, serta segalanya hingga dapat terselesainya skripsi ini.
10.Teman-temanku yang selama ini selalu bersama dalam suka, duka, sedih
dan bahagia.
11.Semua pihak yang telah membantu penulis dalam dalam proses pengerjaan
skripsi ini sampai selesai.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh
karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca akan penulis
terima dengan senang hati. Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini dapat
bermanfaat bagi kita semua. Amin Ya Rabbal Alamin.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... x
ABSTRAKSI ... xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 9
1.3. Batasan Penelitian ... 10
1.3. Tujuan Penelitian ... 11
1.4. Manfaat Penelitian ... 11
BAB II STUDI PUSTAKA 2.1. Konsep Dasar Sistem ... 13
2.4 Konsep Dasar Piutang ... 16
2.5 Konsep Dasar Hutang ... 17
2.6 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 18
2.7 Sistem Informasi Akuntansi ... 19
2.8 Pengertian Freight Forwarding ... 22
2.9 Pengertian Reimbursment ... 23
2.9.1 Perlakuan Ppn atas Transaksi Reimbursment ……….…….. 24
2.9.2 Perlakuan Pph atas Transaksi Reimbursment ……….…….. 26
2.10 Faktor-faktor yang mempengaruhi Freight Cost ... 27
2.11 Elemen-elemen Freight Cost ... 28
BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 30
3.2. Alasan Ketertarikan Peneliti ... 30
3.3. Lokasi Penelitian ... 31
3.4. Sumber Data dan Jenis Data Penelitian ... 32
3.5. Prosedur Pengumpulan Data ... 34
3.7. Pengujian Keabsahan Data ... 38
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Deskripsi Obyek Penelitian ... 41
4.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan... 41
4.1.2. Lokasi Perusahaan ... 43
4.1.3 Struktur Organisasi ... 44
4.2. Deskripsi Hasil Penelitian ... 50
4.2.1. Bentuk Transaksi Berdasarkan Ukuran ... 50
4.2.2. Bentuk Transaksi Berdasarkan Jenis Jarak ... 51
4.2.3. Analisis Dokumen Flow dan Pembahasan ... 54
4.3. Pembahasan Sistem Flow dan Aplikasinya ... 67
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 83
5.2. Saran ... 83
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
1. Hasil Wawancara dengan Direktur PT Katrins (Bapak Ferry Chandra) 57
2. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian HRD (Ibu Retno Sudjono) 58
3. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Operasional (Bapak Lukito) 58
4. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Customer Service (Bapak
Bambang) 60
5. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Pembelian (Ibu Indah) 60
6. Hasil Wawancara dengan Kepala Bagian Gudang (Bapak Indra) 61
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
1. Peta Konsep Jasa Perusahaan Freight Forwarding 4
2. Posisi PT KITRANS 5
3. Global Bisnis Flow 7
4. Struktur Organisasi PT. Katrins 45
5. Contoh simulasi Transaksi PTP (Port to Port) 52
6. Contoh simulasi Transaksi PTD (Port to Door) 52
7. Contoh simulasi Transaksi DTD (Door to Door) 53
8. Contoh simulasi Transaksi DTP (Door to Port) 53
9. Proses 54
10. Input Output 54
11. Decision 54
12. Bukti / Dokumen 55
13. Entity 55
14. Message to user 55
17. On-Page Reference 56
18. Off-Page Reference 56
19. Dokumen Flow Diagram Pembelian 64
20. Dokumen Flow Diagram Penjualan 65
21. Dokumen Flow Diagram Penjualan 2 66
22. System Proses 67
23. System Manual Input 67
24. System Decision 67
25. Stored Data 68
26. System Relationship 68
27. Sistem Flow Pembelian 69
28. Aplikasi Sistem Shipping Order 72
29. Aplikasi Sistem Job (Bongkar/Muat Container) 73
30. Aplikasi Jadwal Kapal 73
31. Sistem Flow Penjualan 74
32. Sistem Flow Penjualan 2 75
34. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Tarif Transaksi 79
35. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Trucking 80
36. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Container 80
37. Aplikasi Order kirim / Terima Tab BTTB 81
38. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Invoice 81
39. Aplikasi Order kirim / Terima Tab Biaya 82
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
1. Surat Rekomendasi
2. Contoh Bukti – Bukti Transaksi PT Katrins
3.1. Contoh Bentuk Kegiatan Packing Transaksi berdasarkan ukuran jenis LCL.
PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI TERKOMPUTERISASI ATAS HUTANG DAN PIUTANG PADA PT
KATRINS SURABAYA
Oleh:
Bagus Hari Sugiharto
ABSTRAK
Sistem Informasi Akuntansi terkomputerisasi sekarang ini sudah sangat dibutuhkan oleh banyak bidang usaha guna membantu kelancaran bidang usaha itu sendiri, tidak hanya sekedar membantu untuk otomatisasi proses sistem pada usaha tersebut, tetapi hingga pelaporan keuangan dan analisa pelaporan juga dapat dilakukan, karena selain waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan agar pelaporan dapat di terbitkan, ketepatan serta keakuratan juga sangat diperlukan guna menunjang suatu laporan yang sangat baik.
PT Katrins salah satu perusahaan Forwarding terbesar di surabaya banyak melakukan transaksi pengiriman baik import maupun export, tentu sedikit banyak banyak berhubungan dengan pihak luar sehingga banyak paduan sistem yang harus digunakan agar dapat terjalin kerja sama yang sangat baik, pada sebagian besar perusahaan induk kekuatan transaksi yang mempengaruhi sangat dalam pada pelaporan adalah Hutang dan Piutang, karena pada dua akun tersebut penentu besar sedikitnya perkembangan perusahaan.
Dengan perkembangan yang telah dijabarkan diatas, peneliti mengambil sampel penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi pada PT Katrins, khususnya pada Hutang dan Piutang, karena setelah peneliti dalami sistem yang berjalan serta beberapa kendala yang peneliti temukan, Hutang dan Piutang PT Katrins sangat tidak relevan dengan aturan akuntansi yang ada, selain bisa sangat merugikan perusahaan, juga dapat menghambat proses arus kas yang seharusnya bisa sangat berkembang sangat baik.
Akhir dari penelitian, peneliti menyimpulkan bahwa pembenahan sistem manual menjadi terkomputerisasi bisa sangat membantu apabila proses pengembangan dibantu dengan penerapan Sistem Informasi Akuntansi yang baik pula.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah.
Teknologi komputer telah digunakan oleh banyak instansi, dalam
bidang apapun itu, mulai instansi tingkat bawah hingga atas, pasti tidak
lepas dari teknologi komputer, bagaimana bisa tidak menggunakan teknologi
tersebut, sedangkan teknologi komputer setiap detik selalu melahirkan
perkembangan yang sangat signifikan untuk dapat digunakan dengan mudah
dalam berbagai bidang, dalam kegiatan apapun yang ada pada instansi
manapun itu.
Pesatnya perkembangan teknologi yang membuat semakin besar pula
perkembangan suatu sistem informasi akuntansi berkembang dalam berbagai
penerapan hingga penggunaanya secara operasional, mulai dari sistem
Pembelian, Penjualan hingga Penerimaan Kas, dan Pengeluaran Kas
sekalipun, dan tidak sedikit kesalahan yang ditimbulkan karena kurangnya
pengetahuan dasar atas sistem yang diberlakukan.
Elemen-elemen penting seperti Penjualan, Pembelian, Penerimaan
Kas, dan Pengeluaran Kas (Perusahan Dagang / Jasa) atau bahkan produksi
(Perusahaan Manufaktur) merupakan perangkat dasar transaksi pada
perusahaan. Dapat ditarik garis lurus bahwa semua dasar transaksi diatas
kembali ke bentuk sistem transaksi yang diolah sedemikian rupa hingga
menghasilkan sebuah informasi sehingga dapat dijadikan dasar untuk
2
dimana untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang telah terjadi pada
perusahaannya lalu melakukan evaluasi apakah kegiatan tersebut telah
dilakukan sesuai dengan rencana dan peraturan yang berlaku serta menjamin
agar data tersebut dapat diolah secara efisien menjadi informasi yang akurat,
dapat dipercaya dan tepat waktu maka dalam pengolahan data tersebut
diperlukan suatu alat yang dinamakan sistem informasi.
Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan
perusahaan. Salah satu sistem informasi yang sangat diperlukan bagi
manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah sistem
informasi akuntansi. Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada
penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian
yang sama.
Davis, dan kawan-kawan, menyatakan bahwa “Accoun-ting
information sistem encompass the process and procedures by which an organization’s financial information is received, registered, recorded, handled, processed, stored, and ultimately disfosed of ”.
Penjelasan di atas menekankan pada proses dan prosedur
pengelolaan atas informasi keuangan organisasi mulai dari penerimaan
sampai dengan informasi tersebut tidak berguna lagi bagi organisasi.
3
managers for use in planning and controlling current and future operations, and (2) external reporting to stockholders, government and other outside parties”.
Pengertian di atas jelas mengenai sistem informasi akuntansi dan
dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi mencakup
proses dan prosedur pengelolaan informasi keuangan organisasi dengan
tujuan untuk pelaporan kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan.
Berdasarkan perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat,
serta sistem informasi akunatansi yang sangat dapat dibantu penerapannya
dengan teknologi komputer, maka sangat mungkin apabila penerapan sistem
informasi akuntansi di sandingkan dengan teknologi komputer yang ada saat
ini.
PT KATRINS merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa
freight forwarder, sama halnya seperti ekspedisi, tetapi jasa freight
forwarder lebih kompleks, mulai dari quantity pengiriman hingga jenis
barang yang beragam dan lebih mayoritas berukuran besar, selain itu paduan
transportasi yang beragam banyak digunakan dalam sistem transaksi yang
terjadi, mulai dari transportasi darat, laut, hingga udara dapat terjadi dalam
sekali transaksi, dan tidak sedikit transaksi yang terjadi dalam satu periode
akuntansi, perusahaan tersebut sudah berdiri selama kurang lebih 10 tahun,
tentu banyak tujuan jasa pengiriman yang telah dilakukan oleh perusahaan,
hingga pelosok / daerah terpencil sekalipun, dan beragam jenis barang serta
4
dengan kurun waktu selama itu. Fokus transportasi utama PT KATRINS
adalah transportasi laut/kapal muat, mulai jasa Loading saja dan Dischange
saja atau bahkan kedunya, dan tidak menutup kemungkinan melakukan
trucking (pengiriman sampai tujuan) dimana lanjutan proses pengiriman dari
transportasi laut/kapal muat tadi dengan transportasi darat atau udara,
dimana disesuaikan dengan kondisi pengiriman dan jenis barang.
Secara umum Peta Konsep Jasa perusahaan freight forwarding
khususnya PT KATRINS dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Peta Konsep Jasa Perusahaan Freight Forwarding
Sumber : Bagian HRD PT Katrins, (Global Transaction Procedure)
Pada transaksi penjualan jasa yang semakin lama semakin besar
tetapi semakin besar pula jumlah nilai piutang atas customer – customer
sehingga dapat menghambat cash flow perusahaan, pembelian jasa atas
pemenuhan permintaan customer yang juga semakin meningkat seimbang
5
menghasilkan suatu produk jasa sehingga dapat dipasarkan. Karena
perusahaan jasa dibidang freight forwarder pada dasarnya adalah sebuah
agen yang menjalankan sistem transaksi Reimbursment, jadi freight
forwarder hanya menjembatani antara konsumen dengan pihat ketiga. Saat
transaksi Reimbursment, Tagihan dari Pihak Ketiga akan diteruskan oleh
Pemberi Jasa kepada Penerima Jasa dengan atau tanpa ditambah imbalan
(Mark Up). Selanjutnya pembayaran dari Penerima Jasa akan diteruskan
oleh Pemberi Jasa kepada Pihak Ketiga tersebut setelah dikurangi dengan
imbalan mark up. Jumlah penerimaan yang akan dicatat sebagai
penghasilan/pendapatan oleh Pemberi Jasa adalah jumlah pembayaran dari
Penerima Jasa dikurangi dengan tagihan dari pihak ketiga. Posisi PT
KATRINS dalam transaksi pengiriman dapat di gambarkan sebagai berikut:
Gambar 2. Posisi PT KATRINS
Sumber : Bagian HRD PT Katrins, (Global Bisnis Position)
Selama ini perusahaan menggunakan pencatatan secara manual atas
hutang dan piutang pada semua transaksi yang terjadi, banyak paduan
transaksi yang terjadi sehingga menimbulkan masalah keuangan yang
mengakibatkan pengidentifikasian terhadap hutang dan piutang perusahan
6
1. Supplier terkadang juga menjadi Customer, begitu juga sebaliknya, kondisi
tersebut sering digunakan oleh Supplier maupun Customer untuk melakukan
pembayaran hutang dan piutang dengan cara pembebanan terbalik dimana
memotong hutang dengan piutang, atau sebaliknya memotong piutang
dengan hutang.
2. Semakin membesarnya jumlah nilai hutang dan piutang karena tidak
terdapat control internal yang baik atas jumlah nilai hutang dan piutang.
3. Perusahan menggunakan pencatatan hutang sementara dalam pengakuan
hutangnya sebelum faktur asli / faktur tagihan dari supplier diterima oleh
perusahaan, dan itu sering terjadi ketidaksamaan atas tagihan dengan nilai
tagih yang tercantum dalam faktur tagihan hutang.
4. Karena poin 2 dan 3, serta banyak termin yang terjadi pada setiap perjanjian
antara perusahaan dengan customer maupun supplier, banyak
keuntungan-keuntungan yang seharusnya bisa didapatkan perusahaan, tetapi perusahaan
tidak bisa memperolehnya, seperti potongan pembayaran, peningkatan jatah
pemakaian Container, dll.
5. Perbedaan quantitas penjualan jasa pada setiap customer hingga banyak
menimbulkan banyak paduan produk jasa.
6. Karena banyaknya paduan jasa yang ada serta paduan transaksi,
menyebabkan banyak pesanan transport / trayek atas customer service,
padahal bayak pula transaksi gagal karena banyak hal pula yang
Secara Diagram Bisnis flow transaksi dari penjelasan singkat diatas dapat di gambarkan sebagai berikut:
Gambar 3. Global Bisnis Flow
Pembengkakan terhadap nilai Hutang dan Piutang semakin tidak
terkendali karena perkembangan bisnis forwarding saat ini juga semakin
berkembang pesat seiring perkembangan perdagangan bebas yang
diterapkan pemerintah guna meningkatkan perkembangan ekonomi Negara
yang lebih maju, sesuai dengan salah satu butir dalam PP No. 61 tahun
1954 menyebutkan bahwa freight forwarder Sebagai alat kontrol dari
pemerintah tentang kegiatan Ekaport dan Import didalam perkembangan
pembangunan nasional serta Penghematan devisa negara dibidang Freight
dan Forwarding yang selama ini lari ke luar negri. Tetapi yang paling parah
yang terjadi pada perusahaan adalah besarnya nilai hutang yang ditimbulkan
tidak seimbang dengan nilai pendapatan tunai yang dihasilkan, karena
perusahaan ini mayoritas transaksi penjualan jasanya menggunakan sistem
kredit, jumlah nilai piutang semakin membengkak juga, hal ini yang menjadi
kekhawatiran perusahaan dimana nantinya akan menimbulkan tidak
seimbangnya antara pengeluaran tunai dengan pendapatan karena mayoritas
nilai transaksi yang ada hanya bertambah pada sisi nilai hutang dan piutang
saja, padahal perusahaan juga membutuhkan dana tunai untuk pembiayaan
operasional perusahaan sehari-hari.Ditambah lagi peraturan pemerintah yang
mengatur atas pajak yang harus dikenakan atas beberapa tarif yang timbul,
diantaranya PPN, dimana diterangkan dalam Pasal 1 angka 17
Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai menyatakan bahwa Dasar Pengenaan Pajak
9
sebagai dasar untuk menghitung pajak yang terutang. Dalam kaitannya
dengan penyerahan jasa, yang dipakai sebagai Dasar Pengenaan Pajak
adalah Penggantian. Definisi Penggantian menurut Pasal 1 angka 19
Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai adalah nilai berupa uang,
termasuk semua biaya yang diminta atau seharusnya diminta oleh pemberi
jasa karena penyerahan Jasa Kena Pajak, tidak termasuk pajak yang
dipungut menurut undang-undang ini dan potongan harga yang dicantumkan
dalam Faktur Pajak. Masih banyak aturan-aturan dari pemerintah yang harus
dipenuhi selain PPN, begitupun PPH, peraturan pengiriman barang
(eksport/import), dsb.
Perusahaan melihat perkembangan sistem komputerisasi akuntansi
yang semakin lama semakin berkembang pesat dalam dunia bisnis,
berencana membuat pembenahan sistem hutang dan piutang perusahaan
dengan paduan komputerisasi yang bertujuan mengidentifikasi tingkat
pertambahan nilai hutang dan piutang yang semakin lama semakin besar,
melihat perusahaan mayoritas transaksi dilakukan secara kredit / non tunai
diharapkan dengan perkembangan sistem yang baru akan menekan besarnya
jumlah nilai hutang dan piutang perusahaan, sehingga memperbaiki cash
flow perusahaan menjadi lebih baik.
1.2. Rumusan Masalah.
Berdasarkan latar belakang, maka penulis merumuskan
10
1. Bagaimana bentuk diagram flow dan sample form yang akan
digunakan dalam pelaksanaan penerapan sistem informasi akuntansi
dengan komputerisasi akuntansi hutang dan piutang?
2. Penataan ulang internal control perusahaan dari sistem manual ke
sistem komputerisasi untuk hutang dan piutang?
3. Bagaimana bentuk sistem aplikasi untuk penerapan sistem informasi
akuntansi hutang dan piutang dengan komputerisasi akutansi pada
perusahaan Forwarding tersebut?
4. Berapa besar tingkat keberhasilan konversi sistem hutang dan
piutang tersebut dari sistem manual ke sistem komputerisasi?
1.3. Batasan Penelitian.
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi perusahaan dan keinginan
perusahaan untuk menggunakan sistem komputerisasi dalam proses bisnis
hutang dan piutang, maka penelitian terfokus pada :
1. Perubahan alur bisnis proses hutang dan piutang dari sistem manual
menjadi sistem komputerisasi.
2. Perencanaan, diagram flow, hingga sample bentuk form aplikasi
sistem komputerisasi hutang dan piutang sehingga meng-cover
11
1.4. Tujuan Penelitian.
Berdasarkan banyaknya permasalahan yang dihadapi perusahaan,
khususnya pada sistem hutang dan piutang, serta keinginan besar perusahaan
untuk menggunakan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi dalam
bisnis prosesnya dimaksud agar menekan tingkat kerugian yang selama ini
ditanggung perusahaan.
Dengan begitu dapat ditarik keputusan bahwa seberapa tingkat
perkembangan dalam penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi
yang dilakukan perusahaan, karena perusahaan berharap besar dengan
adanya penerapan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi tersebut
maka bisnis proses yang baru akan menjadikan kondisi perusahaan jauh
lebih baik dalam sisi hasil informasi yang lebih akurat, dapat dipercaya dan
tepat waktu, sehingga perusahaan dapat menetukan keputusan dengan tepat
berdasarkan informasi yang dihasilkan.
1.5. Manfaat Penelitian.
Dengan adanya penerapan sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi pada PT KATRINS, maka selain sistem bisnis proses yang
menjadi semakin baik ,terkontrol, termonitor dan terkendali, maka semua
bentuk fraud yang terjadi akan semakin keras tertekan sehingga tidak terjadi
lagi pada sistem berikutnya setelah diperbaiki.
Selain membentuk bisnis proses yang baik, akan banyak
12
pelanggan atas sistem pembayaran, penagihan yang realitas sesuai dengan
jumlah nilai transaksi yang terjadi, selain itu tagihan supplier yang ada dapat
terkendali, apakah tagihan lebih besar, lebih kecil atau sesuai dengan jumlah
pemakaian jasa yang diberikan supplier kepada perusahaan.
Perpaduan antara pembenahan sistem dengan komputerisasi
akuntansi yang akan digunakan, apakah telah sesuai dengan dengan sistem
yang dibutuhkan, dan dari keduanya manakah yang lebih baik sehingga
dapat digunakan oleh perusahaan sebagai rancangan sistem yang baru yang
BAB II
STUDI PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem
Sistem menurut Mulyadi (2001: 5) adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan. Sedangkan sistem menurut James A. Hall (2001: 5) adalah
sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan atau sub sistem
yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. Sistem menurut Marom
(2000: 1) Sistem adalah jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun secara
menyeluruh, untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok
dalam suatu badan usaha. Sistem menurut Zaki Baridwan (1998: 3) adalah
suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang
disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan
suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut
pandang mana kata tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua
kelompok pendekatan sistem, yaitu :
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen-elemen atau
kelompoknya didefinisikan sebagai “Suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu aturan tertentu.
Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih
14
operasi kerja (tulis-menulis), yang biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin
penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,
yaitu mempunyai komponen sistem (component), batasan sistem
(boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem
(interface), masukan sistem (input), keluaran sistem (output), pengolahan sistem (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut.
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya atau pengguna. Sumber
dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau item-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event)
adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Informasi yang
berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu :
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, tidak bias ataupun menyesatkan.
Akurat juga berarti bahwa informasi itu harus dapat dengan jelas
15
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam
pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila
informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat
dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
3. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah
yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi harus bermanfaat
bagi pemakainya. Di samping karakteristik, nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
besar dibanding biaya untuk mendapatkannya.
2.3. Konsep Dasar Akuntansi
Akuntansi menurut Zaki baridwan (2000: 49) adalah proses
penggolongan transaksi, peringkasan dan kemudian disajikan dalam bentuk
laporan keuangan. Akuntansi menurut Al. Haryono Jusuf (2001: 4-5) dapat
dirumuskan dari dua sudut pandang yaitu dari sudut pemakainya, akuntansi
adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan
suatu organisasi (biasanya berupa organisasi perusahaan) sedangkan dilihat
dari sudut proses kegiatan akuntansi adalah proses pencatatan,
16
organisasi. Akuntansi menurut D. Hartanto (1979: 13) adalah suatu system
informasi berdasarkan mana pihak-pihak yang berkepentingan dalam
perusahaan mengambil keputusan.
2.4. Konsep Dasar Piutang
Piutang menurut Al. Haryono Jusup (2001: 52) adalah hak untuk
menagih sejumlah uang dari si penjual kepada si pembeli yang timbul
karena adanya suatu transaksi. Menurut Amir Abadi Jusuf (2000: 272)
piutang adalah uang yang terhutang oleh pelanggan atas barang yang telah
kita jual atau jasa yang kita berikan kepadanya, Piutang dapat timbul dari
penjualan barang-barang atau jasa yang dihasilkan perusahaan (Zaki
Baridwan, 2000: 124).
Piutang usaha diakui pada saat perusahaan menjual barang/jasa
secara kredit kepada konsumen sebesar harga tunai barang/jasa ketika
penjualan terjadi (Slamet Sugiri, 2005: 164). Piutang termasuk dalam
komponen Aktiva tetap dalam hubungannya dengan penyajian piutang
dalam neraca digunakan dasar pengukuran nilai realisasi/penyelesaian
(realizable/settlement value). Pasar pengukuran ini mengatur bahwa piutang
dinyatakan sebesar bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang
tidak dapat diterima (Zaki Baridwan, 2004: 125)
Piutang usaha berkurang setelah terjadi transaksi pembayaran oleh
17
Menurut Hery Harjono M (2007: 54) kadang kala perusahaan
membutuhkan cash dalam waktu dekat dengan tidak dapat menunggu
selesainya siklus operasi normal. Di lain sisi, mungkin perusahaan tidak
menghadapi kesulitan keuangan tapi menginginkan proses penagihannya
dipercepat atau mamindahkan risiko kredit (risk of kredit) dan usaha
penagihan kepada pihak lain. Dalam hal ini piutang atas customer dapat
digunakan sebagai sumber pembiayaan (source of financing). Piutang dapat
diubah menjadi cash dalam satu dari cara yaitu :
1. Penggadaian Piutang Usaha (assignment of Accounts Receivable).
Perjanjian pinjaman dengan menggadaikan piutang sebagai jaminan atas
pinjaman.
2. Pemaktoran Piutang Usaha (factoring of accounts receivable)
Sale of receivable tanpa tanggung jawab atas pelunasannya (recourse of
cash) di kemudian hari kepada pihak ketiga yang biasanya adalah bank atas
lembaga keungan lainnya.
3. Transfer piutang dengan tetap bertanggung jawab atas pelunasannya
(transfer of accounts receivable with recourse)
Merupakan campuran dari bentuk pembiayaan piutang (receivable
financing)
2.5. Konsep Dasar Hutang
Hutang merupakan kewajiban perusahaan yang timbul kepada pihak
18
saat hutang tersebut jatuh tempo. Menurut riyanto (2001: 227), pengertian
hutang adalah modal yang berasal dari luar perusahaan yang sifatnya
sementara bekerja dalam perusahaan yang pada saatnya harus dibayar
kembali. Jadi hutang adalah modal yang berasal dari luar perusahaan yang
diakui dan diukur sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim.
Hutang usaha timbul karena adanya pembelian kredit atas
barang/jasa yang berkaitan dengan usaha utamanya (Slamet Sugiri, 2005:
265). Pencatatan/pengakuan hutang usaha, secara teoretis, adalah ketika hak
atas barang yang dibeli secara kredit telah berpindah ke tangan pembeli
dimana tergantung dari syarat free on board yang telah disepakati (Slamet
Sugiri, 2005: 265).
Menurut Hery Harjono M (2007: 132) pengukuran kewajiban dapat
dibagi menjadi 3 kategori, yaitu:
1. Kewajiban yang jumlahnya sudah definitif atau pasti (Liabilities That Are
Definite In Amount).
2. Kewajiban yang diestimasi (Estimated Liabities).
3. Kewajiban kontinjen (bersyarat) (Contingent Liabilities)
2.6. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
19
2.7. Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa perbedaan sistem informasi yang diterapkan
perusahaan. Salah satu sistem informasi yang sangat diperlukan bagi
manajemen untuk mengolah data administrasi dan keuangan adalah sistem
informasi akuntansi. Perbedaan tersebut sebenarnya hanya terletak pada
penekanannya saja, namun pada dasarnya tetap mengandung pengertian
yang sama.
Davis, dan kawan-kawan, mengatakan bahwa “Accoun-ting
information system encompass the process and procedures by which an organization’s financial information is received, registered, recorded, handled, processed, stored, and ultimately disfosed of”.
Penjelasan di atas menekankan pada proses dan prosedur
pengelolaan atas informasi keuangan organisasi mulai dari penerimaan
sampai dengan informasi tersebut tidak berguna lagi bagi organisasi.
Sedangkan Robert G. Murdick menyatakan bahwa “The accounting information system can be defined as the set of activities of the organization responsible for preparation of financial information and the information obtained from transaction data for the purpose of :(1)internal reporting to managers for use in planning and controlling current and future operations, and (2) external reporting to stockholders, government and other outside parties”.
Pengertian di atas jelas mengenai sistem informasi akuntansi dan
20
proses dan prosedur pengelolaan informasi keuangan organisasi dengan
tujuan untuk pelaporan kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan.
Maka Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang
mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna
bagi pemakainya.
Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah :
1. Mendukung operasi sehari-hari
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen.
3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.
Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi
adalah sebagai berikut :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data
aktivitas-aktivitas organisasi
3. Data tentang proses-proses bisnis
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
21
Di dalam organisasi, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk :
1. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan di suatu
organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut
dan para pelaku aktivitas tersebut.
2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan
keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan
perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengontrol aktivitas.
3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga aset dari organisasi,
termasuk data. kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika
dibutuhkan dan data tersebut akurat dan dapat dipercaya. (Romney &
Steinbart, 2000).
Subsistem Dasar dalam Sistem Informasi Akuntansi
Subsistem dasar dalam sistem informasi akuntansi ada 5 siklus
subsistem yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi
informasi. (Romney & Steinbart, 2000), yaitu:
a. Expenditure Cycle (Siklus Pembelian)
b. Production Cycle/Conversion Cycle (Siklus Produksi)
c. Revenue Cycle (Siklus Penjualan)
d. Human Resource/Payroll Cycle (Siklus Penggajian)
22
Kelima siklus di atas memberikan data transaksi pada General
Ledger & Reporting Systems (Siklus Pencatatan) untuk pencatatan dan
komunikasi informasi. General Ledger & Reporting Systems meliputi
semua kegiatan yang berhubungan dengan penyiapan laporan keuangan dan
laporan manajerial lainnya, termasuk transaksi yang tidak rutin dan jurnal
penyesuaian yang beraneka ragam. (Romney & Steinbart,2000).
2.8. Pengertian Freight Forwarder
Freight forwarding mempunyai tugas sebagai pengelola jasa dan
pengelolahan jasa tersebut dikatakan sebagai arsitek pada transportasi.
Dengan kata lain dikatakan bahwa forwarding tersebut selalu dikaitkan
dengan transportasi. Oleh sebab itu International freight forwarding
merupakan jasa angkutan barang umum dengan menggunakan transportasi
baik darat, laut maupun udara. Pengertian freight forwarding diketemukan
pada International maritim dictionary antara lain :
Seseorang atau perusahaan yang melakukan pekerjaan atau nama kapal
atau eksportir dan memberikan perincian secara mendetail tentang
pengiriman barang tereebut,
Pengapalan, asuransi dan pengurusan dokumen-dokumen barang
tereebut,
Pengiriman barang dari pelabuhan kedaerah yang di tuju,
23
Mencarter tempat untuk barang tersebut, mempersiapkan LC(Latter of
Credit),
Membuat invoice dan seluruh surat- surat yang berkaitan dengan barang
yang akan dikirim.
2.9. Pengertian Reimbursment
Reimbursment merupakan suatu jumlah yang ditagih oleh Pemberi
Jasa kepada Penerima Jasa yang berasal dari tagihan Pihak Ketiga
(Supplier). Dengan demikian, Pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi
reimbursment adalah Pemberi Jasa selaku pihak yang menyerahkan jasa
kepada konsumen (Penerima Jasa), Penerima Jasa, dan Pihak Ketiga selaku
pihak yang dilibatkan oleh Pemberi Jasa dalam melakukan penyerahan jasa
kepada konsumen (Penerima Jasa). Tagihan biaya yang di-Reimburs antara
lain : Freight, THC, Document Fee, D/O, Cleaning Container, Lift on/off
Container, shipping line, Airline.
Syarat-syarat reimbursement:
Tidak ada markup
Bukti asli diserahkan kepada Pemberi Jasa (selaku pihak yang
memberikan jasa)
Bukti transaksi dibuat atas nama Penerima Jasa (dalam hal ini bukti
transaksi dibuat atas nama Penerima Jasa termasuk nama perusahaan
Penerima Jasa)
24
Buktinya dibuat atas nama Pemberi Jasa (artinya jasa tersebut adalah
pengeluaran Pemberi Jasa)
Bukti asli tidak diserahkan ke Penerima Jasa
Terdapat pembatasan-pembatasan seperti maksimum dalam sekali
reimbursement, sebulan, atau setahun, pembatasan prosentase (misal
maksimum 80% dari jumlah pengeluaran) dan sebagainya.
2.9.1. Perlakuan Ppn Atas Transaksi Reimbursment
Pasal 1 angka 17 Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai
menyatakan bahwa Dasar Pengenaan Pajak adalah jumlah harga jual,
penggantian, nilai impor, nilai ekspor, atau nilai lain yang ditetapkan dengan
Keputusan Menteri Keuangan yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung
pajak yang terutang. Dalam kaitannya dengan penyerahan jasa, yang dipakai
sebagai Dasar Pengenaan Pajak adalah Penggantian. Definisi Penggantian
menurut Pasal 1 angka 19 Undang-undang Pajak Pertambahan Nilai adalah
nilai berupa uang, termasuk semua biaya yang diminta atau seharusnya
diminta oleh pemberi jasa karena penyerahan Jasa Kena Pajak, tidak
termasuk pajak yang dipungut menurut undang-undang ini dan potongan
harga yang dicantumkan dalam Faktur Pajak.
Dalam transaksi reimbursment, tagihan dari pihak ketiga dibuat
langsung atas nama Penerima Jasa. Pemberi jasa hanya membantu
meneruskan tagihan tersebut dari pihak ketiga kepada penerima jasa.
25
diminta oleh Pemberi Jasa), karena biaya dimaksud diminta langsung oleh
pihak ketiga (melalui Pemberi Jasa) yang ditunjukkan dengan adanya
invoice yang dibuat langsung atas nama penerima jasa. Dengan demikian,
dalam menghitung PPN yang terutang atas penyerahan jasa yang dilakukan
oleh Pemberi Jasa, biaya-biaya tersebut (Reimbursment) tidak dihitung
sebagai Dasar Pengenaan Pajak.
Apabila invoice tagihan dari pihak ketiga dibuat atas nama Pemberi
Jasa, maka Pemberi Jasa harus menerbitkan invoice baru untuk menagih
biaya tersebut kepada Penerima Jasa. Karena invoice tagihan kepada
Penerima Jasa dibuat oleh dan atas nama Pemberi Jasa, maka biaya-biaya
dalam invoice tersebut masuk dalam pengertian biaya yang diminta atau
seharusnya diminta oleh Pemberi Jasa, sehingga masuk dalam pengertian
penggantian sesuai dengan ketentuan Pasal 1 angka 19 di atas. Dengan
demikian, dalam menghitung PPN yang terutang atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh Pemberi Jasa, biaya-biaya tersebut harus dihitung sebagai
Dasar Pengenaan Pajak.
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perlakuan PPN atas
Reimbursment harus dilihat terlebih dahulu invoice tagihan oleh Pihak
Ketiga, apakah atas nama Pemberi Jasa atau atas nama Penerima Jasa.
Ketentuan mengenai perlakuan PPN atas Reimbursment ini belum
secara khusus diatur oleh Direktorat Jenderal Pajak. Hingga saat ini,
Ketentuan yang ada hanya berupa surat-surat penegasan oleh Kantor Pusat
26
S-768/PJ.53/2004, dan S-917/PJ.53/2003, sementara diketahui bahwa
dokumen penegasan dalam bentuk surat, bersifat intern atau khusus (tidak
berlaku umum) dan tidak berlaku sebagai dasar hukum yang sah secara
umum. Oleh karena itu, untuk lebih memberikan Kepastian Hukum,
diusulkan agar Direktorat Jenderal Pajak dapat menerbitkan suatu Keputusan
(atau Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak) yang mengatur perlakuan PPN
atas Reimbursment ini.
2.9.2. Perlakuan Pph Atas Transaksi Reimbursment
Ketentuan yang mengatur tentang pengakuan pendapatan dan biaya
dalam hal terdapat transaksi reimbursment, belum diatur secara khusus.
Namun sesuai dengan penjelasan Pasal 28 ayat (7) UU KUP menyatakan
bahwa pembukuan harus diselenggarakan dengan cara atau sistem yang
lazim dipakai di Indonesia misalnya berdasarkan Standar Akuntansi
Keuangan kecuali peraturan perundang-undangan perpajakan menentukan
lain. Dengan demikian, sepanjang peraturan perundang-undangan
perpajakan tidak menentukan secara khusus, maka pengakuan pendapatan
dan biaya dalam hal terdapat transaksi reimbursment harus menggunakan
cara atau sistem yang lazim dipakai di Indonesia yaitu Standar Akuntansi
Keuangan Indonesia.
Di atas telah disampaikan bahwa dalam transaksi reimbursment
dokumen invoice tagihan oleh Pihak Ketiga dibuat langsung atas nama
27
tagihan/invoice yang dibuat atas nama Pemberi Jasa yang bersangkutan.
Dengan demikian, atas pembayaran (Reimbursment) yang diterima dari
Penerima Jasa atas tagihan invoice dimaksud tidak akan diakui sebagai
penghasilan/pendapatan oleh Pemberi Jasa. Demikian pula pembayaran oleh
Pemberi Jasa kepada Pihak Ketiga tidak boleh diakui / dicatat sebagai biaya
(pengurang penghasilan bruto).
Pengakuan Pendapatan dan Biaya ini juga telah selaras dengan
penghitungan peredaran usaha (Dasar Pengenaan Pajak) menurut ketentuan
PPN. Seperti telah diuraikan di atas, dalam ketentuan PPN diatur bahwa
reimbursment dikurangkan dari Dasar Pengenaan Pajak PPN, sehingga
penerimaan pembayaran reimbursment dari Penerima Jasa juga seharusnya
tidak dicatat/diakui sebagai pendapatan. Dengan demikian, peredaran usaha
menurut PPN akan sama (equal) dengan peredaran usaha menurut PPh.
2.10. Faktur-faktor yang MempengaruhiFreight Cost
1. Jarak antara Departure Port dengan Destination Port : Semakin jauh jarak antara pelabuhan asal (Departure Port) akan semakin tinggi juga Freight Cost yang akan timbul. Masing-masing forwarding company
atau shipping line biasanya memiliki daftar rate yang disesuaikan dengan
port of departure.
2. Berat atau volume dari barang yang diangkut : Semakin besar jumlah/volume barang yang akan dikirimkan tentu akan semakin tinggi
28
3. Cara pengiriman : Cara pengiriman bisa melalui udara bisa juga melalui laut. Untuk jumlah/volume pengiriman yang sama, pengiriman lewat
udara cost lebih tinggi dibandingkan dengan lewat laut.
4. Carrier (alat transportasi) yang dipergunakan : Masing-masing
carrier memiliki rate yang berbeda-beda meskipun untuk cara pengangkutan yang sama (sama-sama lewat udara atau sama-sama lewat
laut).
Hal ini disebabkan oleh layanan masing-masing cargo carrier mereka yang berbeda-beda, memiliki metode tersendiri dalam menentukan rate. Akan tetapi mereka masih harus tunduk kepada aturan IATA (International Air
Transportation Association) untuk air carrier.
2.11. Elemen-elemen Freight Cost
Jika urusan pengangkutan diserahkan kepada freight forwarder
atau shipping agent maka elemen-elemennya adalah sebagai berikut :
1. Freight Charge : Dihitung sebesar invoice dari airlines atau IATA.
2. Air Ways Bill (AWB) atau Bill of Lading (BL) Fee :
AWB Fee (angkutan udara) : a% x Freight Cost (a=presentase masing-masin forwarder)
29
4. Trucking : masing-masing forwarding memiliki rate yang berbeda yang pastinya tergantung pada jarak tempuh dan volume/bobot barang yang
diangkut.
5. Administration Fee : a% x [Freight+AWB Fee+Handling+Trucking], dimana a=berbeda-beda juga
6. Value Added Tax (VAT) : 1% x [AWB Fee + Handling + Trucking +
Admin]
Jika pengiriman diurus sendiri maka elemennya hanya Freight Charge yang kenakan oleh airline-nya.
Jika Pengiriman ditangani oleh Courrier maka elemennya adalah sebagai berikut :
Freight charge + Handling + Petrol Surcharge + VAT
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Penelitian kualitatif cenderung memandang realita disekeliling kita,
terdiri atas seperangkat label dan konsep yang diciptakan oleh manusia untuk
menolong mereka memahami fenomena – fenomena yang terjadi dan
menegosiasi pengertian bersama dari sifat – sifat fenomena tersebut ( realita
sosial sebagai fenomena subjektif ), pemelitian kualitatif memandang bahwa
manusia secara potensial adalah makhluk yang memiliki otonomi dan
berkehendak bebas, sehingga dalam batas tertentu mampu menciptakan
lingkungannya sendiri ( Efferin, dkk., 2004; 22-23 )
Pada penelitian ini peneliti menggunakan pendekatan kualitatif
karena melibatkan orang – orang yang terlibat didalam operasional Fright
Forwarding. Dengan melibatkan dan berinteraksi langsung dengan orang – orang tersebut diharapkan peneliti dapat memperoleh gambaran secara jelas
dan mendalam terhadap objek penelitian tersebut.
3.2. Alasan Ketertarikan Peneliti.
Hutang dan Piutang adalah komponen utama perusahaan katrins
yang perlu diperhatikan, karena dari flow hutang dan piutang tersebut,
31
mengambil topik pembenahan system informasi hutang dan piutang lebih
utama dibandingkan permasalahan-permasalahan lain yang ada di
perusahaan katrins.
Berdasarkan pada pokok masalah yang diajukan dalam penelitian ini,
maka bentuk pendekatan yang dipilih adalah pendekatan kualitatif yaitu data
yang digambarkan dengan kata – kata atau kalimat dipisahkan menurut
kategori untuk memperoleh kesimpulan (Arikunto, 1998: 245).
Suatu penelitian yang bertujuan melakukan studi yang mendalam
tentang suatu unit operasional / sosial sedemikian rupa sehingga
menghasilkan gambaran yang terorganisir dengan baik dan lengkap
mengenai unit sosial tersebut (Saifuddin, 1999: 8).
3.3. Lokasi Penelitian.
PT KATRINS yang terletak di wilayah perak khususnya jalan
Kalianget, dimana letap perusahaan begitu strategis dengan usaha yang di
jalankannya yaitu jasa pengiriman atau Forwarding. PT KATRINS
menggabungkan tiga RUKO (rumah toko) sebagai tempat dijalankan
usahanya dengan satu RUKO (rumah toko) digunakan sebagai tempat
penyimpanan / gudang.
PT KATRINS merupakan tempat sebagai objek penelitian karena
usaha yang mereka jalankan sangat unik, dimana letak keunikannya pada
sistem transaksi yang mereka jalankan lain dari perusahaan jasa bahkan
32
dimana umum diguanakan pada perusahaan-perusahaan jasa dan dagang bila
dilihat dengan sekilas, akan tetapi mereka masih bisa menjalankannya
dengan beberapa perubahan aturan-aturan yang dilakukan agar tidak
menyalahi kaedah yang ada dan sudah ditetapkan para pakar.
Untuk dapat melakukan penelitian pada perusahaan tersebut
tentunya harus ada surat izin untuk melakukan penelitian yang ditujukan
pada PT KATRINS, adapun isi dari surat tersebut berisikan tentang tujuan
dari penelitian serta ruang lingkup yang akan diteliti.
3.4. Sumber Data dan Jenis Data Penelitian.
Sumber data adalah sumber dari data yang diperoleh. Berdasarkan
jenis-jenis data yang diperlukan, maka dalam penelitian ini, sumber data
yang digunakan melalui 2 cara, yaitu:
1. Sumber literer (field literature) yaitu sumber data yang digunakan untuk mencari landasan teori tentang permasalahan yang diteliti dengan
menggunakan buku-buku kepustakaan.
2. Field research adalah sumber data yang diperoleh dari lapangan penelitian, yaitu mencari data dengan cara terjun langsung ke obyek
penelitian untuk memperoleh data yang lebih konkrit yang berkaitan
dengan masalah yang diteliti. Adapun sumber data ini ada 2 macam,
33
a. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari
sumbernya untuk diamati dan dicatat dalam bentuk pertama kalinya,
dan merupakan bahan utama penelitian.
b. Data sekunder adalah data yang pengumpulannya tidak diusahakan
sendiri oleh peneliti, misalnya dari keterangan atau publikasi lain.
Sumber sekunder ini bersifat penunjang dan melengkapi data primer.
Narasumber yang penulis gunakan sebagai dasar objek penelitian:
1. Bpk Ferry Chandra (Pimpinan Perusahaan)
2. Bpk Aswin (Kabag Akuntansi)
3. Bpk Lukito (Kabag Operasional)
4. Bpk Bambang (Kabag Customer Service)
5. Ibu Indah (Kabag Pembelian)
6. Bpk Indra (Kepala Gudang)
7. Ibu Retno Sudjono (Kabag HRD)
Adapun jenis data yang dikumpulkan berupa beberapa bentuk
contoh transaksi yang berhubungan dengan focus permasalahan, bentuk
transaksi itu mulai dari pembelian/Pengadaan hingga penjualan, sedangkan
bukti transaksi Pembelian/Pengadaan sendiri merupakan transaksi yang
benar-benar rumit menurut staf-staf tersebut, begitupun dengan bukti
transksi penjualan. Staf-staf yang digunakan sebagai sample objek dalam
penelitian ini tentunya mereka yang benar-benar dipercaya oleh perusahaan
atas kinerja mereka, dan mereka semua mayoritas usulan dari atasan-atasan
34
Wawancara yang didasari dengan pembahasan atas
permasalah-permasalahan yang terjadi di perusahaan adalah tahap awal yang digunakan
sebagai bagan pembicaraan karena dengan sedikit pancingan yang
membahas permasalahan mereka, maka mereka tidak segan untuk bercerita
semua informasi yang dibutuhkan, selain itu mereka juga membuktikan
dengan bukti-bukti transaksi yang ada sebagai dasar bahwa semua
permasalahan yang terjadi benar adanya.
3.5. Prosedur Pengumpulan Data.
Metode pengumpulan data merupakan jembatan yang
menghubungkan peneliti dengan dunia sosial, metode pengumpulan data
yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah sebagai berikut
(Efferin,dkk., 2004 ; 137) :
1. Metode Interview
Interview atau wawancara adalah merupakan cara pengumpulan
data dengan jalan tanya jawab sepihak yang dilakukan dengan
sistematik dan berlandaskan pada tujuan penelitian (Sutrisno 1992;103).
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.
Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara yang
mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai yang memberikan
jawaban atas pertanyaan itu. Maksud mengadakan wawancara itu
35
orang, kejadian, kegiatan, organisasi, perasaan, motivasi, tuntutan dan
kepedulian. (Moleong, 2004:135)
2. Observasi
Obsevasi adalah kegiatan, dimana peneliti melibatkan dirinya
secara langsung pada situasi yang diteliti dan secara sistematis
mengamati berbagai dimensi yang ada termasuk interaksi, hubungan,
tindakan, kejadian dan sebagainya.
3. Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal
yang variabelnya berupa catatan-catatan, transkrip, buku-buku, surat
kabar, majalah, notulen, rapat logen, agenda dan lain-lain (Suharsimi,
1993; 120).
Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang berarti setiap
bahan tulis, ataupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya
permintaan seorang penyidik. Menurut Guba dan Lincoln dalam
(Moleong, 2004:161)
Mendefinisikan dokumen adalah setiap pernyataan tertulis yang
disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan penguji suatu
peristiwa atau menyajikan akunting.
Interview atau wawancara digunakan untuk mendapatkan data yang
lebih konkrit tentang perencanaan program, pengorganisasian, aktualisasi
(pengimplementasian), kontroling (supervise) dan evaluasi di PT
36
Wawancara dilakukan secara mendalam beserta dokumentasi bukti
transaksi / laporan sebagai data atas penjelasan dari wawancara tersebut.
Wawancara dilakukan tanpa ada susunan daftar khusus atas pertanyaan yang
akan dipertanyakan, tetapi memiliki dasar bahwa pertanyaan yang akan
ditanyakan nanti terfokus pada sistem yang berjalan pada perusahaan saat
ini dan tidak dibuat-buat / diandai-andai serta tentunya semua harus
mencakup ruang lingkup yang telah di jelaskan pada focus masalah diatas.
Smua hasil pengumpulan data didokumentasi dengan baik dan tersusun,
dimana hasil wawancara disimpan dalam bentuk rekaman audio dan
mengarsip dokumen-dokumen yang mereka berikan sebagai dasar bukti
penjelasan mereka.
Adapun tata urutan dalam melakukan pengumpulan data di
perusahaan dimulai dari tahap jabatan yang paling tinggi dilanjutkan dengan
bagian-bagian dibawahnya, taidak sampai situ saja, setelah sampai pada
bagian yang paling bawah, pengumpulan data dilakukan lagi dengan atas
pimpinan-pimpinan diatasnya, karena dengan begitu maka kefaliditasan atas
permasalahan yang ada akan benar-benar teruji, dengan meng follow-up
permasalahan-permasalahan dari bawahan mereka, maka juga membantu
para pimpinan untuk dapat segera membenahi permasalahan yang ada, dan
37
3.6. MetodeAnalisis Data.
Sesuai dengan jenis dan pendekatan yang digunakan, maka teknik
analisis datanya adalah analisis deskriptif kualitatif. Hal ini dimaksudkan
untuk memahami informasi yang terkait dengan segala permasalahan yang
terjadi di PT KATRINS khususnya dimana sesuai dengan focus
permasalahan. Analisis kualitatif deskriptif tidak dapat dipisahkan dengan
proses pengumpulan data. Data yang dianalisis berupa kata-kata yang
dikumpulkan dalam berbagai cara (wawancara, dokumentasi), kemudian
setelah itu dianalisis dengan pentahapan secara berurutan dan interaksional.
Dalam bukunya Milles dan Huberman (1992:16) analisis kualitatif secara
interaksional dapat dikerjakan dalam tiga tahab, yaitu: pertama,
pengumpulan data sekaligus reduksi data, yaitu dengan menggolongkan,
mengarahkan, membuang yang tidak perlu, dan pengorganisasian sehingga
data menjadi terpilih. Kedua, melakukan display data atau penyajian data, agar data yang sudah diperoleh di lapangan dapat disajikan, dicatat sesuai
dengan kronologinya baik secara narasi atau matrik. Ketiga, verifikasi data atau penarikan kesimpulan, yaitu menarik kesimpulan dari data yang
disajikan dengan mengambil kesimpulan pada tiap-tiap rumusan. Ketiga
langkah tersebut sebagai suatu yang saling berkaitan pada saat sebelum,
selama, dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar untuk
membangun wawasan yang umum dan analisis.
Dalam penelitian ini peneliti memberikan gambaran secara
38
Akuntansi Terkomputerisasi Atas Hutang Dan Piutang Pada Pt Katrins Surabaya”. Adapun gambaran hasil penelitian tersebut kemudian ditelaah, dikaji dan disimpulkan sesuai dengan tujuan dan kegunaan
penelitian. Dalam memperoleh kecermatan, ketelitian dan kebenaran maka
peneliti menggunakan beberapa cara yaitu: Cara berfikir induktif dan cara
berfikir deduktif.
Cara berfikir induktif yaitu penalaran yang dimulai dari fakta- fakta
atau peristiwa-peristiwa yang khusus atau konkrit tersebut ditarik ke
generalisasi- generalisasi yang bersifat umum (Sutrisno Hadi, 1987, 62).
Dengan langkah penelitian ini untuk mencari suatu kebenaran yang berpijak
dari data yang diperoleh di lapangan dan kasus-kasus yang bersifat khusus
berdasarkan pengalaman nyata yang kemudian dirumuskan menjadi model,
konsep, teori, prinsip, preposisi atau definisi yang bersifat umum.
Adapun penelitian ini, penulis juga menggunakan metode berfikir
deduktif untuk menemukan suatu kebenaran. Cara berfikir deduktif disini
adalah penalaran dengan menggunakan teknis analisis yang berpijak dari
pengertian-pengertian atau fakta- fakta yang bersifat umum, kemudian
diteliti dan hasilnya dapat memecahkan persoalan khusus. Metode ini
digunakan untuk menemukan kebenaran bila fakta- fakta dan data-data yang
39
3.7. Pengujian Keabsahan Data.
Agar data ini dapat dipertanggungjawabkan, maka dalam penelitian
kualitatif dibutuhkan metode pengecekan keabsahan data. Dalam hal ini
peneliti merasa perlu mengadakan pemeriksaan keabsahan data tersebut.
Uji kredibilitas atau kepercayaan terhadap data penelitian kualitatif
antara lain dilakukan dengan perpajangan pengamatan, pengamtan yang
terus menetus, triangulasi, peer debriefing dan mengadakan member check.
Berikut diuraikan secara rinci pengujian keabsahan data sebagai berikut (
Afriani, 2009; 7 ) :
a. Perpajangan pengamatan
Memperpanjang masa pengamatan memungkinkan peningkatan
derajat kepercayaan data yang dikumpulkan, bisa mempelajari
kebudayaan dan menguji informasi dari responden dan untuk
membangun kepercayaan para responden terhadap penelitian dan juga
kepercayaan diri peneliti sendiri.
b. Pengamatan yang terus menerus
Dilakukan untuk menemukan cirri – ciri dan unsur – unsur
dalam situasi yang sangat relevan dangan persoalan atau isu yang sedang
diteliti, serta memusatkan diri pada hal – hal tersebut secara rinci.
c. Triangulasi
Pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang
lain diluar untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding
40
d. Peer debriefing ( membicarakannya dengan orang lain ).
Yaitu mengekspos hasil sementara atau hasil akhir yang
diperoleh dalam bentuk diskusi analitik dengan rekan – rekan sejawat.
e. Mengadakan member check
Member check yaitu dengan menguji kemungkinan dugaan –
dugaan yang berbeda dan mengembangkan pengujian – pengujian untuk
mengecek analisis, dengan mengaplikasikannya pada data, serta dengan
41
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Deskripsi Obyek Penelitian
4.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Cikal bakal berdirinya PT Katrins Logistics bermula sekitar tahun
1970 an, di kota Makassar, Sulawesi Selatan dengan nama Halim Ekspedisi.
Awalnya, perusahaan ini melayani pengiriman komoditas hasil-hasil bumi
menggunakan moda angkutan laut dari kota Makassar ke seluruh wilayah di
Indonesia. Seiring dengan berjalannya waktu, pelayanan ditingkatkan dengan
melayani pengiriman berbagai jenis komoditas untuk menyesuaikan
kebutuhan para pelanggan.
Setelah mengalami beberapa kali perubahan formasi dan performa
perusahaan, maka pertengahan tahun 2003 perusahaan memperkenalkan
nama baru PT Katrins Logistics, dengan cakupan layanan usaha meliputi
moda angkutan darat, laut, udara, baik domestik maupun internasional.
Dengan nama dan semangat baru, PT Katrins Logistics selalu
berusaha mengadakan pembenahan dan peningkatkan di semua sektor,
terutama dalam hal peningkatan pelayanan yang menyangkut kepuasan
pelanggan (customer satisfaction) dan pengembangan jaringan perusahaan
(company network development). Oleh karena itu disamping meningkatkan
mutu layanan, PT Katrins Logistics terus mengadakan perluasan jaringan ke
berbagai kota di wilayah Indonesia dan Internasional.
42
PT Katrins Logistics yang notabene sebuah Perusahaan Jasa
Pengurusan Transportasi, yakni Layanan Pengiriman Barang yang
Terintegrasi (Multi Moda Transport) dengan Menggunakan Kombinasi Moda
Angkutan baik Darat, Laut maupun Udara secara door to door yang Dimulai
dengan Penjemputan, Penyimpanan, sampai dengan Pengantaran.
Dengan tujuan membantu kelancaran usaha para pelaku bisnis baik
perusahaan maupun perorangan secara efektif dan efisien, setiap layanan
yang disediakan PT Katrins Logistics dikemas secara utuh dalam Satu
Konsep Pusat Layanan (one stop service).
Didukung dengan segenap mitra kerja yang tersebar di seluruh
Indonesia, dan sumber daya manusia yang terlatih dan teruji, serta fasilitas
Armada: Prime mover 17unit, trailler 23unit, truk bak/box 10unit, forklift
2unit, Gudang Konsolidasi: Sekitar 850m2, Jumlah kantor agen: Sekitar 42
kota, menempatkan PT Katrins Logistics sebagai Perusahaan Penyedia
Layanan Bisnis Logistik yang lengkap, padu dan handal.
Berkantor pusat di Surabaya, yang terintegrasi antara kantor
operasional dengan gudang logistik dalam satu area sehingga memudahkan
pengontrolan dan koordinasi kerja perusahaan.
PT Katrins Logistics memberlakukan nila kerja sebagai titik acuan
kerja yang profesional, adapun nilai kerja sbb:
‐ Komitmen : setia dengan janji baik yang sudah diucapkan
43
‐ Ramah : sikap yang pasti disukai oleh setiap orang
‐ Andal : mampu menyelesaikan setiap tugas yang diemban dengan baik
‐ Niat : niat bermakna tulus dan spiritual
‐ Solusi : selalu memberikan jalan keluar dari permasalahan/ kemelut
4.1.2 Lokasi Perusahaan
Kebijakan pemilihan lokasi perusahaan merupakan suatu investasi
yang besar yang diharapkan kelak memberikan keuntungan atas aktivitasnya.
Pemilihan lokasi yang kurang tepat dan kurang strategis akan merugikan
perusahaan yaitu menimbulkan biaya yang cukup tinggi, dalam hal ini akan
berpengaruh terhadap aktivitas usaha.
Setiap jenis usaha atau badan usaha menentukan lokasi dimana
badan usaha ini harus didirikan. PT Katrins Logitics mempunyai 4 lokasi
sebagai pusat untuk menjalan usaha yang terletak di Jakarta, Surabaya,
Menado, Makasar sedangkan kantor pusat berada di Jl. Kalianget Tanjung
Perak, Surabaya 60165 - Indonesia
Adapun pemilihan lokasi kantor pusat terletak di surabaya karena
pertimbangan atas perkembangan usaha logistics lebih mudah dan cepat
berkembang dibandingkan jakarta, Makasar dan Menado sesuai kutipan
wawancara yang telah peniliti lakukan dengan direktur PT Katrins
mengatakan bahwa “Jakarta, makasar dan menado merupakan
44
lain (Jakarta, Makasar dan Menado), karena Surabaya merupakan kota metropolitas terbesar ke 2 se indonesia yang notabene perkembangan investasi lebih mudah berkembang untuk menjalankan sebuah usaha yang memiliki skala internasional”.
4.1.3 Struktur Organisasi
Suatu organisasi baik itu organisasi yang bergerak dalam bidang
industri maupun dalam bidang jasa dan perdagangan, struktur organisasi
mempunyai peranan penting. Tetapi tidak berarti bahwa struktur organisasi
yang cocok bagi perusahaan akan cocok bagi perusahaan lain.
Perbedaan struktur organisasi ini diantaranya disebabkan oleh
beberapa hal, misalnya jenis perusahaan, besar kecilnya perusahaan,
banyaknya cabang yang dimiliki oleh perusahaan dan lain-lain. Tanpa adanya
struktur organisasi yang diorganisir dengan baik, yang memisahkan tugas
atau tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing bagian, jangan harap
dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Agar
sesuatu organisasi dapat berjalan dengan baik, diperlukan tujuan yang sudah
ditetapkan terlebih dahulu, sebagai pedoman dari sesuatu yang hendak
dicapai.
Tujuan tersebut harus bisa dipahami dan diterima oleh setiap orang
yang mau ikut berkerja sama agar dalam mencapai tujuan tersebut dapat
45
dikatakan bahwa salah satunya merupakan tipe organisasi yang terbaik untuk
diterapkan dalam suatu organisasi tertentu. Oleh sebab itu masih banyak
hal-hal lain yang harus dipertimbangkan, misalnya situasi dan kondisi dari
masing-masing perusahaan dan tujuan yang ingin dicapai.
Berdasarkan penelitian yang peneliti laksanakan, PT Katrins
Logistics mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :
Gambar 4 : Struktur Organisasi PT. Katrins
DIREKTUR Staff CS Lokal InsternasionalStaff CS
Staff CS Umum Staff CS Project
Staff Trucking Staff Dooring
Staff IT
Kepala IT
Staff Kas & Bank Staff Hutang Staff Piutang
Staff Penjualan Staff Pembalian KeuanganStaff Lap
Staff Akuntansi
Kabag HRD Staff HRD
Staff Shipping
Staff Pengembangan Sistem Informasi
46
Keterangan Struktur Organisasi
Berdasarkan informasi yang peniliti dapat dari HRD PT Katrins,
pembagian tugas masing-masing dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut:
1. Direktur
Jabatan ini hanya ada di perusahaan pusat, yaitu surabaya, adapun tugas serta
tanggung jawabnya sbb :
a. Mengkoordinir semua aktivitas untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
b. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan dan jalannya perusahaan.
c. Mewakili perusahaan keluar dan bertindak untuk jalannya perusahaan.
d. Mengendalikan & mengawasi perkembangan perusahaan.
2. Manager
Bertanggung jawab atas segala kegiatan perusahaan serta mengendalikan
sistem proses kerja perusahaan, sesuai cabang dimana dia ditempatkan.
3. Konsultan
PT Katrins berkerja sama dengan pihak luar untuk dapat menilai bahkan
memberikan fasilitas pembenahan di PT Katrins agar dapat mencapai tujuan
PT Katrins untuk dapat menjadi perusahaan yang memiliki intensitas usaha
forwarding terbaik di indonesia.
4. Kepala Bagian CS (Customer Service)
Posisi ini minimal berjumlah 5 orang, termasuk kepala bagian, secara umum
